第六篇：單據(jù)稽核培訓教材

流程單據(jù)、循規(guī)道矩

一、超市單據(jù)稽核體系的建立二、單據(jù)稽核員的崗位職責三、單據(jù)稽核員的作業(yè)程序四、常用防損單據(jù)及稽核流程

一.單據(jù)稽核體系的建立

1、單據(jù)稽核是防損部門的一項基本職能。2、由防損部經(jīng)理負責，由防損部專人進行的日常工作。3、單據(jù)稽核工作的好壞直接決定相關(guān)部門操作的規(guī)范性。4、作用是在源頭上堵塞漏洞。5、單據(jù)稽核工作所有部門必須無條件配合。6、單據(jù)稽核工作是考評一個門店損耗控制好壞的主要指標。二.單據(jù)稽核員的崗位職責1、對每日發(fā)生在門店的商品進貨、退換貨應(yīng)認真核對數(shù)量、規(guī)格、金額，并對相關(guān)票據(jù)進行整理備案。2、對門店的報損商品，應(yīng)認真核對數(shù)量、規(guī)格、認定。然后確定報損原因，并追究其責任，對相關(guān)票據(jù)整理備案。3、對客服臺的贈品的進銷存帳應(yīng)定期檢查、核實；對進入店內(nèi)進行綁贈的贈品，應(yīng)作登記，并發(fā)放贈品標識，最后對客服臺的贈品和店內(nèi)贈品應(yīng)每月月底盤點。4、對店內(nèi)的辦公用品、自用品進行登記并粘貼標識，定期進行盤點。5、定期檢查門店庫存區(qū)的退換貨區(qū)、報損區(qū)。并督促門店做好退換貨和報損的工作二.單據(jù)稽核員的崗位職責6、對聯(lián)營加工區(qū)物品的進入進行登記管理，并對進入賣場的物品粘貼區(qū)別于正常商品的標識，定期進行盤點登記。7、對門店收銀員進行監(jiān)督并對每日商品款的收交情況進行監(jiān)督。8、督促做好市調(diào)工作，對高于其它店銷量商品的價格進行變價監(jiān)督。9、對攜出賣場的商品登記備案，并督促外借商品的及時歸還。10、對顧客退換的商品進行核實，追蹤是否進入賣場，否退空單。

三、單據(jù)稽核的作業(yè)程序：

1、每日對管理范圍內(nèi)的單據(jù),進行審核,并簽字確認.

2、對單據(jù)管理工作中產(chǎn)生的的問題,分析原因.提出解決方法及處理意見.3、對下列單據(jù)獨立進行保管:

報損單.聯(lián)營廠家進退貨單.廠商物品攜入攜出單.物品攜入攜出單.辦公用品登記表.4、對其它單據(jù)應(yīng)保存防損聯(lián).對無防損聯(lián)單據(jù),應(yīng)在登記本上登記單據(jù)號.

四、常用防損單據(jù)及稽核流程

4-1、廠商攜入（攜出）單

指供應(yīng)商攜入（攜出）門店的原材料、辦公用品、道具、展示物品等進出門店時應(yīng)填寫的單據(jù)。主要流程：由供應(yīng)商填寫攜出（攜入）單→ 經(jīng)辦人清點數(shù)量→部門員工簽字→防損部清點數(shù)量→相關(guān)經(jīng)辦人申請→部門經(jīng)理簽字→防損課長簽字→防損員清點留下攜出聯(lián)。4-2報損單（一式三聯(lián)）

商品因變質(zhì)、發(fā)霉、鼠咬或因過保質(zhì)期無法退換的商品需填寫庫存報損單。主要流程：由樓面填寫手工報損單→部門經(jīng)理簽字→采購部簽字→店長簽字→防損部簽字→會同收貨、財務(wù)清點。

4-3庫存更正單

商品因包裝系數(shù)過大，影響銷售故拆零或拆散售賣，需填寫庫存更正單。主要流程：由樓面填寫庫存更正單→防損部清點數(shù)量→

店長審核→業(yè)務(wù)部審核→信息部作單處理→財務(wù)作帳4-4商品退、換貨單

商品因質(zhì)量或其它因素造成該商品無法售賣要求供貨商退貨或換貨需填寫商品退、換貨單。主要流程：由樓面填寫退、換貨單→經(jīng)理審核→業(yè)務(wù)審核→財務(wù)簽字→店長簽字→收貨、防損、供應(yīng)商簽字→信息部作單處理→財務(wù)作帳4-5顧客退、換貨單

商品因質(zhì)量或其它因素造成顧客退、換貨需填寫顧客退貨單。主要流程：由總服務(wù)臺填寫顧客退換貨單→由門店值班經(jīng)理審核防損員清點確認→商品進入賣場→商品退貨

顧客退、換貨流程說明：

（1）顧客因質(zhì)量或其他原因需退換貨商品時，需憑購物小票到購買超市客服臺辦理退換貨手續(xù)。（2）總臺服務(wù)員查看該商品是否屬于退換貨范圍，如屬于退換貨范圍，應(yīng)填寫顧客退換貨單。（3）其次由門店值班經(jīng)理或店長簽字審核。（4）并由顧客簽名并留下聯(lián)系方式。（5）然后由防損部簽字，確認該商品已進入賣場。（6）顧客憑一聯(lián)退換單到賣場重新選購商品然后這一聯(lián)退換單到收銀臺沖銷退換貨款；或直接到收銀臺退款。（7）最后網(wǎng)絡(luò)信息員憑這一聯(lián)退換貨單沖減庫存。4-6商品調(diào)撥單

門店與門店進行商品的調(diào)出與調(diào)進時填寫商品調(diào)撥單。主要流程：調(diào)出門店填寫審請單交業(yè)務(wù)部門審核業(yè)務(wù)部門與調(diào)撥門店溝通→調(diào)撥門店由防損員、收貨員及配送調(diào)貨人員點數(shù)確認→部門經(jīng)理、店長簽字→財務(wù)作賬處理→進入調(diào)撥門店賣場。

4-7賣場內(nèi)辦公用品管理規(guī)定：

（1）賣場辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)一報領(lǐng)發(fā)放一次，由財務(wù)部門統(tǒng)一購買，各部門、班組填寫領(lǐng)物單。（2）所領(lǐng)辦公用品須報防損部登記備案。（3）經(jīng)防損部核實粘貼標簽后方可使用。（4）辦公用品應(yīng)放置指定的辦公用品箱，并標明責任人及物品明細單。（5）標簽脫落或破損應(yīng)及時到防損部補貼，否則按無標簽物品處理。（6）無標簽和不能說明原因者按攜帶私藏物品處理。（7）辦公用品不按區(qū)域放置，亂放者，追究該轄區(qū)責任人責任。（8）員工下班禁止攜帶一切場內(nèi)用品違者按內(nèi)盜處理。

4-8贈品發(fā)放流程：

1）由顧客憑小票至服務(wù)臺領(lǐng)取贈品。2）客服人員核對小票無誤后，進行登記，填寫贈品品名，數(shù)量，規(guī)格，留小票流水號，由顧客簽收，留下聯(lián)系方式，負責人簽字，在進銷存登記表上做詳細記錄。3）防損部不定期打回訪電話，隨時抽查庫存。

附：贈品發(fā)放注意事項：

（1）不得在賣場內(nèi)發(fā)放贈品；（2）不能在賣場內(nèi)捆邦贈品；（3）廠商需要在賣場內(nèi)展示贈品樣品時，需填寫廠商攜出攜入單，防損部需在贈品樣品上粘貼贈品標識；（4）對于門店商品轉(zhuǎn)贈品時，樓面需填寫物品攜出歸還單，客服臺也要填寫贈品接收單，做進銷存登記帳。單據(jù)管理員要及時督促供應(yīng)商還回贈品，對于還回的贈品要填寫物品歸還單。

4-9贈品進銷存流程：

A、客服臺收贈品后，在進銷存帳本上做接收登記，并將贈品單據(jù)號填寫登記本上.B、客服贈品發(fā)放人員每日將贈品發(fā)放記錄，憑小票做贈品發(fā)放登記，由顧客簽收，并留具體聯(lián)系方式，以便抽查。C、下班前將贈品登記情況分類匯總，將匯總數(shù)據(jù)登記帳本做詳細交接班，轉(zhuǎn)交下班。D、根據(jù)進貨量及當天發(fā)放數(shù)量，計算出庫存量，庫存與實際數(shù)量核對無誤后登記表由當天客服人員簽字，如責任人發(fā)現(xiàn)登記不一致，由防損部復(fù)核并說明原因。E、防損部不定期抽查贈品情況，如有不符，根據(jù)實際情況進行責任倒查。

4-10贈品交接流程：

供應(yīng)商送贈品至收貨組，由收貨組填寫一式三份贈品交接單，一聯(lián)供應(yīng)商，二聯(lián)收貨組，三聯(lián)客服部，其次防損部盤點簽字，轉(zhuǎn)交服務(wù)臺接收。

4-11員工自用品的管理制度：

（1）員工自用品應(yīng)由防損部登記，貼標簽。（2）員工自用品禁止帶入賣場，應(yīng)放入指定員工柜。（3）如有特殊情況需打開員工柜的，須在防損員的監(jiān)督下方可打開。(4）在轄區(qū)內(nèi)檢查出無登記，無標簽自用品，視轉(zhuǎn)移物按內(nèi)盜處理（對轄區(qū)責任人處罰）。（5）上班時間員工不能購物，不能隨意外出；下班時主動自清檢查。（6）員工下班購物要在指定的收銀臺付款。（7）未經(jīng)領(lǐng)導同意不能隨便轉(zhuǎn)移商品，如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)移商品拿不出電腦小票，又做不出解釋的，按夾帶商品處理。（8）員工應(yīng)在指定區(qū)域喝水，水杯應(yīng)集中存放。（9）轉(zhuǎn)移物品指將非本區(qū)域物品轉(zhuǎn)移至本區(qū)域管制范圍內(nèi)，或?qū)⒈緟^(qū)域物品轉(zhuǎn)移至其他區(qū)域。（10）轄區(qū)責任人對轄區(qū)轉(zhuǎn)移物品承擔責任。4-12物品攜入（出）流程：說明：（1）本憑證適用于超市的自營商品及自有物品。（2）只適用于本店的正式員工填寫。（3）一式三聯(lián)（存根，攜出，歸還）。流程：（1）先到防損部領(lǐng)取物品攜入（出）申請單。（2）申請人簽字，填請表格，找供貨人簽字。（3）店長簽字,防損單據(jù)管理員簽字并留下存根。（4）當班防損員驗后簽字貨已出，方可放行（保留攜出聯(lián)，下班后上交票據(jù)管理員）。歸還時持歸還聯(lián)找當班防損員簽字，電話落實，方可進入。將物品歸還供貨部門簽字確認,交防損員.

4-13收貨流程：

（1）由組長報缺貨單到收貨組，收貨組報到微機室。（2）微機室報采購部，采購部根據(jù)門店的銷售和庫存下訂單給供應(yīng)商。（3）供應(yīng)商拿著商品出廠單和我店的訂單和商品到收