集團公司文書檔案管理制度

集團公司文書檔案管理制度第一條范圍集團公司各部門在工作經(jīng)營中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按規(guī)定分別立卷歸檔，保證其檔案系統(tǒng)的完整性（集團公司文件的各種附件一律不準(zhǔn)抽存），且歸檔的文件材料必須按年度立卷。集團公司每年由總裁辦組織對檔案管理進行一次檢查。第二條文件材料的收集1、各部門均應(yīng)有專職或兼職人員，負責(zé)管理本部門的文件材料，及時收集歸檔；2、由幾個部門共同參與工作，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。第三條文書檔案管理1、集中管理：集團公司文書檔案由總裁辦集中統(tǒng)一管理,便于及時使用，維護檔案的完整與安全；歸檔文書包括：①上級部門下發(fā)的文件和集團公司的各類申報資料、統(tǒng)計報表等；②集團公司與有關(guān)單位的來往函件、傳真件、各種協(xié)議書以及合同等；③集團公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀要、通知、通報、決定、下發(fā)各部門的文件以及各部門上報的資料等；2、分散管理：集團公司各部門在各項工作經(jīng)營中形成的具有參考性價值的材料、文件，由承辦部門、承辦人負責(zé)將之及時歸檔；3、歸檔文書包括：本部門的文件、制度、通知、決定和會議紀要等；4、歸檔的文件材料，按照自然形成、保持原有格式、按照文件內(nèi)容、順序進行分類歸檔；5、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備查表；6、借閱文書檔案必須在借閱登記本登記后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)集團公司總裁批準(zhǔn)且只可在總裁辦查閱；借閱期限不得超過兩天，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；7、借閱檔案的員工必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。違者處罰當(dāng)事人100元/次；8、借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告總裁辦；9、借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)總裁辦領(lǐng)導(dǎo)和集團公司總裁批準(zhǔn)。第四條保密制度1、秘密文書檔案分為絕密、機密、秘密三個等級。各部門員工應(yīng)嚴守秘密，不得以任何方式向集團公司內(nèi)、外無關(guān)人員散布、泄漏集團公司機密；2、嚴格遵守文書檔案（包括傳真件、計算機盤片等）歸檔和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計算機中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報告集團公司總裁。不準(zhǔn)帶機密文件到與工作無關(guān)的場所。不得在公共場所談?wù)撁孛苁马椇徒唤用孛芪募?、員工調(diào)職、離職時必須將自己管理的秘密文書檔案直接交給中部門領(lǐng)導(dǎo)或集團公司總裁，切不可隨意移交給其他人員。第五條遺失責(zé)任1、各部門的檔案由各部門指定專員負責(zé)保管，如發(fā)現(xiàn)有遺失情況，集團公司對該遺失檔案的部門保管人罰款100元/次，同時該部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負監(jiān)督不力的責(zé)任，并罰款200元/次；2、總裁辦是匯集集團公司所有重要資料歸檔的部門，由該部門指定專員負責(zé)保管工作，如發(fā)現(xiàn)有遺失檔案、資料、圖片的情況，集團公司對于保管人給予罰款100元/次，該部門領(lǐng)導(dǎo)亦承擔(dān)監(jiān)督不力的責(zé)任，罰款200元/次。第六條泄密責(zé)任1、各部門人員因失職造成集團公司及本部門檔案泄密者給予記過處分，處以罰款300元/次；情節(jié)嚴重者，給予開除處分，同時負責(zé)賠償由此給集團公司造成的損失；2、技術(shù)研發(fā)部是集團公司的技術(shù)核心部門，其技術(shù)檔案（包括已歸檔和未歸檔）屬機密要件。該部門人員因失職造成集團公司技術(shù)資料泄密并給集團公司造成嚴重損失者給予開除處分，并負責(zé)賠償由此給集團公司造成的損失。為進一步做好該部門的保密工作，集團公司規(guī)定：非部門工作人員非因公事嚴禁進入技術(shù)研發(fā)部辦公場所。屬本集團公司員工違反規(guī)定者罰款50元/