材料設(shè)備采購管理工作指引

文件編碼文件名稱材料設(shè)備采購管理理工作指引主控單位房地產(chǎn)編制/調(diào)整時間2013-08目標(biāo)使項目工程材料設(shè)備采購過程滿足項目建設(shè)需要，保證質(zhì)量的前提下，節(jié)約成本支出。范圍本指引適用于公司各工程項目材料設(shè)備的采購管理。名詞解釋關(guān)鍵職責(zé)總經(jīng)理:負(fù)責(zé)審批《材料/設(shè)備招標(biāo)計劃》和《材料/設(shè)備招標(biāo)調(diào)整計劃》；負(fù)責(zé)審批材料采購方式，審批議標(biāo)及直接委托項目的定標(biāo)（委托）方案；參加材料技術(shù)評審并提出參考意見；負(fù)責(zé)審批金額大于10萬元（含10萬元）的《材料選型定板單》?？偣へ?fù)責(zé)審批《材料調(diào)研報告》；負(fù)責(zé)簽發(fā)公司內(nèi)部材料技術(shù)評審意見；負(fù)責(zé)審核項目材料采購方式；負(fù)責(zé)審批金額小于10萬元的《材料選型定板單》，審核金額大于10萬元（含10萬元）的《材料選型定板單》。招標(biāo)小組：負(fù)責(zé)決定項目的分判方式：招標(biāo)、議標(biāo)、直接委托或競爭性談判。負(fù)責(zé)10萬元以上的項目招標(biāo)的決策工作。招標(biāo)小組組長負(fù)責(zé)簽發(fā)定標(biāo)會議紀(jì)要。物資部：負(fù)責(zé)編制《項目材料/設(shè)備招標(biāo)計劃》和《項目材料/設(shè)備招標(biāo)調(diào)整計劃》；負(fù)責(zé)供應(yīng)商選擇形式的分判工作，負(fù)責(zé)組織確定項目材料采購方式的討論會；負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行材料設(shè)備的考察調(diào)研并編寫考察報告；負(fù)責(zé)填寫招標(biāo)項目的《甲供材料（設(shè)備）供貨通知單》并下發(fā)給供應(yīng)商；負(fù)責(zé)下發(fā)非招標(biāo)項目的《甲定乙購材料（設(shè)備）采購?fù)ㄖ獑巍方o總包方；負(fù)責(zé)過程資料的整理、保密、存檔和入庫工作；每月負(fù)責(zé)對項目甲供和甲定乙購材料設(shè)備的供貨及使用情況進(jìn)行檢查；負(fù)責(zé)供應(yīng)商年度評價，提供合格供應(yīng)商名錄。成本部：負(fù)責(zé)編制提供招標(biāo)、議標(biāo)項目的商務(wù)標(biāo)書；負(fù)責(zé)材料設(shè)備款支付審批及結(jié)算；提供材料設(shè)備成本控制指導(dǎo)書；參與招標(biāo)答疑。工程部：參與項目材料采購方式的討論會，提出參考意見；負(fù)責(zé)編制《項目材料采購計劃》；在材料采購合同簽訂或《材料甲定乙購?fù)ㄖ獑巍泛灠l(fā)后，負(fù)責(zé)材料采購過程的總體監(jiān)控，保證材料供貨質(zhì)量、供貨數(shù)量、供貨進(jìn)度目標(biāo)的實現(xiàn)；負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門專業(yè)人員對備選單位進(jìn)行考察，編寫考察報告、項目的技術(shù)要點(diǎn)及對備選單位的初步詢價工作；負(fù)責(zé)合同的交底工作，并組織合同的交流及合同執(zhí)行過程中的跟蹤檢查；負(fù)責(zé)供貨過程的實時監(jiān)控；貨到工地后組織驗收和移交，負(fù)責(zé)項目材料的移交及入庫及遺留材料的處理。研發(fā)部每月參加材料的現(xiàn)場使用情況的檢查；負(fù)責(zé)材料選型定板工作（如有）；參加新材料和新設(shè)備的調(diào)研工作；負(fù)責(zé)組織召開材料設(shè)備技術(shù)評審會并匯總評審意見報公司決策層審批；參與甲購、甲定乙購材料的工地到貨驗收，參加項目材料設(shè)備首次到貨的驗收，提出驗收意見；定期對現(xiàn)場甲購、甲定乙購材料的檢查，提出檢查意見。操作指引制定材料設(shè)備采購計劃材料選型定板研發(fā)部根據(jù)《項目材料采購計劃》及項目設(shè)計需要，完成《材料選型定板單》（如有），材料選型金額小于10萬元的報分管副總審批，材料選型金額大于10萬元的報總工審核，總經(jīng)理審批。(材料樣板由成本部、工程部、物資部、研發(fā)部均可提供)材料招標(biāo)工作程序工程部負(fù)責(zé)按計劃進(jìn)行招標(biāo)的技術(shù)準(zhǔn)備工作，具體包括：組織對備選的供應(yīng)商進(jìn)行考察和詢價，且備選單位不少于3家。詢價工作必須：1、市場詢價，工程部組織人員到市場上詢價；2、集體詢價，在考察詢價時研發(fā)部、成本部、項目部、財務(wù)部等專業(yè)需要派代表參加。根據(jù)考察情況和初步詢價情況編寫考察報告，將考察報告（包括初步詢價情況）、招標(biāo)文件（包括設(shè)計圖紙、選型定板單等）以傳簽單的形式報招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組審批。工程部編制技術(shù)標(biāo)書并提交給分管副總審核，結(jié)合商務(wù)標(biāo)書整合成招標(biāo)文件。成本部負(fù)責(zé)按計劃進(jìn)行招標(biāo)的商務(wù)準(zhǔn)備工作，具體包括：提供招標(biāo)項目的商務(wù)條件。參與對備選單位進(jìn)行標(biāo)前詢價。標(biāo)前準(zhǔn)備會工程部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組召開招標(biāo)項目的標(biāo)前準(zhǔn)備會。招標(biāo)委員會主任（或招標(biāo)小組組長）、研發(fā)部經(jīng)理、成本部經(jīng)理必須參加，如招標(biāo)委員會主任（或招標(biāo)小組組長）有事不能參加，可委托其他委員會或小組成員行使其職能。招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組在標(biāo)前準(zhǔn)備會上討論確定入圍單位、評審招標(biāo)文件并確定評標(biāo)原則。入圍單位應(yīng)不少于3家，評標(biāo)原則優(yōu)先采用“經(jīng)評審的合理低價中標(biāo)法”。工程部負(fù)責(zé)整理標(biāo)前準(zhǔn)備會議紀(jì)要，并發(fā)送給招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組成員。工程部負(fù)責(zé)根據(jù)標(biāo)前準(zhǔn)備會議紀(jì)要修改招標(biāo)文件，再填寫《招標(biāo)文件評審及蓋章審批表》經(jīng)招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組審批蓋章后，招標(biāo)文件正式生效。發(fā)標(biāo)、答疑工程部負(fù)責(zé)安排發(fā)標(biāo)、截標(biāo)、答疑會，并通知招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組成員和入圍單位。工程部負(fù)責(zé)整理答疑會的會議紀(jì)要，并發(fā)送給招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組成員。商務(wù)談判工程部負(fù)責(zé)組織有成本部參加的招標(biāo)項目的商務(wù)談判工作，并由成本部根據(jù)談判結(jié)果確定招標(biāo)項目的招標(biāo)成本控制目標(biāo)。開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工程部負(fù)責(zé)組織開標(biāo)會，并通知招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組及入圍單位。招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組進(jìn)行評標(biāo)及定標(biāo)，確定中標(biāo)單位。由工程部負(fù)責(zé)整理開、評標(biāo)、定標(biāo)會議紀(jì)要，經(jīng)招標(biāo)委員會主任或招標(biāo)小組長簽發(fā)后生效。工程部將簽發(fā)的開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)會議紀(jì)要發(fā)送給招標(biāo)委員會或招標(biāo)小組成員，并向中標(biāo)單位下發(fā)《中標(biāo)通知書》。工程部負(fù)責(zé)在向中標(biāo)單位發(fā)送中標(biāo)通知書后的三個工作日內(nèi)將招標(biāo)文件、發(fā)標(biāo)會議紀(jì)要、答疑會議紀(jì)要、評標(biāo)、定標(biāo)會議紀(jì)要及中標(biāo)通知書給發(fā)送給項目部和研發(fā)部。屬于甲購材料/設(shè)備的，由工程部根據(jù)開標(biāo)結(jié)果和招標(biāo)文件與中標(biāo)單位簽訂采購合同，項目部在接到中標(biāo)通知書、采購合同及相關(guān)資料后負(fù)責(zé)即刻組織采購。屬于甲定乙購材料/設(shè)備的，由工程部根據(jù)開標(biāo)結(jié)果，填寫《甲定乙購材料（設(shè)備）采購?fù)ㄖ獑巍放c中標(biāo)通知書和投標(biāo)報價書一起傳至承包商。工程部負(fù)責(zé)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤并組織研發(fā)部和相關(guān)工程師一起對合同情況進(jìn)行交流。材料議標(biāo)項目工作程序工程部負(fù)責(zé)按計劃進(jìn)行議標(biāo)的準(zhǔn)備工作，具體包括：組織對備選的供應(yīng)商進(jìn)行考察，確定入圍議標(biāo)的單位（入圍單位不得少于三家）并報分管副總審批。確定入圍供應(yīng)商之前必須進(jìn)行市場詢價，采取工程部、成本部、財務(wù)部、項目部集體詢價形式；根據(jù)研發(fā)部提供的設(shè)計圖紙、選型定板單等編寫議標(biāo)項目的技術(shù)標(biāo)書。工程部根據(jù)商務(wù)條件整合議標(biāo)文件并報分管副總審批。成本部負(fù)責(zé)按計劃提供議標(biāo)的商務(wù)條件。具體包括：根據(jù)初步詢價情況和技術(shù)要點(diǎn)，編寫議標(biāo)項目的報價要求及其他商務(wù)條款。商務(wù)談判：工程部負(fù)責(zé)組織有成本部參加的根據(jù)標(biāo)前會議紀(jì)要與入圍單位進(jìn)行商務(wù)談判，并由成本部確定議標(biāo)項目的成本控制目標(biāo)。評標(biāo)和定標(biāo)：工程部負(fù)責(zé)組織有成本部參加要求入圍單位進(jìn)行最終報價，并提出初步定標(biāo)方案，以傳簽單的形式提交分管副總審核并報總經(jīng)理審批。定標(biāo)方案經(jīng)總經(jīng)理審批后，向中標(biāo)單位下發(fā)中標(biāo)通知書并與中標(biāo)單位簽訂合同。工程部負(fù)責(zé)在向中標(biāo)單位發(fā)送中標(biāo)通知書后三個工作日內(nèi)將議標(biāo)資料和中標(biāo)通知書發(fā)送給研發(fā)部和工程部。屬于甲購材料/設(shè)備的，由工程部根據(jù)定標(biāo)方案及報價要求與中標(biāo)單位簽訂采購合同，合同正式完成后由項目部負(fù)責(zé)即刻組織采購。屬于甲定乙購材料/設(shè)備的，由工程部填寫《甲定乙購材料（設(shè)備）采購?fù)ㄖ獑巍泛?，與中標(biāo)通知書和報價書一起傳至項目部，由項目部傳遞至承包商。項目部負(fù)責(zé)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤并組織成本部、研發(fā)部和工程部一起對合同情況進(jìn)行交流。直接委托項目工作程序一次采購材料/設(shè)備價格在3萬元以下的項目，按以下程序處理：由工程部從合格材料/設(shè)備供應(yīng)商庫中選取其產(chǎn)品符合設(shè)計要求的供應(yīng)商（若供應(yīng)商庫中其產(chǎn)品不能滿足設(shè)計要求則由工程部、項目部、研發(fā)部共同考察市場并確定一家供應(yīng)商）并提出直接委托建議，且材料/設(shè)備價格不高于一年內(nèi)公司以任何方式確定的材料/設(shè)備價格。選定的供應(yīng)商及相應(yīng)材料/設(shè)備價格以傳簽單的形式報分管副總審批后執(zhí)行。屬于甲購材料/設(shè)備的，由工程部根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的傳簽單和相關(guān)資料簽訂采購合同，并即刻組織采購。屬于甲定乙購材料/設(shè)備的，由工程部填寫《甲定乙購材料（設(shè)備）采購?fù)ㄖ獑巍?，交總承包方或者施工方?zhí)行。項目部負(fù)責(zé)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤并組織研發(fā)部及成本部一起對合同情況進(jìn)行交流。材料采購實施甲購材料的采購實施對于材料供應(yīng)商不包安裝的甲購材料，根據(jù)施工總承包單位（即材料安裝單位）提出的材料下料單，項目部負(fù)責(zé)填寫《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍?，報分管副總審批后，由項目部下發(fā)材料供應(yīng)商；對于材料供應(yīng)商包安裝的甲購材料，項目部根據(jù)合同要求通知材料供應(yīng)商開始供貨及進(jìn)場施工。項目部負(fù)責(zé)對材料供應(yīng)商的供貨數(shù)量、供貨進(jìn)度、供貨質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，過程檢查的結(jié)果填寫《材料供貨過程檢查記錄單》。貨到工地后，由項目部組織研發(fā)部、工程部、供貨商、施工總包單位、監(jiān)理進(jìn)行驗收，驗收合格后在《開箱驗貨單》上會簽。項目部填寫材料進(jìn)度付款建議書及結(jié)算通知書，成本部負(fù)責(zé)材料款的支付審批及結(jié)算工作。甲定乙購材料的采購根據(jù)接收到的《甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑巍罚椖坎客ㄖ┕た偝邪鼏挝贿M(jìn)行甲定乙購材料的采購。經(jīng)聯(lián)系后，如項目部認(rèn)為甲方選定的材料供貨單位無法滿足《甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑巍芬?guī)定的供貨期、供貨質(zhì)量的要求，項目部應(yīng)在接到《甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑巍泛髢商熘畠?nèi)向工程部提出書面反饋意見，工程部核實后重新確定材料供貨單位。項目部負(fù)責(zé)對甲定乙購材料供應(yīng)商的供貨數(shù)量、供貨進(jìn)度及供貨質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，在接到《甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑巍泛笕靸?nèi)，按材料招標(biāo)書及《甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑巍芬?guī)定內(nèi)容督促總包單位與甲定乙購材料的指定供貨商簽訂供貨合同，供貨合同交工程部留底。貨到工地后，由項目部負(fù)責(zé)組織施工總承包單位、工程部、供貨商、監(jiān)理、研發(fā)部進(jìn)行驗收，驗收合格后在《開箱驗貨單》上會簽。項目部負(fù)責(zé)督促施工總承包單位按供貨合同要求支付供貨商材料款，在填寫施工總承包單位工程進(jìn)度付款單時，應(yīng)書面注明甲定乙購材料供應(yīng)商已收款情況。材料供貨及安裝期間，項目部每月對現(xiàn)場甲購材料及甲定乙購材料進(jìn)行檢查，對于材料質(zhì)量、材料施工工藝方面的意見，填寫《材料現(xiàn)場檢查記錄單》，報項目經(jīng)理審核；工程部每月對《材料現(xiàn)場檢查記錄單》所提意見書面反饋，報工程主管副總審核。材料移交及出入庫對于甲購材料中由施工總承包單位負(fù)責(zé)安裝的材料，當(dāng)項目部、工程部、研發(fā)部、施工總承包單位在《開箱驗貨單》上簽字確認(rèn)后即為移交給施工總承包單位。對于由材料供應(yīng)商自行安裝的甲購材料，按照《項目竣工入伙階段工程管理程序》的要求，由項目部負(fù)責(zé)直接向物業(yè)公司移交。當(dāng)由甲方責(zé)任引起的材料過剩，由工程部負(fù)責(zé)與材料供應(yīng)商協(xié)調(diào)退貨；若無法協(xié)調(diào)則辦理入庫。工程部填寫《材料出（入）庫單》，經(jīng)工程部經(jīng)理審批后移交企管部，企管部在《出（入）庫單》上簽字確認(rèn)，報主管副總審批，并按《資產(chǎn)管理程序》進(jìn)移交材料的資產(chǎn)管理。維護(hù)材料設(shè)備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫工程部負(fù)責(zé)組織每年對備選的材料/設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行評定。評定內(nèi)容包括：備選單位投入的人力、物力、經(jīng)濟(jì)實力、工期、施工配合、保修服務(wù)等，評定結(jié)果為判定該備選單位是否能滿足要求，并記入《年度材料/設(shè)備供應(yīng)商評定一覽表》。評定合格的單位在取得招標(biāo)小組同意后，于每年3月1日前將合格的供應(yīng)商清單進(jìn)入《供應(yīng)商資料庫》。榭香里項目框架（暫定）職務(wù)人員職責(zé)項目總經(jīng)理姜瑞涌（兼任，調(diào)調(diào)整前）負(fù)責(zé)榭香里項目全全面工作項目副經(jīng)理徐建耘（兼任、調(diào)調(diào)整前）張理升（兼任、調(diào)調(diào)整前）協(xié)助項目總經(jīng)理，分分管土建、水水暖電、資料料管理、材料料招采等方面面工作，聯(lián)系系成