《外國檔案管理學(xué)（第二版）》課件5-第五章外國檔案收集

管理流程篇第三篇外國檔案收集

外國檔案鑒定外國檔案整理外國檔案檢索外國檔案利用外國檔案收集第五章●分析文件生命周期理論產(chǎn)生的專業(yè)背景?！窠榻B文件生命周期理論的得名，總結(jié)其形成和發(fā)展過程。●闡述文件生命周期理論的基本內(nèi)容?！褚罁?jù)文件生命周期理論盛行的表現(xiàn)，總結(jié)其理論意義和實踐價值?！裉接懳募芷诶碚撛陔娮訒r代面臨的挑戰(zhàn)，提出該理論在電子時代的修正設(shè)想，總結(jié)其在電子時代的指導(dǎo)價值。●闡述外國電子文件歸檔第五章外國檔案收集的發(fā)展歷程第一節(jié)外國檔案收集外國檔案收集制度第二節(jié)外國檔案館藏第三節(jié)第四節(jié)外國電子文件歸檔第五章外國檔案收集的發(fā)展歷程第一節(jié)外國檔案收集一、檔案收集的含義二、檔案收集的意義三、檔案收集的發(fā)展進程及特點第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程檔案收集(archivalacquisition)是檔案機構(gòu)獲得和積累檔案的一種手段，指的是接收與征集檔案及有關(guān)文獻資料的活動。具體而言，檔案收集是指將分散形成或保存在社會組織或個人手中的檔案及散失在國內(nèi)外的檔案，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，分別集中到檔案機構(gòu)的活動。很明顯，檔案的收集包括檔案的接收和征集兩方面。接收是指檔案機構(gòu)按照有關(guān)法律法規(guī)將各機關(guān)具有檔案價值的文件接收進館的過程；征集則是指以捐贈或購買的方式，從檔案機構(gòu)之外的渠道鑒別并收集歷史文件的過程。這兩種方式是檔案機構(gòu)獲得檔案的主要途徑。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程國外檔案界對檔案收集的含義有著明確的規(guī)定。國際檔案理事會最新修訂的《檔案術(shù)語詞典》規(guī)定了檔案收集的概念及其含義，收集(acquisition)的含義是“文件中心或檔案館按照法定程序接收，或是通過寄存、購買、捐贈或遺贈的方式增加館藏的活動過程”。顯然，這一概念包含了接收和征集兩方面的含義。由于接收是一種依法例行的制度，涉及文件形成機關(guān)和檔案機構(gòu)兩端，對于檔案部門而言這項活動被稱為“接收”(accession),對于形成機關(guān)而言這項活動則被稱為“移交”(transfer),因此,《檔案術(shù)語詞典》分別界定了“接收”“移交”的專門術(shù)語及其含義。接收指的是正式接收館藏的活動；移交指的是改變文件或檔案實體保管場所的行為，檔案的所有權(quán)可以變化，也可以不變化。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程北美國家對檔案收集的術(shù)語界定及含義解釋與國際檔案理事會略有差別。美國檔案工作者協(xié)會主編的《檔案與文件術(shù)語詞匯表（2005年）較為嚴(yán)格地區(qū)分了“接收”和“征集”兩個概念。接收是指“檔案機構(gòu)接收文件材料的實體和所有權(quán)的活動”，也可指代“檔案機構(gòu)接收的材料”。征集（acquisition）是指“以捐贈或購買的方式，從檔案機構(gòu)之外的渠道鑒別并收集歷史文件的過程”。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館、檔案和情報學(xué)院編寫的《檔案術(shù)語詞匯》（2006年）與美國的規(guī)定基本相同，只是含義解釋相對簡練?！敖邮铡北唤忉尀椤罢浇邮莛^藏的過程”?！罢骷北唤忉尀椤皩n案館或文件中心館藏的補充”。北美國家的術(shù)語解釋無論繁簡，都表明檔案收集包含接收和征集兩個方面。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程事實上，檔案收集的實質(zhì)就是集中檔案，即把分散保存在各機關(guān)或個人手中的檔案向檔案機構(gòu)集中的過程。這里說的“集中”并不是簡單地將檔案集合在一起，中間還要對檔案進行挑選和鑒別。在不同歷史時期，檔案收集的范圍、程序和特點不盡相同，總體來說，檔案收集經(jīng)歷了一個逐步自覺化和規(guī)范化的過程。一、檔案收集的含義第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程一方面，對于檔案部門而言，收集是檔案管理活動或者說管理流程的起始環(huán)節(jié)。它不僅使檔案管理獲得具體的對象和物質(zhì)基礎(chǔ)，并且直接影響著檔案管理的后續(xù)環(huán)節(jié)，可以說是“牽一發(fā)而動全身”?？梢?，檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，十分重要而且很關(guān)鍵。另一方面，從社會視角來看，各機關(guān)、組織或個人形成的檔案都是其活動的原始記錄，它們共同構(gòu)成了社會的歷史和記憶。檔案收集則是保存、保護并延續(xù)社會記憶的重要手段，只有將社會全體成員的檔案集中起來保存和保護，才能避免檔案的散失和遺漏，才能完整地反映國家、民族乃至社會的歷史發(fā)展原貌?？梢?，檔案收集是傳承社會歷史文化的一種手段。二、檔案收集的意義第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程檔案和檔案工作起源于古代東方奴隸制國家，由于社會生產(chǎn)力水平的低下和科技的落后，檔案管理各環(huán)節(jié)都只是萌生了一些簡單的方法和手段，尚未形成系統(tǒng)、科學(xué)的制度。檔案收集也不例外。和整理、檢索、利用等環(huán)節(jié)不同的是，在史料中有關(guān)奴隸社會時期檔案收集的記載非常少。這正說明奴隸社會檔案收集根本沒有形成明確的制度。奴隸社會的檔案收集具有兩個簡單的特點。首先，這一時期的檔案收集具有混合收藏的明顯特征，收集對象不只是檔案，還包括圖書、印章、錢幣、軍旗等其他物品。這也說明，奴隸社會起源的檔案管理尚未形成明確的專業(yè)界限，因為其收集的對象界限不夠分明。其次，這一時期的檔案收集具有分散收藏的明顯特征。各檔案機構(gòu)都只是收藏和保管特定所有者的檔案，從整個國家來看屬于一種分散式的收藏。不過到古羅馬，由于皇帝檔案庫的建立，整個國家的檔案開始出現(xiàn)了集中的趨勢。三、檔案收集的發(fā)展進程及特點（一）奴隸社會時期：混合收藏第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程封建社會檔案收集的主要變化是，從中期以后檔案收集表現(xiàn)出相對集中的特點。檔案收集的相對集中主要體現(xiàn)在兩方面：一是保管檔案的場所相對固定，甚至出現(xiàn)了專門的檔案建筑，這為檔案收集的相對集中提供了物質(zhì)保障。二是國王檔案館和教會檔案館逐步集中并統(tǒng)一保管其檔案，這是檔案收集相對集中出現(xiàn)的信號。封建社會初期的檔案機構(gòu)主要有莊園檔案館和教會檔案館兩種類型，莊園檔案館保管檔案的場所比較分散；到了封建社會中期，隨著各國君主專制政權(quán)的建立，王權(quán)逐步得到鞏固和加強。歐洲各國從13世紀(jì)起紛紛建立了國王檔案館，這正是一種集中保管國家和王室檔案的機構(gòu)，它為檔案的集中收集和保管創(chuàng)造了條件；然而，王權(quán)的擴張和加強意味著教會權(quán)力的削弱。從16世紀(jì)起，羅馬教皇將各教會組織分散保存的檔案逐漸集中起來，最終在1612年教皇保羅五世下令成立了梵蒂岡秘密檔案館。它成為延續(xù)至今、規(guī)模最大的教會檔案機構(gòu)。三、檔案收集的發(fā)展進程及特點（二）封建社會時期：相對集中第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程世界檔案事業(yè)史的近代時期是以1789年法國檔案工作改革為起點的，因為這場改革使檔案工作上升為國家的一項獨立的事業(yè)。法國檔案工作改革也引發(fā)了檔案收集的重大變革———從奴隸社會的混合收藏，經(jīng)過封建社會的相對集中，逐漸向規(guī)范性、自覺性的收集轉(zhuǎn)變。后來，在法國的帶動下，歐洲各國先后開展了檔案工作改革，并采取了與法國類似的改革措施。這些國家的檔案法規(guī)條例也大多明確規(guī)定了檔案館的收集對象和范圍。檔案法規(guī)條例對檔案收集范圍的規(guī)定，是規(guī)范性、制度性、自覺性檔案收集開始形成的標(biāo)志。這些法規(guī)條例是檔案收集的依據(jù)和保障，表明檔案收集開始被確定為一項規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的制度，需要檔案部門有意識地自覺開展。檔案收集不能再像古代那樣隨意?？梢姡且?guī)范性檔案收集出現(xiàn)的起點。三、檔案收集的發(fā)展進程及特點（三）近代時期：規(guī)范性收集的出現(xiàn)第一節(jié)外國檔案收集的發(fā)展歷程世界檔案事業(yè)史的現(xiàn)代時期是以1918年的蘇俄檔案工作改革為起點的，因為這場改革確立了資本主義與社會主義檔案事業(yè)并立、現(xiàn)代檔案事業(yè)逐步走向成熟和完善的格局。在檔案收集上，蘇俄檔案工作改革延續(xù)了法國檔案工作改革的傳統(tǒng)，通過頒布《列寧檔案法令》開創(chuàng)了檔案依法收集的新局面。《列寧檔案法令》頒布于1918年，是世界上第一部社會主義性質(zhì)的檔案大法?！读袑帣n案法令》明確規(guī)定了檔案的移交制度，具體內(nèi)容是：十月革命前的檔案全部歸入國家檔案全宗，分級集中到國家檔案館保存；蘇維埃機關(guān)的檔案在機關(guān)檔案室保存一定時期，經(jīng)鑒定后再向國家檔案館分級集中移交。由于是檔案大法,《列寧檔案法令》對檔案收集的規(guī)定略顯簡明扼要，但這種移交制度的規(guī)定比近代法國更加清晰和明確。依法收集是現(xiàn)當(dāng)代時期檔案收集的基本特點，各國都在檔案法規(guī)條例中規(guī)定了機關(guān)向文件中心或檔案館移交文件或檔案的制度，也規(guī)定了檔案館征集館藏的制度。換言之，檔案的接收（移交）和征集制度在各國檔案法規(guī)中都得到了明確的規(guī)定。三、檔案收集的發(fā)展進程及特點（四）現(xiàn)當(dāng)代時期：依法收集第五章外國檔案收集制度第二節(jié)外國檔案收集一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法二、檔案收集制度的內(nèi)容第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法1.法國自20世紀(jì)50年代以來，法國國家檔案館開始向政府各部派駐由保管員（經(jīng)過資格認(rèn)證有一定級別的檔案人員）擔(dān)任的代表，負(fù)責(zé)收集各部的文件并做好向國家檔案館移交的一系列準(zhǔn)備工作。代表們的具體工作程序是：第一，向派駐單位的有關(guān)人員做宣傳和解釋工作，要求他們認(rèn)識檔案的價值，配合做好收集工作。第二，與有關(guān)人員協(xié)商后，組織進行文件的挑選和分類整理，并擬定文件的保管期限。第三，與派駐單位共同編寫移交文件的說明清單，內(nèi)容包括案卷目錄和每份文件的基本情況等，以此作為移交證明。第四，負(fù)責(zé)組織移交工作，把文件按程序規(guī)定向現(xiàn)代檔案城移交。第五，對現(xiàn)代檔案城保存期限已滿的文件，與現(xiàn)代檔案城工作人員協(xié)商后定期進行調(diào)整，把具有永久價值的文件送到國家檔案館保存。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法1.法國省檔案館對省級機關(guān)檔案的收集采取了上述類似的方法。按照檔案法規(guī)定，中央和地方國家機關(guān)都必須無償向檔案館移交檔案，不同的是中央機關(guān)的保存期一般為30年，省級機關(guān)的保存期多為5年。為了有效地進行私人檔案的收集，法國1949年成立了檔案收集委員會，任務(wù)是收集私有性質(zhì)的檔案。該委員會因經(jīng)費有限，采取的收集形式主要是捐贈，購買和復(fù)制只是輔助手段。為了加強對私人檔案的監(jiān)督和管理，1979年頒布的《法蘭西共和國檔案法》規(guī)定國家對私人檔案有強行登記權(quán)。繼承私人檔案需繳納遺產(chǎn)稅，如繼承人將檔案贈予檔案館，可免交遺產(chǎn)稅。這些規(guī)定都為私人檔案的征集創(chuàng)造了有利條件，可最大限度地豐富館藏，防止檔案資源的散失。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法2.俄羅斯俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗里國有部分的正本文件，一律不得由博物館、圖書館、社會團體和宗教團體的檔案館、私人檔案館接收保管。俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗里非國有部分的文件出售時，國家享有優(yōu)先購買權(quán)。與蘇聯(lián)時期一樣，俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗的文件，在移交國家保管之前，均由機關(guān)檔案室保存。蘇聯(lián)檔案法曾規(guī)定了檔案在機關(guān)保存的最長期限，加盟共和國及其以上的機關(guān)一般為15年，邊疆區(qū)、州和市級機關(guān)一般為5年。涉及特殊內(nèi)容的檔案和特殊載體檔案的保管期限各不相同。俄羅斯基本沿用了蘇聯(lián)的規(guī)定，各級機關(guān)按規(guī)定期限定期向檔案館移交檔案。與蘇聯(lián)時期相同，俄羅斯把國家擁有的檔案視為一個整體，統(tǒng)稱為“俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗”。俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗是指反映俄羅斯聯(lián)邦各族人民物質(zhì)和精神生活的，具有歷史、科學(xué)、社會、經(jīng)濟、政治和文化意義的全部文件的總和。其包括俄羅斯版圖內(nèi)的所有檔案全宗和檔案文件，不管其來源、載體類別、保管地點和所有制形式如何。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法3.意大利意大利國家檔案館的檔案來源主要包括四個方面：現(xiàn)行中央和地方機關(guān)定期移交來的文件材料；撤銷機關(guān)的文件材料；檔案館通過購買、贈送或寄存等多種手段征集來的檔案史料；按制度沒收的私人檔案或私人自愿寄存的檔案史料。其中第一種是最重要的收集渠道。根據(jù)檔案法規(guī)定，意大利所有國家機關(guān)必須把保存期滿40年的檔案定期向國家檔案館移交，涉及征兵和復(fù)員的檔案滿70年后移交,公證文件的移交期限則為100年。按照檔案法規(guī)定，檔案移交機關(guān)在檔案移交之前，必須由機關(guān)進行整理和鑒定。機關(guān)編制的檔案目錄應(yīng)隨檔案一同移交，檔案館原則上不再重新整理和編目。但大多數(shù)情況下,國家檔案館不得不重新進行編目。意大利檔案收集的范圍包括四個方面。一是公共檔案;二是私有檔案;三是歷史檔案;四是特色檔案。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法4.西班牙西班牙規(guī)定現(xiàn)行政府機關(guān)的文件必須定期向國家行政總檔案館移交。這個檔案館屬于中間性檔案館，館藏中具有國家歷史意義的、需永久保存的檔案在該館保存一定時間后必須移交給國家歷史檔案館。西班牙政府規(guī)定，具有歷史價值的永久檔案在行政總檔案館保管25年后即可轉(zhuǎn)交到國家歷史檔案館。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法5.德國德國聯(lián)邦檔案館十分重視檔案收集,不僅遵照法律及時接收政府機關(guān)的檔案，還注重征集各種有價值的民間檔案。檔案館經(jīng)常主動開展征集工作，檔案人員注意從各種報刊和廣告中獲取有關(guān)信息，一旦發(fā)現(xiàn)線索，就主動聯(lián)系。搬運檔案的費用全部由檔案館承擔(dān)。檔案館還對接收或征集的檔案進行編目，并主動向檔案移交機關(guān)或個人提供檢索工具，保證利用方便。這樣一來，收集工作就十分順利。德國檔案館征集檔案的方式包括：一是開展檔案社會宣傳;二是購買;三是捐贈或寄存;四是主動拍攝照片形成檔案。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法6.北歐諸國北歐諸國檔案館的接收工作大多是有章可循的。冰島政府規(guī)定，各機關(guān)的檔案從形成起滿30年就應(yīng)向檔案館移交。中央機關(guān)、受國家資助的文化團體，其檔案向國家檔案館移交；地方機關(guān)的檔案，則移交到所在地區(qū)的檔案館，如果該地區(qū)沒有設(shè)立地方檔案館，地方機關(guān)可直接向國家檔案館移交期滿檔案。瑞典政府在1961年頒布的《檔案總條例》中規(guī)定，中央機關(guān)向國家檔案館移交檔案材料的期限由雙方協(xié)商決定；地方機關(guān)必須把100年以前的檔案移交給地方檔案館，每10年移交一次。目前，丹麥政府對檔案移交期限重新作出規(guī)定，各機關(guān)必須把形成期滿30年的檔案向國家檔案館或地方檔案館移交，每5年移交一次，移交的運輸費用由機關(guān)自行承擔(dān)。芬蘭對檔案的移交期限沒有明確規(guī)定，各機關(guān)根據(jù)實際情況自行決定。有的機關(guān)把年滿10年的檔案就向檔案館移交，有的機關(guān)要求檔案在機關(guān)保存50年之后才可向檔案館移交。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法1.美國美國聯(lián)邦檔案系統(tǒng)對接收工作規(guī)定有一套較完整的程序。第一，聯(lián)邦檔案系統(tǒng)確定了文件接收的主要來源，包括總統(tǒng)及總統(tǒng)辦公室、內(nèi)閣各部、獨立的政府部門、立法機構(gòu)和司法部門形成的半現(xiàn)行文件和檔案，均應(yīng)按規(guī)定向聯(lián)邦文件中心或國家檔案館移交。第二，聯(lián)邦政府機構(gòu)在移交文件前，必須完成一系列準(zhǔn)備工作。第三，聯(lián)邦政府機構(gòu)文件和檔案的正式移交始于獲得國家檔案與文件署審批之后。第四，為了對接收工作進行有效控制，在接收過程中往往要形成一些書面文件。近年來，美國民間推崇“大檔案”的理念，其中一個原則就是保管記錄全社會歷史的所有私立機構(gòu)和私人檔案。私立機構(gòu)檔案包括社會組織和商業(yè)機構(gòu)的章程、會議記錄、制度、函件、規(guī)劃計劃、財務(wù)報表等，私人檔案主要是個人和家庭的信件、日記、照片、聲像資料等。這些檔案大多通過捐贈的途徑收集，也有一些依靠購買的方式獲得。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法2.加拿大加拿大國家檔案館根據(jù)有關(guān)法規(guī)，把公共文件作為其接收和保管的主要對象。公共文件是指政府各部和其他機關(guān)形成、收到或保存的，包含涉及組織、職能、管理規(guī)則，或者涉及各部和機關(guān)活動的情報，或包括過去、現(xiàn)在和將來對加拿大政府有一定價值的各種形式和載體的文件材料。國家檔案館負(fù)責(zé)審核各機關(guān)的文件登記表，從機關(guān)接收具有永久保存價值的公共文件。其接收程序與美國類似。20世紀(jì)70年代，加拿大正式提出“總體檔案”這一新概念來指導(dǎo)公共檔案館系統(tǒng)的館藏建設(shè)和管理?？傮w檔案的政策要求是:“在加拿大境內(nèi)，通過收集官方行政文件和相關(guān)的私人文件、企業(yè)文件，來記錄歷史發(fā)展和社會各階層、各方面的活動面貌?！睋Q言之，公共檔案館收集保管所有檔案（包括公共檔案和私人檔案）的活動被看成“總體檔案”政策的內(nèi)容和要求，各級公共檔案館都要收集、保存各種載體的公私檔案并提供利用。總體檔案政策對加拿大檔案全面、全方位的收集產(chǎn)生了深遠影響。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法3.拉美諸國拉美諸國十分重視檔案收集，大多在檔案法規(guī)中明文規(guī)定檔案接收的范圍和程序。有了法律依據(jù)，一些拉美國家的檔案收集工作很有成效，較為典型的要數(shù)阿根廷和烏拉圭。阿根廷1961年頒布的第一部檔案法規(guī)定阿根廷中央政府機關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位和社會團體的文件材料，已滿30年并具有永久保存價值的，均應(yīng)移交給國家檔案館保存。烏拉圭1941年頒布的有關(guān)條例規(guī)定，1900年以前的檔案文件均應(yīng)移交國家總檔案館。各現(xiàn)行機關(guān)不僅嚴(yán)格遵守這一規(guī)定，自覺把具有永久價值的檔案移交到總檔案館，甚至不拘泥于上述時間界限，把上一年或當(dāng)年辦理完畢，具有永久價值的文件也交給總檔案館。為了進一步做好收集工作，烏拉圭還通過一項法律，宣布禁止出口有歷史價值的文件；對收集公共或私人檔案成績卓著者，經(jīng)政府批準(zhǔn)，國家總檔案館可授予其榮譽稱號。因此，烏拉圭國家總檔案館的館藏完整、豐富，保存了自1705年至今的所有重要檔案。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法1.日本日本國立公文書館公文書科專門負(fù)責(zé)檔案收集。公文書科下又設(shè)有三股一室：收集保管股主要負(fù)責(zé)接收與收集國家行政檔案并進行妥善保管；編目股負(fù)責(zé)檔案的整理和分類，編制檔案目錄和索引；借閱股負(fù)責(zé)檔案閱覽、陳列和其他利用工作，并對利用情況進行統(tǒng)計；檔案業(yè)務(wù)研究室負(fù)責(zé)制定鑒定、分類等專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編纂和出版檔案資料，以及開展館際交流。通過這三股一室的明確分工，國立公文書館井然有序地開展檔案管理工作。根據(jù)1980年12月25日實施的《部間聯(lián)絡(luò)委員會協(xié)議》，國立公文書館根據(jù)下列規(guī)定接收各政府機構(gòu)所產(chǎn)生的公文：形成后年滿30年需永久保管的文件移交到國立公文書館；定期保管的文件在期滿1年內(nèi)向公文書館移交。（三）亞洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法2.韓國作為韓國官方的檔案機構(gòu)，政府記錄保存所接收中央和地方政府機構(gòu)所形成的檔案文件。其接收范圍具體包括：永久和準(zhǔn)永久檔案，由總統(tǒng)簽署或與總統(tǒng)有關(guān)的檔案，需要保存的機密文件和具有歷史價值的文件。這些檔案的接收時間略有差異。永久和準(zhǔn)永久檔案在產(chǎn)生滿6年后就可移交；總統(tǒng)文件每半年向記錄保存所提交一次目錄，總統(tǒng)任期結(jié)束后就把文件移交；機密文件在保密期結(jié)束后移交進館；具有歷史價值的文件可根據(jù)需要隨時移交。文件移交的具體辦法是：先由形成機關(guān)每年定期向記錄保存所報告文件移交數(shù)量，然后由保存所制訂移交計劃，并通知各機關(guān)根據(jù)移交計劃進行移交工作。（三）亞洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法3.印度印度中央政府規(guī)定，政府機關(guān)（立法和最高司法機關(guān)除外）滿25年的文件，都必須向國家檔案館移交，移交時必須編制文件保管期限表和移交清單，注明移交機關(guān)名稱、文件起止期限和案卷基本情況。各邦檔案館自行規(guī)定檔案的接收時間和接收范圍。（三）亞洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法4.巴基斯坦巴基斯坦于1984年頒布了第一部檔案法。根據(jù)法令規(guī)定，各機關(guān)的文件辦理完畢1年以后，就可以向各級文件中心移交。移交機關(guān)必須同時劃定文件保管期限：Ａ級文件指必須永久保存的文件，在文件中心保存4年以后可移交到檔案館；Ｂ級和Ｃ級文件指必須長期保存的文件，在文件中心保存４年以后須重新鑒定，或升為Ａ級，或降為Ｄ級；Ｄ級文件指必須銷毀的文件，銷毀權(quán)由館長掌握。各省文件中心保存的大量文件，都是按照上述移交規(guī)定向同級檔案館移交。（三）亞洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法5.馬來西亞馬來西亞的檔案管理活動嚴(yán)格按照國家檔案法進行。凡是已滿20年并具有永久保存價值的公共文件，按檔案法規(guī)定都必須移交到國家檔案館保存，但如果文件涉密，主管檔案工作的文化藝術(shù)旅游部長有權(quán)阻止它們向國家檔案館移交。此外，館長也有權(quán)推遲某些檔案的移交時間。（三）亞洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法6.新加坡新加坡建國時間不長，加上長期受殖民統(tǒng)治，獨立前的文字史料多數(shù)反映殖民歷史，關(guān)于新加坡自身歷史的記載為數(shù)不多。為彌補早期歷史檔案的不足，新加坡成立了專門的機構(gòu)——口述歷史中心，有意識地開展了收集口述資料的工作。他們認(rèn)為，現(xiàn)代人因事務(wù)繁忙，許多人都未將其個人經(jīng)歷記錄下來，傳給后代。因此，通過訪談錄音，記錄民眾的回憶，就能保存許多的歷史資料。同時，口述歷史也有特別價值，它將歷史人物的聲音記錄下來，讓人能從他們的記憶中產(chǎn)生一種參與感，切身感受歷史事件的現(xiàn)場氣氛。（三）亞洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法1.阿爾及利亞阿爾及利亞1977年頒布了《國家檔案法令》，規(guī)定國家檔案館應(yīng)當(dāng)接收全部文件的正本。中央機關(guān)和國營商業(yè)、工業(yè)公司形成的文件，25年以后向國家檔案館移交；私人文件，如果在國家政治、社會或文化生活中具有重要作用，應(yīng)當(dāng)在個人死后半年內(nèi)移交國家檔案館。省級機關(guān)和市鎮(zhèn)機關(guān)形成的文件，滿25年后也應(yīng)當(dāng)向同級檔案館移交。法令還對私人檔案的接收和保管作出了規(guī)定，鼓勵私人把具有歷史價值的文件自愿寄存在檔案館內(nèi)。（四）非洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法2.坦桑尼亞坦桑尼亞1965年頒布的國家檔案法也規(guī)定了國家檔案館接收文件的范圍和權(quán)限。獨立前殖民當(dāng)局和獨立后中央機關(guān)形成的檔案文件，均屬國家檔案館的接收范圍；另外一些半政府機關(guān)，如廣播公司、高等院校、市場委員會和職業(yè)團體，也必須向檔案館移交文件。檔案法規(guī)定國家檔案館館長或由他授權(quán)的任何官員，都有權(quán)檢查尚未移交的公共檔案，有權(quán)從中挑選應(yīng)當(dāng)移交的部分。除特殊情況外，凡被認(rèn)為應(yīng)當(dāng)移交的檔案，都必須在本單位保存20年后向國家檔案館移交。（四）非洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法3.剛果（金）剛果（金）1989年頒布的《建立國家檔案館的法令》也規(guī)定，政府各部和公共機關(guān)保存的30年以前的文件，包括30年以內(nèi)但已不再使用的文件，必須移交國家檔案館保存。當(dāng)政府某一機構(gòu)或某一公共機關(guān)被撤銷時，其有關(guān)文件除非有接替繼任單位接管外，都必須全部移交國家檔案館保存。凡擁有或占有30年以前的檔案的任何私立機構(gòu)和個人有責(zé)任向國家檔案館書面報告其檔案。國家檔案館對具有國家意義和民族價值的檔案，可以行使優(yōu)先購買權(quán)。（四）非洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法4.加納加納的檔案立法把加納政府機關(guān)形成的文件分為Ａ、Ｂ、Ｃ三類。其中只有Ｃ類具有永久的保存價值，必須按規(guī)定手續(xù)在滿5年后移交給國家檔案館。其他兩類文件往往不屬于國家檔案館的收集范圍。另外，凡是公共檔案監(jiān)督委員會常設(shè)委員會命令向國家檔案館移交的文件，政府機關(guān)都必須按照命令進行移交。（四）非洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法澳大利亞各檔案館均依照檔案法規(guī)接收檔案。以新南威爾士州檔案館為例，該館80%以上的館藏文件就來自澳大利亞政府文件中心。文件中心接收文件的手續(xù)十分簡單。文件中心首先向文件形成機關(guān)提供定制的文件盒，要求機關(guān)填寫盒內(nèi)文件登記表。清點核對之后，文件中心派車到形成機關(guān)裝運文件，當(dāng)天把文件入庫、上架，并在文件登記表上注明排架位置代號。文件中心在文件形成的25年左右，依據(jù)法律進行鑒定，凡涉及聯(lián)邦政府重要政策、決議以及人權(quán)、出生證、死亡證等方面的材料移交檔案館永久保管，其他全部銷毀。最終，能進入檔案館永久保存的文件僅占全部文件的10%，這些文件被檔案館接收后還要進行一次鑒定，經(jīng)過淘汰，真正作為永久保存的檔案占全部文件的5%左右。在沒有建立文件中心的州，各機關(guān)向檔案館移交文件的手續(xù)也與新南威爾士州類似。

（五）大洋洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度一、代表性國家檔案收集的現(xiàn)實做法此外，澳大利亞檔案館也注重收集與公民個人有關(guān)的檔案。如國家檔案館大量征集記載個人資料和家族歷史的私人檔案，反映城市歷史和建筑藝術(shù)的圖稿，甚至還征集各種宣傳單、海報、信函、小報等，館藏結(jié)構(gòu)十分豐富。近年，隨著更多關(guān)于國家記憶和歷史反思的專題檔案展覽活動的舉辦，澳大利亞國家檔案館和各州檔案館大量征集口述檔案，以錄音轉(zhuǎn)文字的形式實現(xiàn)大規(guī)模收集，旨在從更多角度還原歷史原貌。（五）大洋洲國家第二節(jié)外國檔案收集制度二、檔案收集制度的內(nèi)容總體而言，檔案收集范圍會依據(jù)檔案館的級別和類型有所區(qū)別。中央級或聯(lián)邦級的國家檔案館一般接收中央機關(guān)或聯(lián)邦機構(gòu)的檔案，地方檔案館一般接收相應(yīng)級別機關(guān)的檔案。特定類型的檔案館，如專門檔案館，也會在檔案法規(guī)中找到特定的接收范圍。目前各國檔案收集的范圍表現(xiàn)出兩個特點。一是全面化和綜合化，這主要體現(xiàn)在收集檔案的門類和載體上。二是精簡和優(yōu)化，這主要體現(xiàn)在進館比例上。近年來，國外一些檔案館縮小了接收比例，目的是實現(xiàn)館藏的精簡和優(yōu)化，提高館藏質(zhì)量。（一）收集范圍第二節(jié)外國檔案收集制度二、檔案收集制度的內(nèi)容各國檔案法規(guī)都明確地規(guī)定了檔案收集的時間，即接收或移交時間。這種時間的規(guī)定在各國不盡相同，從數(shù)年到數(shù)十年甚至百年不等?？傮w而言，收集時間也會因文件形成機關(guān)級別的高低以及文件內(nèi)容和類型的不同而存在差別。對于征集活動來說，時間的規(guī)定不會也無法固定，各檔案館根據(jù)需要自行確定征集的時間。（二）收集時間第二節(jié)外國檔案收集制度二、檔案收集制度的內(nèi)容各國檔案法規(guī)都涉及檔案收集程序和方法的內(nèi)容，只是具體條款詳略有別。有的國家規(guī)定得十分細致、具體；有的國家則留出了較大的空間?？傮w而言，檔案收集的程序和方法在不同國家和地區(qū)，在不同級別的檔案館，共性較為明顯。國外檔案收集的方式具有較為明顯的主動色彩。由于接收長期以來被規(guī)定為一項例行的制度，如果把移交檔案看成是文件形成機關(guān)的義務(wù)，檔案館的收集方式容易陷于被動等待。但是，國外檔案館的收集方式一直以來具有較為積極、主動的特點。例如，法國就形成了由檔案館派駐代表前往機關(guān)協(xié)助收集的制度，這種做法就體現(xiàn)了主動收集的特點。另外，國外對檔案征集也十分重視，采取的方式更加主動。比如加拿大國家檔案館設(shè)立有專門的征集處，負(fù)責(zé)開展檔案的征集活動。（三）收集程序和方法第五章外國檔案館藏第三節(jié)外國檔案收集一、檔案館藏的含義二、檔案館藏的要求三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容第三節(jié)外國檔案館藏檔案館藏（archivalholdings）是指檔案機構(gòu)所保存的全部檔案。國外對這一術(shù)語有著明確的解釋。國際檔案理事會最新修訂的《檔案術(shù)語詞典》規(guī)定，檔案館藏是指“文件中心、檔案館或手稿庫保管的文獻總和”。美國檔案工作者協(xié)會主持編纂的《檔案人員、文件管理人員和手稿管理人員術(shù)語手冊》指出，檔案館藏是“存儲在文件中心或其他庫房的所有文件”。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館、檔案和情報學(xué)院編寫的《檔案術(shù)語詞匯》也把檔案館藏解釋為“檔案庫房保管的文件總體”。這些規(guī)定基本相同，表明檔案館藏一般是指各國檔案機構(gòu)所收藏和保存的全部檔案，也包括相關(guān)的資料、圖書和實物等。檔案是館藏的主體，其他的則是館藏的補充。一、檔案館藏的含義第三節(jié)外國檔案館藏檔案機構(gòu)的館藏必須有一定量的積累。如果館藏數(shù)量不足，將直接導(dǎo)致檔案機構(gòu)信息匱乏，難以滿足利用的需求。但也應(yīng)注意適度，數(shù)量過多，既會給檔案機構(gòu)有限的空間造成壓力，也有可能導(dǎo)致濫竽充數(shù)、同類重復(fù)現(xiàn)象的發(fā)生。二、檔案館藏的要求（一）數(shù)量充足（二）質(zhì)量優(yōu)化館藏在一定量的積累之后，注意力應(yīng)更多地投向館藏質(zhì)量。質(zhì)量有形式和內(nèi)容之分。形式上的質(zhì)量是要注重館藏檔案門類和載體的多樣性。內(nèi)容上的質(zhì)量是要保證檔案信息的真實性和可靠性。檔案作為原生態(tài)信息，可資憑證和查考是其基本功能，因此檔案機構(gòu)都會重視館藏質(zhì)量的優(yōu)化。各國大多通過嚴(yán)格的鑒定來實現(xiàn)這一點。第三節(jié)外國檔案館藏國外檔案館藏的種類一般豐富而充實，既收集有反映政府機關(guān)活動的普通檔案，還收集有各領(lǐng)域的專門檔案。既要收集社會團體、組織的檔案，還要征集著名人士的私人檔案，如手稿、家譜、信件等。在內(nèi)容方面，要全面收集反映經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各方面的宏觀材料和微觀材料。在文件載體方面，既收集紙質(zhì)檔案，還應(yīng)包括各種特殊載體檔案，如泥板檔案、棕櫚葉檔案等；還要收集現(xiàn)代新型載體檔案，諸如照片、縮微膠片、軟盤、磁盤、光盤等。同時，檔案機構(gòu)還應(yīng)收集與館藏相關(guān)的材料，與檔案相輔相成、互相補充。二、檔案館藏的要求（三）成分豐富（四）結(jié)構(gòu)合理館藏檔案與其他材料的數(shù)量比例要合理，各類型檔案之間的比例也要合理。國外檔案機構(gòu)的館藏以檔案為主，其他材料只是輔助品。各類型檔案之間的比例也應(yīng)注意適當(dāng)并突出特色，避免與其他檔案機構(gòu)的館藏雷同重復(fù)。第三節(jié)外國檔案館藏指每個檔案館的庫藏檔案與資料，均應(yīng)具有地方特色、文化特色、人物特色、歷史事件特色、時代特色、民族特色等。據(jù)此各級綜合性檔案館，應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況，積極收集相關(guān)的檔案資料；各種專門檔案館和部門檔案館，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)專業(yè)活動或本專業(yè)、本部門形成的檔案，及時接收入館，使館藏具有明顯的專業(yè)（專門）性特點。例如，美國比較注重跟進技術(shù)發(fā)展，及時關(guān)注社交媒體文件的歸檔。美國國家檔案與文件署2011年10月20日發(fā)布了《Web2.0背景下社交媒體平臺文件管理指南》，對社交媒體平臺產(chǎn)生文件的管理提供總體指導(dǎo)。北卡羅來萊納州政府也對社交媒體檔案實施歸檔，開發(fā)了社交媒體歸檔平臺，該系統(tǒng)是世界上首個提供社交媒體數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)存檔的公共平臺。二、檔案館藏的要求（五）內(nèi)容特色第三節(jié)外國檔案館藏檔案機構(gòu)的館藏范圍，實質(zhì)上是指一個檔案機構(gòu)收藏哪些方面的檔案，即館藏結(jié)構(gòu)和成分。規(guī)定館藏范圍，對于每個國家的檔案機構(gòu)都十分重要，因為這有利于保護國家的檔案財富，有利于保證合理有效地利用檔案。1.有代表性的各國規(guī)定各國國家檔案館的館藏范圍，一般是由檔案法規(guī)或者由國家授權(quán)檔案當(dāng)局來規(guī)定的。在英國，《公共檔案法》明確規(guī)定國家檔案館接收英國政府各部和其他公共機關(guān)的檔案，以及英格蘭和威爾士各法院的檔案，但不包括蘇格蘭地方政府的檔案。在美國，《聯(lián)邦檔案法》只規(guī)定了國家檔案館的館藏范圍。所有聯(lián)邦機關(guān)，包括國防部和外交部的檔案，必須移交國家檔案館。而各州檔案館的館藏范圍則由各州自行規(guī)定。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（一）規(guī)定館藏范圍第三節(jié)外國檔案館藏在馬來西亞，檔案法規(guī)定馬來西亞國家檔案館的收藏范圍包括公共機關(guān)形成的保管期限在25年以上的檔案，以及通過購買、捐贈的方式集中到檔案館的具有全國意義或歷史價值的所有公共文件和非公共文件，包括圖表、照片、縮微膠片、影片和錄音文件等。在巴基斯坦，1984年頒布的第一部檔案法規(guī)定，巴基斯坦國家檔案館的收藏范圍包括：除國防和外交以外的各政府機關(guān)和部門產(chǎn)生的“一類”檔案；著名人物的私人手稿；全國非政府機構(gòu)的檔案以及政府機構(gòu)出版的十種公報和新聞通報等。在塞內(nèi)加爾，1981年頒布的檔案法規(guī)定，凡自然人或法人在其公私活動中產(chǎn)生和收到的文件，不管其性質(zhì)、形成日期、形式和制成材料如何，都是檔案，而其中具有全國意義的，均屬于國家檔案館的收藏范圍。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（一）規(guī)定館藏范圍第三節(jié)外國檔案館藏2.各國館藏范圍的共同特點各國檔案館的館藏范圍具有兩點共性：一是館藏范圍具有綜合性特點。盡管各國檔案館的館藏范圍因為檔案館的級別和類型有別而存在差異，但一般具有綜合性特點，館藏的門類和載體都較為多樣化。二是館藏范圍具有法定性特點。各國的館藏范圍大多以法規(guī)形式確定，不能隨意變更。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（一）規(guī)定館藏范圍第三節(jié)外國檔案館藏這是指確定檔案機構(gòu)獲取和積累檔案的途徑和方式，確保館藏檔案得到源源不斷的補充，從而達到豐富館藏的目的。概括而言，各國檔案館豐富館藏的途徑包括例行接收和專門征集兩個方面。1.例行接收接收檔案，是各國檔案館豐富館藏的最基本和最重要的途徑，也是館藏來源的傳統(tǒng)方式。每個檔案館都必須遵照檔案法規(guī)為其規(guī)定的館藏范圍接收檔案。這種接收制度有助于劃清檔案館與圖書館的界限。各國的檔案法規(guī)都把檔案的接收和移交看做是一個統(tǒng)一的過程。移交是針對檔案形成機關(guān)而言，接收是針對檔案館來說的。在移交和接收時，文件形成機關(guān)與檔案館需要履行必要的交接和登記手續(xù)。各國都規(guī)定了檔案交接、驗收和清點制度。交接雙方要在移交目錄或交接清單上簽字，注明日期。對不同類型的檔案，如手稿、地圖、照片、錄音帶和光盤，要分別登記交接表冊，以利于保管。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來源第三節(jié)外國檔案館藏檔案的移交和接收一般采用直接和間接兩種方式。直接方式，是指由文件形成機關(guān)直接向檔案館移交，或者說由檔案館直接從機關(guān)接收。間接方式，是指由文件中心向檔案館移交，或者說由檔案館從文件中心接收。大多數(shù)國家都規(guī)定了交接檔案應(yīng)遵守的原則。較具普遍性的原則有二：第一，保持檔案全宗完整性的原則。一個機關(guān)形成的檔案是一個有機整體，不得拆散移交給兩個或兩個以上檔案館保存；在一個檔案館內(nèi)也不得將不同機關(guān)的檔案混合在一起保管。第二，堅持檔案優(yōu)化原則，防止重份文件和不應(yīng)進館的文件混入檔案館。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來源第三節(jié)外國檔案館藏2.專門征集征集也是豐富檔案館館藏的重要方式，指的是從檔案機構(gòu)正規(guī)接收渠道之外獲得館藏檔案的活動。（1）交換(exchange)交換對發(fā)展中國家具有特別重要的意義。其原因有很多，一是大多數(shù)發(fā)展中國家獨立前形成的檔案，絕大部分落入了原宗主國的檔案館。第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束獲得獨立后，發(fā)展中國家為了補充現(xiàn)有的館藏，便要求宗主國歸還檔案或者通過復(fù)制手段積累館藏。二是戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害和人為災(zāi)害等因素使檔案原件遭到破壞或丟失，需要交換復(fù)制件。三是由于政治和經(jīng)濟危機，檔案被轉(zhuǎn)移到他國，但事后沒有歸還，需要交換。四是由于國家主權(quán)和領(lǐng)土狀況的改變，導(dǎo)致這些領(lǐng)土上產(chǎn)生的檔案歸屬了另一個國家，需要交換。五是由于利用需求的變化，促使許多國家之間需要交換本國用戶感興趣的檔案史料。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來源第三節(jié)外國檔案館藏2.專門征集(2)購買(purchase)購買也是一種重要的征集方式。購買檔案的情況大致有兩種：一是本來屬于國家所有的檔案，由于種種原因而散失或落入本國或外國的社團或個人手中，國家為了收回這部分檔案可以采用購買方式。另一種情況是歸個人或集團所有的檔案，包括私有企業(yè)的檔案，國家享有優(yōu)先購買權(quán)。（3）租借(lease)一些國家如斯里蘭卡、阿爾及利亞等國的檔案法規(guī)還規(guī)定，檔案館可以采用簽訂租借協(xié)議的辦法來征集檔案，補充館藏。如果檔案館需要查詢某個檔案館（無論是本國還是外國的）保存的某類（某些）檔案，可以采用租借的辦法，把原件租借回來，進行復(fù)制后再歸還。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來源第三節(jié)外國檔案館藏2.專門征集(4)捐贈(donation)、遺贈(bequest)和寄存(deposit)國際檔案理事會最新修訂的《檔案術(shù)語詞典》把“捐贈”界定為“無須給予金錢報酬而獲得新增館藏”，把“遺贈”解釋為“根據(jù)最終遺言或遺囑而轉(zhuǎn)移檔案文件的保管權(quán)和所有權(quán)”，把“寄存”規(guī)定為“法定所有權(quán)未轉(zhuǎn)移的文件在檔案館中的保管”。這三種形式的共同點在于都需要遵照書面契約或協(xié)議來實施。捐贈、遺贈往往遵守的是“捐贈契約”(deedofgift)，這是一種規(guī)定通過轉(zhuǎn)讓所有權(quán)向檔案機構(gòu)捐贈文件材料的法律文書；寄存往往遵守的是“寄存協(xié)議”(agreementofdeposit)這是一種規(guī)定將歷史材料寄存在檔案機構(gòu)進行實體保管但所有權(quán)不變的法律文書。

三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來源第三節(jié)外國檔案館藏2.專門征集(4)捐贈(donation)、遺贈(bequest)和寄存(deposit)捐贈、遺贈與寄存的本質(zhì)區(qū)別在于檔案所有權(quán)的變化。捐贈意味著原擁有者對檔案和文件的所有權(quán)發(fā)生轉(zhuǎn)移，由個人占有轉(zhuǎn)為公共所有，而且這種轉(zhuǎn)移是無償?shù)摹＿z贈是按照遺言或遺囑進行的，可以是無償?shù)?，也可以是有償?shù)?，捐贈和遺贈都意味著檔案的所有權(quán)發(fā)生了轉(zhuǎn)移。而寄存只意味著檔案保管地點的改變，并不涉及所有權(quán)的轉(zhuǎn)移。三、檔案館藏建設(shè)的內(nèi)容（二）確定館藏來源第五章

外國電子文件歸檔第四節(jié)外國檔案收集一、電子文件歸檔的定義和含義二、國外電子文件歸檔的遵循理念和原則三、國外典型國家的電子文件歸檔的實踐做法第四節(jié)外國電子文件歸檔國外檔案界對“電子文件歸檔”有著明確解釋。國際標(biāo)準(zhǔn)ISO/TR18492“電子文件信息的長期保存”(Long-termpreservationofElectronicDocument-basedInformation)規(guī)定，電子文件歸檔是指“在一個獨立的物理空間或邏輯空間內(nèi)存儲電子信息，用以保護信息不丟失、不被篡改和不退化”。美國國際文件管理者與指導(dǎo)者協(xié)會下的國際標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展委員會(ARMAInternationalStandardsDevelopmentCommittee)主編的《文件與信息管理術(shù)語詞匯表》(GlossaryofrecordsandInformationManagementTerms)將電子文件歸檔的含義解釋為：第一層含義指“在電子存儲和檢索系統(tǒng)中，對數(shù)字記錄或數(shù)字化文檔進行的獲取、標(biāo)引和存儲”；第二層含義指“使用計算機系統(tǒng)將文件提交給官方登記處，如向官方登記處繳稅后的單據(jù)”。上述定義和含義基本相同，表明電子文件歸檔就是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案機構(gòu)移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案機構(gòu)正式轉(zhuǎn)移。相比紙質(zhì)文件，電子文件的歸檔更為復(fù)雜。一、電子文件歸檔的定義和含義第四節(jié)外國電子文件歸檔“前端控制”是國外電子文件歸檔需要遵循的指導(dǎo)理念。。它是指以文件生命周期理論為理論基礎(chǔ)，對文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案管理流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效監(jiān)督，從而實現(xiàn)對文件的超前控制。早在1996年，法國檔案學(xué)者諾加雷為第13屆國際檔案大會所做的主報告就指出，檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預(yù)的時機，甚至要重新思考這種生命周期。相比紙質(zhì)文件，電子文件的歸檔需要實行前端控制，檔案部門對于電子文件歸檔的介入要向前延伸，不僅要提前到電子文件的生成階段，甚至在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段就應(yīng)考慮歸檔需求。二、國外電子文件歸檔的遵循理念和原則第四節(jié)外國電子文件歸檔電子文件歸檔遵循格式規(guī)范、齊全完整及真實有效的原則。首先，對于歸檔電子文件的格式要求，各國的做法不同。其次，歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，不僅包括文件本身，還要將電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)一并收集。最后，歸檔電子文件應(yīng)真實有效，如文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改,應(yīng)將最新版本及應(yīng)更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔?？傮w來說，電子文件在機構(gòu)內(nèi)部的歸檔已逐漸形成普遍做法，但向檔案館的移交才剛剛開始。主要原因有兩點：第一，電子文件形成的時間還不算長，向檔案館移交的問題尚不迫切；第二，因為系統(tǒng)或格式等問題，檔案館尚不具備多來源機構(gòu)形成的眾多類型的電子文件的保管條件和要求。二、國外電子文件歸檔的遵循理念和原則第四節(jié)外國電子文件歸檔各國電子文件歸檔的實踐做法主要包括兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔(logicalfiling)是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。也就是說，文件形成部門僅僅將存儲電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使得檔案部門能通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱該電子文件，邏輯歸檔后的檔案信息可全部在網(wǎng)絡(luò)中顯示和檢索利用，電子文件生成在什么位置，歸檔后的物理位置仍保持不變。物理歸檔(physicalfiling)是指把計算機及網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔的方式又可區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址,并存儲在檔案部門本地載