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2023/2/31辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)與技巧培訓(xùn)班主講:姬瑞環(huán)中共中央辦公廳電子科技學(xué)院教授中國(guó)高教學(xué)會(huì)秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)理事國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格鑒定專(zhuān)家委員會(huì)委員2023/2/32培訓(xùn)專(zhuān)題內(nèi)容第一專(zhuān)題:公文寫(xiě)作根本規(guī)那么第二專(zhuān)題:常用公文起草要領(lǐng)第三專(zhuān)題:辦公室建設(shè)與管理
2023/2/33第一專(zhuān)題:公文寫(xiě)作根本規(guī)那么一、認(rèn)識(shí)公文寫(xiě)作的特點(diǎn)公文寫(xiě)作的根本特點(diǎn):標(biāo)準(zhǔn)性強(qiáng)受領(lǐng)導(dǎo)之命,代機(jī)關(guān)立言?!耙晕妮o政〞目的:為處理公務(wù)效勞,排斥個(gè)性化寫(xiě)作。內(nèi)容:真實(shí)地反映事實(shí),排斥文學(xué)手法。格式:具有標(biāo)準(zhǔn)體式,符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。表達(dá):采用應(yīng)用文體,恰當(dāng)運(yùn)用公文術(shù)語(yǔ)。時(shí)限:在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。2023/2/34二、遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)〔GB/T9704-1999)眉首:發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí);發(fā)文字號(hào);密級(jí)與保密期限;緩急時(shí)限;簽發(fā)人標(biāo)識(shí);份號(hào)。主體:標(biāo)題;主送機(jī)關(guān);正文;附件;生效標(biāo)識(shí);成文日期;附注。版記:主題詞;抄送機(jī)關(guān);印發(fā)機(jī)關(guān);印發(fā)日期;印數(shù)。2023/2/35三、公文寫(xiě)作根本步驟與方法〔一〕做好準(zhǔn)備工作思想準(zhǔn)備:接受擬稿任務(wù)后,擬稿人要明確行文目的?主題?文種?公文重點(diǎn)?材料準(zhǔn)備:圍繞主題收集材料。方案準(zhǔn)備:總體構(gòu)思,確定篇章形式與表達(dá)方式,擬制提綱,確定各局部的根本框架。2023/2/36三、公文寫(xiě)作根本步驟與方法〔二〕正式起草階段〔操作要領(lǐng)〕擬寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題;設(shè)計(jì)好開(kāi)頭和結(jié)尾;安排主體結(jié)構(gòu);確定表達(dá)方式。本卷須知:〔1〕接受任務(wù)后抓緊辦理。〔2〕根據(jù)提綱有條理地寫(xiě)作?!?〕聯(lián)合發(fā)文做好協(xié)商工作?!?〕處理好材料和觀點(diǎn)的關(guān)系。〔5〕遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)?!?〕符合文字表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)。2023/2/37三、公文寫(xiě)作根本步驟與方法〔三〕加工修改階段作用:保障文稿更加準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練。范圍:審讀內(nèi)容:主題、觀點(diǎn)、材料、數(shù)據(jù)等。推敲文字:字、詞、句、段的訛、奪、衍、倒方法:擬稿人讀改法;請(qǐng)人代改法;集體討論法;冷處理法。2023/2/38四、公文寫(xiě)作的根本要求〔一〕目的明確,行文有據(jù),主旨單一。1、明確“為了……〞;2、明確“根據(jù)……〞;3、明確“干什么〞。如:請(qǐng)示何事?通知何事?〔二〕內(nèi)容合法、務(wù)實(shí)、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。1、符合法律法規(guī)、上級(jí)規(guī)定、本機(jī)關(guān)既定政策規(guī)章,這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。2、從實(shí)際出發(fā),注意針對(duì)性、真實(shí)性、可行性。3、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。〔動(dòng)筆前、起草中、完稿后〕2023/2/39四、公文寫(xiě)作的根本要求〔三〕文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練、得體。準(zhǔn)確〔概念清楚、講究分寸、符合語(yǔ)法、要素標(biāo)準(zhǔn)〕鮮明〔觀點(diǎn)明確、用好標(biāo)題、褒貶得當(dāng)、段旨撮要〕簡(jiǎn)練〔錘煉語(yǔ)言、去除空話(huà)、控制篇幅、層次清楚〕得體〔文體要求、書(shū)面語(yǔ)言、術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)〕〔四〕合理組織語(yǔ)言。表意清晰;符合事理;搭配合理;成分完整;語(yǔ)序得當(dāng)。組織修改2023/2/310五、把握公文寫(xiě)作的根本規(guī)律〔一〕提高邏輯思維水平。常用思維方法如下:模式化思維〔從不同文種角度思考〕對(duì)象化思維〔從收文機(jī)關(guān)角度思考〕辯證思維〔全面、開(kāi)展、變化地思考〕散點(diǎn)思維〔多角度地思考〕求同存異思維〔思維與領(lǐng)導(dǎo)趨同〕2023/2/311五、把握公文寫(xiě)作的根本規(guī)律〔二〕找好角色定位與行文角度總原那么:受領(lǐng)導(dǎo)之命,代機(jī)關(guān)立言。代擬文稿:要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)身份和職位特征;對(duì)外發(fā)文:要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征;區(qū)別文稿應(yīng)用范圍,內(nèi)外、上下有別。2023/2/312五、把握公文寫(xiě)作的根本規(guī)律〔三〕符合行文的邏輯〔嚴(yán)謹(jǐn)性〕要求題文相符,首尾照應(yīng),前后貫穿橫向〔并列〕結(jié)構(gòu)沒(méi)有嚴(yán)格的順序要求,重要內(nèi)容前排。縱向〔遞進(jìn)〕結(jié)構(gòu)務(wù)虛到務(wù)實(shí)或務(wù)實(shí)到務(wù)虛提出問(wèn)題——分析問(wèn)題——解決問(wèn)題為什么——干什么——怎樣干縱橫結(jié)合結(jié)構(gòu)〔總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿〕因果結(jié)構(gòu)〔查清問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告〕總分結(jié)構(gòu)〔外在的表達(dá)形式〕2023/2/313五、把握公文寫(xiě)作的根本規(guī)律〔四〕認(rèn)真處理好三種關(guān)系作人和作文的關(guān)系先作人,后作文。文如其人,人如其文。有定法和無(wú)定法的關(guān)系文有定法:符合公文法規(guī)與約定俗成的規(guī)那么。文無(wú)定法:具體問(wèn)題具體分析,在實(shí)踐中學(xué)習(xí)運(yùn)用和掌握規(guī)那么。文中無(wú)我和文中有我的關(guān)系代表機(jī)關(guān)發(fā)言,不能有“我〞的看法。反映個(gè)人修養(yǎng),有時(shí)要突出表達(dá)“我〞的看法。2023/2/314第二專(zhuān)題:常用公文起草標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)示的起草報(bào)告的起草通知的起草怎樣編寫(xiě)方案怎樣起草總結(jié)編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿的起草2023/2/315請(qǐng)示的起草〔一〕應(yīng)用范圍1、對(duì)上級(jí)的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應(yīng)本單位情況,需要變通處理的問(wèn)題,請(qǐng)求上級(jí)予以解釋、指示與認(rèn)可。2、請(qǐng)求審批或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的重要文件。3、請(qǐng)求批準(zhǔn)人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及對(duì)人員或事故的處理。4、請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的問(wèn)題。5、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)。2023/2/316〔二〕請(qǐng)示的分類(lèi)1.請(qǐng)求指示:解決“我們請(qǐng)求該怎樣做〞的問(wèn)題。接2.請(qǐng)求解決“請(qǐng)求批準(zhǔn)我們這樣做〞的問(wèn)題。接3.請(qǐng)求批轉(zhuǎn):解決“我們請(qǐng)求有關(guān)單位這樣做〞的問(wèn)題。接2023/2/317〔三〕請(qǐng)示正文的寫(xiě)作方法〔1〕開(kāi)頭:說(shuō)明請(qǐng)示的根據(jù)、目的,需要時(shí)明確交代請(qǐng)示事項(xiàng)的背景或理由?!?〕主體:明確提出請(qǐng)示事項(xiàng)。針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)提出本單位的意見(jiàn)、建議或方案。如請(qǐng)示事項(xiàng)存在幾種可能解決的方法或方案,要提出傾向性意見(jiàn),積極幫助上級(jí)機(jī)關(guān)出謀獻(xiàn)策,不能簡(jiǎn)單上交矛盾?!?〕結(jié)尾:恰當(dāng)使用結(jié)語(yǔ)?!耙陨险?qǐng)示妥否,請(qǐng)指示。〞“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥,請(qǐng)批準(zhǔn)。〞“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)××執(zhí)行。〞2023/2/318〔四〕起草請(qǐng)示的本卷須知1、行文之前要與主管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通;
2、請(qǐng)示理由要充分,要求和建議要具體;
3、嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度;
4、按照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文;
5、請(qǐng)示與報(bào)告不能混用。
接范文
接病文2023/2/319報(bào)告的起草〔一〕報(bào)告的用途用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。注意:報(bào)告與請(qǐng)示的聯(lián)系與區(qū)別。接〔二〕報(bào)告的分類(lèi)按照內(nèi)容劃分: 綜合報(bào)告;專(zhuān)題報(bào)告。按照目的劃分:工作報(bào)告;總結(jié)報(bào)告;情況報(bào)告;調(diào)查報(bào)告;建議報(bào)告;檢討報(bào)告。2023/2/320〔三〕工作報(bào)告正文的寫(xiě)作方法開(kāi)頭:對(duì)前一段時(shí)間的工作狀況作概括性說(shuō)明。包括:工作針對(duì)的時(shí)間、主要工作工程、工作進(jìn)程、總體效果評(píng)價(jià)等。主體重點(diǎn)回憶工作進(jìn)展情況和主要成績(jī);提煉工作中取得的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì);找出工作中存在的主要問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié),分析原因,提出改進(jìn)意見(jiàn)與方法;提出今后工作的意見(jiàn)或進(jìn)一步做好工作的愿望。結(jié)尾:使用以下公文術(shù)語(yǔ)特此報(bào)告,請(qǐng)審閱。以上報(bào)告如有不當(dāng),請(qǐng)指正。2023/2/321〔四〕本卷須知采用記敘為主的表達(dá)方式。按時(shí)間順序、工作過(guò)程或問(wèn)題的邏輯關(guān)系,概述工作內(nèi)容及完成情況,防止羅列過(guò)多事例。重點(diǎn)突出,點(diǎn)面結(jié)合。突出中心工作進(jìn)展情況及主要成績(jī);在重點(diǎn)表達(dá)的同時(shí),對(duì)面上的情況要有概括性表達(dá),適當(dāng)引用數(shù)據(jù)材料,增強(qiáng)說(shuō)服力。實(shí)事求是,如實(shí)報(bào)告成績(jī)和缺乏。節(jié)儉篇幅。報(bào)告中不能寫(xiě)請(qǐng)示事項(xiàng)。接2023/2/322通知的起草〔一〕熟悉用途用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。〔二〕把握特點(diǎn)1.內(nèi)容單純,行文靈活簡(jiǎn)便。2.表述具體,可操作性強(qiáng)。3.時(shí)效性強(qiáng),需要及時(shí)周知或執(zhí)行。2023/2/323〔三〕明確分類(lèi)1.指示性通知
2.規(guī)定性通知
3.知照性通知
4.事務(wù)性通知
5.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知
6.任免性通知2023/2/324〔四〕事務(wù)性通知〔會(huì)議通知〕篇段合一式:用于小規(guī)模、臨時(shí)性、內(nèi)部會(huì)議要素:時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、會(huì)議名稱(chēng)等。接分層表達(dá)式:用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重要會(huì)議。導(dǎo)語(yǔ)局部:會(huì)議目的、根據(jù)、名稱(chēng)等。主體局部:分項(xiàng)說(shuō)明時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、內(nèi)容、本卷須知、聯(lián)系方式等。結(jié)尾局部:提出準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的要求,或用結(jié)語(yǔ)“特此通知〞。接2023/2/325〔五〕指示性通知〔分層表達(dá)式〕導(dǎo)語(yǔ)局部說(shuō)明指示事項(xiàng)產(chǎn)生的背景、強(qiáng)調(diào)發(fā)文目的、依據(jù);或說(shuō)明問(wèn)題的現(xiàn)狀、嚴(yán)重性與危害性。注意:針對(duì)性、表述政策與法規(guī)依據(jù)。主體局部圍繞主題,分項(xiàng)說(shuō)明要求收文機(jī)關(guān)領(lǐng)會(huì)、知曉、執(zhí)行、承辦的事項(xiàng)。通常包括:根本原那么、指導(dǎo)思想、工作任務(wù)、政策措施、方法步驟、本卷須知等內(nèi)容。
2023/2/326結(jié)尾局部
1.意盡言止。
2.請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
3.圍繞主題發(fā)出號(hào)召。
4.說(shuō)明本卷須知。〔六〕撰寫(xiě)通知的本卷須知1.事務(wù)性通知注意要素齊備,事項(xiàng)具體,讀者無(wú)疑問(wèn)。講究政策法規(guī)依據(jù),增強(qiáng)發(fā)文的權(quán)威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性,爭(zhēng)取好效果。3.講究條理性與邏輯性,便于閱讀領(lǐng)會(huì)理解。4.注重發(fā)文時(shí)限,2023/2/327怎樣編寫(xiě)方案〔一〕方案與管理職能密不可分管理有四大根本職能:方案、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。方案是管理職能中的首要職能。方案的制定與執(zhí)行的好壞,決定一項(xiàng)工作的成敗得失,決定著事業(yè)的興衰存亡。方案的種類(lèi)、稱(chēng)謂很多。〔二〕方案的重要功能1、指明努力方向,協(xié)調(diào)行動(dòng)步調(diào)。
2、預(yù)測(cè)未來(lái)變化,減少不利因素影響。
3、減少浪費(fèi)現(xiàn)象,防止利益損失。
4、加強(qiáng)行為控制,防止無(wú)序狀態(tài)。2023/2/328〔三〕方案的編寫(xiě)方法1、標(biāo)題:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、適用期限、內(nèi)容事項(xiàng)、文種
例如:××區(qū)人事局2002年軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓(xùn)工作方案2023/2/3292、正文寫(xiě)法〔5W,1H〕
做什么?為何做?何時(shí)做?
何地做?誰(shuí)去做?如何做?開(kāi)頭:說(shuō)明方案的依據(jù)〔指導(dǎo)思想;現(xiàn)狀分析;方案的總?cè)蝿?wù);做好工作的意義〕主體:制定方案的“三要素〞。目標(biāo)〔做什么:具體工作內(nèi)容〕措施〔怎么做:工作方式方法〕步驟〔何時(shí)做:工作時(shí)間安排〕結(jié)尾:說(shuō)明本卷須知或檢查落實(shí)方法。描繪前景,鼓舞士氣。2023/2/330〔四〕主體內(nèi)容表述方式開(kāi)列式:把工作事項(xiàng)逐項(xiàng)列出,分項(xiàng)編寫(xiě)?!策m合于大型綜合性方案〕展開(kāi)式:圍繞中心工作,將具體目標(biāo)、措施要求、實(shí)施步驟、依次展開(kāi)編寫(xiě)?!策m合于單項(xiàng)方案〕接階段式:按工作階段或時(shí)間順序編寫(xiě)?!策m合于階段性明顯的工作〕接圖表式:將方案內(nèi)容列成圖表的主要工程,依次填寫(xiě)。〔單獨(dú)或作為附件均可〕2023/2/331〔五〕如何增強(qiáng)方案的操作性?xún)?nèi)容方面:制定科學(xué)合理的目標(biāo)和指標(biāo)。
總目標(biāo)明確、具體、合法、方向正確。任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求要合理;任務(wù)的指標(biāo)要能夠考核和控制;任務(wù)指標(biāo)要相對(duì)穩(wěn)定,可以衡量;任務(wù)指標(biāo)要符合實(shí)際,可以實(shí)現(xiàn);任務(wù)指標(biāo)要有明確的時(shí)間限制。
2023/2/332〔五〕如何增強(qiáng)方案的操作性形式方面:要做到表達(dá)簡(jiǎn)要、條理清晰、要素完整程序方面:堅(jiān)持民主集中制原那么,自下而上,自上而下相結(jié)合,要發(fā)揮上下兩方面的積極性;善于聽(tīng)取專(zhuān)家意見(jiàn)。注意制定預(yù)案,以防不測(cè)。2023/2/333怎樣起草總結(jié)〔一〕含義目的與實(shí)質(zhì)總結(jié)是對(duì)以往一段工作的回憶與反思,并以書(shū)面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。目的:摸索事物開(kāi)展規(guī)律,做好今后工作。實(shí)質(zhì):對(duì)人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐的再認(rèn)識(shí)?!捕彻δ?.認(rèn)識(shí)事物開(kāi)展規(guī)律,制定切實(shí)的方針政策;2.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),提高管理水平。3.有助于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作的針對(duì)性指導(dǎo)。342023/2/3怎樣寫(xiě)總結(jié)一、含義目的與實(shí)質(zhì)總結(jié)是對(duì)以往一段工作的回憶與反思,并以書(shū)面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。目的:摸索事物開(kāi)展規(guī)律,做好今后工作。實(shí)質(zhì):對(duì)人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐的再認(rèn)識(shí)。二、功能1.認(rèn)識(shí)事物開(kāi)展規(guī)律,制定切實(shí)的方針政策;2.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),提高管理水平。3.有助于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作的針對(duì)性指導(dǎo)2023/2/335〔三〕總結(jié)寫(xiě)作要領(lǐng)做好寫(xiě)前準(zhǔn)備
1.調(diào)查研究,占有資料;
2.歸納整理,篩選材料;
3.學(xué)習(xí)理論,掌握政策;
4.總體構(gòu)思,擬制提綱。2023/2/336
總結(jié)正文的起草要領(lǐng)前言:概括工作的根本情況,交代總結(jié)針對(duì)的背景、時(shí)間、工作事項(xiàng)、點(diǎn)明中心思想。主體內(nèi)容回憶完成工作情況:內(nèi)容、措施、方法、成績(jī)提煉工作中的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。指出存在的缺乏之處。今后的努力方向。結(jié)尾:簡(jiǎn)要說(shuō)明今后工作的意見(jiàn)。2023/2/337〔四〕主體內(nèi)容表述方式1.兩段式寫(xiě)法〔采用表達(dá)+議論方式)2.概述式寫(xiě)法〔情況—成績(jī)—經(jīng)驗(yàn)—問(wèn)題—意見(jiàn)〕3.階段式寫(xiě)法〔分階段總結(jié),注意各階段特點(diǎn)〕4.經(jīng)驗(yàn)式寫(xiě)法〔略寫(xiě)工作內(nèi)容,重點(diǎn)論述工作經(jīng)驗(yàn),以便發(fā)揮總結(jié)的指導(dǎo)作用〕2023/2/338〔五〕如何發(fā)揮總結(jié)的指導(dǎo)作用1、防止為了總結(jié)而總結(jié)的做法。2、明確重點(diǎn),即工作中的成功做法與體會(huì),取得成績(jī)的主觀因素。這是總結(jié)的重點(diǎn)。3、在反響新思想、新做法、新材料上下功夫。4、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的總結(jié)應(yīng)當(dāng)少寫(xiě)干了什么工作,多寫(xiě)工作中的理性思考。5、加強(qiáng)總結(jié)交流工作。6、從群眾中來(lái),到群眾中去,資源信息共享。7、注重經(jīng)驗(yàn)的傳播,不能以歸檔為目的。2023/2/339〔六〕寫(xiě)好總結(jié)的本卷須知1、真正重視總結(jié)工作。克服“例行公事〞思想,自下而上與自上而下相結(jié)合。只有上級(jí)認(rèn)真讀,才有下級(jí)認(rèn)真寫(xiě)。2、運(yùn)用辯證分析的方法。堅(jiān)持兩點(diǎn)論,反對(duì)絕對(duì)化,要實(shí)事求是地總結(jié)機(jī)關(guān)工作。3、努力做好材料工作,做到觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料,又要發(fā)現(xiàn)工作中的閃光點(diǎn),善于運(yùn)用新材料,掌握全面情況和整個(gè)工作進(jìn)程。堆砌材料是失敗的總結(jié)。4、注重理性分析。抓住重點(diǎn)問(wèn)題,注意提煉規(guī)律性認(rèn)識(shí)。2023/2/340編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)〔一〕會(huì)議紀(jì)要的用途與類(lèi)型用途:會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的根本情況、主要精神和決定事項(xiàng),作為會(huì)后傳達(dá)貫徹執(zhí)行的依據(jù)。類(lèi)型:按照會(huì)議紀(jì)要性質(zhì)分:1、決議性紀(jì)要;2、部署性紀(jì)要;3、學(xué)術(shù)性紀(jì)要;4、消息性紀(jì)要。2023/2/341按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容劃分1、綜合性會(huì)議紀(jì)要2、專(zhuān)題性會(huì)議紀(jì)要〔二〕會(huì)議紀(jì)要的格式要素文頭局部:紀(jì)要名稱(chēng)、編制單位名稱(chēng)、編制日期。主體局部:標(biāo)題、正文。文尾局部:主題詞、報(bào)送單位、印制部門(mén)、印發(fā)日期。2023/2/342〔三〕衡量會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)1、會(huì)議根本概況交代得清楚;2、會(huì)議主要精神傳達(dá)得完整。抓住領(lǐng)導(dǎo)人和權(quán)威人士的發(fā)言。注意聽(tīng)取主持人的總結(jié)性意見(jiàn)。區(qū)分討論性意見(jiàn)和表態(tài)性意見(jiàn)。以多數(shù)人意見(jiàn)為結(jié)論性意見(jiàn)。學(xué)術(shù)性紀(jì)要,要寫(xiě)清一致意見(jiàn)和重要不同意見(jiàn)。3、會(huì)議決定事項(xiàng)記載得準(zhǔn)確。
2023/2/343〔四〕會(huì)議紀(jì)要正文寫(xiě)作要領(lǐng)開(kāi)頭:說(shuō)明會(huì)議概況:時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、議題等?!哺攀龌蚍猪?xiàng)式〕主體:介紹會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng):包括會(huì)議研討的主要問(wèn)題、會(huì)議意見(jiàn)、會(huì)議取得的成果、決定事項(xiàng)等。結(jié)尾:1、號(hào)召干部群眾落實(shí)會(huì)議精神;2、強(qiáng)調(diào)落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問(wèn)題;3、對(duì)會(huì)議作簡(jiǎn)要說(shuō)明。2023/2/344〔五〕正文主體局部表述方式概述式:將會(huì)議主要精神歸納為幾個(gè)局部概述。適合內(nèi)容較簡(jiǎn)單的辦公會(huì)議。條款式:將會(huì)議決定事項(xiàng)用條款方式簡(jiǎn)要說(shuō)明,以便會(huì)后檢查落實(shí),明確責(zé)任。適合現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)和協(xié)調(diào)會(huì)。歸納分類(lèi)式:根據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容進(jìn)行歸納集中,分列標(biāo)題。適合專(zhuān)題會(huì)議或理論研討會(huì)。發(fā)言記錄式:根據(jù)發(fā)言記錄整理而成,較多保留發(fā)言原貌,以備查考。適合日常辦公會(huì)、例會(huì)。2023/2/345〔六〕編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的本卷須知1、寫(xiě)作之前做好必要的準(zhǔn)備工作。2、忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容,準(zhǔn)確反映會(huì)議決定事項(xiàng)和主要精神。3、抓住要點(diǎn),表達(dá)“要〞字。4、語(yǔ)言簡(jiǎn)明,講究邏輯性和條理性。接2023/2/346領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿的起草〔一〕講話(huà)稿的性質(zhì)與文體特征講話(huà)稿是領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議或相關(guān)公務(wù)活動(dòng)中,發(fā)表正式講話(huà)的直接依據(jù),是為了集中而有條理地表達(dá)思想、傳達(dá)信息、部署工作、說(shuō)明觀點(diǎn)、增進(jìn)友誼等目的,事先撰制的具有特定效用的講話(huà)文稿。
2023/2/347領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿的起草〔一〕起草講話(huà)稿的幾個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題1、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖是關(guān)鍵
領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書(shū)思維的原點(diǎn)和立意根據(jù)。把握領(lǐng)導(dǎo)意圖,主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容:〔1〕領(lǐng)導(dǎo)的整體工作思路及根本的思想觀點(diǎn)和意見(jiàn)?!?〕講話(huà)所要到達(dá)的根本目的?!?〕領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)行文的具體要求。2023/2/348〔一〕起草講話(huà)稿的幾個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題2、做好資料收集工作是根底收集資料應(yīng)注意的幾點(diǎn):〔1〕勤于收集〔2〕善于收集〔重點(diǎn)突出、分門(mén)別類(lèi)〕〔3〕及時(shí)整理收集整理資料范圍包括以下幾個(gè)方面:〔1〕國(guó)內(nèi)外、本行業(yè)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)開(kāi)展情況?!?〕有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話(huà)?!?〕有關(guān)會(huì)議重要信息和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息。〔4〕圖書(shū)報(bào)刊上的重要理論文章及其有關(guān)資料。
2023/2/349做好資料收集工作是根底要力爭(zhēng)“全〞,包括以下七點(diǎn)要求:〔1〕客觀與主觀材料相結(jié)合〔2〕感性與理性材料相結(jié)合〔3〕正面與反面材料相結(jié)合〔4〕內(nèi)部與外部材料相結(jié)合〔5〕直接與間接材料相結(jié)合〔6〕全局與局部材料相結(jié)合〔7〕縱向與橫向材料相結(jié)合2023/2/350〔一〕起草講話(huà)稿的幾個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題3、加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)是必要條件
〔1〕注重理論學(xué)習(xí)和政策學(xué)習(xí)?!?〕既要博覽群書(shū),又要針對(duì)工作需要,突出學(xué)習(xí)重點(diǎn),不斷開(kāi)拓視野,作到厚積薄發(fā)、運(yùn)用自如?!?〕注重廣泛涉獵各種知識(shí)。〔4〕注重積累工作閱歷。2023/2/351〔二〕掌握寫(xiě)作要求與技巧1、全面正確地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖,明確講話(huà)的背景,務(wù)必求得與領(lǐng)導(dǎo)意圖的一致性。2、主動(dòng)豐富和完善領(lǐng)導(dǎo)意圖,表達(dá)參謀助手價(jià)值。3、認(rèn)真構(gòu)思和錘煉提綱,征詢(xún)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。4、努力增強(qiáng)措施和要求的可操作性,突出體現(xiàn)現(xiàn)行效用。5、站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題,主動(dòng)換位思考。2023/2/352
如何站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題從現(xiàn)實(shí)的角度看問(wèn)題?!伯?dāng)前存在的主要問(wèn)題〕從全局的角度看問(wèn)題?!才c其他單位的差距〕從未來(lái)的角度看問(wèn)題?!步窈箝_(kāi)展的獨(dú)到見(jiàn)解〕從實(shí)踐的角度看問(wèn)題?!材壳翱梢粤⒓唇鉀Q的問(wèn)題,怎樣解決問(wèn)題〕從上下結(jié)合的角度看問(wèn)題?!才c上級(jí)要求相銜接,明確主要差距〕2023/2/353〔三〕講話(huà)稿的格式標(biāo)準(zhǔn)與文體特征五大要素1、講話(huà)標(biāo)題2、講話(huà)日期3、講話(huà)人姓名4、稱(chēng)謂5、正文〔前言、主體、結(jié)尾〕符合講話(huà)稿的文體特征明顯的口語(yǔ)化特征飽滿(mǎn)的感情化特征多彩的藝術(shù)化特征符合不同場(chǎng)合講話(huà)需要2023/2/354第三專(zhuān)題加強(qiáng)辦公室建設(shè)與管理
一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)三、辦公室辦會(huì)工作根本標(biāo)準(zhǔn)四、加強(qiáng)辦公室的日常管理2023/2/355一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)〔一〕辦公室的地位與職能重要地位:中心:管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會(huì)議管理中心、綜合統(tǒng)計(jì)中心、信訪接待中心。樞紐:聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。聯(lián)結(jié)各職能部門(mén)的紐帶。窗口:經(jīng)常與外界接觸,辦事效率和工作質(zhì)量及其工作人員的禮儀風(fēng)范、精神面貌,在很大程度上代表社會(huì)組織的形象。職能定位:行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。2023/2/356一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)〔二〕辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)工作內(nèi)容:按性質(zhì)分:程序性工作;智囊性工作;臨時(shí)性工作。按內(nèi)容分:辦文;辦會(huì);辦事。〔簡(jiǎn)稱(chēng)“三辦〞〕工作特點(diǎn):綜合性;效勞性;程序性;被動(dòng)性;機(jī)要性。2023/2/357一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)〔三〕辦公室人員角色定位辦事員、筆桿子、領(lǐng)導(dǎo)助手、參謀智囊〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求2003年2月6月在中央辦公廳工作會(huì)議上,王剛主任傳達(dá)了江澤民同志對(duì)中辦工作的幾條指示:一、要講事業(yè)心和責(zé)任感;二、要認(rèn)真細(xì)致;三、要講究程序(不要打亂仗);四、要講工作效率。2023/2/358〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求
1、思想素養(yǎng)
熱愛(ài)本職。干一行,愛(ài)一行,專(zhuān)一行。
政治敏銳。從政治角度、大局高度看問(wèn)題,處理辦公室工作,聽(tīng)招呼,能自律,嚴(yán)保密。
責(zé)任感強(qiáng)。將自己的工作職責(zé)與單位的發(fā)展、集體利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準(zhǔn)的一種表現(xiàn)。
踏實(shí)肯干。舍得為工作投入。
2023/2/359〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求
2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)具備較高的政策水平。具有較強(qiáng)的綜合分析能力。調(diào)研能力。善于通過(guò)調(diào)研掌握大量情況。思維能力。善于思考問(wèn)題,抓住關(guān)鍵。表達(dá)能力。能準(zhǔn)確簡(jiǎn)明地闡述己見(jiàn)。良好的協(xié)調(diào)能力。較強(qiáng)的應(yīng)變能力。2023/2/360〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求3、心理素養(yǎng)心理素養(yǎng),指人對(duì)環(huán)境及其相互關(guān)系的適應(yīng)能力。注意力。由于辦公室工作的特殊性,要求對(duì)事物具有職業(yè)的注意力。調(diào)控力(控制情緒的能力)。意志力。2023/2/361〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求
4、角色意識(shí)
做好辦公室工作,必須強(qiáng)化以下角色意識(shí):服從意識(shí)全局意識(shí)責(zé)任意識(shí)創(chuàng)新意識(shí)奉獻(xiàn)意識(shí)信息意識(shí)程序意識(shí)學(xué)習(xí)意識(shí)2023/2/362〔五〕領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室人員的期待
領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目1.他知道你在組織中的職責(zé)范圍和全部活動(dòng)嗎?他是否了解你的目標(biāo)和意向?他怎樣將目標(biāo)和意向同組織的總目標(biāo)相結(jié)合?2.你外出2~3周,是否深信他仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理你交辦的各項(xiàng)工作?3.他是否幫你安排活動(dòng)日程、協(xié)調(diào)約會(huì),使你如期踐約,一切不用你催促?他是否很會(huì)安排時(shí)間?4.別人不提醒,他能否主動(dòng)完成你交給的任務(wù)?2023/2/363領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目5.他對(duì)待你的同事、來(lái)訪者是否有禮貌?能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎?6.他是一個(gè)富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎?能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考,能否經(jīng)常采用新方法改進(jìn)工作?能否制訂新的工作制度或工作程序?他的工作有條理嗎?7.他是一個(gè)機(jī)智的人嗎?能否主動(dòng)地解決一些問(wèn)題而不麻煩你?他害怕困難嗎?8.他能否提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率?能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件?能否及時(shí)地從其他領(lǐng)導(dǎo)那里取來(lái)你正需要的文件?2023/2/364領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目9.他所具備的辦公技能(例如電腦操作、文字處理、文件歸檔、接打、接待效勞等)是否無(wú)可指責(zé)?10.他在危急關(guān)頭是否沉著冷靜?當(dāng)你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時(shí),他是否仍能平靜地繼續(xù)工作?11.他對(duì)你的忠誠(chéng)值得信賴(lài)嗎?你能把一些機(jī)密信息資料委托給他嗎?12.他是否有較廣的閱讀面和知識(shí)面?是否經(jīng)常提醒你注意本單位及與你個(gè)人有關(guān)的出版物?2023/2/365領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目13.他是否成為本單位有價(jià)值的信息來(lái)源?而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得?14.他是否有個(gè)人學(xué)習(xí)方案?是否學(xué)習(xí)管理方面的知識(shí)或參與管理活動(dòng)?是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顧客,你的行業(yè)?15.他語(yǔ)言表達(dá)是否清晰?能否以書(shū)面或口頭方式簡(jiǎn)要匯報(bào)情況?能否準(zhǔn)確地傳達(dá)你的指示?能否了解你關(guān)于某項(xiàng)政策和行動(dòng)的想法,并把它準(zhǔn)確地傳達(dá)給別人?16.他是否按時(shí)完成每天的工作?是否根據(jù)需要自愿在休息時(shí)間加班?2023/2/366領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目17.他能否像管理者那樣,必要時(shí)將未做完的工作委托他人,并催促他人完成?18.在你不插手的情況下,他能否替你處理好每日的例行公事?19.在調(diào)研工作中他是否稱(chēng)職?能否收集資料、調(diào)查事情經(jīng)過(guò),并寫(xiě)出有事實(shí)、有分析、有建議的調(diào)查報(bào)告?20.他是一個(gè)細(xì)心的人嗎?能否記住一些重要日期(如紀(jì)念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等),代你為上級(jí)、家庭或顧客安排好慶祝、慰問(wèn)或相應(yīng)活動(dòng)?啟示……2023/2/367二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)〔一〕辦公室建設(shè)方向1、不斷優(yōu)化硬件和工作環(huán)境2、積極推進(jìn)建章立制工作3、努力營(yíng)造和諧人文氣氛4、大力倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神〔二〕建設(shè)“形象工程〞——辦公室禮儀常規(guī)良好的禮儀形象良好的形象良好的文字形象良好的語(yǔ)言形象2023/2/368二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)〔三〕人人爭(zhēng)作辦公室受歡送的人員1、分內(nèi)工作決不推托,并主動(dòng)協(xié)助同事工作;2、掌握自己的情緒,做情緒的主人;3、把同事當(dāng)作客人,盡力做到同事滿(mǎn)意;4、懂得鼓勵(lì)他人,用贊揚(yáng)代替批評(píng);5、隨時(shí)讓同事知道你對(duì)他的感謝;6、尊重個(gè)人隱私,公私之間清楚;7、樂(lè)于向同事提供資訊與經(jīng)驗(yàn),分享成功快樂(lè);8、不居功自傲,有容人雅量。2023/2/369三、辦公室辦會(huì)工作根本標(biāo)準(zhǔn)〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容會(huì)前準(zhǔn)備工作1、設(shè)立會(huì)議承辦部門(mén)和效勞機(jī)構(gòu)2、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議目標(biāo)和議題〔1〕確定會(huì)議目標(biāo)〔2〕擬訂會(huì)議議題3、擬訂會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算和會(huì)議方案〔1〕擬訂會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算〔2〕擬定辦會(huì)方案2023/2/370〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容
會(huì)前準(zhǔn)備工作4、確定會(huì)議的議程、日程和程序5、分工撰寫(xiě)會(huì)議文件6、確定與會(huì)人員名單以及會(huì)議編組方案7、會(huì)場(chǎng)的布置工作
營(yíng)造會(huì)議氣氛會(huì)場(chǎng)格局與座次主席臺(tái)的布置懸掛會(huì)標(biāo)設(shè)施準(zhǔn)備8、食宿、交通、醫(yī)療、保健等準(zhǔn)備。2023/2/371〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容會(huì)中效勞工作1、報(bào)到與接待工作2、會(huì)議簽到3、會(huì)場(chǎng)效勞與管理會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)座位、維護(hù)秩序做好會(huì)場(chǎng)事務(wù)工作會(huì)后檢查會(huì)場(chǎng)4、做好會(huì)議記錄5、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)6、平安保密工作2023/2/372〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容
會(huì)議善后工作
1、做好相關(guān)文字工作
整理會(huì)議記錄編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議文件制發(fā)文件整理與保管
2、認(rèn)真做好會(huì)議總結(jié)
3、做好會(huì)議的宣傳報(bào)道工作
4、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦工作
5、會(huì)議收尾工作2023/2/373〔二〕做好會(huì)議效勞工作的技巧其一:領(lǐng)會(huì)“一個(gè)精神〞指的是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于舉辦會(huì)議的指示精神。辦會(huì)人員要主動(dòng)、全面了解領(lǐng)導(dǎo)的指示意見(jiàn)、思想意圖,了解得越透徹、越準(zhǔn)確、越詳細(xì)越好,切實(shí)做到全局在胸。其二:構(gòu)思“一個(gè)方案〞指的是籌辦會(huì)議的具體依據(jù)。方案要思路清楚,詳細(xì)周到,簡(jiǎn)潔明快,科學(xué)可行。1.整體性原那么2.動(dòng)態(tài)性原那么3.超前性原那么2023/2/374〔二〕會(huì)議效勞技巧其三:擬定“一個(gè)程序〞是指把握整個(gè)會(huì)議進(jìn)程,確保會(huì)議環(huán)環(huán)相扣,合理有序,開(kāi)得緊湊,開(kāi)出氣氛。要把握好三個(gè)環(huán)節(jié):1、把握重點(diǎn)程序。2、把握會(huì)場(chǎng)布置。3、把握會(huì)議細(xì)節(jié)。其四:準(zhǔn)備“一套文件〞是指準(zhǔn)備好會(huì)議文件,這是籌辦工作的重要內(nèi)容,也是會(huì)議成功召開(kāi)的主要標(biāo)志,應(yīng)盡早準(zhǔn)備。其五:保證“一支隊(duì)伍〞有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、善合作的隊(duì)伍。2023/2/375〔三〕會(huì)議效勞與管理要求效勞要求1.準(zhǔn)備工作要細(xì)致充分2.組織工作要嚴(yán)密協(xié)調(diào)3.效勞工作要周到熱情4.善后工作要及時(shí)穩(wěn)妥管理要求1.要精簡(jiǎn)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議2.要提高會(huì)議效益與效率3.要努力改變會(huì)議作風(fēng)4.要努力降低會(huì)議本錢(qián)2023/2/376四、加強(qiáng)辦公室的日常管理〔一〕辦公室管理的
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