采購(gòu)過(guò)程和信息流程

采購(gòu)過(guò)程和信息流程第一節(jié)采購(gòu)過(guò)程一、發(fā)現(xiàn)需求二、對(duì)需求進(jìn)行描述三、確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以分析四、確定價(jià)格和采購(gòu)條件五、擬訂并發(fā)出采購(gòu)定單六、對(duì)定單進(jìn)行跟蹤并/或催貨七、接收并檢驗(yàn)收到的貨物八、結(jié)清發(fā)票九、維護(hù)紀(jì)律發(fā)現(xiàn)需求一、需求概述采購(gòu)中首先要解決的問(wèn)題是“采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、何時(shí)采購(gòu)”需求分析：根據(jù)客戶的需求歷史、或者生產(chǎn)計(jì)劃等求出需求規(guī)律，根據(jù)需求規(guī)律預(yù)測(cè)客戶下一個(gè)月的需求品種和需求量。（采購(gòu)工作第一步，也是制定訂貨計(jì)劃的基礎(chǔ)和前提）需求分析設(shè)計(jì)范圍廣需求分析具有全面知識(shí)：生產(chǎn)技術(shù)、管理二、ABC分類(lèi)法ABC分類(lèi)步驟商品編號(hào)單價(jià)/元需求量/件商品編號(hào)單價(jià)/元需求量/件A4.00300F2.00150B8.001200G6.0040C1.00290H2.00700D2.00140I5.0050E1.0O270J3.002000分類(lèi)每類(lèi)金額(元)庫(kù)存品種數(shù)百分比(%)占用金額百分比(%)A=B,J15600.002078.7B=H,A,F2900.003014.6C=C,D,E,I,G1330.00506.7

ABC分類(lèi)依據(jù)：（1）用戶企業(yè)所需的主要物資（2）用戶企業(yè)需求量最大的物資（3）是貴重物資，雖然需求量不大，但貴重（四）ABC分析法的應(yīng)用1、ABC分析法的應(yīng)用（1）是本身的直接應(yīng)用，即根據(jù)某種重要性將物資分為A、B、C三類(lèi)，每類(lèi)差別很大，進(jìn)行不同程度的重點(diǎn)管理（2）根據(jù)它的原理來(lái)確定各種不同物資的相對(duì)重要性，按他們相對(duì)重要性的大小確定順序序列進(jìn)行重視順序管理2、通過(guò)具體情況來(lái)討論（1）一個(gè)單位買(mǎi)多個(gè)品種

資金不夠、運(yùn)力不夠、采購(gòu)地區(qū)不同、采購(gòu)資源不夠關(guān)鍵零部件和普通通用零部件（2）多個(gè)個(gè)單位購(gòu)買(mǎi)買(mǎi)同一種產(chǎn)產(chǎn)品方法：A一一次訂貨貨，一次進(jìn)進(jìn)貨B多次輪輪番進(jìn)貨（（先需要先先供應(yīng)）（3）多個(gè)個(gè)單位多個(gè)個(gè)品種采購(gòu)購(gòu)用ABC分分類(lèi)法確定定各品種的的采購(gòu)優(yōu)先先程度，根根據(jù)需求單單位的情況況，確定各各個(gè)單位之之間供應(yīng)先先后順序。。三、統(tǒng)計(jì)分分析法———根據(jù)一些些原始材料料來(lái)分析出出客戶的需需求規(guī)律（一）最基基本的原始始材料1、各個(gè)單單位的采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單2、各個(gè)單單位的銷(xiāo)售售日?qǐng)?bào)表3、各個(gè)單單位的領(lǐng)料料單（或倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)的出庫(kù)庫(kù)單）4、生產(chǎn)計(jì)計(jì)劃任務(wù)單單（二）統(tǒng)計(jì)計(jì)分析方法法1、采購(gòu)申申請(qǐng)單匯總總統(tǒng)計(jì)———企業(yè)問(wèn)題：（1）市場(chǎng)響響應(yīng)不靈敏敏（2）庫(kù)存存負(fù)擔(dān)重，，風(fēng)險(xiǎn)大2、各個(gè)單單位銷(xiāo)售日日?qǐng)?bào)表統(tǒng)計(jì)計(jì)——流通通企業(yè)銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表表就可以統(tǒng)統(tǒng)計(jì)得到企企業(yè)物資的的消耗規(guī)律律。即：時(shí)時(shí)間函數(shù)法法、有序數(shù)數(shù)列法（1）時(shí)間間函數(shù)法：：物資消耗耗量描述成成時(shí)間的函函數(shù)Ri(t)=fi(t)Ri=∫fi(t)dtE（2）有序序數(shù)列法：：把各個(gè)單單位的銷(xiāo)售售日?qǐng)?bào)表按按單位時(shí)間間（如日、、周、月、、季、年））進(jìn)行匯總總。P.S.為為了掌握握需求規(guī)律律，統(tǒng)計(jì)的的時(shí)間單位位越小，則則需求規(guī)律律越精密靈靈敏。四、推導(dǎo)分分析推導(dǎo)分析：：根據(jù)企業(yè)主主生產(chǎn)計(jì)劃劃來(lái)進(jìn)行需需求分析，，求出各種種原材料、、零部件的的需求計(jì)劃劃的過(guò)程。。（一）制定定主產(chǎn)品生生產(chǎn)計(jì)劃1、主產(chǎn)品品的生產(chǎn)計(jì)計(jì)劃2、零部件件的生產(chǎn)計(jì)計(jì)劃——社社會(huì)維修（二）制定定主產(chǎn)品的的結(jié)構(gòu)文件件結(jié)構(gòu)層次：：每一個(gè)零零部件要標(biāo)標(biāo)出需要數(shù)數(shù)量，是自自制還是外外購(gòu)，以及及生產(chǎn)提前前期或采購(gòu)購(gòu)提前期通過(guò)主產(chǎn)品品結(jié)構(gòu)文件件可看出在在某個(gè)時(shí)間間生產(chǎn)出一一個(gè)主產(chǎn)品品需要分別別提前多長(zhǎng)長(zhǎng)時(shí)間采購(gòu)購(gòu)一些什么么樣的部件件、零件和和原材料，，需采購(gòu)多多少A（1）B（2）C（1）D（1）E（2）F（1）五、物資消消耗定額管管理物資消耗定定額：在一一定的生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)組織織的條件下下，生產(chǎn)單單位產(chǎn)品或或完成單位位工作量所所必須消耗耗的物資的的標(biāo)準(zhǔn)量。。1、技術(shù)分分析法———生產(chǎn)企業(yè)業(yè)按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)構(gòu)設(shè)計(jì)、技技術(shù)特點(diǎn)、、加工設(shè)備備和工藝流流程來(lái)制定定物資消耗耗定額的方方法。2、統(tǒng)計(jì)分分析法3、經(jīng)驗(yàn)估估計(jì)法六、預(yù)測(cè)1、概述根據(jù)企業(yè)過(guò)過(guò)去的物資資消耗情況況找出企業(yè)業(yè)物資消耗耗規(guī)律，根根據(jù)這個(gè)規(guī)規(guī)律來(lái)預(yù)測(cè)測(cè)未來(lái)企業(yè)業(yè)物資的需需求量。2、計(jì)算方方法七、發(fā)現(xiàn)需需求1、緊急定定單——““緊急”2、小額定定單——簡(jiǎn)簡(jiǎn)化或自自動(dòng)化、合合并采購(gòu)3、空白支支票采購(gòu)定定單——附附支票4、公司采采購(gòu)卡需求預(yù)測(cè)原原因需求預(yù)測(cè)原原因預(yù)測(cè)中的一一般經(jīng)濟(jì)問(wèn)問(wèn)題預(yù)測(cè)中的一一般經(jīng)濟(jì)問(wèn)問(wèn)題預(yù)測(cè)中一般般經(jīng)濟(jì)問(wèn)題題預(yù)測(cè)中用到到的數(shù)據(jù)源源預(yù)測(cè)的方法法與技術(shù)對(duì)所需產(chǎn)品品或服務(wù)加加以準(zhǔn)確描描述一、采購(gòu)申申請(qǐng)規(guī)范化化1、名詞手手冊(cè)2、構(gòu)成內(nèi)內(nèi)容全面二、采購(gòu)申申請(qǐng)的傳遞遞申請(qǐng)部門(mén)采采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)（附件）采購(gòu)申請(qǐng)（原件）2、移動(dòng)采采購(gòu)申請(qǐng)使使用——物物料和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)件重復(fù)需需要采購(gòu)申請(qǐng)部部門(mén)采采購(gòu)部門(mén)3、使用物物料清單（（BOM））XX物料料采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)數(shù)量、需要要時(shí)間……XX物料料采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)數(shù)量、需要要時(shí)間、供應(yīng)商、價(jià)格、、采購(gòu)定單單編號(hào)……4、總括或或開(kāi)口定單單總括訂購(gòu)單單(BlanketOrder)：：采購(gòu)員根根據(jù)預(yù)期的的消費(fèi)需求求，在季節(jié)節(jié)性商品尚尚未開(kāi)始生生產(chǎn)前即開(kāi)開(kāi)出訂購(gòu)單單，以確保保在銷(xiāo)售季季節(jié)到來(lái)時(shí)時(shí)有充足的的商品庫(kù)存存。開(kāi)口定定單(open-endorder)：允許許增加采購(gòu)購(gòu)項(xiàng)目或?qū)?duì)時(shí)間期限限進(jìn)行展期期。適用范范圍：維護(hù)護(hù)、修理和和輔助物料料在幾個(gè)月月內(nèi)大量使使用并頻繁繁采購(gòu)5、無(wú)庫(kù)存存采購(gòu)或系系統(tǒng)合同一攬子合同同/無(wú)庫(kù)存存采購(gòu)：采采購(gòu)經(jīng)理和和供應(yīng)商建建立長(zhǎng)期供供貨關(guān)系，，供應(yīng)商許許下承諾，，當(dāng)采購(gòu)經(jīng)經(jīng)理需要時(shí)時(shí)就按原來(lái)來(lái)約定的價(jià)價(jià)格條件隨隨時(shí)供貨，，庫(kù)存放在在供貨企業(yè)業(yè)處，采購(gòu)購(gòu)經(jīng)理需要要進(jìn)貨的時(shí)時(shí)候就發(fā)出出訂貨單給給供應(yīng)商。。6、第三方方提供維護(hù)護(hù)、修理或或輔助物料料選擇供應(yīng)貨貨源與供應(yīng)應(yīng)商Rightsupplier從合格的供供應(yīng)商處Righttime在需求的時(shí)時(shí)間內(nèi)Rightprice以合理的價(jià)價(jià)格Rightquantity取得正確的數(shù)數(shù)量Rightquality符合品質(zhì)要求求的物品和服服務(wù)合格供應(yīng)商必必有的記錄１、履行情況況良好的合同同２、所購(gòu)物料料項(xiàng)目的分類(lèi)類(lèi)表３、供應(yīng)商記記錄１、價(jià)格：以以標(biāo)準(zhǔn)貨幣單單位為尺度的的商品或服務(wù)務(wù)價(jià)值。２、價(jià)格分析析：將報(bào)價(jià)細(xì)細(xì)分為多個(gè)基基本要素進(jìn)行行分析，從而而判斷報(bào)價(jià)中中費(fèi)用的合理理性。作用：（１）決定定價(jià)格提供指指導(dǎo)（２）突出賣(mài)賣(mài)方中報(bào)價(jià)錯(cuò)錯(cuò)誤（３）為后續(xù)續(xù)談判打基礎(chǔ)礎(chǔ)確定價(jià)格和購(gòu)購(gòu)買(mǎi)條件采購(gòu)定單準(zhǔn)備備2006年1月20日，，某學(xué)校委托托該市政府采采購(gòu)中心對(duì)學(xué)學(xué)校操場(chǎng)基土土工程項(xiàng)目進(jìn)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談?wù)勁胁少?gòu)，該該項(xiàng)目的主要要內(nèi)容之一是是場(chǎng)地平整，，挖路漕，約約需挖出并運(yùn)運(yùn)走土方10000立方方米。談判文文件在對(duì)工程程報(bào)價(jià)要求中中明確規(guī)定，，投標(biāo)人投標(biāo)標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)包含含多余土方場(chǎng)場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)堆放放費(fèi)，但在談?wù)勁形募礁降墓こ塘壳迩鍐沃袇s只列列入了土方挖挖掘工程量，，而沒(méi)有列入入多余的土方方轉(zhuǎn)運(yùn)堆放工工程量。在談?wù)勁羞^(guò)程中曾曾有供應(yīng)商A（恰巧就是是后來(lái)的成交交供應(yīng)商）提提出，挖出的的土方放在什什么地方，一一名談判小組組成員回答：：既然談判文文件沒(méi)有明確確規(guī)定，只要要放在不妨礙礙自己施工地地方就可以了了。談判過(guò)程程中還有供應(yīng)商商提出其他一一些問(wèn)題，為為了便于評(píng)審審，在進(jìn)行最最終報(bào)價(jià)前，，經(jīng)采購(gòu)人同同意，談判小小組決定最終終報(bào)價(jià)統(tǒng)一以以工程量清單單為準(zhǔn)，其他他因素一律不不予考慮。并并將這一決定定以書(shū)面形式式通知所有參參加談判的供供應(yīng)商。通過(guò)過(guò)談判小組評(píng)評(píng)定，供應(yīng)商商A以最終報(bào)報(bào)價(jià)成為成交交供應(yīng)商。談?wù)勁信薪Y(jié)束后，成成交供應(yīng)商對(duì)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)進(jìn)行實(shí)地考察察時(shí)發(fā)現(xiàn)，挖挖出的多余土土方在操場(chǎng)的的四周都無(wú)法法堆放，于是是與校方交涉涉多余土方堆堆放問(wèn)題，校校方指定了多多余土方的堆堆放地點(diǎn)為施施工現(xiàn)場(chǎng)西邊邊150米以以外的一塊空空地，而且空空地很小，要要堆高10米米以上才能堆堆下挖出的土土方。成交供供應(yīng)商經(jīng)過(guò)測(cè)測(cè)算提出了增增加5萬(wàn)元土土方轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)的的要求，校方方對(duì)此一口回回絕，糾紛由由此產(chǎn)生。校方認(rèn)為，談?wù)勁形募袑?xiě)寫(xiě)得很清楚，，工程報(bào)價(jià)中中應(yīng)含有多余余土方場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)運(yùn)堆放費(fèi)，，只要在校園園內(nèi)，校方就就可以任意指指定堆放地點(diǎn)點(diǎn)，現(xiàn)在堆放放的地點(diǎn)仍然然在校園內(nèi)，，再要求增加加費(fèi)用沒(méi)有道道理。供供應(yīng)商認(rèn)認(rèn)為，談判文文件所附的工工程量清單中中不含多余土土方場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)運(yùn)堆放費(fèi)用，，而且在最終終報(bào)價(jià)前談判判小組以書(shū)面面形式出具的的報(bào)價(jià)要求中中也清楚地寫(xiě)寫(xiě)明，最終報(bào)報(bào)價(jià)以工程量量清單為準(zhǔn)，，其他因素一一律不予考慮慮，現(xiàn)在多余余的土方要從從施工場(chǎng)地運(yùn)運(yùn)出150多多米，而且要要加高堆放，，這些都是談?wù)勁形募礁降墓こ塘壳迩鍐沃袥](méi)有列列明的工作量量，相應(yīng)增加加費(fèi)用是理所所應(yīng)當(dāng)?shù)?。校方：第一一，“多余土土方?chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)運(yùn)堆放”的““場(chǎng)內(nèi)”，概概念不明確，，不能理解為為校方解釋的的“校園內(nèi)””，如果校園園有幾平方公公里，那幾平平方公里的校校園都能算是是“場(chǎng)內(nèi)”嗎嗎？顯然不能能；第二，““場(chǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)運(yùn)堆堆放”也不能能理解為由采采購(gòu)方指定地地點(diǎn)堆放，因因?yàn)檎勁形募袥](méi)有明確確，供應(yīng)商就就可以理解為為“最近距離離堆放”；第第三，堆放不不等于要加高高堆放，加高高堆放和不加加高堆放其費(fèi)費(fèi)用是不等的的；第四，在在談判時(shí)供應(yīng)應(yīng)商提出多余余土方堆放地地點(diǎn)問(wèn)題，采采購(gòu)人當(dāng)時(shí)也也在場(chǎng)，但并并沒(méi)有給出明明確回答，對(duì)對(duì)專(zhuān)家的回答答采購(gòu)人也沒(méi)沒(méi)有表示反對(duì)對(duì)，實(shí)際上就就是默認(rèn)專(zhuān)家家的回答。既既然這樣，供供應(yīng)商在報(bào)價(jià)價(jià)時(shí)一定不會(huì)會(huì)考慮將多余余土方運(yùn)到150米以外外且要加高堆堆放因素，更更何況在第二二次報(bào)價(jià)前又又明確要求最最終報(bào)價(jià)不考考慮工程量清清單以外的因因素。供應(yīng)方：要價(jià)價(jià)過(guò)高，因?yàn)闉樾７郊词共徊灰笾付ǖ氐攸c(diǎn)放，你也也要把多余土土方運(yùn)出工地地，距離遠(yuǎn)幾幾十米和距離離100多米米，費(fèi)用相差差不會(huì)太大，，加高堆放要要翻土，會(huì)增增加一定費(fèi)用用。因此專(zhuān)家家建議工程總總費(fèi)用增加兩兩萬(wàn)元。Case2光華照照相器材商店店采購(gòu)到一批批以前未經(jīng)銷(xiāo)銷(xiāo)過(guò)的照相機(jī)機(jī)，價(jià)格定為為1880元元。售貨員誤誤將標(biāo)價(jià)牌制制作為880元。上貨第第二天，張寧寧來(lái)逛商店，，發(fā)現(xiàn)近2000元的照照相機(jī)在此只只賣(mài)880元元，就一下買(mǎi)買(mǎi)了兩架。此此后售貨員去去提貨時(shí)才發(fā)發(fā)現(xiàn)實(shí)際價(jià)格格為1880元，經(jīng)多方方查找，總算算找到張寧，，要求張寧再再支付1000元。張寧寧認(rèn)為買(mǎi)賣(mài)雙雙方均是自愿愿，不存在任任何的欺詐和和脅迫，沒(méi)有有道理再支付付1000元元。商店無(wú)奈奈之下只好向向法院起訴，，要求撤銷(xiāo)這這一買(mǎi)賣(mài)行為為。問(wèn)題：這一買(mǎi)買(mǎi)賣(mài)行為能撤撤銷(xiāo)嗎？采購(gòu)定單就其其樣式和在公公司內(nèi)的傳遞遞路線而言各各不相同。不不過(guò)，任何實(shí)實(shí)用的采購(gòu)定定單所必備的的要素有：序序列編號(hào)、發(fā)發(fā)單日期、按按受定單的供供應(yīng)商的名稱(chēng)稱(chēng)和地址、所所需物品的數(shù)數(shù)量和描述述、發(fā)貨日期期、運(yùn)輸要求求、價(jià)格、支支付條款，以以及對(duì)定單有有約束的各種種條件。1、包括那些些當(dāng)侵犯別人人專(zhuān)利時(shí)，保保護(hù)采購(gòu)方不不受訴訟的連連帶責(zé)任的條條款2、包括有關(guān)關(guān)價(jià)格的條款款，Eg:如如果定單中沒(méi)沒(méi)有指明價(jià)格格,那么,在在我方?jīng)]有接接到通知并對(duì)對(duì)其表示接受受的情況下,所購(gòu)物料的的價(jià)格不應(yīng)高高于上次支付付的價(jià)格3、包括明確確指出不允許許就裝箱和運(yùn)運(yùn)輸進(jìn)行收費(fèi)費(fèi)的條款4、明確規(guī)定定貨物的接受受取決于對(duì)其其進(jìn)行的質(zhì)量量檢測(cè)的結(jié)果果5、指明拒受受物資后，如如果購(gòu)買(mǎi)方再再次采購(gòu)會(huì)重重新發(fā)出定單單6、詳細(xì)描述述質(zhì)量要求以以及質(zhì)量保障障控制方法7、如果所發(fā)發(fā)貨物在定單單指定日期沒(méi)沒(méi)有到達(dá)，允允許取消定單單。8、指明采購(gòu)購(gòu)方拒絕支付付匯票給供應(yīng)應(yīng)商的幾種情情況9、有些條款款涉及貨物數(shù)數(shù)量，即關(guān)于于實(shí)際裝運(yùn)數(shù)數(shù)量多于或少少于所定貨物物時(shí)如何處理理。在某些行行業(yè)中，很難難控制一次生生產(chǎn)產(chǎn)出的數(shù)數(shù)量（例如，，印刷業(yè)），，這時(shí)，產(chǎn)量量在一定限度度內(nèi)的超量和和不足都可以以接受。10、涉及及到對(duì)公司有有特殊利害關(guān)關(guān)系的事件的的條款，例如如有關(guān)仲裁和和制造部件時(shí)時(shí)所需工具的的處理等問(wèn)題題的條款。采購(gòu)定單傳遞遞路徑：采購(gòu)定單供供應(yīng)應(yīng)商采購(gòu)定單（副本S）采購(gòu)定單原件采購(gòu)定單副本供應(yīng)商返還副副本表明接受受合同采購(gòu)定單副本（S）采購(gòu)部門(mén)供應(yīng)商會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)部門(mén)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收收貨貨部門(mén)表明接受意見(jiàn)見(jiàn)條款填出收貨方面面各項(xiàng)數(shù)據(jù)發(fā)貨承諾、發(fā)發(fā)票及運(yùn)輸采購(gòu)定單保管管和歸檔（1）采購(gòu)定定單保存關(guān)鍵鍵：需要這些些文件的時(shí)候候可以輕而易易舉的找到。。（將相關(guān)的的文書(shū)附在一一張定單副本本上）（2）采購(gòu)定定單歸檔一份按采購(gòu)定定單編號(hào)順序序保管①另一一份與相關(guān)的的采購(gòu)申請(qǐng)和和往來(lái)信件一一起，按供應(yīng)商商名字順序保保管一份按供應(yīng)商商名字順序保保管②另一份份應(yīng)該從供應(yīng)應(yīng)商那里收到到接受函的期期限歸到期票據(jù)據(jù)記錄簿中跟蹤和催貨一、跟蹤：對(duì)對(duì)定單所作的的例行追蹤，，以便確保供供應(yīng)商能夠履履行其貨物發(fā)發(fā)運(yùn)的承諾。。作用：保證采采購(gòu)質(zhì)量和交交貨準(zhǔn)時(shí)性發(fā)生問(wèn)題后采采購(gòu)方可采取取相應(yīng)的行動(dòng)動(dòng)要素：定期檢檢查物資生產(chǎn)產(chǎn)進(jìn)度對(duì)正在生產(chǎn)的的物資進(jìn)行質(zhì)質(zhì)量技術(shù)檢測(cè)測(cè)適用范圍：關(guān)關(guān)鍵的、大額額的或提前期期較長(zhǎng)的采購(gòu)購(gòu)事項(xiàng)方法：電話、、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)（質(zhì)量跟跟蹤調(diào)查表））二、催貨是對(duì)供應(yīng)應(yīng)商施加壓力力，以使其履履行最初所做做出的發(fā)運(yùn)承承諾、提前發(fā)發(fā)運(yùn)貨物或是是加快已經(jīng)延延誤的定單涉涉及的貨物的的發(fā)運(yùn)。貨物的接受和和檢驗(yàn)一、貨物接收收的基本目的的1、確保以前前發(fā)現(xiàn)的定單單所采購(gòu)的貨貨物已經(jīng)實(shí)際際到達(dá)2、檢查到達(dá)達(dá)的貨物是否否完好無(wú)損3、確保收到到了所定購(gòu)的的貨物數(shù)量4、將貨物送送往應(yīng)該到達(dá)達(dá)的下一個(gè)目目的地以進(jìn)行行儲(chǔ)存、檢驗(yàn)驗(yàn)或使用5、確保與接接受手續(xù)有關(guān)關(guān)的文件都已已進(jìn)行了登記記并送交有關(guān)關(guān)人員二、接收貨物物后支付款項(xiàng)項(xiàng)的理由1、發(fā)票直到到折扣期快終終止的時(shí)候才才到，有時(shí)甚甚至折扣期后后發(fā)票才到2、如果沒(méi)有有進(jìn)行檢驗(yàn)，，對(duì)任何物料料進(jìn)行貨款支支付都是不明明智的3、不論如何何，通常所采采用的把貨物物裝運(yùn)日作為為開(kāi)票日的做做法應(yīng)該改變變，折扣期的的起始日應(yīng)該該是發(fā)票或貨貨物的接受日日中較晚的三、支持不必必等待貨物的的到達(dá)、檢驗(yàn)驗(yàn)和接受物料料，對(duì)發(fā)票進(jìn)進(jìn)行支付的理理由1、財(cái)務(wù)上的的收益可能很很大2、不能享受受現(xiàn)金折扣反反映了采購(gòu)方方信用狀況不不佳3、如果供應(yīng)應(yīng)商聲譽(yù)良好好，即使貨款款已經(jīng)支付，，物料出現(xiàn)了了問(wèn)題雙方也也可以圓滿地地加以解決結(jié)清發(fā)票，支支付貨款一、結(jié)清發(fā)票票的程序———采購(gòu)部門(mén)核核查發(fā)票主要程序?yàn)椋海?、進(jìn)行審審核和必要的的更正后，原原始發(fā)票送交交財(cái)務(wù)部門(mén)保保管，直到采采購(gòu)部門(mén)授權(quán)權(quán)支付款項(xiàng)；；2、發(fā)票的附附件由采購(gòu)部部門(mén)保管，直直到收貨部門(mén)門(mén)通知它物料料已經(jīng)收到為為止。3、只要采購(gòu)購(gòu)部門(mén)收到收收貨報(bào)告，它它就按照發(fā)票票檢查收貨報(bào)報(bào)告；如果收收貨報(bào)告和發(fā)發(fā)票相符，采采購(gòu)部門(mén)就同同時(shí)保管這兩兩份文件，直直到檢查部門(mén)門(mén)發(fā)來(lái)通知，，指出這批貨貨物可接受。。一、應(yīng)應(yīng)保存存的記記錄至至少包包括1、、采購(gòu)購(gòu)訂單單目錄錄。目目錄中中所有有的訂訂單都都編上上號(hào)，，并指指明每每個(gè)訂訂單是是未結(jié)結(jié)的還還是已已結(jié)的的2、采采購(gòu)訂訂單卷卷宗。。所有有的采采購(gòu)訂訂單副副本按按順序序編號(hào)號(hào)后保保管在在卷宗宗中3、、商品品文件件。記記錄所所有主主要商商品或或項(xiàng)目目的采采購(gòu)情情況（（日期期、供供應(yīng)商商、數(shù)數(shù)量、、價(jià)格格和采采購(gòu)訂訂單編編號(hào)））4、供供應(yīng)商商歷史史文件件。列列出了了與交交易金金額巨巨大的的主要要供應(yīng)應(yīng)商進(jìn)進(jìn)行的的所有有采購(gòu)購(gòu)事項(xiàng)項(xiàng)。維護(hù)記記錄二、其其他文文件1、勞勞務(wù)合合約2、工工具和和壽命命記錄錄3、少少數(shù)小小額采采購(gòu)4、投投標(biāo)歷歷史文文件第二節(jié)節(jié)信信息流流一、采采購(gòu)部部門(mén)中中技術(shù)術(shù)的使使用采購(gòu)系系統(tǒng)發(fā)發(fā)展表表現(xiàn)為為兩方方面：：（1））能提提高采采購(gòu)過(guò)過(guò)程的的效率率的系系統(tǒng)，，基本本上包包括與與供應(yīng)應(yīng)商之之間的的電子子數(shù)據(jù)據(jù)交換換系統(tǒng)統(tǒng)、條條形碼碼系統(tǒng)統(tǒng)及自自動(dòng)數(shù)數(shù)據(jù)輸輸入系系統(tǒng)（2））提高高負(fù)責(zé)責(zé)采購(gòu)購(gòu)員工工和部部門(mén)的的生產(chǎn)產(chǎn)效率率和工工作效效率的的系統(tǒng)統(tǒng)二、常常用的的技術(shù)術(shù)1、通通過(guò)傳傳真機(jī)機(jī)傳遞遞信息息缺點(diǎn)：：成成本本、時(shí)時(shí)間間、泄泄密2、傳傳真/調(diào)制制解調(diào)調(diào)器（（faxmodem））除了具具備調(diào)調(diào)制解解調(diào)器器撥號(hào)號(hào)上網(wǎng)網(wǎng)的功功能外外，配配合傳傳真軟軟件如如WinFaxPro，還還可以以當(dāng)傳傳真機(jī)機(jī)使用用。除除此之之外，，接收收后的的傳真真可以以打印印出來(lái)來(lái)或者者存盤(pán)盤(pán)，這這是傳傳統(tǒng)傳傳真機(jī)機(jī)所無(wú)無(wú)法做做到的的。所所以有有傳真真調(diào)制制解調(diào)調(diào)器，，就不不用再再購(gòu)買(mǎi)買(mǎi)一般般傳真真機(jī)了了。Publicswitchedtelephonenetwork公公共交交換電電話網(wǎng)網(wǎng)調(diào)制解解調(diào)器器是一一種計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)硬件件，它它能把把計(jì)算算機(jī)的的數(shù)字字信號(hào)號(hào)翻譯譯成可可沿普普通電電話線線傳送送的脈脈沖信信號(hào)，，而這這些脈脈沖信信號(hào)又又可被被線路路另一一端的的另一一個(gè)調(diào)調(diào)制解解調(diào)器器接收收，并并譯成成計(jì)算算機(jī)可可懂的的語(yǔ)言言。這這一簡(jiǎn)簡(jiǎn)單過(guò)過(guò)程完完成了了兩臺(tái)臺(tái)計(jì)算算機(jī)間間的通通信。。Fax/Modem指指?jìng)髡嬲{(diào)調(diào)制解調(diào)調(diào)器，Modem指調(diào)調(diào)制解調(diào)調(diào)器，F(xiàn)ax指指?jìng)髡妫?，它擁有有Modem和和傳真機(jī)機(jī)的兩個(gè)個(gè)功能，，市面上上大部分分的Modem產(chǎn)品都都有這兩兩個(gè)功能能。一個(gè)個(gè)好的Fax/Modem可可以自動(dòng)動(dòng)區(qū)分是是語(yǔ)音電電話、傳傳真電話話還是數(shù)數(shù)據(jù)。3、電子子郵件4、語(yǔ)音音信箱語(yǔ)音信箱箱業(yè)務(wù)是是利用電電話語(yǔ)音音信箱系系統(tǒng)向用用戶提供供存儲(chǔ)、、提取話話音留言言及其他他輔助功功能的一一項(xiàng)服務(wù)務(wù)。（1）普普通信箱箱：用于于來(lái)訪者者給用戶戶（信箱箱主人））留言，，只有信信箱主人人才可提提取信箱箱中的留留言信息息。普通通信箱用用戶分兩兩種情況況：一種種是普通通電話網(wǎng)網(wǎng)中的用用戶，另另一種是是非普通通電話網(wǎng)網(wǎng)中的用用戶。（（2））布告欄欄信箱：：用于信信箱主人人向來(lái)訪訪者發(fā)布布信息，，只有信信箱主人人才可在在信箱中中留言，，還可根根據(jù)需要要設(shè)置查查詢權(quán)限限檢查密密碼，這這類(lèi)信箱箱主人可可以為任任何種類(lèi)類(lèi)的用戶戶。5、采購(gòu)購(gòu)運(yùn)作系系統(tǒng)6、管理理報(bào)告系系統(tǒng)二、采購(gòu)購(gòu)和供應(yīng)應(yīng)活動(dòng)中中計(jì)算機(jī)機(jī)的使用用1、采購(gòu)購(gòu)程序的的電子化化處理將將辦公室室里的手手工勞動(dòng)動(dòng)降到最最小值2、記錄錄中的信信息通常常更精確確，并幾幾乎可以以立刻得得到3、對(duì)于于運(yùn)作的的控制得得以提高高4、由于于有信息息的支持持以及對(duì)對(duì)運(yùn)作控控制的改改善，業(yè)業(yè)務(wù)績(jī)效效也可以以提高5、由于于更快、、更準(zhǔn)確確的信息息流的出出現(xiàn)，采采購(gòu)者可可以有更更多的時(shí)時(shí)間與供供應(yīng)商就就重要問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行行面對(duì)面面的討論論，與供供應(yīng)商關(guān)關(guān)系得以以改善美國(guó)通用用電器公公司電子子采購(gòu)1、傳統(tǒng)統(tǒng)程序（（照明部部）七天向公司采購(gòu)部發(fā)送幾百份詢價(jià)申請(qǐng)從公司的技術(shù)資料檔案中檢索相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖復(fù)印室復(fù)印將復(fù)印資料和尋價(jià)申請(qǐng)放入信封2、1996年年采用計(jì)計(jì)算機(jī)采采購(gòu)自動(dòng)檢索索準(zhǔn)確采采購(gòu)資源源部供供應(yīng)商商設(shè)計(jì)圖紙紙并附接接收電子子詢價(jià)收收到到詢價(jià)上電子詢?cè)儍r(jià)單并并報(bào)價(jià)價(jià)2小時(shí)計(jì)算機(jī)采采購(gòu)體系系循環(huán)步步驟發(fā)現(xiàn)需求求說(shuō)說(shuō)明/描描述需求求決決定外外購(gòu)選項(xiàng)項(xiàng)確確定幾幾個(gè)價(jià)格格準(zhǔn)備準(zhǔn)準(zhǔn)備他條款采采購(gòu)定定單發(fā)出采購(gòu)購(gòu)定單跟跟蹤蹤采購(gòu)定定單收收貨/檢驗(yàn)支支票票審批和和支付貨貨款維維護(hù)記記錄采購(gòu)流程程管理采購(gòu)訂單MM

Materialsmgmt654

27訂單跟蹤采購(gòu)訂單處理采購(gòu)批準(zhǔn)3貨源與價(jià)格確定1采購(gòu)申請(qǐng)貨物接受收發(fā)現(xiàn)需求劃發(fā)票采購(gòu)訂單發(fā)票效驗(yàn)?自動(dòng)采購(gòu)購(gòu)系統(tǒng)的的簡(jiǎn)化流流程圖計(jì)算機(jī)供應(yīng)商文文件開(kāi)放式請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)單項(xiàng)目或物物料的歷史文件件庫(kù)存控制制信息報(bào)告采購(gòu)定單物料請(qǐng)購(gòu)單價(jià)格的歷史資料一、電子供應(yīng)應(yīng)商目錄一種網(wǎng)頁(yè)，提提供了供應(yīng)商商銷(xiāo)售和供應(yīng)應(yīng)的產(chǎn)品和服服務(wù)的有關(guān)信信息。（二）同供應(yīng)應(yīng)商的電子數(shù)數(shù)據(jù)交換1、EDI定定義（electronicdatainterchange)按照統(tǒng)一規(guī)定定的一套通用用標(biāo)準(zhǔn)格式，，將標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)經(jīng)濟(jì)信息，通通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)絡(luò)傳輸，在貿(mào)貿(mào)易伙伴的電電子計(jì)算機(jī)系系統(tǒng)之間進(jìn)行行數(shù)據(jù)交換和和自動(dòng)處理，，有效的減少少由于重復(fù)輸輸入而產(chǎn)生的的錯(cuò)誤和浪費(fèi)費(fèi)的時(shí)間、資資源，從而提提高企業(yè)對(duì)市市場(chǎng)的應(yīng)變能能力，加快貿(mào)貿(mào)易循環(huán)。2、EDI硬硬件環(huán)境（１）計(jì)算機(jī)機(jī)（（2）MODEM和路路游器（3）通信線線路（（4）計(jì)算算機(jī)網(wǎng)絡(luò)（VAN）3、EDI作作用（1）減少了了文書(shū)工作（（無(wú)紙化采購(gòu)購(gòu)）（2）不需要要文員做文書(shū)書(shū)工作（3）有利于于開(kāi)發(fā)一體化化的和更好的的采購(gòu)和物料料管理系統(tǒng)（4）由于使使用屬于第三三方的具有國(guó)國(guó)際傳輸能力力和標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)，全球范圍圍內(nèi)的采購(gòu)方方和使用地與與供應(yīng)商之間間的溝通步伐伐可以更快（5）提高企企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)營(yíng)總成本的能能力（三）條形碼碼一系列平行排排列的矩陣線線條和空白，，預(yù)先確定排排列方式代表表了字母、數(shù)數(shù)字和特別的的性質(zhì)。（690、691、692代表中國(guó)國(guó)）1、可靠準(zhǔn)確確2、數(shù)據(jù)輸入入速度快3、經(jīng)濟(jì)便宜宜4、設(shè)備簡(jiǎn)單單（四）提高成成效1、決策幫助助（決策支持持系統(tǒng)）決策支持系統(tǒng)統(tǒng)(DecisionSupportSystem，，簡(jiǎn)稱(chēng)DSS)是輔助助決策者通過(guò)過(guò)數(shù)據(jù)、模型型和知識(shí)，以以人機(jī)交互方方式進(jìn)行半結(jié)結(jié)構(gòu)化或非結(jié)結(jié)構(gòu)化決策的的計(jì)算機(jī)應(yīng)用用系統(tǒng)。它是是管理信息系系統(tǒng)(MIS)向更高一一級(jí)發(fā)展而產(chǎn)產(chǎn)生的先進(jìn)信信息管理系統(tǒng)統(tǒng)。它為決策策者提供分析析問(wèn)題、建立立模型、模擬擬決策過(guò)程和和方案的環(huán)境境，調(diào)用各種種信息資源和和分析工具，，幫助決策者者提高決策水水平和質(zhì)量。。2、專(zhuān)家系統(tǒng)統(tǒng)模仿人類(lèi)專(zhuān)家家解決問(wèn)題的的行為的計(jì)算算機(jī)程序1、專(zhuān)家系統(tǒng)統(tǒng)的架構(gòu)：知識(shí)庫(kù)(KnowlegeBase)儲(chǔ)存專(zhuān)專(zhuān)家用以解決決問(wèn)題的知識(shí)識(shí)。推理機(jī)(InferenceMechanism)用以以控制推理過(guò)過(guò)程。使用者接口(UserInterface)提供使用者者與專(zhuān)家系統(tǒng)統(tǒng)的接接口。解釋機(jī)(ExplanationMechanism)提供使用者者友善的解釋釋說(shuō)明及咨詢?cè)児δ?。知識(shí)獲取接口口(KnowlegeAcquisitionInterface)提供編編輯、增刪知知識(shí)庫(kù)功能。。工作記憶區(qū)(WorkingMemory)儲(chǔ)存推理過(guò)過(guò)程中的事實(shí)實(shí)。3、全球化數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)4、采購(gòu)者工工作站工作站（Workstation）），是一種以以個(gè)人計(jì)算機(jī)機(jī)和分布式網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為基基礎(chǔ)，主要面面向?qū)I(yè)應(yīng)用用領(lǐng)域，具備備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)據(jù)運(yùn)算與圖形形、圖像處理理能力，為滿滿足工程設(shè)計(jì)計(jì)、動(dòng)畫(huà)制作作、科學(xué)研究究、軟件開(kāi)發(fā)發(fā)、金融管理理、信息服務(wù)務(wù)、模擬仿真真等專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域域而設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)發(fā)的高性能計(jì)計(jì)算機(jī)。采購(gòu)者工作站站（1）具有連連續(xù)到主機(jī)數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)動(dòng)交易系統(tǒng)（2）具有決決策支持系統(tǒng)統(tǒng)（3）具有一一個(gè)專(zhuān)家系統(tǒng)統(tǒng)（4）具有提提高個(gè)人生產(chǎn)產(chǎn)效率的軟件件、字處理軟軟件等（五）微型計(jì)計(jì)算機(jī)（1）只需要要在硬件上進(jìn)進(jìn)行不多的投投資，再花費(fèi)費(fèi)大約2000元購(gòu)買(mǎi)采采購(gòu)軟件（2）提高采采購(gòu)部門(mén)計(jì)劃劃能力（3）個(gè)人計(jì)計(jì)算機(jī)是獨(dú)立立系統(tǒng)，可以以完全由采購(gòu)購(gòu)部門(mén)使用（4）保密性性強(qiáng)（5）數(shù)據(jù)和和報(bào)告的及時(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性性得到極大提提高（6）能到市市場(chǎng)上買(mǎi)到圖圖表處理軟件件應(yīng)用于采購(gòu)購(gòu)部門(mén)的例行行活動(dòng)中。（六）軟件軟件都是用各各種電腦語(yǔ)言言（也叫程序序設(shè)計(jì)語(yǔ)言））編寫(xiě)的。最最底層的叫機(jī)器語(yǔ)言，它由一些0和1組成，，可以被某種種電腦直接理理解，但人就就很難理解。。上面一層叫叫匯編語(yǔ)言，它只能由某某種電腦的匯匯編器軟件翻翻譯成機(jī)器語(yǔ)語(yǔ)言程序，才才能執(zhí)行。人人能夠勉強(qiáng)理理解匯編語(yǔ)言言。人常用的的語(yǔ)言是更上上一層的高級(jí)語(yǔ)言，比如C,Java,Fortran,BASIC。這些語(yǔ)言言編寫(xiě)的程序序一般都能在在多種電腦上上運(yùn)行，但必必須先由一個(gè)個(gè)叫作編譯器或者是解釋器的軟件將高級(jí)級(jí)語(yǔ)言程序翻翻譯成特定的的機(jī)器語(yǔ)言程程序。編寫(xiě)電電腦軟件的人人員叫程序設(shè)設(shè)計(jì)員、程