檔案資料管理規(guī)程3篇

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名目第1篇社區(qū)物業(yè)接管驗(yàn)收檔案資料建立管理規(guī)程第2篇住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程第3篇物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程

【第1篇】社區(qū)物業(yè)接管驗(yàn)收檔案資料建立管理規(guī)程

社區(qū)物業(yè)接管驗(yàn)收及檔案資料的建立與管理

一、物業(yè)接管驗(yàn)收:

主要分三個(gè)方面:

(一)檔案資料的驗(yàn)收與交接

1、進(jìn)駐該社區(qū)后我們將與該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行圖紙資料的具體交接驗(yàn)收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區(qū)各單位負(fù)責(zé)物業(yè)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)系電話。

(二)公共設(shè)備、設(shè)施現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收與交接

1、我公司選派閱歷豐富的水暖、電氣及土建工程師、項(xiàng)目主管會(huì)同該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組成現(xiàn)場(chǎng)交接小組,對(duì)房屋建筑、設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接驗(yàn)收。

2、將對(duì)現(xiàn)場(chǎng)交接中發(fā)覺(jué)的各類設(shè)備、設(shè)施、物品等數(shù)量及遺留問(wèn)題記錄在交接單上,交接驗(yàn)收單一式三份,由物業(yè)公司和司法局人民政府負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,各歸檔保存。

3、對(duì)交接驗(yàn)收中存在的各類問(wèn)題,由公司各職能部門(mén)與相關(guān)部門(mén)公共協(xié)商解決。

4、對(duì)已接管驗(yàn)收的區(qū)域,組織相關(guān)人員進(jìn)行,以便盡快熟識(shí)狀況,保持環(huán)境干凈。

(三)物業(yè)管理用房的交接及鑰匙交接驗(yàn)收

1、公司將派專人與該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行物業(yè)辦公用房交接。

2、對(duì)公共區(qū)域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關(guān)辦公室的鑰匙逐一進(jìn)行核對(duì)、試用,并填寫(xiě)鑰匙交接單,同時(shí)建立交接檔案?jìng)浯?以便于鑰匙的統(tǒng)一管理,做到放置穩(wěn)妥,平安有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為辦公區(qū)域及公用設(shè)施的使用、修理、改建和各項(xiàng)管理工作供應(yīng)指引和服務(wù)。針對(duì)司法局機(jī)關(guān)辦公樓的物業(yè)管理形式,我們擬實(shí)行系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段,引進(jìn)先進(jìn)的物業(yè)管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對(duì)全部檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:

(一)托付方供應(yīng)的資料

1、技術(shù)資料

a、竣工圖

b、附屬工程及隱藏工程的全套圖紙

2、竣工驗(yàn)收證明書(shū)

建筑消防驗(yàn)收合格證

水泵、配電柜變壓器、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的定購(gòu)合同、驗(yàn)收證明書(shū)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、竣工圖紙。

3、辦公區(qū)域使用資料

各樓層辦公資料(包括主要負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話)

建筑面積計(jì)算書(shū)

(二)檔案處建立的資料

1、物業(yè)資料

a、辦公樓基本資料

b、辦公區(qū)域基本資料

2、辦公區(qū)域使用資料

各辦公區(qū)域主要負(fù)責(zé)人資料

3、日常管理資料

a、保潔管理記錄

a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄

b、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄

c、值班記錄

d、物資搬運(yùn)放行記錄

e、緊急大事處理記錄

f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

c、裝修管理檔案

d、修理服務(wù)檔案

a、修理服務(wù)登記表

b、修理服務(wù)回訪記錄

e、員工管理檔案

a、員工個(gè)人具體資料

b、員工業(yè)績(jī)考核記錄

c、員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄

f、培訓(xùn)檔案

a、各項(xiàng)培訓(xùn)方案及實(shí)施記錄

b、培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄

c、軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

g、行政文件

a、政府部門(mén)文件

b、物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件

c、管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

d、管理處獲得的榮譽(yù)

三、檔案、資料管理方法

1、檔案、資料建立及管理運(yùn)行流程示意圖

2、檔案資料收、發(fā)管理程序:

a、管理處重要資料(如托付方供應(yīng)的資料)接收必需經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能立卷歸檔。

b、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報(bào)等)根據(jù)本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接受手續(xù),并立卷歸檔。

3、檔案資料管理要求:

a、采納多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤(pán)、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采納相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。

b、盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

c、電腦文件必需由專人根據(jù)規(guī)定設(shè)置子名目進(jìn)行分類文件管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

d、原始文件根據(jù)文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件名目。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)準(zhǔn)時(shí)調(diào)整名目的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者準(zhǔn)時(shí)找到有效的文件。

e、檔案的鑒定必需由管理處經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出打算,其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)打算。

f、檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)空分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè)編輯名目,最好按不同業(yè)務(wù)部門(mén)分柜保存。為工作便利可設(shè)置部門(mén)開(kāi)架檔案。

g、檔案保管必需有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必需做到檔案標(biāo)識(shí)清楚,分類明確,易查找;檔案必需由具備資格的人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥當(dāng)保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任;檔案入室時(shí)必需經(jīng)過(guò)檢查,如有稍微破損應(yīng)馬上修補(bǔ),損壞嚴(yán)峻需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢驗(yàn)檔案借閱狀況,以便準(zhǔn)時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。

h、檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)用以防潮,檔案管理人員需準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

【第2篇】住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程

住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理

(一)資料的收集

我們將通過(guò)三個(gè)途徑進(jìn)行收集;一是在物業(yè)接管移交時(shí),盡可能的與原設(shè)計(jì)單位、施工單位聯(lián)系,力爭(zhēng)全面、精確?????地收集到工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對(duì)業(yè)主的基本狀況進(jìn)行登記造冊(cè)收集;三是在日常管理中建立社區(qū)修理檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關(guān)資料,并將檔案的收集形成制度。

(二)資料的整理和分類

在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄,修補(bǔ)破損的文檔,然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到條理清楚、分類合理、易于查找。

(三)資料的歸檔管理

1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實(shí)行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲(chǔ)存方式的多元化,盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤(pán)儲(chǔ)存以便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料詳細(xì)化、形象化。

2、對(duì)和物業(yè)管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索、對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格掌握借閱。

3、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說(shuō)明書(shū)及檔案總名目,并按內(nèi)容、部門(mén)、年度、保存期限及保密程序的分類挨次進(jìn)行組卷、逐一編號(hào),登記造冊(cè)、編制名目、分柜保存。

4、為保證檔案的平安和完善,檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,并加裝安防設(shè)施。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室應(yīng)避開(kāi)無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,檔案室鑰匙交由檔案管理員特地保管。

(四)檔案的使用

物業(yè)管理服務(wù)中心內(nèi)部員工可在文件檔案授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。對(duì)借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。

(五)檔案的銷毀

依據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的積累和混淆。對(duì)于已過(guò)存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀,同時(shí)建立已銷毀文檔清單備查。

(六)檔案資料的分類管理

1、工程技術(shù)資料

(1)項(xiàng)目規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

(2)建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證

(3)拆遷安置資料

(4)紅線圖、竣工總平面圖

(5)地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告

(6)工程合同、工程預(yù)決算

(7)工程設(shè)計(jì)變更通知

(8)竣工圖:單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱藏工程竣工圖,消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖

(9)房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)

(10)主要材料質(zhì)量保證書(shū),新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū),水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料

(11)漿、混凝土塊試壓報(bào)告

(12)綠化工程竣工圖

(13)其他工程技術(shù)檔案

2、業(yè)主居住檔案

(1)業(yè)主具體資料登記表

(2)業(yè)主的修理檔案

(3)業(yè)主裝修巡察記錄

3、修理資料

(1)修理申請(qǐng)記錄、回訪記錄

(2)修理派工單

(3)設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄

4、公共秩序維護(hù)資料

(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線

(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶

(3)搬入/出記錄、突發(fā)大事處理記錄

(4)車輛進(jìn)出記錄、車輛具體資料

5、設(shè)備設(shè)施管理資料(包括消防)

(1)設(shè)備設(shè)施使用方案

(2)設(shè)備使用申請(qǐng)、使用狀況記錄

(3)設(shè)備、設(shè)施修理保養(yǎng)方案

(4)設(shè)備、設(shè)施修理保養(yǎng)記錄

(5)機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄

(6)設(shè)備分承包檔案

(7)設(shè)備、設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄

6、綠化清潔資料

(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄

(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄

(3)消殺記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄

(4)水體巡檢記錄

(5)水體養(yǎng)護(hù)記錄

(6)水體注水記錄

7、社區(qū)文化資料

(1)文化活動(dòng)方案及實(shí)施狀況記錄

(2)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄

(3)傳媒報(bào)導(dǎo)資料

(4)文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄

8、員工管理資料

(1)員工個(gè)人資料、聘用記錄

(2)員工考核及獎(jiǎng)罰記錄

(3)員工培訓(xùn)方案、培訓(xùn)檔案、考核記錄

(4)員工晉升、薪金變動(dòng)及內(nèi)務(wù)管理記錄

9、反饋資料

(1)服務(wù)質(zhì)量回訪記錄

(2)業(yè)辦法見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

(3)業(yè)主投訴及處理記錄

10、行政文件資料

(1)項(xiàng)目值班及檢查記錄

(2)有關(guān)財(cái)務(wù)記錄(由財(cái)務(wù)人員專職保管)

(3)公司下發(fā)文件

(4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

【第3篇】物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程

物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程

1目的

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司全部檔案資料的管理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷毀工作。

4實(shí)施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作方案、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

4.1.3在特地業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必需字跡清晰工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必需有兼職資料檔案管理員參與,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、精確?????性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

4.2.5案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1全部檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必需有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)根據(jù)類別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要仔細(xì)檢查其修改、補(bǔ)充狀況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改狀況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和特地的卷盒,按編號(hào)挨次排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)實(shí)行復(fù)制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)覺(jué)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要準(zhǔn)時(shí)消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司全部人員都有愛(ài)護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必需辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛(ài)惜檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨便折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨便更改、涂寫(xiě);

4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清晰。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要馬上追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或