淺談如何提升企業(yè)檔案工作能力及有效改進措施

淺談如何提升企業(yè)檔案工作能力及有效改進措施

Summary：當前，北京、深圳等一線城市的數字政府已經普及，并逐漸向全國輻射普及;傳統(tǒng)的紙質公文流轉方式逐漸顯現出不合時宜的趨勢，越來越多的文件開始通過掃描件上傳網絡進行流轉，電子公文流轉漸漸顯現出優(yōu)勢，并且電子商務發(fā)展迅速勢不可擋;大數據時代已經來臨，網絡信息化、云計算及云存儲等發(fā)展迅猛，檔案工作者處于這一特殊轉型期更應抓住機遇，盡快擺脫舊的、傳統(tǒng)落后的管理模式，兼顧檔案基礎性工作和檔案創(chuàng)新工作，只有在同時做好兩者的基礎上，與時俱進，創(chuàng)新檔案管理工作，向現代化方向邁進，才能真正實現服務創(chuàng)新。Keys：企業(yè)檔案；問題；改進措施一、新形勢下企業(yè)檔案管理的意義企業(yè)檔案管理在傳統(tǒng)的企業(yè)管理當中是將企業(yè)的經營生產以及管理工作中的記錄進行保存，然后存檔下來，幫助在必要的時候能夠找到相關的實際記錄作為依據進行查證。這樣的檔案管理方式在傳統(tǒng)的企業(yè)管理當中占據十分重要的作用，可行性較高。但是，新形勢下，企業(yè)的管理已經逐漸自動化，隨著網絡的發(fā)達，企業(yè)將經營生產過程中的信息控制逐漸轉向資源管理模式，這樣的轉變，對于企業(yè)檔案管理模式來說，也側面反映了需要有更多的創(chuàng)新才能夠滿足社會、企業(yè)的發(fā)展需求。新形勢下，企業(yè)檔案管理的模式已經逐漸摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式，朝著以價值為導向的檔案知識管理模式轉變，從而實現企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標。企業(yè)檔案管理模式是采取積極有效的信息規(guī)范與整理以及數據清除，設計信息流動的環(huán)節(jié)等相關具體的工作，憑借信息自動化管理的平臺，進一步規(guī)范檔案管理，提升企業(yè)的檔案管理工作效率，從而有效降低企業(yè)檔案管理者的工作壓力和工作量，有助于減少企業(yè)的管理成本。在大數據支持的時代下，企業(yè)檔案管理也實現了電子化，有效提高了企業(yè)的工作效率，利用電子軟件，能夠讓工作人員隨時隨地對檔案進行檢索、查閱以及歸檔等工作，提高企業(yè)檔案管理工作效率，達到事倍功半效果，從而減少企業(yè)的人力成本，并有效降低了企業(yè)檔案管理過程中潛在的風險，提高了企業(yè)檔案的利用效率，在企業(yè)生產經營過程中發(fā)揮了重要的作用。二、企業(yè)檔案管理的現狀及存在的問題大多數企業(yè)沒有重視起檔案管理，沒有分配固定的部門或組織對企業(yè)檔案進行管理，導致企業(yè)檔案管理工作區(qū)域經常處于無人地帶。而企業(yè)的自主經營與盈虧自負的改革，也進一步強調了加強檔案管理的必要性，盡管如此，依舊有大部分企業(yè)輕視檔案管理，檔案資料隨手一置，查找費時且無頭緒，浪費人員的工作時間，降低企業(yè)的整體效率。因為，企業(yè)檔案管理并不能直接帶給企業(yè)更多的效益，或者對應的利益，投入到檔案管理的成本無法獲得相應的或者更多的效益，因此企業(yè)的檔案管理通常會出現萎縮，而針對這一現狀，更多企業(yè)依舊無法避免。目前，企業(yè)檔案管理的問題主要有以下幾點:（一）企業(yè)缺乏對檔案管理的重視企業(yè)的經濟利益是企業(yè)管理者重視的地方，但是，對于檔案管理能夠為企業(yè)帶來的作用與影響則是潛移默化的，并且無法為企業(yè)帶來更多實際的經濟利益，基于此，尚有部分企業(yè)都無法正確認知到企業(yè)檔案管理的重要性以及實質性的作用，甚至因為檔案管理的無章與混亂而過多的浪費人力與物力，從而導致企業(yè)的經營壓力與成本負擔。企業(yè)對于檔案管理逐漸無從下手，而對于檔案管理的工作也逐漸趨于形式。（二）企業(yè)檔案管理人員缺乏專業(yè)素質一些企業(yè)意識到檔案管理的必要性，建立檔案管理部門，并招聘人員來進行管理，而在人員的選擇上面，依舊存在許多問題。檔案管理的工作需要細致的核對、查閱以及校準，而部分企業(yè)對此并沒有準確的認知，在檔案管理的隊伍中大部分人員的專業(yè)素質與文化程度都無法勝任這樣的工作，無法滿足新形勢下企業(yè)檔案管理工作的需求和條件。新形勢下企業(yè)的競爭更加激烈，需要能夠準確掌握檔案管理專業(yè)技能與檔案管理理論，以及能夠與企業(yè)發(fā)展經營相適應的工程技術等方面的能力，而見多識廣的人員才能夠在企業(yè)檔案管理的工作中展示才能。同時，部分企業(yè)檔案管理部門的人員還存在許多問題，例如一人身兼數職、掌握檔案管理能力不足、檔案管理技能不足、欠缺檔案管理知識等，新形勢下，企業(yè)檔案管理工作對人員的要求較高，而檔案管理人員并不足以勝任。大部分企業(yè)對于檔案管理的忽視是最嚴重的問題，一旦沒有重視起檔案管理，那么也就無法明確檔案管理的主體，無法準確判斷出檔案管理的文件所在。大部分檔案管理人員都會覺得，檔案管理的內容就是管理企業(yè)的全部檔案，這部分就是企業(yè)檔案管理的核心，而并未真正意識到企業(yè)自身發(fā)展的、對企業(yè)起到關鍵性作用的檔案，這樣對于企業(yè)檔案的利用與開發(fā)起到了相反的作用，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)的人才。企業(yè)為了減少人力成本，通常會對企業(yè)的人員進行一定的裁減，而檔案管理工作往往不會配備專門的管理員工，而要求其他部門或者崗位的人員對檔案進行管理，導致檔案管理人員的分散。一些檔案管理人員對于自身的工作認知不足，在核對、收集信息、校準、輸入等過程中不認真，工作態(tài)度不積極，檔案管理工作技能與知識掌握較少。導致檔案管理人員的工作態(tài)度、工作思想都十分落后。同時，企業(yè)檔案管理的工作相對枯燥，且工作任務比較重，因此，企業(yè)檔案管理人員的工作能力依舊處于基礎的階段，例如收集和整理資料，對資料進行歸類等，而檔案管理人員面對繁瑣的工作逐漸產生輕視的心理，從而忽視了企業(yè)檔案管理的工作。（三）企業(yè)的檔案管理制度不健全國家對于企業(yè)的政策與指導逐漸深入，更多企業(yè)的經營管理者將重心放在了盈利、項目或者技術的創(chuàng)新，而對于檔案管理更加忽視，導致企業(yè)檔案管理與企業(yè)的實際發(fā)展步伐無法同步。隨著市場經濟的發(fā)展，市場競爭愈加激烈，企業(yè)想要提高自身市場競爭力，需要合理的利用機構、制度等改革來適應市場與經濟等的改革，而由于企業(yè)具有不用性質，因此，在辦公室流程中的工作更加偏向自主性，而對于企業(yè)的檔案管理則認知比較淺薄，造成企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范，無法有效控制和管理。此外，一些企業(yè)的管理者更多的關心企業(yè)的直接利益以及企業(yè)的生產與經營管理，對于收集、整理、歸類相關文件與信息的工作沒有引起重視，在企業(yè)的改革中，人員會出現較大的流動性，而進一步加重了文件的空缺和資料丟失等問題，甚至檔案管理工作無人問津的現象。（四）檔案管理的基礎設施不健全企業(yè)管理者對于企業(yè)檔案管理的不重視，因此也無法采取有效的措施來加強檔案管理的基礎設施。目前，大部分企業(yè)都是依靠普通的書面文字記錄或者文檔記錄，然后進行劃分和存儲，不僅占據一定的空間，查找和使用也比較費時費力。而新形勢下企業(yè)的競爭比較激烈，對于信息的需求也比較大，而企業(yè)的檔案信息更是制定決策和分析的關鍵，如果無法及時有效的獲得相關檔案和信息，會在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。在檔案管理的基礎設施上不會有過多的投入，更多的是以電腦、U盤或紙質文件和文件夾等安置在檔案室，檔案管理區(qū)域的環(huán)境比較差，甚至部分企業(yè)完全沒有檔案室，而是由崗位或者部門的人員自行管理。企業(yè)檔案未進行歸類劃分，甚至整理的比較雜亂，無章無序。三、新形勢下企業(yè)檔案管理的幾點建議（一）提高企業(yè)檔案管理意識企業(yè)領導人需要提高檔案管理工作的管理意識，這樣企業(yè)的管理者才能夠加大對企業(yè)檔案管理的投入，加強企業(yè)檔案管理工作的管理和責任。提高企業(yè)檔案管理意識，不僅是企業(yè)的領導者，更是檔案管理工作者的工作意識，企業(yè)檔案管理工作者加強工作認知，才能夠提高工作意識和工作責任感，這是做好企業(yè)檔案管理工作的條件，所以，企業(yè)領導人與檔案管理人員加強對檔案管理的重視，并做好相關的工作細則，而企業(yè)管理者也需要時常抽查檔案管理工作情況，實施督促和監(jiān)管，才能夠提高企業(yè)檔案管理工作的質量，從而促進企業(yè)整體效益。（二）提高檔案人員的專業(yè)素質目前，社會中對于檔案管理比較重視的企業(yè)和人員比較少，而在檔案管理方面經驗、能力、素質等較高的人才更是少之又少。隨著現代化發(fā)展，相關工作都逐漸實現網絡化、數據化、技術化，檔案管理工作也是如此，這也對檔案管理人員提出較高的要求。因此，企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質的培養(yǎng)十分重要，因為企業(yè)要想擴大檔案管理人員的招攬和培養(yǎng)，爭取培養(yǎng)出對企業(yè)忠誠度較高的檔案管理人才，對于企業(yè)檔案管理和存儲都十分重要，避免出現企業(yè)檔案信息外泄的情況。培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)責任感、工作積極性十分重要，提高企業(yè)檔案管理工作者的工作效率的同時，還能提升檔案管理部門整體工作效率。此外，新形勢下企業(yè)檔案管理愈加重要，而檔案管理逐漸信息化、網絡化、數據化，要求檔案管理人員需要采取一些手段來提升自身的實力，才能夠勝任檔案管理工作，學習和掌握必備的理論知識以及相關科學技術，能夠熟練掌握科技技術以及管理檔案的技能，不斷豐富自身的業(yè)務能力，提高專業(yè)素養(yǎng)，讓自己成為新形勢下企業(yè)檔案管理所需的人才。（三）建立科學的企業(yè)檔案管理制度建立和完善企業(yè)檔案管理制度，對于企業(yè)檔案管理來說是必要手段。良好的檔案管理制度是開展企業(yè)檔案管理工作的基礎條件，對檔案管理人員進行合理約束，有效提升檔案管理人員的專業(yè)能力與工作效率。新形勢下企業(yè)檔案管理的手段不斷創(chuàng)新，而企業(yè)需要建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，將所需要的檔案、信息按照種類、時間等進行合理的歸類和管理，有助于企業(yè)的管理與發(fā)展。同時，新形勢下企業(yè)也要明確社會的變化以及逐漸信息化的變化，采取合理的方式和技術存儲文件，針對企業(yè)信息化改革規(guī)程中，檔案管理人員未理解的部分，例如資源管理系統(tǒng)、OA辦公自動化系統(tǒng)等，企業(yè)需要及時做好相關的技術培訓，根據企業(yè)發(fā)展與改革，將檔案管理工作融入到企業(yè)的建設當中，并看做重要的部門進行管理和培養(yǎng)。隨著社會需要與技術發(fā)展而學習必要的檔案管理手段，才能夠幫助企業(yè)在時代快速發(fā)展的過程中不落后。（四）加大企業(yè)檔案管理基礎設施的投入企業(yè)不能目光短淺，僅關注眼前的利益，而忽視了更加長遠的利益，意識到檔案管理的重要性，才能夠發(fā)揮出企業(yè)檔案管理的作用，因此，加大企業(yè)檔案管理基礎設施的投入，幫助企業(yè)檔案管理更加方便快捷，例如建立檔案管理室、建立檔案網絡數據庫，配備相關的電腦、辦公必需品，或者購買或開發(fā)現有的檔案管理信息技術，譬如APP軟件等，能夠實現企業(yè)檔案管理的科技化與網絡化，企業(yè)員工能夠在手機上、電腦上隨時辦公，隨時將檔案歸類和存儲，有效提高企業(yè)的辦公效率。（五）檔案利用方面及信息共享的創(chuàng)新一是創(chuàng)新檔案服務理念及利用方式。用戶滿意程度是檢驗檔案管理相關人員工作效率和質量的重要指標，而要想提高用戶滿意程度，首先應了解和掌握檔案用戶的實際需求，然后有的放矢的針對服務活動及內容。國有企業(yè)檔案部門必須創(chuàng)新服務意識，堅持“以用戶需求為導向+以用戶滿意為目標”的新服務理念。此外，國有企業(yè)檔案中含有豐富的科技及經濟價值，可對其進行二次開發(fā)，提升檔案的利用價值，同時滿足人員的工作需求。二是創(chuàng)新檔案信息資源共享機制。作為國有企業(yè)，共享檔案信息資料具有重要意義，可促進各子公司互通有無、經驗互鑒。檔案信息資源共享有兩種方式:一是建立集團內部共享文件夾;二是公司檔案內網，以上方式均可在線查詢相關信息。四、結語新形勢下企業(yè)檔案管理對于企業(yè)的生產經營與管理發(fā)揮重要的作用，在企業(yè)管理中占據十分重要的地位。隨著社會經濟的發(fā)展與企業(yè)的改革，檔案管理在其中也會發(fā)揮更加重要的作用，而企業(yè)的管理者更加需要認知到這一點，對檔案管理引起重視，并制定相關的管理機制，加強檔案管理人才的招攬和培養(yǎng)，制定檔案管理制度，在企業(yè)的發(fā)展中充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理的作用。Reference[1]李壯飛.對新形勢下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新[J].人力資源，2019（18）:45.[2]鄧學國.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設趨勢探究[J].辦公室業(yè)務，2019（17）:69-70.[3]高華杰.新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].國際公關，2019（6）:209.[4]田雷.新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2019（8）:131.[5]張寶瑩.新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（2）