公司文件編碼制度

文件編寫與編號管理規(guī)定編審審日文件編號:編審審日制：品控部核：批：期：1目的為規(guī)范公司文件管理，使文件編寫標準化、規(guī)范化，確保文件唯一性，提高文件運行效率，特制訂本公司《文件編寫與編號管理規(guī)定》。2適用范圍適用于有限公司所有與內部控制有關的文件，包括管理手冊、程序文件、具體流程、基本管理制度、具體規(guī)章以及作業(yè)規(guī)范等。3職責品控部：負責有限公司《文件編寫與編號管理規(guī)定》的編制；負責品控部文件的編寫。公司其他部門：負責各自部門文件的編寫。4文件控制程序文件制定總要求：結合公司實際運作原則進行編制，并具有可操作性；文本格式要求所有文件均采用A4紙版面格式縱向版面：上、下頁邊距為2.54。0，左、右頁邊距為3.17cm；橫向版面：上、下頁邊距為3.17。0，左、右頁邊距為2.54cm。行距為1.5倍行間距頁眉為左縮進“LOGO+有限公司”華文隸書，五號字；頁腳為頁碼居中，頁碼采用“1、2、3…”，封面不編頁碼；文件標題為小二號宋體標題字加粗；正文文字為宋體小四號；內容層次序號按照以下排列：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1…；文件第一層的內容加粗（如：1目的；2使用范圍）。文件的分類文件可以分為以下幾種：管理手冊；程序文件；為管理體系有效運行所要求的其他文件及記錄；外來文件（如國家法律法規(guī)、政府文件、其他管制機構文件等）；硬拷貝和電子媒體文件。文件的編寫及編號各級文件的編寫要求管理手冊的構成和編寫要求（1）管理手冊由封面、目錄、正文和附錄構成（2）封面：手冊名稱、編號、版本號、生效日期、審批等內容。（見附件一）（3）目錄：標題與頁碼之間用小圓點連接，目錄頁碼可以與文件正文頁碼連續(xù)，電子文件的目錄應與正文標題建立超鏈接。（4）正文：前言和管理條款內容。（5）附錄：支持手冊接口的文件和記錄目錄。程序文件的構成和編寫要求（1）程序文件由封面、正文和流程圖（需要時）、流程說明（需要時）構成。（2）封面：名稱、編號、版本號、生效日期、審批等內容。（見附件一）（3）正文：按要求用小標題，1.目的、2.適用范圍、3.術語解釋（需要時）、4.職責、5.工作內容、6.罰則（需要時）、7.附則（需要時）、8.附件（需要時）。（4）流程圖與流程說明：如果程序文件涉及流程的要繪制出Visio流程圖并作出流程說明作為程序文件的一部分，流程圖中的風險點要以灰色填充進行標識，并對控制措施進行說明。（5）程序文件若匯編成冊，應另設封面（見附件二）封面上名稱為程序文件匯編，還有編號（無順序號）、生效日期、審批等內容，匯編時應編寫目錄頁，目錄格式及頁面執(zhí)行4.3.1.1（3）。作業(yè)文件的構成和編寫要求（1）作業(yè)文件由封面、正文和流程圖（需要時）、流程說明（需要時）構成。（2）封面：名稱、編號、版本號、生效日期、審批等內容。（見附件一）（3）正文：按要求用小標題，1.目的、2.適用范圍、3.術語解釋（需要時）、4.職責、5.控制程序、6.相關文件、7.相關記錄。（4）流程圖與流程說明：如果作業(yè)文件涉及流程的要繪制出Visio流程圖并作出流程說明作為作業(yè)文件的一部分。（5）作業(yè)文件如匯編成冊，應另設封面（見附件二），封面上有名稱、生效日期、審批等內容，匯編時應編寫目錄頁，目錄格式及頁碼執(zhí)行4.3.1.1（3）。文件編號規(guī)定編號規(guī)則文件整體編號由“文件編號”和“版號”組成，文件編號和版號一行排列，各代碼之間用“/”隔開。方式如下:編號：單位代碼/文件類別號/部門代碼/文件順序號/［版本號/修訂狀態(tài)號］通知類文件編號按照“秦南義義字［2016］義義號”來統(tǒng)一編號，例如：品控部01號文件編號為“QN品控字［2016］01號”、采購部08號文件則為“秦南采購字［2016］08號”……其他部門類似。由總經理處下發(fā)的文件編號按照“秦南字［2016］義義號”來區(qū)分，例如總經理下發(fā)的5號文件，編號為“秦南字［2016］5號”。注：括號內的年代號隨著時間的變化及時自動更新。單位代碼規(guī)則單位代碼用單位簡稱的四個首寫字母表示，有限公司代號用“QNJY”表示。文件類別號代碼規(guī)則管理手冊用“SC”表示；程序文件用“CX”表示；基本管理制度類文件統(tǒng)稱“辦法”，用“BF”表示；具體規(guī)章統(tǒng)稱“規(guī)定”，用“GD”表示；具體流程用“LC”表示；各部門內部文件用“NB”表示；記錄文件用“JL”表示；文件更改通知單用“GG”表示。匯編文件編號規(guī)則如果文件是匯編本，只需在文件類別號后加匯編的首個字母縮寫（HB）,例如，品控部制度匯編文件編號為“QNJY/BFHB/PK/01［A/0］”。部門代碼規(guī)則各部門使用代表部門工作性質的首寫字母表示，如有新增加或部門名稱調整的，均按此原則類推。如部門代碼發(fā)生變更，需到品控部部備案，品控部修訂本文件。各部門代碼規(guī)定如下：部門名稱代號部門名稱代號總經辦生產部SC綜合ZH銷售部XS采購部CG品控部PK財務部CW備注：為了使文件來源更加清晰，可以獨立編寫文件的組織或部門。如電子商務DS.文件順序號規(guī)則是指該系列文件的順序號，以阿拉伯數(shù)字（01、02、03……）表示。版本號規(guī)則（1）文件的版號包括版本號和修訂號兩部分，版號要放在［］內。（2）文件的版本號表示文件的版次，用大寫英文字母表示，如“A、B、C……”。A表示第一版，B表示第二版，以此類推。（3）文件的修訂號表示文件在該版本下第幾次修訂狀態(tài)。用小寫阿拉伯數(shù)字表示，如“0、1、2……”，0表示該版本下未做過修訂，1表示該版本下第一次修訂，以此類推。（4）在修訂中，如針對文件中的錯詞、錯別字等不影響執(zhí)行的內容進行更改時，文件不需換版，直接更改（或劃改）即可。如針對文件中會影響執(zhí)行的內容進行更改時，必須換版（或劃改+簽字）的方式進行，并將更改內容通知文件的執(zhí)行人員。（5）文件重新?lián)Q版下發(fā)要求：單頁劃改超過三處（或超20字），全文劃改超五處，同時文件版本號隨之更變。文件編號示例文件所屬層級文件名稱編號

一級文件管理手冊X.x/S(1/2016[版_匚7本號］一文件發(fā)布時間一“管理手冊”一“xx”拼音縮寫二級文件程序文件X.x/C(/XX[版本-T_（號］一文件發(fā)布時間-“程序文件”.“xx”拼音縮寫三級文件管理類規(guī)范性文件xx/BF(GD)/XX/X；（匚X/X]L版號, \戶 口文件順序號部門代號文件類別號（辦法/規(guī)定）流程文件Qxx/LC/XX1"X：X[x/x]一版號文件順序號部門代■號—文件類別號（流程）L部門內部文件xxl/NB/XX/XX[X/X]山后口版號文件順序號部門代號部門內部文件xxxx/BFHB/XX/XX/[X/X]匯編文件記錄匯編文件記錄1 文件順序號 部門代號 辦法匯編 xx注：各部門依據實際管控需要，形成匯編文件。三級文更改件通知單文件xx/GG/XX/2011/XX工 順序號文件 年份號, 部門代號I 更改外來文件編號方法：外來文件外來文件文件審批文件在下發(fā)前需經過審批方可執(zhí)行，公司范圍的文件由文件編制部門負責人、公司的第一負責人批準；部門內部文件直接由部門負責人批準。文件發(fā)放：文件下發(fā)可通過手工和電子版PDF版下發(fā)。手工、電子版下發(fā)的文件均需專人做好登記、發(fā)放記錄，電子版文件還需做好備案加密管理；文件評審：文件實施過程中，由制定部門根據運行效果及生產經營實際情況，必要時對文件進行評審，并再次批準；文件更改：文件在運行過程中發(fā)現(xiàn)不適宜，需要重新組織進行修訂，文件更改的編制與審批與原文件編制與審批程序相同；文件保存：各部門應設專人對文件進行統(tǒng)一管理、保存，確保文件在未作廢前，保存完好，查閱方便；文件借閱：保證借閱的文件能夠在控制范圍內及時找到，做好《文件借閱登記表》；文件作廢：文件作廢后，文件制定部門發(fā)布作廢聲明，文件做作廢標識，及時撤離工作現(xiàn)場，防止非預期使用，并保留最后一版作廢文件；文件銷毀：通過焚燒、碎紙機粉碎銷毀，銷毀現(xiàn)場需有人進行監(jiān)督，并保留銷毀記錄；文件保密：公司所有文件不得向公司外傳，如果有需要需經各部門文件管理員同意5附則本規(guī)定由品控部負責解釋。6附件6.1文件封面模板6.1文件封面模板號宋體字居中；有限公司****（文件名稱）小初號黑體字加粗居中文件編號：xxY/**/**/**[*/0]?r小三號宋體字編需要時;編需要時;審