公務員考試公文的格式

第三章公文的格式

學習提要：公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范，這種規(guī)范既體現(xiàn)在公文的內容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面結構的相對固定化上。撰制公文是一項十分嚴肅的工作，探討公文的格式，也就使公文寫作更加規(guī)范化、標準化，從而增強公文外在形式的美好效果，更能符合通行慣例，使受文者更加準確、快速地了解公文精神，從而大大提高公文辦理的效率和質量。第一節(jié)公文格式的組成公文的格式一般包括三部分內容：公文的書面格式公文的用紙格式公文的印裝格式《國家行政機關公文格式》及《國家行政機關公文處理辦法》第三章對公文格式作了明確規(guī)定：公文的書面格式由眉首、主體、版記三部分組成（如圖）。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即154mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；至于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首部分001XX人民政府文件X政發(fā)[2000]1號機密一年特急

關于XXXXX的通知主體部分各縣、XXXXX:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx附件：1.XXXXXXXXXX2XXXXXXXXXX（印章）二OOO年一月一日（XXXXX）版記部分主題詞：XXXXXX抄送：XXX、XXX、XXX、XXXXXXXXXX2000年XX月XX日印發(fā)公文的用紙格式，一般采用國際標準A4型（210mmX297mm），左側裝訂。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm＋1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm＋1mm，版心尺寸為156mmX225mm（不含頁碼）。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。公文的印裝格式，文字從左至右橫寫、橫排。正文用3號仿宋字體，一般每面排22行，每行28個字。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫、排版）。第二節(jié)公文的眉首部分一、公文份數(shù)公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。二、秘密等級和保密期限秘密等級簡稱密級，即表明公文保密程度的標識符號。依據(jù)公文內容涉及國家秘密的程度通常劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。標識密級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用隔開，如保密6個月、機密3個月、絕密長期。三、緊急程度緊急程度表明對公文遞送和辦理急緩的要求，公文分為特急件、急件、普通件、限時送達件四種。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”，其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，密級等頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。四、發(fā)文機關標識發(fā)文機關即公文的發(fā)送機關，用于表明公文的責任者，展示公文的法定權威性。發(fā)文機關標識，有發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上緣為25mm，對于上級的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上緣為80mm。發(fā)文機關標識推薦使用小宋字體，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀的為原則酌定，但最大不能等于或者大于22mmX15mm。五、發(fā)文字號發(fā)文字號，指發(fā)文機關一年中所發(fā)文件的統(tǒng)一編號。發(fā)文字號由機關代字、年份、序號三部分組成，如“國發(fā)[2000]23號”就是國務院2000年發(fā)布的第23號文件。聯(lián)合發(fā)文時，只標明主辦機關的發(fā)文字號。機關代字，表明發(fā)文機關或主辦單位。六、簽發(fā)人簽發(fā)人指批準發(fā)布公文的機關領導人姓名，上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字體標識簽發(fā)人姓名。第三節(jié)公文的主體部分公文的主體部分，由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、印章、附注幾個內容要素組成。一、公文的標題公文的標題是標明公文內容的概括性名稱。公文標題應當準確地概括公文的主要內容并標明公文種類，完整的公文標題一般由發(fā)文機關名稱、事由、公文種類三部分組成。標題中的發(fā)文機關名稱一般要標注機關名稱的全稱。公布性、知照性公文可以省略發(fā)文機關和事由，只標明文種。標題中的發(fā)文機關名稱，一般要標明機關名稱的全稱。公布性、知照性公文可以省略發(fā)文機關和事由，只標明文種。標題中的事由，應用最少的詞語把公文的主要內容準確、簡要地概括出來，使人一看便知公文主旨。標題中的公文種類，應以法定公文文種名稱為準。0000001

機密★20年特急重慶市文化局渝教發(fā)〔2004〕1號

××××××××××××關于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

重慶市公安局重慶市教育委員會文件-1-0000001

機密★20年特急渝教發(fā)〔2004〕1號

××××××××××××關于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

重慶市教育委員會文件-1-二、主送機關主送機關又叫做收文機關，指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送機關的標識，在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移到版記中的主題詞下，抄送之上，標識方法同抄送。主送機關的標識應注意：1、上行公文一般只有一個主送機關2、下行公文多為兩個以上主送機關三、公文正文公文正文位于主送機關名稱下一行，每自然段，左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。公文正文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。（一）開頭部分開頭部分又稱為序引，其內容主要闡明撰寫的依據(jù)、目的、緣由等。開頭的主要作用是強調發(fā)文的必要性、針對性，引起下文。開頭的撰寫要精確、簡潔、概括性強，要盡快引入主體部分。（二）主體部分主體部分又稱為中段，是正文的核心，其內容主要闡述公文的具體事項、意圖。正文部分應使受文者對公文所表達的信息獲得具體明確的認識。主體部分應主旨明確，重點突出，直陳其事。（三）結尾部分公文結尾一般十分簡潔，其內容寫法主要有兩種：套語式結尾或文章式結尾。套語式結尾指人們約定成俗，長期慣用的文書套語結尾。文章式結尾，即撰寫一般文章式結尾。四、附件附件，是附屬于公文正文后面的文件或材料，它是對公文正文的補充、說明或是公文的具體化。附件標識，在正文下一行左空2字用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件如有序號用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。五、制文機關制文機關亦叫叫落款，指發(fā)文使用的名義，它是公文格式中的一個重要組成部分。黨的機關公文一般在落款處暑發(fā)文機關名稱，應用全稱或規(guī)范化簡稱。行政機關公文在落款處不屬發(fā)文機關名稱，只標識成文時間，并加蓋公章；當聯(lián)合行文需加蓋三個以上印章時，才暑發(fā)文機關名稱。落款的文職，應在正文右下方，成文時間上方，正文與落款間應有一定距離（一般為兩三行間距），如有附件，落款則要放在附件標注的右下側?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。

附件：1.×××××

2.×××××二〇〇四年一月一日主題詞：××××××抄送：××，××，××××，××××?！痢痢痢?004年×月×日印發(fā)

3個及以上機關聯(lián)合行文-2-成文日期此處空2個字位置×××單位×××單位×××單位×××單位×××單位六、成文時間成文時間，指公文發(fā)布的確切日期，用于表明公文開始發(fā)揮效用的時間。成文時間的標識，要用漢字將年、月、日標全，“零”寫為0；成文時間的標識位置，應在公文末頁“公文正文”或“附件”之后，成文時間空4字。成文時間以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行為以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。×××××××××××。

附件：1.×××××

2.×××××（×××××）主題詞：××××××抄送：××，××，××××，××××?！痢痢痢?004年×月×日印發(fā)

成文日期-2-此處空4個字位置二○○四年一月一日七、印章印章，即機關權利象征的的圖章，它是公文生效標識。公文印章必須與發(fā)文機關一致。單一機關制發(fā)的公文在落款處不屬發(fā)文機關名稱，只標識成文時間，加蓋印章應上距正文2～4mm端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。八、附注公文的附注，指公文需要說明的其他事項的注釋與說明。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。第四節(jié)公文的版記部分及頁碼公文的版記部分，包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期三個內容要素。版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。一、主題詞主題詞又稱“敘詞”、“關鍵詞”，是反映公文主題思想或主要內容的代表性詞語。它一般有3～5個規(guī)范化詞目（即詞或詞組）構成，每個詞目間要空一格。如“XX省公安廳關于打擊走私活動的會議紀要”一文，的主題詞為“公文緝私紀要”。（一）主題詞的標引方法一份文件的標引，最多不超過5個主題詞。主題詞的標引順序是：先標反映文件內容的類別詞和類屬詞，然后標反映文件形式的公文文種詞。一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。如會議紀要《聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準備情況的匯報》，先標反映一個主題內容的類別詞“財政”，再標類屬詞“稅務”，然后再標翻印第二個主題內容的類別詞“公安”，再標類屬詞“緝私”，最后標“會議、紀要”。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可只在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。（二）主題詞的標識主題詞位于“抄送機關”上方?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間1字。二、抄送機關抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化