基于PLM技術(shù)的企業(yè)科研項目數(shù)字檔案館共享與管控系統(tǒng)開發(fā)與研究-檔案管理論文

4/4基于PLM技術(shù)的企業(yè)科研項目數(shù)字檔案館共享與管控系統(tǒng)開發(fā)與研究-檔案管理論文

1系統(tǒng)開發(fā)實施背景

筆者所在的國有大型企業(yè)研究所，研究范圍涵蓋了制造業(yè)鑄鍛、機加、化工、裝備自動化等12個專業(yè)，在其新材料，新工藝、新技術(shù)、新裝備開發(fā)研制及推廣應(yīng)用中，積累了大量科研檔案，特別是近年來承擔(dān)完成了十余項國家“863”計劃、國際科技合作專項、國家科技重大專項等。目前已擁有106項專利授權(quán)，制定頒布實施的國家、行業(yè)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)近百個；年發(fā)表科技論文200余篇，在推動企業(yè)工藝水平提升、制造技術(shù)進(jìn)步及行業(yè)科技發(fā)展過程中以每年產(chǎn)生50余項科研項目檔案遞增，傳統(tǒng)的面向文字圖紙信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型數(shù)據(jù)庫已不適應(yīng)多媒體、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展，作為數(shù)字檔案館信息資源組成部分的電子文件、電子圖紙等新型載體的出現(xiàn)，在特性上也與傳統(tǒng)檔案有著根本改變。基于此，在借鑒企業(yè)檔案管理先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗基礎(chǔ)上，探索建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館、構(gòu)建項目管理和檔案信息化管理于一體的PLM項目管理系統(tǒng)，使科研全生命周期中產(chǎn)生的科技檔案的管理日趨科學(xué)化、規(guī)范化。

2技術(shù)架構(gòu)

2.1構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)平臺。制造業(yè)檔案信息集成已成為勢在必行的發(fā)展趨勢，在科研環(huán)境下，產(chǎn)品生命周期管理（ProductionLifecycleManagement，PLM）自?Q生之日起就扮演著企業(yè)數(shù)字檔案館管理平臺的角色，成為企業(yè)追逐的焦點，而企業(yè)數(shù)字檔案館是適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用計算機技術(shù)與手段，以電子檔案為對象，進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案收集、整理、保護(hù)及信息共享的管理系統(tǒng)。通過PLM信息化網(wǎng)絡(luò)平臺以期實現(xiàn)企業(yè)研發(fā)全過程管控與檔案信息資源協(xié)同共享的無縫集成。

2.2實現(xiàn)以紙介質(zhì)管理中心向電子數(shù)據(jù)為中心管理的轉(zhuǎn)變。以PLM為平臺建立企業(yè)科研項目BOM管理中心，通過計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以科研項目為核心，應(yīng)用項目結(jié)構(gòu)與配置管理把與之相關(guān)數(shù)據(jù)及檔案信息資源和過程集成統(tǒng)一管理，使檔案信息資源在其生命周期內(nèi)保持一致、完整和安全，建立企業(yè)數(shù)字檔案館技術(shù)數(shù)據(jù)管理中心，提高檔案信息資源的重用度和通用性。

2.3通過工作流管理系統(tǒng)體現(xiàn)其特性

2.3.1擴展性。通過柔性、開放的平臺化建設(shè)和多層分布體系結(jié)構(gòu)，將數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)邏輯與使用者界面分開，并根據(jù)技術(shù)需求集成相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)集設(shè)計、仿真、管理于一體，在提供較完善的設(shè)計管理功能基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)與集成，開放通用規(guī)范的API接口。項目資源可方便使用動態(tài)權(quán)限管理。在設(shè)計過程中使用分布式資源數(shù)據(jù)庫架構(gòu)，實現(xiàn)資源庫動態(tài)擴充，借助平臺API接口，將設(shè)計、仿真數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

2.3.2有效性。系統(tǒng)自動記錄項目檔案資料生命周期狀態(tài)以及所處階段，并按照系統(tǒng)流程自動保存歷史版本和記錄并有序地動態(tài)變化?？纱_定檔案來源的真實性、合法性，并可追溯。通過系統(tǒng)完整性檢查功能設(shè)置及規(guī)則制定，確保檔案資料完整和沒有被有意或無意地篡改。

2.3.3安全性。從技術(shù)、管理和標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)等方面，以積極防御和動態(tài)保障為原則，以等級保護(hù)制度下的風(fēng)險評估為手段，保障系統(tǒng)安全的持續(xù)性。根據(jù)權(quán)限設(shè)置，使非合法授權(quán)者不得使用?？呻S時進(jìn)行各種數(shù)據(jù)備份功能和快速系統(tǒng)重建、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。

2.3.4協(xié)同性。使不同階段不同參與角色在相同平臺下進(jìn)行協(xié)作，構(gòu)造單一研發(fā)管理和協(xié)同平臺，協(xié)同筆記簿和線上討論功能支持項目成員合作建立新的文檔，實時獲取/交換團(tuán)隊相關(guān)的意見、記錄、評論、鏈接和文檔，促進(jìn)知識共享與創(chuàng)新效率。

3創(chuàng)新實踐

3.1搭建PLM系統(tǒng)運行環(huán)境、基本模型、流程、制度、權(quán)限。針對科研項目實施過程中形成的檔案資料設(shè)置文檔大類，規(guī)定圖檔錄入方式、圖紙變更、下載申請等技術(shù)規(guī)范，制定PLM圖文檔管理、錄入、系統(tǒng)權(quán)限劃分、審批流程等相關(guān)使用規(guī)范。

3.2管理推進(jìn)

3.2.1圖檔管理。建立電子數(shù)據(jù)庫，采用樹形管理結(jié)構(gòu)，安全、高效進(jìn)行項目檔案資料的存儲、創(chuàng)建、瀏覽、編輯、修改、備份等操作，保證數(shù)據(jù)存放合理、主次分明、瀏覽有序、結(jié)構(gòu)清晰，圖檔數(shù)據(jù)由原來保存在個人電腦上統(tǒng)一至服務(wù)器上集中管理。瀏覽文件格式為主流二維AutoCAD、三維格式（ugnx、Pro-E等）、工藝仿真分析、虛擬制造、office各版本、txt、各種圖片格式、pdf等。

3.2.2版本控制。根據(jù)需求自動生成保留版本和臨時版本，并對修訂版本進(jìn)行簡短修改說明，實現(xiàn)檔案資料交換與追蹤。

3.2.3借用引用功能。在原有圖紙基礎(chǔ)上可進(jìn)行借用、引用操作，保持和原有圖紙一致。

3.2.4圖文檔查詢。根據(jù)查詢條件，對系統(tǒng)管理文檔進(jìn)行快速查詢，減少信息定位時間，提高研發(fā)效率。

3.2.5清單管理。完成設(shè)計后系統(tǒng)可直接從CAD中提取產(chǎn)品BOM清單信息，并可添加CAPP等工藝信息和工藝仿真信息，為以后的信息化項目輔助制造CAM、數(shù)字化制造DNC/MES等提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品原始數(shù)據(jù)。

3.2.6流程管理。根據(jù)工作流程實行電子數(shù)據(jù)電子化審批。可在各種格式文件中進(jìn)行紅線批注功能并自動歸檔、永久記錄審批過程意見，實現(xiàn)無紙化審閱文件。PDM流程滿足多人中任一人審核即可通過的能力。

3.2.7編碼管理。對進(jìn)入系統(tǒng)的各類檔案資料，按其屬性自動進(jìn)行編碼，保證系統(tǒng)內(nèi)文檔做到一物一碼。

3.2.8日志管理。提供對系統(tǒng)的運行狀態(tài)和所有用戶的操作進(jìn)行細(xì)致完善的記錄，可以對系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)控，同時建立安全事故有據(jù)可查的證據(jù)。3.2.9權(quán)限管理。權(quán)限控制分為通過角色直接賦權(quán)、對文檔屬性進(jìn)行設(shè)定、在工作流程中權(quán)限設(shè)置三種模式。不同人員工作桌面及產(chǎn)品樹不同，互相屏蔽，針對不同人員分配權(quán)限，并進(jìn)行工作記錄以杜絕非法操作。

3.2.10過程控制。通過過程中產(chǎn)生的文件審批流程控制和生效檔案資料的更改、項目完成后權(quán)限重置、項目歸檔流程控制形成整體閉環(huán)。

3.2.11使用規(guī)范。系統(tǒng)審批流程的使用規(guī)范按照項目及圖文檔檢入后的校對、批準(zhǔn)審核等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作方法，設(shè)定項目、圖紙、文檔、圖文檔下載申請、圖文檔打印五類審批流程。

4實施效果及突顯特性

4.1實施效果。經(jīng)過近5年的努力，檔案人員協(xié)助對該所科研項目及其成果（專利、獎項、論文等）進(jìn)行了PLM系統(tǒng)的應(yīng)用實施，將所內(nèi)圖文檔分成8大類69個小類以及基本流程8個，建立系統(tǒng)用戶和注冊用戶132人、系統(tǒng)角色36個、各類項目100項、項目資料9706件、業(yè)務(wù)流程模板12個、運行審批流程107個。并以此形成了以項目為龍頭、以紙介質(zhì)管理中心向電子數(shù)據(jù)為中心管理的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了基于業(yè)務(wù)規(guī)則的科研協(xié)同和電子數(shù)據(jù)自動分發(fā)，在線查詢，推動了檔案信息化管理模式創(chuàng)新及信息功能發(fā)揮，使科研環(huán)境、檔案信息資源保障環(huán)境發(fā)生了改變，檔案管理工作轉(zhuǎn)移到基于需求、基于科研過程、基于知識發(fā)現(xiàn)與集成形態(tài)為利用者檔案信息服務(wù)的學(xué)科化。為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用共享平臺創(chuàng)造了技術(shù)條件，推動了檔案安全保障服務(wù)體系由注重檔案實體靜態(tài)安全向檔案實體動態(tài)使用安全與檔案信息安全并重的轉(zhuǎn)變。隨著科研項目檔案管理的有序推進(jìn)，PLM系統(tǒng)也在不斷完善。

4.2突顯特性

4.2.1共享與網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置可全程資源共享，支持多途徑、多角度檢索和利用方式，滿足各類查檔需求。系統(tǒng)可運行在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下并保證數(shù)據(jù)的一次存儲，支持在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)品工藝數(shù)據(jù)的共享和各不同層次人員網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的項目協(xié)同。

4.2.2??時與協(xié)同化。系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)集中存儲分布執(zhí)行模式對流程設(shè)置，使各層級管理者代表對項目過程進(jìn)度適時跟蹤監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并調(diào)整實際執(zhí)行偏離節(jié)點，實時協(xié)調(diào)參與成員。

4.2.3兼容與集成化。系統(tǒng)以研發(fā)過程為實施目標(biāo)，使各流程可自行定義并自動