第4章Excel2010電子表格

第4章

Excel2010電子表格Excel是目前市面上功能最強(qiáng)大、技術(shù)最先進(jìn)、使用最方便靈活的電子表格軟件。其功能主要是進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理，用來執(zhí)行計(jì)算、分析信息以及可視化電子表格中的數(shù)據(jù)。更能夠方便地與Office2010的其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。4.1認(rèn)識(shí)Excel20104.1.1

Excel2010的工作界面“文件”選項(xiàng)：打開“文件”菜單選項(xiàng)，用戶可以利用其中的命令新建、打開、保存、打印、共享以及發(fā)送文件?？焖僭L問工具欄：Excel2010的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕，方便用戶使用。單擊快速訪問工具欄中的按鈕，可以執(zhí)行相應(yīng)的功能。功能區(qū)：是Excel2010工作界面中添加的新元素，它將舊版本中的菜單欄與工具欄結(jié)和在一起，以選項(xiàng)卡的形式分組列出常用的功能操作命令。名稱框：用于定義或顯示當(dāng)前單元格的名稱和地址。編輯欄：用于顯示或編輯活動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)或公式。列標(biāo)：用于顯示列數(shù)的字母，單擊列標(biāo)可以選擇整列。行號(hào)：用于顯示行號(hào)的數(shù)字，單擊行號(hào)可以選擇整行。翻頁(yè)按鈕：當(dāng)工作表數(shù)目較多時(shí)，通過該按鈕可以查看前面或后面等多個(gè)工作表標(biāo)簽視圖方式：主要用來切換工作表的視圖模式，包括普通、頁(yè)面布局與分頁(yè)預(yù)覽4.1.2工作簿與工作表的基本概念在Excel中，活動(dòng)單元格將以加粗的黑色邊框顯示。當(dāng)同時(shí)選擇兩個(gè)或多個(gè)單元格時(shí)，這組單元格被稱為單元格區(qū)域。單元格區(qū)域中的單元格可以是相鄰的，也可以是彼此分離的。一個(gè)矩形的單元格區(qū)域，它的地址通常表示為：

左上角起始單元格地址：右下角末尾單元格地址

4.2.1輸入數(shù)據(jù)在Excel2010中的文本數(shù)據(jù)通常是指字符或者任何數(shù)字和字符的組合。輸入到單元格內(nèi)的任何字符集，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時(shí)間或者邏輯值，則Excel2010一律將其視為文本。在單元格中輸入文本時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)的對(duì)齊方式是左對(duì)齊，數(shù)字則默認(rèn)右對(duì)齊。4.2.2.添加批注在Excel中可以為某個(gè)單元格或單元格區(qū)域添加批注，批注一般都是簡(jiǎn)短的提示性文字。操作方法為先選定單元格或單元格區(qū)域，然后執(zhí)行下列兩種操作中的任一種。【審閱】|【新建批注】命令后，編輯批注內(nèi)容。右擊待插入批注的單元格，在彈出菜單中選擇【插入批注】然后編輯批注內(nèi)容。4.2.3移動(dòng)與復(fù)制單元格移動(dòng)單元格是將單元格中的數(shù)據(jù)移動(dòng)到其他單元格中，原數(shù)據(jù)不能保留在原位置。復(fù)制單元格是將單元格中的數(shù)據(jù)復(fù)制到其他單元格，原數(shù)據(jù)將繼續(xù)保留在原單元格中。移動(dòng)或復(fù)制單元格時(shí)，單元格中的格式也將被一起移動(dòng)或復(fù)制。這兩種操作可以通過鼠標(biāo)拖動(dòng)法或剪貼板法來完成。鼠標(biāo)拖動(dòng)法移動(dòng)單元格時(shí)，首先選擇需要移動(dòng)的單元格，然后將鼠標(biāo)置于單元格的邊緣上，當(dāng)光標(biāo)變成四向箭頭時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)即可。剪貼板法剪貼板法即執(zhí)行【開始】|【剪貼板】選項(xiàng)組中的各項(xiàng)命令。首先選擇需要移動(dòng)或復(fù)制的單元格，分別單擊【剪切】按鈕或者【復(fù)制】按鈕來剪切或復(fù)制單元格，然后選擇目標(biāo)單元格，執(zhí)行相應(yīng)的【粘貼選項(xiàng)】?jī)?nèi)的命令。另外，用戶還可以進(jìn)行選擇性粘貼。執(zhí)行【開始】|【剪貼板】|【粘貼】|【選擇性粘貼】命令，在彈出的【選擇性粘貼】對(duì)話框中選擇需要粘貼的選項(xiàng)即可，如圖4-8所示。4.2.4自動(dòng)填充4.2.5

查找和替換4.3管理工作表與工作簿4.3.1管理工作表

（添加、刪除、重命名、移動(dòng)和復(fù)制等）4.3.2查看工作簿窗口

（工作簿視圖、并排工作表、重排窗口、拆分和凍結(jié)窗口）4.3.3共享與保護(hù)工作簿

（共享工作簿、查看與修訂共享工作簿、設(shè)置保護(hù)工作簿與工作表、設(shè)置允許用戶編輯區(qū)域）4.4格式化工作表4.4.1設(shè)置單元格格式-4.4.2設(shè)置行列格式4.4.3條件格式-4.4.4

單元格樣式在Excel2010中自帶了多種單元格樣式，可以對(duì)單元格方便地套用這些樣式。同樣，用戶也可以自定義所需的單元格樣式。套用內(nèi)置單元格樣式如果要使用Excel2010的內(nèi)置單元格樣式，可以先選中需要設(shè)置樣式的單元格或單元格區(qū)域，然后再對(duì)其應(yīng)用內(nèi)置的樣式。4.4.5套用表格格式

在Excel2010中，除了可以套用單元格樣式外，還可以整個(gè)套用工作表表格樣式，節(jié)省格式化工作表的時(shí)間。在【樣式】組中，單擊【套用表格格式】按鈕，彈出工作表樣式菜單。4.4.6創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳

如果要在工作表中添加頁(yè)眉或頁(yè)腳，需要在【插入】選項(xiàng)卡的【文本】組中選【頁(yè)眉和頁(yè)腳】進(jìn)行設(shè)置。4.4.7打印輸出

當(dāng)制作好工作表后，通常要做的下一步工作就是把它打印輸出。利用Excel2010提供的設(shè)置頁(yè)面、設(shè)置打印區(qū)域、打印預(yù)覽等打印功能，可以對(duì)制作好的工作表進(jìn)行打印設(shè)置，美化打印的效果。本節(jié)將介紹打印工作表的相關(guān)操作。4.5數(shù)據(jù)計(jì)算4.5.1公式公式是指使用運(yùn)算符和函數(shù)對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式。公式遵循一個(gè)特定的語法或次序：最前面必須是等號(hào)“=”，后面是參與計(jì)算的數(shù)據(jù)對(duì)象和運(yùn)算符。每個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)象可以是常量數(shù)值、單元格或引用的單元格區(qū)域、標(biāo)志、名稱等。運(yùn)算符用來連接要運(yùn)算的數(shù)據(jù)對(duì)象，并說明進(jìn)行了哪種公式運(yùn)算Excel2010中主要包含4種類型的運(yùn)算符：算術(shù)運(yùn)算符，比較運(yùn)算符，文本運(yùn)算符，引用運(yùn)算符。各含義及用法如下表所示。運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)優(yōu)先級(jí)是公式的運(yùn)算順序，如果公式中同時(shí)用到多個(gè)運(yùn)算符，Excel將按照一定的順序進(jìn)行運(yùn)算。對(duì)于不同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算，將會(huì)按照從高到低的順序進(jìn)行計(jì)算；對(duì)于相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算，將按照從左到右的順序進(jìn)行計(jì)算。各種運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)如表4-6所示。其中，運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)從上到下依次降低。若要改變求值的順序，需將公式中要先計(jì)算的部分用括號(hào)括起來。-4.5.2函數(shù)函數(shù)是系統(tǒng)預(yù)定義的特殊公式，它將具有特定功能的一組公式組合在一起以形成函數(shù)。與直接使用公式進(jìn)行計(jì)算相比較，使用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算的速度更快，同時(shí)減少了錯(cuò)誤的發(fā)生。在單元格內(nèi)使用函數(shù)的基本語法格式為：=函數(shù)名（參數(shù)列表）在Exce2010中，用戶可以通過直接輸入、【插入函數(shù)】對(duì)話框或【函數(shù)庫(kù)】選項(xiàng)組等幾種方法輸入函數(shù)。4.6數(shù)據(jù)管理

Excel2010與其他的數(shù)據(jù)管理軟件一樣，擁有強(qiáng)大的排序、篩選和匯總等數(shù)據(jù)管理方面的功能，具有廣泛的應(yīng)用價(jià)值。全面了解和掌握數(shù)據(jù)管理方法有助于提高工作效率和數(shù)據(jù)管理水平。4.6.1排序數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、排列，這樣可以為數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理作好準(zhǔn)備。在Excel2010中用戶可以使用默認(rèn)的排序命令對(duì)文本、數(shù)字、時(shí)間、日期等數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單排序，例如升序、降序的方式。另外，用戶也可以根據(jù)排序需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義排序。4.6.2篩選篩選是從無序且龐大的數(shù)據(jù)清單中找出符合指定條件的數(shù)據(jù)，并暫時(shí)隱藏?zé)o用的數(shù)據(jù)，從而幫助用戶快速、準(zhǔn)確地查找與顯示有用的數(shù)據(jù)。在Excel2010中，用戶可以使用自動(dòng)篩選或高級(jí)篩選功能來處理數(shù)據(jù)表中復(fù)雜的數(shù)據(jù)。自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選是一種簡(jiǎn)單快速的條件篩選，使用自動(dòng)篩選可以按列表值、按格式或按條件進(jìn)行篩選。執(zhí)行【排序和篩選】|【篩選】命令，使用自動(dòng)篩選功能篩選記錄時(shí)，字段名稱將變成一個(gè)下拉列表框的框名。用戶可以單擊該按鈕，在下拉列表中選擇【篩選】條件。高級(jí)篩選在實(shí)際的應(yīng)用中，用戶可以使用高級(jí)篩選功能按指定的條件來篩選數(shù)據(jù)。使用高級(jí)篩選功能，必須先建立一個(gè)條件區(qū)域，用來指定篩選的數(shù)據(jù)所需滿足的條件。條件區(qū)域可以建立在與待篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域不相鄰的任意位置。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，這些字段名與數(shù)據(jù)清單中的字段名必須完全一樣。條件區(qū)域中，在同一行中輸入多個(gè)篩選條件之間是并且的關(guān)系，則篩選的結(jié)果必須同時(shí)滿足多個(gè)條件；在不同行中輸入的多個(gè)篩選條件之間是或者的關(guān)系，則篩選結(jié)果只需滿足其中任意一個(gè)條件。例如在學(xué)生成績(jī)表中篩選出總分高于340分的男生記錄，則條件區(qū)域的建立如下圖4-58所示。4.6.3分類匯總

數(shù)據(jù)的分類匯總是分為兩個(gè)步驟進(jìn)行的：第一個(gè)步驟是利用排序功能先以分類字段為依據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。第二個(gè)步驟是利用函數(shù)的計(jì)算，進(jìn)行一個(gè)匯總的操作。4.6.4分組顯示

在Excel2010中，用戶還可以以行或列為單位，創(chuàng)建行與列分級(jí)顯示表內(nèi)數(shù)據(jù)。首先選擇需要進(jìn)行行分級(jí)顯示的單元格區(qū)域，如選擇單元格區(qū)域A3：A12。然后執(zhí)行【分級(jí)顯示】|【組合】命令，在下拉列表中選擇【組合】選項(xiàng)。在彈出的【創(chuàng)建組】對(duì)話框中，選中【行】單選按鈕即可4.6.5數(shù)據(jù)合并計(jì)算

Excel中的合并計(jì)算功能非常強(qiáng)大，包括求和、平均值、計(jì)數(shù)、最大值、最小值等一系列合并計(jì)算。通過合并計(jì)算，可以把來自一個(gè)或多個(gè)源區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并建立合并計(jì)算表。這些源區(qū)域與合并計(jì)算表可以在同一工作表中，也可以在同一工作簿的不同工作表中，或是在不同的工作簿中。4.7數(shù)據(jù)分析使用Excel2010對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等操作后，得到的計(jì)算結(jié)果還不能更好地顯示出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和變化趨勢(shì)。為此，Excel提供了各類型的圖或表來分析展現(xiàn)表格中的數(shù)據(jù)，相比單純的數(shù)據(jù)而言，圖表更加生動(dòng)形象，也能更具有層次性和條理性的顯示表格中的數(shù)據(jù)。本節(jié)將主要介紹三種較常用的圖或表：圖表、迷你圖和數(shù)據(jù)透視表。-4.7.1圖表

圖表的存在就是為了更加生動(dòng)和形象的反映數(shù)據(jù)，想要制作圖表，必須有和圖表相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。有了數(shù)據(jù)我們就可以開始創(chuàng)建圖表了。在Excel2010中，用戶可以通過【圖表】功能組或【插入圖表】對(duì)話框兩種方法建立圖表。首先選取需要展現(xiàn)在圖表上的數(shù)據(jù)區(qū)域。選擇【插入】|【圖表】功能組中常用的圖表樣式“柱形圖”后，創(chuàng)建成功的圖表如圖4-72所示。迷你圖迷你圖是Excel2010中加入的一種全新的圖表制作工具，它分為折線圖、柱形圖、盈虧。特點(diǎn)是在表格里生成圖形，它以單元格為繪圖區(qū)域，簡(jiǎn)單便捷的為我們繪制出簡(jiǎn)明的數(shù)據(jù)小圖表，方便的把數(shù)據(jù)以小圖的形式呈現(xiàn)在讀者的面前?？梢酝ㄟ^以下的方法步驟創(chuàng)建迷你圖。準(zhǔn)備原始數(shù)據(jù)，本節(jié)仍然用“商場(chǎng)家電銷售表”來說明如何制作迷你圖。選擇【插入】|【迷你圖】中的【折線圖】，系統(tǒng)彈出【創(chuàng)建迷你圖】選項(xiàng)卡。在【數(shù)據(jù)范圍】選擇你要展現(xiàn)的數(shù)據(jù)；在【位置范圍】定義需要在哪個(gè)單元格里顯示銷量變化趨勢(shì)。4.7.3數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種具有創(chuàng)造性與交互性的報(bào)表。使用數(shù)據(jù)透視表，可以匯總、分析、瀏覽與提供工作表數(shù)據(jù)或外部數(shù)據(jù)源的匯總