探討適合國內(nèi)工程公司的采購策略

探討適合國內(nèi)工程公司的采購策略雷文輝【摘要】結(jié)合國內(nèi)工程公司的采購思路和國內(nèi)制造廠商情況,從戰(zhàn)略角度探討一種適合國內(nèi)工程公司發(fā)展的采購策略.期刊名稱】《化工設(shè)計》年(卷),期】2010(020)006【總頁數(shù)】3頁(P45-47)【關(guān)鍵詞】采購;策略【作者】雷文輝【作者單位】五環(huán)科技股份有限公司,武漢,430223【正文語種】中文概述采購活動是EPC總承包工程的一個重要環(huán)節(jié)。采購是工程公司獲得收益的重要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)所節(jié)省的資金都會轉(zhuǎn)化為利潤。伴隨著激烈的市場競爭和日漸提高的市場需求，工程公司面臨著降低成本、改進(jìn)服務(wù)、縮短工期和提高質(zhì)量的壓力。僅僅是工程公司單獨(dú)的企業(yè)行為已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的市場競爭，這種競爭已經(jīng)不僅僅局限于工程公司之間，而是已經(jīng)延伸到整個供應(yīng)鏈的競爭。因此，工程公司需重新考慮其采購策略，以提升整體競爭力。這就要求采購部門要把工程管理范圍擴(kuò)展到整個供應(yīng)鏈上，包括供貨商、檢驗(yàn)公司和物流公司等。從這個意義上來說，采購策略應(yīng)作為工程公司的整體戰(zhàn)略來考慮。采購的難點(diǎn)及原因分析五環(huán)科技股份有限公司承接過國內(nèi)外許多大型EPC總承包工程。在這些工程中，供貨商分布于全球各地。在這些工程的建設(shè)過程中，采購工作存在著共同的難點(diǎn)，就是采購產(chǎn)品種類多和數(shù)量大，供貨商分布范圍廣，采購時間短。這些特點(diǎn)造成了項(xiàng)目采購部門的人力需求大，采購人員精力分散，采購的工作強(qiáng)度高，管理難度大從采購策略角度分析，產(chǎn)生這些困難的原因在于：采購策略是根據(jù)各個項(xiàng)目的采購需求而制定的，而不是根據(jù)工程公司的總體采購需求制定的。因?yàn)轫?xiàng)目建設(shè)相對于公司建設(shè)而言，只能算是短期行為，項(xiàng)目建設(shè)幾乎不涉及戰(zhàn)略層面。因此，為項(xiàng)目采購而制定的采購策略，僅著眼于滿足項(xiàng)目采購需求，而無法從戰(zhàn)略層面考慮如何提高工程公司整體供應(yīng)鏈的效率，也就無法根本性地解決上述采購難題。采購策略探討在采購環(huán)節(jié)上，合適的采購策略，一方面可以使采購工程師將主要精力投入到少數(shù)重點(diǎn)項(xiàng)目中，提高管理效率，降低采購成本；另一方面可以和供貨商形成緊密的合作關(guān)系，增強(qiáng)工程公司自身的競爭力。采購策略的制定是一個統(tǒng)籌規(guī)劃的過程。單方面為了降低價格而制定采購策略沒有意義。如果采購策略僅僅是競價，那么對每個采購標(biāo)的，采購工程師都將陷入繁瑣而持久的談判之中。繁瑣而持久的談判不但容易造成人力資源消耗，而且很難縮短工期以適應(yīng)競爭。競價的采購策略絕不是最有效率的采購策略。采購工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)是供貨商的管理，因此重點(diǎn)探討如何對供貨商進(jìn)行管理。供貨商管理供貨商的管理是采購工作的重中之重。對供貨商進(jìn)行分類管理工程公司面對的供貨商一般分成兩大類：第一類是專利材料和設(shè)備、大型設(shè)備、長周期材料和設(shè)備及大宗材料的供貨商。這類供貨商通常實(shí)力較強(qiáng)，其供應(yīng)的產(chǎn)品制造周期長，對項(xiàng)目進(jìn)度影響較大，其費(fèi)用占項(xiàng)目采購成本比重較大。工程公司與這些供貨商不容易形成長期合作的關(guān)系。因此工程公司適合采用多貨源競爭性采購策略。這類供貨商是采購管理的重點(diǎn)，也是項(xiàng)目需要投入人力資源的重點(diǎn)。第二類是中小型設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)化材料和設(shè)備、散材和施工材料的供貨商。這類供貨商提供的產(chǎn)品通常數(shù)量大、種類多，但需要的技術(shù)門檻較低，競爭較激烈，有建立緊密穩(wěn)固合作關(guān)系的需求。這部分供貨商適合發(fā)展成為戰(zhàn)略型供貨商，也就是與這些供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。在與這類供貨商的商業(yè)合作過程中，基于合作的默契，可以減少工程公司的人力資源投入。控制戰(zhàn)略型供貨商的數(shù)量工程公司為了取得價格上的優(yōu)勢，通常要采取多貨源采購策略，通過增加供應(yīng)商的數(shù)量來降低采購的價格。供貨商的競爭能使采購價格盡可能低。其次，維持足夠數(shù)量的供貨商能降低采購風(fēng)險。如果戰(zhàn)略型供貨商數(shù)量過多，工程公司也必須增加對供貨商的管理成本。比如，供貨商數(shù)量過多，工程公司的業(yè)務(wù)不足以維持供貨商的興趣，會使他們認(rèn)為沒有必要維持長遠(yuǎn)的合作關(guān)系，甚至放棄此業(yè)務(wù)。最終也會導(dǎo)致工程公司的采購困難。另外，面對目前日益激烈的競爭和市場日益增長的要求，最終用戶對產(chǎn)品的質(zhì)量和供貨進(jìn)度越來越重視。采用多貨源采購策略難以滿足市場需求。因此，為了實(shí)現(xiàn)成本、質(zhì)量和進(jìn)度上的競爭優(yōu)勢，工程公司應(yīng)與適當(dāng)數(shù)量的供貨商建立長期互惠互利的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。選擇供貨商的方式因?yàn)橐呀?jīng)有很多文章論述過與供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的步驟，本文只簡單介紹與供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的步驟一般為：采購關(guān)鍵因素分析-＞供應(yīng)商的選擇-＞供應(yīng)商的評價與業(yè)績考核/優(yōu)勝劣汰-＞確立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系-＞風(fēng)險防范-＞供應(yīng)商業(yè)績的持續(xù)改善。就國內(nèi)工程公司而言，工程公司與供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系可以有三種方式：⑴與供貨商簽訂長期合作的框架協(xié)議：①對于標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的設(shè)備或材料，可以采用框架招標(biāo)采購，約定定價公式，根據(jù)市場情況實(shí)行動態(tài)價格。框架招標(biāo)采購可以發(fā)揮批量購買優(yōu)勢，取得優(yōu)惠的價格；②對于非標(biāo)設(shè)備，雖然框架招標(biāo)采購模式不適用，但是可以在設(shè)備設(shè)計、材料供應(yīng)、質(zhì)量控制、產(chǎn)品服務(wù)和成本構(gòu)成等方面與供貨商形成長期合作、互惠互利、具有競爭力的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。與供貨商簽訂緊密的合作協(xié)議：工程公司保證與供貨商保持若干年的合作關(guān)系，并保證每年給予該供貨商一定的合同額；而供貨商則按照協(xié)議規(guī)定的優(yōu)惠價格和協(xié)議規(guī)定的最優(yōu)先最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為工程公司提供產(chǎn)品。除了第(1)方案中提及的方面之外，工程公司與供貨商還可在質(zhì)量管理、產(chǎn)品科研和開發(fā)、信息共享等方面建立更加緊密的合作關(guān)系，但是工程公司與供貨商仍屬獨(dú)立經(jīng)營。合作雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，保護(hù)共同的知識產(chǎn)權(quán)。合作雙方均可建立定期考核制度，通過對合作方進(jìn)行考核，決定是否繼續(xù)維持緊密合作關(guān)系。工程公司直接投資供貨商：工程公司要發(fā)展壯大，將經(jīng)營范圍向產(chǎn)業(yè)鏈的上下游延伸是比較容易實(shí)現(xiàn)的方式。工程公司通過直接投資供貨商，成為供貨商的股東。參與供貨商的生產(chǎn)管理和質(zhì)量控制，分享管理經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)成果和經(jīng)營利潤。工程公司與供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的關(guān)鍵在于公司實(shí)力的博弈。合作的目的是為了降低成本、提高采購效率、減少不能增值的采購環(huán)節(jié)。合作的原則是為了實(shí)現(xiàn)雙贏。具體來說，工程公司和供貨商建立合作關(guān)系后，可以讓供貨商在設(shè)計早期階段就參與工程公司的設(shè)計。眾所周知，在制造初期，設(shè)計變更很容易實(shí)現(xiàn)，但是隨著制造進(jìn)程推進(jìn)，設(shè)計變更將變得相當(dāng)困難。有經(jīng)驗(yàn)的供貨商能根據(jù)自身實(shí)力和經(jīng)驗(yàn)，對材料的選擇和設(shè)計提出意見。讓供貨商參與設(shè)計不但可以降低采購成本，還能縮短采購周期。從質(zhì)量控制方面來說，通過建立合作關(guān)系，工程公司可以與供貨商共同建立質(zhì)量控制體系，幫助供貨商識別質(zhì)量控制點(diǎn)，促進(jìn)質(zhì)量管理水平，制定有效的質(zhì)量改進(jìn)方法，降低制造企業(yè)的質(zhì)量成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，從而提高工程公司的采購質(zhì)量。工程公司還可與第三方檢驗(yàn)公司密切合作，依托第三方檢驗(yàn)公司的人力資源，實(shí)現(xiàn)工程采購在國內(nèi)范圍的檢驗(yàn)活動，還可實(shí)現(xiàn)工程采購在全球范圍的檢驗(yàn)活動，以提升國內(nèi)工程公司承接國際工程的實(shí)力。同樣，按照這個思路，工程公司如果與一家物流公司緊密合作，應(yīng)能大大增強(qiáng)工程公司的競爭力。在工程供應(yīng)鏈中，物流和庫存管理是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是價值鏈實(shí)現(xiàn)增值的重要環(huán)節(jié)。物流和庫存管理是制定采購策略時必須考慮的重大問題有了高效的物流和庫存管理，工程公司與供貨商之間的配合會更加順暢，甚至實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的無縫連接。目前，在國內(nèi)的化工行業(yè)中，工程公司與制造企業(yè)的關(guān)系大多仍是以商品交易為基礎(chǔ)，或者建立比較松散的合作關(guān)系，很少建立起戰(zhàn)略合作伙伴的關(guān)系。在這方面，歐美企業(yè)和日本企業(yè)顯然走得更遠(yuǎn)。市場競爭及供求平衡與工程公司能夠建立起合作伙伴關(guān)系的供貨商畢竟是少數(shù)。所以，工程公司應(yīng)堅持培訓(xùn)已有供貨商，并開發(fā)新的供貨商。這是因?yàn)橐坏┕┴浬讨g形成聯(lián)合壟斷，或者過分依賴少數(shù)供貨商，工程公司的采購難度和成本都會增加。另一方面，供貨商失去競爭壓力，也會降低生產(chǎn)和服務(wù)水平。為了保持供貨商之間的競爭局面，維持供求平衡，應(yīng)將培訓(xùn)已有供貨商和開發(fā)新的供貨商作為一項(xiàng)常規(guī)的采購策略。并且定期對新老供貨商進(jìn)行評價考核，淘汰不思進(jìn)取的供貨商，選擇更合適的供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。3.2供貨商的成本構(gòu)成了解供貨商的成本構(gòu)成，不但可以知道該供貨商的生產(chǎn)效率、企業(yè)實(shí)力，也可以看出供貨商報價的水分，降低采購成本。因此，工程公司應(yīng)建立采購成本數(shù)據(jù)庫，還可以通過公司信息系統(tǒng)和技術(shù)部門作技術(shù)支持，對采購標(biāo)底做到心中有數(shù)。在這方面，目前采購經(jīng)理常用的技巧是在招標(biāo)時讓供貨商在投標(biāo)書上列出單項(xiàng)成本在項(xiàng)目采購環(huán)節(jié)中，有戰(zhàn)略型供貨商的支持和幫助，工程公司在與其它供貨商的商業(yè)活動中，能更具有更多主動性。3.3完善采購程序及合同模板為了高效執(zhí)行采購工作，應(yīng)努力將采購程序標(biāo)準(zhǔn)化，并形成標(biāo)準(zhǔn)化采購合同模板。鑒于采購合同中大量程序的重復(fù)性，編制標(biāo)準(zhǔn)化采購合同模板是可行的。使通用合同條款標(biāo)準(zhǔn)化。這些通用條款內(nèi)容包括：商務(wù)條款、技術(shù)條款、質(zhì)量保證條款、采購文件編制要求包裝和運(yùn)輸條款、索賠條款。針對每個采購合同的特殊性，可以編制專用條款，以補(bǔ)充通用條款。對戰(zhàn)略型供貨商和其它供貨商等不同的供貨商，采用的合同模板也不相同。對戰(zhàn)略型供貨商，工程公司可更多地采用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。而對其它供貨商，則在盡可能多地采用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板的同時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注專用條款。國內(nèi)許多工程公司在發(fā)展中越來越多地用到標(biāo)準(zhǔn)化采購合同模板，使用標(biāo)準(zhǔn)化模板可以減少采購和設(shè)計工程師的重復(fù)勞動，提高運(yùn)作大型項(xiàng)目的能力。應(yīng)持續(xù)改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化采購合同模板，使之越來越完善。結(jié)語目前市場競爭日益激烈，工程公司要發(fā)展壯大，一方面要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，增強(qiáng)公司實(shí)力，另一方面必須在供應(yīng)鏈上取