淺談如何提升企業(yè)檔案工作能力及有效改進(jìn)措施

淺談如何提升企業(yè)檔案工作能力及有效改進(jìn)措施

Summary：當(dāng)前，北京、深圳等一線城市的數(shù)字政府已經(jīng)普及，并逐漸向全國(guó)輻射普及;傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式逐漸顯現(xiàn)出不合時(shí)宜的趨勢(shì)，越來(lái)越多的文件開(kāi)始通過(guò)掃描件上傳網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，電子公文流轉(zhuǎn)漸漸顯現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)，并且電子商務(wù)發(fā)展迅速勢(shì)不可擋;大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，網(wǎng)絡(luò)信息化、云計(jì)算及云存儲(chǔ)等發(fā)展迅猛，檔案工作者處于這一特殊轉(zhuǎn)型期更應(yīng)抓住機(jī)遇，盡快擺脫舊的、傳統(tǒng)落后的管理模式，兼顧檔案基礎(chǔ)性工作和檔案創(chuàng)新工作，只有在同時(shí)做好兩者的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理工作，向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)，才能真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新。Keys：企業(yè)檔案；問(wèn)題；改進(jìn)措施一、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的意義企業(yè)檔案管理在傳統(tǒng)的企業(yè)管理當(dāng)中是將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)以及管理工作中的記錄進(jìn)行保存，然后存檔下來(lái)，幫助在必要的時(shí)候能夠找到相關(guān)的實(shí)際記錄作為依據(jù)進(jìn)行查證。這樣的檔案管理方式在傳統(tǒng)的企業(yè)管理當(dāng)中占據(jù)十分重要的作用，可行性較高。但是，新形勢(shì)下，企業(yè)的管理已經(jīng)逐漸自動(dòng)化，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)，企業(yè)將經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)過(guò)程中的信息控制逐漸轉(zhuǎn)向資源管理模式，這樣的轉(zhuǎn)變，對(duì)于企業(yè)檔案管理模式來(lái)說(shuō)，也側(cè)面反映了需要有更多的創(chuàng)新才能夠滿足社會(huì)、企業(yè)的發(fā)展需求。新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理的模式已經(jīng)逐漸摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式，朝著以?xún)r(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)檔案管理模式是采取積極有效的信息規(guī)范與整理以及數(shù)據(jù)清除，設(shè)計(jì)信息流動(dòng)的環(huán)節(jié)等相關(guān)具體的工作，憑借信息自動(dòng)化管理的平臺(tái)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，提升企業(yè)的檔案管理工作效率，從而有效降低企業(yè)檔案管理者的工作壓力和工作量，有助于減少企業(yè)的管理成本。在大數(shù)據(jù)支持的時(shí)代下，企業(yè)檔案管理也實(shí)現(xiàn)了電子化，有效提高了企業(yè)的工作效率，利用電子軟件，能夠讓工作人員隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行檢索、查閱以及歸檔等工作，提高企業(yè)檔案管理工作效率，達(dá)到事倍功半效果，從而減少企業(yè)的人力成本，并有效降低了企業(yè)檔案管理過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)，提高了企業(yè)檔案的利用效率，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用。二、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有重視起檔案管理，沒(méi)有分配固定的部門(mén)或組織對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作區(qū)域經(jīng)常處于無(wú)人地帶。而企業(yè)的自主經(jīng)營(yíng)與盈虧自負(fù)的改革，也進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)檔案管理的必要性，盡管如此，依舊有大部分企業(yè)輕視檔案管理，檔案資料隨手一置，查找費(fèi)時(shí)且無(wú)頭緒，浪費(fèi)人員的工作時(shí)間，降低企業(yè)的整體效率。因?yàn)椋髽I(yè)檔案管理并不能直接帶給企業(yè)更多的效益，或者對(duì)應(yīng)的利益，投入到檔案管理的成本無(wú)法獲得相應(yīng)的或者更多的效益，因此企業(yè)的檔案管理通常會(huì)出現(xiàn)萎縮，而針對(duì)這一現(xiàn)狀，更多企業(yè)依舊無(wú)法避免。目前，企業(yè)檔案管理的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn):（一）企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理的重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益是企業(yè)管理者重視的地方，但是，對(duì)于檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的作用與影響則是潛移默化的，并且無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)更多實(shí)際的經(jīng)濟(jì)利益，基于此，尚有部分企業(yè)都無(wú)法正確認(rèn)知到企業(yè)檔案管理的重要性以及實(shí)質(zhì)性的作用，甚至因?yàn)闄n案管理的無(wú)章與混亂而過(guò)多的浪費(fèi)人力與物力，從而導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營(yíng)壓力與成本負(fù)擔(dān)。企業(yè)對(duì)于檔案管理逐漸無(wú)從下手，而對(duì)于檔案管理的工作也逐漸趨于形式。（二）企業(yè)檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)一些企業(yè)意識(shí)到檔案管理的必要性，建立檔案管理部門(mén)，并招聘人員來(lái)進(jìn)行管理，而在人員的選擇上面，依舊存在許多問(wèn)題。檔案管理的工作需要細(xì)致的核對(duì)、查閱以及校準(zhǔn)，而部分企業(yè)對(duì)此并沒(méi)有準(zhǔn)確的認(rèn)知，在檔案管理的隊(duì)伍中大部分人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與文化程度都無(wú)法勝任這樣的工作，無(wú)法滿足新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的需求和條件。新形勢(shì)下企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，需要能夠準(zhǔn)確掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)技能與檔案管理理論，以及能夠與企業(yè)發(fā)展經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的工程技術(shù)等方面的能力，而見(jiàn)多識(shí)廣的人員才能夠在企業(yè)檔案管理的工作中展示才能。同時(shí)，部分企業(yè)檔案管理部門(mén)的人員還存在許多問(wèn)題，例如一人身兼數(shù)職、掌握檔案管理能力不足、檔案管理技能不足、欠缺檔案管理知識(shí)等，新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作對(duì)人員的要求較高，而檔案管理人員并不足以勝任。大部分企業(yè)對(duì)于檔案管理的忽視是最嚴(yán)重的問(wèn)題，一旦沒(méi)有重視起檔案管理，那么也就無(wú)法明確檔案管理的主體，無(wú)法準(zhǔn)確判斷出檔案管理的文件所在。大部分檔案管理人員都會(huì)覺(jué)得，檔案管理的內(nèi)容就是管理企業(yè)的全部檔案，這部分就是企業(yè)檔案管理的核心，而并未真正意識(shí)到企業(yè)自身發(fā)展的、對(duì)企業(yè)起到關(guān)鍵性作用的檔案，這樣對(duì)于企業(yè)檔案的利用與開(kāi)發(fā)起到了相反的作用，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)的人才。企業(yè)為了減少人力成本，通常會(huì)對(duì)企業(yè)的人員進(jìn)行一定的裁減，而檔案管理工作往往不會(huì)配備專(zhuān)門(mén)的管理員工，而要求其他部門(mén)或者崗位的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案管理人員的分散。一些檔案管理人員對(duì)于自身的工作認(rèn)知不足，在核對(duì)、收集信息、校準(zhǔn)、輸入等過(guò)程中不認(rèn)真，工作態(tài)度不積極，檔案管理工作技能與知識(shí)掌握較少。導(dǎo)致檔案管理人員的工作態(tài)度、工作思想都十分落后。同時(shí)，企業(yè)檔案管理的工作相對(duì)枯燥，且工作任務(wù)比較重，因此，企業(yè)檔案管理人員的工作能力依舊處于基礎(chǔ)的階段，例如收集和整理資料，對(duì)資料進(jìn)行歸類(lèi)等，而檔案管理人員面對(duì)繁瑣的工作逐漸產(chǎn)生輕視的心理，從而忽視了企業(yè)檔案管理的工作。（三）企業(yè)的檔案管理制度不健全國(guó)家對(duì)于企業(yè)的政策與指導(dǎo)逐漸深入，更多企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者將重心放在了盈利、項(xiàng)目或者技術(shù)的創(chuàng)新，而對(duì)于檔案管理更加忽視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展步伐無(wú)法同步。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，企業(yè)想要提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，需要合理的利用機(jī)構(gòu)、制度等改革來(lái)適應(yīng)市場(chǎng)與經(jīng)濟(jì)等的改革，而由于企業(yè)具有不用性質(zhì)，因此，在辦公室流程中的工作更加偏向自主性，而對(duì)于企業(yè)的檔案管理則認(rèn)知比較淺薄，造成企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范，無(wú)法有效控制和管理。此外，一些企業(yè)的管理者更多的關(guān)心企業(yè)的直接利益以及企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)管理，對(duì)于收集、整理、歸類(lèi)相關(guān)文件與信息的工作沒(méi)有引起重視，在企業(yè)的改革中，人員會(huì)出現(xiàn)較大的流動(dòng)性，而進(jìn)一步加重了文件的空缺和資料丟失等問(wèn)題，甚至檔案管理工作無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。（四）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不健全企業(yè)管理者對(duì)于企業(yè)檔案管理的不重視，因此也無(wú)法采取有效的措施來(lái)加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。目前，大部分企業(yè)都是依靠普通的書(shū)面文字記錄或者文檔記錄，然后進(jìn)行劃分和存儲(chǔ)，不僅占據(jù)一定的空間，查找和使用也比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而新形勢(shì)下企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)比較激烈，對(duì)于信息的需求也比較大，而企業(yè)的檔案信息更是制定決策和分析的關(guān)鍵，如果無(wú)法及時(shí)有效的獲得相關(guān)檔案和信息，會(huì)在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施上不會(huì)有過(guò)多的投入，更多的是以電腦、U盤(pán)或紙質(zhì)文件和文件夾等安置在檔案室，檔案管理區(qū)域的環(huán)境比較差，甚至部分企業(yè)完全沒(méi)有檔案室，而是由崗位或者部門(mén)的人員自行管理。企業(yè)檔案未進(jìn)行歸類(lèi)劃分，甚至整理的比較雜亂，無(wú)章無(wú)序。三、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議（一）提高企業(yè)檔案管理意識(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人需要提高檔案管理工作的管理意識(shí)，這樣企業(yè)的管理者才能夠加大對(duì)企業(yè)檔案管理的投入，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的管理和責(zé)任。提高企業(yè)檔案管理意識(shí)，不僅是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，更是檔案管理工作者的工作意識(shí)，企業(yè)檔案管理工作者加強(qiáng)工作認(rèn)知，才能夠提高工作意識(shí)和工作責(zé)任感，這是做好企業(yè)檔案管理工作的條件，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，并做好相關(guān)的工作細(xì)則，而企業(yè)管理者也需要時(shí)常抽查檔案管理工作情況，實(shí)施督促和監(jiān)管，才能夠提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進(jìn)企業(yè)整體效益。（二）提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)目前，社會(huì)中對(duì)于檔案管理比較重視的企業(yè)和人員比較少，而在檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)、能力、素質(zhì)等較高的人才更是少之又少。隨著現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作都逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、技術(shù)化，檔案管理工作也是如此，這也對(duì)檔案管理人員提出較高的要求。因此，企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)十分重要，因?yàn)槠髽I(yè)要想擴(kuò)大檔案管理人員的招攬和培養(yǎng)，爭(zhēng)取培養(yǎng)出對(duì)企業(yè)忠誠(chéng)度較高的檔案管理人才，對(duì)于企業(yè)檔案管理和存儲(chǔ)都十分重要，避免出現(xiàn)企業(yè)檔案信息外泄的情況。培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)責(zé)任感、工作積極性十分重要，提高企業(yè)檔案管理工作者的工作效率的同時(shí)，還能提升檔案管理部門(mén)整體工作效率。此外，新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理愈加重要，而檔案管理逐漸信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化，要求檔案管理人員需要采取一些手段來(lái)提升自身的實(shí)力，才能夠勝任檔案管理工作，學(xué)習(xí)和掌握必備的理論知識(shí)以及相關(guān)科學(xué)技術(shù)，能夠熟練掌握科技技術(shù)以及管理檔案的技能，不斷豐富自身的業(yè)務(wù)能力，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓自己成為新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理所需的人才。（三）建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理制度建立和完善企業(yè)檔案管理制度，對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)是必要手段。良好的檔案管理制度是開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理約束，有效提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與工作效率。新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的手段不斷創(chuàng)新，而企業(yè)需要建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，將所需要的檔案、信息按照種類(lèi)、時(shí)間等進(jìn)行合理的歸類(lèi)和管理，有助于企業(yè)的管理與發(fā)展。同時(shí)，新形勢(shì)下企業(yè)也要明確社會(huì)的變化以及逐漸信息化的變化，采取合理的方式和技術(shù)存儲(chǔ)文件，針對(duì)企業(yè)信息化改革規(guī)程中，檔案管理人員未理解的部分，例如資源管理系統(tǒng)、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，企業(yè)需要及時(shí)做好相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展與改革，將檔案管理工作融入到企業(yè)的建設(shè)當(dāng)中，并看做重要的部門(mén)進(jìn)行管理和培養(yǎng)。隨著社會(huì)需要與技術(shù)發(fā)展而學(xué)習(xí)必要的檔案管理手段，才能夠幫助企業(yè)在時(shí)代快速發(fā)展的過(guò)程中不落后。（四）加大企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入企業(yè)不能目光短淺，僅關(guān)注眼前的利益，而忽視了更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益，意識(shí)到檔案管理的重要性，才能夠發(fā)揮出企業(yè)檔案管理的作用，因此，加大企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，幫助企業(yè)檔案管理更加方便快捷，例如建立檔案管理室、建立檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，配備相關(guān)的電腦、辦公必需品，或者購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)現(xiàn)有的檔案管理信息技術(shù)，譬如APP軟件等，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的科技化與網(wǎng)絡(luò)化，企業(yè)員工能夠在手機(jī)上、電腦上隨時(shí)辦公，隨時(shí)將檔案歸類(lèi)和存儲(chǔ)，有效提高企業(yè)的辦公效率。（五）檔案利用方面及信息共享的創(chuàng)新一是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念及利用方式。用戶滿意程度是檢驗(yàn)檔案管理相關(guān)人員工作效率和質(zhì)量的重要指標(biāo)，而要想提高用戶滿意程度，首先應(yīng)了解和掌握檔案用戶的實(shí)際需求，然后有的放矢的針對(duì)服務(wù)活動(dòng)及內(nèi)容。國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)必須創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持“以用戶需求為導(dǎo)向+以用戶滿意為目標(biāo)”的新服務(wù)理念。此外，國(guó)有企業(yè)檔案中含有豐富的科技及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，可對(duì)其進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，提升檔案的利用價(jià)值，同時(shí)滿足人員的工作需求。二是創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制。作為國(guó)有企業(yè)，共享檔案信息資料具有重要意義，可促進(jìn)各子公司互通有無(wú)、經(jīng)驗(yàn)互鑒。檔案信息資源共享有兩種方式:一是建立集團(tuán)內(nèi)部共享文件夾;二是公司檔案內(nèi)網(wǎng)，以上方式均可在線查詢(xún)相關(guān)信息。四、結(jié)語(yǔ)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理發(fā)揮重要的作用，在企業(yè)管理中占據(jù)十分重要的地位。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與企業(yè)的改革，檔案管理在其中也會(huì)發(fā)揮更加重要的作用，而企業(yè)的管理者更加需要認(rèn)知到這一點(diǎn)，對(duì)檔案管理引起重視，并制定相關(guān)的管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人才的招攬和培養(yǎng)，制定檔案管理制度，在企業(yè)的發(fā)展中充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理的作用。Reference[1]李壯飛.對(duì)新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新[J].人力資源，2019（18）:45.[2]鄧學(xué)國(guó).新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)趨勢(shì)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）:69-70.[3]高華杰.新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].國(guó)際公關(guān)，2019（6）:209.[4]田雷.新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（8）:131.[5]張寶瑩.新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（2）