企業(yè)合同管理講座

企業(yè)合同管理講座一、企業(yè)合同管理的根本概念1、合同概念：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2、合同管理概念：大體而言，是指在企業(yè)洽談、簽訂、履行合同的過程中，各部門根據(jù)相關(guān)內(nèi)部管理制度的規(guī)定，嚴(yán)格按照既定程序履行相應(yīng)的職權(quán)，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)的管理行為。3、目的：防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)化解合同爭議。第二頁，共54頁。4、保障措施：〔1〕機(jī)構(gòu)與人員設(shè)置〔專職機(jī)構(gòu)、專職人員〕〔2〕相關(guān)制度建立〔職權(quán)劃分、流程管理、監(jiān)控機(jī)制、糾錯(cuò)機(jī)制、責(zé)任機(jī)制〕〔3〕管理工具〔軟件〕：恒潤基、東山、風(fēng)語者、Emptoris沐雷、財(cái)易、智邦、edoc2〔軟件功能：合同登記、合同模版、合同擬定與審批、合同原件的掃描與存檔、合同引用文檔管理、合同借閱、合同變更、合同付款提醒、合同查詢、合同分析〕第三頁，共54頁。企業(yè)的經(jīng)營，離不開合同。就油脂公司而言，我們接觸到的合同就包括多種類型：原料買賣、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、檢驗(yàn)；進(jìn)出口代理、報(bào)關(guān)報(bào)檢代理、招投標(biāo)代理；資產(chǎn)并購、投資合作；工程建立、設(shè)備采購；水電熱力供給、電信效勞；房屋買賣、租賃；土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓；專業(yè)效勞，如審計(jì)評(píng)估、法律效勞。上述合同都可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)。合同管理的目的，是盡量躲避因合同產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)。第四頁，共54頁。二、企業(yè)合同管理制度的主要內(nèi)容1、合同的歸口管理制度；2、交易對(duì)方資信調(diào)查；3、合同洽談、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、保存；4、法人受權(quán)委托方法；5、合同檔案管理；6、合同專用章管理；7、合同履行過程監(jiān)控；8、合同糾紛處理機(jī)制；第五頁，共54頁。9、合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查方法；10、合同管理人員培訓(xùn)制度等。

企業(yè)通過建立一整套標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的合同管理制度，同時(shí)，落實(shí)各項(xiàng)制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。第六頁，共54頁。三、企業(yè)合同管理的主要環(huán)節(jié)

根據(jù)合同的訂立、履行、完畢的時(shí)間順序來分，企業(yè)合同管理分為：事前防范、事中控制、事后應(yīng)對(duì)三個(gè)階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對(duì)處理為輔的企業(yè)合同管理方式。第七頁，共54頁。第二部分綜合管理制度第八頁，共54頁。一、合同歸口管理1、業(yè)務(wù)部門：提出需求、洽談交易〔公司指導(dǎo)/法務(wù)/財(cái)務(wù)〕、草擬合同〔法務(wù)〕、履行合同〔財(cái)務(wù)〕2、法務(wù)部門：前期法律調(diào)查、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、協(xié)助會(huì)談、審核修改合同、全程跟蹤履行3、財(cái)務(wù)部門：前期財(cái)務(wù)調(diào)查、財(cái)務(wù)監(jiān)控4、審計(jì)部門：跟蹤審計(jì)5、綜合部門：合同用章管理6、檔案室：合同檔案管理第九頁，共54頁。7、公司指導(dǎo)：合同審批、重大事項(xiàng)決策、各部門協(xié)作二、合同審批、會(huì)簽與登記制度1、審批流程：經(jīng)辦人－業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人－法務(wù)－財(cái)務(wù)－分管指導(dǎo)－主管指導(dǎo)2、審批權(quán)限：按合同金額劃分〔須考慮公司章程關(guān)于董事會(huì)、總經(jīng)理職權(quán)的規(guī)定〕3、會(huì)簽制度：合同審批表，各部門與公司指導(dǎo)會(huì)簽后辦理合同簽字蓋章手續(xù)第十頁，共54頁。三、合同用章管理1、用章范圍：公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章的使用范圍與管理制度〔合同一般使用合同專用章；協(xié)議履行過程中發(fā)函一般使用公章；涉及財(cái)務(wù)的問題一般使用財(cái)務(wù)專用章〕。2、用章流程：經(jīng)辦人申請-部門負(fù)責(zé)人審核-其他相關(guān)部門審核-公司指導(dǎo)批準(zhǔn)3、印鑒管理：日常、攜帶外出、交接4、用章登記：根據(jù)用章申請單的內(nèi)容登記用章情況，經(jīng)辦人簽字確認(rèn)第十一頁，共54頁。四、合同檔案管理1、合同檔案范圍〔1〕前期調(diào)查資料：普通商務(wù)調(diào)查結(jié)果；法律盡職調(diào)查報(bào)告；財(cái)務(wù)盡職調(diào)查報(bào)告?！?〕合同會(huì)簽、審批表單?！?〕合同文本〔備忘錄、意向書、補(bǔ)充協(xié)議、附件〕?！?〕履行憑證〔財(cái)務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證、驗(yàn)收文件等〕〔原件、復(fù)印件、電子版〕〔5〕過程文件〔往來函件，紙質(zhì)函件、件、電子郵件、錄音〕第十二頁，共54頁。2、合同檔案管理〔1〕歸檔、入卷、借閱與交接程序；〔2〕原件的統(tǒng)一保管；〔3〕復(fù)印件的擴(kuò)散范圍；〔4〕電子文檔的制作、存儲(chǔ)、備案與受權(quán)〔讀取、寫入、刪除〕。第十三頁，共54頁。五、合同管理考核制度1、部門考核2、人員考核3、工程考核4、獎(jiǎng)懲制度、重大責(zé)任追究制度第十四頁，共54頁。第三部分個(gè)案管理措施第十五頁，共54頁。一、前期調(diào)查1、對(duì)交易對(duì)象的調(diào)查〔1〕主體資格：主體身份；特殊資質(zhì)；簽約受權(quán)；內(nèi)部決策〔2〕資信狀況：注冊資本；財(cái)務(wù)報(bào)告；商業(yè)信譽(yù)〔3〕履約才能：消費(fèi)才能；技術(shù)程度；產(chǎn)品質(zhì)量第十六頁，共54頁。2、對(duì)交易標(biāo)的的調(diào)查〔1〕調(diào)查目的：擬購置或租賃的不動(dòng)產(chǎn)、股權(quán)、成套設(shè)備，擬投資的企業(yè)，等等?！?〕主管部門登記的所有權(quán)、使用權(quán)、股權(quán)的權(quán)屬、有無抵押或質(zhì)押等他項(xiàng)權(quán)利，是否被司法查封或凍結(jié)；〔3〕權(quán)利憑證是否完備，包括權(quán)屬證書、購置合同、付款憑證與發(fā)票等是否齊全；〔4〕其他需要調(diào)查的事項(xiàng)。第十七頁，共54頁。3、調(diào)查的方式：普通商務(wù)調(diào)查〔銀行、行業(yè)協(xié)會(huì)、主要供給商、主要客戶〕、法律盡職調(diào)查〔現(xiàn)場觀察；有關(guān)部門核實(shí)、稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商登記、被執(zhí)行人信息〕；財(cái)務(wù)盡職調(diào)查第十八頁，共54頁。二、合同會(huì)談1、負(fù)責(zé)部門：業(yè)務(wù)部門〔主管指導(dǎo)〕，法務(wù)部門協(xié)助2、前期準(zhǔn)備：〔1〕搜集會(huì)談對(duì)手資料，充分熟悉會(huì)談對(duì)手情況；〔2〕研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)慣例；第十九頁，共54頁。〔3〕根據(jù)交易內(nèi)容制訂會(huì)談方案，就主要條款獲得內(nèi)部受權(quán)〔標(biāo)的；質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)格范圍；履約擔(dān)保；履約期限與方式；違約責(zé)任；合同變更與解除；爭議解決方式〕；對(duì)于影響重大、技術(shù)要求高、法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與制訂會(huì)談方案；〔4〕加強(qiáng)保密工作，防止泄露我方會(huì)談意圖；第二十頁，共54頁。3、會(huì)談進(jìn)程：〔1〕業(yè)務(wù)部門全程負(fù)責(zé)；〔2〕主管指導(dǎo)全程把關(guān)；〔3〕技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律專業(yè)人士必要時(shí)協(xié)助；〔4〕重要事項(xiàng)集體研究決策。第二十一頁，共54頁。三、合同文本擬定1、爭取由我方起草2、業(yè)務(wù)部門根據(jù)會(huì)談情況草擬3、重點(diǎn)把握以下方面：〔1〕交易方案〔形式、流程〕〔2〕交易內(nèi)容〔標(biāo)的、金額〕〔3〕操作細(xì)節(jié)〔4〕質(zhì)量、技術(shù)要求〔標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、異議期〕〔5〕我方的特殊要求第二十二頁，共54頁。4、對(duì)于常用合同，制訂示范文本，根據(jù)示范文本修改、補(bǔ)充四、合同審核1、法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核第二十三頁，共54頁。2、審核主要涉及以下方面：〔1〕合同主體是否明確、適格；〔2〕合同內(nèi)容是否合法〔法律、法規(guī)、規(guī)章、政策〕；〔3〕合同內(nèi)容是否完備，是否考慮到履行過程中可能出現(xiàn)的各種情形；〔4〕合同權(quán)利義務(wù)是否合理，主要對(duì)我方是否存在不合理的風(fēng)險(xiǎn)；〔5〕合同表述是否準(zhǔn)確、清楚、嚴(yán)謹(jǐn)〔關(guān)于“還欠款〞一萬元的事例〕。第二十四頁，共54頁。3、合同內(nèi)容的審核要點(diǎn)：〔1〕標(biāo)的：明確無歧義；編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一〔2〕首部：主體及其信息；〔3〕鑒于部分：概括由來，尤其是補(bǔ)充協(xié)議、擔(dān)保合同，與關(guān)聯(lián)文件照應(yīng)；〔4〕履約方式、期限明確；〔5〕履約擔(dān)保的設(shè)置；〔6〕通知與送達(dá)方式；第二十五頁，共54頁?！?〕采用格式合同〔合同范本〕時(shí)，對(duì)空白條款的處理；〔8〕合同生效條件〔約定條件，法定條件〕；〔9〕違約責(zé)任明確、合法〔預(yù)期違約、直接損失、間接損失、預(yù)見范圍、維權(quán)支出〕；〔10〕爭議解決條款〔訴訟、仲裁，涉外合同準(zhǔn)據(jù)法的選擇〕；〔11〕簽約地點(diǎn)、簽署時(shí)間；〔12〕合同附件完備〔關(guān)結(jié)合同、資產(chǎn)清單、權(quán)利憑證、資產(chǎn)負(fù)債表〕。4、就審核修改后的合同文本，繼續(xù)與對(duì)方協(xié)商。第二十六頁，共54頁。六、合同簽署1、簽署方式〔書面；〕2、使用文本〔我方最后審核的文本〕3、簽署先后〔當(dāng)場同時(shí)簽署之外，對(duì)簽約地點(diǎn)和時(shí)間的影響，防止對(duì)方擅自修改〕4、簽署流程〔經(jīng)辦人持經(jīng)審核的文本、會(huì)簽單，申請簽字蓋章〕5、本卷須知：〔1〕印鑒——公章或合同專用章；〔2〕對(duì)方法定代表人簽名的重要性；最近聽說有使用褪色筆簽名寫借條的，防不勝防；第二十七頁，共54頁。五、合同審批1、會(huì)簽制度〔經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、法務(wù)、審計(jì)、分管指導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長〕；2、審批過程中發(fā)現(xiàn)問題的，繼續(xù)與對(duì)方協(xié)商定稿；3、審批文件的歸檔保管。第二十八頁，共54頁?！?〕受權(quán)代表簽名的，要有受權(quán)委托書；〔4〕合同附件也要蓋章；〔5〕多頁合同加蓋騎縫章，蓋完騎縫章后合同的每一頁應(yīng)該均有紅印，并且第一頁和最后一頁最好同時(shí)有字，而不僅僅是個(gè)紅圈〔僅是紅圈容易作假〕；不應(yīng)存在漏頁的情況，不管是中間漏還是前后漏；合同展開應(yīng)該可以將騎縫章復(fù)原成原章，只有這樣才是比較標(biāo)準(zhǔn)的騎縫章，才能發(fā)揮騎縫章的作用。6、需要履行審批、登記備案手續(xù)的，及時(shí)履行。第二十九頁，共54頁。七、合同履行、變更與解除1、嚴(yán)格按照合同履行相關(guān)義務(wù)，防止不必要的違約；2、業(yè)務(wù)部門及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，按合同及時(shí)足額付款、及時(shí)催收到期合同款。3、保存完好的履約文件并按規(guī)定存檔〔發(fā)貨憑證、收貨憑證、付款憑證〕；4、保存完好的雙方往來函件并按規(guī)定存檔〔訂單、提貨通知、付款通知〕；5、變更合同內(nèi)容要采取書面形式，雙方簽署；第三十頁，共54頁。6、簽收、確認(rèn)、出具文書要慎重任何一份合同，在履行完畢之前都有可能發(fā)生爭議。一旦發(fā)生爭議，此前一方簽字/蓋章確認(rèn)或出具的文書，都有可能被對(duì)方作為證據(jù)使用。舉例：某公司與分包商簽訂工程分包合同，約定爭議由北京仲裁委員會(huì)管轄。后分包商提交?對(duì)賬單?，有如下內(nèi)容：“截至某日，貴司應(yīng)向我司支付工程款**元；假如貴司未能在某年某月某日前支付，我司將向**法院起訴〞。公司加蓋財(cái)務(wù)章確認(rèn)。第三十一頁，共54頁。7、及時(shí)保全對(duì)方違約的證據(jù)和造成損失的證據(jù)8、發(fā)生爭議時(shí)的本卷須知〔1〕對(duì)往來函件要非常慎重；〔2〕當(dāng)面或溝通要慎重，提防對(duì)方錄音；龍江?！?〕深化研究詳細(xì)情況，制訂詳細(xì)應(yīng)對(duì)方案。第三十二頁，共54頁。第四部分FOSFA規(guī)那么假設(shè)干特點(diǎn)第三十三頁，共54頁。一、FOSFA標(biāo)準(zhǔn)合同的作用二、FOSFA仲裁規(guī)那么假設(shè)干特殊規(guī)定1、雙級(jí)制仲裁與單級(jí)制仲裁2、仲裁實(shí)體法3、仲裁地4、FOSFA仲裁員5、仲裁案件代理人6、時(shí)限條款7、不可抗力與買方責(zé)任第三十四頁，共54頁。一、FOSFA標(biāo)準(zhǔn)合同的作用：1、作為訂立合同的范本；2、標(biāo)準(zhǔn)合同的條文可成為當(dāng)事人所訂立合同組成部分第三十五頁，共54頁。例如：在我們與嘉吉公司簽訂的大豆進(jìn)口合同中規(guī)定：1〕Thiscontractismadeupontheterms,conditionsandrules,includingthearbitrationclausesofthiscontract,incontractformFOSFA24(ifUSorigin)orFOSFA23(ifArgentine/Uruguayanorigin)/FOSFARulesofArbitrationandAppealinforceatthedateofthiscontract,ofwhichthepartiesadmitthattheyhaveknowledgeandnotice,andthedetailsgivenbelowshallbetakenashavingbeenwrittenintosuchcontractformintheappropriateplace.Anyspecialtermsandconditionscontainedhereinand/orattachedheretoshallbetreatedasifwrittenonsuchcontractformandshallprevailinsofarastheymaybeinconsistentwiththeprintedclausesofsuchcontractform.第三十六頁，共54頁?！氨竞贤歉鶕?jù)FOSFA第23、24號(hào)標(biāo)準(zhǔn)合同中的條文、條件及規(guī)那么包括仲裁條款，及截止至訂立本合同之日止有效的FOSFA仲裁及上訴規(guī)那么制定，合同雙方對(duì)此均成認(rèn)并理解，本合同下述條文將被視為置入上述標(biāo)準(zhǔn)合同的適當(dāng)位置。包含于或附于下述條文中的任何特殊條款及條件將被視為寫入上述標(biāo)準(zhǔn)合同，并在與標(biāo)準(zhǔn)條文沖突的情況下優(yōu)先適用。〞第三十七頁，共54頁。2〕AnydisputearisingoutoforunderthiscontractshallbereferredtoarbitrationinaccordancewiththeArbitrationClauseandRules(FOSFA/EnglishLaw)intheabovementionedcontractform…該合同的仲裁條款規(guī)定：任何由本合同引起的爭議應(yīng)按上述FOSFA標(biāo)準(zhǔn)合同中仲裁條款和規(guī)那么規(guī)定執(zhí)行。第三十八頁，共54頁。3〕ForceMajeure:ThefulfillmentofthiscontractissubjecttotheforcemajeureclauseofFOSFA23.該合同的不可抗力條款規(guī)定：本合同中不可抗力適用FOSFA第23號(hào)標(biāo)準(zhǔn)合同關(guān)于不可抗力的規(guī)定。第三十九頁，共54頁。二、FOSFA仲裁規(guī)那么假設(shè)干特殊規(guī)定1、雙級(jí)制仲裁與單級(jí)制仲裁〔1〕雙級(jí)制仲裁：首先，由兩名仲裁員組成仲裁庭，每方指定一名仲裁員。假如仲裁員在裁決時(shí)不能達(dá)成共識(shí)，一名公斷人將會(huì)被指定接收該案件。由各方指定的仲裁員將會(huì)變?yōu)楫?dāng)事人的代理人。其次，雙方有權(quán)就仲裁員做出的裁決提出申訴，要求做出二級(jí)仲裁，二級(jí)仲裁是對(duì)案件的重新審理，這樣會(huì)引起額外費(fèi)用并推延案件的最終裁決。第四十頁，共54頁。〔2〕單級(jí)制仲裁：合同雙方也可根據(jù)?FOSFA小額度訴訟的單級(jí)仲裁規(guī)定?在合同中約定對(duì)糾紛事項(xiàng)實(shí)行單級(jí)仲裁，即一審終裁。第四十一頁，共54頁。2、仲裁實(shí)體法：英國法Domicile:thiscontractshallbedeemedtohavebeenmadeinEnglandandtheconstruction,validityandperformancethereofshallbegovernedinallrespectsbyEnglishlaw.住所：本合同應(yīng)被視為在英國訂立，其解釋、效力及履行均應(yīng)適用英國法。第四十二頁，共54頁。3、仲裁地：倫敦或雙方同意的其他地點(diǎn)AnydisputearisingoutofacontractorcontractssubjecttotheseRules,includinganyquestionsoflawarisinginconnectiontherewith,shallbereferredtoarbitrationinLondon(orwithoutprejudicetothejuridicalseatelsewhereifsoagreed)inaccordancewiththeArbitrationAct1996andanystatutorymodificationorre-enactmentthereofforthetimebeinginforce.第四十三頁，共54頁。任何由本合同引起的應(yīng)受本規(guī)那么調(diào)整的爭議，包括任何與之關(guān)聯(lián)的法律問題，應(yīng)根據(jù)1996年英國仲裁法及當(dāng)時(shí)經(jīng)修訂或經(jīng)重新公布生效的的法令，在倫敦〔經(jīng)雙方同意的其他地點(diǎn)〕舉行。第四十四頁，共54頁。4、FOSFA仲裁員OnlyTrading,FullNon-TradingMembersortheirnominatedrepresentativestotheFederationshallhavetherighttoactasarbitratorsorumpiressubjecttoretirementatage75…雙方只能指定FOSFA會(huì)員為仲裁員，即只能指定FOSFA全職經(jīng)紀(jì)或非交交易會(huì)員或FOSFA會(huì)員指定的代表人作為仲裁員。第四十五頁，共54頁。5、仲裁案件代理人Ifeitherpartyhasexpressedawishtobepresent,thearbitratorsortheumpireshallgivereasonablenoticetothepartiesofthedate,timeandplacewhenanyoralevidenceoradditionalsubmissionsmaybeheardandbothpartiestothearbitrationortheirauthorizedrepresentativesmayattendanysuchhearingbutmaynothavepresentorberepresentedbycounsel,solicitororanymemberofthelegalprofessionwhollyorprincipallyengagedinlegalpractice.根據(jù)FOSFA規(guī)那么4〔g〕規(guī)定，雙方不能由專業(yè)的法律人士代理案件。第四十六頁，共54頁。6、時(shí)限條款Claimsonqualityand/orcondition:Iftheclaimisnottobesupportedbycertificate/sofcontractualanalysis/ses,thepartyclaimingarbitrationshalldispatchthenoticeofclaimwiththenameofhisappointedarbitratortotheotherpartywithin21consecutivedaysformthedateofcompletionofdischargeofthegoodsandshallatthesametimenotifytheFederationanddispatchsealedsample/stotheofficeoftheFederation,wheresuchsample/sshallbeheldatthedisposalofthearbitratorsand/orumpire.TheotherpartyshallnominateanarbitratorandnotifyhisnametotheFederationwithin7consecutivedaysformreceiptofsuchnotice.第四十七頁，共54頁。關(guān)于品質(zhì)及條件的爭議，假如索賠沒有合同約定的檢驗(yàn)證明書的支持，申請人必須在卸貨后21天內(nèi)〔連續(xù)計(jì)算〕向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出申請仲裁和所選定仲裁員姓名的通知，并同時(shí)通知協(xié)會(huì)。注意:1〕FOSFA無義務(wù)向發(fā)生糾紛的雙方當(dāng)事人送達(dá)協(xié)會(huì)仲裁員名單。2〕假如未在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)送達(dá)要求的仲裁申請書，將會(huì)被視為放棄索賠，除非仲裁庭依其酌情權(quán)允許仲裁繼續(xù)進(jìn)展。第四十八頁，共54頁。7、不可抗力與買方責(zé)任：ForceMajeure:shouldshipmentofthegoodsoranypartthereofbepreventedatanytimeduringthelast30daysofthecontractshipmentperiodbyreasonofActofgod,strikes,lockouts,riots,civilcommotions,firesoranyothercausecomprehendedbythetermForceMajeureatport/sofloadingorelsewherepreventingtransportofthegoodstosuchport/s,thetimeallowedforshipmentshallbeextendedto30daysbeyondtheterminationofsuchcause,butshouldthecontractshipmentbelessthan30dayssuchextensionshallbelimitedtothenumberofdaysallowedforshipmentunderthecontractshipmentperiod.Shouldsuchcauseexistforaperiodof60daysbeyondthecontractshipmentperiodthecontractoranyunfulfilledpa