辦公室工作規(guī)范與技巧

2023/2/31辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)與技巧培訓(xùn)班主講：姬瑞環(huán)中共中央辦公廳電子科技學(xué)院教授中國(guó)高教學(xué)會(huì)秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)理事國(guó)家秘書職業(yè)資格鑒定專家委員會(huì)委員2023/2/32培訓(xùn)專題內(nèi)容第一專題：公文寫作根本規(guī)那么第二專題：常用公文起草要領(lǐng)第三專題：辦公室建設(shè)與管理

2023/2/33第一專題：公文寫作根本規(guī)那么一、認(rèn)識(shí)公文寫作的特點(diǎn)公文寫作的根本特點(diǎn)：標(biāo)準(zhǔn)性強(qiáng)受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言?！耙晕妮o政〞目的：為處理公務(wù)效勞，排斥個(gè)性化寫作。內(nèi)容：真實(shí)地反映事實(shí)，排斥文學(xué)手法。格式：具有標(biāo)準(zhǔn)體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。表達(dá)：采用應(yīng)用文體，恰當(dāng)運(yùn)用公文術(shù)語(yǔ)。時(shí)限：在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。2023/2/34二、遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)〔GB/T9704-1999)眉首：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)；發(fā)文字號(hào)；密級(jí)與保密期限；緩急時(shí)限；簽發(fā)人標(biāo)識(shí)；份號(hào)。主體：標(biāo)題；主送機(jī)關(guān)；正文；附件；生效標(biāo)識(shí)；成文日期；附注。版記：主題詞；抄送機(jī)關(guān)；印發(fā)機(jī)關(guān)；印發(fā)日期；印數(shù)。2023/2/35三、公文寫作根本步驟與方法〔一〕做好準(zhǔn)備工作思想準(zhǔn)備：接受擬稿任務(wù)后，擬稿人要明確行文目的？主題？文種？公文重點(diǎn)？材料準(zhǔn)備：圍繞主題收集材料。方案準(zhǔn)備：總體構(gòu)思，確定篇章形式與表達(dá)方式，擬制提綱，確定各局部的根本框架。2023/2/36三、公文寫作根本步驟與方法〔二〕正式起草階段〔操作要領(lǐng)〕擬寫標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題；設(shè)計(jì)好開頭和結(jié)尾；安排主體結(jié)構(gòu)；確定表達(dá)方式。本卷須知：〔1〕接受任務(wù)后抓緊辦理?！?〕根據(jù)提綱有條理地寫作?！?〕聯(lián)合發(fā)文做好協(xié)商工作?！?〕處理好材料和觀點(diǎn)的關(guān)系?！?〕遵循公文格式標(biāo)準(zhǔn)?！?〕符合文字表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)。2023/2/37三、公文寫作根本步驟與方法〔三〕加工修改階段作用：保障文稿更加準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練。范圍：審讀內(nèi)容：主題、觀點(diǎn)、材料、數(shù)據(jù)等。推敲文字：字、詞、句、段的訛、奪、衍、倒方法：擬稿人讀改法；請(qǐng)人代改法；集體討論法；冷處理法。2023/2/38四、公文寫作的根本要求〔一〕目的明確，行文有據(jù)，主旨單一。1、明確“為了……〞；2、明確“根據(jù)……〞；3、明確“干什么〞。如：請(qǐng)示何事？通知何事？〔二〕內(nèi)容合法、務(wù)實(shí)、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。1、符合法律法規(guī)、上級(jí)規(guī)定、本機(jī)關(guān)既定政策規(guī)章，這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。2、從實(shí)際出發(fā)，注意針對(duì)性、真實(shí)性、可行性。3、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。〔動(dòng)筆前、起草中、完稿后〕2023/2/39四、公文寫作的根本要求〔三〕文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練、得體。準(zhǔn)確〔概念清楚、講究分寸、符合語(yǔ)法、要素標(biāo)準(zhǔn)〕鮮明〔觀點(diǎn)明確、用好標(biāo)題、褒貶得當(dāng)、段旨撮要〕簡(jiǎn)練〔錘煉語(yǔ)言、去除空話、控制篇幅、層次清楚〕得體〔文體要求、書面語(yǔ)言、術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)〕〔四〕合理組織語(yǔ)言。表意清晰；符合事理；搭配合理；成分完整；語(yǔ)序得當(dāng)。組織修改2023/2/310五、把握公文寫作的根本規(guī)律〔一〕提高邏輯思維水平。常用思維方法如下：模式化思維〔從不同文種角度思考〕對(duì)象化思維〔從收文機(jī)關(guān)角度思考〕辯證思維〔全面、開展、變化地思考〕散點(diǎn)思維〔多角度地思考〕求同存異思維〔思維與領(lǐng)導(dǎo)趨同〕2023/2/311五、把握公文寫作的根本規(guī)律〔二〕找好角色定位與行文角度總原那么：受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言。代擬文稿：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)身份和職位特征；對(duì)外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征；區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。2023/2/312五、把握公文寫作的根本規(guī)律〔三〕符合行文的邏輯〔嚴(yán)謹(jǐn)性〕要求題文相符，首尾照應(yīng)，前后貫穿橫向〔并列〕結(jié)構(gòu)沒有嚴(yán)格的順序要求，重要內(nèi)容前排?？v向〔遞進(jìn)〕結(jié)構(gòu)務(wù)虛到務(wù)實(shí)或務(wù)實(shí)到務(wù)虛提出問題——分析問題——解決問題為什么——干什么——怎樣干縱橫結(jié)合結(jié)構(gòu)〔總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿〕因果結(jié)構(gòu)〔查清問題的調(diào)查報(bào)告〕總分結(jié)構(gòu)〔外在的表達(dá)形式〕2023/2/313五、把握公文寫作的根本規(guī)律〔四〕認(rèn)真處理好三種關(guān)系作人和作文的關(guān)系先作人，后作文。文如其人，人如其文。有定法和無(wú)定法的關(guān)系文有定法：符合公文法規(guī)與約定俗成的規(guī)那么。文無(wú)定法：具體問題具體分析，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)運(yùn)用和掌握規(guī)那么。文中無(wú)我和文中有我的關(guān)系代表機(jī)關(guān)發(fā)言，不能有“我〞的看法。反映個(gè)人修養(yǎng)，有時(shí)要突出表達(dá)“我〞的看法。2023/2/314第二專題：常用公文起草標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)示的起草報(bào)告的起草通知的起草怎樣編寫方案怎樣起草總結(jié)編寫會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草2023/2/315請(qǐng)示的起草〔一〕應(yīng)用范圍1、對(duì)上級(jí)的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應(yīng)本單位情況，需要變通處理的問題，請(qǐng)求上級(jí)予以解釋、指示與認(rèn)可。2、請(qǐng)求審批或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的重要文件。3、請(qǐng)求批準(zhǔn)人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及對(duì)人員或事故的處理。4、請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的問題。5、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)。2023/2/316〔二〕請(qǐng)示的分類1.請(qǐng)求指示：解決“我們請(qǐng)求該怎樣做〞的問題。接2.請(qǐng)求解決“請(qǐng)求批準(zhǔn)我們這樣做〞的問題。接3.請(qǐng)求批轉(zhuǎn)：解決“我們請(qǐng)求有關(guān)單位這樣做〞的問題。接2023/2/317〔三〕請(qǐng)示正文的寫作方法〔1〕開頭：說明請(qǐng)示的根據(jù)、目的，需要時(shí)明確交代請(qǐng)示事項(xiàng)的背景或理由?！?〕主體：明確提出請(qǐng)示事項(xiàng)。針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)提出本單位的意見、建議或方案。如請(qǐng)示事項(xiàng)存在幾種可能解決的方法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級(jí)機(jī)關(guān)出謀獻(xiàn)策，不能簡(jiǎn)單上交矛盾。〔3〕結(jié)尾：恰當(dāng)使用結(jié)語(yǔ)。“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)指示。〞“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)。〞“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)××執(zhí)行。〞2023/2/318〔四〕起草請(qǐng)示的本卷須知1、行文之前要與主管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通；

2、請(qǐng)示理由要充分，要求和建議要具體；

3、嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度；

4、按照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文；

5、請(qǐng)示與報(bào)告不能混用。

接范文

接病文2023/2/319報(bào)告的起草〔一〕報(bào)告的用途用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。注意：報(bào)告與請(qǐng)示的聯(lián)系與區(qū)別。接〔二〕報(bào)告的分類按照內(nèi)容劃分： 綜合報(bào)告；專題報(bào)告。按照目的劃分：工作報(bào)告；總結(jié)報(bào)告；情況報(bào)告；調(diào)查報(bào)告；建議報(bào)告；檢討報(bào)告。2023/2/320〔三〕工作報(bào)告正文的寫作方法開頭：對(duì)前一段時(shí)間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對(duì)的時(shí)間、主要工作工程、工作進(jìn)程、總體效果評(píng)價(jià)等。主體重點(diǎn)回憶工作進(jìn)展情況和主要成績(jī)；提煉工作中取得的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)；找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進(jìn)意見與方法；提出今后工作的意見或進(jìn)一步做好工作的愿望。結(jié)尾：使用以下公文術(shù)語(yǔ)特此報(bào)告，請(qǐng)審閱。以上報(bào)告如有不當(dāng)，請(qǐng)指正。2023/2/321〔四〕本卷須知采用記敘為主的表達(dá)方式。按時(shí)間順序、工作過程或問題的邏輯關(guān)系，概述工作內(nèi)容及完成情況，防止羅列過多事例。重點(diǎn)突出，點(diǎn)面結(jié)合。突出中心工作進(jìn)展情況及主要成績(jī)；在重點(diǎn)表達(dá)的同時(shí)，對(duì)面上的情況要有概括性表達(dá)，適當(dāng)引用數(shù)據(jù)材料，增強(qiáng)說服力。實(shí)事求是，如實(shí)報(bào)告成績(jī)和缺乏。節(jié)儉篇幅。報(bào)告中不能寫請(qǐng)示事項(xiàng)。接2023/2/322通知的起草〔一〕熟悉用途用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員?！捕嘲盐仗攸c(diǎn)1.內(nèi)容單純，行文靈活簡(jiǎn)便。2.表述具體，可操作性強(qiáng)。3.時(shí)效性強(qiáng)，需要及時(shí)周知或執(zhí)行。2023/2/323〔三〕明確分類1.指示性通知

2.規(guī)定性通知

3.知照性通知

4.事務(wù)性通知

5.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知

6.任免性通知2023/2/324〔四〕事務(wù)性通知〔會(huì)議通知〕篇段合一式：用于小規(guī)模、臨時(shí)性、內(nèi)部會(huì)議要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、會(huì)議名稱等。接分層表達(dá)式：用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重要會(huì)議。導(dǎo)語(yǔ)局部：會(huì)議目的、根據(jù)、名稱等。主體局部：分項(xiàng)說明時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、內(nèi)容、本卷須知、聯(lián)系方式等。結(jié)尾局部：提出準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的要求，或用結(jié)語(yǔ)“特此通知〞。接2023/2/325〔五〕指示性通知〔分層表達(dá)式〕導(dǎo)語(yǔ)局部說明指示事項(xiàng)產(chǎn)生的背景、強(qiáng)調(diào)發(fā)文目的、依據(jù)；或說明問題的現(xiàn)狀、嚴(yán)重性與危害性。注意：針對(duì)性、表述政策與法規(guī)依據(jù)。主體局部圍繞主題，分項(xiàng)說明要求收文機(jī)關(guān)領(lǐng)會(huì)、知曉、執(zhí)行、承辦的事項(xiàng)。通常包括：根本原那么、指導(dǎo)思想、工作任務(wù)、政策措施、方法步驟、本卷須知等內(nèi)容。

2023/2/326結(jié)尾局部

1.意盡言止。

2.請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

3.圍繞主題發(fā)出號(hào)召。

4.說明本卷須知?！擦匙珜懲ㄖ谋揪眄氈?.事務(wù)性通知注意要素齊備，事項(xiàng)具體，讀者無(wú)疑問。講究政策法規(guī)依據(jù)，增強(qiáng)發(fā)文的權(quán)威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭(zhēng)取好效果。3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領(lǐng)會(huì)理解。4.注重發(fā)文時(shí)限，2023/2/327怎樣編寫方案〔一〕方案與管理職能密不可分管理有四大根本職能：方案、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。方案是管理職能中的首要職能。方案的制定與執(zhí)行的好壞，決定一項(xiàng)工作的成敗得失，決定著事業(yè)的興衰存亡。方案的種類、稱謂很多?！捕撤桨傅闹匾δ?、指明努力方向，協(xié)調(diào)行動(dòng)步調(diào)。

2、預(yù)測(cè)未來(lái)變化，減少不利因素影響。

3、減少浪費(fèi)現(xiàn)象，防止利益損失。

4、加強(qiáng)行為控制，防止無(wú)序狀態(tài)。2023/2/328〔三〕方案的編寫方法1、標(biāo)題：?jiǎn)挝幻Q、適用期限、內(nèi)容事項(xiàng)、文種

例如：××區(qū)人事局2002年軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓(xùn)工作方案2023/2/3292、正文寫法〔5W，1H〕

做什么？為何做？何時(shí)做？

何地做？誰(shuí)去做？如何做？開頭：說明方案的依據(jù)〔指導(dǎo)思想；現(xiàn)狀分析；方案的總?cè)蝿?wù)；做好工作的意義〕主體：制定方案的“三要素〞。目標(biāo)〔做什么：具體工作內(nèi)容〕措施〔怎么做：工作方式方法〕步驟〔何時(shí)做：工作時(shí)間安排〕結(jié)尾：說明本卷須知或檢查落實(shí)方法。描繪前景，鼓舞士氣。2023/2/330〔四〕主體內(nèi)容表述方式開列式：把工作事項(xiàng)逐項(xiàng)列出，分項(xiàng)編寫。〔適合于大型綜合性方案〕展開式：圍繞中心工作，將具體目標(biāo)、措施要求、實(shí)施步驟、依次展開編寫?！策m合于單項(xiàng)方案〕接階段式：按工作階段或時(shí)間順序編寫?！策m合于階段性明顯的工作〕接圖表式：將方案內(nèi)容列成圖表的主要工程，依次填寫?！矄为?dú)或作為附件均可〕2023/2/331〔五〕如何增強(qiáng)方案的操作性內(nèi)容方面：制定科學(xué)合理的目標(biāo)和指標(biāo)。

總目標(biāo)明確、具體、合法、方向正確。任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求要合理；任務(wù)的指標(biāo)要能夠考核和控制；任務(wù)指標(biāo)要相對(duì)穩(wěn)定，可以衡量；任務(wù)指標(biāo)要符合實(shí)際，可以實(shí)現(xiàn)；任務(wù)指標(biāo)要有明確的時(shí)間限制。

2023/2/332〔五〕如何增強(qiáng)方案的操作性形式方面：要做到表達(dá)簡(jiǎn)要、條理清晰、要素完整程序方面：堅(jiān)持民主集中制原那么，自下而上，自上而下相結(jié)合，要發(fā)揮上下兩方面的積極性；善于聽取專家意見。注意制定預(yù)案，以防不測(cè)。2023/2/333怎樣起草總結(jié)〔一〕含義目的與實(shí)質(zhì)總結(jié)是對(duì)以往一段工作的回憶與反思,并以書面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。目的：摸索事物開展規(guī)律，做好今后工作。實(shí)質(zhì)：對(duì)人類社會(huì)實(shí)踐的再認(rèn)識(shí)?！捕彻δ?.認(rèn)識(shí)事物開展規(guī)律，制定切實(shí)的方針政策；2.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。3.有助于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作的針對(duì)性指導(dǎo)。342023/2/3怎樣寫總結(jié)一、含義目的與實(shí)質(zhì)總結(jié)是對(duì)以往一段工作的回憶與反思,并以書面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。目的：摸索事物開展規(guī)律，做好今后工作。實(shí)質(zhì)：對(duì)人類社會(huì)實(shí)踐的再認(rèn)識(shí)。二、功能1.認(rèn)識(shí)事物開展規(guī)律，制定切實(shí)的方針政策；2.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。3.有助于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作的針對(duì)性指導(dǎo)2023/2/335〔三〕總結(jié)寫作要領(lǐng)做好寫前準(zhǔn)備

1.調(diào)查研究，占有資料；

2.歸納整理，篩選材料；

3.學(xué)習(xí)理論，掌握政策；

4.總體構(gòu)思，擬制提綱。2023/2/336

總結(jié)正文的起草要領(lǐng)前言：概括工作的根本情況，交代總結(jié)針對(duì)的背景、時(shí)間、工作事項(xiàng)、點(diǎn)明中心思想。主體內(nèi)容回憶完成工作情況：內(nèi)容、措施、方法、成績(jī)提煉工作中的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。指出存在的缺乏之處。今后的努力方向。結(jié)尾：簡(jiǎn)要說明今后工作的意見。2023/2/337〔四〕主體內(nèi)容表述方式1.兩段式寫法〔采用表達(dá)＋議論方式)2.概述式寫法〔情況—成績(jī)—經(jīng)驗(yàn)—問題—意見〕3.階段式寫法〔分階段總結(jié)，注意各階段特點(diǎn)〕4.經(jīng)驗(yàn)式寫法〔略寫工作內(nèi)容，重點(diǎn)論述工作經(jīng)驗(yàn)，以便發(fā)揮總結(jié)的指導(dǎo)作用〕2023/2/338〔五〕如何發(fā)揮總結(jié)的指導(dǎo)作用1、防止為了總結(jié)而總結(jié)的做法。2、明確重點(diǎn)，即工作中的成功做法與體會(huì)，取得成績(jī)的主觀因素。這是總結(jié)的重點(diǎn)。3、在反響新思想、新做法、新材料上下功夫。4、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的總結(jié)應(yīng)當(dāng)少寫干了什么工作，多寫工作中的理性思考。5、加強(qiáng)總結(jié)交流工作。6、從群眾中來(lái)，到群眾中去，資源信息共享。7、注重經(jīng)驗(yàn)的傳播，不能以歸檔為目的。2023/2/339〔六〕寫好總結(jié)的本卷須知1、真正重視總結(jié)工作?？朔袄泄篓曀枷?，自下而上與自上而下相結(jié)合。只有上級(jí)認(rèn)真讀，才有下級(jí)認(rèn)真寫。2、運(yùn)用辯證分析的方法。堅(jiān)持兩點(diǎn)論，反對(duì)絕對(duì)化，要實(shí)事求是地總結(jié)機(jī)關(guān)工作。3、努力做好材料工作，做到觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料，又要發(fā)現(xiàn)工作中的閃光點(diǎn)，善于運(yùn)用新材料，掌握全面情況和整個(gè)工作進(jìn)程。堆砌材料是失敗的總結(jié)。4、注重理性分析。抓住重點(diǎn)問題，注意提煉規(guī)律性認(rèn)識(shí)。2023/2/340編寫會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)〔一〕會(huì)議紀(jì)要的用途與類型用途：會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的根本情況、主要精神和決定事項(xiàng)，作為會(huì)后傳達(dá)貫徹執(zhí)行的依據(jù)。類型：按照會(huì)議紀(jì)要性質(zhì)分：1、決議性紀(jì)要；2、部署性紀(jì)要；3、學(xué)術(shù)性紀(jì)要；4、消息性紀(jì)要。2023/2/341按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容劃分1、綜合性會(huì)議紀(jì)要2、專題性會(huì)議紀(jì)要〔二〕會(huì)議紀(jì)要的格式要素文頭局部：紀(jì)要名稱、編制單位名稱、編制日期。主體局部：標(biāo)題、正文。文尾局部：主題詞、報(bào)送單位、印制部門、印發(fā)日期。2023/2/342〔三〕衡量會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)1、會(huì)議根本概況交代得清楚；2、會(huì)議主要精神傳達(dá)得完整。抓住領(lǐng)導(dǎo)人和權(quán)威人士的發(fā)言。注意聽取主持人的總結(jié)性意見。區(qū)分討論性意見和表態(tài)性意見。以多數(shù)人意見為結(jié)論性意見。學(xué)術(shù)性紀(jì)要，要寫清一致意見和重要不同意見。3、會(huì)議決定事項(xiàng)記載得準(zhǔn)確。

2023/2/343〔四〕會(huì)議紀(jì)要正文寫作要領(lǐng)開頭：說明會(huì)議概況：時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、議題等?！哺攀龌蚍猪?xiàng)式〕主體：介紹會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng)：包括會(huì)議研討的主要問題、會(huì)議意見、會(huì)議取得的成果、決定事項(xiàng)等。結(jié)尾：1、號(hào)召干部群眾落實(shí)會(huì)議精神；2、強(qiáng)調(diào)落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問題；3、對(duì)會(huì)議作簡(jiǎn)要說明。2023/2/344〔五〕正文主體局部表述方式概述式：將會(huì)議主要精神歸納為幾個(gè)局部概述。適合內(nèi)容較簡(jiǎn)單的辦公會(huì)議。條款式：將會(huì)議決定事項(xiàng)用條款方式簡(jiǎn)要說明，以便會(huì)后檢查落實(shí)，明確責(zé)任。適合現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)和協(xié)調(diào)會(huì)。歸納分類式：根據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容進(jìn)行歸納集中，分列標(biāo)題。適合專題會(huì)議或理論研討會(huì)。發(fā)言記錄式：根據(jù)發(fā)言記錄整理而成，較多保留發(fā)言原貌，以備查考。適合日常辦公會(huì)、例會(huì)。2023/2/345〔六〕編寫會(huì)議紀(jì)要的本卷須知1、寫作之前做好必要的準(zhǔn)備工作。2、忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議決定事項(xiàng)和主要精神。3、抓住要點(diǎn)，表達(dá)“要〞字。4、語(yǔ)言簡(jiǎn)明，講究邏輯性和條理性。接2023/2/346領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草〔一〕講話稿的性質(zhì)與文體特征講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議或相關(guān)公務(wù)活動(dòng)中，發(fā)表正式講話的直接依據(jù)，是為了集中而有條理地表達(dá)思想、傳達(dá)信息、部署工作、說明觀點(diǎn)、增進(jìn)友誼等目的，事先撰制的具有特定效用的講話文稿。

2023/2/347領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草〔一〕起草講話稿的幾個(gè)重點(diǎn)問題1、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖是關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書思維的原點(diǎn)和立意根據(jù)。把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：〔1〕領(lǐng)導(dǎo)的整體工作思路及根本的思想觀點(diǎn)和意見?！?〕講話所要到達(dá)的根本目的?！?〕領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)行文的具體要求。2023/2/348〔一〕起草講話稿的幾個(gè)重點(diǎn)問題2、做好資料收集工作是根底收集資料應(yīng)注意的幾點(diǎn)：〔1〕勤于收集〔2〕善于收集〔重點(diǎn)突出、分門別類〕〔3〕及時(shí)整理收集整理資料范圍包括以下幾個(gè)方面：〔1〕國(guó)內(nèi)外、本行業(yè)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)開展情況。〔2〕有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話。〔3〕有關(guān)會(huì)議重要信息和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息?！?〕圖書報(bào)刊上的重要理論文章及其有關(guān)資料。

2023/2/349做好資料收集工作是根底要力爭(zhēng)“全〞，包括以下七點(diǎn)要求：〔1〕客觀與主觀材料相結(jié)合〔2〕感性與理性材料相結(jié)合〔3〕正面與反面材料相結(jié)合〔4〕內(nèi)部與外部材料相結(jié)合〔5〕直接與間接材料相結(jié)合〔6〕全局與局部材料相結(jié)合〔7〕縱向與橫向材料相結(jié)合2023/2/350〔一〕起草講話稿的幾個(gè)重點(diǎn)問題3、加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)是必要條件

〔1〕注重理論學(xué)習(xí)和政策學(xué)習(xí)。〔2〕既要博覽群書，又要針對(duì)工作需要，突出學(xué)習(xí)重點(diǎn)，不斷開拓視野，作到厚積薄發(fā)、運(yùn)用自如?！?〕注重廣泛涉獵各種知識(shí)?！?〕注重積累工作閱歷。2023/2/351〔二〕掌握寫作要求與技巧1、全面正確地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，明確講話的背景，務(wù)必求得與領(lǐng)導(dǎo)意圖的一致性。2、主動(dòng)豐富和完善領(lǐng)導(dǎo)意圖，表達(dá)參謀助手價(jià)值。3、認(rèn)真構(gòu)思和錘煉提綱，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見。4、努力增強(qiáng)措施和要求的可操作性，突出體現(xiàn)現(xiàn)行效用。5、站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題，主動(dòng)換位思考。2023/2/352

如何站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題從現(xiàn)實(shí)的角度看問題。〔當(dāng)前存在的主要問題〕從全局的角度看問題?！才c其他單位的差距〕從未來(lái)的角度看問題?！步窈箝_展的獨(dú)到見解〕從實(shí)踐的角度看問題。〔目前可以立即解決的問題，怎樣解決問題〕從上下結(jié)合的角度看問題。〔與上級(jí)要求相銜接，明確主要差距〕2023/2/353〔三〕講話稿的格式標(biāo)準(zhǔn)與文體特征五大要素1、講話標(biāo)題2、講話日期3、講話人姓名4、稱謂5、正文〔前言、主體、結(jié)尾〕符合講話稿的文體特征明顯的口語(yǔ)化特征飽滿的感情化特征多彩的藝術(shù)化特征符合不同場(chǎng)合講話需要2023/2/354第三專題加強(qiáng)辦公室建設(shè)與管理

一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)三、辦公室辦會(huì)工作根本標(biāo)準(zhǔn)四、加強(qiáng)辦公室的日常管理2023/2/355一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)〔一〕辦公室的地位與職能重要地位：中心：管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會(huì)議管理中心、綜合統(tǒng)計(jì)中心、信訪接待中心。樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。窗口：經(jīng)常與外界接觸，辦事效率和工作質(zhì)量及其工作人員的禮儀風(fēng)范、精神面貌，在很大程度上代表社會(huì)組織的形象。職能定位：行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。2023/2/356一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)〔二〕辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)工作內(nèi)容：按性質(zhì)分：程序性工作；智囊性工作；臨時(shí)性工作。按內(nèi)容分：辦文；辦會(huì)；辦事?！埠?jiǎn)稱“三辦〞〕工作特點(diǎn)：綜合性；效勞性；程序性；被動(dòng)性；機(jī)要性。2023/2/357一、辦公室人員崗位認(rèn)知與根本職責(zé)〔三〕辦公室人員角色定位辦事員、筆桿子、領(lǐng)導(dǎo)助手、參謀智囊〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求2003年2月6月在中央辦公廳工作會(huì)議上，王剛主任傳達(dá)了江澤民同志對(duì)中辦工作的幾條指示：一、要講事業(yè)心和責(zé)任感；二、要認(rèn)真細(xì)致；三、要講究程序(不要打亂仗)；四、要講工作效率。2023/2/358〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求

1、思想素養(yǎng)

熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。

政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，處理辦公室工作，聽招呼，能自律，嚴(yán)保密。

責(zé)任感強(qiáng)。將自己的工作職責(zé)與單位的發(fā)展、集體利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準(zhǔn)的一種表現(xiàn)。

踏實(shí)肯干。舍得為工作投入。

2023/2/359〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求

2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)具備較高的政策水平。具有較強(qiáng)的綜合分析能力。調(diào)研能力。善于通過調(diào)研掌握大量情況。思維能力。善于思考問題，抓住關(guān)鍵。表達(dá)能力。能準(zhǔn)確簡(jiǎn)明地闡述己見。良好的協(xié)調(diào)能力。較強(qiáng)的應(yīng)變能力。2023/2/360〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求3、心理素養(yǎng)心理素養(yǎng)，指人對(duì)環(huán)境及其相互關(guān)系的適應(yīng)能力。注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對(duì)事物具有職業(yè)的注意力。調(diào)控力(控制情緒的能力)。意志力。2023/2/361〔四〕辦公室工作對(duì)人員的要求

4、角色意識(shí)

做好辦公室工作，必須強(qiáng)化以下角色意識(shí)：服從意識(shí)全局意識(shí)責(zé)任意識(shí)創(chuàng)新意識(shí)奉獻(xiàn)意識(shí)信息意識(shí)程序意識(shí)學(xué)習(xí)意識(shí)2023/2/362〔五〕領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室人員的期待

領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目1．他知道你在組織中的職責(zé)范圍和全部活動(dòng)嗎?他是否了解你的目標(biāo)和意向?他怎樣將目標(biāo)和意向同組織的總目標(biāo)相結(jié)合?2．你外出2～3周，是否深信他仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理你交辦的各項(xiàng)工作?3．他是否幫你安排活動(dòng)日程、協(xié)調(diào)約會(huì)，使你如期踐約，一切不用你催促?他是否很會(huì)安排時(shí)間?4．別人不提醒，他能否主動(dòng)完成你交給的任務(wù)?2023/2/363領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目5．他對(duì)待你的同事、來(lái)訪者是否有禮貌?能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎?6．他是一個(gè)富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎?能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考，能否經(jīng)常采用新方法改進(jìn)工作?能否制訂新的工作制度或工作程序?他的工作有條理嗎?7．他是一個(gè)機(jī)智的人嗎?能否主動(dòng)地解決一些問題而不麻煩你?他害怕困難嗎?8．他能否提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率?能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件?能否及時(shí)地從其他領(lǐng)導(dǎo)那里取來(lái)你正需要的文件?2023/2/364領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目9．他所具備的辦公技能(例如電腦操作、文字處理、文件歸檔、接打、接待效勞等)是否無(wú)可指責(zé)?10．他在危急關(guān)頭是否沉著冷靜?當(dāng)你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時(shí)，他是否仍能平靜地繼續(xù)工作?11．他對(duì)你的忠誠(chéng)值得信賴嗎?你能把一些機(jī)密信息資料委托給他嗎?12．他是否有較廣的閱讀面和知識(shí)面?是否經(jīng)常提醒你注意本單位及與你個(gè)人有關(guān)的出版物?2023/2/365領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目13．他是否成為本單位有價(jià)值的信息來(lái)源?而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得?14．他是否有個(gè)人學(xué)習(xí)方案?是否學(xué)習(xí)管理方面的知識(shí)或參與管理活動(dòng)?是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顧客，你的行業(yè)?15．他語(yǔ)言表達(dá)是否清晰?能否以書面或口頭方式簡(jiǎn)要匯報(bào)情況?能否準(zhǔn)確地傳達(dá)你的指示?能否了解你關(guān)于某項(xiàng)政策和行動(dòng)的想法，并把它準(zhǔn)確地傳達(dá)給別人?16．他是否按時(shí)完成每天的工作?是否根據(jù)需要自愿在休息時(shí)間加班?2023/2/366領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目17．他能否像管理者那樣，必要時(shí)將未做完的工作委托他人，并催促他人完成?18．在你不插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事?19．在調(diào)研工作中他是否稱職?能否收集資料、調(diào)查事情經(jīng)過，并寫出有事實(shí)、有分析、有建議的調(diào)查報(bào)告?20．他是一個(gè)細(xì)心的人嗎？能否記住一些重要日期(如紀(jì)念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等)，代你為上級(jí)、家庭或顧客安排好慶祝、慰問或相應(yīng)活動(dòng)?啟示……2023/2/367二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)〔一〕辦公室建設(shè)方向1、不斷優(yōu)化硬件和工作環(huán)境2、積極推進(jìn)建章立制工作3、努力營(yíng)造和諧人文氣氛4、大力倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神〔二〕建設(shè)“形象工程〞——辦公室禮儀常規(guī)良好的禮儀形象良好的形象良好的文字形象良好的語(yǔ)言形象2023/2/368二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)〔三〕人人爭(zhēng)作辦公室受歡送的人員1、分內(nèi)工作決不推托，并主動(dòng)協(xié)助同事工作；2、掌握自己的情緒，做情緒的主人；3、把同事當(dāng)作客人，盡力做到同事滿意；4、懂得鼓勵(lì)他人，用贊揚(yáng)代替批評(píng)；5、隨時(shí)讓同事知道你對(duì)他的感謝；6、尊重個(gè)人隱私，公私之間清楚；7、樂于向同事提供資訊與經(jīng)驗(yàn)，分享成功快樂；8、不居功自傲，有容人雅量。2023/2/369三、辦公室辦會(huì)工作根本標(biāo)準(zhǔn)〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容會(huì)前準(zhǔn)備工作1、設(shè)立會(huì)議承辦部門和效勞機(jī)構(gòu)2、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議目標(biāo)和議題〔1〕確定會(huì)議目標(biāo)〔2〕擬訂會(huì)議議題3、擬訂會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算和會(huì)議方案〔1〕擬訂會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算〔2〕擬定辦會(huì)方案2023/2/370〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容

會(huì)前準(zhǔn)備工作4、確定會(huì)議的議程、日程和程序5、分工撰寫會(huì)議文件6、確定與會(huì)人員名單以及會(huì)議編組方案7、會(huì)場(chǎng)的布置工作

營(yíng)造會(huì)議氣氛會(huì)場(chǎng)格局與座次主席臺(tái)的布置懸掛會(huì)標(biāo)設(shè)施準(zhǔn)備8、食宿、交通、醫(yī)療、保健等準(zhǔn)備。2023/2/371〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容會(huì)中效勞工作1、報(bào)到與接待工作2、會(huì)議簽到3、會(huì)場(chǎng)效勞與管理會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)座位、維護(hù)秩序做好會(huì)場(chǎng)事務(wù)工作會(huì)后檢查會(huì)場(chǎng)4、做好會(huì)議記錄5、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)6、平安保密工作2023/2/372〔一〕會(huì)議效勞的根本內(nèi)容

會(huì)議善后工作

1、做好相關(guān)文字工作

整理會(huì)議記錄編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議文件制發(fā)文件整理與保管

2、認(rèn)真做好會(huì)議總結(jié)

3、做好會(huì)議的宣傳報(bào)道工作

4、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦工作

5、會(huì)議收尾工作2023/2/373〔二〕做好會(huì)議效勞工作的技巧其一：領(lǐng)會(huì)“一個(gè)精神〞指的是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于舉辦會(huì)議的指示精神。辦會(huì)人員要主動(dòng)、全面了解領(lǐng)導(dǎo)的指示意見、思想意圖，了解得越透徹、越準(zhǔn)確、越詳細(xì)越好，切實(shí)做到全局在胸。其二：構(gòu)思“一個(gè)方案〞指的是籌辦會(huì)議的具體依據(jù)。方案要思路清楚，詳細(xì)周到，簡(jiǎn)潔明快，科學(xué)可行。1．整體性原那么2．動(dòng)態(tài)性原那么3．超前性原那么2023/2/374〔二〕會(huì)議效勞技巧其三：擬定“一個(gè)程序〞是指把握整個(gè)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議環(huán)環(huán)相扣，合理有序，開得緊湊，開出氣氛。要把握好三個(gè)環(huán)節(jié)：1、把握重點(diǎn)程序。2、把握會(huì)場(chǎng)布置。3、把握會(huì)議細(xì)節(jié)。其四：準(zhǔn)備“一套文件〞是指準(zhǔn)備好會(huì)議文件，這是籌辦工作的重要內(nèi)容，也是會(huì)議成功召開的主要標(biāo)志，應(yīng)盡早準(zhǔn)備。其五：保證“一支隊(duì)伍〞有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、善合作的隊(duì)伍。2023/2/375〔三〕會(huì)議效勞與管理要求效勞要求1．準(zhǔn)備工作要細(xì)致充分2．組織工作要嚴(yán)密協(xié)調(diào)3．效勞工作要周到熱情4．善后工作要及時(shí)穩(wěn)妥管理要求1．要精簡(jiǎn)可開可不開的會(huì)議2．要提高會(huì)議效益與效率3．要努力改變會(huì)議作風(fēng)4．要努力降低會(huì)議本錢2023/2/376四、加強(qiáng)辦公室的日常管理〔一〕辦公室管理的