財務規(guī)章制度及流程

更改級別 文件編號：更改級別文件編號：財務規(guī)章制度及流程編 制：財務部審 核：01批 準：02受控狀態(tài)：受 控生效日期：名目：二、峰值物料及商務系統(tǒng)物資存貨管控三、費用報銷四、固定資產(chǎn)及低值易耗品等管理五、應收賬款確認及收款六、開票資料的抬頭七、賬務報銷相關(guān)要求八、附則采購員：①經(jīng)常性使用且性質(zhì)相同物料，詢價三家公司，確認性價比相對較高供應商，與其簽訂合同；采購員：①經(jīng)常性使用且性質(zhì)相同物料，詢價三家公司，確認性價比相對較高供應商，與其簽訂合同；②把握在領(lǐng)導預算之內(nèi)的貨款支付：填寫報銷單即可，附件為：發(fā)放清單、發(fā)票、收據(jù)、選購入庫單，有發(fā)票與無發(fā)票的分開填寫報銷單，無法供應發(fā)票的付款必需用其他的發(fā)票作為補償；采購員采購員分公司負責人主管會計出納財務總監(jiān)總經(jīng)理重要提示：1重要提示：1、1000元以上可借支，借支記個人往來，單據(jù)齊全后以報銷的形式?jīng)_賬；2、全部的供應商合同以賬期結(jié)算方式進行：本月采，次月結(jié)算或者后兩月結(jié)算；3、超預算選購財務不予審批；4、報銷單的金額與后面附件金額保持全都；5、峰值物料特殊狀況可暫不以合同方式簽訂。峰值物料的資金由分公司一、采購員一、采購員（兼）財務（或人事兼）發(fā)票或收據(jù)、付款證明。倉管（中臺：①審核選購訂單與實物數(shù)量全都，同時確認實物完整性；重要提示：重要提示：1、峰值活動前分公司負責人將峰值物料選購明細告知中臺備檔；2、中臺依據(jù)選購的峰值物料登記入庫；3、領(lǐng)用時，由每個業(yè)務員依據(jù)發(fā)放明細到中臺處登記后領(lǐng)?。?、業(yè)務員實際發(fā)放物料時，要求店面人員填寫簽收單并留下電話號碼；5進行盤點，財務（或人事兼）復盤，盤點表上經(jīng)手人員需簽字；6月末上交總部費用單據(jù)時，將當月峰值活動物料領(lǐng)用明細表及簽收單次使用，要求全部物料領(lǐng)用必需有登記，物料發(fā)放必需要有簽收。二、峰值物料及商務系統(tǒng)物資存貨管控－商務系統(tǒng)物資二、采購員二、采購員倉管分管會計采購員：①銷售清單應一式兩聯(lián)，一聯(lián)報賬；一聯(lián)倉管入庫；僅有一聯(lián)時，原件報賬，復印聯(lián)倉管入庫。清單上必需有供應商業(yè)務章或者公章②倉管憑銷售清單辦入庫后，簽字復核貨品名稱、單位、數(shù)量、金額；倉管：①審核銷售清單與實物數(shù)量全都，同時確認實物完整性；②對商品積壓及供應短缺造成的損失負責；③進行出入庫單據(jù)流操作，月末把全部出入庫單交財務審核重要提示：重要提示：1、選購入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)選購、一聯(lián)財務、一聯(lián)倉管；2完成。盤點表上全部經(jīng)手人員需簽字；3、庫存限量僅局限于商務系統(tǒng)物資，峰值物料暫沒有；4、退貨：倉管打相應的退貨單，由選購及部門主管簽字，注明緣由即可；5、破損：查明緣由，若供應商問題，由選購聯(lián)系退換貨；若倉庫保管不50%快遞公司全額擔當，事前需告知快遞員此條款；由我司自行配送的，由當事人及部門經(jīng)理共同擔當進價的一半。三、費用報銷報銷人中臺門負責人報銷人中臺門負責人報銷中人：①依據(jù)標準附注第8條填寫差旅費報銷單及附貼相關(guān)票據(jù)；②保證各項費用真實合理；臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；人事行政：①審核出差人員是否提前備案；②審核出差人員的來回時間；部門負責人：①對費用真實性、合理性負責；②對業(yè)務員出差的真實性負責；票據(jù)上顯示時間全都；總經(jīng)理總經(jīng)理出納分管會計財務總監(jiān)重要提示：重要提示：1、全部人員的出差都必需經(jīng)過人事行政備案審核；2、差旅費允許借支，借支金額不得超出基本工資的50%，無底薪人員暫不允許借支。3、歸屬于各分公司的差旅費由報銷人將單據(jù)及發(fā)票提交中臺審核后，全部費用統(tǒng)一由中臺發(fā)起釘釘審批，2、差旅費報銷標準一線城市（北上廣）一線城市（北上廣）各省會城市及沿海重點旅游城市其他地區(qū)備注項目住宿餐費及交通費住宿餐費及交通費住宿餐費及交通費（住宿）全體同事300100180100120100商務或快捷酒店及以下注：1、如當晚在出差途中未產(chǎn)生住宿費和餐費，報銷時應扣除住宿和餐費補貼。2、報銷時須注明實際用餐狀況，凡對方公司或本公司款待就餐時，不享受餐費報銷。3、對于多人一同出差，提倡同性合住，原則上要求經(jīng)理及以下人員同性合住，同住者只能依據(jù)一個人標準計算住宿費用。4、因工作需要超出差旅費補助標準的，需總經(jīng)理批準（通用審批）后方可實報實銷。5際發(fā)生票據(jù)作為報賬的原始依據(jù)（優(yōu)選公共交通，出行不便利或時間緊急可乘坐出租車。6；乘座火車及汽車時，車程在6小時以內(nèi)只能報銷火車二等座及一般汽車車費，車程在6其他緣由需要乘坐飛機，需提前請示總經(jīng)理（通用審批）準。7、員工出差，如因個人緣由未在規(guī)定時間返回或者延誤，所產(chǎn)生的費用由員工自行擔當。同時造成工作延誤，依據(jù)考勤制度進行處理。8、差旅費報銷包含票據(jù)有①自填的報銷單②交通發(fā)票③餐宿發(fā)票及汽車耗油票④特殊狀況說明書面申請審批表（包括出差申請表）。具體要求如下：①報銷單必需用差旅報銷專用報銷單（不能用費用報銷單填），次，金額不得涂寫或模糊；②除餐補以外的差旅相關(guān)費用都必需獲得正規(guī)發(fā)票，貼票規(guī)章是:一交通票報銷時須按出差的時間挨次粘貼（出差時間長可分天分期各貼一張），③住宿及油票與交通票分開貼，報銷汽油費按實際使用公里數(shù)的油耗進行報銷，要求附上出差前和出差結(jié)束時汽車油表公里數(shù)的照片；④特殊狀況書面申請：以A4紙書寫打印均可，亦需疊成與報銷單一樣大小附后。9、如在報銷差旅費中票據(jù)遺失，不予報銷；10、員工在參與公司支配的短期學習、培訓等，如已支配食宿的，只報銷來回路費，不發(fā)放餐費和交通費補貼。11、各城市之間人員臨時性支援或外派（一般狀況下10天內(nèi)），只報銷來回路費，未供應住宿的，可報銷住宿費；12、出差期間除以上報銷標準之外不再發(fā)放任何補貼，取消原在工資表中發(fā)放出差補貼；13、出差以跨地級市為標準、出差前需要填寫出差申請單、交人事部備檔；14、財務人員有權(quán)對不按上述規(guī)定程序辦理的拒絕報銷。報 銷 人：①依據(jù)規(guī)定填寫費用報銷單，應注明事由、參與人員名單、金報 銷 人：①依據(jù)規(guī)定填寫費用報銷單，應注明事由、參與人員名單、金額、金額與所附票據(jù)相符（發(fā)票額不能少于報銷額；②保證費用真實合理；中臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；分公司及部門負責人：①對費用的真實性、合理性和有效性負責；②款待費的報銷是否超出預算；分管會計：①報銷時所附票據(jù)金額與報銷金額相符；②所列票據(jù)真實有效，票據(jù)是否符合要求；③款待費的報銷是否超出報銷標準和預算范圍，超出須作說明；財務總監(jiān)：①審核費用報銷發(fā)票的真實性、合法性；②以上人員簽字齊全；總經(jīng) 理：①對批準費用報銷的合理性負責；②以上人員簽字是否齊全；出納：①在授權(quán)范圍內(nèi)各級人員的簽字是否齊全；②報銷金額大小寫全都；③報銷單與附件相符；④領(lǐng)款人與報銷人是否相符，不符的，領(lǐng)款人需簽字；⑤扣除前期借款；中臺門負責人分管會計報銷人總經(jīng)理出納財務總監(jiān)重要提示：1重要提示：1100（不包括峰值日（用審批，總經(jīng)理審批同意后方可支出該費用，否則不予報銷。2、客情維護費的報銷流程與款待費流程及要求全都3、歸屬于各分公司的款待費由報銷人將單據(jù)提交中臺審核后，全部費用統(tǒng)一由中臺發(fā)起釘釘審批。單位：元/人/次客戶類別員工級別一般相關(guān)人員（副經(jīng)理級別以下）主要業(yè)務負責人（經(jīng)理/副經(jīng)理級別）單位領(lǐng)導（董事長/副總級別）主管及經(jīng)理100100200總監(jiān)及其他高管150150300總經(jīng)理實報實銷注：1、費用限額標準（以對方來人總數(shù)計算限額）3、若我方多人伴隨的，報銷標準按其中級別最高人員的標準執(zhí)行。4、我方伴隨人員的人數(shù)應不超過被款待人員人數(shù)的50%。照此計算不足一人的，按一人計算；一人以上的，小數(shù)點后面四舍五入。5（可以釘釘流程完成。6；7、送禮品須注明送禮的時間、客戶公司名，職位，姓名，事由，必需供應正規(guī)的發(fā)票。（客情維護費以此要求報銷）。5、運輸費、快遞費用報銷流程中臺分公司負責人中臺分公司負責人分管會計報 銷中人①單筆運費在取得合格快遞單、發(fā)票后填寫報銷單，同時將上述單據(jù)附在報銷單上；②保證費用真實合理；③確認貨物已完好無誤收到；臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；總經(jīng)理總經(jīng)理出納財務總監(jiān)重要提示：重要提示：1全部運單，必需有郵寄人、接收人（合同快遞額、快遞物件內(nèi)容清楚2嚴禁私自打款后報銷。3、運輸費、快遞費報銷必需供應發(fā)票4、歸屬于各分公司的款待費由報銷人將單據(jù)提交中臺審核后，全部費用統(tǒng)一由中臺發(fā)起釘釘審批，6、房租費、水電費、辦公用品、飲用水報銷中臺分公司負責人中臺分公司負責人分管會計總部人事行政部總經(jīng)理出納財務總監(jiān)人事行政部：①每月月補作相應申請，寫明相應明細；②報銷金額不得超出預算范圍；③報銷時需銷售清單、發(fā)票中臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；10001000重要提示：重要提示：1、日常辦公文具，易耗材料物品由分公司負責人指定專人在方案額度內(nèi)2、全部附件中發(fā)票是必需要求。如僅有銷售清單及收據(jù)，不予報銷。3、租用新辦公室或變更辦公室時需要提前報備，報銷房租費時需要供應房租合同、房產(chǎn)證復印件及房東身份證復印件。合同原件和房租押金收條上交總部統(tǒng)一備檔。4統(tǒng)一發(fā)起釘釘審批。總部的此類費用由總部人事行政部發(fā)起。7、其他費用的報銷流程A、借 款: ①備用金——保管人（借款單分公司負責人審核 分管會計（賬面掛保管人個人往來財務總總經(jīng)出納注：備用金保管人需保證每月報銷附件的完整性、有效性及真實性（各地分公司固定1000元）②工資預支——申請人（借款單）分公司或部門負責人人事行政分管會計財務總監(jiān)總經(jīng)理出納。注：無特殊狀況不允許預支工資，每人當年只允許申請一次預支，預支工資不得超過基本工資的50%，并在當月應發(fā)工資中直接扣除。未轉(zhuǎn)正、無基本工資的員工不得預支；③峰值、物料選購借款——分公司負責人（借款單）分管會計財務總監(jiān)總經(jīng)理出納。注：附件附本次借款估計選購明細（名稱、數(shù)量、單價、金額）及本次峰值活動方案；B、獎勵：分公司或部門負責人（報銷單）人事行政分管會計財務總監(jiān)總經(jīng)理出納④其他大事借支——申請人（通用審批B、獎勵：分公司或部門負責人（報銷單）人事行政分管會計財務總監(jiān)總經(jīng)理出納注注：每月由人事行政供應相應的嘉獎方案及通告，財務審批憑方案、預算及領(lǐng)款人供應相應的除餐飲發(fā)票以外的發(fā)票報銷為附件C、兼 職：報銷人（報銷單分公司負責分管會財務總總經(jīng)出納注：上海兼職費用不超180元，其他一線城市兼職每天每人不得超過150元；除此以外的城市兼職每天每人不得超過100元，以打款截圖及發(fā)票為附件報銷，要求供應全部兼職人員的身份證復印件及聯(lián)系電話。D、交通費：中臺分公司或部門負責人分管會計財務總監(jiān)總經(jīng)理出納費；后勤人員在市內(nèi)外出辦事的，只能乘坐公交，出租車費一律不予報銷（緊急狀況除外。E、團建費：中臺分公司或部門負責人分管會計財務總監(jiān)總經(jīng)理出納注：各分公司團建費每人標準為50元月，要求用于豐富員工的業(yè)余生活、加強團隊分散力，活動形式不限、但不得以現(xiàn)金形式發(fā)放。報銷團建費明細及發(fā)票；F、其他以上未提及的費用一律視為特殊費用，需要走郵件提前申請流程 ：分公司或部門負責分管總經(jīng)理（業(yè)務條線財務總總經(jīng)重點提示：1各部門和分公司負責各自的預算，一般狀況下不允許跨部門報銷。2、未授權(quán)無標準費用依據(jù)財務正常要求審核是否有發(fā)票、清單、合同、收據(jù)3、不符合以上報銷要求的報銷財務有權(quán)退回，不予以處理4先上傳紙質(zhì)檔文件，審核無誤后，月底最終兩天郵寄文件，與釘釘上傳附件保持全都5與之前所走流程保持全都。6、每周三、四，財務定期審核。每周六前出納支配打款。特殊性、急性款等狀況例外。四、固定資產(chǎn)及低值易耗品等管理1、定 義：①固定資產(chǎn)——2000元臺辦公用品或者設(shè)備（如：電腦、空調(diào)等；②2000元臺可以重復利用的物品（如：電水壺、插板、飲水機等；③200元臺用品直接入當月費用（如：紙杯、筆等；2、流 程：①固定資——申請分公司或部門負責人事行財務總總經(jīng)選購人事行財財務總總經(jīng)理②低值易耗品及其他接受《辦公用品》報銷流程3入 庫：由選購人員復印相應的清單，并注明領(lǐng)用人、用途，固定資產(chǎn)需由行政編號后貼上相應的標簽，固定資產(chǎn)在報廢后填寫相應的報廢單，行政總及分管會計、總監(jiān)審核簽字后處置（報廢的流程暫以釘郵替代。4、盤 點：每個季度最終一天盤點一次，每年最終一天大盤一次。盤點前由財務組織行政進行初盤，行政盤點后在清單上簽字，由財務進行復盤，并出相應的盤點報告，對閑置需處理的資產(chǎn)供應相應的意見及解決方案，最終總經(jīng)理決策；5、入賬核算：①固定資產(chǎn)接受年限平均法，凈值為原價的3%，折舊年限按稅法規(guī)定的最低年限，開頭使用的下月開頭算折舊費；②低值易耗品接受一次攤銷法，領(lǐng)用的當月一次性攤銷入費用。中臺/業(yè)務員：①每月1號發(fā)送上月業(yè)務數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的精確?????性、準時性；中臺/業(yè)務員：①每月1號發(fā)送上月業(yè)務數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的精確?????性、準時性；205%的差異時準時上報分公司負責人；③申請開票，準時寄動身票；④到款后，由業(yè)務員（商鋪系統(tǒng)）填寫相應收據(jù)。分公司負責人：①對中臺上報業(yè)務數(shù)據(jù)進行核實、負責；②對于中臺上報的差異狀況找出緣由并做相應的處理；分 管 會計核實中臺業(yè)務數(shù)據(jù)找出問題以口碑系統(tǒng)中數(shù)據(jù)暫估入賬；②每月20號，與中臺核對客戶發(fā)送對賬單③對開票申請進行相應的復核，確認開票金額及應繳稅額無誤④準時查看到賬狀況，并沖賬財 務 總監(jiān)：①審核業(yè)務數(shù)據(jù)提報及賬面暫估收入的正確性、合理性；中臺/業(yè)務員分公司負責人分管會計總經(jīng)理財務總監(jiān)財務總監(jiān)重要提示：重要提示：1、業(yè)務數(shù)據(jù)報表要以口碑系統(tǒng)中數(shù)據(jù)為準2、全部的發(fā)票開具以口碑系統(tǒng)中數(shù)據(jù)為準，中臺按口碑要求提交發(fā)票信息3、每月中臺開過發(fā)票后，準時寄出并拍照發(fā)給總部分管會計，并登記發(fā)票明細表。每月28號以釘郵方式發(fā)送財務備檔。另，月末郵寄記賬聯(lián)給財