辦公室主任說(shuō)明書(shū)

辦公室主任崗位說(shuō)明書(shū)、基本信息崗位名稱辦公室主任崗位編號(hào)岡位類別職能類口生產(chǎn)技術(shù)類 口米購(gòu)類□銷售類崗位性質(zhì)□核心崗位關(guān)鍵崗位所屬部門(mén)辦公室定編人數(shù)（人力資源部統(tǒng)一填寫(xiě)）直接上級(jí)管理總監(jiān)直接卜級(jí)公共宣傳部經(jīng)理所屬職系（人力資源部統(tǒng)一填寫(xiě)）薪酬區(qū)間（人力資源部統(tǒng)一填寫(xiě)）編寫(xiě)日期編制人二、設(shè)置目的負(fù)責(zé)為公司管理層提供決策支持，保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行； 進(jìn)行公司形象推廣、公關(guān)和公司企業(yè)文化建設(shè)；負(fù)責(zé)后勤支持工作三、主要職責(zé)與任務(wù)職責(zé)1:負(fù)責(zé)為公司管理層提供支持，并負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)總經(jīng)理和總經(jīng)理辦公會(huì)的決議。工作任務(wù)1、 負(fù)責(zé)組織制定公司長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃2、 負(fù)責(zé)組織和安排管理層會(huì)議，提供會(huì)議紀(jì)錄與整理服務(wù)。3、 通報(bào)會(huì)議決議，并跟蹤會(huì)議決議的實(shí)施情況。4、 協(xié)助總經(jīng)理的工作，提供決策支持。職責(zé)2:負(fù)責(zé)保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行。工作任務(wù)1、 負(fù)責(zé)制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項(xiàng)管理制度。2、 負(fù)責(zé)督促管理制度的有效執(zhí)行，負(fù)責(zé)評(píng)估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性職責(zé)3:負(fù)責(zé)制疋辦公至工作計(jì)劃，頭現(xiàn)工作目標(biāo)工作任務(wù)制訂辦公室年度、月度工作目標(biāo)、工作計(jì)劃，并組織實(shí)施職責(zé)4:負(fù)責(zé)公司形象推廣、公關(guān)活動(dòng)

工作任務(wù)1、 負(fù)責(zé)公司形象設(shè)計(jì)和推廣實(shí)施。2、 負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位包括上級(jí)單位的來(lái)訪，負(fù)責(zé)與新聞媒體的接觸。3、 負(fù)責(zé)組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機(jī)處理。4、 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的建設(shè)與更新。職責(zé)5：公司企業(yè)文化建設(shè)工作任務(wù)1、 負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部員工活動(dòng)。2、 建立員工與管理層的溝通渠道，吸引員工關(guān)心公司事務(wù)并參與管理。3、 組織公司內(nèi)部信息發(fā)布和內(nèi)部刊物的出版。職責(zé)6：統(tǒng)籌管理公司后勤服務(wù)工作工作任務(wù)1、 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外環(huán)境的管理，包括辦公場(chǎng)所分配、辦公場(chǎng)所的整體布置、綠化、清潔與保持工作2、 負(fù)責(zé)管理公司保安和消防工作，確保公司辦公、生活秩序不受干擾和公司財(cái)產(chǎn)、員工的安全，并定期組織檢查公司消防設(shè)備設(shè)施的配置和使用狀態(tài)3、 負(fù)責(zé)辦理公司辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理4、 負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)與管理工作5、 負(fù)責(zé)公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱6、 負(fù)責(zé)與賓館管理處保持聯(lián)系，保證辦公場(chǎng)所的水、電、空調(diào)、電話等設(shè)施完好7、 負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)電腦、網(wǎng)絡(luò)的管理、維修和升級(jí)8、 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站平臺(tái)的籌劃和建設(shè)9、 負(fù)責(zé)公司印章管理、合同審計(jì)和一般法律事務(wù)處理10、 負(fù)責(zé)對(duì)公司出差人員的管理，并提供出國(guó)手續(xù)辦理、旅程安排等方面的支持職責(zé)7:部門(mén)內(nèi)部管理工作工作任務(wù)1、 制訂、修訂辦公室的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實(shí)施2、 負(fù)責(zé)公司辦公室隊(duì)伍建設(shè)，選拔、配備、評(píng)價(jià)下屬人員，組織部門(mén)技能培訓(xùn)3、 負(fù)責(zé)指導(dǎo)屬下員工制定階段工作計(jì)劃，并督促執(zhí)行4、 負(fù)責(zé)指導(dǎo)屬下員工制定階段工作計(jì)劃，并督促執(zhí)行職責(zé)8完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)四、在組織中的位置

行政副總辦公卒主任五、工作協(xié)作關(guān)系行政副總辦公卒主任五、工作協(xié)作關(guān)系協(xié)作關(guān)系

示意圖1、對(duì)上：行政畐U總協(xié)作關(guān)系2、對(duì)下：公共宣傳部經(jīng)理說(shuō)明3、對(duì)內(nèi)：公司各部門(mén)，管理總監(jiān)，總經(jīng)理4、對(duì)外：上級(jí)單位和兄弟單位、新聞媒體、賓館物業(yè)管理處、辦公用品供應(yīng)商、消防部門(mén)、衛(wèi)生管理部門(mén)、公安部門(mén)、街道等六、權(quán)責(zé)描述人事權(quán)限：建議權(quán)知情權(quán)口提名權(quán)□考核權(quán)審核權(quán)口審批權(quán)□否決權(quán)人事權(quán)限：建議權(quán)知情權(quán)口提名權(quán)□考核權(quán)審核權(quán)口審批權(quán)□否決權(quán)七、任職資格□博士后/研究生教育水平 本科/學(xué)士口碩士/研究生口博士□博士后/研究生對(duì)口專業(yè)企業(yè)管理或相關(guān)專業(yè)

工作經(jīng)驗(yàn)一般工作經(jīng)驗(yàn)□1-3年 4-5年 口6-10年 口10-15年 口16年以上相關(guān)專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)1-3年 口4-5年 口6-10年 口10-15年 口16年以上相關(guān)管理工作經(jīng)驗(yàn)1-3年 口4-5年 口6-10年 口10-15年 口16年以上外語(yǔ)要求級(jí)別大學(xué)英語(yǔ)4、6級(jí) 口英語(yǔ)專業(yè)6、8級(jí) 口商務(wù)英語(yǔ)□托福、雅斯、GRE □其他語(yǔ)種：熟練程度□閱讀 一般聽(tīng)說(shuō) 口專業(yè)筆譯 口專業(yè)口譯職業(yè)資格要求專業(yè)技術(shù)資格（職稱）：熟練使用自動(dòng)化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)□執(zhí)業(yè)資格：□其他資格：知識(shí)要求□戰(zhàn)略管理知識(shí) 行政管理 口人力資源知識(shí) 口市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)能力要求（5-很強(qiáng)，非常岀色4-較強(qiáng)3-基本具備2-有點(diǎn)1-幾乎沒(méi)有）能力種類指標(biāo)解釋能力等級(jí)（高一低）業(yè)務(wù)能力掌握本崗位的工作所具備的專業(yè)知識(shí)和技能，能有效地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)加以解決。5 4 3 2 1職業(yè)敏感性具備一定的信息敏感性，通過(guò)恰當(dāng)?shù)耐緩郊皶r(shí)了解與本崗位工作有關(guān)的信息，掌握本領(lǐng)域最新研究動(dòng)態(tài)的能力。5 4 3 2 1創(chuàng)新能力在工作中不斷提出新設(shè)想、新方案，改進(jìn)工作萬(wàn)式和萬(wàn)法，開(kāi)拓新局面的能力。5 4 3 2 1協(xié)調(diào)能力與人融洽相處，在人際交往中隨和大度，能堅(jiān)持立場(chǎng)，有效化解沖突。與上司、下屬、客戶保持友好關(guān)系的能力。5 4 3 2 1溝通能力通過(guò)口頭語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)捷地表達(dá)自己的思想和感情，根據(jù)表述內(nèi)容和溝通對(duì)象的特點(diǎn)采取適當(dāng)表達(dá)方式和技巧的能力，在人際交往的情景中，能通過(guò)各種途徑和線索準(zhǔn)確地把握和理解對(duì)方的意圖，抓住關(guān)鍵信息，作出恰當(dāng)反映的能力。使別人接納自己意見(jiàn)和建議的能力。5 4 3 2 1公關(guān)能力采取恰當(dāng)?shù)姆绞脚c媒體、政府部門(mén)及公眾溝通，以達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。5 4 3 2 1分析判斷能力對(duì)日常工作中的具體問(wèn)題和數(shù)據(jù)、信息運(yùn)用邏輯思維的方法進(jìn)行系統(tǒng)分析，找出影響因素，把握相關(guān)關(guān)系，抓住問(wèn)題實(shí)質(zhì)，得出正確結(jié)論的能力?5 4 3 2 1思維靈活性思路開(kāi)闊、思維敏捷，不受定勢(shì)的影響，機(jī)動(dòng)靈活，能夠具體情況具體分析，面對(duì)問(wèn)題和困境能及時(shí)準(zhǔn)確地找到應(yīng)對(duì)措施的能力。5 4 3 2 1適應(yīng)性能根據(jù)不同的環(huán)境和條件及時(shí)調(diào)整自己的心態(tài)和工作方法，在新的自然和人文環(huán)境下能很快勝任工作要求，采取相應(yīng)的應(yīng)變措施。5 4 3 2 1承壓能力承受挫折，在有壓力的情況下，保持情緒穩(wěn)定，5 4 3 2 1

繼續(xù)做好工作的能力，面對(duì)困難能夠百折不撓、勇往直前。決策能力正確地判斷形勢(shì)，做出選擇的能力。5 4 3 2 1培養(yǎng)指導(dǎo)下屬能力善于發(fā)現(xiàn)下屬的缺點(diǎn)，適時(shí)地指導(dǎo)和幫助下屬，能把自己的經(jīng)驗(yàn)和技能傳授給下屬，能對(duì)具體業(yè)務(wù)或技術(shù)工作進(jìn)行指導(dǎo)，不斷帶動(dòng)下屬成長(zhǎng)。5 4 3 2 1計(jì)劃能力工作中有超前意識(shí)，能合理規(guī)劃，并推進(jìn)各項(xiàng)事務(wù)。5 4 3 2 1組織能力運(yùn)用各種企業(yè)資源，并有條不紊地達(dá)成目標(biāo)的能力。5 4 3 2 1主動(dòng)性在工作情況有了新的變化和碰到新問(wèn)題時(shí)，不是消極等待上級(jí)分派任務(wù)或提出要求，能主動(dòng)開(kāi)展工作，或及時(shí)向有關(guān)部門(mén)提出建議。5 4 3 2 1技能要求公文寫(xiě)作能力具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，言簡(jiǎn)意賅，行文流暢。5 4 3 2 1電腦及辦公軟件操作能力熟悉辦公軟件的操作，能夠利用辦公軟件解決實(shí)際工作問(wèn)題。5 4 3 2 1其他技能要求：掌握相應(yīng)的行政管理、企業(yè)形象策劃和企業(yè)文化建設(shè)的知識(shí)，了解公關(guān)宣傳的常用做法八、工作環(huán)境使用工具設(shè)備□臺(tái)式電腦及固定辦公工具 口筆記本電腦及移動(dòng)辦公工具 兩者兼具工作環(huán)境獨(dú)立辦公室 口半開(kāi)放式辦公室 口開(kāi)放式工位工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間，偶爾加班或出差□經(jīng)常出差，出差時(shí)間占總工作時(shí)間的比重九、培訓(xùn)要求1、新員工培訓(xùn)： 集團(tuán)的發(fā)展史、現(xiàn)狀、使命和企業(yè)精神生化能源事業(yè)部介紹職業(yè)生涯規(guī)劃規(guī)矩與方圓-人事政策介紹規(guī)矩與方圓-財(cái)務(wù)制度介紹事業(yè)部公文規(guī)范事業(yè)部團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)法2、專業(yè)技術(shù)