施工單位材料管理制度

材料管理制度1目的規(guī)范物資采購(gòu)程序，控制物資計(jì)劃、定價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算五大環(huán)節(jié)，做好工程設(shè)計(jì)參謀。適用范圍公司所有項(xiàng)目使用物資。職責(zé)分工設(shè)計(jì)單位：材料、設(shè)備選型，技術(shù)要求；施工單位：材料、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃；按材料計(jì)劃要求書面申報(bào)材料價(jià)格。工程部：計(jì)劃、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求審核；審核價(jià)格申報(bào)表中的材料計(jì)劃是否符合施工要求。采購(gòu)部：材料、設(shè)備核價(jià)、采購(gòu)、所有進(jìn)場(chǎng)物資的驗(yàn)收；負(fù)責(zé)料價(jià)格審核、公布大宗工程材料市場(chǎng)價(jià)、材料價(jià)格爭(zhēng)議處理，匯總審批價(jià)格報(bào)工程成本管理中心。財(cái)務(wù)部：資金財(cái)務(wù)核算、賬務(wù)管理、質(zhì)量驗(yàn)收、出入庫(kù)核算、材料驗(yàn)收；負(fù)責(zé)材料價(jià)格審批的監(jiān)督、協(xié)助價(jià)格爭(zhēng)議處理辦公室：物資現(xiàn)場(chǎng)管理（門衛(wèi)管理：沒有采購(gòu)部通知物資不允許進(jìn)出場(chǎng)）；采購(gòu)方式甲供物資由公司根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況決定采購(gòu)范圍。物資采購(gòu)程序5.1接受采購(gòu)計(jì)劃（采購(gòu)部）--編制采購(gòu)計(jì)劃（采購(gòu)部）--編制詢價(jià)（采購(gòu)部）、招標(biāo)文件（由招標(biāo)辦組織，使用單位提出材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求，工程部確認(rèn)審核）-—組織招標(biāo)（以集團(tuán)審批意見為主）-—簽定供貨合同（采購(gòu)部）-—物資運(yùn)輸（供貨方）-—現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收（驗(yàn)收小組）-—辦理入庫(kù)-—領(lǐng)用出庫(kù)-—發(fā)票入帳-—辦理結(jié)算-—質(zhì)保服務(wù)-—支付質(zhì)保金。物資采購(gòu)計(jì)劃的管理物資采購(gòu)計(jì)劃填報(bào)、審核與提交：工程部于工程準(zhǔn)備階段填寫工程物資監(jiān)管計(jì)劃（表1）、項(xiàng)目主要物資采購(gòu)控制表（表3）中的基礎(chǔ)內(nèi)容，由工程部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)采購(gòu)方案，完善工程物資監(jiān)管計(jì)劃、項(xiàng)目主要物資采購(gòu)控制表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。設(shè)計(jì)圖紙定稿后1月內(nèi)由工程預(yù)決算、工程部將采購(gòu)計(jì)劃交項(xiàng)目部。如有漏報(bào)、臨時(shí)急用或需補(bǔ)報(bào)物資計(jì)劃的，須向采購(gòu)部提交臨時(shí)用料計(jì)劃表，但每月不得超過3次。臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃到貨時(shí)間由工程部、使用單位、采購(gòu)部協(xié)商確定。6.1.4因工期發(fā)生變更,物資采購(gòu)計(jì)劃發(fā)生變化的,工程項(xiàng)目部須書面告之采購(gòu)部,以便保證物資到貨的及時(shí)性或減少庫(kù)存中轉(zhuǎn).物資采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)程序6.2.1物資申報(bào)程序:物資使用單位填報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表一-使用單位審批一-工程部審批一-項(xiàng)目經(jīng)理一-采購(gòu)部一-安排采購(gòu)業(yè)務(wù)員采購(gòu)。物資采購(gòu)計(jì)劃的管理6.3.1物資采購(gòu)計(jì)劃實(shí)行“誰使用、誰負(fù)責(zé)提供采購(gòu)計(jì)劃”的原則。物資采購(gòu)計(jì)劃由工程部負(fù)責(zé)申報(bào)，每月25日前將第三月采購(gòu)計(jì)劃報(bào)采購(gòu)部。供貨周期超過一月的物資工程部根據(jù)生產(chǎn)、采購(gòu)周期相應(yīng)提、八前。工程部審核采購(gòu)計(jì)劃及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求,對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量負(fù)責(zé)。所有采購(gòu)計(jì)劃、物資價(jià)格審批表必須有詳細(xì)的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，因技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不合格除按制度進(jìn)行考核外，因此而影響物資采購(gòu)到貨時(shí)間而造成損失，由計(jì)劃申報(bào)單位承擔(dān)。采購(gòu)物資技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)由工程部、項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師審核簽字確認(rèn)生效。財(cái)務(wù)部工程預(yù)決算提供材料預(yù)算用量，控制采購(gòu)總量。乙供物資采購(gòu)價(jià)格審批表在3-7日內(nèi)完成價(jià)格審批手續(xù)。物資因計(jì)劃不準(zhǔn)剩余物資能退貨的退貨，費(fèi)用由計(jì)劃單位支付不能退貨的由計(jì)劃單位承擔(dān)所有損失，相關(guān)審批單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。物資采購(gòu)驗(yàn)收管理所有進(jìn)場(chǎng)物資必須嚴(yán)格驗(yàn)收，沒有采購(gòu)部通知所有物資不允許進(jìn)入施工場(chǎng)地。通知驗(yàn)收責(zé)任主體為采購(gòu)部，物資進(jìn)場(chǎng)管理責(zé)任主體為辦公室。物資采購(gòu)驗(yàn)收程序7.1.1物資一-物資采購(gòu)人員通知驗(yàn)收小組到貨時(shí)間一-采購(gòu)部通知驗(yàn)收小組人員到現(xiàn)場(chǎng)一-驗(yàn)收小組現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收一-填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（表6）辦理出入庫(kù)手續(xù)（表7、表8）填寫設(shè)備\材料使用許可證（表9）物資進(jìn)入施工進(jìn)場(chǎng)。7.2物資驗(yàn)收管理采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織工程部、監(jiān)理單位、使用單位、財(cái)務(wù)部成立聯(lián)合驗(yàn)收小組。重要物資驗(yàn)收：電梯、設(shè)備、大宗物資、主體工程、隱蔽工程所有進(jìn)場(chǎng)物資都必須作為重要物資進(jìn)行驗(yàn)收，要求驗(yàn)收小組全員驗(yàn)收。工程用砂、石，由監(jiān)理人員或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人驗(yàn)收。驗(yàn)收小組成員由各部門申報(bào)，原則上各部門驗(yàn)收人員不能低于3人（甲方含監(jiān)理不少于3人），驗(yàn)收人員經(jīng)公司批準(zhǔn)后成立驗(yàn)收小組成員庫(kù)，驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)從驗(yàn)收小組成員庫(kù)中隨機(jī)抽取。采購(gòu)物資原則上在確定供貨單位時(shí),供貨單位必須送樣至工程部,由工程部、監(jiān)理單位、使用單位、采購(gòu)部、供貨單位、質(zhì)安處共同確認(rèn)樣品，不能送樣品的要確認(rèn)詳細(xì)的技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格按樣品、采購(gòu)合同中技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，有樣品的嚴(yán)格按認(rèn)可的樣品驗(yàn)收，嚴(yán)格驗(yàn)收型號(hào)、材質(zhì)、技術(shù)參數(shù)、等級(jí)、生產(chǎn)廠家、供貨數(shù)量、供貨時(shí)間與采購(gòu)合同中一致，抽驗(yàn)數(shù)量不能低于供貨量的10%。合同中的技術(shù)要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)最終由工程部提供，項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師確認(rèn)。不需專業(yè)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的物資在驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)要有明確的驗(yàn)收意見。驗(yàn)收合格物資、頒發(fā)設(shè)備\材料使用許可證，并在3日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收不合格、有質(zhì)量問題的產(chǎn)品，要有明確的處理意見，并填寫供應(yīng)商不誠(chéng)信問題處理報(bào)告單（表10），迅速上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。所有進(jìn)場(chǎng)物資（特別是施工材料）驗(yàn)收合格方能進(jìn)入施工場(chǎng)地在未驗(yàn)收合格之前嚴(yán)禁進(jìn)入施工區(qū)域。夜間驗(yàn)收要于當(dāng)日下班前通知驗(yàn)收小組（甲方由采購(gòu)部負(fù)責(zé)通知，乙方由該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通知），原則上不夜間不進(jìn)行驗(yàn)收工作（施工急用物資除外）。7.3樣品的管理所有使用物資能送樣品的原則上必須送樣品。物資原始樣板由公司領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計(jì)院、工程部、質(zhì)量安全處、招標(biāo)中心、供貨單位共同簽名確認(rèn)。所有樣品要分類登記，由監(jiān)理負(fù)責(zé)保管。物資采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)管理公司原則上不在施工現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置倉(cāng)庫(kù)，實(shí)行零庫(kù)存管理。采購(gòu)物資到現(xiàn)場(chǎng)后與使用單位共同驗(yàn)收，驗(yàn)收后直接與使用單位現(xiàn)場(chǎng)移交，直接進(jìn)入施工單位的倉(cāng)庫(kù)。采購(gòu)人員在與施工單位現(xiàn)場(chǎng)移交時(shí)辦理入庫(kù)、出庫(kù)的手續(xù)。使用單位庫(kù)存量與使用量之和原則上不超過總用量的95%。使用單位在入庫(kù)前發(fā)現(xiàn)物資的損壞、損耗由供貨單位承擔(dān)責(zé)任,入庫(kù)后的物資的損壞、損耗由保管單位承擔(dān)全部責(zé)任。8.6倉(cāng)庫(kù)盤存管理財(cái)務(wù)部根據(jù)材料物資類別、品種、規(guī)格、型號(hào)設(shè)立明細(xì)賬（表11）。并根據(jù)已確認(rèn)的入庫(kù)單時(shí)序登記物資出入庫(kù)明細(xì)帳。8.6.2每月25日為倉(cāng)庫(kù)的結(jié)賬日，每月最后1-2日為盤點(diǎn)時(shí)間，財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、工程部等部門共同盤存，認(rèn)真統(tǒng)計(jì)上個(gè)月材料的入庫(kù)、出庫(kù)及結(jié)余情況。8.6.3盤存的具體事項(xiàng)：盤存前，保管員必須將材料物資進(jìn)行分類，按品種、規(guī)格和型號(hào)分門別類擺放整齊，并先按帳面數(shù)打印出物資臺(tái)帳。盤存時(shí)，逐一清點(diǎn)實(shí)物，細(xì)心做好賬、卡、物的核對(duì)工作，認(rèn)真清點(diǎn)每種物資、仔細(xì)核對(duì)物資臺(tái)帳，對(duì)材料物資進(jìn)行賬賬核對(duì)和賬實(shí)核對(duì)，并記錄盤存實(shí)際情況。盤存后，所有現(xiàn)場(chǎng)盤存人員必須在物資臺(tái)帳上簽名確認(rèn)。對(duì)盤盈、盤虧的實(shí)物應(yīng)及時(shí)查明原因并做好記錄，不能馬上查明原因的盤盈、盤虧，應(yīng)及時(shí)注明待查原因，并在五天內(nèi)完成。盤存期間已收到而未辦妥入帳手續(xù)的貨品或已辦理出庫(kù)手續(xù)尚未提貨的貨品，應(yīng)另行分別存放，并予以標(biāo)示。所有盤存財(cái)務(wù)都以靜態(tài)盤點(diǎn)為原則，因此盤存開始后應(yīng)停止材料物資的進(jìn)出及移動(dòng)。盤存使用的單據(jù)、報(bào)表內(nèi)所有欄位若遇修改處，均須經(jīng)所有盤存人員簽認(rèn)始能生效。對(duì)盤盈、盤虧物資的處理由財(cái)務(wù)部出具《物資盤盈、盤虧處理意見報(bào)告表》（表12），寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額和具體原因，并給出初步處理意見，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后根據(jù)盤盈、盤虧的金額大小報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，5000元以內(nèi)（含5000元）的報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批，超過5000元的對(duì)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究后報(bào)公司董事長(zhǎng)審批。審批后交財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部各一份進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。物資采購(gòu)合同的管理采購(gòu)合同采用由公司領(lǐng)導(dǎo)、法律部門審核的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，非標(biāo)準(zhǔn)合同文本在簽定前必須通過法律部門審核。采購(gòu)合同嚴(yán)格按合同審批程序進(jìn)行報(bào)批。采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、綜合辦公室合同原件各存檔1份，并進(jìn)行分類編號(hào)管理。采購(gòu)部對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，每月匯總合同執(zhí)行情況形成報(bào)表上報(bào)（表13）。物資采購(gòu)結(jié)算管理供貨單位、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部以驗(yàn)收單據(jù)、采購(gòu)合同共同核實(shí)結(jié)算金額，并確定付款額度。采購(gòu)員負(fù)責(zé)填寫申請(qǐng)匯款單