醫(yī)院人事檔案代理存在的問題及對策-檔案管理論文

3/3醫(yī)院人事檔案代理存在的問題及對策-檔案管理論文

中圖分類號：G275.9文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2023）12-00-01

人事代理制度是指在國家人事法規(guī)、政策的指導下，尊重單位用人自主權(quán)和人才擇業(yè)自主權(quán)，由政府人事部門所屬的人才交流服務中心為綜合代管機構(gòu)，接受用人單位和個人的委托，為其提供人事管理工作方面綜合性服務的制度。它的最大特點在于實現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用的分離，變“單位人”為“社會人”。

目前，醫(yī)院實施的人事代理主要是保存人事檔案關(guān)系為主的人事代理制度。這一制度，打破了醫(yī)院原有的封閉、單一的用人管理機制，也使醫(yī)院人事檔案工作由傳統(tǒng)的管理模式，拓展為“傳統(tǒng)的人事檔案管理模式+人事代理檔案委托管理模式”。由于這一制度推出時間不長，產(chǎn)生了一些亟待解決的問題。

一、人事檔案代理制度不健全，代理雙方責權(quán)不清

代理人員的人事檔案在代理初期就存放在人事代理機構(gòu)，即“人才交流服務中心”，這些檔案多為院校轉(zhuǎn)遞而來，里面記載的全是在校時的信息。而就業(yè)后在醫(yī)院不同工作階段中形成的新的檔案材料，則由醫(yī)院人事檔案員定期轉(zhuǎn)交到人事代理機構(gòu)。這樣不難看出，人事代理機構(gòu)對醫(yī)院代理人員的人事檔案的管理僅僅是局限于檔案保管，處于相對靜態(tài)，而更多的檔案動態(tài)管理工作如收集、整理、歸檔、鑒定等環(huán)節(jié)全都在醫(yī)院。檔案保管和檔案管理不是一個概念，保管僅是管理（代管）的一個環(huán)節(jié)。人事代理機構(gòu)是人事檔案管理主體，而實際上只承擔著人事檔案的保管職責，其他許多檔案管理環(huán)節(jié)和職責卻在醫(yī)院。這一狀況，不同程度上影響了代理人員的人事檔案管理，導致了人事代理制度不能充分發(fā)揮其應用的作用。

二、代理雙方信息不對稱，人事檔案代理缺乏信任度

1.從代理方來看

由于代理機構(gòu)對被代理人員的情況一無所知，被代理方就存在因為私利而提供虛假檔案材料的可能。當前，許多單位對檔案工作重視程度不夠，常處于“邊緣化”狀況，因管理松懈和工作疏忽產(chǎn)生的漏洞百出，為某些別有用心的人制造假檔案提供了可乘之機，加之現(xiàn)在的人事代理檔案由醫(yī)院向代理機構(gòu)流轉(zhuǎn)的過程不規(guī)范，也為造假者提供了機會。

2.從被代理方來看

現(xiàn)有體制下，對人事檔案代理機構(gòu)尚缺乏監(jiān)督約束機制，人事檔案代理機構(gòu)容易受到利益的驅(qū)動，在被代理人毫不知情的情況下，竊取、泄露被代理人的檔案信息，甚至篡改[1]。

三、“人檔分離”帶來的眾多負面影響

1.被代理人的某些觀念，對人事代理制下的人事檔案工作帶來的負面影響

有些被代理人認為自己的檔案不在本人所屬的單位管理，而由代理機構(gòu)管理，覺得不放心；還有的認為自己和非人事代理人員不一樣，沒有歸屬感。有些檔案材料該交的不交，拿在個人手里，導致代理的檔案不齊全、不完整。

2.從代理機構(gòu)方面來看，其代管的檔案內(nèi)容上具有相對滯后性

因“人檔分離”，人事代理機構(gòu)的人事檔案，其內(nèi)容反映的是前一個階段的信息，而近一個時期和以后在履歷、考核、鑒定、學歷、職稱、工資等方面新形成的檔案，反映不出來。因為檔案在醫(yī)院從形成、收集、整理、到歸檔需要時間，歸檔后再從醫(yī)院轉(zhuǎn)交人事代理機構(gòu)必然有一個時間差。這樣，從人事代理機構(gòu)角度看，已有的檔案不能反映代理人的現(xiàn)實情況，檔案的提供利用功能相對弱化。

3.從醫(yī)院方面來看，被代理人的檔案在利用上很不便利

“人檔分離”，造成人在醫(yī)院，而檔案卻在人事代理機構(gòu)。遇到單位工資調(diào)整、任職選拔、晉升職稱、考核定級、函調(diào)政審、黨團關(guān)系等問題需要查閱檔案時[2]，先得與人事代理機構(gòu)聯(lián)系，再去人事代理機構(gòu)查檔，或是將檔案借回查閱，醫(yī)院的人事檔案員要疲于往返奔波。這不僅極大地影響了工作效率，也為醫(yī)院領(lǐng)導決策和人事工作順利開展帶來眾多不便。

如何解決上述問題，筆者認為應采取以下對策：

（1）建立健全人事檔案代理工作各項規(guī)章制度

建立一套完善的人事檔案代理工作制度，使醫(yī)院和人事代理機構(gòu)明確各自對人事檔案的收集、整理、歸檔、移交等環(huán)節(jié)的工作職責和范圍，規(guī)范醫(yī)院和人事代理機構(gòu)的人事檔案管理程序，使人事檔案代理工作步入健康、有序的發(fā)展軌道。同時，要建立人事檔案管理監(jiān)督機制，成立人事代理人員檔案管理監(jiān)督小組。小組由醫(yī)院和人事代理機構(gòu)雙方人員組成，專人負責人事檔案管理監(jiān)督。每年至少一次以上抽查代理人員的檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題除及時整改，還應配套追責機制。

（2）更新思想觀念，全面提升人事代理檔案管理水平

這種新的人事檔案管理模式要求醫(yī)院與人事代理機構(gòu)雙方的檔案管理人員在思想上要更新觀念，與時俱進，真正從思想上適應新制度。在業(yè)務上，認真學習，系統(tǒng)掌握人事制度改革的有關(guān)政策、法規(guī)，掌握人事檔案管理知識和新制度下的要求，努力提高日常操作技能和整個人事檔案管理水平。此外，被代理人員也要轉(zhuǎn)變觀念，應該積極配合人事代理機構(gòu)開展工作，主動及時地移交有保存價值和參考價值的個人信息材料，以便充實自己的人事檔案，為相關(guān)部門考察選用人才提供真實資料。

（3）加快?底只?和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提升整個人事檔案管理水平

人事代理機構(gòu)要對檔案原件掃描后實現(xiàn)數(shù)字化，然后在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，建立相應的人才信息網(wǎng)站，與用人單位實現(xiàn)網(wǎng)上信息鏈接。用人單位可借助這個平臺，查閱本單位代理人員的電子檔案。了解社會保險的繳納、學歷、職稱、履歷等信息，切實解決