第3章采購與供應(yīng)鏈管理

會計(jì)學(xué)1第3章采購與供應(yīng)鏈管理引導(dǎo)案例：采購使克萊斯勒公司有大的轉(zhuǎn)變1979年末，克萊斯勒公司(現(xiàn)在的戴姆勒--克萊斯勒公司)因?yàn)闆]有足夠的現(xiàn)金支付它的雇員、供應(yīng)商和金融債權(quán)人，幾乎要宣告破產(chǎn)。導(dǎo)致破產(chǎn)的原因之一是20世紀(jì)70年代末的經(jīng)濟(jì)蕭條，更為重要的原因是克萊斯勒的運(yùn)營管理存在問題。該公司由功能強(qiáng)大的信息庫通過在公司內(nèi)部組織之間的流動進(jìn)行經(jīng)營，但在跨部門或與供應(yīng)鏈的其他成員相聯(lián)系的功能方面卻很差。資方與工會為敵，采購部門與供應(yīng)商為敵，而產(chǎn)品開發(fā)以工程師為主，生產(chǎn)出客戶并不想要的產(chǎn)品。這個信息系統(tǒng)甚至不能幫助克萊斯勒公司有效提高產(chǎn)品質(zhì)量。第1頁/共91頁為了挽救瀕臨破產(chǎn)的命運(yùn)，克萊斯勒對運(yùn)營管理進(jìn)行了變革，公司采用了“大企業(yè)”的策略，該策略將整個采購供應(yīng)鏈的活動進(jìn)行了更好的整合——從原材料、零部件到各部件供應(yīng)商，從生產(chǎn)商到分銷商，最后，將成品遞送至客戶。通過這種更為緊密的整合，克萊斯勒變得對市場需求的反應(yīng)更迅捷。它在產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開發(fā)的革新上贏得了良好的聲譽(yù)。采購部門建立了一項(xiàng)極為成功的稱之為SCORE的供應(yīng)商建議項(xiàng)目，該項(xiàng)目每年能產(chǎn)生數(shù)以千條的供應(yīng)商建議，從這些建議中節(jié)約的資金每年可達(dá)到數(shù)億美元。供應(yīng)商能夠更早、更積極地參與新產(chǎn)品的開發(fā)?，F(xiàn)在，克萊斯勒公司被認(rèn)為是北美與供應(yīng)商關(guān)系最好的企業(yè)之一。第2頁/共91頁如果沒有了解采購流程以及知道如何利用這些流程創(chuàng)造價(jià)值的人們，這些變化是不可能發(fā)生的。克萊斯勒意識到采購并不是僅供低素質(zhì)的采購人員隨意進(jìn)行傳統(tǒng)操作的地方，而應(yīng)更接近于供應(yīng)鏈管理。公司招募高學(xué)歷人士進(jìn)入采購梯隊(duì)，當(dāng)這些人的職業(yè)道路從策略采購轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略資源時，他們必須對采購的基本原理有徹底的了解。為了幫助他們的發(fā)展，克萊斯勒使用了一種強(qiáng)調(diào)采購的訓(xùn)練項(xiàng)目。訓(xùn)練者通過在不同領(lǐng)域循環(huán)工作，取得豐富的經(jīng)驗(yàn)和知識。簡而言之，管理層已經(jīng)明白，采購部門未來的領(lǐng)導(dǎo)者必須在他們承擔(dān)開發(fā)采購戰(zhàn)略的重任前擁有足夠的采購運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)。第3頁/共91頁§3-1采購的基本程序一、采購作業(yè)流程的含義流程的定義有以下三種：其一，流程是指把一個或多個輸入轉(zhuǎn)化為對顧客有用的輸出的一系列活動的集合。其二，流程的本質(zhì)是做事情的方法。其三，流程是完成某一目標(biāo)而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)活動集合。第4頁/共91頁在采購管理中，我們認(rèn)為第三種關(guān)于流程的定義更能貼切地指導(dǎo)采購流程管理。企業(yè)建立一個高效的采購系統(tǒng)是保證市場經(jīng)營活動正常進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。因此，采購流程設(shè)計(jì)一定要科學(xué)合理，要反映采購活動內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，為應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理奠定基礎(chǔ)。第5頁/共91頁化工企業(yè)采購流程一般正規(guī)的化工公司，采購新產(chǎn)品的流程如下：1.通過Internet,化工產(chǎn)品目錄，平時的交易會和展覽時的積累，建立一個產(chǎn)品的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫基本包括所有能找到的供應(yīng)商2.給每個供應(yīng)商打電話，發(fā)傳真，詢價(jià)，了解工廠背景，產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并依此從上面的數(shù)據(jù)庫中初步選擇合適的供應(yīng)商，一般3-5個3.拜訪這3-5個供應(yīng)商，作供應(yīng)商評估4.選擇2-3個評估合格的供應(yīng)商作為合作伙伴，并下試訂單5.試訂單合格后，選擇一個供應(yīng)商作為主要合作伙伴，另一個作為backup6.正常貿(mào)易往來7.每12個月對供應(yīng)商的表現(xiàn)作評估，看看有沒有必要更改主要合作伙伴整個評估過程大約3-6個月第6頁/共91頁按照第三種流程觀點(diǎn)，企業(yè)采購可分為3個階段、8個步驟：第一階段：計(jì)劃階段 首先收集企業(yè)內(nèi)外部的信息，生成請購單，然后在此基礎(chǔ)上，編制采購計(jì)劃。第二階段：組織實(shí)施階段 選擇供應(yīng)商、談判及簽訂合同、到貨驗(yàn)收、入庫、支付貨款。第三階段：監(jiān)督反饋階段 合同監(jiān)督、購后評價(jià)。第7頁/共91頁采購管理的程序第8頁/共91頁采購作業(yè)流程體系是涵蓋從采購計(jì)劃的制訂、供應(yīng)商的認(rèn)證、合同簽訂與執(zhí)行，到供應(yīng)商管理的全部過程。采購作業(yè)流程是詳細(xì)論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運(yùn)營指南，是采購管理中最重要部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。第9頁/共91頁二、采購的基本流程分析（一）計(jì)劃階段——發(fā)現(xiàn)需求、確定需求發(fā)現(xiàn)需求是采購行為的前提，任何采購都產(chǎn)生于企業(yè)中某個部門的確切需求。負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)活動的人應(yīng)該清楚地知道本部門獨(dú)特的需求，需要什么、需要多少、何時需要。這樣，采購部門就會收到這個部門發(fā)出的物料需求單。當(dāng)然，這類需求也可以由其他部門的富余物料來加以滿足。第10頁/共91頁采購部門應(yīng)該協(xié)助使用部門預(yù)測物料需求。采購部經(jīng)理不僅應(yīng)要求需求部門在填寫請購單時盡可能采用標(biāo)準(zhǔn)化的格式及盡可能少發(fā)特殊訂單，而且應(yīng)督促盡早地預(yù)測需求以免出現(xiàn)太多的緊急訂單。為了避免供應(yīng)終端的價(jià)格上漲，采購部門必須要發(fā)出一些期貨訂單。采購部門和供應(yīng)商早期參與合作會帶來更多信息，從而可以避免或削減成本，加速產(chǎn)品推向市場的進(jìn)度并能帶來更大的競爭優(yōu)勢。第11頁/共91頁通常，采購需求的表現(xiàn)方式有很多，包括內(nèi)部客戶的采購?fù)ㄖ獑?請購單)、客戶預(yù)測訂單、常規(guī)的重復(fù)訂購點(diǎn)系統(tǒng)、存盤貨點(diǎn)以及新產(chǎn)品開發(fā)過程中的物料需求。第12頁/共91頁必須要對需要采購的商品或服務(wù)有一個準(zhǔn)確的描述。準(zhǔn)確地描述所需要的商品或服務(wù)是采購部門和使用部門，或跨職能采購團(tuán)體的共同責(zé)任。用來描述所需物品或服務(wù)的字眼應(yīng)該統(tǒng)一。為了避免誤解應(yīng)制定合適的名詞手冊，這一工作的重要性如何強(qiáng)調(diào)都不過分。確保詞匯的統(tǒng)一性的一個最有效的方法是在采購部門保留一份文件，列出經(jīng)常購買的物品的名稱。第13頁/共91頁如果通過某種調(diào)整，公司可能獲得更多的滿足，那么采購部門就應(yīng)該對現(xiàn)存的規(guī)格提出質(zhì)疑。由于未來的市場情況起著很重要的作用，因此采購部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進(jìn)行交流就具有重要的意義；否則，輕則由于需求描述不夠準(zhǔn)確而浪費(fèi)時間，重則會產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷及公司內(nèi)部關(guān)系的惡化。由于在具體的規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購部門是能見到它的最后一個部門，因此需要對規(guī)格進(jìn)行最后一次檢查。如果采購部門的人員對申請采購的產(chǎn)品或服務(wù)不熟悉，這種檢查就不可能產(chǎn)生實(shí)效。任何關(guān)于采購事項(xiàng)描述的準(zhǔn)確性方面的問題都應(yīng)該請采購者或采購團(tuán)隊(duì)進(jìn)行咨詢，采購部門不能想當(dāng)然的處理。第14頁/共91頁采購的成功始于采購要求的確定，保證明確對供應(yīng)品的要求，讓供應(yīng)商完全理解對供應(yīng)品的要求。1.制定規(guī)范、圖紙和采購訂單的書面程序；2.發(fā)出采購訂單前公司與供應(yīng)商的協(xié)議；3.其他與所采購物品相適應(yīng)的辦法；4.在采購文件中包含清晰地描述所訂購產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品的精確辨認(rèn)和等級，檢查規(guī)程，應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；5.所有檢查或檢驗(yàn)方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國家和國家標(biāo)準(zhǔn)。在很多產(chǎn)品中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。第15頁/共91頁（二）計(jì)劃階段——制定采購計(jì)劃需求部門向采購部門發(fā)出請購單來表明需求后，采購部門在接到請購單后就確定請求，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列目的：1.預(yù)估物品需用數(shù)量與時間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動。2.避免物品儲存過多、積壓資金和占用儲存空間。3.配合公司生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度。4.使采購部門事先有所準(zhǔn)備，選擇有利時機(jī)購入物品。5.確立耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管理物品的購入數(shù)量和成本。第16頁/共91頁表3-2是某電子公司采購計(jì)劃表第17頁/共91頁（三）組織實(shí)施階段——選擇供應(yīng)商供應(yīng)商是企業(yè)外部影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)行的最直接因素，也是保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期和服務(wù)的關(guān)鍵因素。供應(yīng)商的選擇是采購職能中重要的一環(huán)，它涉及了高質(zhì)量供應(yīng)來源的確定。企業(yè)可以根據(jù)需求描述在原有供應(yīng)商中選擇成績良好的廠商，或者從社會供應(yīng)群體中劃定參與本物料項(xiàng)目供應(yīng)的供應(yīng)商。一般來說，每一個成熟的企業(yè)都有自己的供應(yīng)商群體，如果不能滿足項(xiàng)目要求，則到社會行業(yè)供應(yīng)商群體中尋找，較妥善解決的辦法是招聘有豐富行業(yè)采購經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證人員。第18頁/共91頁供應(yīng)源的搜索分析基本步驟為兩步：首先采購部門進(jìn)行供應(yīng)市場搜索，獲得一份候選供應(yīng)商列表；其次，采購部門可以通過不同的指標(biāo)來分析潛在供應(yīng)商。第19頁/共91頁決定和某個供應(yīng)商進(jìn)行大量業(yè)務(wù)往來需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。采購方對供應(yīng)商能不能滿足自己的質(zhì)量、數(shù)量、交付、價(jià)格、服務(wù)項(xiàng)目等的觀察將支配決策結(jié)果。與這些基本采購目標(biāo)相關(guān)的還有一些更為重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史記錄、設(shè)備與技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織與管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。第20頁/共91頁（四）組織實(shí)施階段——談判、定價(jià)確定所需支付的價(jià)格是采購過程中的一項(xiàng)重要決策，是否具備得到“好價(jià)格”的能力有時是衡量一個優(yōu)秀采購者的首要標(biāo)準(zhǔn)。采購者必須有很好的掌握各種定價(jià)的方法，了解各種方法的適用時機(jī)，并能夠利用技巧來取得滿意的支付價(jià)格。常見的兩種定價(jià)方式有競爭性報(bào)價(jià)和談判。競爭性報(bào)價(jià)是采購商向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出產(chǎn)品詢價(jià)單來問價(jià)。第21頁/共91頁第22頁/共91頁采購人員經(jīng)常評價(jià)基于價(jià)格的投標(biāo)書，如果最低報(bào)價(jià)者沒有得到采購合同，買方有義務(wù)通知他并給出解釋。競爭性報(bào)價(jià)使用于下列特定情況：1.采購量足夠大，值得進(jìn)行競爭性報(bào)價(jià)；2.供應(yīng)商很清楚細(xì)節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本；3.競爭性的市場環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者；4.買方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競標(biāo)，而愿意合作的供應(yīng)商則進(jìn)行報(bào)價(jià)；5.買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商。第23頁/共91頁當(dāng)選擇供應(yīng)商不適合使用競爭性報(bào)價(jià)時，就應(yīng)進(jìn)行談判，談判是供求雙方一起協(xié)商對合同條款達(dá)成共識的方法。下列情況適合選擇談判：1.當(dāng)前述任何競爭性的報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)都不存在時；2.當(dāng)采購要求諸多績效因素必須達(dá)到一致時；3.當(dāng)買方要求供應(yīng)商的早期參與時；4.當(dāng)供應(yīng)商不能確定風(fēng)險(xiǎn)和成本時；5.當(dāng)供應(yīng)商需要很長時間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時。第24頁/共91頁談判是價(jià)格確定中最復(fù)雜也是成本最高的一種方法。談判需要雙方坐下來通過商討就一項(xiàng)采購/銷售合同的主要條款達(dá)成共識。供應(yīng)商和采購部門都希望進(jìn)行公平的談判，而只有供應(yīng)商作到以下幾點(diǎn)才能確保談判的公平性：1.以高效率的方式運(yùn)作；2.保持價(jià)格與成本的相關(guān)性；3.不利用單一供應(yīng)商的優(yōu)勢；4.對于采購商的要求能夠進(jìn)行適當(dāng)合理的調(diào)整；5.愿意考慮采購商的特殊情況。第25頁/共91頁（五）組織實(shí)施階段——簽訂合同、訂單跟催價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。即擬定并發(fā)出訂單，同供應(yīng)商簽訂正式的采購定單。定單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利和義務(wù)，必須予以說明。任何實(shí)用的采購定單所必須具備的要素有：序列編號、發(fā)單日期、接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對定單有約束的各種條件。定單只有在供應(yīng)商接受以后才能構(gòu)成一項(xiàng)合同。第26頁/共91頁第27頁/共91頁訂單簽訂以后，為求供應(yīng)商按期、保質(zhì)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運(yùn)。跟蹤是對訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。如果產(chǎn)生了問題，如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，采購方就需要對此盡早了解，以便及時采取相應(yīng)的行動。跟蹤需要經(jīng)常詢問供應(yīng)商的進(jìn)度，有時甚至有必要到供應(yīng)商那里去走訪。第28頁/共91頁催貨是對供應(yīng)商施加壓力，以便按期履行最初所做的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物發(fā)運(yùn)。如果供應(yīng)商不能履行發(fā)運(yùn)的承諾，采購部門就會威脅取消訂單或是以后可能進(jìn)行罰款。催貨應(yīng)該只是用于采購訂單中的一小部分，因?yàn)槿绻少彶块T對供應(yīng)商能力已經(jīng)做過全面分析的話，那么被選中的供應(yīng)商就應(yīng)該是那些能遵守采購合約的、可靠的供應(yīng)商。而且，如果公司對其物料需求已經(jīng)做了充分的計(jì)劃工作，如不是特殊情況，就不必要求供應(yīng)商提前發(fā)運(yùn)貨物。第29頁/共91頁（六）組織實(shí)施階段——驗(yàn)收入庫貨物的正確接受有重要意義，大部分有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接受活動集中于一個部門的方法。由于收貨部門和采購部門關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門直接或間接地向采購部門負(fù)責(zé)。貨物接受的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無損，是否符合數(shù)量。這樣才能將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個目的地以進(jìn)行儲存、檢驗(yàn)或使用。接受部門要將與接受手續(xù)有關(guān)文件進(jìn)行登記并送交給有關(guān)人員。第30頁/共91頁第31頁/共91頁（七）組織實(shí)施階段——審核付款供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票、支付貨款。采購部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確，財(cái)務(wù)部門接到付款申請單及通知后，即可向供應(yīng)商付款，并提醒供應(yīng)商注意收款。第32頁/共91頁（八）監(jiān)督反饋階段——記錄與檔案維護(hù)無論對驗(yàn)收合格的貨物進(jìn)行的付款，還是對驗(yàn)收不合格的貨物進(jìn)行的退貨，均需辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無缺失、績效好壞等，簽報(bào)高級管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 第33頁/共91頁凡經(jīng)過以上所有的步驟之后，對于一次完整的采購活動而言，剩下的就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購案件，均應(yīng)列入檔案、登記編號分類，予以保管，以備查閱或事后發(fā)生問題時考查。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。例如，一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購訂單一般要保管7年，應(yīng)該比作為備忘錄的采購申請單的保存期限要長。第34頁/共91頁要保存的記錄有以下幾種：1.采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號并說明結(jié)案與否。2.采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本都被順序編號后保管在里面。3.商品文件。記錄所有的主要商品或主要項(xiàng)目的采購情況(日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購訂單編號)。4.供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行中的所有采購事項(xiàng)。5.勞動合約。指明所有主要供應(yīng)商與工會所簽合約的狀況(合約期日)。6.投標(biāo)歷史文件。指明主要物料項(xiàng)目所邀請的投標(biāo)商、投標(biāo)額、不投標(biāo)的次數(shù)、成功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下串通。7.工具和壽命記錄。指明采購的工具使用壽命、使用歷史、價(jià)格、所有權(quán)和存放位置。第35頁/共91頁三、采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設(shè)計(jì)就越為重視。（一）控制關(guān)鍵點(diǎn)企業(yè)應(yīng)建立以采購申請、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng)在處理的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。如在國外采購時，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請輸入許可證、開信用單、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。第36頁/共91頁（二）注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)1.貨物的采購人同時不能擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作。2.貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。3.貨物的采購、儲存和使用人不能擔(dān)任帳目的記錄工作。4.貨物審核人應(yīng)同付款人職務(wù)分離。5.接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人應(yīng)適當(dāng)?shù)赝瑤?wù)記錄人分離。6.記錄應(yīng)付款的人不能同時擔(dān)任付款任務(wù)。第37頁/共91頁（三）注意流程的先后順序應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。如，避免同一主管對同一采購案件多次簽核；避免同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購案件會簽部門過多，影響時效。第38頁/共91頁1.價(jià)值與程序繁簡相適應(yīng)程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大、價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。2.避免作業(yè)過程發(fā)生混亂要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。第39頁/共91頁3.流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境應(yīng)當(dāng)注意流程的及時改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。4.配合作業(yè)方式的改善當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。第40頁/共91頁四、采購流程實(shí)例——惠普公司的采購流程惠普公司在采購方面一貫是放權(quán)給下面的，50多個制造單位在采購上完全自主，因?yàn)樗麄冏钋宄约盒枰裁矗@種安排具有較強(qiáng)的靈活性，對于變化的市場需求有較快的反應(yīng)速度。但是對總公司來說，這樣可能損失采購時的數(shù)量折扣優(yōu)惠?，F(xiàn)在運(yùn)用信息技術(shù)，惠普公司重建其采購流程，總公司與各制造單位使用一個共同的采購軟件系統(tǒng)，各部門依然是訂自己的貨，但必須使用標(biāo)準(zhǔn)采購系統(tǒng)?？偛繐?jù)此掌握全公司的需求狀況，并派出采購部與供應(yīng)商談判，簽訂合同。在執(zhí)行合同時，各單位根據(jù)數(shù)據(jù)庫，分別向供應(yīng)商發(fā)出訂單。這一流程重建的結(jié)果是驚人的，公司的發(fā)貨及時率提高150%，交貨期縮短50%，潛在顧客丟失率降低75%，并且由于折扣，使所購產(chǎn)品的成本大為降低。第41頁/共91頁采購的原則

1、規(guī)范化原則

2、效益的原則

3、技術(shù)先進(jìn)性的原則

4、經(jīng)濟(jì)合理性的原則

5、質(zhì)量適合需要的原則

6、功能與價(jià)值相匹配的原則

7、發(fā)展固定采購的原則

8、比較與選擇的原則第42頁/共91頁采購的簡化原則：“四適”（4R）原則

適時

適質(zhì)

適量

適價(jià)

第43頁/共91頁§3-2采購手冊的制定一、采購手冊的編訂目的和意義（一）采購手冊的編定目的為了使公司有關(guān)采購事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時間、在可能范圍內(nèi)以最低價(jià)格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，公司會制訂采購手冊用以指導(dǎo)采購行為。第44頁/共91頁（二）采購手冊的意義采購流程手冊具有很重要的意義：1、手冊是采購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價(jià)值，新員工需要得到如何完成不同活動或者任務(wù)的指示。對于經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識。2、手冊說明了完成一項(xiàng)任務(wù)所需的步驟和活動，從而能夠使任務(wù)更具一致性和流暢性。3、一份良好的采購手冊會使運(yùn)營更為有效，而且往往比策略手冊更加廣泛和詳細(xì)。第45頁/共91頁二、采購手冊的內(nèi)涵企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校、醫(yī)院、社團(tuán)等各種組織，為了使內(nèi)部各單位在執(zhí)行采購作業(yè)時有規(guī)則所遵循，通常都會制定“采購管理手冊”、“物料管理手冊”、“采購作業(yè)規(guī)定”或“采購管理規(guī)則”等名稱的文件（以下統(tǒng)稱采購手冊）。采購手冊本質(zhì)上是信息交流的媒介，用來闡明采購政策、采購步驟、采購指令和采購規(guī)定等內(nèi)容。第46頁/共91頁（一）采購政策采購政策分為總體性的政策或結(jié)論性的政策?？傮w性政策是從大體上明確采購職能的目標(biāo)和責(zé)任；而結(jié)論性政策，是以擴(kuò)充的形式明確總體性政策如何在某些具體的業(yè)務(wù)活動和具體情況下應(yīng)用，如供應(yīng)商的選擇。（二）采購步驟制定各種行動的先后運(yùn)作次序，以便政策的貫徹，如外購物品的接收。第47頁/共91頁（三）采購指令給負(fù)責(zé)執(zhí)行政策和步驟的人或部門具體的知識或指導(dǎo)，如訂單需多少副本以及分發(fā)給什么部門。（四）采購規(guī)定用來指導(dǎo)采購工作和采購人員在履行他們責(zé)任過程中面臨不同情況時，應(yīng)遵守的具體規(guī)章制度，如要不要接受供應(yīng)商禮品等問題。在編寫采購手冊時，區(qū)分以上術(shù)語的不同，是十分必要的。第48頁/共91頁三、采購手冊的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)（一）采購手冊的優(yōu)點(diǎn)1、運(yùn)用書面形式使采購政策、步驟、指令和規(guī)定等內(nèi)容變得更精確明了。2、采購手冊的編寫和發(fā)放，為采購與其他部門的溝通提供了機(jī)會，使他們能夠建設(shè)性地看待現(xiàn)存的政策和步驟，并在需要的地方對其進(jìn)行修改。3、手冊上的步驟是針對采購所承擔(dān)或管理控制的業(yè)務(wù)活動來制定的，因此能促進(jìn)工作的一致性，從而減少對日常工作進(jìn)行具體監(jiān)督。第49頁/共91頁4、手冊有益于對員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)。5、手冊有助于年度審計(jì)。6、手冊協(xié)調(diào)了政策與步驟的關(guān)系，并確保采購原則和操作的一致性和連貫性。它還為評估這種原則和操作提供參考依據(jù)。7、通過展示高層管理對采購的重視，可借此提升采購這一職能的地位。8、計(jì)算化要求有細(xì)致完整的文件記錄體系，使得采購手冊的編寫和使用變得更為迫切。第50頁/共91頁（二）采購手冊的缺點(diǎn)1、需要一定的制作成本；2、可能會助長官樣文章和官僚作風(fēng)，抑制員工主觀能動性；3、必須不斷更新來體現(xiàn)政策和步驟的變化。第51頁/共91頁四、采購手冊的格式采購手冊可依公司的大小、業(yè)務(wù)范圍以及不同的需求而有許多不同的形式，采購手冊的內(nèi)容必須根據(jù)公司整體的政策而制定，所以采購手冊并沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的架構(gòu)。完整的手冊應(yīng)該包括組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、指示、規(guī)范及有關(guān)公司特殊事項(xiàng)的指導(dǎo)原則。一般而言，采購手冊應(yīng)該使用普通A4打印紙；使用活頁，便于按內(nèi)容分類并在企業(yè)各部門分發(fā)，也便于增補(bǔ)修訂；語言簡潔，并配以相關(guān)圖表、圖解等；制作精美、方便、耐用以及印刷清晰。第52頁/共91頁在決定格式時，主要因素應(yīng)考慮：內(nèi)容時效性；擺放方便性；查閱方便性；印刷字跡的清楚程度；便于攜帶和移動程度；使用者更新難易程度；編寫者更新難易程度；緊湊的程度；成本。第53頁/共91頁五、采購手冊的內(nèi)容采購手冊應(yīng)包含三項(xiàng)主要內(nèi)容：組織機(jī)構(gòu)、政策和步驟。（一）組織機(jī)構(gòu)1、組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)圖表顯示采購職能在其中的層次位置，同時也顯示了總部和各分部的組織結(jié)構(gòu)。2、采購部門每個職位的工作職責(zé)，如果必要的話，應(yīng)包括完成個人職責(zé)的權(quán)限。3、員工應(yīng)該知道行政管理的規(guī)定，如考勤、工作時間、差旅費(fèi)用等。第54頁/共91頁（二）政策1、政策陳述設(shè)定目標(biāo)、責(zé)任和采購職能的權(quán)力。2、陳述的內(nèi)容可以擴(kuò)充到有關(guān)價(jià)格、質(zhì)量等總原則中去。3、采購條款和條件。4、與供應(yīng)商的關(guān)系，尤其是有關(guān)禮物、款待和娛樂等方面。5、供應(yīng)商的選擇6、雇員直接采購7、向管理層匯報(bào)第55頁/共91頁（三）步驟1、用文字結(jié)合圖表來說明采購步驟，包括訂購申請、下達(dá)訂單、催促發(fā)貨、收貨、質(zhì)量檢查、倉儲及付款等。2、關(guān)于拒收和退貨的步驟3、關(guān)于廢料、廢棄物或過剩產(chǎn)品的處理步驟4、與采購及其輔助業(yè)務(wù)活動有關(guān)的所有文件單證的圖解說明，并附有它們用途和周轉(zhuǎn)的文字說明。5、有關(guān)采購記錄的查考和保存維護(hù)。第56頁/共91頁六、采購手冊的分發(fā)整套采購手冊應(yīng)分發(fā)給以下部門或人員：董事會成員或同級人員；企業(yè)的首席執(zhí)行主管；采購部有聯(lián)系的各職能部門或工作團(tuán)隊(duì)的主管；總部和分部的采購人員。第57頁/共91頁§3-3采購業(yè)務(wù)流程改善一、采購業(yè)務(wù)流程改善的必要性質(zhì)量、交貨期是采購過程中的重要因素，但在傳統(tǒng)的采購方式下，質(zhì)量、交貨期等都是通過事后把關(guān)的方法進(jìn)行控制，如到貨驗(yàn)收等，交易過程的重點(diǎn)放在價(jià)格的談判上。因此，在供應(yīng)商與采購部門之間經(jīng)常要進(jìn)行報(bào)價(jià)、詢價(jià)、還價(jià)等多次談判，并且多頭進(jìn)行，最后從多個供應(yīng)商中選擇一個合適的供應(yīng)商簽訂合同，訂單才決定下來。第58頁/共91頁在傳統(tǒng)的采購模式中，供需之間的關(guān)系是臨時性的或者短時性的合作，競爭多于合作。由于缺乏合作與協(xié)調(diào)，采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，沒有時間作市場分析和計(jì)劃，而把大量時間消耗在日常重復(fù)的瑣碎事務(wù)上，供應(yīng)與需求之間的這種缺乏合作的氣氛，增加了許多合作中的不確定性。第59頁/共91頁傳統(tǒng)的采購過程還使用戶需求的響應(yīng)能力遲鈍。由于供應(yīng)與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋，在市場需求發(fā)生變化的情況下，采購方無法改變供應(yīng)方已有的訂貨合同，因此，采購一方在需求減少時，庫存增加；需求增加時，出現(xiàn)供不應(yīng)求。重新訂貨需要增加談判過程，因此供需之間對用戶需求的響應(yīng)沒有同步進(jìn)行，缺乏應(yīng)對變化需求的能力。第60頁/共91頁傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的缺點(diǎn)是：一系列沒有增值作用的文書工作；過多的單證操作；處理內(nèi)部和外部訂單消耗大量時間；純文本工作消耗大量成本。第61頁/共91頁二、采購流程優(yōu)化的方法任何一個企業(yè)無論處于什么行業(yè)都存在采購流程。在制造業(yè)中，一個企業(yè)平均要將銷售額的40-60%的資金花在采購上。因此，采購需要有新的流程、新的產(chǎn)品和新的信息系統(tǒng)去充分獲得本企業(yè)所不具備的能力。第62頁/共91頁（一）從客戶到采購部門的在線通知系統(tǒng)在線通知系統(tǒng)是指通過高效和迅速的信息傳遞來節(jié)約時間的一種內(nèi)部系統(tǒng)?？蛻粼谛枰ㄟ^采購部門來滿足物料和服務(wù)需求的時候，就使用這些系統(tǒng)。如果客戶不需要采購部門的介入，它就應(yīng)轉(zhuǎn)向其他廉價(jià)系統(tǒng)。第63頁/共91頁先進(jìn)企業(yè)的情況可能是：當(dāng)?shù)蛢r(jià)值的采購需要通過采購部門來滿足時，客戶就會通過內(nèi)部的電子系統(tǒng)來發(fā)送采購請求。在低價(jià)值采購項(xiàng)目采購方面進(jìn)展緩慢的通常是那些通過郵件或電話接受采購要求的公司。在需要通過采購部門時，客戶應(yīng)該通過高效的采購?fù)ㄖ獑蝸韨鬟f采購要求。當(dāng)前的一個遠(yuǎn)期目標(biāo)是開發(fā)一種新的系統(tǒng)或流程使客戶直接從供應(yīng)商那里獲取低價(jià)值的商品而不需要采購部門參與。第64頁/共91頁（二）向客戶發(fā)放采購卡采購卡是作為采購方的企業(yè)發(fā)給其內(nèi)部顧客(即使用者)的一種信用卡。使用采購卡主要是針對那些小額物品、間接材料(非生產(chǎn)性的)、物資和服務(wù)等方面的交易，這樣做可以減少管理成本和縮短采購周期。當(dāng)客戶要采購低價(jià)值項(xiàng)目時，它只要聯(lián)系供應(yīng)商并使用采購卡即可。采購卡對于未定供應(yīng)商或未被其它一些采購系統(tǒng)所囊括的采購項(xiàng)目非常有用?？蛻糇鞒霾少彌Q策后，可完全跨過采購部門。面向采購卡的商品項(xiàng)目的價(jià)值相對而言比較低，如要通過采購部門進(jìn)行大范圍的供應(yīng)商的搜索，成本可能會超過商品本身的價(jià)值。第65頁/共91頁例如，20世紀(jì)90年代，迪斯尼(Disney)公司取得了極大發(fā)展，公司意識到有必要將采購流程流水線化。迅速的擴(kuò)大使公司的采購能力難以滿足客戶要求。公司經(jīng)理層想把采購重點(diǎn)從進(jìn)行采購交易轉(zhuǎn)到供應(yīng)商的管理方面。為實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，公司決定推行采購卡，一個強(qiáng)調(diào)提升整個公司績效優(yōu)化的項(xiàng)目。迪斯尼通過稅收信息和內(nèi)部審核來選擇可以列在卡片上的供應(yīng)商，它們必須滿足迪斯尼的報(bào)告和稅收信息需求。在選定供應(yīng)商后，采購部門就會進(jìn)行具體的分析以確定早期的大額客戶和具體的供應(yīng)商。采購部門直接與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)以取得它們的支持。如今，這一項(xiàng)目不僅在采購和會計(jì)部門節(jié)約了費(fèi)用，它還節(jié)省了處理小額訂單的時間。現(xiàn)在迪斯尼70%的交易都是通過使用采購卡進(jìn)行的。這一項(xiàng)目的成功使得推廣采購卡成為迪斯尼公司里最具優(yōu)先權(quán)的事情。第66頁/共91頁用采購卡的好處：更迅速地響應(yīng)需求減少交易成本節(jié)省整個交易的時間在大多數(shù)企業(yè)里，采購部門負(fù)責(zé)采購卡的引進(jìn)和管理工作。第67頁/共91頁（三）基于互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)基于互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)也就是網(wǎng)上采購，是在電子商務(wù)環(huán)境下的采購模式。它包括了一系列廣泛而多樣的活動?；咎攸c(diǎn)是：在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商選找品種網(wǎng)上洽談貿(mào)易網(wǎng)上訂貨網(wǎng)上支付貨款網(wǎng)下送貨進(jìn)貨第68頁/共91頁電子商務(wù)采購模式擴(kuò)大了采購市場的范圍，縮短了供需距離，簡化了采購手續(xù)，減少了采購時間，減少了采購成本，提高了工作效率，是一種很有前途的采購方式。但它要依賴于電子商務(wù)的發(fā)展和物流配送水平的提高，而這兩者要取決于整個國民經(jīng)濟(jì)水平和科技進(jìn)步的水平。第69頁/共91頁電子采購商務(wù)潛在增長率最高的領(lǐng)域包括：（1）向供應(yīng)商傳遞采購訂單（2）追蹤訂單狀態(tài)（3）向供應(yīng)商詢盤（4）向供應(yīng)商下訂單（5）電子支付（6）電子數(shù)據(jù)交換第70頁/共91頁（四）長期采購合同長期采購合同通常年限為1—5年，并可在供應(yīng)商績效達(dá)到要求的情況下續(xù)約。這種合同不用常年更新，從而節(jié)省了與低價(jià)值項(xiàng)目和采購相聯(lián)系的交易成本。而且，一旦采購部門和供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議，物料管理的責(zé)任就歸于客戶。比較理想的情況是即使是低價(jià)值的項(xiàng)目，物料管理也通過電子而不是人工進(jìn)行。第71頁/共91頁常規(guī)項(xiàng)目采購的綜合采購訂單與長期采購合同的相同之：都是通過訂立合同達(dá)成協(xié)議來確定具體的采購項(xiàng)目或服務(wù)，均可延遲；都是法律文件；都是管理低價(jià)值項(xiàng)目采購的重要方法但綜合采購訂單與長期采購合同相比，更多地用于低價(jià)值項(xiàng)目的采購，長期合同比綜合訂單更加詳細(xì)。第72頁/共91頁（五）在線訂購系統(tǒng)在一個在線訂購系統(tǒng)中，買方和賣方通過調(diào)制解調(diào)器或其他網(wǎng)絡(luò)工具來建立直接的電子聯(lián)系。在線訂購系統(tǒng)的一個主要特征就是采購部門常常要開發(fā)與客戶計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相鏈接的軟件。一旦企業(yè)同供應(yīng)商簽訂了綜合或長期合同，在線訂購就成為常規(guī)的采購方式。資源獲取流程的重要組成部門包括供應(yīng)商的確認(rèn)、評價(jià)及選擇。在線訂購系統(tǒng)使得采購部門或客戶直接進(jìn)入供應(yīng)商的訂購系統(tǒng)。第73頁/共91頁在線訂購系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)包括：立刻可知延期交貨項(xiàng)目；更短的訂單輸入時間，從而縮短了訂單周期的時間；減少誤差；訂單跟蹤能力；較快得到供應(yīng)商發(fā)出的附裝運(yùn)說明的訂單通知；可在一個在線訂單中滿足多個客戶對不同產(chǎn)品的需求；更短的訂單周期時間。第74頁/共91頁（六）采購流程的重新設(shè)計(jì)采購流程由許多子流程組成。這意味著它可以通過流程圖和再設(shè)計(jì)得到改進(jìn)。低價(jià)值采購流程會影響成百上千員工，這些員工遍布于整個公司的各個部門、辦公室、工廠及廠房設(shè)施，同時這一流程還會影響到會計(jì)部門、接收和處理部門、采購部門系統(tǒng)和供應(yīng)商。任何對低價(jià)值商品有需求的員工都是低價(jià)值采購流程的一部分。第75頁/共91頁（七）電子數(shù)據(jù)交換電子數(shù)據(jù)交換(EDI)系統(tǒng)包括一套信息交流標(biāo)準(zhǔn)，可支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換。EDI通過簡化信息交流過程使買賣雙方的聯(lián)系更有效率。當(dāng)買賣雙方使用EDI時，它可消除傳統(tǒng)信息流中的一些環(huán)節(jié)，節(jié)省時間和成本。第76頁/共91頁EDI是企業(yè)之間傳輸商業(yè)文件數(shù)據(jù)的一種形式，EDI的使用對象是有經(jīng)常性業(yè)務(wù)聯(lián)系的單位。EDI所傳送的資料是一般業(yè)務(wù)資料，如發(fā)票、訂單等，而不是指一般性的通知。第77頁/共91頁EDI與電子郵件的區(qū)別：EDI傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)采購共同的標(biāo)準(zhǔn)并具有固定格式。通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)一般是增值網(wǎng)和專用網(wǎng)來傳輸，由收送雙方的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接傳送，交換資料，盡量避免人工的介入操作。傳真與電子郵件需要人工的閱讀判斷處理才能進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，需要人工將資料重復(fù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，浪費(fèi)人力資源，也容易發(fā)生錯誤。第78頁/共91頁（八）電子目錄在線訂購越來越多的買方將這種方法與其他低價(jià)值采購系統(tǒng)聯(lián)合起來使用。例如：一家企業(yè)可允許其客戶通過互聯(lián)網(wǎng)來確認(rèn)供應(yīng)源，然后通過采購卡訂貨。使用電子目錄的主要好處是其搜索成本極低，而且，如果客戶越過采購部門直接訂貨，這一方式就能節(jié)省整個周期時間和訂貨成本。在線訂貨的最大障礙是只有有限的供應(yīng)商提供電子目錄以及電子訂貨的安全和控制問題。第79頁/共91頁（九）允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨允許客戶與供應(yīng)商直接建立聯(lián)系的方法是將交易責(zé)任從采購方轉(zhuǎn)移至客戶。即使是尚沒有確定供應(yīng)商的商品，采購部門也仍然可以有限介入或者不介入，除非采購需求達(dá)到預(yù)先確定的金額。如果一項(xiàng)商品要單獨(dú)采購，采購部門就必須決定是否將這種商品納入綜合訂單。綜合訂單通常允許客戶在有物料需求時直接與供應(yīng)商聯(lián)系。第80頁/共91頁三、采購流程優(yōu)化設(shè)計(jì)應(yīng)注意的問題（一）進(jìn)行外部資源管理傳統(tǒng)采購管理的不足之處在于與供應(yīng)商之間缺乏合作，缺乏柔性和對需求快速響應(yīng)的能力。準(zhǔn)時化思想出現(xiàn)以后，對企業(yè)的物流經(jīng)營管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要改變傳統(tǒng)的單純?yōu)閹齑娑少彽墓芾砟Ｊ?，提高采購的柔性和市場反?yīng)能力，增加同供應(yīng)商的信息聯(lián)系和相互之間的合作，建立新的供需合作模式，引入供應(yīng)鏈管理思想。第81頁/共91頁供應(yīng)鏈思想就是系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、同步性、集成性。外部資源管理是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈思想的上述思想的一個重要步驟——企業(yè)集成。從供應(yīng)鏈企業(yè)集成的過程來看，它是供應(yīng)鏈企業(yè)從內(nèi)部繼承走向外部集成的重要一步。同步化運(yùn)作是供應(yīng)鏈管理的一個重要思想。通過同步化的供應(yīng)鏈計(jì)劃，使供應(yīng)鏈各企業(yè)在響應(yīng)需求方面取得一致行動，增強(qiáng)供應(yīng)鏈的敏捷性。實(shí)現(xiàn)同步化運(yùn)營的措施是并行工程。生產(chǎn)商企業(yè)應(yīng)該參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和質(zhì)量控制過程，共同制定有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，使需求信息能更好地在供應(yīng)商的業(yè)務(wù)活動中體現(xiàn)出來。第82頁/共91頁一方面，在傳統(tǒng)的采購模式中，供應(yīng)商對采購部門的要求不能得到及時的響應(yīng)；另一方面，關(guān)于產(chǎn)品的質(zhì)量控制也只能進(jìn)行事后把關(guān)，不能進(jìn)行實(shí)時控制，致使企業(yè)不能進(jìn)行同步化運(yùn)作。為此，供應(yīng)鏈管理采購模式的第二個特點(diǎn)就是實(shí)施有效的外部資源管理。這是將事后把關(guān)轉(zhuǎn)