《外國(guó)檔案管理學(xué)（第二版）》課件5-第五章外國(guó)檔案收集

管理流程篇第三篇外國(guó)檔案收集

外國(guó)檔案鑒定外國(guó)檔案整理外國(guó)檔案檢索外國(guó)檔案利用外國(guó)檔案收集第五章●分析文件生命周期理論產(chǎn)生的專業(yè)背景。●介紹文件生命周期理論的得名，總結(jié)其形成和發(fā)展過(guò)程?！耜U述文件生命周期理論的基本內(nèi)容?！褚罁?jù)文件生命周期理論盛行的表現(xiàn)，總結(jié)其理論意義和實(shí)踐價(jià)值?！裉接懳募芷诶碚撛陔娮訒r(shí)代面臨的挑戰(zhàn)，提出該理論在電子時(shí)代的修正設(shè)想，總結(jié)其在電子時(shí)代的指導(dǎo)價(jià)值?！耜U述外國(guó)電子文件歸檔第五章外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程第一節(jié)外國(guó)檔案收集外國(guó)檔案收集制度第二節(jié)外國(guó)檔案館藏第三節(jié)第四節(jié)外國(guó)電子文件歸檔第五章外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程第一節(jié)外國(guó)檔案收集一、檔案收集的含義二、檔案收集的意義三、檔案收集的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程檔案收集(archivalacquisition)是檔案機(jī)構(gòu)獲得和積累檔案的一種手段，指的是接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)資料的活動(dòng)。具體而言，檔案收集是指將分散形成或保存在社會(huì)組織或個(gè)人手中的檔案及散失在國(guó)內(nèi)外的檔案，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法，分別集中到檔案機(jī)構(gòu)的活動(dòng)。很明顯，檔案的收集包括檔案的接收和征集兩方面。接收是指檔案機(jī)構(gòu)按照有關(guān)法律法規(guī)將各機(jī)關(guān)具有檔案價(jià)值的文件接收進(jìn)館的過(guò)程；征集則是指以捐贈(zèng)或購(gòu)買的方式，從檔案機(jī)構(gòu)之外的渠道鑒別并收集歷史文件的過(guò)程。這兩種方式是檔案機(jī)構(gòu)獲得檔案的主要途徑。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程國(guó)外檔案界對(duì)檔案收集的含義有著明確的規(guī)定。國(guó)際檔案理事會(huì)最新修訂的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》規(guī)定了檔案收集的概念及其含義，收集(acquisition)的含義是“文件中心或檔案館按照法定程序接收，或是通過(guò)寄存、購(gòu)買、捐贈(zèng)或遺贈(zèng)的方式增加館藏的活動(dòng)過(guò)程”。顯然，這一概念包含了接收和征集兩方面的含義。由于接收是一種依法例行的制度，涉及文件形成機(jī)關(guān)和檔案機(jī)構(gòu)兩端，對(duì)于檔案部門而言這項(xiàng)活動(dòng)被稱為“接收”(accession),對(duì)于形成機(jī)關(guān)而言這項(xiàng)活動(dòng)則被稱為“移交”(transfer),因此,《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》分別界定了“接收”“移交”的專門術(shù)語(yǔ)及其含義。接收指的是正式接收館藏的活動(dòng)；移交指的是改變文件或檔案實(shí)體保管場(chǎng)所的行為，檔案的所有權(quán)可以變化，也可以不變化。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程北美國(guó)家對(duì)檔案收集的術(shù)語(yǔ)界定及含義解釋與國(guó)際檔案理事會(huì)略有差別。美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)主編的《檔案與文件術(shù)語(yǔ)詞匯表（2005年）較為嚴(yán)格地區(qū)分了“接收”和“征集”兩個(gè)概念。接收是指“檔案機(jī)構(gòu)接收文件材料的實(shí)體和所有權(quán)的活動(dòng)”，也可指代“檔案機(jī)構(gòu)接收的材料”。征集（acquisition）是指“以捐贈(zèng)或購(gòu)買的方式，從檔案機(jī)構(gòu)之外的渠道鑒別并收集歷史文件的過(guò)程”。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館、檔案和情報(bào)學(xué)院編寫的《檔案術(shù)語(yǔ)詞匯》（2006年）與美國(guó)的規(guī)定基本相同，只是含義解釋相對(duì)簡(jiǎn)練?！敖邮铡北唤忉尀椤罢浇邮莛^藏的過(guò)程”。“征集”被解釋為“對(duì)檔案館或文件中心館藏的補(bǔ)充”。北美國(guó)家的術(shù)語(yǔ)解釋無(wú)論繁簡(jiǎn)，都表明檔案收集包含接收和征集兩個(gè)方面。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程事實(shí)上，檔案收集的實(shí)質(zhì)就是集中檔案，即把分散保存在各機(jī)關(guān)或個(gè)人手中的檔案向檔案機(jī)構(gòu)集中的過(guò)程。這里說(shuō)的“集中”并不是簡(jiǎn)單地將檔案集合在一起，中間還要對(duì)檔案進(jìn)行挑選和鑒別。在不同歷史時(shí)期，檔案收集的范圍、程序和特點(diǎn)不盡相同，總體來(lái)說(shuō)，檔案收集經(jīng)歷了一個(gè)逐步自覺(jué)化和規(guī)范化的過(guò)程。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程一方面，對(duì)于檔案部門而言，收集是檔案管理活動(dòng)或者說(shuō)管理流程的起始環(huán)節(jié)。它不僅使檔案管理獲得具體的對(duì)象和物質(zhì)基礎(chǔ)，并且直接影響著檔案管理的后續(xù)環(huán)節(jié)，可以說(shuō)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”?？梢?jiàn)，檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，十分重要而且很關(guān)鍵。另一方面，從社會(huì)視角來(lái)看，各機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人形成的檔案都是其活動(dòng)的原始記錄，它們共同構(gòu)成了社會(huì)的歷史和記憶。檔案收集則是保存、保護(hù)并延續(xù)社會(huì)記憶的重要手段，只有將社會(huì)全體成員的檔案集中起來(lái)保存和保護(hù)，才能避免檔案的散失和遺漏，才能完整地反映國(guó)家、民族乃至社會(huì)的歷史發(fā)展原貌。可見(jiàn)，檔案收集是傳承社會(huì)歷史文化的一種手段。二、檔案收集的意義第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程檔案和檔案工作起源于古代東方奴隸制國(guó)家，由于社會(huì)生產(chǎn)力水平的低下和科技的落后，檔案管理各環(huán)節(jié)都只是萌生了一些簡(jiǎn)單的方法和手段，尚未形成系統(tǒng)、科學(xué)的制度。檔案收集也不例外。和整理、檢索、利用等環(huán)節(jié)不同的是，在史料中有關(guān)奴隸社會(huì)時(shí)期檔案收集的記載非常少。這正說(shuō)明奴隸社會(huì)檔案收集根本沒(méi)有形成明確的制度。奴隸社會(huì)的檔案收集具有兩個(gè)簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。首先，這一時(shí)期的檔案收集具有混合收藏的明顯特征，收集對(duì)象不只是檔案，還包括圖書、印章、錢幣、軍旗等其他物品。這也說(shuō)明，奴隸社會(huì)起源的檔案管理尚未形成明確的專業(yè)界限，因?yàn)槠涫占膶?duì)象界限不夠分明。其次，這一時(shí)期的檔案收集具有分散收藏的明顯特征。各檔案機(jī)構(gòu)都只是收藏和保管特定所有者的檔案，從整個(gè)國(guó)家來(lái)看屬于一種分散式的收藏。不過(guò)到古羅馬，由于皇帝檔案庫(kù)的建立，整個(gè)國(guó)家的檔案開始出現(xiàn)了集中的趨勢(shì)。三、檔案收集的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（一）奴隸社會(huì)時(shí)期：混合收藏第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程封建社會(huì)檔案收集的主要變化是，從中期以后檔案收集表現(xiàn)出相對(duì)集中的特點(diǎn)。檔案收集的相對(duì)集中主要體現(xiàn)在兩方面：一是保管檔案的場(chǎng)所相對(duì)固定，甚至出現(xiàn)了專門的檔案建筑，這為檔案收集的相對(duì)集中提供了物質(zhì)保障。二是國(guó)王檔案館和教會(huì)檔案館逐步集中并統(tǒng)一保管其檔案，這是檔案收集相對(duì)集中出現(xiàn)的信號(hào)。封建社會(huì)初期的檔案機(jī)構(gòu)主要有莊園檔案館和教會(huì)檔案館兩種類型，莊園檔案館保管檔案的場(chǎng)所比較分散；到了封建社會(huì)中期，隨著各國(guó)君主專制政權(quán)的建立，王權(quán)逐步得到鞏固和加強(qiáng)。歐洲各國(guó)從13世紀(jì)起紛紛建立了國(guó)王檔案館，這正是一種集中保管國(guó)家和王室檔案的機(jī)構(gòu)，它為檔案的集中收集和保管創(chuàng)造了條件；然而，王權(quán)的擴(kuò)張和加強(qiáng)意味著教會(huì)權(quán)力的削弱。從16世紀(jì)起，羅馬教皇將各教會(huì)組織分散保存的檔案逐漸集中起來(lái)，最終在1612年教皇保羅五世下令成立了梵蒂岡秘密檔案館。它成為延續(xù)至今、規(guī)模最大的教會(huì)檔案機(jī)構(gòu)。三、檔案收集的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（二）封建社會(huì)時(shí)期：相對(duì)集中第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程世界檔案事業(yè)史的近代時(shí)期是以1789年法國(guó)檔案工作改革為起點(diǎn)的，因?yàn)檫@場(chǎng)改革使檔案工作上升為國(guó)家的一項(xiàng)獨(dú)立的事業(yè)。法國(guó)檔案工作改革也引發(fā)了檔案收集的重大變革———從奴隸社會(huì)的混合收藏，經(jīng)過(guò)封建社會(huì)的相對(duì)集中，逐漸向規(guī)范性、自覺(jué)性的收集轉(zhuǎn)變。后來(lái)，在法國(guó)的帶動(dòng)下，歐洲各國(guó)先后開展了檔案工作改革，并采取了與法國(guó)類似的改革措施。這些國(guó)家的檔案法規(guī)條例也大多明確規(guī)定了檔案館的收集對(duì)象和范圍。檔案法規(guī)條例對(duì)檔案收集范圍的規(guī)定，是規(guī)范性、制度性、自覺(jué)性檔案收集開始形成的標(biāo)志。這些法規(guī)條例是檔案收集的依據(jù)和保障，表明檔案收集開始被確定為一項(xiàng)規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的制度，需要檔案部門有意識(shí)地自覺(jué)開展。檔案收集不能再像古代那樣隨意?？梢?jiàn)，近代是規(guī)范性檔案收集出現(xiàn)的起點(diǎn)。三、檔案收集的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（三）近代時(shí)期：規(guī)范性收集的出現(xiàn)第一節(jié)外國(guó)檔案收集的發(fā)展歷程世界檔案事業(yè)史的現(xiàn)代時(shí)期是以1918年的蘇俄檔案工作改革為起點(diǎn)的，因?yàn)檫@場(chǎng)改革確立了資本主義與社會(huì)主義檔案事業(yè)并立、現(xiàn)代檔案事業(yè)逐步走向成熟和完善的格局。在檔案收集上，蘇俄檔案工作改革延續(xù)了法國(guó)檔案工作改革的傳統(tǒng)，通過(guò)頒布《列寧檔案法令》開創(chuàng)了檔案依法收集的新局面?！读袑帣n案法令》頒布于1918年，是世界上第一部社會(huì)主義性質(zhì)的檔案大法?！读袑帣n案法令》明確規(guī)定了檔案的移交制度，具體內(nèi)容是：十月革命前的檔案全部歸入國(guó)家檔案全宗，分級(jí)集中到國(guó)家檔案館保存；蘇維埃機(jī)關(guān)的檔案在機(jī)關(guān)檔案室保存一定時(shí)期，經(jīng)鑒定后再向國(guó)家檔案館分級(jí)集中移交。由于是檔案大法,《列寧檔案法令》對(duì)檔案收集的規(guī)定略顯簡(jiǎn)明扼要，但這種移交制度的規(guī)定比近代法國(guó)更加清晰和明確。依法收集是現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期檔案收集的基本特點(diǎn)，各國(guó)都在檔案法規(guī)條例中規(guī)定了機(jī)關(guān)向文件中心或檔案館移交文件或檔案的制度，也規(guī)定了檔案館征集館藏的制度。換言之，檔案的接收（移交）和征集制度在各國(guó)檔案法規(guī)中都得到了明確的規(guī)定。三、檔案收集的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（四）現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：依法收集第五章外國(guó)檔案收集制度第二節(jié)外國(guó)檔案收集一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法二、檔案收集制度的內(nèi)容第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法1.法國(guó)自20世紀(jì)50年代以來(lái)，法國(guó)國(guó)家檔案館開始向政府各部派駐由保管員（經(jīng)過(guò)資格認(rèn)證有一定級(jí)別的檔案人員）擔(dān)任的代表，負(fù)責(zé)收集各部的文件并做好向國(guó)家檔案館移交的一系列準(zhǔn)備工作。代表們的具體工作程序是：第一，向派駐單位的有關(guān)人員做宣傳和解釋工作，要求他們認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，配合做好收集工作。第二，與有關(guān)人員協(xié)商后，組織進(jìn)行文件的挑選和分類整理，并擬定文件的保管期限。第三，與派駐單位共同編寫移交文件的說(shuō)明清單，內(nèi)容包括案卷目錄和每份文件的基本情況等，以此作為移交證明。第四，負(fù)責(zé)組織移交工作，把文件按程序規(guī)定向現(xiàn)代檔案城移交。第五，對(duì)現(xiàn)代檔案城保存期限已滿的文件，與現(xiàn)代檔案城工作人員協(xié)商后定期進(jìn)行調(diào)整，把具有永久價(jià)值的文件送到國(guó)家檔案館保存。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法1.法國(guó)省檔案館對(duì)省級(jí)機(jī)關(guān)檔案的收集采取了上述類似的方法。按照檔案法規(guī)定，中央和地方國(guó)家機(jī)關(guān)都必須無(wú)償向檔案館移交檔案，不同的是中央機(jī)關(guān)的保存期一般為30年，省級(jí)機(jī)關(guān)的保存期多為5年。為了有效地進(jìn)行私人檔案的收集，法國(guó)1949年成立了檔案收集委員會(huì)，任務(wù)是收集私有性質(zhì)的檔案。該委員會(huì)因經(jīng)費(fèi)有限，采取的收集形式主要是捐贈(zèng)，購(gòu)買和復(fù)制只是輔助手段。為了加強(qiáng)對(duì)私人檔案的監(jiān)督和管理，1979年頒布的《法蘭西共和國(guó)檔案法》規(guī)定國(guó)家對(duì)私人檔案有強(qiáng)行登記權(quán)。繼承私人檔案需繳納遺產(chǎn)稅，如繼承人將檔案贈(zèng)予檔案館，可免交遺產(chǎn)稅。這些規(guī)定都為私人檔案的征集創(chuàng)造了有利條件，可最大限度地豐富館藏，防止檔案資源的散失。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法2.俄羅斯俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗里國(guó)有部分的正本文件，一律不得由博物館、圖書館、社會(huì)團(tuán)體和宗教團(tuán)體的檔案館、私人檔案館接收保管。俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗里非國(guó)有部分的文件出售時(shí)，國(guó)家享有優(yōu)先購(gòu)買權(quán)。與蘇聯(lián)時(shí)期一樣，俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗的文件，在移交國(guó)家保管之前，均由機(jī)關(guān)檔案室保存。蘇聯(lián)檔案法曾規(guī)定了檔案在機(jī)關(guān)保存的最長(zhǎng)期限，加盟共和國(guó)及其以上的機(jī)關(guān)一般為15年，邊疆區(qū)、州和市級(jí)機(jī)關(guān)一般為5年。涉及特殊內(nèi)容的檔案和特殊載體檔案的保管期限各不相同。俄羅斯基本沿用了蘇聯(lián)的規(guī)定，各級(jí)機(jī)關(guān)按規(guī)定期限定期向檔案館移交檔案。與蘇聯(lián)時(shí)期相同，俄羅斯把國(guó)家擁有的檔案視為一個(gè)整體，統(tǒng)稱為“俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗”。俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗是指反映俄羅斯聯(lián)邦各族人民物質(zhì)和精神生活的，具有歷史、科學(xué)、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治和文化意義的全部文件的總和。其包括俄羅斯版圖內(nèi)的所有檔案全宗和檔案文件，不管其來(lái)源、載體類別、保管地點(diǎn)和所有制形式如何。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法3.意大利意大利國(guó)家檔案館的檔案來(lái)源主要包括四個(gè)方面：現(xiàn)行中央和地方機(jī)關(guān)定期移交來(lái)的文件材料；撤銷機(jī)關(guān)的文件材料；檔案館通過(guò)購(gòu)買、贈(zèng)送或寄存等多種手段征集來(lái)的檔案史料；按制度沒(méi)收的私人檔案或私人自愿寄存的檔案史料。其中第一種是最重要的收集渠道。根據(jù)檔案法規(guī)定，意大利所有國(guó)家機(jī)關(guān)必須把保存期滿40年的檔案定期向國(guó)家檔案館移交，涉及征兵和復(fù)員的檔案滿70年后移交,公證文件的移交期限則為100年。按照檔案法規(guī)定，檔案移交機(jī)關(guān)在檔案移交之前，必須由機(jī)關(guān)進(jìn)行整理和鑒定。機(jī)關(guān)編制的檔案目錄應(yīng)隨檔案一同移交，檔案館原則上不再重新整理和編目。但大多數(shù)情況下,國(guó)家檔案館不得不重新進(jìn)行編目。意大利檔案收集的范圍包括四個(gè)方面。一是公共檔案;二是私有檔案;三是歷史檔案;四是特色檔案。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法4.西班牙西班牙規(guī)定現(xiàn)行政府機(jī)關(guān)的文件必須定期向國(guó)家行政總檔案館移交。這個(gè)檔案館屬于中間性檔案館，館藏中具有國(guó)家歷史意義的、需永久保存的檔案在該館保存一定時(shí)間后必須移交給國(guó)家歷史檔案館。西班牙政府規(guī)定，具有歷史價(jià)值的永久檔案在行政總檔案館保管25年后即可轉(zhuǎn)交到國(guó)家歷史檔案館。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法5.德國(guó)德國(guó)聯(lián)邦檔案館十分重視檔案收集,不僅遵照法律及時(shí)接收政府機(jī)關(guān)的檔案，還注重征集各種有價(jià)值的民間檔案。檔案館經(jīng)常主動(dòng)開展征集工作，檔案人員注意從各種報(bào)刊和廣告中獲取有關(guān)信息，一旦發(fā)現(xiàn)線索，就主動(dòng)聯(lián)系。搬運(yùn)檔案的費(fèi)用全部由檔案館承擔(dān)。檔案館還對(duì)接收或征集的檔案進(jìn)行編目，并主動(dòng)向檔案移交機(jī)關(guān)或個(gè)人提供檢索工具，保證利用方便。這樣一來(lái)，收集工作就十分順利。德國(guó)檔案館征集檔案的方式包括：一是開展檔案社會(huì)宣傳;二是購(gòu)買;三是捐贈(zèng)或寄存;四是主動(dòng)拍攝照片形成檔案。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法6.北歐諸國(guó)北歐諸國(guó)檔案館的接收工作大多是有章可循的。冰島政府規(guī)定，各機(jī)關(guān)的檔案從形成起滿30年就應(yīng)向檔案館移交。中央機(jī)關(guān)、受國(guó)家資助的文化團(tuán)體，其檔案向國(guó)家檔案館移交；地方機(jī)關(guān)的檔案，則移交到所在地區(qū)的檔案館，如果該地區(qū)沒(méi)有設(shè)立地方檔案館，地方機(jī)關(guān)可直接向國(guó)家檔案館移交期滿檔案。瑞典政府在1961年頒布的《檔案總條例》中規(guī)定，中央機(jī)關(guān)向國(guó)家檔案館移交檔案材料的期限由雙方協(xié)商決定；地方機(jī)關(guān)必須把100年以前的檔案移交給地方檔案館，每10年移交一次。目前，丹麥政府對(duì)檔案移交期限重新作出規(guī)定，各機(jī)關(guān)必須把形成期滿30年的檔案向國(guó)家檔案館或地方檔案館移交，每5年移交一次，移交的運(yùn)輸費(fèi)用由機(jī)關(guān)自行承擔(dān)。芬蘭對(duì)檔案的移交期限沒(méi)有明確規(guī)定，各機(jī)關(guān)根據(jù)實(shí)際情況自行決定。有的機(jī)關(guān)把年滿10年的檔案就向檔案館移交，有的機(jī)關(guān)要求檔案在機(jī)關(guān)保存50年之后才可向檔案館移交。（一）歐洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法1.美國(guó)美國(guó)聯(lián)邦檔案系統(tǒng)對(duì)接收工作規(guī)定有一套較完整的程序。第一，聯(lián)邦檔案系統(tǒng)確定了文件接收的主要來(lái)源，包括總統(tǒng)及總統(tǒng)辦公室、內(nèi)閣各部、獨(dú)立的政府部門、立法機(jī)構(gòu)和司法部門形成的半現(xiàn)行文件和檔案，均應(yīng)按規(guī)定向聯(lián)邦文件中心或國(guó)家檔案館移交。第二，聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)在移交文件前，必須完成一系列準(zhǔn)備工作。第三，聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)文件和檔案的正式移交始于獲得國(guó)家檔案與文件署審批之后。第四，為了對(duì)接收工作進(jìn)行有效控制，在接收過(guò)程中往往要形成一些書面文件。近年來(lái)，美國(guó)民間推崇“大檔案”的理念，其中一個(gè)原則就是保管記錄全社會(huì)歷史的所有私立機(jī)構(gòu)和私人檔案。私立機(jī)構(gòu)檔案包括社會(huì)組織和商業(yè)機(jī)構(gòu)的章程、會(huì)議記錄、制度、函件、規(guī)劃計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表等，私人檔案主要是個(gè)人和家庭的信件、日記、照片、聲像資料等。這些檔案大多通過(guò)捐贈(zèng)的途徑收集，也有一些依靠購(gòu)買的方式獲得。（二）美洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法2.加拿大加拿大國(guó)家檔案館根據(jù)有關(guān)法規(guī)，把公共文件作為其接收和保管的主要對(duì)象。公共文件是指政府各部和其他機(jī)關(guān)形成、收到或保存的，包含涉及組織、職能、管理規(guī)則，或者涉及各部和機(jī)關(guān)活動(dòng)的情報(bào)，或包括過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)對(duì)加拿大政府有一定價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)審核各機(jī)關(guān)的文件登記表，從機(jī)關(guān)接收具有永久保存價(jià)值的公共文件。其接收程序與美國(guó)類似。20世紀(jì)70年代，加拿大正式提出“總體檔案”這一新概念來(lái)指導(dǎo)公共檔案館系統(tǒng)的館藏建設(shè)和管理?？傮w檔案的政策要求是:“在加拿大境內(nèi)，通過(guò)收集官方行政文件和相關(guān)的私人文件、企業(yè)文件，來(lái)記錄歷史發(fā)展和社會(huì)各階層、各方面的活動(dòng)面貌?！睋Q言之，公共檔案館收集保管所有檔案（包括公共檔案和私人檔案）的活動(dòng)被看成“總體檔案”政策的內(nèi)容和要求，各級(jí)公共檔案館都要收集、保存各種載體的公私檔案并提供利用?？傮w檔案政策對(duì)加拿大檔案全面、全方位的收集產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。（二）美洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法3.拉美諸國(guó)拉美諸國(guó)十分重視檔案收集，大多在檔案法規(guī)中明文規(guī)定檔案接收的范圍和程序。有了法律依據(jù)，一些拉美國(guó)家的檔案收集工作很有成效，較為典型的要數(shù)阿根廷和烏拉圭。阿根廷1961年頒布的第一部檔案法規(guī)定阿根廷中央政府機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的文件材料，已滿30年并具有永久保存價(jià)值的，均應(yīng)移交給國(guó)家檔案館保存。烏拉圭1941年頒布的有關(guān)條例規(guī)定，1900年以前的檔案文件均應(yīng)移交國(guó)家總檔案館。各現(xiàn)行機(jī)關(guān)不僅嚴(yán)格遵守這一規(guī)定，自覺(jué)把具有永久價(jià)值的檔案移交到總檔案館，甚至不拘泥于上述時(shí)間界限，把上一年或當(dāng)年辦理完畢，具有永久價(jià)值的文件也交給總檔案館。為了進(jìn)一步做好收集工作，烏拉圭還通過(guò)一項(xiàng)法律，宣布禁止出口有歷史價(jià)值的文件；對(duì)收集公共或私人檔案成績(jī)卓著者，經(jīng)政府批準(zhǔn)，國(guó)家總檔案館可授予其榮譽(yù)稱號(hào)。因此，烏拉圭國(guó)家總檔案館的館藏完整、豐富，保存了自1705年至今的所有重要檔案。（二）美洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法1.日本日本國(guó)立公文書館公文書科專門負(fù)責(zé)檔案收集。公文書科下又設(shè)有三股一室：收集保管股主要負(fù)責(zé)接收與收集國(guó)家行政檔案并進(jìn)行妥善保管；編目股負(fù)責(zé)檔案的整理和分類，編制檔案目錄和索引；借閱股負(fù)責(zé)檔案閱覽、陳列和其他利用工作，并對(duì)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；檔案業(yè)務(wù)研究室負(fù)責(zé)制定鑒定、分類等專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編纂和出版檔案資料，以及開展館際交流。通過(guò)這三股一室的明確分工，國(guó)立公文書館井然有序地開展檔案管理工作。根據(jù)1980年12月25日實(shí)施的《部間聯(lián)絡(luò)委員會(huì)協(xié)議》，國(guó)立公文書館根據(jù)下列規(guī)定接收各政府機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的公文：形成后年滿30年需永久保管的文件移交到國(guó)立公文書館；定期保管的文件在期滿1年內(nèi)向公文書館移交。（三）亞洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法2.韓國(guó)作為韓國(guó)官方的檔案機(jī)構(gòu)，政府記錄保存所接收中央和地方政府機(jī)構(gòu)所形成的檔案文件。其接收范圍具體包括：永久和準(zhǔn)永久檔案，由總統(tǒng)簽署或與總統(tǒng)有關(guān)的檔案，需要保存的機(jī)密文件和具有歷史價(jià)值的文件。這些檔案的接收時(shí)間略有差異。永久和準(zhǔn)永久檔案在產(chǎn)生滿6年后就可移交；總統(tǒng)文件每半年向記錄保存所提交一次目錄，總統(tǒng)任期結(jié)束后就把文件移交；機(jī)密文件在保密期結(jié)束后移交進(jìn)館；具有歷史價(jià)值的文件可根據(jù)需要隨時(shí)移交。文件移交的具體辦法是：先由形成機(jī)關(guān)每年定期向記錄保存所報(bào)告文件移交數(shù)量，然后由保存所制訂移交計(jì)劃，并通知各機(jī)關(guān)根據(jù)移交計(jì)劃進(jìn)行移交工作。（三）亞洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法3.印度印度中央政府規(guī)定，政府機(jī)關(guān)（立法和最高司法機(jī)關(guān)除外）滿25年的文件，都必須向國(guó)家檔案館移交，移交時(shí)必須編制文件保管期限表和移交清單，注明移交機(jī)關(guān)名稱、文件起止期限和案卷基本情況。各邦檔案館自行規(guī)定檔案的接收時(shí)間和接收范圍。（三）亞洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法4.巴基斯坦巴基斯坦于1984年頒布了第一部檔案法。根據(jù)法令規(guī)定，各機(jī)關(guān)的文件辦理完畢1年以后，就可以向各級(jí)文件中心移交。移交機(jī)關(guān)必須同時(shí)劃定文件保管期限：Ａ級(jí)文件指必須永久保存的文件，在文件中心保存4年以后可移交到檔案館；Ｂ級(jí)和Ｃ級(jí)文件指必須長(zhǎng)期保存的文件，在文件中心保存４年以后須重新鑒定，或升為Ａ級(jí)，或降為Ｄ級(jí)；Ｄ級(jí)文件指必須銷毀的文件，銷毀權(quán)由館長(zhǎng)掌握。各省文件中心保存的大量文件，都是按照上述移交規(guī)定向同級(jí)檔案館移交。（三）亞洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法5.馬來(lái)西亞馬來(lái)西亞的檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案法進(jìn)行。凡是已滿20年并具有永久保存價(jià)值的公共文件，按檔案法規(guī)定都必須移交到國(guó)家檔案館保存，但如果文件涉密，主管檔案工作的文化藝術(shù)旅游部長(zhǎng)有權(quán)阻止它們向國(guó)家檔案館移交。此外，館長(zhǎng)也有權(quán)推遲某些檔案的移交時(shí)間。（三）亞洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法6.新加坡新加坡建國(guó)時(shí)間不長(zhǎng)，加上長(zhǎng)期受殖民統(tǒng)治，獨(dú)立前的文字史料多數(shù)反映殖民歷史，關(guān)于新加坡自身歷史的記載為數(shù)不多。為彌補(bǔ)早期歷史檔案的不足，新加坡成立了專門的機(jī)構(gòu)——口述歷史中心，有意識(shí)地開展了收集口述資料的工作。他們認(rèn)為，現(xiàn)代人因事務(wù)繁忙，許多人都未將其個(gè)人經(jīng)歷記錄下來(lái)，傳給后代。因此，通過(guò)訪談錄音，記錄民眾的回憶，就能保存許多的歷史資料。同時(shí)，口述歷史也有特別價(jià)值，它將歷史人物的聲音記錄下來(lái)，讓人能從他們的記憶中產(chǎn)生一種參與感，切身感受歷史事件的現(xiàn)場(chǎng)氣氛。（三）亞洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法1.阿爾及利亞阿爾及利亞1977年頒布了《國(guó)家檔案法令》，規(guī)定國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)接收全部文件的正本。中央機(jī)關(guān)和國(guó)營(yíng)商業(yè)、工業(yè)公司形成的文件，25年以后向國(guó)家檔案館移交；私人文件，如果在國(guó)家政治、社會(huì)或文化生活中具有重要作用，應(yīng)當(dāng)在個(gè)人死后半年內(nèi)移交國(guó)家檔案館。省級(jí)機(jī)關(guān)和市鎮(zhèn)機(jī)關(guān)形成的文件，滿25年后也應(yīng)當(dāng)向同級(jí)檔案館移交。法令還對(duì)私人檔案的接收和保管作出了規(guī)定，鼓勵(lì)私人把具有歷史價(jià)值的文件自愿寄存在檔案館內(nèi)。（四）非洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法2.坦桑尼亞坦桑尼亞1965年頒布的國(guó)家檔案法也規(guī)定了國(guó)家檔案館接收文件的范圍和權(quán)限。獨(dú)立前殖民當(dāng)局和獨(dú)立后中央機(jī)關(guān)形成的檔案文件，均屬國(guó)家檔案館的接收范圍；另外一些半政府機(jī)關(guān)，如廣播公司、高等院校、市場(chǎng)委員會(huì)和職業(yè)團(tuán)體，也必須向檔案館移交文件。檔案法規(guī)定國(guó)家檔案館館長(zhǎng)或由他授權(quán)的任何官員，都有權(quán)檢查尚未移交的公共檔案，有權(quán)從中挑選應(yīng)當(dāng)移交的部分。除特殊情況外，凡被認(rèn)為應(yīng)當(dāng)移交的檔案，都必須在本單位保存20年后向國(guó)家檔案館移交。（四）非洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法3.剛果（金）剛果（金）1989年頒布的《建立國(guó)家檔案館的法令》也規(guī)定，政府各部和公共機(jī)關(guān)保存的30年以前的文件，包括30年以內(nèi)但已不再使用的文件，必須移交國(guó)家檔案館保存。當(dāng)政府某一機(jī)構(gòu)或某一公共機(jī)關(guān)被撤銷時(shí)，其有關(guān)文件除非有接替繼任單位接管外，都必須全部移交國(guó)家檔案館保存。凡擁有或占有30年以前的檔案的任何私立機(jī)構(gòu)和個(gè)人有責(zé)任向國(guó)家檔案館書面報(bào)告其檔案。國(guó)家檔案館對(duì)具有國(guó)家意義和民族價(jià)值的檔案，可以行使優(yōu)先購(gòu)買權(quán)。（四）非洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法4.加納加納的檔案立法把加納政府機(jī)關(guān)形成的文件分為Ａ、Ｂ、Ｃ三類。其中只有Ｃ類具有永久的保存價(jià)值，必須按規(guī)定手續(xù)在滿5年后移交給國(guó)家檔案館。其他兩類文件往往不屬于國(guó)家檔案館的收集范圍。另外，凡是公共檔案監(jiān)督委員會(huì)常設(shè)委員會(huì)命令向國(guó)家檔案館移交的文件，政府機(jī)關(guān)都必須按照命令進(jìn)行移交。（四）非洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法澳大利亞各檔案館均依照檔案法規(guī)接收檔案。以新南威爾士州檔案館為例，該館80%以上的館藏文件就來(lái)自澳大利亞政府文件中心。文件中心接收文件的手續(xù)十分簡(jiǎn)單。文件中心首先向文件形成機(jī)關(guān)提供定制的文件盒，要求機(jī)關(guān)填寫盒內(nèi)文件登記表。清點(diǎn)核對(duì)之后，文件中心派車到形成機(jī)關(guān)裝運(yùn)文件，當(dāng)天把文件入庫(kù)、上架，并在文件登記表上注明排架位置代號(hào)。文件中心在文件形成的25年左右，依據(jù)法律進(jìn)行鑒定，凡涉及聯(lián)邦政府重要政策、決議以及人權(quán)、出生證、死亡證等方面的材料移交檔案館永久保管，其他全部銷毀。最終，能進(jìn)入檔案館永久保存的文件僅占全部文件的10%，這些文件被檔案館接收后還要進(jìn)行一次鑒定，經(jīng)過(guò)淘汰，真正作為永久保存的檔案占全部文件的5%左右。在沒(méi)有建立文件中心的州，各機(jī)關(guān)向檔案館移交文件的手續(xù)也與新南威爾士州類似。

（五）大洋洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度一、代表性國(guó)家檔案收集的現(xiàn)實(shí)做法此外，澳大利亞檔案館也注重收集與公民個(gè)人有關(guān)的檔案。如國(guó)家檔案館大量征集記載個(gè)人資料和家族歷史的私人檔案，反映城市歷史和建筑藝術(shù)的圖稿，甚至還征集各種宣傳單、海報(bào)、信函、小報(bào)等，館藏結(jié)構(gòu)十分豐富。近年，隨著更多關(guān)于國(guó)家記憶和歷史反思的專題檔案展覽活動(dòng)的舉辦，澳大利亞國(guó)家檔案館和各州檔案館大量征集口述檔案，以錄音轉(zhuǎn)文字的形式實(shí)現(xiàn)大規(guī)模收集，旨在從更多角度還原歷史原貌。（五）大洋洲國(guó)家第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度二、檔案收集制度的內(nèi)容總體而言，檔案收集范圍會(huì)依據(jù)檔案館的級(jí)別和類型有所區(qū)別。中央級(jí)或聯(lián)邦級(jí)的國(guó)家檔案館一般接收中央機(jī)關(guān)或聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的檔案，地方檔案館一般接收相應(yīng)級(jí)別機(jī)關(guān)的檔案。特定類型的檔案館，如專門檔案館，也會(huì)在檔案法規(guī)中找到特定的接收范圍。目前各國(guó)檔案收集的范圍表現(xiàn)出兩個(gè)特點(diǎn)。一是全面化和綜合化，這主要體現(xiàn)在收集檔案的門類和載體上。二是精簡(jiǎn)和優(yōu)化，這主要體現(xiàn)在進(jìn)館比例上。近年來(lái)，國(guó)外一些檔案館縮小了接收比例，目的是實(shí)現(xiàn)館藏的精簡(jiǎn)和優(yōu)化，提高館藏質(zhì)量。（一）收集范圍第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度二、檔案收集制度的內(nèi)容各國(guó)檔案法規(guī)都明確地規(guī)定了檔案收集的時(shí)間，即接收或移交時(shí)間。這種時(shí)間的規(guī)定在各國(guó)不盡相同，從數(shù)年到數(shù)十年甚至百年不等?？傮w而言，收集時(shí)間也會(huì)因文件形成機(jī)關(guān)級(jí)別的高低以及文件內(nèi)容和類型的不同而存在差別。對(duì)于征集活動(dòng)來(lái)說(shuō)，時(shí)間的規(guī)定不會(huì)也無(wú)法固定，各檔案館根據(jù)需要自行確定征集的時(shí)間。（二）收集時(shí)間第二節(jié)外國(guó)檔案收集制度二、檔案收集制度的內(nèi)容各國(guó)檔案法規(guī)都涉及檔案收集程序和方法的內(nèi)容，只是具體條款詳略有別。有的國(guó)家規(guī)定得十分細(xì)致、具體；有的國(guó)家則留出了較大的空間?？傮w而言，檔案收集的程序和方法在不同國(guó)家和地區(qū)，在不同級(jí)別的檔案館，共性較為明顯。國(guó)外檔案收集的方式具有較為明顯的主動(dòng)色彩。由于接收長(zhǎng)期以來(lái)被規(guī)定為一項(xiàng)例行的制度，如果把移交檔案看成是文件形成機(jī)關(guān)的義務(wù)，檔案館的收集方式容易陷于被動(dòng)等待。但是，國(guó)外檔案館的收集方式一直以來(lái)具有較為積極、主動(dòng)的特點(diǎn)。例如，法國(guó)就形成了由檔案館派駐代表前往機(jī)關(guān)協(xié)助收集的制度，這種做法就體現(xiàn)了主動(dòng)收集的特點(diǎn)。另外，國(guó)外對(duì)檔案征集也十分重視，采取的方式更加主動(dòng)。比如加拿大國(guó)家檔案館設(shè)立有專門的征集處，負(fù)責(zé)開展檔案的征集活動(dòng)。（三）收集程序和方法第五章外國(guó)檔案館藏第三節(jié)外國(guó)檔案收集一、檔案館藏的含義二、檔案館藏的要求三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容第三節(jié)外國(guó)檔案館藏檔案館藏（archivalholdings）是指檔案機(jī)構(gòu)所保存的全部檔案。國(guó)外對(duì)這一術(shù)語(yǔ)有著明確的解釋。國(guó)際檔案理事會(huì)最新修訂的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》規(guī)定，檔案館藏是指“文件中心、檔案館或手稿庫(kù)保管的文獻(xiàn)總和”。美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)主持編纂的《檔案人員、文件管理人員和手稿管理人員術(shù)語(yǔ)手冊(cè)》指出，檔案館藏是“存儲(chǔ)在文件中心或其他庫(kù)房的所有文件”。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館、檔案和情報(bào)學(xué)院編寫的《檔案術(shù)語(yǔ)詞匯》也把檔案館藏解釋為“檔案庫(kù)房保管的文件總體”。這些規(guī)定基本相同，表明檔案館藏一般是指各國(guó)檔案機(jī)構(gòu)所收藏和保存的全部檔案，也包括相關(guān)的資料、圖書和實(shí)物等。檔案是館藏的主體，其他的則是館藏的補(bǔ)充。一、檔案館藏的含義第三節(jié)外國(guó)檔案館藏檔案機(jī)構(gòu)的館藏必須有一定量的積累。如果館藏?cái)?shù)量不足，將直接導(dǎo)致檔案機(jī)構(gòu)信息匱乏，難以滿足利用的需求。但也應(yīng)注意適度，數(shù)量過(guò)多，既會(huì)給檔案機(jī)構(gòu)有限的空間造成壓力，也有可能導(dǎo)致濫竽充數(shù)、同類重復(fù)現(xiàn)象的發(fā)生。二、檔案館藏的要求（一）數(shù)量充足（二）質(zhì)量?jī)?yōu)化館藏在一定量的積累之后，注意力應(yīng)更多地投向館藏質(zhì)量。質(zhì)量有形式和內(nèi)容之分。形式上的質(zhì)量是要注重館藏檔案門類和載體的多樣性。內(nèi)容上的質(zhì)量是要保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。檔案作為原生態(tài)信息，可資憑證和查考是其基本功能，因此檔案機(jī)構(gòu)都會(huì)重視館藏質(zhì)量的優(yōu)化。各國(guó)大多通過(guò)嚴(yán)格的鑒定來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。第三節(jié)外國(guó)檔案館藏國(guó)外檔案館藏的種類一般豐富而充實(shí)，既收集有反映政府機(jī)關(guān)活動(dòng)的普通檔案，還收集有各領(lǐng)域的專門檔案。既要收集社會(huì)團(tuán)體、組織的檔案，還要征集著名人士的私人檔案，如手稿、家譜、信件等。在內(nèi)容方面，要全面收集反映經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面的宏觀材料和微觀材料。在文件載體方面，既收集紙質(zhì)檔案，還應(yīng)包括各種特殊載體檔案，如泥板檔案、棕櫚葉檔案等；還要收集現(xiàn)代新型載體檔案，諸如照片、縮微膠片、軟盤、磁盤、光盤等。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)還應(yīng)收集與館藏相關(guān)的材料，與檔案相輔相成、互相補(bǔ)充。二、檔案館藏的要求（三）成分豐富（四）結(jié)構(gòu)合理館藏檔案與其他材料的數(shù)量比例要合理，各類型檔案之間的比例也要合理。國(guó)外檔案機(jī)構(gòu)的館藏以檔案為主，其他材料只是輔助品。各類型檔案之間的比例也應(yīng)注意適當(dāng)并突出特色，避免與其他檔案機(jī)構(gòu)的館藏雷同重復(fù)。第三節(jié)外國(guó)檔案館藏指每個(gè)檔案館的庫(kù)藏檔案與資料，均應(yīng)具有地方特色、文化特色、人物特色、歷史事件特色、時(shí)代特色、民族特色等。據(jù)此各級(jí)綜合性檔案館，應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況，積極收集相關(guān)的檔案資料；各種專門檔案館和部門檔案館，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)專業(yè)活動(dòng)或本專業(yè)、本部門形成的檔案，及時(shí)接收入館，使館藏具有明顯的專業(yè)（專門）性特點(diǎn)。例如，美國(guó)比較注重跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展，及時(shí)關(guān)注社交媒體文件的歸檔。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署2011年10月20日發(fā)布了《Web2.0背景下社交媒體平臺(tái)文件管理指南》，對(duì)社交媒體平臺(tái)產(chǎn)生文件的管理提供總體指導(dǎo)。北卡羅來(lái)萊納州政府也對(duì)社交媒體檔案實(shí)施歸檔，開發(fā)了社交媒體歸檔平臺(tái)，該系統(tǒng)是世界上首個(gè)提供社交媒體數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)存檔的公共平臺(tái)。二、檔案館藏的要求（五）內(nèi)容特色第三節(jié)外國(guó)檔案館藏檔案機(jī)構(gòu)的館藏范圍，實(shí)質(zhì)上是指一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)收藏哪些方面的檔案，即館藏結(jié)構(gòu)和成分。規(guī)定館藏范圍，對(duì)于每個(gè)國(guó)家的檔案機(jī)構(gòu)都十分重要，因?yàn)檫@有利于保護(hù)國(guó)家的檔案財(cái)富，有利于保證合理有效地利用檔案。1.有代表性的各國(guó)規(guī)定各國(guó)國(guó)家檔案館的館藏范圍，一般是由檔案法規(guī)或者由國(guó)家授權(quán)檔案當(dāng)局來(lái)規(guī)定的。在英國(guó)，《公共檔案法》明確規(guī)定國(guó)家檔案館接收英國(guó)政府各部和其他公共機(jī)關(guān)的檔案，以及英格蘭和威爾士各法院的檔案，但不包括蘇格蘭地方政府的檔案。在美國(guó)，《聯(lián)邦檔案法》只規(guī)定了國(guó)家檔案館的館藏范圍。所有聯(lián)邦機(jī)關(guān)，包括國(guó)防部和外交部的檔案，必須移交國(guó)家檔案館。而各州檔案館的館藏范圍則由各州自行規(guī)定。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（一）規(guī)定館藏范圍第三節(jié)外國(guó)檔案館藏在馬來(lái)西亞，檔案法規(guī)定馬來(lái)西亞國(guó)家檔案館的收藏范圍包括公共機(jī)關(guān)形成的保管期限在25年以上的檔案，以及通過(guò)購(gòu)買、捐贈(zèng)的方式集中到檔案館的具有全國(guó)意義或歷史價(jià)值的所有公共文件和非公共文件，包括圖表、照片、縮微膠片、影片和錄音文件等。在巴基斯坦，1984年頒布的第一部檔案法規(guī)定，巴基斯坦國(guó)家檔案館的收藏范圍包括：除國(guó)防和外交以外的各政府機(jī)關(guān)和部門產(chǎn)生的“一類”檔案；著名人物的私人手稿；全國(guó)非政府機(jī)構(gòu)的檔案以及政府機(jī)構(gòu)出版的十種公報(bào)和新聞通報(bào)等。在塞內(nèi)加爾，1981年頒布的檔案法規(guī)定，凡自然人或法人在其公私活動(dòng)中產(chǎn)生和收到的文件，不管其性質(zhì)、形成日期、形式和制成材料如何，都是檔案，而其中具有全國(guó)意義的，均屬于國(guó)家檔案館的收藏范圍。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（一）規(guī)定館藏范圍第三節(jié)外國(guó)檔案館藏2.各國(guó)館藏范圍的共同特點(diǎn)各國(guó)檔案館的館藏范圍具有兩點(diǎn)共性：一是館藏范圍具有綜合性特點(diǎn)。盡管各國(guó)檔案館的館藏范圍因?yàn)闄n案館的級(jí)別和類型有別而存在差異，但一般具有綜合性特點(diǎn)，館藏的門類和載體都較為多樣化。二是館藏范圍具有法定性特點(diǎn)。各國(guó)的館藏范圍大多以法規(guī)形式確定，不能隨意變更。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（一）規(guī)定館藏范圍第三節(jié)外國(guó)檔案館藏這是指確定檔案機(jī)構(gòu)獲取和積累檔案的途徑和方式，確保館藏檔案得到源源不斷的補(bǔ)充，從而達(dá)到豐富館藏的目的。概括而言，各國(guó)檔案館豐富館藏的途徑包括例行接收和專門征集兩個(gè)方面。1.例行接收接收檔案，是各國(guó)檔案館豐富館藏的最基本和最重要的途徑，也是館藏來(lái)源的傳統(tǒng)方式。每個(gè)檔案館都必須遵照檔案法規(guī)為其規(guī)定的館藏范圍接收檔案。這種接收制度有助于劃清檔案館與圖書館的界限。各國(guó)的檔案法規(guī)都把檔案的接收和移交看做是一個(gè)統(tǒng)一的過(guò)程。移交是針對(duì)檔案形成機(jī)關(guān)而言，接收是針對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)的。在移交和接收時(shí)，文件形成機(jī)關(guān)與檔案館需要履行必要的交接和登記手續(xù)。各國(guó)都規(guī)定了檔案交接、驗(yàn)收和清點(diǎn)制度。交接雙方要在移交目錄或交接清單上簽字，注明日期。對(duì)不同類型的檔案，如手稿、地圖、照片、錄音帶和光盤，要分別登記交接表冊(cè)，以利于保管。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來(lái)源第三節(jié)外國(guó)檔案館藏檔案的移交和接收一般采用直接和間接兩種方式。直接方式，是指由文件形成機(jī)關(guān)直接向檔案館移交，或者說(shuō)由檔案館直接從機(jī)關(guān)接收。間接方式，是指由文件中心向檔案館移交，或者說(shuō)由檔案館從文件中心接收。大多數(shù)國(guó)家都規(guī)定了交接檔案應(yīng)遵守的原則。較具普遍性的原則有二：第一，保持檔案全宗完整性的原則。一個(gè)機(jī)關(guān)形成的檔案是一個(gè)有機(jī)整體，不得拆散移交給兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館保存；在一個(gè)檔案館內(nèi)也不得將不同機(jī)關(guān)的檔案混合在一起保管。第二，堅(jiān)持檔案優(yōu)化原則，防止重份文件和不應(yīng)進(jìn)館的文件混入檔案館。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來(lái)源第三節(jié)外國(guó)檔案館藏2.專門征集征集也是豐富檔案館館藏的重要方式，指的是從檔案機(jī)構(gòu)正規(guī)接收渠道之外獲得館藏檔案的活動(dòng)。（1）交換(exchange)交換對(duì)發(fā)展中國(guó)家具有特別重要的意義。其原因有很多，一是大多數(shù)發(fā)展中國(guó)家獨(dú)立前形成的檔案，絕大部分落入了原宗主國(guó)的檔案館。第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束獲得獨(dú)立后，發(fā)展中國(guó)家為了補(bǔ)充現(xiàn)有的館藏，便要求宗主國(guó)歸還檔案或者通過(guò)復(fù)制手段積累館藏。二是戰(zhàn)爭(zhēng)、自然災(zāi)害和人為災(zāi)害等因素使檔案原件遭到破壞或丟失，需要交換復(fù)制件。三是由于政治和經(jīng)濟(jì)危機(jī)，檔案被轉(zhuǎn)移到他國(guó)，但事后沒(méi)有歸還，需要交換。四是由于國(guó)家主權(quán)和領(lǐng)土狀況的改變，導(dǎo)致這些領(lǐng)土上產(chǎn)生的檔案歸屬了另一個(gè)國(guó)家，需要交換。五是由于利用需求的變化，促使許多國(guó)家之間需要交換本國(guó)用戶感興趣的檔案史料。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來(lái)源第三節(jié)外國(guó)檔案館藏2.專門征集(2)購(gòu)買(purchase)購(gòu)買也是一種重要的征集方式。購(gòu)買檔案的情況大致有兩種：一是本來(lái)屬于國(guó)家所有的檔案，由于種種原因而散失或落入本國(guó)或外國(guó)的社團(tuán)或個(gè)人手中，國(guó)家為了收回這部分檔案可以采用購(gòu)買方式。另一種情況是歸個(gè)人或集團(tuán)所有的檔案，包括私有企業(yè)的檔案，國(guó)家享有優(yōu)先購(gòu)買權(quán)。（3）租借(lease)一些國(guó)家如斯里蘭卡、阿爾及利亞等國(guó)的檔案法規(guī)還規(guī)定，檔案館可以采用簽訂租借協(xié)議的辦法來(lái)征集檔案，補(bǔ)充館藏。如果檔案館需要查詢某個(gè)檔案館（無(wú)論是本國(guó)還是外國(guó)的）保存的某類（某些）檔案，可以采用租借的辦法，把原件租借回來(lái)，進(jìn)行復(fù)制后再歸還。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來(lái)源第三節(jié)外國(guó)檔案館藏2.專門征集(4)捐贈(zèng)(donation)、遺贈(zèng)(bequest)和寄存(deposit)國(guó)際檔案理事會(huì)最新修訂的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》把“捐贈(zèng)”界定為“無(wú)須給予金錢報(bào)酬而獲得新增館藏”，把“遺贈(zèng)”解釋為“根據(jù)最終遺言或遺囑而轉(zhuǎn)移檔案文件的保管權(quán)和所有權(quán)”，把“寄存”規(guī)定為“法定所有權(quán)未轉(zhuǎn)移的文件在檔案館中的保管”。這三種形式的共同點(diǎn)在于都需要遵照書面契約或協(xié)議來(lái)實(shí)施。捐贈(zèng)、遺贈(zèng)往往遵守的是“捐贈(zèng)契約”(deedofgift)，這是一種規(guī)定通過(guò)轉(zhuǎn)讓所有權(quán)向檔案機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)文件材料的法律文書；寄存往往遵守的是“寄存協(xié)議”(agreementofdeposit)這是一種規(guī)定將歷史材料寄存在檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)體保管但所有權(quán)不變的法律文書。

三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來(lái)源第三節(jié)外國(guó)檔案館藏2.專門征集(4)捐贈(zèng)(donation)、遺贈(zèng)(bequest)和寄存(deposit)捐贈(zèng)、遺贈(zèng)與寄存的本質(zhì)區(qū)別在于檔案所有權(quán)的變化。捐贈(zèng)意味著原擁有者對(duì)檔案和文件的所有權(quán)發(fā)生轉(zhuǎn)移，由個(gè)人占有轉(zhuǎn)為公共所有，而且這種轉(zhuǎn)移是無(wú)償?shù)?。遺贈(zèng)是按照遺言或遺囑進(jìn)行的，可以是無(wú)償?shù)?，也可以是有償?shù)模栀?zèng)和遺贈(zèng)都意味著檔案的所有權(quán)發(fā)生了轉(zhuǎn)移。而寄存只意味著檔案保管地點(diǎn)的改變，并不涉及所有權(quán)的轉(zhuǎn)移。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來(lái)源第五章

外國(guó)電子文件歸檔第四節(jié)外國(guó)檔案收集一、電子文件歸檔的定義和含義二、國(guó)外電子文件歸檔的遵循理念和原則三、國(guó)外典型國(guó)家的電子文件歸檔的實(shí)踐做法第四節(jié)外國(guó)電子文件歸檔國(guó)外檔案界對(duì)“電子文件歸檔”有著明確解釋。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO/TR18492“電子文件信息的長(zhǎng)期保存”(Long-termpreservationofElectronicDocument-basedInformation)規(guī)定，電子文件歸檔是指“在一個(gè)獨(dú)立的物理空間或邏輯空間內(nèi)存儲(chǔ)電子信息，用以保護(hù)信息不丟失、不被篡改和不退化”。美國(guó)國(guó)際文件管理者與指導(dǎo)者協(xié)會(huì)下的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展委員會(huì)(ARMAInternationalStandardsDevelopmentCommittee)主編的《文件與信息管理術(shù)語(yǔ)詞匯表》(GlossaryofrecordsandInformationManagementTerms)將電子文件歸檔的含義解釋為：第一層含義指“在電子存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)中，對(duì)數(shù)字記錄或數(shù)字化文檔進(jìn)行的獲取、標(biāo)引和存儲(chǔ)”；第二層含義指“使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將文件提交給官方登記處，如向官方登記處繳稅后的單據(jù)”。上述定義和含義基本相同，表明電子文件歸檔就是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案機(jī)構(gòu)移交的過(guò)程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案機(jī)構(gòu)正式轉(zhuǎn)移。相比紙質(zhì)文件，電子文件的歸檔更為復(fù)雜。一、電子文件歸檔的定義和含義第四節(jié)外國(guó)電子文件歸檔“前端控制”是國(guó)外電子文件歸檔需要遵循的指導(dǎo)理念。。它是指以文件生命周期理論為理論基礎(chǔ)，對(duì)文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案管理流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的超前控制。早在1996年，法國(guó)檔案學(xué)者諾加雷為第13屆國(guó)際檔案大會(huì)所做的主報(bào)告就指出，檔案工作者要重新考慮他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至要重新思考這種生命周期。相比紙質(zhì)文件，電子文件的歸檔需要實(shí)行前端控制，檔案部門對(duì)于電子文件歸檔的介入要向前延伸，不僅要提前到電子文件的生成階段，甚至在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就應(yīng)考慮歸檔需求。二、國(guó)外電子文件歸檔的遵循理念和原則第四節(jié)外國(guó)電子文件歸檔電子文件歸檔遵循格式規(guī)范、齊全完整及真實(shí)有效的原則。首先，對(duì)于歸檔電子文件的格式要求，各國(guó)的做法不同。其次，歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，不僅包括文件本身，還要將電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)一并收集。最后，歸檔電子文件應(yīng)真實(shí)有效，如文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改,應(yīng)將最新版本及應(yīng)更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔?？傮w來(lái)說(shuō)，電子文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的歸檔已逐漸形成普遍做法，但向檔案館的移交才剛剛開始。主要原因有兩點(diǎn)：第一，電子文件形成的時(shí)間還不算長(zhǎng)，向檔案館移交的問(wèn)題尚不迫切；第二，因?yàn)橄到y(tǒng)或格式等問(wèn)題，檔案館尚不具備多來(lái)源機(jī)構(gòu)形成的眾多類型的電子文件的保管條件和要求。二、國(guó)外電子文件歸檔的遵循理念和原則第四節(jié)外國(guó)電子文件歸檔各國(guó)電子文件歸檔的實(shí)踐做法主要包括兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔(logicalfiling)是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過(guò)程。也就是說(shuō)，文件形成部門僅僅將存儲(chǔ)電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使得檔案部門能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查閱該電子文件，邏輯歸檔后的檔案信息可全部在網(wǎng)絡(luò)中顯示和檢索利用，電子文件生成在什么位置，歸檔后的物理位置仍保持不變。物理歸檔(physicalfiling)是指把計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。物理歸檔的方式又可區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址,并存儲(chǔ)在檔案部門本地載