第3章 建立數(shù)據(jù)表

第3章建立數(shù)據(jù)表關(guān)系數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息可以看成是基于關(guān)系模型設(shè)計出來的一些相互關(guān)聯(lián)的簡單二維數(shù)據(jù)表的集合，二維數(shù)據(jù)表在這里簡稱表。數(shù)據(jù)庫可以比喻為零配件倉庫，表可以比喻為倉庫里的貨架，具體的數(shù)據(jù)可比喻為貨架上放的具體各種零配件。表是整個關(guān)系數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是數(shù)據(jù)庫中其它對象操作的數(shù)據(jù)源，建設(shè)Access2003數(shù)據(jù)庫的過程就象先建好一個零配件倉庫，然后將設(shè)計好的貨架搬進去，最后將零配件搬到各自對應(yīng)的貨架中去，針對數(shù)據(jù)表的主要內(nèi)容如下：1、創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫（或按模版建一原始數(shù)據(jù)庫）。2、創(chuàng)建表放入數(shù)據(jù)庫。3、建立相互之間有關(guān)系的表的關(guān)聯(lián)。4、在各個表中放入數(shù)據(jù)5、表中數(shù)據(jù)的各種處理方法。6、以表為數(shù)據(jù)源設(shè)計、創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫中的其它對象。（Access2003中包括表在內(nèi)共有7種對象）。3.1表的組成與創(chuàng)建Access2003的主要數(shù)據(jù)均存放在表中，一般衡量表的質(zhì)量會涉及到數(shù)據(jù)冗余度、共享性和完整性。由于數(shù)據(jù)庫中存放的數(shù)據(jù)是有限的，Access2003對于在其中建立的表有一些規(guī)定。如圖3.1對表的限定。

3.1.1表的組成Access2003的表是一種簡單的二維表，縱向的列表示事物的各種屬性，其中的數(shù)據(jù)又稱為字段，橫向的行以數(shù)據(jù)記錄形式列出表中某一完整的事物數(shù)據(jù)，橫向數(shù)據(jù)稱為元組，如圖3.2是一個反映教師信息的數(shù)據(jù)表。教師編號姓名性別工作時間系別職稱電話NJ13010001蔣正紅男198001計算機科學(xué)與技術(shù)教J13010002李峰男199808計算機科學(xué)與技術(shù)副教J13010003李雷男200508計算機科學(xué)與技術(shù)講J13010004張紅女198308計算機科學(xué)與技術(shù)教J13010005洪敘航男198712電子系教J13010006張劍鋒男199801計算機科學(xué)與技術(shù)副教J13010007黃鳳琴女199004商學(xué)院教J13010008魏平女200102計算機科學(xué)與技術(shù)副教J13010009王海男199201物理系教J13010010瑞智寧男200201電子系副教/p>

表和其中的屬性（字段）都有自己的名稱，所起名稱要符合字段代表的含義。對于每一個字段在創(chuàng)建表時還要規(guī)定其類型、長度，以便適合于放置相應(yīng)的數(shù)據(jù)，又稱為確定表的結(jié)構(gòu)。在確定表的結(jié)構(gòu)時，還需要考慮到表中各字段的約束條件、表的索引以及與其它表之間的關(guān)聯(lián)問題。

1、約束條件。是對相關(guān)的數(shù)據(jù)所做的約定，以保證數(shù)據(jù)的一致性。2、索引。數(shù)據(jù)庫中的索引類似書中的目錄，建立了索引后，在對表中數(shù)據(jù)進行查找時，無需每次都從頭至尾逐個查找表中的數(shù)據(jù)。3、關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)庫中存放的是某一應(yīng)用領(lǐng)域反映客觀實體及相互關(guān)系的數(shù)據(jù)，即由一系列表構(gòu)成，如果要反映兩個表之間有相互聯(lián)系，就要通過建立關(guān)聯(lián)表來關(guān)聯(lián)（表示）那兩個表的關(guān)系。

3.1.2Access2003中的數(shù)據(jù)類型所謂設(shè)計表的結(jié)構(gòu)，就是規(guī)定表中各列（字段）的名稱和數(shù)據(jù)類型，之后表中數(shù)據(jù)的存儲與使用方式就被確定下來，直到被修改為止。

Access2003提供了11種數(shù)據(jù)類型，既有系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)類型，也有給用戶自己定義的數(shù)據(jù)類型，下圖是相關(guān)的數(shù)據(jù)類型說明。3.1.3創(chuàng)建表表設(shè)計好后，要放入數(shù)據(jù)庫中，稱為創(chuàng)建表，Access2003提供了以下五種創(chuàng)建表的方法。1、數(shù)據(jù)表視圖。此時打開的是一個空數(shù)據(jù)表，用戶直接在表格的各字段欄目處輸入字段名稱來創(chuàng)建表，這種方法比較容易，但無法對每一個字段的數(shù)據(jù)類型和屬性進行具體的設(shè)置，通常還需要在設(shè)計視圖中對這種表再次修改其字段名及屬性。

2、利用設(shè)計視圖。這是利用可視化工具來設(shè)計和編輯數(shù)據(jù)庫中的表結(jié)構(gòu)，在表設(shè)計視圖界面，用戶按照自己設(shè)計好的字段名、字段類型、長度、主鍵等數(shù)據(jù)，完成對表的定義,表建立后直接可以使用，效率較高。3、利用表向?qū)А＠孟到y(tǒng)中預(yù)先設(shè)置好的示例表模版，這些表結(jié)構(gòu)中包含了一些常見的典型字段，用戶可在表向?qū)е敢?，選擇或者不選擇示例表中的類似字段來組成自己需要的表。

4、用導(dǎo)入表來創(chuàng)建。用戶可以將其它軟件系統(tǒng)中的電子表格、文本文件、數(shù)據(jù)庫文件等多種形式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access2003數(shù)據(jù)庫中來使用。5、利用鏈接表。由鏈接到其它數(shù)據(jù)庫中的某個表的方式來得到該表的使用，實際上建立鏈接只是增加一種對其它數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)存在的表的引用，而不是另外在數(shù)據(jù)庫中真正創(chuàng)建一個新表。

要創(chuàng)建表，先要打開一個已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)庫，在“數(shù)據(jù)庫”窗口選擇“表”，再單擊“新建”按鈕，打開“新建表”對話框。圖3.5新建表對話框例3.1使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建“分組”表。解：按如下步驟進行操作：（1）打開“D:﹨Access﹨學(xué)生課程管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇表對象，點擊“新建”按鈕，出現(xiàn)新建表對話框。（3）選擇“數(shù)據(jù)表視圖”，選擇確定按鈕，此時會出現(xiàn)空數(shù)據(jù)表，在默認(rèn)情況下，表的字段名顯示為字段1、字段2·······。（4）此時可以修改字段名，同時輸入表中數(shù)據(jù)，如圖3.7所示，但通常用這種方法生成表的字段名及數(shù)據(jù)類型很難體現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容，要進入表設(shè)計視圖重新修改。圖3.7數(shù)據(jù)表視圖中修改字段名及輸入數(shù)據(jù)示例

例3.2使用設(shè)計視圖創(chuàng)建教師表解：按如下步驟進行操作：（1）打開“D:﹨Access﹨學(xué)生課程管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“表”對象，單擊“新建”按鈕，會彈出“新建表”對話框，如圖3.5所示。（3）單擊“確定”按鈕，此時會出現(xiàn)設(shè)計視圖窗口，也可以單擊工具欄的“設(shè)計”按鈕或者雙擊“新建表”中的“設(shè)計視圖”進入表設(shè)計視圖窗口，如圖3.8所示。

圖3.8使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表窗口（4）選擇字段名稱列，輸入“教師表”的第一個字段名稱“教師編號”，再選擇“數(shù)據(jù)類型”列，并單擊其下面右側(cè)的下拉箭頭按鈕，會彈出一個包括10種數(shù)據(jù)類型的下拉列表，如圖3.9所示。圖3.9設(shè)計視圖中數(shù)據(jù)類型下拉列表（5）選擇“自動編號”數(shù)據(jù)類型，然后在下半?yún)^(qū)的“常規(guī)”選項中設(shè)置其“字段大小”為長整形或某一個長度值，類似地可以對其它字段的屬性進行設(shè)置。（6）所有字段定義好之后，單擊第一個字段“教師編號”的選定器，再單擊工具欄上的“主關(guān)鍵字”按鈕，給教師表定義主鍵。（7）選擇工具欄的“保存”按鈕，這時會出現(xiàn)“另存為”對話框，在“表名稱”框中輸入表名“教師表”。（8）選擇“確定”按鈕，則最終完成表結(jié)構(gòu)的創(chuàng)建，如圖3.10所示。

圖3.10使用設(shè)計視圖創(chuàng)建教師表例3.3使用表向?qū)?chuàng)建一個會員表，其中含有會員號、名字、電話三個字段。解：按下列步驟進行操作：（1）打開“E:＼Access＼學(xué)生課程管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。（2）在數(shù)據(jù)庫主界面窗口中選擇“表”對象，然后雙擊“使用向?qū)?chuàng)建表”，出現(xiàn)表向?qū)υ捒?，如圖3.11。圖3.11“表向?qū)А睂υ捒颍?）從該對話框左邊的“示例表”中選擇“郵件列表”，這時旁邊的“示例字段”框中顯示出“郵件列表”表的所有字段，如果單擊“＞＞”按鈕，會將“示例字段”列表中的所有字段復(fù)制到“新表中的字段”列表里。也可以單擊“＞”按鈕選擇部分被選中的字段（或雙擊該字段）復(fù)制到“新表中的字段”列表里，如果對選擇的字段不滿意可以使用“＜”（撤銷某個選擇的字段）或“＜＜”（撤銷全部新表中的字段）按鈕取消已選的字段。如果對“示例字段”中的字段名不滿意，可以選擇圖3.11中的“重命名字段”按鈕，打開重命名字段對話框，如圖3.12所示。

圖3.12重命名字段對話框（4）單擊“下一步”按鈕，顯示出如圖3.14對話框，在“請指定表的名稱”文本框中輸入“會員表”，然后選擇“是，幫我設(shè)置一個主鍵”。圖3.14表名改為“會員表”（5）單擊“下一步”按鈕，顯示如圖3.15所示，該對話框詢問新表是否與其它表相關(guān)聯(lián)。

圖3.15表的相關(guān)性（6）如果有表要關(guān)聯(lián)，則可單擊列表框中的相關(guān)表，然后單擊“關(guān)系”按鈕進一步定義。否則單擊圖3.15中的“下一步”按鈕，顯示如圖3.16所示。圖3.16表向?qū)瓿蓪υ捒颍?）在圖3.16中可以有隨后操作的三種不同選擇：a.選擇“修改表的設(shè)計”選項，可以再次修改表的結(jié)構(gòu)。b.選擇“直接向表中輸入數(shù)據(jù)”選項，可以立即向表中輸入數(shù)據(jù)。c.選擇“利用向?qū)?chuàng)建的窗體向表中輸入數(shù)據(jù)”選項，將出現(xiàn)一個輸入數(shù)據(jù)的窗口。（8）選擇圖3.16中的完成按鈕，系統(tǒng)將進入上述（7）中選擇的a、b或c其中之一。3.1.4復(fù)制、重命名及刪除表對表的復(fù)制操作如下：1、打開數(shù)據(jù)庫，在窗口中選擇“表”對象。2、選擇要復(fù)制的表，比如“教師表”，選擇“編輯|復(fù)制”菜單命令，或單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，或按鼠標(biāo)右鍵在快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。3、選擇“編輯|粘貼”菜單命令，或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，打開“粘貼表方式”對話框，如圖3.17所示。

圖3.17“粘貼表方式”對話框

4、在“表名稱”文本框中輸入新的表名，比如圖3.17中教師備份，再可以在“粘貼選項”中選擇其中一個，然后單擊“確定”按鈕。注意：（1）“只粘貼結(jié)構(gòu)”單選按鈕表示僅復(fù)制表的結(jié)構(gòu)；（2）“結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)”單選按鈕表示復(fù)制整個表；（3）“將數(shù)據(jù)追加到已有的表”單選按鈕表示將記錄追加到另一個已有的表尾部，可用于合并數(shù)據(jù)表。對表的重命名操作如下：1、選擇“表”對象，然后單擊選擇要重命名的表，比如“教師備份”表。2、選擇“編輯|重命名”菜單命令，或從快捷菜單中選擇“重命名”命令，此時可在原文件名處輸入新表名，比如“教師備份1”。

刪除表的操作如下：1、選擇要刪除的表，選擇“編輯|刪除”菜單命令，或者從快捷菜單中選擇“刪除”命令，或者直接按Del鍵，打開是否要刪除的對話框，如圖3.18所示。

圖3.18是否刪除表選擇。2、單擊“是”按鈕，刪除表操作成功。3.2數(shù)據(jù)的輸入在創(chuàng)建表的結(jié)構(gòu)之后，就可以輸入數(shù)據(jù)了，類似于我們?nèi)粘Ｌ顚懣瞻妆砀瘛?.2.1數(shù)據(jù)輸入與編輯數(shù)據(jù)輸入最直接、常見的方式為使用數(shù)據(jù)表視圖，由移動光標(biāo)定位對數(shù)據(jù)進行增加、刪除或修改操作，可以直接利用鍵盤、鼠標(biāo)進行操作，如果輸入字段的類型不匹配或不符合約束條件，則系統(tǒng)會提示有錯，直到用戶輸入正確后才會繼續(xù)往下操作。

下面介紹幾種常見的編輯操作:1、刪除數(shù)據(jù)記錄將鼠標(biāo)移動到相應(yīng)記錄的行上并選定，按Del鍵，此時系統(tǒng)會提示是否真正刪除。2、修改數(shù)據(jù)記錄用鼠標(biāo)或鍵盤選定相應(yīng)記錄中要修改的字段位置，直接輸入新值替換原來的值即可。3、數(shù)據(jù)記錄的復(fù)制復(fù)制功能可以提高錄入數(shù)據(jù)的效率，方法是在表對象的數(shù)據(jù)表視圖中找到需要復(fù)制的記錄，單擊鼠標(biāo)左鍵，再單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，然后選擇存放新紀(jì)錄的行，從單擊右鍵的菜單中選擇“粘貼”，可以將選中的記錄粘貼到位，要注意的是只有復(fù)制操作符合數(shù)據(jù)約束條件時才能執(zhí)行成功。

4、數(shù)據(jù)的查找如果要查看表中的記錄，可以打開相應(yīng)的表，從頭至尾按順序瀏覽，但是如果表中記錄很多，用戶只要查看幾條感興趣的數(shù)據(jù)記錄，此時可利用“查找”對話框來查找符合給定條件的記錄，如果要將找到的某些內(nèi)容進行替換，則可使用“替換”對話框,如圖3.19所示。圖3.19“查找和替換”對話框例3.4在學(xué)生表中找出所有姓李的學(xué)生。解：可以利用通配符進行查找，即可在查找對話框中的查找內(nèi)容處輸入李*。操作步驟如下：

1.打開學(xué)生課程管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。

2.選擇表對象，打開學(xué)生表。

3.在編輯菜單中選擇查找項，此時彈出查找和替換對話框。

4.在對話框的查找內(nèi)容欄中輸入“李*”。（其中*表示通配任何個數(shù)的字符，即所有李姓學(xué)生的名字），在查找范圍選項中選擇“姓名”，匹配選項中選擇整個字段，搜索選項中選擇全部，如圖3.21所示。

圖3.21.在學(xué)生表中逐個查找姓李的學(xué)生

5.單擊“查找下一個”按鈕，可找到第一個李姓學(xué)生，再逐次單擊“查找下一個”按鈕，可以逐個找到表中后續(xù)的李姓學(xué)生，如果已經(jīng)顯示過表中最后一個李姓學(xué)生，再往下查找時，系統(tǒng)會提示“MicrosoftOfficeAccess已完成搜索記錄，沒有找到搜索項”。此時結(jié)束查找。

3.2.2導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù)表和鏈接外部數(shù)據(jù)表Access2003可以和其他數(shù)據(jù)庫或文件進行數(shù)據(jù)交換，提供了數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接外部數(shù)據(jù)表的功能。一、導(dǎo)入數(shù)據(jù)表操作這是一種從Access2003外部將數(shù)據(jù)文件從不同格式轉(zhuǎn)換并復(fù)制到Access2003中的方法，比如被導(dǎo)入的數(shù)據(jù)源文件類型可以是另一個Access的數(shù)據(jù)庫、Excel文件（xls）、IE（HTML）、DBASE等。例3.5將其他目錄下的Excel文件“11計科2011下成績.xls”）輸入到“學(xué)生成績管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)表名稱改為“11級成績”。解：按以下操作步驟：1。有三種方法導(dǎo)入：（1）在“新建表”對話框中選擇導(dǎo)入表選項雙擊或選擇“確定”按鈕；（2）在數(shù)據(jù)庫窗口內(nèi)任意空白位置單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“導(dǎo)入表”命令；（3）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“文件|獲取外部數(shù)據(jù)|導(dǎo)入”菜單命令?？蛇x用上述（1）~（3）任意之一，則系統(tǒng)會顯示“導(dǎo)入”對話框，在“查找范圍”中指定文件夾，在“文件類型文本框中選擇“MicrosoftExcel”選項，如圖3.22所示。

圖3.22在導(dǎo)入對話框選擇文件類型2、選擇“11計科2011下成績.xls”文件，再單擊導(dǎo)入按鈕，如圖3.23所示。

圖3.23選擇Excel文件3、按步驟依次操作，最好單擊“完成”按鈕，顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А苯Y(jié)束提示框，提示數(shù)據(jù)導(dǎo)入已經(jīng)完成，如圖3.32所示。圖3.32結(jié)束提示框此時“學(xué)生成績管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中會增加一個名為“11級成績”的數(shù)據(jù)表，其內(nèi)容來自修改過的“11計科2011下成績.xls”文件。完成后的“11級成績”數(shù)據(jù)表打開后，如圖3.33所示。圖3.33存在于數(shù)據(jù)庫中的“11級成績”表二、導(dǎo)出數(shù)據(jù)表操作與導(dǎo)入相逆，Access2003可以將數(shù)據(jù)庫中的表導(dǎo)出到其它數(shù)據(jù)庫或文件中，比如可以將例3.5中導(dǎo)入的“11級成績”表導(dǎo)出到名為“11級成績”的Excel表格中，可以簡單操作如下：1、在數(shù)據(jù)庫中選擇“11級成績”表，單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“導(dǎo)出命令”，則會顯示出“將表11級成績導(dǎo)出為···”對話框，如圖3.34所示。圖3.34選擇導(dǎo)出對象2、從“保存類型”中選擇Excel類型,“文件名”中選擇“11級成績”名稱，再設(shè)置存放目錄位置，然后單擊“導(dǎo)出”按鈕，則完成導(dǎo)出操作，如圖3.35所示。圖3.35導(dǎo)出“11級成績”表對話框三、鏈接表操作

Access2003還具有用鏈接表建立表的功能，其操作類似導(dǎo)入表，但鏈接表在數(shù)據(jù)庫中只包含鏈接數(shù)據(jù)源的有關(guān)路徑，不實際將鏈接表保存到數(shù)據(jù)庫中，不能修改鏈接表的結(jié)構(gòu)，另外如果其它數(shù)據(jù)源中刪除了相關(guān)表格，則鏈接會出錯，有關(guān)導(dǎo)入和鏈接表的一些細(xì)節(jié)規(guī)定可以查看有關(guān)資料。3.3字段的設(shè)置設(shè)計表的重點是定義好表的結(jié)構(gòu)，然后是對表中的各個字段的數(shù)據(jù)類型及相應(yīng)的屬性進行細(xì)致的定義。3.3.1字段名稱及類型1、字段名稱字段的名稱可以由英文、中文、數(shù)字及一些特別符號組成，但必須符合數(shù)據(jù)庫對象的命名規(guī)則。2、字段類型每個字段中須有自己的數(shù)據(jù)類型，一旦規(guī)定了數(shù)據(jù)類型，則該字段中輸入的數(shù)據(jù)要與類型規(guī)定的值域相符合，如果輸入的數(shù)據(jù)與類型不一致，Access會提示錯誤信息，且不予保存，Access規(guī)定的數(shù)據(jù)類型見前面介紹。如果要修改字段名，可以打開表的設(shè)計視圖，在上半部分“字段名稱”列中單擊選中想要修改的字段名，將其修改為新的名稱即可。

如果要修改字段的數(shù)據(jù)類型，在設(shè)計視圖的上半部分選中相應(yīng)字段名并點擊其數(shù)據(jù)類型，此時系統(tǒng)會顯示所有可供設(shè)置的數(shù)據(jù)類型，然后選擇要改成的新類型，注意，如果是一張沒有數(shù)據(jù)的空表，可以任意修改其字段的數(shù)據(jù)類型，但如果表中已有數(shù)據(jù)，則待改的數(shù)據(jù)類型必須是相容的，如果不相容，系統(tǒng)會提示用戶，不能隨意修改，否則會造成錯誤。3.3.2字段的插入、刪除和移動。1、刪除字段可以通過以下4種方法之一刪除數(shù)據(jù)表中的字段：（1）單擊“設(shè)計視圖”的行選擇器來選擇要刪除的字段，然后按下Delete鍵。（2）先將鼠標(biāo)指向要刪除的字段，再在“編輯”菜單中選取“刪除行”選項。（3）先將鼠標(biāo)指向要刪除的字段，再單擊工具欄中“刪除行”命令按鈕。（4）先將鼠標(biāo)指向要刪除的字段，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在顯示的菜單中選擇“刪除行”選項。注意：不要隨意刪除字段，因為字段常常在查詢、窗體、報表等中還有被使用，會造成相應(yīng)對象無法正常工作。

2、插入字段把光標(biāo)移動到要插入字段的右邊字段，在“插入”菜單中選擇“行”選項，或者單擊工具欄上的插入行命令按鈕，則在表中添加一個新的空字段行，然后根據(jù)要求輸入該字段的定義，但如果在查詢、窗體或報表中已有對該表的使用，則需要對這些數(shù)據(jù)庫對象做相應(yīng)的修改。3、移動字段如果要對表重新排列字段，只需在表的設(shè)計視圖中單擊某字段的行選擇器，選中該字段，然后單擊字段并按住鼠標(biāo)左鍵將該字段拖移到所要的新位置即可。也可以利用快捷鍵“Ctrl+X”來完成。3.3.3重新設(shè)置主鍵允許對主鍵進行重定義，先刪除原主鍵，再設(shè)置其它字段為新主鍵。3.3.4字段的屬性設(shè)置當(dāng)表創(chuàng)建好表結(jié)構(gòu)后，還要對其中各字段進行屬性描述，即可在屬性區(qū)設(shè)置屬性值，字段的屬性確定以及對該字段數(shù)據(jù)的存儲、處理和顯示等。不同的字段屬性是有區(qū)別的，當(dāng)在表“設(shè)計視圖”中選擇某個字段時，屏幕下半部的“字段屬性”區(qū)就會依次顯示出與該字段有關(guān)的屬性設(shè)置，如圖3.36所示。圖3.36教師編號字段屬性設(shè)置以下介紹一些常用的字段屬性設(shè)置方法。一、限制“字段大小”文本、數(shù)字和自動編號三種數(shù)據(jù)類型可用“字段大小”屬性限定其取值范圍，比如數(shù)字類型的字段大小有七種可選的屬性，可以通過對應(yīng)“字段大小”行上的下拉列表來選定，如圖3.37所示。圖3.37數(shù)字類型字段大小選擇

二、字段輸出標(biāo)題設(shè)置字段輸出標(biāo)題是僅在表、窗體或報表輸出時對應(yīng)字段所用名稱，（其它時刻字段還是用存儲在表結(jié)構(gòu)中的原名稱），此項目的是針對不同的用戶，可以用他們習(xí)慣的方式看到表的列名稱及其內(nèi)容，只是列的名稱有變，數(shù)據(jù)表的內(nèi)容不變。三、設(shè)置系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)輸入、輸出格式Access2003對于除了OLE對象字段外的其它字段類型都設(shè)置了一些標(biāo)準(zhǔn)格式，提供給用戶選用，字段輸入輸出格式可以保證輸入、輸出的規(guī)范性，避免出錯，并且這種設(shè)置只安排數(shù)據(jù)的輸入和輸出格式，不影響數(shù)據(jù)內(nèi)容。例3.6在學(xué)生表中增加“學(xué)費”字段，數(shù)據(jù)類型為數(shù)字型，輸出格式為“常規(guī)數(shù)字”。解：按如下操作步驟：1．打開學(xué)生表的設(shè)計視圖，在最后一行字段的下一行空白處輸入字段名稱為“學(xué)費”。數(shù)據(jù)類型一欄選擇“數(shù)字類型”。2.在下半?yún)^(qū)字段屬性定義的字段大小欄選擇“單精度型”，在格式選擇欄選擇“常規(guī)數(shù)字”，如圖3.44所示。圖3.44增加學(xué)費字段顯示格式設(shè)為常規(guī)數(shù)字3.在修改后的學(xué)生數(shù)據(jù)表中增加每人的學(xué)費列的數(shù)字輸入，結(jié)果如圖3.45所示。圖3.45新增學(xué)費字段的操作結(jié)果四、自定義輸入輸出格式Access2003提供用戶自定義字段的輸入輸出格式的功能，以滿足多樣化和特殊需求。但是對于不同類型的數(shù)據(jù)，自定義規(guī)定的格式符號和方法是不同的。

五、設(shè)置“默認(rèn)值”利用“默認(rèn)值”屬性可以減少輸入數(shù)據(jù)時的工作量，“默認(rèn)值”指定了在添加記錄時對于相應(yīng)的字段內(nèi)容自動輸入規(guī)定的那個“默認(rèn)值”，在數(shù)據(jù)表中常有一些字段的數(shù)據(jù)相同或含有相同的部分。例3.7將“教師表”的“性別”字段的“字段大小”設(shè)為1，字段的“默認(rèn)值”設(shè)為“女”。解：操作步驟如下：

1.打開“教師表”的設(shè)計視圖

2.在上半?yún)^(qū)選擇“性別”字段，下半?yún)^(qū)的“字段大小”欄填入1，默認(rèn)值屬性欄中輸入女。在設(shè)置“默認(rèn)值”屬性時，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，設(shè)置成功后，在輸入新紀(jì)錄時，此默認(rèn)值自動會插入到相應(yīng)字段位置上，當(dāng)然也可以輸入新值來取代它，比如例3.7中設(shè)置性別為“女”則在輸入女教師記錄時，該字段內(nèi)容已存在，而當(dāng)輸入的是男教師記錄時，該字段預(yù)先也自動設(shè)為“女”，此時則要將性別字段的內(nèi)容由“女”改為“男”，例3.7的結(jié)果如圖3.48所示。圖3.48經(jīng)例3.7后的教師表例3.8修改教師表中關(guān)于“電話”字段的格式，當(dāng)字段中沒有電話號碼時，要顯示“無”，否則還是按原有號碼顯示。解：按如下步驟操作：1、打開教師表的設(shè)計視圖2、在上半?yún)^(qū)選擇“電話”字段，此時下半?yún)^(qū)的字段屬性顯示了“電話”字段的所有屬性，在其格式字段屬性框中輸入“@;\無”。

3、單擊工具欄上的“視圖”按鈕，在其下拉菜單中選擇教師表的“數(shù)據(jù)表視圖”，得到如圖3.50的數(shù)據(jù)表，當(dāng)電話字段沒有輸入內(nèi)容時均顯示“無”，而當(dāng)光標(biāo)移到時，則不顯示“無”而將等待輸入電話號碼，圖中“電話”列中有一空白欄為當(dāng)前光標(biāo)正處位置。圖3.50顯示修改字段后的數(shù)據(jù)表可以利用一些系統(tǒng)規(guī)定的符號在類型為文本的字段中自定義格式屬性。六、設(shè)置輸入掩碼設(shè)置輸入掩碼是為了屏蔽非法輸入，減少輸入數(shù)據(jù)時的人為錯誤，它是用來預(yù)先設(shè)置用戶輸入字段數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)格式，該屬性可用于數(shù)字、文本、貨幣和日期／時間類型的字段，通過規(guī)定一些特殊字符來設(shè)置“輸入掩碼”。例3.9對教師表中的“辦公電話”字段設(shè)置“輸入掩碼”，要求只能輸入4位區(qū)號，8位電話號碼，最多3位分機號碼，區(qū)號用括號，分機號與電話號碼之間用“-”分隔。解：按如下操作步驟：

1.打開“教師表”，選擇設(shè)計按鈕，屏幕顯示“教師表”的設(shè)計視圖。2.選擇“辦公電話”字段，比如屏幕下半?yún)^(qū)字段屬性會顯示有與該字段相關(guān)的所有屬性，選擇“輸入掩碼”屬性框，輸入“（9999）00000000-999”，表示應(yīng)該輸入4位區(qū)號，（不能多也不能少于4位），8位電話號碼（必須是8位數(shù)字）和3位分機號。如圖3.53所示。圖3.53設(shè)置辦公電話字段的“輸入掩碼”屬性3、保存設(shè)置再切換到“教師表”的數(shù)據(jù)表視圖。

圖3.54辦公電話設(shè)置“輸入掩碼”的教師表內(nèi)容其中分機號碼可以有，也可以沒有，也可以不到3位數(shù)字，當(dāng)光標(biāo)移到該字段的空白欄時，顯示“（_）__-__”格式。七、“有效性規(guī)則”和“有效性文本”這兩個屬性用于限定字段數(shù)據(jù)輸入的范圍，可防止錯誤的數(shù)據(jù)輸入到表中?！坝行砸?guī)則”預(yù)先給相關(guān)字段規(guī)定一個比較或邏輯表達(dá)式，當(dāng)每次輸入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)檢查該字段新輸入的數(shù)據(jù)是否滿足“有效性規(guī)則”規(guī)定的表達(dá)式，如果滿足就正常接收該數(shù)據(jù)，如果不滿足，則給出有錯提示?！坝行晕谋尽弊鳛樘崾拘畔⒂糜谂浜稀坝行砸?guī)則”，在“有效性文本”屬性設(shè)置時，其中輸入一段當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不符合“有效性規(guī)則”時，所顯示的出錯提示信息，提示用戶直到輸入正確數(shù)據(jù)為止，如果不進行設(shè)置，系統(tǒng)會提示默認(rèn)顯示信息。

例3.10在課程表中設(shè)置“學(xué)分”字段的有效輸入為1至6的整數(shù)，出錯時給予提示。解：可以對“學(xué)分”字段設(shè)置“有效性規(guī)則”為：“>0And<=6”，將出錯提示信息“學(xué)分只能是1—6之間的整數(shù)”設(shè)置到“有效性文本”欄中，操作步驟如下：

1.在數(shù)據(jù)庫主窗口中，選擇表對象。

2.單擊選擇“課程表”，選擇“設(shè)計”按鈕，屏幕顯示“課程表”的設(shè)計視圖。

3.選擇上半?yún)^(qū)的“學(xué)分”字段。

4.在下半?yún)^(qū)的字段屬性區(qū)里的“有效性規(guī)則”文本框中輸入“>0And<=6”，在“有效性文本”文本框中輸入“學(xué)分只能是1—6之間的整數(shù)”。如圖3.60所示。圖3.60設(shè)置“有效性規(guī)則”和“有效性文本”

5.保存本次設(shè)計

6.切換到“課程表”數(shù)據(jù)表視圖，此時如果在學(xué)分字段輸入一個超出范圍的數(shù)字，比如輸入大于6的7，當(dāng)進入下一字段輸入或保存時，屏幕上會有出錯提示框，如圖3.61所示。圖3.61“有效性規(guī)則”起作用提示出錯八、索引建立一個索引是為了提高對表中數(shù)據(jù)的查詢速度，設(shè)置索引并不改變數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表中的物理存儲順序，而只是規(guī)定了一種邏輯上的排序，當(dāng)數(shù)據(jù)類型是“數(shù)字”、“文本”、“日期/時間”或“貨幣”時，可以建立索引。同一個表中可以建立一個或多個索引，可以對一個字段創(chuàng)建一個索引，也可以用字段組合（多個字段參與）創(chuàng)建一個索引。當(dāng)使用多字段組合建立索引排序時，先按建索引時的第一個字段進行排序，只有在第一個字段遇到重復(fù)值時，這些有重復(fù)值的記錄啟用第二個索引字段進行排序。Access2003常用以下方式創(chuàng)建索引（1）主鍵索引。是一種唯一索引，可使用“有（無重復(fù)）”選項來建立，首先進入表的設(shè)計視圖，選擇要成為主鍵的字段，然后在菜單中選擇“表工具”|“設(shè)計”|“主鍵”，或者單擊工具欄中的設(shè)置或取消主鍵按鈕，完成建立主鍵索引。如果要取消主鍵，也是點擊已經(jīng)是主鍵字段的該按鈕，它是一種開關(guān)鍵，如圖3.62所示。圖3.62建立主鍵索引

（2）對單個字段創(chuàng)建索引。首先進入表的設(shè)計視圖，選中要建索引的字段，然后在字段屬性區(qū)中選擇索引選項，單擊復(fù)選框，可以找到索引選項，如果選擇“無”，則該字段無索引；如果選擇“有（有重復(fù)）”，則建立一個允許重復(fù)值存在的索引；如果選擇“有（無重復(fù)）”，則對該字段建立一個唯一索引。如圖3.63所示。

圖3.63對某字段選擇索引（3）進入表的設(shè)計視圖，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇設(shè)計視圖的標(biāo)題欄，在快捷菜單中選擇“索引”，或者單擊工具欄中的“索引”按鈕，這時可以查看到該表中已經(jīng)建立的索引，此時也可以直接創(chuàng)建新索引或修改已經(jīng)創(chuàng)建的索引。如圖3.64是成績表上的索引。

圖3.64成績表上的索引（4）利用SQL語句創(chuàng)建索引。如果需要建立較為復(fù)雜的索引，可以使用輸入SQL語句建立查詢的方式進行操作，有關(guān)SQL語句的使用不做要求。建立索引是為了加快查詢速度，系統(tǒng)在表中進行插入、刪除與修改時會自動維護索引，此時會降低操作的速度，故建立索引要適當(dāng)。建立主鍵的無重復(fù)索引是維護實體完整性的重要措施，當(dāng)表的主鍵是單一字段時，系統(tǒng)會自動為此字段創(chuàng)建“有（無重復(fù)）”索引，而復(fù)合主鍵要用手工建立。

3.4建立表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)不是孤立的，很多數(shù)據(jù)之間是有聯(lián)系的，它們代表著現(xiàn)實世界中實體間的相互關(guān)系，關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的各個“表”代表著不同的實體，那么如何來反應(yīng)表之間的聯(lián)系呢，關(guān)系數(shù)據(jù)庫Access2003提供了表關(guān)聯(lián)功能來方便地實現(xiàn)有關(guān)表之間關(guān)系的建立。

3.4.1建立表間關(guān)系的優(yōu)越性可以建立表間關(guān)系是關(guān)系數(shù)據(jù)庫的一大特點，可以簡單、真實地反應(yīng)客觀事物之間的聯(lián)系。1.減少數(shù)據(jù)冗余 有時候如果把數(shù)據(jù)只放在一個表中，會造成該表中有大量重復(fù)的字段數(shù)據(jù)，此時可以把此類數(shù)據(jù)另建一個表，然后通過建立兩表之間的關(guān)系來訪問。2.保持參照完整性 這是為了使關(guān)系數(shù)據(jù)庫里相關(guān)表中的數(shù)據(jù)同步且避免互相間的沖突，可以在“教師”表和“專業(yè)介紹”表建立關(guān)系的前提下，設(shè)置這兩個表之間的參照完整性，這可以保證兩個表中的信息互相匹配。

兩個表要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，它們之間要有相關(guān)聯(lián)的字段才行。以下是三種表之間對應(yīng)關(guān)系字段通常采用的關(guān)聯(lián)方法。（1）創(chuàng)建一對一關(guān)系，相關(guān)聯(lián)的字段在兩個表中都是主鍵或唯一索引。（2）創(chuàng)建一對多關(guān)系，相關(guān)聯(lián)的字段在一個表中是主鍵或唯一索引，在另一個表中是外鍵。（3）多對多關(guān)系是另外增加第3個表，變成原來兩個表與第3個表的兩個一對多的關(guān)系，第3個表的主鍵包含兩個字段，在另外兩個表中分別是外鍵。3.4.2表間關(guān)聯(lián)關(guān)系的建立方法 只有按照客觀現(xiàn)實中的含義，將有關(guān)系的表之間建立關(guān)聯(lián)之后才有實際意義，才能發(fā)揮關(guān)系數(shù)據(jù)庫的巨大作用，在建立表間關(guān)聯(lián)前，先要給有關(guān)表建立主鍵或索引，關(guān)閉所有打開的表，建立關(guān)系的兩個表通過各自相匹配的字段進行關(guān)聯(lián)，通常是用兩個表中同名的字段（列），也可以不同名，但必須有相同的字段類型和相同的“字段大小”屬性。例3.11定義“學(xué)生課程管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中教師表、學(xué)生表、成績表、課程表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。解：按以下操作步驟：1.打開學(xué)生課程管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。2.單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕，或者選擇“工具|關(guān)系”菜單命令，此時可以打開“關(guān)系窗口”，然后選擇工具欄上的顯示表按鈕，打開“顯示表”對話框，如圖3.65所示。圖3.65“顯示表”對話框3.在顯示表對話框中，單擊“學(xué)生表”，再單擊“添加”按鈕，然后用同樣的方法將“成績表”、“教師表”、“課程表”添加到“關(guān)系”窗口中，如圖3.66所示。圖3.66“關(guān)系”窗口4.在“關(guān)系”窗口中，各表中字段名加粗的字段是其主鍵或聯(lián)合主鍵，選定“課程表”中的“教師編號”字段，按下鼠標(biāo)左鍵將其拖曳到“教師表”中的“教師編號”字段上，放開鼠標(biāo)，屏幕上顯示“編輯關(guān)系”對話框，如圖3.67所示。圖3.67“編輯關(guān)系”對話框5.用同樣的方法建立其它表間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。如圖3.68圖3.68部分表間關(guān)聯(lián)關(guān)系

6.選擇“關(guān)閉”按鈕，系統(tǒng)會提示是否保存布局的修改，選擇“是”按鈕，即保存了剛剛建立的各表間關(guān)系，或者先單擊“保存”，再選“關(guān)閉”，則直接退出。3.3.4子數(shù)據(jù)表在兩個表建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系以后，當(dāng)其中之一是一對多關(guān)系中的主表時，系統(tǒng)會在此主表中創(chuàng)建與另一個表有關(guān)的子數(shù)據(jù)表，如圖3.69所示。圖3.69建立關(guān)聯(lián)后的教師表圖3.70打開子數(shù)據(jù)表3.4.4實施參照完整性在建立表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系時，為了保持以后相關(guān)操作時的數(shù)據(jù)完整性，系統(tǒng)提供了參照完整性功能選項來保證數(shù)據(jù)庫中建立關(guān)聯(lián)的表間關(guān)系的有效性，主要涉及以下三個方面：1.如果修改主表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)致了關(guān)聯(lián)子表中出現(xiàn)無法對應(yīng)的孤立記錄時，提示不允許改變主表的該數(shù)據(jù)。2.如果主表中的記錄在關(guān)聯(lián)子表中有匹配記錄，則主表中該記錄不可刪除。3.當(dāng)主表中沒有相應(yīng)記錄時，相關(guān)聯(lián)子表中不可添加相關(guān)記錄。如果選勾了“實施參照完整性”復(fù)選框后，當(dāng)選擇“級聯(lián)更新相關(guān)字段”有效時，表示以后在更新主表中主鍵值時，系統(tǒng)會自動更新相關(guān)聯(lián)表中相關(guān)記錄的字段值；而當(dāng)選擇“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”有效時，表示以后在刪除主表中記錄時，系統(tǒng)會自動刪除相關(guān)聯(lián)表的所有相關(guān)記錄。例3.12在“學(xué)生課程成績管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，對“學(xué)生表”和“成績表”兩個表中的學(xué)號設(shè)置為同步更新。解：“學(xué)生表”和“成績表”是一對多關(guān)聯(lián)關(guān)系，可以選擇“字段參照完整性”、“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”，三個復(fù)選框有效。

操作步驟如下：1、打開“學(xué)生課程管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。2、選擇工具欄上的關(guān)系按鈕，或選擇“工具|關(guān)系”菜單命令，此時可以打開如前述圖3.66的“關(guān)系”窗口。3、在“學(xué)生表”和“成績表”的一對多關(guān)系連線上雙擊鼠標(biāo)左鍵，或選中“學(xué)生表”和“成績表”的一對多關(guān)系連線，然后選擇“關(guān)系|編輯關(guān)系”菜單命令。此時會顯示“編輯關(guān)系”窗口。4、在“編輯關(guān)系”窗口中選勾“實施參照完整性”、“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”三個選項。5、單擊”確定”按鈕，保存相關(guān)設(shè)置。如圖3.71所示。圖3.71“編輯關(guān)系”中選勾三個選項6、分別在同一屏幕上打開“學(xué)生表”和“成績表”，將它們調(diào)整到靠近在一起，如圖3.72所示。圖3.72更改記錄袁建軍學(xué)號之前7.將“學(xué)生表”中的第一條記錄袁建軍的學(xué)號Yc082227012改為Yc082227010，再將光標(biāo)移向下面的記錄，此時可以發(fā)現(xiàn)在“成績表”中該記錄的學(xué)號自動修改為Yc082227010，如圖3.73所示。圖3.73更改記錄袁建軍學(xué)號之后3.4.5編輯表間關(guān)系對于已經(jīng)創(chuàng)建的表間關(guān)系，可以對其重新修改，選擇“工具|關(guān)系”菜單命令或單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕調(diào)出關(guān)系畫面，打開“編輯關(guān)系”對話框，就能直接進行修改。3.4.6刪除表間關(guān)系類似上述編輯表間關(guān)系，可以對已經(jīng)建立表間關(guān)系的兩個表之間的線進行刪除，在快捷菜單中選擇“刪除”命令，連線消失，即已刪除了兩個表間的關(guān)系。3.4.7查閱向?qū)ǔ１碇凶侄蔚臄?shù)據(jù)都是由用戶直接輸入，或從其它數(shù)據(jù)源導(dǎo)入。查閱向?qū)Э梢詫⒈碇心骋蛔侄蔚臄?shù)據(jù)內(nèi)容從另一個表的字段中導(dǎo)入過來。例3.13將成績表中的“課程名”字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容來源設(shè)置為教師表的“系別”字段數(shù)據(jù)內(nèi)容。解：本題可利用“查閱向?qū)А惫δ苁沟贸煽儽碇械摹罢n程名”字段數(shù)據(jù)內(nèi)容通過下拉列表選擇來自于教師表中“系別”字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容，操作步驟如下：1.打開相關(guān)數(shù)據(jù)庫，選擇成績表，并單擊“設(shè)計”按鈕，得到其設(shè)計視圖。2.在其設(shè)計視圖中選擇“課程名”字段，并打開其“數(shù)據(jù)類型”下拉列表，選擇其中“查閱向?qū)А泵钊鐖D3.74所示。圖3.74成績表的查閱向?qū)?.單擊“查閱向?qū)А保玫健安殚喯驅(qū)А睂υ捒?，如圖3.75所示。圖3.75“查閱向?qū)А睂υ捒?.在圖3.75中選擇“使用查詢到查閱表或查詢中的值”，然后單擊下一步打開下一對話框，如圖3.76所示。圖3.76選擇教師表5.選擇圖中“表”單選按鈕，選擇列表框中教師表，單擊“下一步”按鈕，打開下一對話框，如圖3.77所示。圖3.77選擇“系別”字段6.在圖3.77中，從“可用字段”中選擇“系別”字段到“選定字段”區(qū)，單擊“下一步”按鈕，打開下一對話框，如圖3.78所示。圖3.78選擇按系別升序排序7.在圖3.78中選擇“系別”按系統(tǒng)默認(rèn)的“升序”排序，單擊“下一步”按鈕，得到指定查閱列的寬度對話框，此時可以調(diào)整寬度，選擇是否隱藏鍵列復(fù)選框。如圖3.79對話框所示。圖3.79指定查閱列的寬度8.單擊“下一步”按鈕，得到如圖3.80對話框，用“系別”作為標(biāo)簽，單擊“完成”按鈕，打開提示保存對話框，單擊“是”。圖3.80指定查閱列標(biāo)簽9.打開成績表，單擊“課程名”字段列右邊的按鈕，顯示出下拉列表，其中可選擇的數(shù)據(jù)內(nèi)容變成教師表中“系別”字段的內(nèi)容。如圖3.81所示。圖3.81“課程名”字段用系別內(nèi)容輸入3.5調(diào)整表的外觀主要方式有調(diào)整列寬、調(diào)整行高、改變字段順序、隱藏字段、顯示被隱藏的字段、凍結(jié)列、解凍列、設(shè)置字體、設(shè)置數(shù)據(jù)表格式等。3.5.1調(diào)整列寬有以下兩種方法：方法一：直接用鼠標(biāo)拖移。打開表的數(shù)據(jù)內(nèi)容窗口，移動鼠標(biāo)到要調(diào)整列寬的列名邊線，當(dāng)指針變成雙箭頭狀態(tài)后，按住鼠標(biāo)左鍵往左或右拖動，當(dāng)調(diào)整到合適的寬度時，松開鼠標(biāo)左鍵即可。方法二：精確設(shè)定列寬。打開表的數(shù)據(jù)內(nèi)容表窗口，移動鼠標(biāo)到要調(diào)整列寬的列名上單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)快捷菜單后，從中選擇“列寬”，出現(xiàn)“列寬”窗口后，在“列寬”欄輸入列寬的大小，然后選擇確定按鈕。3.5.2調(diào)整行高有如下兩種方法：方法一：直接用鼠標(biāo)拖移。在打開的數(shù)據(jù)表中將鼠標(biāo)移動到要調(diào)整行高的行邊線，當(dāng)指針變成雙箭頭狀態(tài)后按住鼠標(biāo)左鍵往上或往下拖動，當(dāng)調(diào)整到合適的高度時，松開鼠標(biāo)左鍵即可。方法二：精確設(shè)定行高。打開表的數(shù)據(jù)內(nèi)容表窗口，然后移動鼠標(biāo)到行選擇格上單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)快捷菜單后，從中選擇“行高”，出現(xiàn)“行高”窗口后，在“行高”欄中輸入行高的大小，再選擇“確定”按鈕。對于調(diào)整列寬，只有被選取的列寬度會改變大??；而當(dāng)調(diào)整行高時，所有的行高都會跟著統(tǒng)一調(diào)整。3.5.3改變字段順序在使用數(shù)據(jù)表視圖時，可以改變字段的順序，以滿足不同的查看需求，具體操作是先用鼠標(biāo)選中想要移動的列名，然后拖動該列到它在表中新的列位置。注意：移動數(shù)據(jù)表視圖中的字段，不會改變設(shè)計視圖中字段的排列順序，而是僅改變它們在數(shù)據(jù)表視圖下的顯示順序，即沒有改變當(dāng)初創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)時規(guī)定的順序。3.5.4隱藏字段當(dāng)某些字段的數(shù)據(jù)不想被其他人看到，或在表的字段很多時，有的字段不需要輸入數(shù)據(jù)，則可以將一些字段隱藏起來。例3.15將成績表的姓名、學(xué)號列隱藏。解：利用隱藏字段功能，操作步驟如下：1.打開“成績表”的數(shù)據(jù)表視圖。2.單擊“姓名”字段選定器，同時按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)到“學(xué)號”字段后松開，此時“姓名”、“學(xué)號”兩個字段底色變黑，表示被選中，見圖3.85所示。

圖3.85選定要隱藏的列3、選擇“格式|隱藏列”菜單命令，此時“姓名”和“學(xué)號”列被隱藏，如圖3.86所示。圖3.86姓名與學(xué)號列被隱藏另外還可以直接拖移鼠標(biāo)，用調(diào)整列寬的方法，將列寬調(diào)整到0，也可以隱藏字段。3.5.5取消隱藏字段可以將隱藏過的列重新顯示出來，操作步驟如下：1.在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇表對象，打開相關(guān)表，比如雙擊例3.15中已被隱藏列的“成績表”。2.在菜單欄中選擇“格式|取消隱藏列”命令，出現(xiàn)“取消隱藏列”對話框，如圖3.87所示。

圖3.87“取消隱藏列”對話框

3.5.6凍結(jié)列凍結(jié)列是指將字段固定在數(shù)據(jù)表的最左邊，當(dāng)數(shù)據(jù)表的字段左右滾動時，該字段固定不動在最左邊。例3.16凍結(jié)學(xué)生表中的“姓名”字段。解：可以使用凍結(jié)“姓名”列命令，操作步驟如下：1.打開“學(xué)生表”的數(shù)據(jù)表視圖。2.單擊“姓名”字段選定器，“姓名”字段底色變黑，如圖3.88所示。

圖3.88選擇要凍結(jié)的“姓名”字段3.選擇菜單欄“格式”菜單中的“凍結(jié)列”命令。4.在“學(xué)生表”中移動水平滾動條，如圖3.89所示?？梢钥吹綄W(xué)號，性別字段已經(jīng)被移動過去看不見了，而被凍結(jié)的姓名字段一直固定顯示在最左邊。圖3.89凍結(jié)“姓名”字段后3.5.7解凍列可以對已經(jīng)凍結(jié)的列進行恢復(fù)，即用解凍列命令，對打開的數(shù)據(jù)表用鼠標(biāo)從菜單欄的“格式”菜單中選擇“取消對所有列的凍結(jié)”命令，解凍后，當(dāng)滾動字段時，所有字段都依次進行滾動了。3.5.8設(shè)置字體可以對數(shù)據(jù)表的字體、大小、顏色等進行設(shè)置，操作方法是在菜單欄中“格式”菜單里選擇“字體”命令，會出現(xiàn)相關(guān)的字體窗口，可以在字體、字形、字號、顏色列表中選擇想要的內(nèi)容，選好后單擊“確定”按鈕。3.5.9設(shè)置數(shù)據(jù)表格式在數(shù)據(jù)表視圖里，有單元網(wǎng)格線，有默認(rèn)顯示，可以進一步改變顯示方式和顏色等，還可以重新設(shè)置背景顏色等。在格式菜單中選擇數(shù)據(jù)表命令，會出現(xiàn)相關(guān)的對話框。3.6記錄操作Access2003提供了針對表中的數(shù)據(jù)（記錄）進行排序、篩選的各種操作。3.6.1記錄排序一般在查看數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)（記錄）時，它們是按照主鍵升序或數(shù)據(jù)輸入表時的順序（無主鍵時）排序的，而在實際應(yīng)用中，會出現(xiàn)不同的要求，排序是選擇表中的一個或幾個字段的值對所有記錄進行重新按升序或降序排列，對于不同數(shù)據(jù)類型的字段，其排列規(guī)則有所不同。在Access2003中進行記錄排序時，要注意下列情況：1.當(dāng)按升序排列字段時，如果字段值為空值，會將包含空值的記錄排在前面。2.排序后的排序次序?qū)⒑捅怼⒉樵兓虼绑w一起保存。如果用這樣的對象產(chǎn)生新窗體或報表，則這些新窗體或報表會繼承對象的排序次序。3.如果在安裝Access2003時選擇的語言是“中文”，則默認(rèn)按“中文”順序排列數(shù)據(jù)。4.數(shù)據(jù)類型為“OLE”、“備注”和“超鏈接”對象的字段不能排序。5.數(shù)據(jù)類型為“文本”的字段中如果含有數(shù)字，將被視為字符串而非數(shù)值來排序。例3.17在教師表中按“姓名”字段順序升序排序。解：按以下操作通過排序命令實現(xiàn)。1.打開教師表的數(shù)據(jù)視圖。2.把鼠標(biāo)指向“姓名”字段列的任意一個單元格內(nèi)，或用字段選定“姓名”列底色變黑。3.選擇“記錄|排序|升序排列”菜單命令，或單擊工具欄上的升序按鈕，或用快捷菜單中的升序命令，得到如圖3.92所示的排序結(jié)果。圖3.92按“姓名”字段排序后的教師表4.選擇“保存”命令，如圖直接關(guān)閉退出，系統(tǒng)會提示是否保存修改結(jié)果。3.6.2篩選記錄實際使用數(shù)據(jù)表時，往往只要挑選表中部分滿足特定條件的數(shù)據(jù)進行查看或處理，并且暫時不用顯示的數(shù)據(jù)也不刪除。則可以利用篩選記錄操作在數(shù)據(jù)表中為一個或多個字段指定條件，只有符合條件的記錄被篩選出來顯示。Access2003有四種篩選方法：一、按選定內(nèi)容篩選這是一種最簡單的方法，可以利用“按選定內(nèi)容篩選”命令。

例3.18在教師表中篩選出性別為“女”的所有記錄。

解：可以利用“按選定內(nèi)容篩選”方法，操作步驟如下：1.打開教師表數(shù)據(jù)內(nèi)容視圖。2.將光標(biāo)移動到教師表“性別”字段中某一為“女”的單元格中，按鼠標(biāo)右鍵快捷菜單中選擇“按選定內(nèi)容篩選”命令，或單擊工具欄的“按選定內(nèi)容篩選”按鈕，或選擇“記錄|篩選|按選定內(nèi)容篩選”菜單命令，則會顯示出所有性別為“女”的教師記錄。二、按窗體篩選這是一種快速方法，不需要瀏覽整個表的記錄就可以同時對多個字段的值設(shè)置篩選，窗體篩選將數(shù)據(jù)表變成一個只包含單個空白記錄的數(shù)據(jù)表，其中每個字段都有一個可以下拉的列表框，可以從每個下拉列表中選取一個值作為篩選的條件，如果同時選多個條件，這些條件之間可以選定是“與”關(guān)系還是“或”關(guān)系，該操作可以通過選擇工具欄中的“按窗體篩選”命令