文書(shū)檔案整理辦法

文書(shū)檔案整理方法第一部分、概述

一、公文處理的環(huán)節(jié)二、檔案的概念、作用二、文書(shū)檔案的概念第二部分、具體內(nèi)容一、特點(diǎn)、原則、概念二、歸檔文件的整理方法（1）整理單位與裝訂;（4）編號(hào)與歸檔章;

（2）分類(lèi);（5）編目;

（3）排列;（6）裝盒第一部分：概述一、公文處理的環(huán)節(jié)規(guī)范公文處理工作，提高公文處理的質(zhì)量和效率。一是抓好登記環(huán)節(jié)，防止文件“沒(méi)有戶(hù)口”。把每天收發(fā)文的收（發(fā)）文日期、來(lái)（發(fā)）文機(jī)關(guān)、文件字號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)等信息逐一登記，按照來(lái)文的單位分門(mén)別類(lèi)形成流水號(hào)，確保各級(jí)各類(lèi)文件都有“戶(hù)口”。二是抓好傳閱環(huán)節(jié)，防止文件漏傳誤傳。收到來(lái)文登記以后，先交辦公室主任簽批擬辦意見(jiàn)，然后送局長(zhǎng)批示，批示后由公文處理人員送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱辦。三是抓好催辦環(huán)節(jié)，防止文件延誤漏辦。在收到有時(shí)限要求的公文或會(huì)議通知時(shí)，提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批示。領(lǐng)導(dǎo)批示后及時(shí)轉(zhuǎn)出，由公文處理人員送交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，同時(shí)提醒受文部門(mén)按照文件要求及時(shí)辦理。四是抓好歸檔環(huán)節(jié)，保證文件齊全完整。注意將局領(lǐng)導(dǎo)閱完的文件及時(shí)收回，經(jīng)常到各部門(mén)收集處理完畢的文件，定期跟蹤，及時(shí)收集歸檔并熟記文件來(lái)龍去脈，確保文件及時(shí)歸檔，多余份數(shù)及時(shí)銷(xiāo)毀。二、檔案的概念一、概念、作用

檔案：《檔案法》第二條規(guī)定：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家和機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、形成者的廣泛：機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人等。

2、來(lái)源的廣泛：政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)等。

3、檔案是文件材料有條件的轉(zhuǎn)化而來(lái)的：（1）辦理完畢的（2）有查考價(jià)值的（3）按照一定規(guī)律集中保存的。（文件是檔案的因素，檔案是文件的組合）。

4、檔案形式多種多樣：載體形式：紙質(zhì)的、磁帶等。表達(dá)方式：文字、聲像、圖表等。作用1、檔案價(jià)值與作用概述：兩者既有區(qū)別又有聯(lián)系。檔案價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性，是主體需要和客體屬性的統(tǒng)一和結(jié)合。檔案價(jià)值關(guān)系在社會(huì)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用。檔案的作用通常是指檔案對(duì)人們所從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的影響。價(jià)值具有較高的抽象性，作用則是比較具體的。

2、檔案的作用：（1）行政作用，檔案是行政工具之一；（2）業(yè)務(wù)作用，檔案記載了各行各業(yè)運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是以業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄和繼續(xù)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的條件；（3）文化作用，檔案是人類(lèi)文明的產(chǎn)物，是民族文化的集中體現(xiàn)，是歷史文化的積累，是歷史文化傳承的手段，是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)。（4）法律作用，一方面，在政治斗爭(zhēng)、軍事斗爭(zhēng)、經(jīng)濟(jì)斗爭(zhēng)、外交斗爭(zhēng)，解決領(lǐng)土爭(zhēng)端等方面，檔案的法律作用表現(xiàn)得十分突出，另一方面，檔案在維護(hù)國(guó)家、集體、個(gè)人合法權(quán)益方面的法律作用也十分突出；（5）教育作用，檔案是一種重要的教育資源，在我國(guó)，檔案的教育作用大多通過(guò)展覽的形式發(fā)揮出來(lái)。

檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案）、照片檔案、音像檔案等等，不同門(mén)類(lèi)，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

基本要求：

要整理好文書(shū)檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》。國(guó)家檔案局8號(hào)令

三、文書(shū)檔案的概念文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類(lèi)檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱(chēng)謂對(duì)研究管理這類(lèi)檔案的工作規(guī)律有重要意義確定檔案保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價(jià)值鑒定或價(jià)值分析。目前，各級(jí)機(jī)關(guān)確定文書(shū)檔案保管期限應(yīng)依據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令。然而，再詳細(xì)的保管期限表也不能窮盡所有檔案文件材料，因此，確定某份文件保管期限必須對(duì)文件材料進(jìn)行價(jià)值分析。

分析歸檔文件的責(zé)任者

文件材料保管期限的劃分應(yīng)“以我為主”，即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對(duì)較長(zhǎng)。這里的“我”，一是指本機(jī)關(guān)，包括本機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬機(jī)關(guān)等；二是指本系統(tǒng)，指本機(jī)關(guān)同一系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的上級(jí)機(jī)關(guān)，尤其指具有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)。三是指與本機(jī)關(guān)密切相關(guān)的機(jī)關(guān)。

1．分析歸檔文件是本機(jī)關(guān)責(zé)任者還是外機(jī)關(guān)責(zé)任者。外機(jī)關(guān)形成的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料不歸檔；外機(jī)關(guān)形成的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料，應(yīng)在本機(jī)關(guān)歸檔，但保管期限短。在相同內(nèi)容、相同文種的情況下，本機(jī)關(guān)責(zé)任者形成的本專(zhuān)業(yè)文件材料比外機(jī)關(guān)責(zé)任者形成的本專(zhuān)業(yè)文件材料至少要長(zhǎng)一個(gè)檔次。

2．分析歸檔文件是本系統(tǒng)責(zé)任者還是外系統(tǒng)責(zé)任者。外系統(tǒng)形成的非本專(zhuān)業(yè)文件材料在本機(jī)關(guān)不歸檔；外系統(tǒng)形成的本專(zhuān)業(yè)文件材料在本機(jī)關(guān)可歸檔，但其文件材料的保管期限較短。在相同內(nèi)容、相同文種情況下，本系統(tǒng)責(zé)任者形成的本專(zhuān)業(yè)文件材料比外系統(tǒng)責(zé)任者形成的本專(zhuān)業(yè)文件材料至少長(zhǎng)一個(gè)檔次。

3．分析歸檔文件是本級(jí)責(zé)任者還是上級(jí)、下級(jí)責(zé)任者。本級(jí)責(zé)任者形成的文件材料，其保管期限相對(duì)較長(zhǎng)。上級(jí)形成的文件材料比下級(jí)的要長(zhǎng)。發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別還需考慮是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還是其他機(jī)關(guān)等情況。

4．分析歸檔文件是多個(gè)責(zé)任者還是單個(gè)責(zé)任者。劃分保管期限時(shí)，無(wú)論是單個(gè)責(zé)任者還是多個(gè)責(zé)任者，只要有本機(jī)關(guān)責(zé)任者其保管期限就相對(duì)較長(zhǎng)。應(yīng)注意的是，多個(gè)責(zé)任者中要區(qū)分本機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)還是協(xié)辦機(jī)關(guān)。如本機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)則視作本機(jī)關(guān)的單獨(dú)發(fā)文來(lái)劃分保管期限，如本機(jī)關(guān)是協(xié)辦機(jī)關(guān)，則比本機(jī)關(guān)單獨(dú)發(fā)文的保管期限稍短一點(diǎn)。

5．分析歸檔文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的責(zé)任者。文件材料在主送、抄報(bào)、送閱等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)上級(jí)批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)等情況。此時(shí)保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。如有批復(fù)的請(qǐng)示一般保存30年以上；無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示一般僅保存10年。

第二部分、具體內(nèi)容一、整理原則

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

2、區(qū)分不同價(jià)值。

3、便于保管和利用。文書(shū)檔案整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。2.整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料必須符合檔案保護(hù)的要求（1）書(shū)寫(xiě)材料：應(yīng)使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料，不要使用：鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、印臺(tái)油等（2）裝訂材料：使用線(xiàn)或不銹鋼訂書(shū)釘?shù)扔欣诒Ｗo(hù)檔案的材料作為檔案整理的裝訂材料3.對(duì)已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。4.文書(shū)檔案整理應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件輔助整理工作。

5.文書(shū)檔案的整理歸檔工作一般應(yīng)在下一年度的6月底前完成

文書(shū)檔案整理的步驟第一步：收集文件第二步：鑒定包括：1、資格的鑒定（就是歸檔與不歸檔的區(qū)別）。2、生存期的鑒定（就是保管期限的劃分；永久、30年、10年）第三步：開(kāi)始進(jìn)入具體整理文書(shū)檔案的環(huán)節(jié)。件的確定－裝訂－分類(lèi)－排列－編號(hào)－編目－裝盒－排架第一步：收集（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會(huì)議材料：本單位年度工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）、表彰材料，專(zhuān)業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。②綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類(lèi)花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。第二步：鑒定以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

基本概念1、歸檔文件；即立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2、歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

國(guó)家檔案局

第8號(hào)

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。

局長(zhǎng)

楊冬權(quán)

二○○六年十二月十八日

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案

保管期限規(guī)定

第一條

為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱(chēng)機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》制定本規(guī)定

第二條

本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄

第三條

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是（資格鑒定）

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

第四條

機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話(huà)記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

第五條

凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔

第六條

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。（生存期的鑒定）

第七條

永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料

(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)

關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總

結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等

(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料

(六)本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的

合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材

料；

(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)

的重要文件材料；

(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的

來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件

材料。

第八條

定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文

件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一

般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件

材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。

第九條

機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十條

機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條

機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條

各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。

第十三條

在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條

本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。

附件：《文書(shū)檔案保管期限表》

附件:

文書(shū)檔案保管期限表

1

本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治

協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)

的文件材料

1.1

請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、

領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、

決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文

件材

永久

1.2

大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見(jiàn)、人大議

案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)

快報(bào)

永久

1.3

重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程

中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)

構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料

30年

1.4

討論未通過(guò)的文件

10年

2.本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、

紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常

委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，

政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料

2.1

公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、

領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、討論通過(guò)的文件、參加人員名

冊(cè)永久

2.2

討論未通過(guò)的文件

10年

3.本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議

和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄永久

4.本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議的文件材料

4.1

請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、

講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要

永久

4.2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)

報(bào)

30年

5機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料

5.1

本機(jī)關(guān)為主辦的

5.1.1

請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告

講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久

5.1.2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、

簡(jiǎn)報(bào)

30年

5.2

本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

5.2.1

請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告

講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或

副本

30年

5.2.2

典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、

簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本

10年

6.本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽

會(huì)的文件材料

6.1

請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)

安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）輔

助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、

題詞、講話(huà)，會(huì)徽設(shè)計(jì)永久

6.2

代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道

30年

6.3

委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，

會(huì)議代表登記表、接待安排10年

7.

上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本

機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料

7.1

重要的

永久

7.2

一般的

30年

7.3

本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料

30年

8.本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

8.1

本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)

性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料

永久

8.2

本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

8.2.1

重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的

永久

8.2.2

一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的

30年

8.3

同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本

機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

8.3.1

重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的

永久

8.3.2

一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的

30年

8.4

本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法

規(guī)性文件、專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿

30年

8.5

機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料

8.5.1

本機(jī)關(guān)為主辦的

8.5.1.1

重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的

永久

8.5.1.2

一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的

30年

8.5.2

本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

8.5.2.1

重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的

30年

8.5.2.2

一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的

10年

8.6

本機(jī)關(guān)編輯、編寫(xiě)的文件材料

8.6.1

大事記、組織沿革等

永久

8.6.2

簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等10年

8.7

行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料

8.7.1

行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件

材料永久

8.7.2

執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等

永久

8.7.3

行政管理工作中形成的審批、審查、核

準(zhǔn)等文件材料

8.7.3.1

固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審

批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料

永久

8.7.3.2

不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)

確認(rèn)的文件材料

永久

8.7.3.3

20年（含）以上有效或未注明有效期

的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、

管理文件材料永久

8.7.3.4

20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)

證、資格證等的審批、管理文件材料

30年

8.7.4

行政管理工作中形成的備案文件材料

10年

8.7.5

行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙?/p>

作中形成的文件材料

8.7.5.1

重要的

永久

8.7.5.2

一般的

30年

8.8

計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1

年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

永久

8.8.2

年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

10年

8.8.3

重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專(zhuān)題的調(diào)研

材料

永久

8.8.4

一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料

10年

8.9

出國(guó)或出境訪(fǎng)問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議，接

待來(lái)訪(fǎng)等外事活動(dòng)形成的文件材料

8.9.1

發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘

錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等永久

8.9.2

出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、

一般性會(huì)談?dòng)涗?/p>

30年

9本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、

工會(huì)、保衛(wèi)、信訪(fǎng)工作文件材料

9.1

機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱(chēng)更改、組織簡(jiǎn)

則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

永久

9.2

人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

30年

9.3

人事任免文件

永久

9.4

先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者文件材料

9.4.1

受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的

永久

9.4.2

受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的

30年

9.5

對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料

9.5.1

受到警告（不含）以上處分的

永久

9.5.2

受到警告處分的

30年

9.6

職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停

薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材

料

永久

9.7

人事考核、職稱(chēng)評(píng)審工作文件材料

永久

9.8

職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)

系的介紹信及存

永久

9.9

職工名冊(cè)

永久

9.10

黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料

9.10.1

工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果

永久

9.10.2

重要專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等

永久

9.10.3

黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)

工會(huì)組織的文件材料

永久

9.10.4

情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)

10年

9.11

紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)

查材料

9.11.1

重要的

永久

9.11.2

一般的

30年

9.12

保衛(wèi)部門(mén)的安全檢查、調(diào)查記錄

10年

9.13

本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)的文件材料

9.13.1

有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的

永久

9.13.2

其他有處理結(jié)果的

30年

10.本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料

10.1

房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料

永久

10.2

與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議

定書(shū)等文件材料

10.2.1

重要的

永久

10.2.2

一般的

10年

10.3

接待工作的計(jì)劃、方案

10.3.1

重要的

30年

10.3.2

一般的

10年

10.4

機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算

30年

10.5

機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車(chē)等）

采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件

材料，機(jī)動(dòng)車(chē)調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件

材料

30年

10.6

國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、

交接等）文件材料

10.6.1

重要的

永久

10.6.2

一般的

10年

10.7

職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議

和有關(guān)手續(xù)

永久

10.8

職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則

職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)

30年

11.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料

11.1

上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文

件材料

11.1.1

重要的

永久

11.1.2

一般的

10年

11.2

上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

10年

11.3

上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久

12.同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

10年

13.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料

13.1

重大問(wèn)題的專(zhuān)題報(bào)告

30年

13.2

年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

10年第三步：具體整理基本步驟：第一步：確定件的概念第二步：排列件前后的順序第三步：裝訂第四步：分類(lèi)第五步：排列件的先后順序第六步：編寫(xiě)檔案室的順序號(hào)第七步：抄寫(xiě)歸檔文件目錄第八步：裝入文書(shū)檔案盒內(nèi)第九步：排列上架

二、歸檔文件的整理方法

第一步;件的確定

1、整理單位

件:即歸檔文件的整理單位，文件正本與

不同稿本；正文與附件；正文與文件

處理單等；原件與復(fù)制件；轉(zhuǎn)發(fā)文與

被轉(zhuǎn)發(fā)文；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等；來(lái)

文與復(fù)文.

為一件：指實(shí)體裝訂在一起，編目時(shí)也體現(xiàn)為一條條目。件的確定：一般以每份文件為一件幾種特殊情況如下：一是有些文種的文件，如正文與附文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，各部分獨(dú)立性較強(qiáng)，易被分散使用，造成歸檔不全或歸檔后查不到，應(yīng)此作為一件處理二是在實(shí)際工作中，有些種類(lèi)的文件，如正本與其它稿本、原件與復(fù)制件等，如果彼此間相互脫離，其中之一在檢索上往往沒(méi)有太大價(jià)值，而且會(huì)增加不必要的編目工作，因此明確其為一件三是還有一些文件，如單一的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示等，關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，利用時(shí)需要相互查證，因此也作為一件四是有些文件如會(huì)議記錄、介紹信存根、式樣同一的表格，不便拆散整理，或無(wú)每張作為一件歸檔的必要，可作為一件對(duì)上述情況具體的“件”的確認(rèn);（1）文件正本與不同稿本（2）正文與附件（3）正文與文件處理單等（4）原件與復(fù)制件（5）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)（7）來(lái)文與復(fù)文（8）沒(méi)裝訂的式樣同一的表格（9）不便拆開(kāi)整理的會(huì)議記錄要注意成套的會(huì)議材料要各為一件，一個(gè)會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)單作為一件來(lái)處理，要分別以件歸檔。2.文件的修整主要包括修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物及折疊（1）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱（2）對(duì)字跡模糊或易退變的文件材料進(jìn)行復(fù)制（3）去除文件上易腐蝕的金屬物（4）對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊第二步：排列前后順序

（1）文件正本在前、定稿在后；

（2）正文在前、附件在后；

（3）文件處理單在前、文件在后；

（4）原件在前、復(fù)制件在后；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

（6）漢文在前、少數(shù)民族文字在后

（7）復(fù)文在前、來(lái)文在后第三步：文件的裝訂裝訂方式及用品①采用不銹鋼釘在左上角或左側(cè)進(jìn)行裝訂（推薦）②采用縫紉機(jī)在左上角或左側(cè)進(jìn)行裝訂③采用“三孔一線(xiàn)”左側(cè)線(xiàn)裝方式進(jìn)行裝訂（用于裝訂較厚的文件）裝訂時(shí)紙張要對(duì)齊裝訂的一邊

第四步：歸檔文件的分類(lèi)

分類(lèi)是歸檔文件整理工作的基本步驟，是將歸檔文件按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)聯(lián)系的過(guò)程它主要包括選擇分類(lèi)層次、制定分類(lèi)方案、文件的歸類(lèi)等具體內(nèi)容（1）選擇分類(lèi)層次：按整理規(guī)則規(guī)定歸檔文件可以按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題來(lái)進(jìn)行分類(lèi)①按年度分類(lèi)②按保管期限分類(lèi)③按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)上面三種分類(lèi)方法，年度和保管期限是必選項(xiàng)，分類(lèi)層次最多三層，最少二層小單位選擇二層大單位選擇三層（2）制定分類(lèi)方案分類(lèi)方案是在確定分類(lèi)方法后，標(biāo)列各級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)，固定全宗內(nèi)分類(lèi)體系的分類(lèi)綱要。①確定分類(lèi)法在機(jī)關(guān)宜采用年度－－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）－－保管期限年度－－保管期限（小單位采用）在企業(yè)宜采用問(wèn)題－年度－保管期限②制定分類(lèi)方案按年度和保管期限分類(lèi)時(shí)，其類(lèi)目名稱(chēng)是固定的“××年”和“永久”、“30年”、“10年”按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)，類(lèi)目名稱(chēng)應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況來(lái)設(shè)定按機(jī)構(gòu)設(shè)置類(lèi)目，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)目名稱(chēng)按問(wèn)題設(shè)置類(lèi)目，要注意按本單位基本職能設(shè)置，力爭(zhēng)簡(jiǎn)明、符合邏輯

按照年度分類(lèi)法：將文件按期形成年度分類(lèi)

（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征。一般應(yīng)該以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。例如：2012年形成的《2011年的工作總結(jié)》，應(yīng)該歸入2012年。2011年形成的《2012年的工作計(jì)劃》應(yīng)該歸入2011年。

（2）跨年度形成的文件例如；2011、2012年兩個(gè)年度的會(huì)議形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年，即2012年。下級(jí)單位的2011年12月的請(qǐng)示，上級(jí)在2012年1月收到，則該請(qǐng)示應(yīng)該連同辦理過(guò)程中形成的其他文件一起歸入2012年。

（3）幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期。應(yīng)該以裝訂在前的文件日期為準(zhǔn)。

（4）文件沒(méi)有標(biāo)注日期。通過(guò)對(duì)照手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類(lèi)。（5）有專(zhuān)門(mén)年度的分類(lèi)方法。按照專(zhuān)門(mén)年度進(jìn)行分類(lèi)。如：教學(xué)檔案。

2、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法；機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件分類(lèi)。

問(wèn)題分類(lèi)法：按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類(lèi)。

3、保管期限分類(lèi)法：根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。

歸檔文件屬于永久、30年、10年中的哪個(gè)保管期限就歸入哪個(gè)保管期限類(lèi)中。二、復(fù)式分類(lèi)法與分類(lèi)方案：

1、保管期限－年度－機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，再在年度下面按機(jī)構(gòu)分類(lèi)。

分類(lèi)方案：

永久：2009辦公室、業(yè)務(wù)科、法規(guī)科

30年：2009辦公室、業(yè)務(wù)科、法規(guī)科

內(nèi)部機(jī)構(gòu)較健全。職能分工明確。文件材料較多。2、保管期限－年度分類(lèi)法

即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，再在保管期限下面按年度分類(lèi)。

分類(lèi)方案：永久：2008年、2009年、

30年：2008年、2009年、

內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡(jiǎn)單或不便按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的。形成歸檔文件數(shù)量少。

第五步：件的先后順序排列

1、歸檔文件在分類(lèi)方案的最后一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，依據(jù)歸檔文件整理規(guī)則，按件的時(shí)間先后順序排列。

2、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可以集中排列。

因故未及時(shí)歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。第六步：歸檔文件的編號(hào)與歸檔章

1、件號(hào)：室編件號(hào)；館編件號(hào)

2、編號(hào)項(xiàng)目：

必備項(xiàng)目：全宗號(hào)；年度；保管期限；件號(hào)

選擇項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)；

3、蓋章：歸檔章的項(xiàng)目及填寫(xiě)方法；

歸檔章的格式；

蓋章的位置；

歸檔章的項(xiàng)目全宗號(hào)68年度2008室編件號(hào)2機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)科保管期限永久館編件號(hào)歸檔章必備項(xiàng)目

必備項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位的代號(hào)。新組建的單位或暫未列入檔案館接收計(jì)劃的單位，可將此空不填寫(xiě)，留待同級(jí)檔案館給定全宗號(hào)后再行填寫(xiě)。

年度：填寫(xiě)此項(xiàng)時(shí)一律采用公元紀(jì)念，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2009。

保管期限：仍按照現(xiàn)行的國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行，保管期限為永久、30年、10年、3種。

件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)，包括館編件號(hào)和室編號(hào)。

室編件號(hào)

室編件號(hào)應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按件的排列順序編制校流水號(hào)。

館編件號(hào)

館編件號(hào)主要出于館室銜接的需要。如果檔案室編號(hào)符合檔案館的要求，保管期限劃分較為準(zhǔn)確，且整理基礎(chǔ)較好，進(jìn)館時(shí)檔案變動(dòng)不大，則檔案館可直接以室編件號(hào)作為進(jìn)館后使用的件號(hào)，只在目錄相應(yīng)處注明斷號(hào)、跳號(hào)等情況，無(wú)需重編的件號(hào)定位“館編件號(hào)”。歸檔章的選擇項(xiàng)目

機(jī)構(gòu)為選擇項(xiàng)目。

機(jī)構(gòu)；按照分類(lèi)方案，填寫(xiě)作為分類(lèi)方案類(lèi)目名稱(chēng)的機(jī)構(gòu)名稱(chēng)。機(jī)構(gòu)名稱(chēng)太長(zhǎng)，可使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。歸檔章的填寫(xiě)方法：填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料。歸檔章中有些項(xiàng)目比較固定，如全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋。

歸檔章的格式

歸檔章的格式，長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的6格，各項(xiàng)在歸檔章的位置不得打亂蓋歸檔章的位置

歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置。機(jī)關(guān)收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁(yè)，在其上加蓋歸檔章。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件必須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章以不壓文件字跡為宜，也不宜與批示文字或收文章交叉第七步：編寫(xiě)歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件也體現(xiàn)為一條條目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。多機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只對(duì)本機(jī)關(guān)編目，無(wú)本機(jī)關(guān)的只對(duì)第一責(zé)任者編目。

歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注頁(yè)

件號(hào)：在機(jī)關(guān)檔案部門(mén)整理歸檔編制目錄時(shí)，件號(hào)是指室編件號(hào)，室編件號(hào)以求與檔案室整理體系相吻合。

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者是一個(gè)人或若干人。填寫(xiě)此項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)用全稱(chēng)或通用的簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡(jiǎn)稱(chēng)。

文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號(hào)都不能省略。如填寫(xiě)不下可回行填寫(xiě)。

題名：文件標(biāo)題。文件一般只有一個(gè)題名（正題名），填寫(xiě)目錄題名時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無(wú)須抄錄。沒(méi)有題名，或題名含義不清時(shí)，可根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]”

號(hào)填寫(xiě)在目錄中。

日期：文件的形成日期。具體填寫(xiě)日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以8為阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。為避免日期項(xiàng)占用的列寬過(guò)長(zhǎng)，影響其他項(xiàng)目的填寫(xiě)，可將表示月日的數(shù)字回行填寫(xiě)，即填寫(xiě)為兩行，如20090805。

頁(yè)數(shù)。頁(yè)數(shù)填寫(xiě)一件文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。大張的文件或圖表所疊后，仍按未折疊前的頁(yè)面計(jì)算頁(yè)數(shù)。

備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

歸檔文件目錄的格式，按《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬297mm×210mm）歸檔文件目錄一律打印一式兩份。分別單獨(dú)裝訂成冊(cè)，形成歸檔文件目錄，以便移交檔案館和留存辦單位檔案部門(mén)查閱使用。

歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面。目錄編制成冊(cè)的方式，按保管期限分別裝訂成冊(cè)，每本目錄中用口取紙來(lái)區(qū)分不同年度或機(jī)構(gòu)，或者在目錄表格的右肩上標(biāo)注年度或機(jī)構(gòu)名稱(chēng)來(lái)加以區(qū)分。歸檔文件目錄的封面格式：目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)。其中全宗名稱(chēng)欄填寫(xiě)立檔單位的全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。注意：▲文號(hào)要用半角中括號(hào)▲責(zé)任者稱(chēng)呼前后要統(tǒng)一▲批復(fù)后要標(biāo)注（附請(qǐng)示）▲按時(shí)間排序▲任免中如本單位同志未在題名中，應(yīng)用（）標(biāo)出▲會(huì)議材料各為一件，不能合訂成一件▲報(bào)表要標(biāo)識(shí)所屬年度▲標(biāo)題重?cái)M要用[]▲責(zé)任書(shū)、合同、協(xié)議的責(zé)任者應(yīng)兩個(gè)以上▲責(zé)任者要填寫(xiě)正確▲不屬于歸檔年度的應(yīng)歸入相應(yīng)的歸檔年度

歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1昌吉州檔案局昌檔發(fā)[2005]1號(hào)關(guān)于下達(dá)2005年工作任務(wù)的通知20050112826歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄*全宗名稱(chēng)*年度*保管期限*機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）第八步：歸檔文件的裝盒將歸檔文件按照室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及