高效會(huì)議管理

高效會(huì)議管理先請(qǐng)大家估算一下我們這次會(huì)議的成本？22023/2/2

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會(huì)議成本包括：直接成本時(shí)間成本損失成本會(huì)議成本會(huì)議成本=每小時(shí)人均工資X3X2X

開(kāi)會(huì)人員X

開(kāi)會(huì)時(shí)間+直接成本業(yè)界通用的會(huì)議成本計(jì)算公式：42023/2/252023/2/2

“得會(huì)議者得天下”、“開(kāi)好會(huì)者事竟成”。會(huì)議開(kāi)不好，后果很嚴(yán)重。一部電影說(shuō)出這樣的道理不難，難就難在要說(shuō)得有道理。韓三平做到了，他說(shuō)的甚至不是道理，而是哲理。為什么藍(lán)營(yíng)（國(guó)民黨）實(shí)力強(qiáng)大，最后卻慘敗在紅營(yíng)（共產(chǎn)黨）手上？影片通過(guò)一系列細(xì)節(jié)對(duì)比，非常雄辯地告訴我們，這是歷史的必然。對(duì)會(huì)議的態(tài)度不同，決定了成敗。藍(lán)營(yíng)不是不開(kāi)會(huì)，他們也開(kāi)會(huì)，但他們會(huì)開(kāi)不好，大家發(fā)言不踴躍，場(chǎng)面冷冷清清。紅營(yíng)就不同了，他們會(huì)上熱熱鬧鬧，爭(zhēng)先發(fā)言，形式也很活潑，場(chǎng)面十分感人。和張國(guó)立相比，唐國(guó)強(qiáng)的性格真是太適合主持會(huì)議了，談笑風(fēng)聲，張弛有度。毫不夸張地說(shuō)，從來(lái)沒(méi)有一部電影能把“會(huì)議”這個(gè)主題拍得如此深入。每一次戰(zhàn)爭(zhēng)都是為了開(kāi)好一次會(huì)，每一次會(huì)開(kāi)不好都將引發(fā)戰(zhàn)爭(zhēng)。

——摘自豆瓣影評(píng)62023/2/2

如果你想以最快的速度了解一個(gè)團(tuán)隊(duì)，最有效的辦法就是參加幾次這個(gè)團(tuán)隊(duì)的會(huì)議。因?yàn)樵诮M織會(huì)議的方式和水平中，融入了該團(tuán)隊(duì)一切外顯和內(nèi)涵的東西。

72023/2/2高效會(huì)議能帶來(lái)。。。。。。

高效會(huì)議提高決策效率降低運(yùn)作成本增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高團(tuán)隊(duì)凝聚力促進(jìn)組織氛圍建設(shè)構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織82023/2/2會(huì)議沒(méi)有意義，沒(méi)有必要召開(kāi)；會(huì)議與我無(wú)關(guān)，不了解為什么要我參加；會(huì)上漫談，不能聚焦議題，總是拖堂；容易扯皮，沒(méi)有形成結(jié)論，不能達(dá)成決策；會(huì)議決策沒(méi)有執(zhí)行，不了了之；會(huì)議一言堂，其他人都不發(fā)言，氣氛沉悶；會(huì)議紀(jì)律散漫，遲到、早退、玩手機(jī)現(xiàn)象較嚴(yán)重等。會(huì)議常見(jiàn)的問(wèn)題92023/2/2會(huì)議成功的要素

高效會(huì)議一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟102023/2/2會(huì)議成功的要素

一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟112023/2/2會(huì)議目的

會(huì)議目的就是召開(kāi)會(huì)議的理由，也就是WHY。召開(kāi)會(huì)議前，請(qǐng)先考慮以下幾個(gè)問(wèn)題：為什么要召集這個(gè)會(huì)議？一定要通過(guò)開(kāi)會(huì)才能達(dá)到這個(gè)目的嗎？是否有其它的替代辦法？122023/2/2會(huì)議有哪些目的？

會(huì)議目的樹(shù)立導(dǎo)向制定計(jì)劃解決問(wèn)題達(dá)成決策分享信息收集點(diǎn)子分配任務(wù)監(jiān)控進(jìn)展132023/2/2會(huì)議成功的要素

一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟142023/2/2一、會(huì)前準(zhǔn)備ClickClicktoaddTitle會(huì)議目的WHYWHO:誰(shuí)開(kāi)會(huì)？WHEN:什么時(shí)候開(kāi)會(huì)？WHERE:在哪開(kāi)會(huì)？WHAT:開(kāi)什么會(huì)？HOW:怎樣開(kāi)會(huì)？會(huì)議計(jì)劃表會(huì)前準(zhǔn)備輸入輸出152023/2/2有權(quán)做決定的人執(zhí)行會(huì)議決議的人能幫助解決問(wèn)題的人關(guān)心會(huì)議結(jié)果的人WHO：誰(shuí)開(kāi)會(huì)？如何確定與會(huì)人員：建議：將與會(huì)人員區(qū)分為：必須參會(huì)人員、邀請(qǐng)參會(huì)人員、分段參會(huì)人員。162023/2/2會(huì)議角色分配主持人紀(jì)要人會(huì)務(wù)組織者監(jiān)控責(zé)任人分配原則：讓合適的人做合適的事172023/2/2預(yù)計(jì)會(huì)議所需時(shí)長(zhǎng)；協(xié)調(diào)“必須參會(huì)人員”都能參加的時(shí)間段；盡量提前規(guī)劃，避免臨時(shí)會(huì)議；如果議題時(shí)間較短，可考慮與其它會(huì)議合并。WHEN：什么時(shí)候開(kāi)會(huì)？如何選擇會(huì)議時(shí)間：182023/2/2場(chǎng)地能夠容納所有與會(huì)者；令大多數(shù)與會(huì)者方便；考慮議題展開(kāi)的形式；考慮成本因素。WHERE：在哪開(kāi)會(huì)？如何選擇會(huì)議地點(diǎn)：192023/2/2WHAT：開(kāi)什么會(huì)？形式目的特點(diǎn)政策宣講、經(jīng)驗(yàn)分享、工作匯報(bào)等樹(shù)立導(dǎo)向；分享信息；督促進(jìn)展；以單向傳遞為主；強(qiáng)調(diào)受眾理解；頭腦風(fēng)暴挖掘點(diǎn)子；強(qiáng)調(diào)平等；不同領(lǐng)域不同背景的人更佳；數(shù)量比質(zhì)量更有價(jià)值；不做評(píng)斷；鼓勵(lì)狂熱和夸張；鼓勵(lì)搭便車，在別人的想法上更進(jìn)一步；群策群力發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題；做出決策；強(qiáng)調(diào)自下而上；來(lái)自同一部門的最了解工作的一線員工；提出最需要改進(jìn)的程序或制度；需要一個(gè)部門外的督導(dǎo)員，督導(dǎo)員引導(dǎo)大家針對(duì)每個(gè)問(wèn)題提出解決方案；經(jīng)理在討論結(jié)束后，決定是否采納；專題研討形成最佳方案；制訂計(jì)劃；分配任務(wù)針對(duì)某一專題，分組討論幾個(gè)預(yù)選方案；主持人引導(dǎo)大家比較每個(gè)方案的優(yōu)劣，并形成最佳方案，制定行動(dòng)計(jì)劃。對(duì)主持人要求較高，最好由專家或負(fù)責(zé)人擔(dān)任主持人202023/2/2讓與會(huì)人員了解會(huì)議目的；了解關(guān)鍵人物對(duì)會(huì)議材料的看法；了解關(guān)鍵人物對(duì)問(wèn)題的看法；提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備。HOW：怎樣開(kāi)會(huì)？針對(duì)會(huì)議目的及形式，設(shè)計(jì)合理的步驟及流程；結(jié)合會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)備會(huì)議材料；進(jìn)行會(huì)前溝通：212023/2/2會(huì)前準(zhǔn)備輸出：會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議名稱會(huì)議目的與會(huì)人員必須參會(huì)人員：XXX，XXX，XXX邀請(qǐng)參會(huì)人員：XXX，XXX，XXX分段參會(huì)人員：XXX，XXX，XXX角色分配主持人：XXX，

紀(jì)要員：XXX，會(huì)務(wù)組織者：XXX，監(jiān)控責(zé)任人：XXX會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)議程責(zé)任人形式時(shí)間分配會(huì)議材料會(huì)前溝通與會(huì)人員是否了解會(huì)議目的？是否了解關(guān)鍵人物對(duì)會(huì)議材料的看法？是否了解關(guān)鍵人物對(duì)問(wèn)題的看法？與會(huì)者是否做了準(zhǔn)備？會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備1.會(huì)場(chǎng)布置；2.設(shè)備儀器；3.信息安全222023/2/2二、會(huì)后跟蹤11TextText會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤有效反饋23232023/2/2會(huì)后跟蹤1：會(huì)議紀(jì)要

及時(shí)輸出領(lǐng)導(dǎo)審核有效傳達(dá)歸檔保存242023/2/2責(zé)任到人：任務(wù)責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)跟蹤任務(wù)的完成情況選擇合適的跟蹤方式閉環(huán)管理會(huì)后跟蹤2：執(zhí)行跟蹤

以下任務(wù)監(jiān)控人：XXX任務(wù)項(xiàng)責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間進(jìn)展情況交付件請(qǐng)各任務(wù)責(zé)任人及時(shí)反饋進(jìn)展情況至監(jiān)控人！252023/2/2監(jiān)控責(zé)任人定期將跟蹤到的遺留問(wèn)題進(jìn)展情況按照合適的方式反饋給會(huì)議召集人、與會(huì)人員及其他相關(guān)人員。反饋方式：會(huì)后跟蹤3：有效反饋

如果是例行會(huì)議，強(qiáng)烈建議在每次例會(huì)開(kāi)場(chǎng)時(shí)回溯上次會(huì)議遺留問(wèn)題進(jìn)展情況；長(zhǎng)期任務(wù)，可通過(guò)月報(bào)反饋；短期任務(wù)，可通過(guò)周報(bào)反饋。監(jiān)控責(zé)任人會(huì)議召集人，與會(huì)人員，其他相關(guān)人員任務(wù)2責(zé)任人任務(wù)1責(zé)任人262023/2/2會(huì)議成功的要素

一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟272023/2/2五個(gè)會(huì)議步驟有效開(kāi)場(chǎng)OPEN澄清觀點(diǎn)CLARIFY展開(kāi)討論DEVELOP形成決策FACILITATE總結(jié)跟進(jìn)CLOSE282023/2/2營(yíng)造會(huì)議氣氛明確會(huì)議規(guī)則分配會(huì)議角色陳述會(huì)議目的講述會(huì)議議程會(huì)議步驟1：有效開(kāi)場(chǎng)

292023/2/2闡述議題背景展示相關(guān)資料和信息對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清會(huì)議步驟2：澄清觀點(diǎn)

302023/2/2征詢意見(jiàn)收集點(diǎn)子發(fā)掘可行方案會(huì)議步驟3：展開(kāi)討論312023/2/2權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策(雙贏思維，全局觀)會(huì)議步驟4：形成決策322023/2/2歸納共識(shí)總結(jié)遺留問(wèn)題明確分工計(jì)劃感謝參與會(huì)議步驟5：總結(jié)跟進(jìn)332023/2/2有效開(kāi)場(chǎng)澄清觀點(diǎn)展開(kāi)討論形成決策總結(jié)跟進(jìn)營(yíng)造會(huì)議氣氛陳述會(huì)議目的明確會(huì)議規(guī)則講述會(huì)議議程分配會(huì)議角色征詢意見(jiàn)收集點(diǎn)子權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)歸納共識(shí)總結(jié)遺留問(wèn)題明確分工計(jì)劃感謝參與發(fā)掘可行方案共識(shí)決策闡述議題背景展示相關(guān)資料和信息對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清五個(gè)會(huì)議步驟

342023/2/2案例：

打造高績(jī)效OPPO秘書(shū)團(tuán)隊(duì)會(huì)議紀(jì)要352023/2/2會(huì)議成功的要素

一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟362023/2/2372023/2/2團(tuán)結(jié)與會(huì)人員尊重、理解客觀、公正集中大家注意力時(shí)刻保持警惕控制會(huì)議方向檢驗(yàn)理解程度鼓勵(lì)發(fā)言注重互動(dòng)，提前設(shè)計(jì)認(rèn)真傾聽(tīng)，有效提問(wèn)感謝發(fā)言，記錄建議三個(gè)會(huì)議主持法則

382023/2/2會(huì)議成功的要素

一個(gè)中心：會(huì)議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為的管理五個(gè)會(huì)議步驟392023/2/2關(guān)鍵點(diǎn)：不傷害他人的自尊滔滔不絕者沉默者交頭接耳者跑題者四種干擾行為的管理

402023/2/2高效會(huì)議兩個(gè)基本點(diǎn)三個(gè)會(huì)議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟一個(gè)中心會(huì)議目的會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后跟蹤團(tuán)結(jié)與會(huì)人員集中大家注意力鼓勵(lì)發(fā)言滔滔不絕者交頭接耳者沉默者跑題者澄清觀點(diǎn)展開(kāi)討論形成決策總結(jié)跟進(jìn)

有效開(kāi)場(chǎng)

總結(jié)：

412023/2/2凡是會(huì)議，