外貿(mào)單證流程

1.客戶詢盤：一般在客戶下purchaseOrder之前，都會有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節(jié)上的了解。報價：業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，PerformaInvoice給客戶做正式報價。得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單purchaseOrder。下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。下達生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知通知工廠按時生產(chǎn)：6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。驗貨7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員)。商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。租船訂倉：如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知(INGORDER)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。.如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。.如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。安排拖柜：貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。獲得運輸文件：最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。.及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。準(zhǔn)備其他文件商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。.裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。.裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。交單：采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。單證員平時應(yīng)注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。單證審核是保障安全收匯的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，單證審核的重點是：檢查L/C規(guī)定的單證份數(shù)(比如多或者少，是否是全套等)；檢查附加條款對單證的特別要求(比如是否要求注明L/C號碼、合同號碼等)；檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。(比如是否需要認(rèn)證、出單人是否符合要求等)；單證之間的各類描述是否完全一致。(比如大小寫、計量單位等)；單證出具或提交的日期是否符合要求。(比如保單日期、FORMA出單期等)。出單中比較常見問題有：對于信用證溢短裝條款的誤解，造成單證金額、數(shù)量錯誤。一般地說，如果信用證對金額和數(shù)量溢短裝有明確規(guī)定要按照要求出具；如果信用證沒有明確規(guī)定，可以有5%溢短裝。這里要說的是，根據(jù)UCP500條款，如果計量單位是個、只等，則此項規(guī)定不實用。匯票的受票人名稱、地址打錯。這里要注意付款行、償付行的區(qū)別。發(fā)票中受益人名稱、地址等與信用證描述不一致。匯票、發(fā)票、保險單等之間幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定。發(fā)票上的貨物描述與信用證描述的不完全一致。要求認(rèn)證或證實單據(jù)的類型、出單人等不符合信用證要求。單單之間商品名稱、數(shù)量、計量單位、嘜頭描述、毛凈重等不一致。正本單據(jù)沒有顯示正本字樣或提交份數(shù)不足。提單、保險單缺少有關(guān)簽字或印章不按要求背書。提單中的卸貨港、目的地簽發(fā)錯誤以及存在不良批注等。單據(jù)匯總報價單(OfferSheet)，買賣合同(PurchaseContract,SalesContract)，信用證申請(L/CApplication)，信用證(L/CCable)，信用證修改(L/CAmendment)，提單(B/L)，(Invoice)，裝箱單(Packinglist); 租船協(xié)議(CharterParty)，派船電(VesselNomination)，裝船通知(ShippingAdvice)，交單議付(DocumentPresentation/Negotiation);產(chǎn)地證(OriginCertificate)，產(chǎn)品分析報告(AnalysisReport,ProductList)，重量證(WeightCertificate)，質(zhì)量證(QualityCertificate)，植檢證(PhytosanitaryCertificate)，熏蒸證(FumigationCertificate)，衛(wèi)檢證/健康證(Sanitory/HealthCertificate)，保險單(InsurancePolicy)，報關(guān)單， 成本核算臺帳(Budget)，匯票(Draft)，完稅證明，外匯預(yù)約(ExchangeForwardContract)，出口核銷，客戶資信報告(Creditreport)，許可證(ImportLicence,ExportLicence)，配額(ImportQuota，ExportQuota)。不可撤銷跟單信用證(公開議付)公開議付(UnrestrictedNegotiation)亦稱自由議付。凡公開議付信用證，一般來講在信用證的議付條款中須注明“公開議付”(FreeNegotiation)字樣。但有的信用證不載明此字樣，而載好邀請”(1灑也加2或“建議”(Order)公開議付條款。開證銀行開立的信用證是通過其承諾條款(UndertakingClause)或稱保證條款來表達其公開議付的功能。凡信用證中列有如下承諾條款的，皆為公開議付：1、 本銀行(開證銀行)向出票人、背書人及正當(dāng)持票人保證，凡依本信用證所列條款開具的匯票，于提交時承擔(dān)付款責(zé)任。We(IssuingBank)herebyengagewiththedrawers,endorsersandbona-fideholdersofdraft(s)drawnunderandincompliancewiththetermsofthecreditthatsuchdraft(s)shallbedulyhonouredonduepresentationanddeliveryofdocumentsasspecified.2、 凡依本信用證條款開具并提示匯票，本銀行保證對其出票人、背書人和正當(dāng)持票人于交單時承兌付款。Providedsuchdraftsaredrawnandpresentedinaccordancewiththetermsofthiscredit,weherebyengagewiththedrawers,endorsersandbona-fideholdersthatthesaiddraftsshallbedulyhonouredonpresentation.3、 本信用證項下簽發(fā)的匯票并符合信用證所列條款，則其出票人、背書人、及正當(dāng)持票人于19年—月—日以前向議付銀行提示議付，開證銀行保證于提交單據(jù)時付清票款。Weherebyagreewiththedrawers,endorsersandbona-fideholdersofdraftsdrawnunderandincompliancewiththetermsofthiscreditthatthesameshallbedulyhonouredonduepresentation,andnegotiatedattheNegotiatingBankonorbefore,1。4、 本銀行向出票人、背書人及正當(dāng)持票人表示同意，凡依本信用證所列條款開具的匯票，向本銀行提示時。到期即予以付清票款。Weherebyagreewiththedrawers,endorsersandbona-fideholdersofdraftsdrawnincompliancewiththetermsofthecreditthatsuchdraftsshallbedulyhonouredonpresentationandpaidatmaturity.邀請公開議付的條款系指開證銀行或付款銀行作出保證或承諾，凡匯票出票人、背書人或正當(dāng)持票人，持有按信用證所列條款而簽發(fā)匯票者，付款銀行屆時予以付款。此條款系付款銀行向持票人發(fā)出普遍的、公開的、自由議付的書面邀請。凡開具公開議付信用證的銀行，一般來講系信譽好，手續(xù)簡便，銀行費用較低的銀行。凡簽發(fā)公開議付匯票的受益人，必然收取外匯，采用公開議付方式，對出票人選擇議付銀行的自由度較大，而且收匯結(jié)算比較快速和方便。識別公開議付、限定議付和不許議付諸功能：凡在信用證中未注明有關(guān)公開議付(OpenNegotiation)或限定議付(RestrictedNegotiation)字樣者，皆視為付款取單的直接信用證(StraightCredit)，不允許任何銀行予以議付，此種信用證稱不許議付信用證。開證銀行根據(jù)什么規(guī)定，按信用證條款項下，由受益人簽發(fā)的匯票可以：公開議付，即歡迎任何銀行予以議付：限定議付，即只限定指名由某一銀行議付；不許議付，即不許任何銀行予以議付，只許由付款銀行付款取單。關(guān)于三種方式，取何種方式為宜，這取決于進口商資金周轉(zhuǎn)的實際情況、開證銀行的信譽及進出口商雙方經(jīng)談判而同意的議付方式而定。若開證銀行是信譽好，資金雄厚的名牌銀行，所開具的信用證為公開議付方式，則任何銀行都可議付，拓展銀行業(yè)務(wù)并可收取銀行費用。若開證銀行希望自己掌握審單，減少風(fēng)險，則指定其分理銀行、代理銀行經(jīng)辦并從嚴(yán)予以辦理，但開證銀行開具的信用證，一般來講，采取限定銀行議付方式。若進口商將欲支付的貨款，已存入出口商所在地的銀行（如通知銀行），則開證銀行開具的信用證一般來講，應(yīng)采用直接信用證項下，付款贖單的方式，以減少匯票及單據(jù)的周轉(zhuǎn)程序并可節(jié)約銀行費用。直接信用證的功能：本銀行向貴公司（受益人）表示同意，凡依本信用證條款規(guī)定所開具的匯票與單據(jù)，于到期提交付款銀行時應(yīng)予以付款。Weherebyagreewithyou（Beneficiary）thatalldraftsdrawnunderandinconformitywiththetermsofthiscreditwillbedulyhonouredonpresentationandondeliveryofdocumentsasspecifiedtotheDraweebank。本銀行保證，凡按本信用證開具的匯票，于到期時，將予以付款。Weherebyguaranteethatdraftsdrawnincompliancewiththetermsandconditionsofthiscreditshallbedulypaidatmaturity。凡開具的匯票完全符合本信用證規(guī)定的條款，一經(jīng)向付款銀行提示并提交本信用證所規(guī)定的有關(guān)單據(jù)，本銀行同意向貴方履行付款責(zé)任。WeherebyagreewithyouthatalldraftsdrawnunderandincompliancewiththetermsofthiscreditwillbedulyhonouredonduepresentationandondeliveryofdocumentsspecifiedtoDraweeBank。根據(jù)本信用證開具的匯票和單據(jù)，完全符合本信用證條款并及時提交，本銀行保證向貴方履行付款責(zé)任。Weherebyengagewithyouthatdraftsandalldocumentsdrawnunderandinstrictconformitywiththetermsofthiscreditwillbehonouredonduepresentation。直接信用證通常規(guī)定受益人所在地的通知銀行兼付款銀行，而且付款銀行直接付款的對象僅限受益人，此乃直接信用證的特征。直接信用證項下的由通知銀行兼付款銀行或另外指定銀行對匯票予以付款，而付款銀行一經(jīng)付款，則無權(quán)追索。在國際貿(mào)易的實務(wù)中于何種情況和條件下，采用限定議付、公開議付或直接付款，應(yīng)視貿(mào)易方式而定。有種力量叫一一放大目標(biāo)