項(xiàng)目五會(huì)展接待工作

項(xiàng)目五

會(huì)展接待工作

項(xiàng)目五會(huì)展接待工作

任務(wù)一會(huì)展接待方案

一、會(huì)展接待的準(zhǔn)備（一）充分收集參加對(duì)象的情況1.參加對(duì)象的基本情況;2.參會(huì)的目的、意圖和背景;3.抵離時(shí)間和交通工具。任務(wù)一會(huì)展接待方案一、會(huì)展接待的準(zhǔn)備（二）參加對(duì)象信息的途徑和方法1.匯總回執(zhí)、報(bào)名表和申請(qǐng)表；2.查閱歷次會(huì)議活動(dòng)的檔集資料；3.請(qǐng)有關(guān)部門提供情況；4.要求參加對(duì)象出示有效證件。任務(wù)一會(huì)展接待方案二、擬訂會(huì)展接待方案（一）會(huì)展接待的一般內(nèi)容1.接待方針2.接待規(guī)格1）迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別；2）會(huì)議活動(dòng)過(guò)程中主辦方安排宴請(qǐng)、參觀、訪問(wèn)、游覽、娛樂(lè)活動(dòng)的次數(shù)、規(guī)模和隆重程度；3）主辦方確定的參加對(duì)象的食宿標(biāo)準(zhǔn)。3.接待內(nèi)容4.接待日程5.接待責(zé)任6.接待經(jīng)費(fèi)任務(wù)一會(huì)展接待方案二、擬訂會(huì)展接待方案（二）會(huì)展接待方案的寫(xiě)法（1）標(biāo)題（2）正文（3）提交方案的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)（4）提交方案的時(shí)間任務(wù)二接站程序

一、接站的意義會(huì)議接待人員前往機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站迎接參加對(duì)象，這項(xiàng)工作叫做接站。

任務(wù)二接站程序二、接站工作的程序和要求（一）確定迎接規(guī)格（二）組織歡迎隊(duì)伍（三）樹(shù)立接站標(biāo)志（四）掌握抵達(dá)情況（五）熱情介紹任務(wù)二接站程序三、引導(dǎo)工作（一）引導(dǎo)工作的含義和意義引導(dǎo)是指會(huì)議活動(dòng)期間會(huì)務(wù)工作人員為參加對(duì)象指引會(huì)場(chǎng)、座位、住宿的房間以及參加對(duì)象所要打聽(tīng)的地方的路線、方向和具體的位置。引導(dǎo)雖然看似小事，但卻能給參加對(duì)象提供許多方便，使他們感到親切。（二）引導(dǎo)工作的要求負(fù)責(zé)引導(dǎo)的禮儀人員要統(tǒng)一著裝，熟悉會(huì)場(chǎng)的布局以及各種配套設(shè)施的情況。大型會(huì)議活動(dòng)的禮儀人員迓要了解本地的交通、旅游、購(gòu)物等情況，以備參加對(duì)象隨時(shí)咨詢。國(guó)際性會(huì)議的禮儀人員還要會(huì)熟練使用外語(yǔ)。任務(wù)三報(bào)到與簽到

一、報(bào)到工作（一）查驗(yàn)證件（二）登錄信息（三）接收材料（四）發(fā)放文件（五）預(yù)收費(fèi)用（六）安排住宿任務(wù)三報(bào)到與簽到二、會(huì)議簽到的作用和方式（一）會(huì)議簽到的作用1.便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)2.檢查缺席情況3.留作紀(jì)念4.歷史憑證（二）會(huì)議簽到的方式1.簿式簽到2.表式簽到3.電子簽到任務(wù)四看望與會(huì)見(jiàn)

一、看望和會(huì)見(jiàn)的區(qū)別看望是禮節(jié)性的，主要起表示歡迎和慰問(wèn)的作用；會(huì)見(jiàn)也具有禮節(jié)性，但主要起交換意見(jiàn)的作用。

任務(wù)四看望與會(huì)見(jiàn)二、看望與會(huì)見(jiàn)的安排及要求（一）確定出面人（二）安排時(shí)間和地點(diǎn)（三）通知（四）陪同和記錄任務(wù)五食宿安排

任務(wù)五食宿安排一、安排飲食（一）安排飲食的要求1.飲食衛(wèi)生2.規(guī)格適中3.照顧特殊任務(wù)五食宿安排一、安排飲食（二）安排飲食工作的程序1.制訂飲食工作的方案1）就餐標(biāo)準(zhǔn)；2）就餐時(shí)間；3）就餐地點(diǎn)；4）就餐形式；5）就餐人員組合方式；6）就餐憑證；7）保證飲食安全的具體措施。任務(wù)五食宿安排2.預(yù)訂餐廳1）餐廳大小是否能夠容納會(huì)議活動(dòng)全部就餐人員。2）餐廳的衛(wèi)生條件是否達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3）飯菜品種和質(zhì)量否滿足要求。4）餐廳號(hào)會(huì)場(chǎng)和代表駐地的距離是否適當(dāng)。5）價(jià)格是否合理。任務(wù)五食宿安排3.印制和發(fā)放就餐憑證4.統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)5.商定菜譜6.餐前檢查7.餐后反饋任務(wù)五食宿安排二、安排住宿（一）安排住宿的要求1.住地相對(duì)集中2.距離會(huì)場(chǎng)較近3.設(shè)施齊全、確保安全4.合理分配、照顧特殊5.規(guī)格適中，勤儉節(jié)省任務(wù)五食宿安排(二)住宿安排工作的程序1.制訂住宿安排工作方案2.統(tǒng)計(jì)住宿人數(shù)3.分析參加對(duì)象的情況4.確定預(yù)訂房間的數(shù)量5.預(yù)訂賓館和房間6.分發(fā)房間鑰匙任務(wù)六作息時(shí)間安排

一、會(huì)議活動(dòng)作思時(shí)間的構(gòu)成１.就餐時(shí)間。包括每天早、中、晚三餐的時(shí)間。２.每天上午、下午會(huì)議活動(dòng)的開(kāi)始、結(jié)束和休息時(shí)間。３.會(huì)議活動(dòng)輔助活動(dòng)的時(shí)間，如晚上的娛樂(lè)活動(dòng)時(shí)間安排。４.茶歇時(shí)間。任務(wù)六作息時(shí)間安排二、安排作息時(shí)間的要求１.服從會(huì)議議題性活動(dòng)的需要。２.勞逸結(jié)合，充分安排休息時(shí)間。３.會(huì)議作息時(shí)問(wèn)表應(yīng)在與會(huì)者報(bào)到時(shí)分發(fā)。４.作息時(shí)間如有變化應(yīng)及時(shí)通知到每一個(gè)參加單位和每一位參加對(duì)象。任務(wù)六作息時(shí)間安排三、作息時(shí)間表的格式（一）標(biāo)題會(huì)議活動(dòng)名稱（可用簡(jiǎn)稱）加“作息時(shí)間”或“時(shí)間安排”。。（二）會(huì)議活動(dòng)舉行日期位于標(biāo)題之下居中，寫(xiě)明年份和開(kāi)始、結(jié)束日期。外加圓括號(hào)（三）正文會(huì)議作息時(shí)間表一般以時(shí)間為線索，寫(xiě)明就餐、開(kāi)會(huì)、休息以及輔助活動(dòng)的具體時(shí)間。（四）落款一般寫(xiě)“××?xí)h秘書(shū)處”或“××?xí)h組委會(huì)”即可。任務(wù)七文藝接待

任務(wù)七文藝接待一、選好節(jié)目和影片（一）配合會(huì)議的主題（二）照顧對(duì)象的興趣（三