某百貨新店籌備管理體系設(shè)計方案

XX百貨（集團）

新店籌備管理體系設(shè)計方案

一、前言二、新店的項目開發(fā)三、新店籌備的職能工作主體四、新店籌備期業(yè)務(wù)流程五、新店籌備的組織形式和組織管理六、新店籌備期的文件管理體系七、構(gòu)建新店籌備體系的問題點及解決對策分析八、后話一、前言“辦法永遠都比問題多”——引用05年度工作計劃會議經(jīng)典用語請注意！能解決問題的辦法，其實并不多；能正確解決問題的辦法，可能只有一條。因此，必須——分析、判斷，然后行動！——“謀定而后動”。構(gòu)建新店籌備管理體系的思路……“新店籌備管理體系”用來做什么？——目的怎樣完成這件事情？途徑？——流程由什么人，以怎樣的結(jié)合方式來完成？——組織結(jié)構(gòu)和職責職權(quán)完成這個事情，采用什么樣的規(guī)則？——標準、規(guī)則和規(guī)定構(gòu)建新店籌備管理體系的步驟：1.形成體系構(gòu)建方案[草案]（經(jīng)機制建設(shè)范圍討論）2.確定方案（經(jīng)職能部門討論）3.方案評審（經(jīng)戰(zhàn)略管委會評審、總經(jīng)理批準）4.手冊編寫和程序編寫分配（機制建設(shè)中心）5.程序和作業(yè)指導(dǎo)文件編寫（各職能部門）6.文件評審、發(fā)布（戰(zhàn)略管委會評審、總經(jīng)理批準發(fā)布）7.文件的系統(tǒng)培訓(xùn)和按需求配發(fā)（機制建設(shè)中心）8.文件執(zhí)行情況檢查（總經(jīng)理指定授權(quán)部門檢查）9.文件修訂（機制建設(shè)中心）10.文件正式實施11.體系業(yè)績評估（總經(jīng)理指定授權(quán)部門評估）二、新店的項目開發(fā)新店籌備所必須的前提——新店的項目開發(fā)階段新店項目開發(fā)工作的質(zhì)量，決定項目運營時所產(chǎn)生的效益水平。應(yīng)在項目開發(fā)階段形成科學(xué)的管理系統(tǒng)，以滿足下列基本要求：

1.收集到足夠的信息數(shù)據(jù)，進行科學(xué)的判斷與分析，以供決策；2.進行充分的談判，確保公司進入項目的利益；3.進行周詳?shù)暮贤瑴蕚浜惋L險預(yù)估，保證進入項目的投資安全性；4.在公司內(nèi)部的工作職能轉(zhuǎn)換和移交時，可以平穩(wěn)過度。

新店的項目開發(fā)階段與項目籌備期應(yīng)明確控制節(jié)點（里程碑），并予以識別。識別的方式應(yīng)同時采用報告和會議的方式，以便于新店項目開發(fā)階段職能工作主體和新店籌備期職能工作主體的權(quán)責劃分和工作事項的追溯。新店項目開發(fā)階段的職能工作主體應(yīng)形成：

1.新店項目交底報告——描述新店項目概況、地區(qū)概況、發(fā)展商（合作方）概況、社會資源概況和項目的工程概況?！忻髋c發(fā)展商合作的方式、條件和合作模式等信息，必要時，向相關(guān)工作崗位提供合同文本?！矩撠熜碌觏椖块_發(fā)的拓展部門承擔編制報告的工作。新店項項目開開發(fā)階階段的的職能能工作作主體體應(yīng)形形成：：2.組組織實實施““新店店項目目籌備備協(xié)調(diào)調(diào)會議議”，，以：：——確確定項項目的的聯(lián)絡(luò)絡(luò)協(xié)調(diào)調(diào)人選選；——確確定各各工作作小組組的組組長和和工作作成員員；——確確認對對工作作階段段開始始和結(jié)結(jié)束的的“里里程碑碑”。?；I備期期開始始的前前提，，是各各職能能工作作部門門能夠夠獲得得對于于新店店項目目的必必要信信息，，因此此，應(yīng)應(yīng)由這這些職職能部部門提提出要要求，，列明明需要要掌握握的新新店項項目信信息，，責成成負責責新店店項目目開發(fā)發(fā)的部部門提提交。。否則，，新店店項目目交底底工作作的實實用性性和效效率將將大打打折扣扣?。。?！三、新新店籌籌備的的職能能工作作主體體從新店籌備備的整個工工作流程來來看，應(yīng)確確認三個主主導(dǎo)職能工工作主體：：1.工程工程進度決決定新店籌籌備的進度度。2.招商招商進度同同樣決定新新店籌備進進度，但其其受工程進進度制約。。招商工作后后期，該職職能主體分分裂為招商商維護職能能工作主體體和營運管管理職能工工作主體，，在新店獨獨立運營時時期，上述述兩個職能能主體是并并行獨立的的職能部門門。3.品牌推推廣品牌推廣形形式上雖然然不受工程程和招商進進度制約，，但從效率率（投入和和產(chǎn)出）和和效果（配配合招商和和開業(yè)后運運營）的角角度應(yīng)全面面考慮。完成三個主主導(dǎo)職能工工作主體所所承擔的工工作，需要要一系列支支持職能工工作主體的的資源提供供：1.統(tǒng)籌跟進合同條條款，監(jiān)督督和協(xié)調(diào)各各職能工作作主體開展展籌備工作作，需要設(shè)設(shè)定專門的的崗位或職職能主體工工作。2.財務(wù)資金提供，，審計和其其他財務(wù)管管理功能，，應(yīng)有職能能工作主體體承擔。3.人力資資源承擔招募、、培訓(xùn)等工工作的職能能工作主體體。4.行政承擔物資設(shè)設(shè)備采辦和和文件管理理的職能工工作主體。。待定位的職職能工作主主體：1.營運在新店籌備備期前期的的角色定位位。2.信息整個籌備期期的角色定定位。四、新店籌籌備期業(yè)務(wù)務(wù)流程籌備期定義義總定義：新店項目總總過程進行行分解后，，新店籌備備期的位置置：新店項目開開發(fā)期→新新店項目籌籌備期→新新店項目獨獨立運營期期新店籌備期期分類定義：整個籌備期期可分解為為五個階段段：1.新店籌籌備初期———規(guī)劃期期2.新店籌籌備中期———展開工工作前期3.新店籌籌備后期———展開工工作后期4.開業(yè)期期5.開業(yè)后后分類定義：：1.新店籌籌備初期———規(guī)劃期期（1）工程程職能工作作主體：項項目調(diào)查、、形成工作作進度計劃劃和施工預(yù)預(yù)算；（2）招商商職能工作作主體：市市場調(diào)研、、招商定位位、條件設(shè)設(shè)定、動線線規(guī)劃、招招商計劃和和預(yù)算；（3）品牌牌職能工作作主體：市市場調(diào)研、、計劃和預(yù)預(yù)算；（4）確定定項目聯(lián)絡(luò)絡(luò)人：總工工作進度計計劃（5）支持持職能工作作主體：調(diào)調(diào)研、計劃劃和預(yù)算；；（6）財務(wù)務(wù)職能：總總資金預(yù)算算分類定義：：2.新店籌籌備中期———展開工工作前期（1）工程程職能工作作主體：出出施工圖、、評審施工工圖、工程程招標；（2）招商商職能工作作主體：招招商；（3）品牌牌職能工作作主體：前前期推廣活活動；（4）支持持職能工作作主體：各各項資源供供給；分類定義：：3.新店籌籌備后期———工作后后期（1））工工程程職職能能工工作作主主體體：：施施工工、、裝裝修修和和驗驗收收；；（2））招招商商職職能能工工作作主主體體：：招招商商、、供供應(yīng)應(yīng)商商進進場場；；（3））品品牌牌職職能能工工作作主主體體：：推推廣廣活活動動、、導(dǎo)導(dǎo)示示系系統(tǒng)統(tǒng)；；（4））支支持持職職能能工工作作主主體體：：各各項項資資源源供供給給；；分類類定定義義：：4.開開業(yè)業(yè)期期（1））工工程程職職能能工工作作主主體體：：工工程程遺遺留留問問題題處處理理；；（2））招招商商（（營營運運））職職能能工工作作主主體體：：專專柜柜營營業(yè)業(yè)準準備備、、培培訓(xùn)訓(xùn)；；（3））品品牌牌職職能能工工作作主主體體：：開開業(yè)業(yè)慶慶典典；；（4））支支持持職職能能工工作作主主體體：：各各項項資資源源供供給給；；分類定義：5.開業(yè)后綜合檢查權(quán)責移交新管理組織管管理運行五、新店籌備備的組織形式式和組織管理理新店籌備期各各職能工作主主體的設(shè)置和和演變分析1.新店籌備備初期（規(guī)劃劃期）——確定項目目聯(lián)絡(luò)人2.新店籌備備中期（展開開工作前期））——組建工程程工作小組、、招商工作小小組、品牌推推廣工作小組組和行政工作作小組

（行行政工作小組組的主要職能能：管理文件件的編制、物物資設(shè)備采買買和項目安全全管理等）3.新店籌籌備末期（展展開工作后期期）——組建財務(wù)務(wù)工作小組和和人力培訓(xùn)工工作小組新店籌備期各各職能工作主主體的設(shè)置和和演變分析4.開業(yè)期———招商工工作小組分出出招商工作職職能和營運工工作職能；行行政工作小組組分出防損工工作職能5.開業(yè)后———各工作作小組進行名名稱變更，成成立：物管部部、招商部、、營運部、策策劃部、財務(wù)務(wù)部、行政人人事部和防損損部，其中，，原行政小組組一部分分為為防損部，一一部分與人力力培訓(xùn)小組合合為行政人事事部。新店籌備期管管理工作崗位位演變分析1.新店籌備備初期——聘任項目目聯(lián)絡(luò)人2.新店籌備備中期——聘任工程程工作組長、、招商工作組組長、品牌工工作組長和行行政工作組長長3.新店籌備備末期——聘任財務(wù)務(wù)工作組長（（財務(wù)部經(jīng)理理人選）、培培訓(xùn)工作組長長（行政人事事部培訓(xùn)主管管人選）和行行政工作副組組長（行政人人事部經(jīng)理人人選）新店籌備期管管理工作崗位位演變分析4.開業(yè)期——聘任項目目副聯(lián)絡(luò)人（（總經(jīng)理人選選）、工程工工作副組長（（物管部經(jīng)理理人選）、招招商工作副組組長（兩名，，招商部經(jīng)理理人選和營運運部經(jīng)理人選選）、品牌工工作副組長（（策劃部經(jīng)理理人選）和行行政工作副組組長（防損部部經(jīng)理人選））5.開業(yè)后——進行工作作和權(quán)責移交交，總部人員員撤回，聘任任總經(jīng)理和各各部門常駐負負責人。六、新店籌備備期的文件管管理體系1.新店籌備備管理手冊用于描述新店店籌備管理體體系的框架，，識別體系的的各大過程和和關(guān)鍵的控制制節(jié)點（里程程碑）。2.程序用于對新店籌籌備管理體系系各個過程進進行描述和說說明的文件。。3.作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)文件用于規(guī)定如何何完成新店籌籌備過程中各各環(huán)節(jié)和各工工作單元的規(guī)規(guī)則指引文件件。新店籌備期文文件體系與其其他文件體系系的關(guān)系：體系文件相對獨立，但但如有存在通通用關(guān)系的其其他體系文件件，可引用其其他體系文件件。七、構(gòu)建新店店籌備管理體體系的問題點點及解決對策分分析1.工作績效效的管理與評評估的問題（1）新店籌籌備期的績效效管理對象：：項目聯(lián)絡(luò)人、、各職能工作作小組組長、、成員；（2）新店籌籌備期的績效效管理標準：：新店各項籌備備進度和費用用符合計劃和和預(yù)算的程度度；（注意預(yù)留不不可控因素））（3）具體績績效指標依據(jù)據(jù)不同階段的的工作單元展展開而設(shè)定；；（4）新店籌籌備期的績效效評估人：項目聯(lián)絡(luò)人———總經(jīng)理、、職能體系負負責人、工作作組長工作小組組長長——職能體體系負責人、、項目聯(lián)絡(luò)人人、小組成員員小組成員———項目聯(lián)絡(luò)人人、工作小組組組長2.各階段““里程碑”識識別和交付件件要求的問題題：（1）新店籌籌備期是三個個主職能工作作主體和五個個支持職能工工作主體共同同開展工作的的過程，因此此，確定各階階段的“里程程碑”，對于于各項工作協(xié)協(xié)調(diào)展開、控控制工作進度度和合理利用用各項資源至至關(guān)重要；（2）每個階階段“里程碑碑”規(guī)定交付付件的要求，，確保這一階階段被明確識識別，各職能能工作主體依依據(jù)階段要求求開展工作，，形成交付件件；（3）“里程程碑”的過渡渡，意味著不不同工作階段段的結(jié)束和開開始。3.一個工作作單元由多個個職能工作主主體參與的問問題：解決方法：（1）流程識識別、組織設(shè)設(shè)定和文件規(guī)規(guī)定；（2）確定該該工作單元的的主導(dǎo)職能工工作主體，賦賦予該主體規(guī)規(guī)劃、組織、、實施、協(xié)調(diào)調(diào)和報告的職職權(quán)，對該工工作單元進行行統(tǒng)籌管理，，并承擔相應(yīng)應(yīng)的責任；（3）賦予主主導(dǎo)職能工作作主體對該工工作單元的申申述權(quán)和建議議權(quán)，由總經(jīng)經(jīng)理或授權(quán)人人員裁決，以以確保該工作作單元實施的的進度和質(zhì)量量；（4）進行管管理授權(quán)細分分工作。4.流程或職職權(quán)重疊的問問題因慣例形成的的流程或職權(quán)權(quán)重疊問題，，應(yīng)通過制定定合理、清晰晰的管理制度度和職責分配配來予以界定定。進行制度設(shè)計計時，考慮兩兩種情形：1.流程中工工作或職權(quán)分分配重疊，產(chǎn)產(chǎn)生一件事情情幾個職能工工作主體管理理的狀況；2.流程中工工作或職權(quán)分分配出現(xiàn)“斷斷檔”現(xiàn)象，，即出現(xiàn)了誰誰都不管的““真空地帶””的狀況。5.改變“擦擦屁股”觀念念和強化后工工序檢查意識識改變傳統(tǒng)觀念念：從流程進度的的角度出發(fā)，，后段工序的的職能工作主主體有權(quán)責要要求前段職能能工作主體提提交符合要求求的工作效果果，而非扔下下一個“爛攤攤子”，讓承承擔后續(xù)工作作的職能工作作主體來“擦擦屁股”。強化檢查意識識：對于承擔前段段工序的職能能工作主體而而言，其工作作質(zhì)量好壞的的評定權(quán)在于于承擔后續(xù)工工作的職能工工作主體。八、、后后話話新店店籌籌備備期期介介于于項項目目管管理理的的中中段段，，由由于于整整個個項項目目管管理理各各環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)是是相相互互銜銜接接和和互互為為因因果果的的，，所所以以，，對對于于前前段段的的新新店店項項目目開開發(fā)發(fā)期期和和后后段段的的新新店店項項目目運運營營期期也也應(yīng)應(yīng)采采取取和和新新店店籌籌備備期期一一樣樣的的體體系系管管理理方方式式進進行行管管控控。。目前前，，公公司司可可以以形形成成的的相相對對獨獨立立的的管管控控體體系系，，包包括括：：———ISO9000質(zhì)量量管管理理體體系系；；———財財務(wù)務(wù)管管理理體體系系；；———新新店店從從開開發(fā)發(fā)到到籌籌備備到到運運營營的的三三個個不不同同的的管管理理體體系系。。演示示完完畢畢??！9、靜夜夜四無無鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。23:03:0423:03:0423:031/5/202311:03:04PM11、以我獨沈沈久，愧君君相見頻。。。1月-2323:03:0423:03Jan-2305-Jan-2312、故人江海海別，幾度度隔山川。。。23:03:0423:03:0423:03Thursday,January5,202313、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。1月-231月-2323:03:0423:03:04January5,202314、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國見青青山。。05一月202311:03:04下午午23:03:041月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月2311:03下午1月-2323:03January5,202316、行動出成果果，工作出財財富。。2023/1/523:03:0423:03:0405January202317、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。11:03:04下下午午11:03下下午23:03:041月-239、沒有有失敗敗，只只有暫暫時停停止成成功??！。1月-231月-23Thursday,January5,202310、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。23:03:0523:03:0523:031/5/202311:03:05PM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。1月月-2323:03:0523:03Jan-2305-Jan-2312、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。23:03:0523:03:0523:03Thursday,January5,202313、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。1月-231月-2323:03:0523:03:05January5,202314、意志堅強強的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。05一月月202311:03:05下下午23:03:051月-2315、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。一月2311:03下下午1月-2323:03January5,202316、少年十五二二十時，步行行奪得胡馬騎騎。。2023/1/523:03:0523:03:0505January202317、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。11:03:05下下午午11:03下下午23:03:051月-239、楊柳散散和風，，青山澹澹吾慮。。。1月-231月-23Thursday,