原始地質(zhì)資料10.4.13

《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》

講稿全國(guó)地質(zhì)資料館2009年5月一、原始地質(zhì)資料的重要性二、《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》編制過程介紹三、《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》簡(jiǎn)介四、原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作的原則及方法五、原始地質(zhì)資料文件的分類六、原始地質(zhì)資料立卷歸檔中的幾個(gè)需要注意事項(xiàng)七、新舊標(biāo)準(zhǔn)分類對(duì)照提綱一、原始地質(zhì)資料的重要性

原始地質(zhì)資料是地質(zhì)勘查、科學(xué)研究工作中取得的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，是編寫最終成果地質(zhì)報(bào)告的基礎(chǔ)和依據(jù)。原始地質(zhì)資料信息資源豐富、數(shù)據(jù)相對(duì)準(zhǔn)確，有著成果地質(zhì)資料不能替代的重要作用。

（1）在有些原始地質(zhì)資料中，所涉及的地質(zhì)、礦產(chǎn)數(shù)據(jù)信息，鑒于當(dāng)時(shí)科學(xué)技術(shù)水平的限制，不能正確或全部正確地進(jìn)行解釋，所作出的結(jié)論可能不十分準(zhǔn)確，甚至完全不準(zhǔn)確。隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，人們可能需要重新查閱這些原始地質(zhì)資料，重新提取數(shù)據(jù)進(jìn)行理解或解釋，尋找更接近真相的答案，一旦取得突破，將會(huì)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（2）有些編寫者在編寫成果地質(zhì)報(bào)告時(shí)，會(huì)挑選使用原始地質(zhì)資料來支持自己的結(jié)論。對(duì)不符合自己結(jié)論的某些數(shù)據(jù)可能會(huì)棄之不用。這樣得出的結(jié)論有可能是片面的、不準(zhǔn)確的。如果將全部原始地質(zhì)、礦產(chǎn)數(shù)據(jù)綜合分析來看，由于各自觀點(diǎn)不同、站的角度不同、研究水平不同，可能會(huì)得出不同甚至完全相反的結(jié)論。最近還發(fā)現(xiàn)有地質(zhì)報(bào)告有造假現(xiàn)象，這就更需要用原始地質(zhì)資料進(jìn)行核對(duì),揭穿造假，還原真相，避免對(duì)國(guó)家、集體或個(gè)人造成巨額經(jīng)濟(jì)損失或不良的社會(huì)效果。

（3）在成果地質(zhì)資料印刷出版過程中，由于打字、排版時(shí)校對(duì)不夠嚴(yán)格，很可能發(fā)生手誤、筆誤等錯(cuò)誤，會(huì)產(chǎn)生某些數(shù)據(jù)與結(jié)論有矛盾的情況。這就需要查閱原始地質(zhì)資料中的原始數(shù)據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，就可以進(jìn)行糾正。二、《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》

編制過程介紹

2006年儲(chǔ)量司下達(dá)任務(wù)，全國(guó)地質(zhì)資料館向國(guó)家檔案局申請(qǐng)立項(xiàng)，《國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)<全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)第十五次年會(huì)會(huì)議紀(jì)要>的通知》中將《地質(zhì)檔案立卷歸檔規(guī)則》列入2007年檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定計(jì)劃。（一）項(xiàng)目任務(wù)來源

2000年開展立項(xiàng)工作

2001年起草征求意見稿向全國(guó)征求意見

2002年完成送審稿《地質(zhì)測(cè)繪檔案立卷歸檔規(guī)則》《地球物理地球化學(xué)勘查檔案立卷歸檔規(guī)則》《固體礦產(chǎn)勘查地質(zhì)檔案立卷歸檔規(guī)則》《區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案立卷歸檔規(guī)則》《水文地質(zhì)工程地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)災(zāi)害地質(zhì)勘查檔案立卷歸檔規(guī)則》以下五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)并未出臺(tái)發(fā)布（二）編寫工作過程

調(diào)研、咨詢討論調(diào)研：地球物理地球化學(xué)勘查研究所北京市水文地質(zhì)工程地質(zhì)大隊(duì)北京市地質(zhì)勘查技術(shù)院黑龍江地調(diào)總院等單位咨詢：四川省地質(zhì)資料館成都地質(zhì)礦產(chǎn)研究所西安地質(zhì)礦產(chǎn)研究所黑龍江省測(cè)繪院等單位討論：項(xiàng)目組與部分單位，項(xiàng)目組內(nèi)部就立卷歸檔問題組織多次研討會(huì)進(jìn)行討論交流。（二）編寫工作過程征求意見

（1）征求范圍

印發(fā)全國(guó)31個(gè)?。▍^(qū)、市）及中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局（2）反饋情況提出意見單位：21個(gè)；無意見單位數(shù)：11個(gè)（3）采納情況有效意見：91條采納63條，占69.2%；未采納28條，占30.8％。無關(guān)意見：9條疑問性問題：12條（二）編寫工作過程（1）組織國(guó)土系統(tǒng)內(nèi)專家進(jìn)行評(píng)審。（2）組織檔案專業(yè)專家進(jìn)行評(píng)審（3）送審檔案局（4）檔案局發(fā)布（2008－06－20）

DA/T41－20082008－09－01實(shí)施（三）評(píng)審、送審和發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)編制原則

（1）承前啟后，保持工作連續(xù)性。（2）符合當(dāng)前工作實(shí)際和科技發(fā)展的需要。（四）標(biāo)準(zhǔn)編制原則及特點(diǎn)60－80年代辦法2002年版本2008年版本載體分類信息分類地質(zhì)工作階段

標(biāo)準(zhǔn)特點(diǎn)按專業(yè)制定標(biāo)準(zhǔn)三、《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》

簡(jiǎn)介1.原始地質(zhì)資料：在進(jìn)行地質(zhì)工作時(shí)直接形成或采集的、反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的、以各種載體類型存在的原始記錄、數(shù)據(jù)及中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿等。

2.地質(zhì)檔案：地質(zhì)工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的并歸檔保存的原始地質(zhì)資料。

3.電子文件：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（一）確定標(biāo)準(zhǔn)中的一些術(shù)語和定義

4.立卷歸檔：根據(jù)原始地質(zhì)資料形成規(guī)律和特點(diǎn)，按有關(guān)要求收集齊全，系統(tǒng)整理，組成案卷，移交地質(zhì)檔案部門統(tǒng)一管理的過程。

5.案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

6.件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，正文、表冊(cè)、附件、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）文件為一件；以能獨(dú)立有效使用的電子文件（夾）為一件，數(shù)據(jù)庫或軟件文件夾為一件。（二）原始地質(zhì)資料的歸檔范圍

地質(zhì)工作中形成的具有保存價(jià)值的原始地質(zhì)資料，均屬歸檔范圍。（三）卷內(nèi)文件的分類

根據(jù)原始地質(zhì)資料的形成規(guī)律、形式特征和內(nèi)在聯(lián)系，案卷內(nèi)的原始地質(zhì)資料劃分為“底、測(cè)、觀、探、樣、試、錄、像、綜、文”10類。具體的分類方法將在后面的原始地質(zhì)資料工作方法中詳細(xì)講解。（四）文件的編號(hào)

原始地質(zhì)資料立卷歸檔最重要的工作就是建立為所有文件建立目錄

。

本規(guī)則規(guī)定文件號(hào)是由案卷號(hào)、卷內(nèi)類別代號(hào)、件號(hào)組成：

案卷號(hào)：立卷歸檔時(shí)由地質(zhì)檔案部門賦予案卷的代碼。

類別號(hào)：用規(guī)則中給定的類別代號(hào)表示。

件號(hào)：也就是各類中文件排列的順序號(hào)，以件為單位從1開始編流水號(hào)，一件一號(hào)。件號(hào)采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足四位的前面填充“0”。檔號(hào)（文件號(hào)）結(jié)構(gòu)為：案卷號(hào)+類別號(hào)+件號(hào)。示例：檔號(hào)12345D0033中，12345為案卷號(hào)；D為卷內(nèi)類別代號(hào)，代表成果底稿底圖類；0033為件號(hào)，代表“底”字類中第33個(gè)文件。

為便于理解，在這里我們要分析一下成果地質(zhì)資料與原始地質(zhì)資料的不同歸檔分類方式。在成果地質(zhì)資料中，我們把案卷號(hào)稱作檔號(hào)。在原始地質(zhì)資料管理中我們是把文件號(hào)稱為檔號(hào)。

在成果地質(zhì)資料中，是按文、審、圖、表、件進(jìn)行分類的。在原始地質(zhì)資料中是按“底”、“測(cè)”、“觀”等等進(jìn)行分類的。成果地質(zhì)資料按文件類型分類，原始地質(zhì)資料按文件內(nèi)容分類。

一般地說，成果地質(zhì)資料在文件印制時(shí)已經(jīng)把文件號(hào)的部分信息印在文件封面上了。比如：“附圖1”、“附圖2”、“附圖3”、“附表1”、“附表2”等等。由于成果地質(zhì)資料的分類為簡(jiǎn)單的文件類型分類，各工作單位都很已好掌握。所以在印制成果地質(zhì)資料時(shí)，把文件分類信息印在了文件的封面上，我們只需在文件上注記案卷號(hào)即可。其實(shí)它的每一個(gè)文件號(hào)同樣是案卷號(hào)+分類號(hào)+件號(hào)在原始地質(zhì)資料立卷歸檔中，檔號(hào)也叫文件號(hào)是一組連續(xù)排列的字符。示例：檔號(hào)12345D0033中，12345為案卷號(hào)；D為卷內(nèi)類別代號(hào)，代表成果底稿底圖類；0033為件號(hào)。（五）文件目錄的組織

文件目錄是由若干個(gè)文件條目構(gòu)成。每個(gè)文件條目是由“序號(hào)”、“類別代字或代號(hào)”、“文件題名”、“單位”、“數(shù)量”、“密級(jí)”、“載體”、“紙介質(zhì)盒（袋）號(hào)”、“電磁載體編號(hào)”、“文件字節(jié)數(shù)”、“備注”等信息項(xiàng)組成?！靶蛱?hào)”是文件的總“序號(hào)”。文件分為10類，其排序是按“底”、“測(cè)”、“觀”、“探”、“樣”、“試”、“錄”、“像”、“綜”、“文”順序排列的。這個(gè)順序是不能改變的，如果某一類沒有，應(yīng)按順序排列后面類別的文件。

在各個(gè)類中，文件的排列順序應(yīng)基本按《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中附錄A的順序排列，也可按原始地質(zhì)資料文件形成的時(shí)間順序或本單位歷史上原始地質(zhì)資料分類文件排列習(xí)慣排列。

以件為單位，從1開始編流水號(hào)，一件一號(hào)，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足四位的前面填充“0”。這種不足四位前面填充“0”的編號(hào)形式，為今后建立原始地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫打下基礎(chǔ)。（六）紙質(zhì)文件材料立卷歸檔的一般要求

在室內(nèi)進(jìn)行原始地質(zhì)資料文件編寫、繪制時(shí)，書寫墨水應(yīng)使用碳素或文件記錄墨水，要求書寫工整，符號(hào)清晰，著色符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，文字、圖等符號(hào)應(yīng)著墨牢固。不應(yīng)使用圓珠筆、彩色筆等易褪筆跡的材料書寫。野外記錄應(yīng)使用適于野外記錄并利于長(zhǎng)期保存的書寫材料，對(duì)點(diǎn)號(hào)、巖層產(chǎn)狀、地層代號(hào)、厚度、長(zhǎng)度、面積、體積及坐標(biāo)等重要數(shù)據(jù)、重要地質(zhì)現(xiàn)象素描圖、采樣符號(hào)以及各種圖件均應(yīng)著墨。（七）電子文件立卷歸檔的一般要求

電子文件的數(shù)據(jù)組織形式，應(yīng)根據(jù)資料類別、數(shù)據(jù)成果特點(diǎn)、成果單元構(gòu)成形式或參考利用方式而定，以方便地質(zhì)檔案管理和利用。參考附錄A中的歸檔類目組織文件（依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類排序），擬定名稱（電子文件名就是檔號(hào)，文件夾的名稱，依不同級(jí)次分別用案卷號(hào)、案卷號(hào)＋分類代碼、檔號(hào)作為名稱），建立文件夾，將電子文件存入文件夾中。a）每一項(xiàng)地質(zhì)工作的電子文檔（也就是一個(gè)案卷）以一個(gè)獨(dú)立的子目錄置于根目錄下，(一級(jí)子目錄：就是以案卷號(hào)為條目組織的目錄)子目錄名即為該地質(zhì)工作形成的地質(zhì)檔案的案卷號(hào)，該份電子文檔的所有電子文件均置于此子目錄下。地質(zhì)檔案文件目錄、備考表電子文件登記表放在一級(jí)子目錄下；

b）在一級(jí)子目錄下按卷內(nèi)類別建立二級(jí)子目錄，分別用于直接存放該份電子文檔相應(yīng)類別所有的電子文件，二級(jí)子目錄名為案卷號(hào)+類別代號(hào)，如“331D”；c）如果二級(jí)子目錄下需建三級(jí)子目錄，在二級(jí)子目錄下應(yīng)按照一件文件一個(gè)子目錄的原則，再建立若干個(gè)三級(jí)子目錄，每一個(gè)子目錄的名字是該件所對(duì)應(yīng)檔號(hào)(文件號(hào))，它們將分別用于存放該文件及其運(yùn)行時(shí)所必須的相關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、字庫和文件等），且這些相關(guān)文件要存放在一個(gè)獨(dú)立的文件夾中。如果各件電子文件是用同一工具軟件形成的，運(yùn)行時(shí)所必須的相關(guān)文件相同，則可以將這些相關(guān)文件以一個(gè)獨(dú)立文件夾的形式直接放在該二級(jí)目錄下，但應(yīng)在電子文件登記表中進(jìn)行說明；

d）如果三級(jí)子目錄下還需再建立其它的子目錄，那么創(chuàng)建后應(yīng)在電子文件使用說明書中進(jìn)行說明。e)電子文件數(shù)據(jù)信息及載體的歸檔要求同一案卷（或類目）的數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在一張光盤（磁帶、磁盤等）內(nèi)。若一張光盤（磁帶、磁盤等）空間不夠，可存儲(chǔ)在多張光盤（磁帶、磁盤等）上。電子文件的載體，應(yīng)采用利于長(zhǎng)期保存的高質(zhì)量載體，可參照GB/18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)規(guī)定。本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體為只讀光盤。不應(yīng)用軟磁盤作為歸檔電子文件的載體。歸檔的電子文件的載體應(yīng)無劃痕、斑點(diǎn)、霉變、變形等損傷，應(yīng)能在通用讀取設(shè)備上正確讀取且不攜帶病毒。

電子文件所提供的信息，應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。電子文件一般不加密，如已加密應(yīng)將密鑰同時(shí)歸檔。電子文件數(shù)據(jù)文件格式應(yīng)采用通用標(biāo)準(zhǔn)格式，便于數(shù)據(jù)交換和共享，具體可參照國(guó)土資發(fā)〔2006〕210號(hào)《關(guān)于印發(fā)<成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求>的通知》中相關(guān)規(guī)定。不宜制作壓縮電子文件。電子文件應(yīng)附有地質(zhì)檔案文件目錄、備考表及電子文件登記表，并打印紙質(zhì)文件以備查閱。存儲(chǔ)電子文件的載體上應(yīng)附有外標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫地質(zhì)檔案案卷號(hào)、載體號(hào)、題名、寫入數(shù)據(jù)日期等（見圖）。四、原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作的原則及方法

原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作的基本原則“完整有序”。完整：就是在地質(zhì)生產(chǎn)及科研工作中產(chǎn)生的所有有保存價(jià)值的文件、信息材料都要進(jìn)行立卷歸檔，歸檔文件的內(nèi)容要素構(gòu)成應(yīng)完整，并符合地質(zhì)規(guī)范的要求。也就是說，文件材料數(shù)量要齊全，其內(nèi)容構(gòu)成也要齊全。有序：就是歸檔的原始地質(zhì)資料每一個(gè)案卷的管理要有序，每一個(gè)案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。也就是要按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》進(jìn)行分類排序，建立卷內(nèi)目錄。只有有序才能對(duì)原始地質(zhì)資料進(jìn)行有效管理，才能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（一）立卷歸檔工作原則（二）立卷工作方法

資料工作人員要通過項(xiàng)目評(píng)審或其他途徑，及時(shí)掌握本單位各項(xiàng)目的完成時(shí)間，督促項(xiàng)目組及時(shí)進(jìn)行原始地質(zhì)資料的立卷歸檔，并對(duì)項(xiàng)目組原始地質(zhì)資料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。包括：協(xié)助項(xiàng)目組完成案卷內(nèi)文件材料分類，建立目錄索引表、編制文件目錄及正確填寫備考表等。同時(shí)，資料室工作人員需提示項(xiàng)目組人員對(duì)文件中該著墨的文字、符號(hào)、線條都要著墨。文件材料的書寫要符合檔案管理的要求。

在項(xiàng)目組完成原始地質(zhì)資料立卷后，資料室工作人員應(yīng)到項(xiàng)目組，對(duì)該原始地質(zhì)資料的立卷質(zhì)量進(jìn)行實(shí)地檢查。檢查合格后，項(xiàng)目組將立卷的原始地質(zhì)資料移交到資料室，辦理移交手續(xù)，填寫備考表（見附件四），進(jìn)行歸檔。（三）歸檔工作方法1．索取案卷號(hào)并填寫總帳資料室需給歸檔的原始地質(zhì)資料索取案卷號(hào)。即從總賬簿中索取案卷號(hào)，并填寫總帳。案卷號(hào)一般地說是一個(gè)大流水號(hào)，按歸檔時(shí)間順序排號(hào)。有些資料室是按分類編號(hào)的方法進(jìn)行管理的，同樣也要索號(hào)，填寫總帳。有了案卷號(hào)，這份原始地質(zhì)資料就固定了它在原始地質(zhì)資料庫中的排列順序及相應(yīng)的存放位置。2．建立卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄包括封面、索引目錄、文件目錄、備考表等。首先應(yīng)建立文件目錄，就是將卷內(nèi)所有文件材料進(jìn)行分類，并按規(guī)定順序組織建立文件目錄。建立目錄就首先要知道一個(gè)目錄條目的構(gòu)成形式。它是由文件總順序號(hào)、類別代字、類中文件序號(hào)、文件題名、單位、數(shù)量、密級(jí)、保管期限、載體形式、紙介質(zhì)盒（袋）號(hào)、電磁載體編號(hào)、電子文件名或文件夾名、文件字節(jié)數(shù)及備注等組成。

建立文件目錄一般先從紙質(zhì)目錄部分開始，然后才能建立相應(yīng)的電子文件目錄。這是因?yàn)殡娮游募夸浺c紙質(zhì)文件目錄在編號(hào)上取得一致，但有時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件并不是一一對(duì)應(yīng)的。

如果一個(gè)電子文件對(duì)應(yīng)多個(gè)紙質(zhì)文件，如分幅圖，如果它在紙質(zhì)文件中有4個(gè)實(shí)物，而在電子文件中是1個(gè)文件。在文件目錄中，紙質(zhì)文件按實(shí)際數(shù)量編號(hào)的，那么在文件目錄中，電子文件號(hào)就取所對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件的最小號(hào)（見附件二）。

如果分幅圖紙其紙質(zhì)文件目錄的編號(hào)是一幅4分圖編一個(gè)文件號(hào)，與電子文件一致就沒有矛盾了（見附件三）。

在建立文件目錄時(shí)，對(duì)于分幅圖件的處理有兩種方法。一是每個(gè)物理上獨(dú)立的圖件占一個(gè)文件號(hào)；二是整個(gè)圖幅占一個(gè)文件號(hào)。兩種方法的側(cè)重點(diǎn)不同。第一種方法是側(cè)重實(shí)物管理，使每一文件都有一個(gè)檔號(hào)（文件號(hào)），在實(shí)物管理中，文件數(shù)量清楚，在統(tǒng)計(jì)資料總件數(shù)時(shí)也比較方便；第二種方法是側(cè)重目錄服務(wù)，使文件目錄更加簡(jiǎn)潔、邏輯更為合理。第二種方法由于多張分幅圖件在紙質(zhì)資料中視為一個(gè)文件，所以具有相同的編號(hào)，這樣，在實(shí)物管理中容易產(chǎn)生問題。為了不產(chǎn)生問題，就要人為再增加一個(gè)記號(hào)，比如我們?cè)谖募⒂洉r(shí)，注記檔號(hào)后加一個(gè)1/4、2/4、3/4、4/4等。3．注記檔號(hào)在原始地質(zhì)資料中，每一份紙質(zhì)文件材料都要標(biāo)注檔號(hào)。書本式文件注記在文件右上角：圖件類文件注記在圖簽附近。注記檔號(hào)不能遮蓋任何有用信息，這與成果地質(zhì)資料的整理是一致的。原始地質(zhì)資料文件的檔號(hào)由案卷號(hào)、類別代號(hào)、件號(hào)三段組成。例：文件檔號(hào)為：“539Y0032”，其中，“539”為案卷號(hào)；“Y”為類別代號(hào)；“0032”為件號(hào)。此檔號(hào)表明該文件是539號(hào)檔案中采樣測(cè)試鑒定類的第32個(gè)文件。4．原始地質(zhì)資料進(jìn)行排架紙質(zhì)原始地質(zhì)資料的排架一般按大流水順序排架，這與我們的目錄管理必須是一致的。特殊材料或不宜折疊的大型圖件應(yīng)平放在特殊圖柜中。電磁介質(zhì)可以單獨(dú)編制電子文檔號(hào)，也可與紙質(zhì)資料使用同一案卷號(hào)，存放在防磁柜中。電子文檔號(hào)，有的單位采用大流水號(hào)，有的單位采用年流水號(hào)，有的單位則是沿用紙質(zhì)資料的案卷號(hào)。各種編號(hào)有各自的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，應(yīng)按照本單位的管理特點(diǎn)，選擇適合的編號(hào)方式。五、原始地質(zhì)資料文件的分類（一）分類概念辨析

類是一組具有共同性質(zhì)和特征的一些事物的組合。分類就是把具有共同特征的事物區(qū)分開來。分類并不是人類創(chuàng)造的，在自然界中，分類現(xiàn)象比比皆是。比如我們常說的“物以類聚，人以群分”，就是一種自然分類。再比如說不同海拔高度的植物的不同分布。這些都是自然分類的結(jié)果。人類只是把具體的物質(zhì)的分類現(xiàn)象擴(kuò)展到抽象的事物分類、信息分類概念中，并且創(chuàng)建了目錄體系。

分類的目的就是為了管理、學(xué)習(xí)研究、查尋檢索及統(tǒng)計(jì)的方便。比如人事管理，我們可以按年齡、性別、學(xué)歷、職稱等進(jìn)行分類管理。再如在學(xué)習(xí)上，我們往往會(huì)把某些具有相同概念的東西歸納一起，這樣更便于記憶與領(lǐng)會(huì)。分類目錄則是按一定的邏輯關(guān)系，將事物進(jìn)行分門別類，并確定每個(gè)事物各自的排列位置，滿足人們管理、檢索與統(tǒng)計(jì)的需要。

沒有分類目錄的分類是簡(jiǎn)單的分類，它不能滿足精確檢索的目的。比如自然界中的分類，僅僅是具有共同特性物質(zhì)的集合體，不便于個(gè)體的查找。還有一種是簡(jiǎn)單的人工分類，沒有目錄，適合于不精確查找。比如大型自選市場(chǎng)，就是將成千上萬種貨物分在不同區(qū)域，不同貨架。購(gòu)物人員只要根據(jù)購(gòu)物指引標(biāo)志，便可找到所需物品。這種分類管理方法可以滿足一般購(gòu)物者的購(gòu)物要求。因?yàn)橘?gòu)物者要購(gòu)買的物品并不一定是精確的。地質(zhì)檔案則不同，它的需求是比較精確的，所以必須建立文件目錄。（二）《規(guī)則》的分類《規(guī)則》分類邏輯依據(jù)地質(zhì)工作的不同工作階段進(jìn)行分類

1．成果底稿、底圖類（代字/代號(hào)：底/D）過去“底”字類有真正的手稿、底圖、手繪資料等?，F(xiàn)在是通過計(jì)算機(jī)打印形成文字報(bào)告和各種圖件，修改也是在計(jì)算機(jī)上完成的，沒有了中間環(huán)節(jié)，所以我們只能按照原始地質(zhì)資料管理的習(xí)慣，將現(xiàn)在的成果地質(zhì)資料放在“底”字類中。它包括成果報(bào)告正文、附圖、附表、附件、數(shù)據(jù)庫和軟件、審批文件等。

2．測(cè)繪資料類（代字/代號(hào)：測(cè)/C）地質(zhì)工作的開展，有時(shí)需要先測(cè)繪一些地形資料，這就形成了地質(zhì)測(cè)繪文件材料。主要包括測(cè)繪設(shè)計(jì)、觀測(cè)記錄（專指測(cè)繪工作中形成的各種觀測(cè)記錄資料）、計(jì)算資料、測(cè)繪成果、驗(yàn)收文據(jù)等。

3.野外地質(zhì)觀察類（代字/代號(hào)：觀/G）地質(zhì)測(cè)量工作完成后，地質(zhì)人員開始在野外進(jìn)行觀察與調(diào)查。形成了各種手工記錄或電子文件。包括野外地質(zhì)調(diào)查圖件、觀測(cè)記錄、照片及底片、工作總結(jié)（小結(jié)），相關(guān)質(zhì)量檢查記錄等。

4.勘探工程及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)類（代字/代號(hào)：探/T）野外觀察有某些信息后，有時(shí)就要上地質(zhì)工程，如鉆探、槽探、平垌等，這就形成了“探”字類文件材料。包括地質(zhì)工作中的鉆探（井）、坑探、槽探等地質(zhì)工程資料，各類野外試驗(yàn)資料，相關(guān)質(zhì)量檢查記錄等。

5.采樣測(cè)試鑒定類（代字/代號(hào)：樣/Y）在野外觀察及探礦工程中取得的各種標(biāo)本、樣品需要進(jìn)行鑒定，這就形成了“樣”字類文件材料。包括各類樣品的采樣記錄、采樣位置圖、測(cè)試成果及相應(yīng)的總結(jié)報(bào)告、質(zhì)量檢查記錄等。如重砂鑒定、薄片鑒定、化學(xué)分析數(shù)據(jù)等資料。6.試油、試采、采油類（代字/代號(hào)：試/S）這一類是主要為開展油氣地質(zhì)工作設(shè)計(jì)的，主要包括油氣勘探與開發(fā)過程中試油、試采、采油形成的各種資料。

7.儀器記錄及動(dòng)態(tài)資料類（代字/代號(hào)：錄/L）在地質(zhì)工作中，我們有時(shí)采用地質(zhì)工程進(jìn)行地質(zhì)勘查，有時(shí)采用物化探手段進(jìn)行地質(zhì)勘查，有時(shí)二者兼用。這一類中，主要是物化探工作中，水文地質(zhì)觀測(cè)中各種儀器記錄形成的資料。包括各種儀器記錄形成的原始數(shù)據(jù)、圖紙、照像圖紙和底片、磁盤（帶）等，各類地質(zhì)長(zhǎng)期監(jiān)（觀）測(cè)點(diǎn)的位置圖、觀測(cè)記錄、動(dòng)態(tài)曲線等材料，相關(guān)質(zhì)量檢查記錄。8.航遙影像類（代字/代號(hào)：像/X）包括遙感、航空攝影測(cè)量過程中所形成的照片或像片資料。

9.中間性綜合資料類（代字/代號(hào)：綜/Z）野外工作告一段落，野外所取得的數(shù)據(jù)要進(jìn)行階段處理。這一類主要是在室內(nèi)整理過程中所形成的文件材料。包括重要中間性成果及其圖（冊(cè)）、表、卡，相關(guān)質(zhì)量檢查記錄等，技術(shù)階段小結(jié)、總結(jié)、技術(shù)專報(bào)等。

10.技術(shù)管理文件類（代字/代號(hào)：文/W）主要是項(xiàng)目管理工作中形成的各種文件材料。包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)書、指示性文件、重要技術(shù)措施材料、質(zhì)量體系運(yùn)行的相關(guān)文件、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)材料等。

在《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的文件分類中，沒有設(shè)置“其它”類，我們必須把所有文件、信息依此分到所設(shè)置的10類中。需要指出的是，在文件目錄中，我們不以信息的載體形式進(jìn)行分類，只以信息內(nèi)容進(jìn)行分類。沒有設(shè)電子文檔類，這樣的分類在邏輯上是統(tǒng)一的。在信息檢索上，可根據(jù)統(tǒng)一的邏輯關(guān)系快捷地進(jìn)行相關(guān)資料的檢索。如果我們是把電子文件單分目錄，有許多文件信息紙質(zhì)也有，電子也有，勢(shì)必造成目錄過長(zhǎng)。并且不易看出哪些信息是有紙無電的，哪些信息是有電無紙的，哪些信息是有紙有電的。我們現(xiàn)在的目錄就很容易看出文件的載體形式。

科學(xué)合理分類是實(shí)現(xiàn)原始地質(zhì)資料管理、服務(wù)的核心。如不實(shí)行科學(xué)合理分類，我們將無法對(duì)繁雜的原始地質(zhì)資料進(jìn)行有效管理和快速檢索。當(dāng)前的原始地質(zhì)資料著錄規(guī)則、檢索標(biāo)引都是以科學(xué)分類為前提?？茖W(xué)合理的分類可以使資料管理機(jī)構(gòu)隨時(shí)為上級(jí)部門提供各類準(zhǔn)確數(shù)據(jù)；幫助閱者快速尋訪所需檔案資料信息。原始地質(zhì)資料分類是原始地質(zhì)資料管理工作中的重要環(huán)節(jié)。

在《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中，把原始地質(zhì)資料文件分為10類，一是考慮到原始地質(zhì)資料文件形成的規(guī)律；二是考慮到原始地質(zhì)資料的總數(shù)量及每類文件的數(shù)量，使之不至于過多或過少，便于信息資源的查找；三所設(shè)類別是完全概括原始地質(zhì)資料所包含的全部文件、信息內(nèi)容，使每一文件都可以歸入相應(yīng)的類別。理想的分類必定要遵循一個(gè)統(tǒng)一的分類邏輯，每一類要有明確的定義和范圍，各類之間必須是排他的。類別的選擇不能過粗或過細(xì)，控制每類材料的數(shù)量不至于過多或過少。所以我們?cè)诜诸愔胁荒芤詷O個(gè)別極特殊的特征進(jìn)行分類。這樣的分類沒有統(tǒng)計(jì)意義更沒有管理意義。所以必須依照檔案資料的形成規(guī)律及文件材料的內(nèi)容信息進(jìn)行科學(xué)的分類設(shè)計(jì)。六、原始地質(zhì)資料立卷歸檔中的幾個(gè)需要注意事項(xiàng)

（1）一個(gè)文件、信息按內(nèi)容只能分在某一類中。但由于文件、信息涉及的事項(xiàng)復(fù)雜，邏輯關(guān)系錯(cuò)綜，按內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)跨類現(xiàn)象。對(duì)跨類文件、信息的解決方法是：可以按照大多數(shù)閱者的習(xí)慣，遵照基本合理的原則，分到某一類中。（2）如果一個(gè)原始地質(zhì)資料文件，其內(nèi)容是跨類的，則應(yīng)根據(jù)該文件的主體內(nèi)容分入相應(yīng)類中。（3）一般說來，各種未被加工的原始的文件、信息應(yīng)按《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》歸于相應(yīng)類，而經(jīng)過后期加工，比如室內(nèi)加工后的文件材料，一般可歸于“底”字類或“綜”字類。

（4）野外記錄本盡量根據(jù)內(nèi)容編制簡(jiǎn)要題名。不能在文件目錄中寫野外記錄本多少本，這樣不便于信息資源的查找。

（5）文件載體單位及數(shù)量：根據(jù)需要可填文件的頁及頁數(shù)。比如文字報(bào)告等一些重要文件，它的頁數(shù)一般可反映該報(bào)告的工作詳細(xì)程度，這也是一種有用信息。

（6）分類觀點(diǎn)可以不同，但最好不保存相同的文件材料。比如，有的單位在“底”字類中保管有鉆孔柱狀圖，在“探”字類中又保管有相同的鉆孔柱狀圖，同一案卷重復(fù)保管相同文件勢(shì)必造成人力、物力的浪費(fèi)，這種方法是不可取的。

分類不是目的，如何有效地收集、管理好原始地質(zhì)資料中的每一份文件材料，如何提供更便捷的服務(wù)是我們的目的。我們要做的是將原始地質(zhì)資料所有文件材料收集齊全，并在目錄中充分反映其信息。分類不可能是極端精確的，每個(gè)人對(duì)類別的劃分有自己的理解。原始地質(zhì)資料文件的