檔案管理實(shí)務(wù) 05 檔案保管

項(xiàng)目五

檔案保管學(xué)習(xí)目標(biāo)通過本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫房日常管理方法，明確檔案保管工作的基本技能：溫度與濕度的控制與調(diào)節(jié)、防光、防塵放微生物等技能以及庫房的日常管理能力，以適用將來的檔案保管工作。知識(shí)要求能力要求通過本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)，能夠按照檔案保管方法和技巧，進(jìn)行檔案日常保管工作。任務(wù)一了解檔案保管內(nèi)容與原則

1、掌握檔案保管工作的含義與地位。2、明確檔案保管工作的內(nèi)容以及要求。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠分析檔案保管工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案保管工作要求判斷具體做法是否規(guī)范.能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問題，又一時(shí)解決不了購(gòu)置通風(fēng)、降濕、降溫設(shè)備的問題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生和病蟲害問題，檔案受潮現(xiàn)象嚴(yán)重。同時(shí)該公司在檔案庫房的管理方面比較松懈，比如：檔案調(diào)閱后不能及時(shí)歸于保管位置；允許用戶跟隨檔案人員進(jìn)入庫房；在檔案庫房中放置食品等。因此該公司的檔案損壞比較嚴(yán)重，并發(fā)生過丟失檔案的事故。上述案例說明檔案保管工作的重要性：文件歸檔進(jìn)入檔案部門以后，一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱；另一方面周圍的環(huán)境對(duì)檔案物質(zhì)安全也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)測(cè)，這樣才能為檔案營(yíng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案保管行為進(jìn)行判斷。活動(dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案保管工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案館（室）對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作。檔案保管工作，就是指檔案的存放管理和維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，是通過檔案庫房建設(shè)，采取各種防治措施，維護(hù)檔案實(shí)體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。檔案存在是一種社會(huì)現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。但是隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中，比如：紙張老化、字跡退色模糊、檔案蟲害等。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行保管。一、檔案保管工作的含義具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：1．憑借柜具或庫房對(duì)檔案實(shí)施的日常管理；如：檔案庫房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進(jìn)等。2．預(yù)防工作。對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。檔案保管場(chǎng)所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。3．在檔案流動(dòng)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案采取安全防護(hù)的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專門技術(shù)措施，如復(fù)制、修補(bǔ)等。二、檔案保管工作的意義1．檔案保管工作是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作的前提和基本物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案，離開檔案談檔案工作就失去意義。如果檔案保管工作做不好，就會(huì)直接危及檔案的安全，就可能給黨和國(guó)家造成嚴(yán)重?fù)p失，就會(huì)直接影響整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。2．檔案保管工作是開展檔案工作的必要條件。科學(xué)地保管好檔案，可以為檔案整理、鑒定、編研和利用工作提供物質(zhì)條件，是其他環(huán)節(jié)順利進(jìn)行的前提。如果檔案保管地雜亂無序、門類混亂，其他環(huán)節(jié)的工作就無法開展。3．檔案保管工作是延長(zhǎng)檔案壽命的必要手段。保管工作做得好壞，措施的當(dāng)與否，直接影響到檔案的壽命。最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是檔案保管工作的根本任務(wù)之一。三、檔案保管工作的任務(wù)基本任務(wù)如下：1．防治檔案的損壞。2．延長(zhǎng)檔案的壽命?？傊?，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案互相混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）。四、檔案保管工作的原則和要求（一）以防為主，防治結(jié)合（二）加強(qiáng)重點(diǎn)，兼顧一般（三）相互協(xié)調(diào)，密切配合（四）立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前任務(wù)二檔案庫房及裝具管理

1、掌握檔案庫房的的具體建筑及選址要求；2、明確保管檔案裝具的種類及選用；3、掌握檔案常規(guī)保管工作內(nèi)容：庫房的日常管理及庫房及檔案流動(dòng)過程中的檔案保管。

知識(shí)目標(biāo)：1、能夠設(shè)計(jì)檔案庫房選址及裝具排列與編號(hào)方案；2、能夠根據(jù)檔案保管的具體要求進(jìn)行檔案日常保管訓(xùn)練。.能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

丟失單位三年度的文書檔案1997年，云和縣某機(jī)關(guān)新辦公樓正式落成，3月份開始，該機(jī)關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒有搬運(yùn)。隨后原檔案員沈某調(diào)離原工作崗位，辦公室負(fù)責(zé)人及新檔案員葉某也剛到位。1997年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員沈某到老辦公樓搬運(yùn)檔案時(shí)，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過多，局機(jī)關(guān)一輛小型工具車裝運(yùn)不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運(yùn)，但未派工作人員押車。檔案運(yùn)到新辦公樓后，原檔案員沈某也未對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)。1997年10月，新檔案員葉某拿到檔案室鑰匙后，未與沈某辦理檔案移交手續(xù)，也未對(duì)庫存檔案進(jìn)行清點(diǎn)及清理。直到1998年5月檔案員葉某在查閱利用檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)有3個(gè)年度檔案遺失，此時(shí)才引起高度重視。這是一起嚴(yán)重的檔案違法案件。一個(gè)單位丟失三個(gè)年度的全部文書檔案，這是少有發(fā)生的。雖然該機(jī)關(guān)在事后積極采取補(bǔ)救措施，但其后果和造成的社會(huì)影響還是十分嚴(yán)重的，教訓(xùn)是十分深刻的。究其原因除了工作人員檔案意識(shí)淡薄外，新舊檔案員交接過程中沒有認(rèn)真清點(diǎn)，也沒有辦理移交手續(xù)。反映他們?cè)跈n案保管方面的疏忽與不足。任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國(guó)檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對(duì)具體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國(guó)檔案保管工作的實(shí)際現(xiàn)狀。

活動(dòng)內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案保管工作必須有一定的物質(zhì)條件，如：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。（一）檔案庫房檔案庫房（archivalrepository），檔案館（室）為存儲(chǔ)和保護(hù)檔案而設(shè)計(jì)建造的建筑物。庫房地址的選擇，以及防熱、防潮（防水）、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少國(guó)家制定有專門的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案庫房是保存檔案的重要的基地，是檔案保管的最基本的物質(zhì)條件。庫房管理的檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好庫房管理工作，才能切實(shí)保證檔案的安全，為整個(gè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件。1．檔案館庫房的建設(shè)注意事項(xiàng)：（1）原理存放易燃、易爆物的場(chǎng)所，不要靠近有污染、腐蝕性氣體的企業(yè)單位，并避免架空高壓輸電線穿過。（2）樓層安排方面，應(yīng)盡量避免“頂天立地”，即盡量不用底層和最高層。最高層因?yàn)槭荜柟廨椛涞挠绊懕容^大，而且存在屋頂漏雨的可能。最底層安全問題難以保證，而且濕度大，不利于檔案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共設(shè)施完備，便于為利用者服務(wù)。（4）檔案庫房必須于檔案人員的辦公室和生活間分設(shè)，并注意密閉性；電源要能單獨(dú)控制，使其盡量達(dá)到防盜、防火、防光、防塵等要求。2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案室?guī)旆恳话阍O(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，不過，也要與其他的辦公室區(qū)別。對(duì)于新建的辦公用房，檔案室應(yīng)進(jìn)行必要的挑選，加強(qiáng)防潮、防盜、防火、防光、防塵。3．檔案庫房的類型檔案庫房按其保管內(nèi)容，一般分為：綜合檔案庫房、專門檔案庫房、圖書資料庫房等。（1）綜合檔案庫房。是檔案庫房的主體部分，主要用于保存建國(guó)前后各機(jī)關(guān)單位以及著名任務(wù)所形成的檔案。（2）專門檔案庫房主要是為了適用專門檔案的特點(diǎn)以及管理上的特殊要求，根據(jù)其制作材料特點(diǎn)而設(shè)立的檔案庫，如照片、縮微膠片、錄音、錄象磁帶等檔案庫；另外還有以專業(yè)特點(diǎn)為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的檔案庫房，如科技檔案庫、地圖檔案庫、會(huì)計(jì)檔案庫等。（3）圖書資料庫專門保存與檔案有關(guān)的圖書、資料的庫房。圖書資料的保管條件可以割據(jù)館（室）的財(cái)力狀況而定，有條件的可以設(shè)置圖書資料庫以保存各種資料；較差的可以適當(dāng)降低條件。一般的，檔案庫為樓房的，圖書資料庫一般設(shè)在底層或頂層。4．檔案庫房的編號(hào)為了方便管理，應(yīng)將每個(gè)庫房統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)有兩種做法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號(hào)；二是根據(jù)庫房方位和特征進(jìn)行編號(hào)，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫房?jī)?nèi)每個(gè)房間也要編號(hào)。樓房應(yīng)自上而下編號(hào)；每層應(yīng)從入口開始，從左到右編房間號(hào)。（二）檔案裝具檔案裝具（archivalcontainer），檔案館（室）存放并保護(hù)檔案的裝置或容器，它是檔案館（室）必須具備的基本的物質(zhì)條件。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動(dòng)式密集架、卷皮和卷盒等。無論何種裝具，都必須對(duì)檔案無損害作用，并且制作經(jīng)濟(jì)，使用便利。1．檔案裝具的種類常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等。另外有為保存特殊載體的檔案裝具：如防磁櫥、底圖柜和照片檔案櫥等。具體用何種裝具可根據(jù)具體實(shí)際情況而定。2．檔案裝具的排放和編號(hào)檔案裝具的排放應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）在同一庫房?jī)?nèi)櫥具應(yīng)整齊劃一。（2）有窗庫房櫥具的排放，應(yīng)與窗戶垂直排放，以免陽光直射，便于通風(fēng)。（3）檔案櫥具一般不能緊靠庫房墻壁排列。（4）檔案櫥具的排列距離要適宜，便于檔案的搬運(yùn)和存取。櫥具的編號(hào)，一般以庫房為單位編流水號(hào)，自門口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號(hào)、柜架號(hào)、格層號(hào)（箱號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字。（三）檔案包裝材料目前，我國(guó)檔案的包裝材料為卷皮、卷盒和包裝紙等，要求要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，利于檔案永久、長(zhǎng)期保存。二、檔案保管實(shí)務(wù)（一）溫濕度控制與調(diào)節(jié)防潮、防高溫，控制和調(diào)節(jié)溫濕度，對(duì)檔案的保護(hù)起到非常重要的作用。溫濕度對(duì)于檔案的保存影響較大，溫度過高，容易使紙質(zhì)變干燥；溫度過低容易使紙質(zhì)變脆；濕度過高，容易使紙質(zhì)變軟、字跡模糊易發(fā)霉，這些都不利于紙張的保存。一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為14—20℃（±2℃）。相對(duì)濕度為50—65%（±5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因?yàn)橐话阄⑸锓敝乘铚囟葹?0℃以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。每天定時(shí)做好溫濕度測(cè)量記錄，注意溫濕度的調(diào)節(jié)和資料的積累，以便分析其特點(diǎn)和規(guī)律，制定科學(xué)的管理計(jì)劃。庫房溫濕度記錄

月

日期溫度（℃）濕度（%）采取措施12345……31控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫濕度一般從以下三方面著手：（1）做好案柜（架）的間隔距離和案柜（架）與窗戶及地面的間距，保持通風(fēng)狀態(tài)。（2）合理安排庫房門窗數(shù)量和過渡間、密閉窗戶等措施，防止和控制庫外的高溫、高濕的影響。（3）配備溫濕度臨測(cè)儀器和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，有效及時(shí)地調(diào)節(jié)溫濕度。新修庫房應(yīng)在6—12個(gè)月以后才能裝進(jìn)檔案。（二）防光、防塵、防微生物等技能自然光、燈光、灰塵、微生物對(duì)檔案實(shí)體的損害較大，因此，庫房?jī)?nèi)檔案要根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不同價(jià)值，科學(xué)地系統(tǒng)地保管，嚴(yán)格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設(shè)施設(shè)備，并在檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。（三）安全檢查和庫房衛(wèi)生（四）檔案在流動(dòng)過程中的維護(hù)和保護(hù)1．維護(hù)與保護(hù)制度（1）檔案使用的登記和交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2．維護(hù)與保護(hù)方法（1）數(shù)量與順序的控制（2）對(duì)檔案利用行為的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與檢查（3）利用方式與場(chǎng)所的限制（4）對(duì)重要檔案的保護(hù)性措施（五）庫房管理秩序1．庫房編號(hào)編號(hào)有兩種做法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號(hào)；二是根據(jù)庫房方位和特征進(jìn)行編號(hào)，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫房?jī)?nèi)每個(gè)房間也要編號(hào)。樓房應(yīng)自上而下編號(hào)；每層應(yīng)從入口開始，從左到右編房間號(hào)。2．檔案裝具的排列與編號(hào)櫥具的編號(hào)，一般以庫房為單位編流水號(hào)，自門口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號(hào)、柜架號(hào)、格層號(hào)（箱號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字。3．檔案的存放順序和方式檔案全宗為單位進(jìn)行排列的，但并不是說在任何情況下各種不同類型的檔案都必須存放在一起。一些特殊的檔案，如照片、影片、錄音、錄象檔案、會(huì)計(jì)檔案以及科技檔案等，應(yīng)分別保管。為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應(yīng)該在案卷目錄、全宗指南等檢索工作中說明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置參見卡”，見下表：

全宗保管位置參見卡全宗號(hào)載體形態(tài)存

址備注1號(hào)全宗紙質(zhì)檔案1號(hào)庫房1950年—1966年紙質(zhì)檔案2號(hào)庫房1966年—1980年聲像檔案5號(hào)庫房科技檔案6號(hào)庫房會(huì)計(jì)檔案9號(hào)庫房（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：一是指明檔案存放處所的存放位置索引，如下表：檔案存放位置索引全宗名稱：

全宗號(hào)：案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱目錄中案卷起止號(hào)存放位置樓層房間柜架（列）柜架層（格、箱）檔案存放位置索引二是指明各檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引樓：

層：

房間：柜架（列）柜架層（格、箱）存放檔案全宗號(hào)全宗名稱案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱起止卷號(hào)②裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌即在每一列、每一件、每一層（格、箱）裝具表面處設(shè)置的標(biāo)牌，以表明每一個(gè)檔案架、柜、箱中存放檔案的起止檔號(hào)，以便檢查和調(diào)還檔案。③檔案代卷卡檔案代卷卡是檔案室或館在檔案暫時(shí)移出庫房外時(shí)，在檔案原存放位置放置的一種替代卡。檔案代卷卡全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出原因調(diào)卷人歸還時(shí)間還卷人（六）全宗卷

全宗卷的形成過程和成分如下：1．在檔案收集工作中形成的文件材料，如“檔案移交目錄”、“移交書”等。2．在檔案整理工作中形成的文件材料，如“檔案整理工作方案”、“分類方案”、“立檔單位和全宗歷史考證”等。3．在檔案鑒定中形成的文件材料“檔案鑒定材料分析報(bào)告”、“檔案銷毀清冊(cè)”4．在檔案保管、統(tǒng)計(jì)中形成的文件材料，“檔案受損與修復(fù)記錄”、“檔案安全檢查記錄”、“檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)”5．在檔案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“機(jī)關(guān)工作大事記”“機(jī)關(guān)組織沿革”等任務(wù)三特殊載體檔案的保管

1、掌握音像檔案、照片檔案等保管的具體要求；明確保管特殊載2、體的檔案裝具的種類及選用；3、掌握電子檔案日常保管措施。

知識(shí)目標(biāo)：能夠熟練掌握特殊載體檔案的保管技能；能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒?dòng)，公司發(fā)展史展覽是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。為此慶?；顒?dòng)籌備組到公司的檔案室查找公司成立以來重要活動(dòng)的有關(guān)的音像材料，但卻遇到了麻煩。一是檔案室材料不全。二是許多音像材料在形成之后沒有編寫相應(yīng)的文字說明，致使一些材料因所記載的活動(dòng)的確切日期、參加者，地點(diǎn)、內(nèi)容等無法辨別而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和專門保管，造成音像材料無法復(fù)制和使用。

這個(gè)例子說明，該公司應(yīng)加強(qiáng)檔案室音像檔案的管理規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。因?yàn)楝F(xiàn)在，大多數(shù)的單位在工作活動(dòng)中都會(huì)形成照片、錄音、錄象檔案，這些特殊載體的檔案的保管要求與普通檔案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，將會(huì)給公司帶來嚴(yán)重的后果。任務(wù)訓(xùn)練

活動(dòng)目標(biāo)通過實(shí)地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要求；并能對(duì)照我國(guó)檔案法規(guī)中相關(guān)規(guī)定對(duì)具體某單位特殊載體檔案保管行為進(jìn)行判斷?；顒?dòng)組織根據(jù)情況，充分利用校內(nèi)外教學(xué)資源，分組調(diào)查；學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔案室或校史館，了解特殊載體檔案的保管要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并結(jié)合自己的老照片或電子文件保管，討論分析如何確保特殊載體檔案的載體壽命及信息的安全?；顒?dòng)內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、音像檔案及照片檔案

（一）音像檔案音像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以音響、圖像等方式記錄信息并輔以文字說明的特殊載體。音像檔案特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：1．直感性強(qiáng)——最主要的特點(diǎn)。主要以音響、圖像的形式記錄人們從事各種社會(huì)活動(dòng)。2．形意結(jié)合。形指形象，意指文字的表意。3．易復(fù)制性。和紙張相比，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，復(fù)制很容易。（二）照片檔案的構(gòu)成和種類照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體的圖像資料。（三）音像檔案的保管保管條件：溫濕度：溫度在15度-25度；濕度保持在45%-65%維護(hù)方法：（1）清洗?？捎盟⒆踊蚪q布輕擦；有條件可用蒸餾水沖洗，（2）防塵、（3）防潮濕度保持在45%-65%（4）防熱；溫度在15度-25度。（5）豎放。（2）磁帶要卷繞平整，不能有折皺，彎曲，防止帶體損壞。（3）定期復(fù)制與轉(zhuǎn)繞。5-10年轉(zhuǎn)錄，6-12月轉(zhuǎn)繞一次，以緩解壓力。（4）豎放。（5）遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。（四）照片檔案的保管（具體見本章后的附錄）1．保管條件（1）保存底片的適宜溫濕度為：溫度13—15℃，相對(duì)濕度35%—45%；保存照片的適宜溫濕度為：溫度14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%（2）庫房門窗應(yīng)密封良好，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩。（3）照片、底片應(yīng)立放。2．保管裝置（1）底片袋用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm×100mm或相應(yīng)規(guī)格的紙袋。（2）底片冊(cè)：由297mm×210mm的插袋式芯頁組成，用于貯存單張底片。（3）底片盒：95mm×95mm的紙盒