檔案服務(wù)項(xiàng)目需求書(shū)

檔案整理服務(wù)項(xiàng)目需求書(shū)一、建設(shè)目標(biāo)（一）提高檔案查詢辦公效率按照國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理相關(guān)文件規(guī)定，通過(guò)對(duì)綜合文書(shū)檔案室現(xiàn)存文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，逐步改變傳統(tǒng)的檔案查找方式，讓查找檔案資料實(shí)時(shí)化、高效化，提高工作效率。（二）檔案整理規(guī)范化2021年度的工作目標(biāo)是：1.對(duì)實(shí)體檔案文件編號(hào)、分類，按標(biāo)準(zhǔn)分盒整理，入柜存放，制作電子化檢索目錄，達(dá)到實(shí)物編號(hào)與電腦編號(hào)一致，方便了查詢與檢索；2.將50%以上檔案文件掃描，為下步建立檔案管理電子化系統(tǒng)（另購(gòu)）打下基礎(chǔ)，能最終實(shí)現(xiàn)將醫(yī)院所有檔案文件數(shù)字化掃描儲(chǔ)存到系統(tǒng)中。二、醫(yī)院檔案室現(xiàn)狀醫(yī)院檔案室設(shè)在東莞市麻涌鎮(zhèn)泗安圍本院泗安院區(qū)的綜合樓南座三樓，主要存放文書(shū)檔案、圖書(shū)檔案、工程項(xiàng)目檔案、獎(jiǎng)品獎(jiǎng)狀檔案等。目前檔案室有兼職管理人1名，有檔案柜，檔案資料初步分類存放，檔案數(shù)據(jù)還未入電腦，查找檔案需人工實(shí)物查找，耗時(shí)、費(fèi)力且不容易找到。三、項(xiàng)目實(shí)施要求.檔案交接：項(xiàng)目整理單位與醫(yī)院辦公室共同清點(diǎn)卷數(shù)，核實(shí)出庫(kù)紙質(zhì)檔案原件的案卷編號(hào)，對(duì)卷內(nèi)狀況予以查驗(yàn)，并詳細(xì)填寫(xiě)檔案原件出入庫(kù)記錄，雙方簽名并記錄出庫(kù)時(shí)間。檔案資料要分批交接，對(duì)記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁(yè)碼混亂等，要雙方簽字確認(rèn)。.檔案整理：項(xiàng)目整理單位要對(duì)原紙質(zhì)檔案整理，缺少的要補(bǔ)充、缺損的要裱糊完整，形成正式檔案資料后，要編號(hào)，具備掃描條件的同時(shí)掃描，再裝訂入盒，入柜存放。.檔案編碼：以卷為最小文件夾單位，每卷按頁(yè)編頁(yè)碼。頁(yè)碼寫(xiě)于每頁(yè)文件的正面的右上角，反面的左上角，不寫(xiě)在檔案內(nèi)容上面。確保頁(yè)碼位置統(tǒng)一、整齊。.信息雙重著錄：檔案信息著錄是關(guān)于今后檔案利用的效率。題名信息著錄要確保正確。.信息檢索：制作電子化檢索目錄，提供人工檢測(cè)方式：對(duì)著錄的信息進(jìn)行檢查，包括查看案卷號(hào)、件號(hào)、年度及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)字段進(jìn)行檢查。.檔案裝訂：案卷編碼、分類、掃描后，完成質(zhì)檢確保沒(méi)有質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，進(jìn)行案卷的裝訂。裝訂時(shí)，確保紙張頁(yè)碼順序無(wú)誤,沒(méi)有缺頁(yè)現(xiàn)象，沒(méi)有紙張顛倒現(xiàn)象，將新打印的卷內(nèi)目錄放前面,原舊的卷內(nèi)目錄放最后，按順序裝訂成冊(cè)。.檔案上架入庫(kù)：逐卷、逐份驗(yàn)收和檢查檔案是否缺檔并詳細(xì)登記在借還卷記錄里并登記責(zé)任人，并在檔案室相關(guān)人員的配合下歸還檔案。四、文書(shū)檔案整理服務(wù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容包括（見(jiàn)附表）：L綜合文書(shū)檔案室：對(duì)自1970年至今的文書(shū)檔案和基建資料規(guī)范化整理，對(duì)實(shí)體檔案文件編號(hào)、分類，按標(biāo)準(zhǔn)分盒整理，入柜存放，制作電子化檢索目錄，達(dá)到實(shí)物編號(hào)與電腦編號(hào)一致,方便了查詢與檢索。

2.人事檔案室：（1）對(duì)完成的檔案進(jìn)行進(jìn)行材料完備性審核；（2）對(duì)采購(gòu)方原有及補(bǔ)回的散件材料進(jìn)行檔案分類、排序、編碼、目錄更新、打印目錄、裝訂入盒、上架；（3）對(duì)檔案記載的“三齡兩歷一身份”等重要信息進(jìn)行審核，并著錄至審檔系統(tǒng)中，出具《干部任免審批表》初稿、《審檔情況登記表》和《匯總表》。檔案整理數(shù)字化項(xiàng)目具體內(nèi)容表

序號(hào)名稱內(nèi)容單位數(shù)量（估計(jì)）單位（元）小計(jì)（元）1文書(shū)檔案對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類、排序、拆裝訂、蓋章、編號(hào)、數(shù)頁(yè)、錄入、裝盒等程序盒4002工程項(xiàng)目檔案對(duì)工程項(xiàng)目、業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行技術(shù)分類，項(xiàng)目設(shè)置檔號(hào)、蓋章、打頁(yè)碼、拆頁(yè)號(hào)、拆裝訂、編號(hào)、裝訂、錄入、裝盒等程序盒6003病歷檔案對(duì)病歷進(jìn)行技術(shù)分類，項(xiàng)目設(shè)置檔號(hào)、蓋章、打頁(yè)碼、拆頁(yè)號(hào)、拆裝訂、編號(hào)、裝訂、錄入、裝盒等程序盒2004檔案掃描掃描、糾錯(cuò)、校正、上傳到檔案管理專用計(jì)算機(jī)頁(yè)2400005聲像（照片）實(shí)物檔案、光盤檔案、照片檔案根據(jù)檔案整理要求按先后時(shí)間排列整理歸檔冊(cè)206實(shí)物檔案檔案整理要求按先后時(shí)間排列整理歸檔件807培訓(xùn)檔案管理人員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：文書(shū)檔案、工程項(xiàng)目檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、合同檔案等次18檔案用品檔案盒、不銹鋼釘、檔案專用膠水、牛皮紙等一批，必要時(shí)自備掃描專用儀器批19人事檔案1、對(duì)完成的檔案進(jìn)行材料完備性審核。2、對(duì)采購(gòu)方原有及補(bǔ)回的散件材料進(jìn)行檔案分類、排序、編碼、目錄更新、打印目錄、裝訂入盒、上架。3、對(duì)檔案記載的“三齡兩歷一身份”等重要信息進(jìn)行審核，并著錄至審檔系統(tǒng)中，出具《干部任免審批表》初稿、《審檔情況登記表》和《匯總表》。卷48五、售后服務(wù)要求（一）在本年度合同約定范圍的全部檔案整理完畢，經(jīng)驗(yàn)收合格移交之日起1年內(nèi)，對(duì)文書(shū)檔