從業(yè)九我對采購工作的看法

從業(yè)九年，分享下我對采買工作的見解雖然現在社會上的各類相關采買知識的書籍好多，有的公司此類培訓時機也好多，可我一直認為那是很理論化，需要有一定采買資質的采買管理人員，才能學之有用的東西，關于剛入行的同行，我感覺最基本的采買知識才是最重要的，但是據我所知，此類書籍和培訓少之又少，因此，在此我將多年積累的一些基本采買知識整理出來，不知是否能對大家之后工作有所幫助。Q1.為什么"會賣不如會買"？采買支出往常占銷貨收入的53%，當采買支出(直接原料)降低5%，若欲獲得相同的結果，則直接人工必須降低22%，制造費用必須降低24%；管銷費用必須降低17%；若收益比率想要維持不變(8%)，則銷貨收入必須增加34%。由此可見，透過采買成本的降低來提升公司收益，不只易如反掌，也不會惹起競爭者的仿效，消費者也無由抗拒，反之，若經由提高售價或銷貨收入來改良收益，則容易導致顧客的抵制或同業(yè)的惡性競爭，困難重重，所以在目前的經營環(huán)境下，采買的成功與否不單關系公司產銷活動的正常運作，更直接影響經營收益，以及公司的商譽與形象。因此"會賣不如會買"，絕非名過其實。Q2.優(yōu)異的采買人員應具備哪些道德？1)公正與誠實；2)臨財不茍得；3)敬業(yè)精神；4)虛心與耐心；Q3.優(yōu)異的采買人員應具備哪些才能？1)成本意識與價值剖析能力；2)預測能力；3)表達能力；4)專業(yè)知識；Q4.為什么有些公司或機構采用分段式采買作業(yè)？分段作業(yè)擁有以下優(yōu)點：1)每位采買員只負責采買過程中的一部分，勤能補拙，可減少錯誤的時機，并提高辦事效率。2)一方面是分工合作，另一方面則是內部管束，除非全體人員沆臟一氣，否則勾通不易。Q5.為什么采買工作必須擬定策略？策略之擬定，是鑒于外在環(huán)境剖析及公司自我評估的結果，此外從采買力量與供給力量的抗衡，自可找出時機點或弱點，因此能夠發(fā)展對付供給商的策略，而其也將成為采買人員履行工作的行動目標。Q6.哪些物料值得擬定采買策略？對公司產銷活動及成本發(fā)生重要影響的物料，須擬定采買策略。比如：1)高附加值的。2)因為外部條件變化，比如：戰(zhàn)爭、運輸困難、匯率重要改動等，致使短缺性的物資。3)自然因素用完后無法再制的物資，比如：銀、鉛、汞等。Q7.當買方占優(yōu)勢時，應采買何種采買策略？往常會采買壓制策略。1)將采買數量分別給幾個供給商。2)適合施加壓力迫使賣方降低。3)應以采買現貨為宜。4)除了與現有的供給商交易外，關于存心來往的新供給商也應保持聯系。5)要求供給商提高送貨次數，輔助倉儲單位降低存貨。6)不必自行設廠制造。7)應加以研究采用替代品的可行性。8)迫使供給商透過工程的方法降低購入成本。9)請賣方擔當物品運送或儲藏的責任。Q8.當賣方占優(yōu)勢時，應采取何種采買策略？采取靈活多變策略。1)所需數量需向一家廠商采買。2)不主動與供給商洽談價錢。3)設法與供給商簽署長久合約。4)積極尋求新的供給商。5)應保有安全存量。6)買方應設法做到"自給自足"。7)應積極尋求替代品。8)著手工程研究來獲取較低的采買成本。9)自行前往供給商處提貨。Q9.當買賣雙方不相上下時，應采取何種采買策略？采取平衡策略。其行動目標如下：1)交貨正常則應保持現況；若有廠商發(fā)生延遲交貨或數量不足，則在尋求其他廠商許諾后，才謹慎轉移數量。2)買方可尋時機要求賣方降價。3)買方能夠兼取現貨及合約采買。4)擇優(yōu)采用新的供給商，替代比較不利的根源。5)應保持相當存貨以為緩沖。6)若買賣雙方配合尚好，則無需設廠制造；但若雙方關系日漸惡化，應考慮自行開發(fā)根源的必要。7)引介替代品造成優(yōu)勢。8)由于價錢工程投入不菲，因此價值工程必須因勢制宜。9)視其買方是否較賣方誰有優(yōu)勢？而要求賣方FOB仍是C&F。Q10.現用現購合用于哪些狀況？1)按訂貨生產的公司。2)供給根源暢旺不斷。3)價錢看跌的物品。4)易腐化的物品。5)財力不足的公司。Q11.預購備用合用于哪些狀況？1)生產穩(wěn)定的公司。2)存量管束的物品。3)持久性物品且儲藏空間小者。4)固定購入成本。Q12.什么是投機采買？合用于哪些狀況？所謂"投機采買"即采買數量為正常使用量或采買量的很多倍。往常合用于下列三種狀況：1)物品價錢的看漲。2)預期根源的短缺。3)財力雄厚的公司。Q13.什么是長久合約采買？有何優(yōu)缺點？所謂"長久合約采買"即由買方許諾在某一段時間內，向賣方采買一定數量的物品，并簽立合約以為雙方信守。其優(yōu)點：1)期約交貨，根源穩(wěn)定。2)量值巨大，交易條件較佳。3)法律保障，各蒙其利。其缺點：1)價錢磋商不易，合約形同虛設。2)合約數量固定，難以配合市場調。3)依靠成性，采買功能降低。Q14.什么是多家供給？有何優(yōu)缺點？所謂"多家供給"即分別根源，將采買數量分派給數個不同的供給商。其優(yōu)點：1)賣方競爭，使賣方產生危機意識。2)根源分別，不虞中止。3)市場情報較多，有利于掌握趨勢。4)較易獲取產品專業(yè)知識。其缺點：1)分別采買，損失數量折扣。2)買賣雙方缺乏依存關系。3)增加交貨管理的負擔。Q15.多家供給合用于哪些狀況？多家供給較適合下列狀況：1)主要原料或物品的需用數量龐大。2)賣方無法獨力供給。3)規(guī)格標準化的物品。Q16.什么是獨家供給？合用于哪些狀況？所謂獨家供給是指僅向一個供給商采買。合用于以下狀況：1)買賣雙方利害與共。2)根源管束或獨占市場。3)精細復雜試制品。4)產品生命周期短，及經常需要更改設計。5)產品需擁有獨到性。Q17.什么是結合采買？有何優(yōu)缺點？所謂的結合采買是指聚集同業(yè)或關系公司的需求量，向供給商訂購。結合采買優(yōu)點：1)統(tǒng)籌供需，成立產銷秩序。2)價錢優(yōu)惠。3)促使同業(yè)合作，完成經濟外交。結合采買缺點：1)采買作業(yè)手續(xù)復雜，主辦單位必須煞費周章。2)采買時機與條件未必能配合個別需求。3)造成結合壟斷。Q18.結合采買合用于哪些狀況？會遭遇哪些問題？結合采買合用于：1)入口管束下發(fā)生的緊迫采買。2)賣方市場，買主勢單力薄。結合采買面對下列問題：1)數量分派不均。2)報價方式雜亂。3)付款能力不一。4)提貨工作遲緩。Q19.怎樣尋找供給商？尋找供給商廣開根源，不論是自行征求或經由報轉介紹，必須主動積極，此外供給商的尋求不應限制于本地或本國，也應當利用外地或外國的供給根源。尋找供給商由下列各樣途徑來進行：1)利用現有的資料。從成立合格廠商的檔案或名冊中甄選。2)公然招標。3)透過同業(yè)介紹。3)新聞專業(yè)刊物。4)公會或采買專業(yè)顧問公司。4)參加產品展示會。Q20.是否只由采買人員來擔負評比供給商的責任？宜由采買、工程、品管及生管人員等組成評比供給商小組，收集思廣義之效。Q21.評比廠商有哪些客觀標準？評比廠商的客觀標準包括一般經營狀況、制造、技術、財務狀況、品管能力及管理制度。Q22.為什么合格廠商尚須加以分類、分級？合格廠商的分類是按各廠的專業(yè)功能予以歸類；分級是將各類的合格廠商按其能力區(qū)分等級。分類的目的為防止廠商承辦各樣采買案件，預防外行人做內行事；分級的目的是防備廠商大小通吃，配合采買的需求，選擇適合的廠商。Q23.詢價的對象是否愈多愈好？原則上來說，詢價的對象應當是愈多愈好，因為報價的廠商愈多，便可精挑細選和讓供方競爭強烈，降低成本。Q24.為什么供給商必須提供成本剖析表？由于買方預估的底價或估算有時并不十分可靠，若能借重供給商的成本剖析(CostAnalysis)，也許能夠事半功倍。Q25.成本剖析若由賣方提供，對議價有何不便？成本剖析使用的報表往常有兩種方式：1)由各報價廠商自行提供。2)由采買單位預先編訂制式報價單或成本剖析表，提供給所有供給商統(tǒng)一填報。若采用第一種個別提報的方式，會因各廠商之間報價的內容或成本剖析的項目很難獲得一致，而增加采買人員將來議價、比價工作的困難，甚至有些供給商可能會拈輕怕重，敷衍了事，這種草率的成本剖析表所能提供的效益就相當有限。反之，采買用第二種制式的成本剖析表，則因報價內容與項目已經采買單位予以預先規(guī)劃，各廠商報價基礎完全一致，不會發(fā)生參差不齊的現象，使比價工作事半功倍。Q26.為什么需要進行價錢剖析？價錢剖析可相互比較供給商的報價內容，達到公正競爭之目的。進行價錢剖析將可獲得下列效益：1)預先發(fā)現報價內容有無錯誤，防止造成將來交貨的紛爭，且保證供給商所附帶的任何條件，均為買方能夠接受者。2)將不同的報價基礎加以統(tǒng)一，以利將來的議價、比價工作。3)培養(yǎng)采買人員的成本剖析能力，也可防止按照"總價"來談判的缺失。Q27.議價應從報價較高或較低的廠商開始？經過報價剖析與審查，將3～7個廠商的報價按高低序次排列(比價)，先找比價結果排行第三低者來議價，探知其降低的限度后，再找第二者來議價。經過這兩次議價，"底價"便可能涌現出來。若此底價比報價最低者還低，表示第三、第二低者承做的意向相當高，則可再找當初報價最低者來議價，從前述第三、第二低者降價后的底價，要求最低者降至底價以下來承做，若當初報價最低者不愿降價，則可交予第二或第三低者按議價后的最廉價錢成交。Q28.采買人員怎樣善用上級主管的議價能力？供給商降價的意向與幅度，常因議價對象不同而有差別，如果采買人員對議價的結果不滿意，應要求上級主管、采買經理、甚至總經理出馬，邀約賣方的的業(yè)務經理或更高層直接對話，因為高階主管不只議價技巧熟稔，談判能力較高，且社會關系優(yōu)異、地位較高，比較容易贏得對方的信任與友誼，往往只需招呼一聲，便可獲得令人相當滿意的議價效果。Q29.關于組合式的產品，應采取何種議價技巧？應以"化整為零"的議價技巧：1)請能供給完整產品的廠商提供報價單，但是報價單中必須將各項組件分開報價。2)依各供給商的報價單，找出總價最低者，訂為將來成交價錢的上限。3)另請其余專業(yè)廠商(不能提供完整產品者)就單項組件提出報價。4)從所有廠商的報價單中，包括提供完整產品及單項組件者，將各單項組件的最廉價精選出來。5)將前述各單項組件的最廉價錢加起來，獲得的總和訂為將來成交價錢的下限。6)依據第二項的上限，及第五項的下限，將來的成交價錢介于上、下限之間?？墒牵孪拗皇歉鲉雾椊M件價錢的總和，須加計組合費用、測試費用等，所以最低的總值應略高于下限。Q30.為什么買方不宜過分壓迫賣方降廉價錢？1)造成眾多低質廠商：當買方強迫賣方接受不合理的價錢時，有些廠商可能會憤而離去，保存的廠商唯恐已無優(yōu)異，陡然造成交貨、品質方面的困擾，就買方而言說不定得不償失。2)造成報復可能：當市場狀況好轉時，原來忍氣吞聲的廠商，必然會連本來利通通要回來，造成買方成本暴漲。Q31.為什么買方不可輕易表露購置意向？買方應采取"欲擒故縱"的議價技巧，不要顯然表露非買不可的語態(tài)，否則將使買方落居劣勢，買方還可采取"若即若離"的姿態(tài)，若能判斷賣方有強烈的銷售意向，再要求更低的價錢，并作出不答應即行放棄，或另行尋求其他根源的表示。若賣方雖想銷售，但收益太低而要求買方酌情加價。此時，買方的需求若相當急迫，應可略加價錢快速成交；若買方并非急迫需求，則可表示絕不加價的意思，賣方極可能同意買方的降價要求。Q32.對供給商的報價不敢冒然議價時應怎樣辦理？請供給商公然成本資料，然后加上合理的收益來計算價錢。就成本而言，須將成本逐項查對，最主假如把供給商可能注水的項目加以剔除或削減；就收益而言，由于各行各業(yè)的情形不盡相同，因此很難有一定的標準，此外還得看交易金額大小而定，供給商收益往常會隨交易金額的擴大而降低。Q33.為什么供給商經常不能按期交貨？1)超過產能或制造能力不足。2)轉包不善。3)缺乏責任感。4)制造過程或品質不良。5)材料短缺。6)報價錯誤或價錢太低。Q34.造成交貨延遲的原因有哪些是買方的責任？1)購運時間不足。2)規(guī)格臨時更改。3)生產計劃不正確。4)緊迫訂購。5)選錯訂購