采購管理程序

采購管理程序代碼版本A共15頁日期編制審核批準(zhǔn)1、目的為規(guī)范公司的物資采購，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本管理程序。2、適用范圍本程序適用于公司固定資產(chǎn)、備品備件、材料及低值易耗品、勞動防護(hù)用品、安全生產(chǎn)物資、辦公用品等各類物資的采購。3、依據(jù)性法律法規(guī)及上級公司文件3.1《中華人民共和國合同法》4、職責(zé)4.1經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)公司物資采購的歸口管理，負(fù)責(zé)物資采購供應(yīng)商的管理及采購實施。4.2黨群工作部負(fù)責(zé)評標(biāo)專家的選擇、組織及物資采購評標(biāo)過程的監(jiān)督。3.3計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資資金計劃的確認(rèn)、付款及結(jié)算。4.4安全技術(shù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、安全生產(chǎn)物資、材料及低值易耗品、備品備件等物資需求計劃和技術(shù)規(guī)格書的審核及到貨物資的質(zhì)量檢驗。3.5人力資源部負(fù)責(zé)勞動防護(hù)用品需求計劃的審核、匯總提報及勞動防護(hù)用品的4質(zhì)量檢驗和發(fā)放。4.6各項目部（分公司）負(fù)責(zé)本單位的計劃提報及授權(quán)委托范圍內(nèi)的物資采購、質(zhì)量檢驗。4.7綜合部負(fù)責(zé)公司辦公用品需求計劃的審核、匯總提報及辦公用品的檢驗與發(fā)放。5、工作程序本管理程序包括的工作事項有：物資分類管理，采購計劃管理，采購實施管理，采購物資驗收管理，不合格品處理，結(jié)算及付款。具體要求如下：5.1物資分類管理根據(jù)公司實際將物資分為五大類別管理，分別為：5.1.1固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)包含機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具，以及其他與生產(chǎn)有關(guān)的設(shè)備、工具、器具等。5.1.2安全生產(chǎn)物資安全生產(chǎn)物資指所有納入公司安全費用的生產(chǎn)物資。5.1.3材料及低值易耗品(含備品備件)材料包括原料及主要材料、輔助材料、外購半成品（外購件）、修理用備件（備品備件）、包裝材料、燃料等。低值易耗品指價值10元以上、2000元以下，或者使用年限在一年以內(nèi)，不能作為固定資產(chǎn)的勞動資料。按照用途劃分為：（1）通用工具。通用刀具、量具、模具、夾具等工具以及各種輔助工具，如扳手、千斤頂?shù)?。?）專用工具。具有特定用途的工具，如專用模具、財會電動裝訂機(jī)、水電工專用電動打孔機(jī)等。（3）替換件。容易磨損或為制造不同產(chǎn)品需要替換使用的各種設(shè)備，如軋鋼用軋輥、澆鑄鋼錠用鋼錠模等。（4）周轉(zhuǎn)材料。多次使用的物品，如建筑業(yè)緊固件、腳手架用材。5.1.4辦公用品主要包括以下兩類非消耗性辦公用品，包括辦公桌、辦公椅、計算器、電話機(jī)、打孔機(jī)、文件柜、文件夾、訂書機(jī)、筆筒、剪刀等。消耗性辦公用品，包括筆記本、中性筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫紙、訂書針、回形針、大頭針、筆芯、辦公設(shè)備耗材、傳真紙等。5.1.5勞動保護(hù)用品勞動保護(hù)用品指發(fā)給職工用于勞動保護(hù)的安全帽、工作服、作訓(xùn)服、絕緣鞋、防毒面具等各種防護(hù)用品。5.2采購計劃管理5.2.1采購周期固定資產(chǎn)采購周期為3個月，安全生產(chǎn)物資為10個工作日，材料及低值易耗品為15個工作日，辦公用品為15個工作日、勞動保護(hù)用品為10個工作日。采購周期自經(jīng)營管理部采購計劃形成之日起至貨到目的地之日止。駐外項目部在以上周期基礎(chǔ)上可順延5個工作日。對提報緊急采購申請的物資采購周期不得超過3個工作日。5.2.2需求計劃申報與審批固定資產(chǎn)需求計劃資金計劃內(nèi)的固定資產(chǎn)，由需求單位根據(jù)實際需要編制〈固定資產(chǎn)需求計劃表〉及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)格書，由單位負(fù)責(zé)人簽字，書面或?qū)呙杓峤坏桨踩夹g(shù)部，安全技術(shù)部2個工作日內(nèi)審核計劃并簽字，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由計劃財務(wù)部計劃統(tǒng)計崗確認(rèn)資金計劃，當(dāng)日內(nèi)將確認(rèn)后的計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。固定資產(chǎn)計劃應(yīng)同時附技術(shù)規(guī)格書，技術(shù)規(guī)格書由安全技術(shù)部2個工作日內(nèi)審批并簽字確認(rèn)后交經(jīng)營管理部采購管理崗。資金計劃外的固定資產(chǎn)需求及調(diào)增調(diào)減資金計劃的固定資產(chǎn)需求，按照《資金管理程序》進(jìn)行資金計劃審批后再行報送需求計劃。安全生產(chǎn)物資需求計劃資金計劃內(nèi)的安全生產(chǎn)物資，由需求單位根據(jù)實際需要編制〈安全生產(chǎn)物資需求計劃表〉及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)格書，由單位負(fù)責(zé)人簽字，書面或?qū)呙杓峤坏桨踩夹g(shù)部，安全技術(shù)部2個工作日內(nèi)審核并簽字，經(jīng)公司分管安全技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由計劃財務(wù)部計劃統(tǒng)計崗確認(rèn)資金計劃，當(dāng)日內(nèi)將確認(rèn)后的書面計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。計劃需同時附技術(shù)規(guī)格書的，技術(shù)規(guī)格書與計劃一同報送，由安全技術(shù)部2個工作日內(nèi)審批后交經(jīng)營管理部采購管理崗。資金計劃外的安全生產(chǎn)物資需求及調(diào)增調(diào)減資金計劃的安全生產(chǎn)物資需求，按照《資金計劃管理程序》進(jìn)行資金計劃審批后再行報送需求計劃。材料及低值易耗品、備品備件需求計劃每月26日前，需求單位編制〈材料需求計劃表〉，由需求單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，書面或?qū)呙杓峤坏桨踩夹g(shù)部審核簽字后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批,次月5日前安全技術(shù)部將〈材料需求計劃表〉匯總報計劃財務(wù)部確認(rèn)，計劃財務(wù)部2個工作日內(nèi)將確認(rèn)后的書面計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。需同時附技術(shù)規(guī)格書的，技術(shù)規(guī)格書與計劃一同報送，由安全技術(shù)部2個工作日內(nèi)審批并簽字確認(rèn)后交經(jīng)營管理部采購管理崗。辦公用品（不含固定資產(chǎn)）需求計劃a)各單位每季度末月5日前填報〈辦公用品用品需求計劃明細(xì)表〉，由單位負(fù)責(zé)人簽字后，以書面或掃描件形式報綜合部辦公用品管理人員。b)綜合部根據(jù)公司當(dāng)年度的辦公用品定額標(biāo)準(zhǔn)，每季度末月26日核查庫存后填寫<辦公用品需求計劃>，由單位負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報計劃財務(wù)部確認(rèn)，計劃財務(wù)部2個工作日內(nèi)將確認(rèn)后的書面計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。勞保用品采購計劃a）一般勞保用品各項目部（分公司）安全員根據(jù)配備標(biāo)準(zhǔn)每季度末月5日前填報〈勞動保護(hù)用品需求計劃明細(xì)表〉，由單位負(fù)責(zé)人簽字后，以書面或掃描件形式報人力資源部勞保管理崗。人力資源部勞保管理崗審核匯總各單位需求計劃，編制<勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>（注明勞保用品的規(guī)格型號、預(yù)算價格、配置數(shù)量、到貨地點等）經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由總經(jīng)理批準(zhǔn)。人力資源部勞保管理崗于每季度月末8日前，將批準(zhǔn)后的<勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>報至計劃財務(wù)部確認(rèn)，計劃財務(wù)部2個工作日內(nèi)將確認(rèn)后的書面計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。b）特殊勞動保護(hù)用品各項目部（分公司）根據(jù)實際需求填報<特殊勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>，（注明勞保用品的用途、規(guī)格型號、配置數(shù)量、到貨時間地點等）由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報安全技術(shù)部2個工作日內(nèi)簽署意見后交人力資源部勞保管理崗。人力資源部勞保管理崗匯總后編制<勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>由單位負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，將批準(zhǔn)后的計劃報至計劃財務(wù)部書面確認(rèn)，計劃財務(wù)部當(dāng)日內(nèi)將確認(rèn)后的書面計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。c）公用勞動防護(hù)用品各項目部（分公司）根據(jù)工作需要填報<公用勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>（說明用品的用途、規(guī)格型號、配置數(shù)量、到貨時間地點等）由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報人力資源部勞保管理崗。人力資源部勞保管理崗3個工作日內(nèi)審核配置并編制<勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>由單位負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，將批準(zhǔn)后的計劃報至計劃財務(wù)部確認(rèn)，計劃財務(wù)部當(dāng)日內(nèi)將確認(rèn)后的書面計劃交經(jīng)營管理部采購管理崗。5.2.3特殊需求申請各類物資需求計劃中的特殊需求申請，還應(yīng)同時執(zhí)行以下流程：單一來源需求申請對于甲方指定供應(yīng)商的或因產(chǎn)品工藝技術(shù)原因限制其他供應(yīng)商無法提供的，由需求單位在報送需求計劃時，同時提出〈單一來源需求申請〉，單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報經(jīng)營管理部采購管理崗。需求單位提出〈單一來源需求申請〉的，應(yīng)同時將該單一來源供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證及對應(yīng)的相關(guān)資質(zhì)的加蓋公章復(fù)印件報經(jīng)營管理部采購管理崗。緊急需求申請對于項目現(xiàn)場急需物資，由需求單位負(fù)責(zé)人以短信和郵件方式將<緊急需求申請>及需求計劃報至公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并以電話方式進(jìn)行確認(rèn)，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后將需求計劃以短信或郵件發(fā)至經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人。緊急物資需求提報單位應(yīng)于5日內(nèi)補(bǔ)辦書面<緊急需求申請>及相應(yīng)計劃手續(xù)。5.3采購實施管理5.3.1采購計劃經(jīng)過審批的物資需求計劃，由經(jīng)營管理部采購管理崗復(fù)核庫存后分類匯總形成采購計劃，經(jīng)經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人審批后，交采購業(yè)務(wù)員實施采購。5.3.2采購方式確定比價采購標(biāo)的額在5萬元以下的采購采用比價采購方式采購業(yè)務(wù)員接到采購計劃后，編制<詢價單>并隨機(jī)選取3家及以上合格供應(yīng)商；報采購管理崗審核后，由采購業(yè)務(wù)員通過電子郵件方式發(fā)出<詢價單>，組織供應(yīng)商報價后，由采購業(yè)務(wù)員、采購管理崗、部門分管負(fù)責(zé)人共同開啟報價專用郵箱，由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商報價進(jìn)行比質(zhì)比價，推薦采購供應(yīng)商，填寫<比價采購審批表>，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核后確定供應(yīng)商。競爭性談判采購估算金額5萬元及以上、50萬元以下的采購計劃，持續(xù)3個月及以上的固定期限采購均采用競爭性談判的方式。a)采購業(yè)務(wù)員接到采購計劃后2個工作日內(nèi)，隨機(jī)選取3家及以上合格供應(yīng)商，填寫<競爭性談判申請>，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后2個工作日內(nèi)，采購業(yè)務(wù)員編制《競爭性談判文件》經(jīng)部門分管負(fù)責(zé)人審核后，以電子郵件方式發(fā)出《競爭性談判文件》，通知供應(yīng)商競標(biāo)報價并告知競標(biāo)報價的方式和時間要求等。b)競爭性談判原則上要求書面密封競標(biāo)報價，由供應(yīng)商將密封好并在密封處加蓋騎縫章的競標(biāo)報價資料郵寄或由授權(quán)委托人現(xiàn)場送達(dá)給經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員，采購業(yè)務(wù)員進(jìn)行接收登記，填寫<談判供應(yīng)商登記表>。如供應(yīng)商不能實現(xiàn)書面密封競標(biāo)報價，由供應(yīng)商將競標(biāo)報價資料發(fā)送到經(jīng)營管理部專用郵箱，在開標(biāo)時由采購業(yè)務(wù)員、采購管理崗、部門分管負(fù)責(zé)人共同開啟報價專用郵箱并打印成書面競標(biāo)報價資料，填寫<談判供應(yīng)商登記表>，對于網(wǎng)上競標(biāo)報價的，由采購業(yè)務(wù)員于競標(biāo)前1-3天提前電話確認(rèn)是否及時提交相應(yīng)資料。c)經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商報價情況確定競爭性談判時間后，電話通知黨群工作部，由黨群工作部在評標(biāo)專家?guī)熘谐槿≡u委并通知參加評標(biāo)，評委的數(shù)量應(yīng)為單數(shù)，總數(shù)為5人或7人。d)競爭性談判由經(jīng)營管理部采購管理崗組織，在競標(biāo)報價過程中如供應(yīng)商對相關(guān)信息有疑問的，由采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的答復(fù)或澄清。e)評標(biāo)由評委對投標(biāo)文件進(jìn)行評議，采購業(yè)務(wù)員根據(jù)評委意見排列名次，形成<競爭性談判紀(jì)要>，評委及紀(jì)委監(jiān)督人員簽字確認(rèn)，由經(jīng)營管理部采購管理崗宣布評標(biāo)結(jié)果。評標(biāo)過程確需進(jìn)行現(xiàn)場澄清和技術(shù)確認(rèn)的，可邀請投標(biāo)人參加評標(biāo)會議或現(xiàn)場電話澄清。f)<競爭性談判紀(jì)要>經(jīng)經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購業(yè)務(wù)員通知中標(biāo)人并草擬合同。商務(wù)談判對于單一來源采購計劃以及采購過程中報價供應(yīng)商不足3家的物資采購采取商務(wù)談判的方式a)經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員提出<商務(wù)談判申請>，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購業(yè)務(wù)員通知供應(yīng)商告知談判的方式和時間要求。b)商務(wù)談判原則上要求書面密封競標(biāo)報價，由供應(yīng)商將密封好并在密封處加蓋騎縫章的競標(biāo)報價資料郵寄或由授權(quán)委托人現(xiàn)場送達(dá)給經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員，采購業(yè)務(wù)員進(jìn)行接收登記，填寫<談判供應(yīng)商登記表>。如供應(yīng)商不能實現(xiàn)書面密封競標(biāo)報價，由供應(yīng)商將競標(biāo)報價資料發(fā)送到經(jīng)營管理部專用郵箱，在開標(biāo)時由采購業(yè)務(wù)員、采購管理崗、部門分管負(fù)責(zé)人共同開啟報價專用郵箱并打印成書面競標(biāo)報價資料，填寫<談判供應(yīng)商登記表>，對于網(wǎng)上競標(biāo)報價的，由采購業(yè)務(wù)員于競標(biāo)前1-3天提前電話確認(rèn)是否及時提交相應(yīng)資料。c)經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商報價情況確定商務(wù)談判時間后，電話通知黨群工作部，由黨群工作部紀(jì)委監(jiān)督人員在評標(biāo)專家?guī)熘谐槿≡u委并通知參加評標(biāo)，評委的數(shù)量應(yīng)為單數(shù)，且總數(shù)不少于3人。d)商務(wù)談判由經(jīng)營管理部采購管理崗組織，在談判過程中如供應(yīng)商對相關(guān)信息有疑問的，由采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的答復(fù)或澄清。e)談判由評委根據(jù)投標(biāo)文件與供應(yīng)商以電話或現(xiàn)場方式進(jìn)行，根據(jù)談判結(jié)果形成<商務(wù)談判紀(jì)要>，評委及黨群工作部紀(jì)委監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。f)<商務(wù)談判紀(jì)要>經(jīng)經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購業(yè)務(wù)員通知中標(biāo)人并草擬合同。上報采購a)設(shè)備、材料等物資單項合同估算價在50萬元人民幣及以上100萬元人民幣以下的物資采購，由經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員填寫“招標(biāo)申請書”，由單位負(fù)責(zé)人確認(rèn)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報###公司審批備案后（具體執(zhí)行兗礦###發(fā)[2015]4號文《##建設(shè)項目及設(shè)備材料招標(biāo)管理辦法》），由經(jīng)營管理部采購員按照本程序執(zhí)行采購。b)設(shè)備、材料等物資單項合同估算價在100萬元人民幣及以上1000萬元人民幣以下的物資采購，由經(jīng)營管理部采購員填寫“招標(biāo)申請書”，由部門負(fù)責(zé)人簽字、分管公司領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，報###公司審批備案后，按照《兗礦集團(tuán)有限公司電子招標(biāo)投標(biāo)管理辦法(試行)）執(zhí)行電子招投標(biāo)。c)對于《兗礦集團(tuán)有限公司大宗物資集中采購供應(yīng)實施辦法(暫行)》規(guī)定的大宗物資采購由經(jīng)營管理部采購管理崗每季度末月10日前上報###供銷公司，報物資部統(tǒng)一采購。緊急采購對于項目現(xiàn)場急需物資按照緊急采購方式執(zhí)行采購。a)經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員在接到單位負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)發(fā)的<緊急需求申請>后，于1個工作日內(nèi)完成詢價，采購詢價原則上要求2家及以上供應(yīng)商，特殊情況報經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，詢價結(jié)果應(yīng)保留相應(yīng)記錄，包括電話記錄、郵件等。b)采購業(yè)務(wù)員按比價采購方式確定供應(yīng)商后，以短信、郵件或傳真等方式下達(dá)采購訂單，明確采購產(chǎn)品要求、交貨要求等。c)采購實施完成后，經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員應(yīng)于3日內(nèi)補(bǔ)辦相應(yīng)審批手續(xù)。授權(quán)采購對于崗位貨幣化承責(zé)經(jīng)營單位物資需求，駐外項目部費用定額范圍內(nèi)物資和運(yùn)輸費用較高、當(dāng)?shù)厝菀撞少彽牧阈羌揖?、日用百貨、低值易耗類物資，實施授權(quán)采購。a)對于崗位貨幣化承責(zé)經(jīng)營單位物資采購由崗位貨幣化單位按照協(xié)議書約定的范圍自行采購,自行采購參照公司上述程序執(zhí)行，并應(yīng)符合上級公司規(guī)定。b)駐外項目部實施費用定額范圍內(nèi)的物資可以自行采購。但采購?fù)瓿珊髴?yīng)辦理出入庫手續(xù)。c)駐外項目部不在定額標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的零星家具，日用百貨、低值易耗品等類物資，如本部采購運(yùn)輸費用較高而在當(dāng)?shù)厝菀撞少彽模?jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員在接收到采購需求計劃后，填寫<委托采購申請表>，報單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)、經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后通知需求單位負(fù)責(zé)人指定專人在當(dāng)?shù)貙嵤┎少彛枨髥挝蛔孕胁少彵仨殐扇艘陨瞎餐k理，采購人員詢價后填寫<委托采購限價表>經(jīng)需求單位負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后報經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員審核限價，由經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后實施采購。網(wǎng)絡(luò)采購對于采購計劃中可通過網(wǎng)絡(luò)采購且合同估算金額在5萬元以下的物資，采購業(yè)務(wù)員依照采購計劃要求的規(guī)格在天貓、京東及阿里巴巴等網(wǎng)絡(luò)平臺根據(jù)銷量、信譽(yù)（評價）從高到低的排列順序選擇5-7家，然后按照價格從低到高的原則選擇排名前列的3-5家比價，并將比價商家的產(chǎn)品交易頁面進(jìn)行截圖，報經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人審批后下訂單實施采購。內(nèi)部保護(hù)產(chǎn)品的采購對集團(tuán)公司文件明確規(guī)定為內(nèi)部保護(hù)產(chǎn)品的采購，按照對應(yīng)文件規(guī)定的范圍，直接執(zhí)行采購。5.3.3采購合同管理采購合同金額在1萬元及以上及持續(xù)時間3個月及以上的長期采購，必須簽訂合同。合同的簽訂具體執(zhí)行《合同管理程序》合同金額在1萬元以上的采購合同原則上均要求留取10%質(zhì)保金，質(zhì)保期不低于6個月。質(zhì)保期有國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。5.3.4跟蹤催貨采購員根據(jù)合同約定，提前1-2個工作日電話跟蹤、督促供應(yīng)商及時發(fā)貨。對于緊急需要的物資，必要時采取到現(xiàn)場跟催、督促及時發(fā)貨。對于遲延發(fā)貨的供應(yīng)商，按照合同約定進(jìn)行扣罰。5.4采購物資驗收管理5.4.1收貨經(jīng)營管理部采購員在合同簽訂后，向經(jīng)營管理部倉儲管理崗提供合同清單，倉儲管理崗將合同清單下發(fā)至相應(yīng)倉庫保管員，到貨后，采購員通知倉庫保管員按照合同清單進(jìn)行接貨。

倉庫保管員組織相關(guān)人員與送貨人根據(jù)合同清單共同進(jìn)行數(shù)量清點、稱重、檢尺等宏觀驗收檢查后填寫<收貨單>與送貨人共同簽字后收貨。并于收貨后3個工作日內(nèi)將雙方簽字的<收貨單>掃描件發(fā)回經(jīng)營管理部倉儲管理崗。5.4.2質(zhì)量驗證常規(guī)驗收a）以下物資實行常規(guī)驗收：常用工具以及低值易耗品、辦公用品、生活用品、不涉及安全與技術(shù)性能常用標(biāo)準(zhǔn)件類（軸承、三角帶、螺栓、螺帽等無特殊材質(zhì)要求）、工具、清潔用具（品）、廠服等。b)實行常規(guī)驗收的物資，直接送到項目部的，到貨1小時內(nèi)，項目部倉庫保管員通知項目部技術(shù)員，對照<合同清單>以及送貨人員提供的送貨清單認(rèn)真核對物資的廠家、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，并對備品備件的外觀進(jìn)行檢查（必要時驗收產(chǎn)品合格證、標(biāo)簽、銘牌等質(zhì)量證明材料）。需按重量驗收的鋼材、板材、有重量要求的設(shè)備，按重量驗收，實收數(shù)量以稱量記錄數(shù)量為準(zhǔn)。驗收完成后，由項目部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由所有參與驗收的人員簽字確認(rèn)后于驗收完成3個工作日內(nèi)將掃描件發(fā)回經(jīng)營管理部倉儲管理崗。c)實行常規(guī)驗收的物資，直接送到本部的，物資到貨1小時內(nèi)，由本部倉庫保管員通知使用單位技術(shù)員共同驗收（必要時由倉庫保管員通知安全技術(shù)部及甲方相關(guān)人員到場）。驗收完成后，由本部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成當(dāng)日內(nèi)將復(fù)印件交經(jīng)營管理部倉儲管理崗。特定驗收a)氣瓶:到貨后一小時內(nèi)，由項目部倉庫保管員通知項目部技術(shù)員和項目部安全員組織驗收。查驗瓶體鋼印是否在有效期，查瓶體及安全附件的定期檢驗報告，查安全附件是否齊全。定期檢驗報告復(fù)印件需保留備案。驗收完成，由項目部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由所有參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成3個工作日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>及定期檢驗報告的復(fù)印/掃描件發(fā)回經(jīng)營管理部倉儲管理崗。如有外觀缺陷、型號數(shù)量與計劃不符等問題，直接拒收，并電話通知采購員。b)勞保用品、安全防護(hù)用品（安全帽、安全帶、防酸堿防靜電防護(hù)服、護(hù)目鏡、絕緣手套、絕緣鞋、絕緣靴等）送貨到公司本部：到貨3日內(nèi)由本部倉庫保管員通知人力資源部組織驗收，驗收標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部確定。驗收完成，由倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>（一式兩份，一份交人力資源部，一份倉庫保管員留存），由所有參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成當(dāng)日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>的復(fù)印件發(fā)回經(jīng)營管理部倉儲管理崗。如有外觀缺陷、型號數(shù)量與計劃不符等問題，直接拒收，并電話通知采購員。送貨到項目部的，到貨后1小時內(nèi)，由項目部倉庫保管員通知項目部技術(shù)員及安全員驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行人力資源部規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。驗收完成，由項目部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由所有參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成3個工作日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>的掃描件發(fā)回經(jīng)營管理部倉儲管理崗。如有外觀缺陷、型號數(shù)量與計劃不符等問題，直接拒收，并電話通知采購員。c)電氣設(shè)備：含配電柜、配電盤、配電箱等。送貨到公司本部：到貨1小時內(nèi)由公司本部倉庫保管員通知安全技術(shù)部參與驗收，核查產(chǎn)品是否具備電氣試驗合格證，查驗生產(chǎn)商和貿(mào)易商的資格證書。驗收完成后，由本部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成成3個工作日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>的復(fù)印件交經(jīng)營管理部倉儲管理崗。送貨到項目部：到貨后1小時內(nèi)，由項目部倉庫保管員通知項目部技術(shù)員及安全員驗收。核查產(chǎn)品是否具備電氣試驗合格證，查驗生產(chǎn)商和貿(mào)易商的資格證書。驗收完成，由項目部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成成3個工作日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>的復(fù)印件交經(jīng)營管理部倉儲管理崗。d)叉車、拖車等到貨后1小時內(nèi)，項目部倉庫保管員通知項目部經(jīng)理及技術(shù)員參與驗收，查驗供應(yīng)商資格，驗收完成，由項目部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成成3個工作日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>的復(fù)印件交經(jīng)營管理部倉儲管理崗。e)計量器具送貨到公司本部：到貨1小時內(nèi)由公司本部倉庫保管員通知安全技術(shù)部參與驗收，查驗供應(yīng)商資格、計量器具檢定合格證書。驗收完成后，由本部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成當(dāng)日內(nèi)保管員將<質(zhì)量驗收單>復(fù)印件送給經(jīng)營部倉庫管理員。送貨到項目部：到貨后1小時內(nèi)，由項目部倉庫保管員通知項目部技術(shù)員驗收，查驗供應(yīng)商資格、計量器具檢定合格證書。驗收完成，由項目部倉庫保管員填制<質(zhì)量驗收單>，由所有參與驗收的人員簽字確認(rèn)。并于驗收完成3個工作日內(nèi)將<質(zhì)量驗收單>的掃描件發(fā)回經(jīng)營管理部倉儲管理崗。5.4.3性能測試對國家法律法規(guī)規(guī)定必須進(jìn)行性能測試的，除按以上規(guī)定進(jìn)行常規(guī)驗收外，還需外委相關(guān)國家機(jī)關(guān)進(jìn)行性能測試。5.5不合格品處理5.5.1數(shù)量誤差對無法準(zhǔn)確控制計量的物資（如鋼材、商混等）當(dāng)?shù)截洈?shù)量與合同出現(xiàn)顯著誤差（≥±10%）時，倉庫保管員應(yīng)通知采購業(yè)務(wù)員要求供應(yīng)商予以調(diào)整。5.5.2讓步接收或退貨

物資管理員在接收貨物時如發(fā)現(xiàn)貨物外觀缺陷、規(guī)格型號與計劃不符的直接拒收。在質(zhì)量驗收過程發(fā)現(xiàn)采購的物資不合格的，由質(zhì)量驗收主管部門出具<不合格物資通知單>，并提出初步評審處置意見，組織經(jīng)營管理部采購業(yè)務(wù)員和部門負(fù)責(zé)人、需求單位負(fù)責(zé)人等會商確定最終處置意見，報公司分管經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)審批。

經(jīng)營管理部接收到<不合格物資通知單>后，將處置意見告知供應(yīng)商并進(jìn)行相應(yīng)處理。

a)可以讓步接收的，由采購業(yè)務(wù)員與需求單位、質(zhì)量驗收主管部門一同與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商和談判，協(xié)商一致的確定書面處理方案，報公司分管經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，對供應(yīng)商提出折讓要求的經(jīng)雙方確定折讓金額后對貨物價格做相應(yīng)的調(diào)整，并簽訂補(bǔ)充合同。達(dá)不成處理協(xié)議，按退貨處理。

b)決定退貨的，由采購業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)，保留相應(yīng)的退貨記錄，并辦理相應(yīng)的合同變更/解除手續(xù)。5.6結(jié)算及付款結(jié)算及付款執(zhí)行《核算管理程序》。6、相關(guān)/支持性文件6.1《招標(biāo)文件》6.2《合同管理程序》6.3《質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)》6.4《倉儲管理程序》6.5《核算管理程序》7、記錄表單7.1<固定資產(chǎn)需求計劃表>7.2<材料需求計劃表>7.3<材料需求計劃表>7.4<辦公用品用品需求計劃明細(xì)表>7.5<辦公用品需求計劃表>7.6<勞動保護(hù)用品需求計劃明細(xì)表>7.7<勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>7.8<特殊勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>7.9<公用勞動保護(hù)用品需求計劃申報表>7.10<單一來源需求申請>7.11<緊急需求申請>7.12<詢價單>7.13<比價采購審批表>7.14<競爭性談判申請表>7.15<談判供應(yīng)商登記表>7.16<競爭性談判紀(jì)要>7.17<商務(wù)談判申請>7.18<商務(wù)談判紀(jì)要>7.19<委托采購申請>7.20<委托采購限價表>7.21<收貨單>7.22<質(zhì)量驗收單>7.23<不合格物資通知單>7.1：兗礦#####有限公司固定資產(chǎn)需求計劃表單位：______________________________填報日期：________年_____月_____日序號物資名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)計量單位申請數(shù)量審批數(shù)量用途估價備注制表人單位負(fù)責(zé)人審批安全技術(shù)部公司分管領(lǐng)導(dǎo)計劃財務(wù)部年月日年月日年月日接收日期接收人7.2:公司安全生產(chǎn)物資需求計劃表單位：______________________________填報日期：________年_____月_____日序號材料名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)材質(zhì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)計量單位計劃數(shù)量審批數(shù)量估價備注制表人單位負(fù)責(zé)人審批安全技術(shù)部公司分管領(lǐng)導(dǎo)計劃財務(wù)部年月日年月日年月日接收日期接收人7.3:公司材料需求計劃表單位_______________________________填報日期：_________年_____月_____日序號材料名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)材質(zhì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)計量單位計劃數(shù)量審批數(shù)量估價備注制表人單位負(fù)責(zé)人審批安全技術(shù)部公司分管領(lǐng)導(dǎo)計劃財務(wù)部年月日年月日年月日接收日期接收人7.4：公司辦公用品需求計劃明細(xì)表單位：_______________________填報日期：_______年____月____日序號名稱規(guī)格型號單位計劃數(shù)量審批數(shù)量備注制表人單位負(fù)責(zé)人接收日期接收人7.5：公司辦公用品需求計劃表單位：_______________________填報日期：_______年____月____日序號名稱規(guī)格型號單位計劃數(shù)量審批數(shù)量備注制表人單位負(fù)責(zé)人審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)年月日計劃財務(wù)部年月日接收日期接收人7.6：公司勞動保護(hù)用品需求計劃明細(xì)表單位：_______________________填報日期：_______年____月____日序號姓名職務(wù)工種勞動保護(hù)用品配備備注毛巾肥皂線手套短皮手套電焊手套洗發(fā)水工作服防護(hù)鞋雨衣膠靴……合計制表人：單位負(fù)責(zé)人：7.7：兗礦#####有限公司勞動保護(hù)用品需求計劃申報表單位：_______________________填報日期：_______年____月____日序號勞動防護(hù)用品名稱規(guī)格/型號單位估價(元)需求數(shù)量金額(元)到貨時間到貨地點備注合計制表人：單位負(fù)責(zé)人：公司分管領(lǐng)導(dǎo):7.8：兗礦#####有限公司特殊勞動保護(hù)用品需求計劃申報表單位：_______________________填報日期：_______年____月____日序號勞動防護(hù)用品名稱規(guī)格/型號單位估價(元)需求數(shù)量金額(元)需求時間到貨地點是否有特殊要求用途備注合計制表人：單位負(fù)責(zé)人：安全技術(shù)部:7.9兗礦#####有限公司公用勞動保護(hù)用品需求計劃申報表單位：_______________________填報日期：_______年____月____日序號勞動防護(hù)用品名稱規(guī)格/型號單位估價(元)需求數(shù)量金額(元)需求時間到貨地點是否有特殊要求用途備注合計制表人：單位負(fù)責(zé)人：公司分管領(lǐng)導(dǎo):7.10兗礦#####有限公司單一來源需求申請表填報日期：_______年____月____日采購物資名稱估價需求單位負(fù)責(zé)人簽字單一供貨單位單一采購原因公司分管領(lǐng)導(dǎo)意見年月日總經(jīng)理意見年月日備注接收日期接收人：7.11兗礦#####有限公司緊急需求申請表填報日期：_______年____月____日需求部門負(fù)責(zé)人采購要求月日前貨到地采購物資緊急采購原因公司分管領(lǐng)導(dǎo)意見年月日總經(jīng)理意見年月日經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)人年月日接收日期采購員7.12：兗礦#####有限公司詢價單采購部門：采購部門：聯(lián)系人：聯(lián)系人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：傳真：傳真：詢價日期：報價日期：序號材料名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)品牌單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注合計金額大寫：附注：1、以上貨物報價均為到貨價并包含17%增值稅。2、付款方式：貨到驗收合格，開