淺談高校學生檔案管理系統(tǒng)對高校檔案管理的促進作用-檔案管理論文

4/4淺談高校學生檔案管理系統(tǒng)對高校檔案管理的促進作用-檔案管理論文

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044（2023）15-0069-02

高校學生檔案管理系統(tǒng)主要包括高校學生長期以來的教育狀況、基本信息、基礎能力、入黨入團狀況、獎懲信息等重要內(nèi)容，一定程度上而言，它是高校學生生活的見證，是學生能力、品德等重要內(nèi)容的展示窗口，由此可見高校學生檔案管理的重要意義，近幾年來，隨著人們對于高校學生檔案管理系統(tǒng)重視程度的不斷提升，我國各高校的學生檔案管理已有了明顯改善。而高校學生檔案作為高校檔案管理的重要部分，自然也推動著高校檔案管理的不斷發(fā)展。

1高校檔案管理的必要性

1）高校檔案管理對于學校的教育體系建設具有借鑒意義

正如上文所述，高校檔案管理所包含的內(nèi)容及其廣泛，既包含了學生在校內(nèi)的表現(xiàn)和學習成績，又包含了高校為其提供的教育資源，因而高校的檔案管理對于高校教育體系的形成與發(fā)展具有極大的借鑒意義。隨著人們對于素質(zhì)教育推崇程度的不斷提升，高校檔案中所包含的內(nèi)容也逐漸為人們所重視，在這一背景之下，高校通過對本校學生的檔案進行系統(tǒng)地研究，便可基本了解到本校的素質(zhì)教育進程，從而針對日后的學生教育提出相應的解決措施。因而可以說高校的學生檔案標志著該校一定時間的發(fā)展進程，并對于日后的發(fā)展具有極大的借鑒意義。除此之外，有效的高校檔案管理在一定程度上也顯示這學校對于學生檔案的重視程度，甚至標志著高校的辦事效率，因而高校要在如此推崇素質(zhì)教育的今天快速發(fā)展，就必須將學生置于首位，將學生的檔案列為重要管理內(nèi)容，這樣才能推動我國高校檔案管理的發(fā)展進程。

1）高校檔案管理對于學生的品德行為具有極大的約束作用

高校檔案管理中所包含的內(nèi)容主要是有關學生的相關教育經(jīng)歷、獎懲經(jīng)歷等信息，因而，它在一定程度上代表著學生的性格、能力、品德等信息，在學生的教育與工作生活中具有極大的影響力，因而可以說高校檔案管理可以在一定程度上約束學生的行為，使其在不斷地發(fā)展變化中逐步變得理智，推動學生自身品德的形成與發(fā)展。尤其是隨著信息化進程的不斷加快，全民信息化的時代已然到來，學生檔案的重要性更是邁入了一個新的臺階，學生所有的教育經(jīng)歷、獎懲措施等信息都會第一時間進入網(wǎng)絡當中，成為其日常經(jīng)歷的重要內(nèi)容，甚至它還可以決定學生日后的工作職位、升遷、工資等內(nèi)容，而高校通過對學生檔案進行系統(tǒng)性管理，可以在較短時間內(nèi)完成對于學生信息的搜尋與管理，因而高校檔案管理對于學生的日常行為具有極大的約束作用，使其在不自覺當中注意自己的言行，從而達到緩解校園矛盾的目的。

2）高校檔案管理對于用人單位人才考察具有極大的輔助作用

由于高校學生檔案在長期發(fā)展過程中具有極大的權(quán)威性與專業(yè)性，用人單位在進行人才招聘時都會將高校學生檔案作為考察的重要內(nèi)容，甚至將其視為決定性內(nèi)容，在這一背景之下，高校檔案的管理就變得尤為重要。高校通過對學生檔案進行系統(tǒng)性的管理，不僅可以達到保存學生檔案的目的，還可通過對學生檔案進行整體性的檢查與管理而了解學生整體所缺乏的東西，這一內(nèi)容經(jīng)過反饋后可以成為高校學生培訓的重要內(nèi)容，從而通過整體性的活動來對學生檔案進行必要的修改與添加，使學生的檔案可以為他們的工作經(jīng)歷添加精彩的內(nèi)容，由此可見高校檔案管理的必要性。

2高校學生檔案管理系統(tǒng)的價值與意義

1）高校學生檔案管理系統(tǒng)推動高校檔案管理的系統(tǒng)化運行

通過對高校學生檔案管理系統(tǒng)進行考察，我們可以發(fā)現(xiàn)高校學生檔案管理系統(tǒng)的主要作用在于對學生的檔案進行保存與管理，通過嚴格的規(guī)章制度來實現(xiàn)學生檔案的規(guī)范性管理，其中包含了學生檔案的接收、保存以及后續(xù)的管理工作，通過將這一系列工作規(guī)范化來實現(xiàn)學生檔案的系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)了學生檔案在錄入、查詢、修改、借閱等方面的規(guī)范性，以此來減輕高校學生檔案管理的混亂狀況，實現(xiàn)學生檔案的系統(tǒng)化運作，而高校檔案管理正是在這一系列步驟的嚴格操作下才實現(xiàn)了高校檔案管理的系統(tǒng)化運行，減輕了檔案管理人員的壓力，將學生檔案置于可控制的范圍之內(nèi)，推動了高校檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。

2）高校學生檔案管理系統(tǒng)推動高校檔案管理的科學化整理

通過對高校學生檔案管理系統(tǒng)進行考察可得，當前我國高校學生的檔案均是按照科學的方式進行整理，通過專業(yè)化的檔案管理方法對其進行整理，將各環(huán)節(jié)的檔案管理加以規(guī)范化，以此來降低檔案管理人員的操作壓力，通過模式化的整理方法來實現(xiàn)當前我國高校檔案管理的科學化發(fā)展，例如在進行學生檔案的接收時首先根據(jù)學生的系別與班級建立嚴格的檔案分類規(guī)則，在此基礎上將檔案進行規(guī)范化的保存，還可根據(jù)學生的入學編號進行整理，將檔案管理活動簡單化，此外，學生檔案的借閱與查看也必須具備嚴格的規(guī)章制度，在得到了所在系與學校的雙重同意之后才可對其進行借閱，借閱時也要在檔案管理人員的要求下做好檔案借閱的相關手續(xù)，登記好借閱人的相關信息后才能借閱，歸還檔案時管理人員也要嚴格進行檢查，防止出現(xiàn)問題，除此之外，檔案管理人員與借閱人也必須對檔案的內(nèi)容進行嚴格的保密工作。

3）高校學生檔案管理系統(tǒng)推動高校檔案管理的實用性發(fā)展

我國高校檔案管理中存在的一大問題便在于檔案的專業(yè)性太強而實用性則遭到了一定程度的忽視，而學生檔案自身的特殊性也使得?W生檔案的實用性亟需得到重視。高校學生檔案管理系統(tǒng)的存在使得學生檔案可以進行嚴格的管理與規(guī)范，并可實時對檔案中的錯誤內(nèi)容進行修改，例如學生的家庭住址等可能會發(fā)生變化的內(nèi)容，如果實用性不強的話便無法得到適當?shù)男薷模绱艘粊肀氵`背了高校學生檔案存在的意義，因而，通過對高校學生檔案系統(tǒng)進行管理可以在一定程度上實現(xiàn)我國高校檔案管理的實用性，做到了學生檔案的規(guī)范化與實用性的共存，有利于推動高校檔案管理的實用性發(fā)展。3以高校學生檔案管理系統(tǒng)促高校檔案管理的必要對策

1）實現(xiàn)高校檔案管理的電子化編入與整理

隨著時代的發(fā)展，信息化進程的不斷加快，當前我國高校學生的檔案管理也必須要與時俱進，在不斷地發(fā)展變化中實現(xiàn)高校學生檔案管理的電子化進程。高校學生檔案的信息化不僅有利于將檔案管理的各項內(nèi)容進行簡化處理，還可以在一定程度上推動高校學生檔案的保密化進程，使得學生檔案在可控制的范圍內(nèi)得到適當?shù)谋４媾c整理。首先在學生檔案的接收方面，高?？梢詫W生檔案進行電子化輸入與檢索，在此基礎上對學生檔案進行嚴格化檢查與監(jiān)督，防止學生檔案被篡改，因而，推動學生檔案的電子化進程可以在很大程度上起到保護學生檔案的作用，從而推動高校檔案管理的發(fā)展。

2）嚴格高校檔案管理制度

正如上文所述，當前我國檔案管理存在的很大問題在于其本身規(guī)章制度的不完善，雖然我國設置了專門的《檔案法》，但是大多數(shù)高校對于《檔案法》的存在均不甚重視。因而，高校檔案管理要得到發(fā)展就必須針對本校的具體情況設置嚴格的規(guī)章制度，對學生檔案的各部分內(nèi)容進行嚴格的規(guī)定，以此來實現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化進程。此外，必須對學生檔案的保密工作進行嚴格的管理，防止學生檔案的泄露，以免造成不可挽回的后果。

3）建立專業(yè)化檔案管理隊伍

通過對高校學生檔案管理系統(tǒng)進行研究可得高校檔案管理要得到發(fā)展就必須設立專門的檔案管理隊伍，對學生檔案進行專門化的管理，并聘請部