電子文件管理制度(4篇)

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名目第1篇電子文件管理制度范本第2篇電子文件管理制度規(guī)范第3篇x電子文件歸檔、電子檔案管理方法第4篇電子文件管理制度(范本)

【第1篇】電子文件管理制度范本

電子文件管理制度

1.目的和適用范圍

為保證我公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平安順當(dāng)運(yùn)行,提高工作效率特制定本方法。

本方法規(guī)定計(jì)算機(jī)電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。

本方法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。

2.術(shù)語

電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲(chǔ)存、編輯、使用于計(jì)算機(jī)媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。

3.職責(zé)

3.1人事行政部負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)管理,以及各部門計(jì)算機(jī)的維護(hù)管理。

3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。

4.管理內(nèi)容和要求

4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立

4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用

a)服務(wù)器安裝windowsnt4.0

b)客戶機(jī)安裝windows98其次版,需要時(shí)可安裝windows2000/*p/me等。

4.1.2基本應(yīng)用軟件

a)office2000/*p辦公自動(dòng)化軟件

b)autocad2000計(jì)算機(jī)幫助設(shè)計(jì)軟件

4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必需由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進(jìn)行安裝和卸載。

4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用

4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采納microsoftmail電子郵局進(jìn)行管理,該軟件安裝在windows98啟動(dòng)組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動(dòng),各部門必需保證郵件箱在工作時(shí)間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動(dòng)。

4.3網(wǎng)上鄰居的管理

4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置詳細(xì)見附表1《計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》

4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。

4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類掌握。

4.4電子文件的管理

4.4.1電子文件的管理不能違反質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等掌握程序的規(guī)定,編制必需以擴(kuò)展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫。

4.4.2電子文件的發(fā)放采納局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。詳細(xì)流程見附件。

4.4.3各部門收到電子文件后,必需進(jìn)行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。

4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時(shí)刪除。

4.4.5電子文件不允許自行進(jìn)行更改,必需由編制單位提請《文件更改申請單》報(bào)品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理小組進(jìn)行整體更改。

4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進(jìn)行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。

4.4.7由發(fā)文部門負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。

4.4.8上級部門郵件的處理方式,當(dāng)收到上級部門發(fā)來的郵件時(shí)由人事行政部網(wǎng)關(guān)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對文件的有效性進(jìn)行反饋,最終按文件要求發(fā)回上級部門。

4.4.9對于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必需在5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。

4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的掌握

4.5.1電子文件不違反《質(zhì)量體系文件和資料掌握程序》、《質(zhì)量記錄掌握程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。

4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗(yàn)科計(jì)算機(jī)中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計(jì)算機(jī)中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運(yùn)行中使用。如需要,必需經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意,管理者代表批準(zhǔn),印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。

4.5.3計(jì)算機(jī)中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的全部文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采納實(shí)名、全稱或簡稱的方式,避開采納數(shù)字、字母和共性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。

4.5.4對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必需進(jìn)行文檔加密和標(biāo)識(shí)。

4.5.5對于重要文件和資料必需設(shè)置為“只讀”屬性,以避開無意中被修改。

4.6計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平安

4.6.1每臺(tái)計(jì)算機(jī)必需安裝瑞星2022、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進(jìn)行查毒和殺毒,需要時(shí),由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員進(jìn)行。

4.6.2對一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。

4.7電子文件的備份

4.7.1客戶機(jī)要每季度對電子文件進(jìn)行備份,其備份方式可視狀況自行確定。

4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲(chǔ)存空間接近臨界容量時(shí),要刻錄光盤備份,并進(jìn)行分類保管。

5.相關(guān)文件和記錄

《電子文件有效性檢查記錄》

【第2篇】電子文件管理制度規(guī)范

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心隱秘,是本公司能夠持續(xù)進(jìn)展并在市場上保持強(qiáng)勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司全部。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

詳細(xì)包括:

1)開發(fā)方案階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)方案書、檢驗(yàn)要求。

2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必需符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的精確?????性、合理性負(fù)責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必需根據(jù)技術(shù)文件規(guī)范仔細(xì)進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必需按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必需重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的牢靠性。

3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須根據(jù)提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的名目。

4、對于已提交的文件,任何人員不得有意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必需嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時(shí),須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可賜予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

【第3篇】x電子文件歸檔、電子檔案管理方法

電子文件歸檔、電子檔案管理方法

1.總則

1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定特地機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要供應(yīng)幫助和支持。

1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、平安性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持全都。

1.7具有保存價(jià)值的電子文件,必需適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必需將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),假如保管部門已開頭進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可依據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立精確?????、牢靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)實(shí)行更嚴(yán)格的平安措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必需隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,假如采納非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6用計(jì)算機(jī)幫助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意其對設(shè)備的依靠性,以及易修改性等問題,不行遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)留意參數(shù)精確?????、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必需連同專用軟件一并收集。

2.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1準(zhǔn)時(shí)根據(jù)要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表假如制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)章》著錄,并制成機(jī)讀名目。

3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。

4.1歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時(shí)間規(guī)律歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀名目上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署看法。假如文件形成單位采納了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推舉采納的載體按優(yōu)先挨次分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀名目、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀名目存在同一載體上假如是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了規(guī)律歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1檢驗(yàn)

5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可實(shí)行抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:14℃―24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3存放時(shí)應(yīng)留意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,并與有害氣本隔離。

5.3.4電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。

5.4存效性保證

5.4.1每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新狀況進(jìn)行一次檢查登記。

5.4.2每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)覺問題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)實(shí)行恢復(fù)措施。

5.4.3設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

5.4.4磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

5.4.5定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

5.5利用

5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。

5.5.2利用時(shí)使用拷貝件。

5.5.3利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。

5.5.4利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5.5.5具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必需符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的平安保密措施。

5.6電子檔案的銷毀鑒定。

5.6.1電子檔案的銷毀鑒定,按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6.2電子檔案的銷毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實(shí)施。

5.6.3非保密電子檔案可進(jìn)行規(guī)律刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí),如存儲(chǔ)在不行擦除載體上,須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

【第4篇】電子文件管理制度(范本)

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心隱秘,是本公司能夠持續(xù)進(jìn)展并在市場上保持強(qiáng)勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司全部。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

詳細(xì)包括:

1)開發(fā)方案階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)方案書、檢驗(yàn)要求。

2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必需符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的精確?????性、合理性負(fù)責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必需根據(jù)技術(shù)文件規(guī)范仔細(xì)進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必需按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必需重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的牢靠性。

3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須根據(jù)提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的名目。

4、對于已提交的文件,任何人員不得有意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必需嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時(shí),須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可賜予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

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名目第1篇電子文件管理制度范本第2篇電子文件管理制度規(guī)范第3篇x電子文件歸檔、電子檔案管理方法第4篇電子文件管理制度(范本)

【第1篇】電子文件管理制度范本

電子文件管理制度

1.目的和適用范圍

為保證我公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平安順當(dāng)運(yùn)行,提高工作效率特制定本方法。

本方法規(guī)定計(jì)算機(jī)電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。

本方法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。

2.術(shù)語

電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲(chǔ)存、編輯、使用于計(jì)算機(jī)媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。

3.職責(zé)

3.1人事行政部負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)管理,以及各部門計(jì)算機(jī)的維護(hù)管理。

3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。

4.管理內(nèi)容和要求

4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立

4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用

a)服務(wù)器安裝windowsnt4.0

b)客戶機(jī)安裝windows98其次版,需要時(shí)可安裝windows2000/*p/me等。

4.1.2基本應(yīng)用軟件

a)office2000/*p辦公自動(dòng)化軟件

b)autocad2000計(jì)算機(jī)幫助設(shè)計(jì)軟件

4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必需由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進(jìn)行安裝和卸載。

4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用

4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采納microsoftmail電子郵局進(jìn)行管理,該軟件安裝在windows98啟動(dòng)組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動(dòng),各部門必需保證郵件箱在工作時(shí)間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動(dòng)。

4.3網(wǎng)上鄰居的管理

4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置詳細(xì)見附表1《計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》

4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。

4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類掌握。

4.4電子文件的管理

4.4.1電子文件的管理不能違反質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等掌握程序的規(guī)定,編制必需以擴(kuò)展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫。

4.4.2電子文件的發(fā)放采納局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。詳細(xì)流程見附件。

4.4.3各部門收到電子文件后,必需進(jìn)行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。

4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時(shí)刪除。

4.4.5電子文件不允許自行進(jìn)行更改,必需由編制單位提請《文件更改申請單》報(bào)品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理小組進(jìn)行整體更改。

4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進(jìn)行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。

4.4.7由發(fā)文部門負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。

4.4.8上級部門郵件的處理方式,當(dāng)收到上級部門發(fā)來的郵件時(shí)由人事行政部網(wǎng)關(guān)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對文件的有效性進(jìn)行反饋,最終按文件要求發(fā)回上級部門。

4.4.9對于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必需在5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。

4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的掌握

4.5.1電子文件不違反《質(zhì)量體系文件和資料掌握程序》、《質(zhì)量記錄掌握程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。

4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗(yàn)科計(jì)算機(jī)中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計(jì)算機(jī)中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運(yùn)行中使用。如需要,必需經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意,管理者代表批準(zhǔn),印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。

4.5.3計(jì)算機(jī)中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的全部文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采納實(shí)名、全稱或簡稱的方式,避開采納數(shù)字、字母和共性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。

4.5.4對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必需進(jìn)行文檔加密和標(biāo)識(shí)。

4.5.5對于重要文件和資料必需設(shè)置為“只讀”屬性,以避開無意中被修改。

4.6計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平安

4.6.1每臺(tái)計(jì)算機(jī)必需安裝瑞星2022、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進(jìn)行查毒和殺毒,需要時(shí),由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員進(jìn)行。

4.6.2對一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。

4.7電子文件的備份

4.7.1客戶機(jī)要每季度對電子文件進(jìn)行備份,其備份方式可視狀況自行確定。

4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲(chǔ)存空間接近臨界容量時(shí),要刻錄光盤備份,并進(jìn)行分類保管。

5.相關(guān)文件和記錄

《電子文件有效性檢查記錄》

【第2篇】電子文件管理制度規(guī)范

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心隱秘,是本公司能夠持續(xù)進(jìn)展并在市場上保持強(qiáng)勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司全部。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

詳細(xì)包括:

1)開發(fā)方案階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)方案書、檢驗(yàn)要求。

2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必需符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的精確?????性、合理性負(fù)責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必需根據(jù)技術(shù)文件規(guī)范仔細(xì)進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必需按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必需重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的牢靠性。

3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須根據(jù)提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的名目。

4、對于已提交的文件,任何人員不得有意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必需嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時(shí),須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可賜予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

【第3篇】x電子文件歸檔、電子檔案管理方法

電子文件歸檔、電子檔案管理方法

1.總則

1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定特地機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要供應(yīng)幫助和支持。

1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、平安性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持全都。

1.7具有保存價(jià)值的電子文件,必需適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必需將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),假如保管部門已開頭進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可依據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立精確?????、牢靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)實(shí)行更嚴(yán)格的平安措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必需隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,假如采納非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6用計(jì)算機(jī)幫助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意其對設(shè)備的依靠性,以及易修改性等問題,不行遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)留意參數(shù)精確?????、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)留意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必需連同專用軟件一并收集。

2.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1準(zhǔn)時(shí)根據(jù)要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表假如制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)章》著錄,并制成機(jī)讀名目。

3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。

4.1歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時(shí)間規(guī)律歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀名目上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署看法。假如文件形成單位采納了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推舉采納的載體按優(yōu)先挨次分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀名目、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀名目存在同一載體上假如是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了規(guī)律歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1檢驗(yàn)

5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可實(shí)行抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:14℃―24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3存放時(shí)應(yīng)留意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,并與有害氣本隔離。

5.3.4電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。

5.4存效性保證

5.4.1每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新狀況進(jìn)行一次檢查登記。

5.4.2每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)覺問題應(yīng)準(zhǔn)時(shí)實(shí)行恢復(fù)措施。

5.4.3設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

5.4.4磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

5.4.5定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

5.5利用

5.5.1電子檔案