國外檔案事業(yè)體制發(fā)展模式及其分析-檔案管理論文

5/5國外檔案事業(yè)體制發(fā)展模式及其分析-檔案管理論文

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2023）08-0061-02

檔案事業(yè)體制是一個(gè)國家管理其全部檔案和檔案工作的方式和組織制度，它是國家行政管理體制的有機(jī)組成部分，為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，它將會(huì)隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和政治體制的加速改革而變革，主要包括檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、權(quán)限劃分、隸屬關(guān)系等內(nèi)容。

一、現(xiàn)行檔案事業(yè)體制發(fā)展模式

任何一個(gè)國家的檔案事業(yè)體制都與本國的政治體制、檔案學(xué)理論體系以及歷史文化傳統(tǒng)分不開的。當(dāng)今世界現(xiàn)行檔案事業(yè)體制主要有集中式檔案事業(yè)體制和分散式檔案事業(yè)體制兩種。這兩種體制各有優(yōu)劣，各國如何選擇主要依據(jù)本國的國情來選擇和決定適合自己的管理體制。

1.集中式檔案事業(yè)體制

集中式檔案事業(yè)體制是指地方檔案機(jī)構(gòu)受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督，檔案行政管理機(jī)關(guān)是一個(gè)國家的檔案管理業(yè)務(wù)中心，有權(quán)力對(duì)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。主要有兩種模式，一種是設(shè)國家檔案局來統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全國檔案事業(yè)，這種模式是由國家檔案局履行行政管理職能，籌劃國家檔案事業(yè)建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督各級(jí)檔案館的工作，其檔案事業(yè)體制是實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”與“雙重管理”的模式相結(jié)合。另一種是由國家檔案館負(fù)責(zé)監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)所有檔案館的工作，這種模式下的檔案事業(yè)體制不單獨(dú)設(shè)立檔案行政管理機(jī)關(guān)，國家檔案館具有二合一的雙重職能，即“局管合一”體制與“一個(gè)機(jī)構(gòu)，行駛兩種職能”的模式，地方檔案館只是作為總館的一個(gè)分館，形成明顯的隸屬關(guān)系。[1]

2.分散式檔案事業(yè)體制

分散式檔案事業(yè)體制是指國家不設(shè)立檔案行政管理機(jī)關(guān)，實(shí)行中央和地方分權(quán)管理，各負(fù)其責(zé)，各自負(fù)責(zé)自己職權(quán)范圍內(nèi)的檔案，彼此無法定縱向隸屬和橫向業(yè)務(wù)聯(lián)系。實(shí)行這種檔案事業(yè)體制的國家大都是聯(lián)邦制或聯(lián)邦制國家。美國是采用分散式管理模式最具有代表性的國家。本文以美國為例，分析國外檔案事業(yè)體制發(fā)展模式。[2]

二、美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式

1.美國的檔案工作機(jī)構(gòu)

美國歷來就十分重視檔案工作，不僅是從檔案機(jī)構(gòu)、相關(guān)人員還是工作內(nèi)容都從制度上作了明確的規(guī)定。它實(shí)行的是分散式管理模式，其結(jié)構(gòu)特點(diǎn)是全局分散，中央集中的模式。美國的檔案工作機(jī)構(gòu)主要有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)和非聯(lián)邦機(jī)構(gòu)兩類（見下表），聯(lián)邦機(jī)構(gòu)是非營利性檔案機(jī)構(gòu)，由聯(lián)邦政府提供所有資金來支持工作。

聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)國家檔案和文件署，署長(zhǎng)由總統(tǒng)任命，所有工作人員都為公務(wù)員。國家檔案及文件署負(fù)責(zé)對(duì)聯(lián)邦政府形成的檔案進(jìn)行集中管理，下設(shè)10個(gè)內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)，它們分別是：署長(zhǎng)辦公室、國家檔案館、總統(tǒng)圖書館、文件管理部、公共計(jì)劃部、文件保護(hù)部、行政事務(wù)辦公室、國家歷史出版物、聯(lián)邦登記部、聯(lián)邦文件中心部與文件委員會(huì)。

國家檔案館是國家檔案及文件署內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之一，整個(gè)聯(lián)邦政府只有一個(gè)檔案館，所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案都必須向它移交，僅員工就有3000多人，在全國設(shè)立了44個(gè)聯(lián)邦檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，11個(gè)分館，各檔案以就近保管為原則，各分館負(fù)責(zé)接收各地機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案，其編制和經(jīng)費(fèi)和總管是一致的，管理方法也是統(tǒng)一的。

總統(tǒng)圖書館也是國家檔案及文件署的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之一，它是集檔案館、圖書館、博物館功能于一身的特殊檔案機(jī)構(gòu)，既要保管總統(tǒng)的檔案文件，又要負(fù)責(zé)收藏總統(tǒng)的個(gè)人物品、圖書、藝術(shù)品以及總統(tǒng)接受的各種贈(zèng)品和各種收藏品，實(shí)際上總統(tǒng)圖書館是保管總統(tǒng)檔案文件、收藏歷史資料以及提供利用服務(wù)的場(chǎng)所。

2.美國檔案機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系

美國沒有設(shè)立檔案行政事業(yè)管理機(jī)關(guān)，中央和地方對(duì)檔案都是實(shí)行分權(quán)管理，各施其責(zé)的原則，各檔案館之間無上下級(jí)隸屬關(guān)系。非聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)在體制上，有的隸屬于各州和地方政府，有的則隸屬于州圖書館或歷史協(xié)會(huì)。

3.美國檔案工作機(jī)構(gòu)的權(quán)限劃分

聯(lián)邦制檔案機(jī)構(gòu)國家檔案和文件署（NARA）的主要職能是：制定管理聯(lián)邦政府文件的方針和工作程序，指導(dǎo)并監(jiān)督各政府機(jī)構(gòu)的文件管理，制定文件保管期限，指導(dǎo)和檢查具有永久保存價(jià)值和歷史價(jià)值的文件進(jìn)館，督促各機(jī)構(gòu)向聯(lián)邦政府文件中心移交半現(xiàn)成文件，制定法律、法令和總統(tǒng)文件等。

非聯(lián)邦制檔案機(jī)構(gòu)，它不受國家檔案和文件署管轄，聯(lián)邦制檔案機(jī)構(gòu)制定的管理法《聯(lián)邦文件管理法》對(duì)他們也沒任何法律約束力，各檔案館管理各有特色，自成體系。州縣檔案館由州縣政府全額撥款，依照本地政府制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)進(jìn)行檔案管理。[3]

4.美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式的特點(diǎn)

美國檔案事業(yè)體制分散協(xié)調(diào)發(fā)展模式最大的優(yōu)點(diǎn)是：各州和地方檔案機(jī)構(gòu)與聯(lián)邦政府之間沒有隸屬關(guān)系，各檔案機(jī)構(gòu)有極大的自主權(quán)，可以自由開展檔案工作，不受統(tǒng)一的政策和法律指令來約束自己的工作，只管整理有利用價(jià)值的檔案，無須盲目的追求館藏?cái)?shù)量和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。這樣各檔案機(jī)構(gòu)可因地制宜大膽的制定工作制度，充分調(diào)動(dòng)機(jī)構(gòu)的工作積極性和主動(dòng)性，其體制模式具有靈活多樣、積極務(wù)實(shí)、相互補(bǔ)充、覆蓋廣泛、高效獨(dú)特等特點(diǎn)。

三、美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式分析

1.國家檔案事業(yè)體制采用分散的協(xié)調(diào)發(fā)展模式

美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式主要是分散的協(xié)調(diào)模式，即聯(lián)邦、州、地方政府分別建立自己的政府檔案管理部門，負(fù)責(zé)本身的檔案建設(shè)與管理。國家檔案與文件署只統(tǒng)管聯(lián)邦政府的檔案工作與文件的行政管理機(jī)構(gòu)，美國政府不過問各州、地方政府的檔案事務(wù)，各州、地方政府自行決定本州的檔案管理體制及其檔案管理辦法，因此，各州、地方政府的檔案體制也多種多樣，有由州、地方政府直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案機(jī)構(gòu)；也有由州、地方政府直接授權(quán)歷史協(xié)會(huì)管理的檔案機(jī)構(gòu)；還有由州、地方政府圖書館開展檔案工作而沒有設(shè)立專門的檔案機(jī)構(gòu)的。各大私營企業(yè)、教會(huì)、大學(xué)分別建立自己的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本身的檔案建設(shè)與管理，它們當(dāng)?shù)卣块T無上下隸屬關(guān)系，各檔案管理部門之間無隸屬關(guān)系，檔案工作由本館自行決定，各自為政，政府檔案部門無權(quán)過問一切檔案事務(wù)。與這對(duì)建立獨(dú)具特色的檔案提供了無限廣袤的發(fā)展空間。[4]2.各級(jí)政府內(nèi)部采用集中管理的檔案發(fā)展模式

美國的聯(lián)邦和非聯(lián)邦檔案部門都負(fù)責(zé)本級(jí)政府的檔案管理，而各級(jí)組成部門內(nèi)部不再設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理和對(duì)外服務(wù)，減少了各部門之間因不協(xié)調(diào)而產(chǎn)生的矛盾，加快了文件向檔案轉(zhuǎn)變的過程，克服了檔案管理不及時(shí)的現(xiàn)象，同時(shí)，也大大地提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3.各檔案部門通過行業(yè)協(xié)會(huì)互聯(lián)互通的發(fā)展模式

美國國家檔案和文件署負(fù)責(zé)制定法律、法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范程序，供各級(jí)檔案部門所用，各聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)均設(shè)置有經(jīng)國家檔案和文件署培訓(xùn)認(rèn)證的專職管理員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理和鑒定工作，并按要求向國家檔案館移交檔案。美國各檔案機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)工作主要是依靠檔案工協(xié)會(huì)、國家文件管理協(xié)會(huì)、地區(qū)性專業(yè)協(xié)會(huì)等行業(yè)協(xié)會(huì)來完成，行業(yè)協(xié)會(huì)設(shè)立有檔案工作處，每年都會(huì)不定期的召開檔案工作會(huì)議，相互交流經(jīng)驗(yàn)，維持各檔案館之間的聯(lián)系與互相協(xié)作。另外，行業(yè)協(xié)會(huì)還會(huì)舉辦培訓(xùn)班、繼續(xù)教育、講座等以提升整個(gè)工作人員的素質(zhì)和技能，因此，行業(yè)協(xié)會(huì)在各檔案館之間的紐帶作用就顯得尤為突出。

4.依據(jù)文件生命周期理論，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的發(fā)展模式

美國對(duì)文件的管理非常標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從源頭抓起，在登記、整理、鑒定、保護(hù)、儲(chǔ)藏、著錄、查閱、利用等環(huán)節(jié)上都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的程序進(jìn)行，各個(gè)環(huán)節(jié)都要考慮檔案的業(yè)務(wù)價(jià)值，半現(xiàn)行文件全部移交文件中心保管，依據(jù)生命周期理論，檔案機(jī)構(gòu)和文件中心可以對(duì)文件的整個(gè)生命過程進(jìn)行有效鑒定和控制，文件檔案一旦失去了價(jià)值就一概銷毀，只有把永久保存的文件才移交檔案館保管，所以在美國他們會(huì)設(shè)立有大量的文件中心，僅聯(lián)邦級(jí)的文件中心就有15個(gè)，全部是保管各州、政府的半現(xiàn)行文件。這樣既確保了文件的質(zhì)量，又為檔案管理打下了堅(jiān)石的基礎(chǔ)，真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理。同時(shí)，有效地控制館藏?cái)?shù)量日益膨脹的壓力，大大減少人力、物力和財(cái)力的支出費(fèi)用，提高了檔案的利用效率。[5]

5.“連橫”、“合縱”的發(fā)展模式

美國十分重視檔案的利用，重視檔案內(nèi)容和形式多元化，2023年美國第76屆檔案工作會(huì)議的主題是“超越界限”，也就是要打破傳統(tǒng)的獨(dú)立運(yùn)行的工作模式，借助不同地域不同行業(yè)的優(yōu)越，相互補(bǔ)充，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享?！斑B橫”即圖書、情報(bào)、檔案一體化發(fā)展，“合縱”即跨行業(yè)、跨領(lǐng)域發(fā)展。[6]

6.美國檔案體制事業(yè)發(fā)展模式存在的不足

從美國檔案體制發(fā)展模式看，主要存