第2章系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)檔案設(shè)置

第2章系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)檔案設(shè)置第2章系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)檔案設(shè)置2.1系統(tǒng)管理2.2設(shè)置基礎(chǔ)信息2.1系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理應(yīng)用模式下，系統(tǒng)為各個(gè)功能模塊運(yùn)行提供的一個(gè)公共管理平臺(tái)。系統(tǒng)管理的主要功能如下：統(tǒng)一管理賬套，如：賬套的建立、修改、引入、輸出和備份等。統(tǒng)一管理操作員功能權(quán)限，設(shè)立統(tǒng)一安全機(jī)制。統(tǒng)一管理年度帳，包括：年度賬的建立、引入、輸出、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)和清空年度數(shù)據(jù)功能。2.1.1啟動(dòng)系統(tǒng)管理鑒于系統(tǒng)管理各功能模塊在整個(gè)用友T3軟件應(yīng)用中的地位和重要性，因此，對(duì)各功能模塊的使用，系統(tǒng)予以嚴(yán)格控制。用友T3系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理，一是以系統(tǒng)管理員身份，二是以賬套主管身份。系統(tǒng)管理員和賬套主管各自所擁有的權(quán)限不同系統(tǒng)管理員和賬套主管權(quán)限區(qū)別

系統(tǒng)管理員賬套主管操作員及其權(quán)限設(shè)置賬套主管，增加或注銷(xiāo)操作員，修改操作員權(quán)限改變操作員權(quán)限賬套建立、引入和輸出賬套，不能修改賬套信息擁有所管轄賬套的所有模塊操作權(quán)限年度賬無(wú)清空、引入和輸出年度賬第一次進(jìn)入系統(tǒng)管理，因?yàn)榇藭r(shí)系統(tǒng)內(nèi)未有任何賬套數(shù)據(jù)，只能使用系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入。以后建立賬套數(shù)據(jù)后，可以用賬套主管身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。2.1.2設(shè)置操作員操作員是指有權(quán)登錄并使用用友T3進(jìn)行操作的人員。用友系統(tǒng)每次登錄都要對(duì)操作員身份進(jìn)行合法性檢查，只有合法的用戶才能登錄系統(tǒng)。操作員設(shè)置包括操作員的增加、修改和刪除。2.1.3創(chuàng)建賬套在使用用友T3之前首先需要?jiǎng)?chuàng)建賬套，其本質(zhì)就是為每個(gè)獨(dú)立核算單位準(zhǔn)備一套數(shù)據(jù)庫(kù)文件以便記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種數(shù)據(jù)。建立賬套之后才可啟用各個(gè)功能模塊，進(jìn)行該賬套相關(guān)業(yè)務(wù)處理。2.1.4修改賬套在系統(tǒng)管理中，可以以該賬套賬套主管的身份登錄賬套，對(duì)已經(jīng)存在的賬套信息就行修改2.1.5賬套的備份與導(dǎo)入賬套備份，是指為防止因外界原因（如操作錯(cuò)誤、病毒、火災(zāi)和盜竊等）使軟件失效，將企業(yè)相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份保存到不同介質(zhì)的防護(hù)措施，備份數(shù)據(jù)可使企業(yè)的損失降到最小。2.1.6設(shè)置操作員權(quán)限根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的要求，不同人員有不同的分工與職責(zé)，在不同的崗位上發(fā)揮不同作用。操作員的權(quán)限設(shè)置功能十分重要，使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)電算化崗位劃分及會(huì)計(jì)電算化制度的要求進(jìn)行設(shè)置，遵守各操作員間的相互牽制原則，防止計(jì)算機(jī)舞弊的可能行。2.1.7賬務(wù)的處理流程賬套建立只是賬務(wù)處理的首要步驟，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部管理所需的會(huì)計(jì)信息，還是企業(yè)外部有關(guān)決策者所需的會(huì)計(jì)信息，都必須經(jīng)過(guò)一系列賬務(wù)處理流程對(duì)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行加工處理后才能取得。登錄賬務(wù)處理系統(tǒng)建立賬套初始化設(shè)置會(huì)計(jì)科目期初余額輸入并進(jìn)行試算平衡檢驗(yàn)錄入憑證審核憑證記賬處理（自動(dòng)產(chǎn)生日記賬、總賬、明細(xì)賬等賬簿）期末核算處理期末結(jié)賬處理會(huì)計(jì)報(bào)表處理2.2設(shè)置基礎(chǔ)信息在用友T3系統(tǒng)中，每一個(gè)賬套都是由若干子系統(tǒng)構(gòu)成的，所有子系統(tǒng)共用基礎(chǔ)信息，因此在啟用新賬套之后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，事先設(shè)置基礎(chǔ)信息。2.2.1設(shè)置部門(mén)檔案一般來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的所有模塊均需要使用部門(mén)檔案信息。總賬總可以按照部門(mén)來(lái)考核收入和費(fèi)用；工資管理系統(tǒng)按部門(mén)管理發(fā)放和管理職工工資；固定資產(chǎn)系統(tǒng)按部門(mén)管理各項(xiàng)固定資產(chǎn)并計(jì)提折舊費(fèi)用；應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)按部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)記錄，提供按部門(mén)進(jìn)行考核的依據(jù)。部門(mén)是指某使用單位下轄的具有分別進(jìn)行財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元，不一定與企業(yè)實(shí)際的職能部門(mén)相對(duì)應(yīng)。部門(mén)檔案用于設(shè)置部門(mén)相關(guān)信息，包括部門(mén)編碼、名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人和部門(mén)屬性等。2.2.2設(shè)置職員檔案職員檔案用于設(shè)置職員相關(guān)信息，包括職員編碼、職員名稱(chēng)、所屬部門(mén)、職員屬性等。這里的職員指的是企業(yè)的各個(gè)職能部門(mén)中參與企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、且需要對(duì)其進(jìn)行核算和業(yè)績(jī)考核的人員。設(shè)置職員檔案之前，必須先設(shè)置部門(mén)檔案。2.2.3設(shè)置分類(lèi)體系在【用友T3會(huì)計(jì)信息化軟件】中，用戶可按照客戶、供應(yīng)商、地區(qū)和存貨的某種屬性或某種特征，將其信息進(jìn)行分類(lèi)管理，設(shè)置分類(lèi)體系的目的，在于可以通過(guò)分類(lèi)更加準(zhǔn)確而詳細(xì)的記錄企業(yè)的各種信息，以便對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析。1.客戶分類(lèi)為方便企業(yè)對(duì)客戶進(jìn)行分類(lèi)管理，可將客戶按行業(yè)、地區(qū)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。如果建賬時(shí)未勾選“客戶是否分類(lèi)”，則不能使用此功能。（1）進(jìn)入【客戶分類(lèi)】操作界面在【用友T3會(huì)計(jì)信息化軟件】窗口中，單擊【基礎(chǔ)設(shè)置】，在下拉菜單中單擊【往來(lái)單位】下的【客戶分類(lèi)】。2.供應(yīng)商分類(lèi)為方便企業(yè)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，企業(yè)可按照供應(yīng)商所屬行業(yè)、地區(qū)等進(jìn)行劃分，建立供應(yīng)商分類(lèi)體系。3.地區(qū)分類(lèi)地區(qū)分類(lèi)，是指企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要按照省、市、縣進(jìn)行分類(lèi)，建立地區(qū)分類(lèi)可以有效的管理客戶、供應(yīng)商，便于收集、提取與分析各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在用友T3軟件中，采購(gòu)、銷(xiāo)售以及庫(kù)存管理等模塊中都要使用地區(qū)分類(lèi)。4.存貨分類(lèi)對(duì)存貨進(jìn)行分類(lèi)管理，企業(yè)既可以按照存貨在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的狀態(tài)分類(lèi)為商品、產(chǎn)成品、在成品以及各種材料、包裝物、低值易耗品等，也可按照存貨所屬部門(mén)、存放地點(diǎn)不同等情況進(jìn)行分類(lèi)。存貨分類(lèi)最多可分為8級(jí)，編碼長(zhǎng)度最長(zhǎng)為30位。如果建賬時(shí)未勾選“存貨分類(lèi)”，則不能使用本功能。2.2.4設(shè)置付款條件付款條件也叫現(xiàn)金折扣，是指企業(yè)為了鼓勵(lì)客戶盡快償還貸款而允諾在一定期限內(nèi)給其的折扣優(yōu)惠。如付款條件為“3/10，2/20，n/30”表示客戶在10天內(nèi)償還貨款，可得到3%的折扣，即只付97%的貨款；在20天內(nèi)償還貨款，可得到2%的折扣，即只付98%的貨款；在30天內(nèi)償還貨款，則需按照全額支付貨款。付款條件一旦引用，則不能刪除和修改。2.2.5設(shè)置客戶和供應(yīng)商檔案客戶/供應(yīng)商檔案主要用于設(shè)置往來(lái)客戶/供應(yīng)商的檔案信息，便于對(duì)客戶/供應(yīng)商及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。如果在建立賬套時(shí)選擇了需要進(jìn)行客戶/供應(yīng)商分類(lèi)，則必須先設(shè)置客戶/供應(yīng)商分類(lèi)后再設(shè)置客戶/供應(yīng)商檔案?？蛻?供應(yīng)商基礎(chǔ)信息一般用于總賬、應(yīng)收/應(yīng)付及購(gòu)銷(xiāo)存功能模塊中。2.2.7設(shè)置存貨檔案設(shè)置存貨檔案，目的在于方便企業(yè)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的存貨數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。存貨檔案包括存貨的基本信息、成本和控制等內(nèi)容。下面，我們首先來(lái)詳細(xì)了解存貨檔案基本信息設(shè)置的具體內(nèi)容。存貨檔案的基本信息主要包括存貨名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位和存貨屬性等內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)根據(jù)各存貨的具體內(nèi)容填寫(xiě)基本信息。2.2.8設(shè)置結(jié)算方式任何單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中都有銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，這類(lèi)業(yè)務(wù)需要經(jīng)常與銀行對(duì)賬。為了便于對(duì)有關(guān)票據(jù)進(jìn)行管理和提高銀行自動(dòng)對(duì)賬的效率，用友T3財(cái)務(wù)軟件設(shè)有結(jié)算方式設(shè)置功能。結(jié)算方式與財(cái)務(wù)結(jié)算方式一致，有現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等方式，結(jié)算方式一旦被引用，便不能修改和刪除。用友T3財(cái)務(wù)軟件中，結(jié)算方式最多可以分為兩級(jí)。2.2.9設(shè)置外幣及匯率在發(fā)生外幣業(yè)務(wù)時(shí)需要折算成本位幣（人民幣）記賬，因此需要輸入對(duì)應(yīng)外幣的匯率，外幣及匯率設(shè)置通常需要設(shè)置外幣幣名、固定匯率和浮動(dòng)匯率等，以便于輸入涉及外幣的憑證時(shí)，將外幣金額折算成人民幣記賬。該項(xiàng)設(shè)置與企業(yè)使用的調(diào)整外匯損益的方法有關(guān)，對(duì)于采用月末一次調(diào)匯的企業(yè)每月月初在固定匯率項(xiàng)輸入期初匯率，在月末計(jì)算匯兌損益時(shí)錄入期末匯率；對(duì)于采用逐日調(diào)匯的企業(yè)則每天在變動(dòng)匯率項(xiàng)輸入當(dāng)天匯率。2.2.10設(shè)置銀行賬戶用友T3財(cái)務(wù)軟件支持企業(yè)具有多個(gè)開(kāi)戶行與賬號(hào)，開(kāi)戶行一旦被引用，則不能修改或刪除。2.2.11設(shè)置會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目設(shè)置，是指用戶使用用友T3系統(tǒng)時(shí)根據(jù)本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)管理的需要及特點(diǎn)，在遵循系統(tǒng)要求的基礎(chǔ)上設(shè)置本單位的會(huì)計(jì)科目體系。會(huì)計(jì)科目不僅是計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的依據(jù)，而且是通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與具體單位的具體業(yè)務(wù)相聯(lián)系的紐帶。因此科目設(shè)置的好壞對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用至關(guān)重要。設(shè)置會(huì)計(jì)科目應(yīng)由具有建賬權(quán)限的操作人員進(jìn)行，設(shè)置時(shí)必須從一級(jí)科目開(kāi)始逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目。一級(jí)科目設(shè)置必須符合會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，明細(xì)科目可以根據(jù)核算單位核算、管理及報(bào)表要求進(jìn)行設(shè)置。1.會(huì)計(jì)科目設(shè)置的基本原則在設(shè)置會(huì)計(jì)科目的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)遵循如下的基本原則：會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須符合會(huì)計(jì)制度的要求會(huì)計(jì)科目設(shè)置必須符合本單位經(jīng)濟(jì)管理的要求會(huì)計(jì)科目設(shè)置必須內(nèi)容明確、講求實(shí)用、繁簡(jiǎn)適宜及簡(jiǎn)單明了會(huì)計(jì)科目設(shè)置必須保持相對(duì)穩(wěn)定2.會(huì)計(jì)科目的設(shè)置在創(chuàng)建賬套時(shí)，如果我們勾選【按行業(yè)預(yù)設(shè)科目】，系統(tǒng)會(huì)按照新建賬套行業(yè)類(lèi)型預(yù)設(shè)一級(jí)會(huì)計(jì)科目，這樣就減少了大量會(huì)計(jì)科目的輸入工作。如果企業(yè)自己建立科目表，就必須逐項(xiàng)輸入科目，不僅工作量大，而且還要保證科目編碼的設(shè)置與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相一致。但是用戶還要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行調(diào)整。2.2.12指定出納會(huì)計(jì)科目指定出納會(huì)計(jì)科目，是指指定供出納管理使用的現(xiàn)金、銀行存款科目，在查詢現(xiàn)金或銀行存款日記賬之前，必須指定現(xiàn)金或銀行存款總賬科目。只有科目性質(zhì)為“借方”的科目方可被指定為現(xiàn)金科目或銀行科目。2.2.13設(shè)置憑證類(lèi)別設(shè)置憑證類(lèi)別，是指通過(guò)對(duì)記賬憑證的分類(lèi)編制，以便于財(cái)務(wù)部門(mén)管理和登記賬簿。本章小結(jié)系統(tǒng)管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一