物業(yè)檔案的建立與管理方案

物業(yè)檔案的建立與管理方案知識經(jīng)濟的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現(xiàn)，信息資源已成為物業(yè)管理中不可缺少的組成部份。在xxxx醫(yī)院物業(yè)管理服務的檔案建立與管理中，我們將采用先進的計算機網(wǎng)絡技術，對檔案進行集中有序、標準規(guī)范的管理，配合先進的資料檢索軟件以達到信息共享、合理利用的目的。同時，我們在信息資料收集中將廣開渠道，對轄區(qū)內(nèi)所有物業(yè)項目從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應的管理檔案，有效保證物業(yè)管理服務的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我們建一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制度及檔案管理人員的職責，以保證檔案管理滿足物業(yè)管理的需要。檔案管理制度根據(jù)國家和地方有關物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成的物業(yè)管理制度，使各管理項目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項工作的順利進行，確保工作目標的全面實現(xiàn)。1、檔案資料的歸檔管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應歸檔，不能有各部門保管，應直接交存檔案室。l）文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；2）檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容;3）專項檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案，如：會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等；4）財務資料由財務部門歸檔管理。（2）歸檔要求：1）歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；2）歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；3）歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當?shù)恼恚?）是傳真件的應復印后以復印件歸檔；5）歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；6）每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；7）保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編號；8）檔案題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；9）文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10）聲像檔案歸檔要求如下：①歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；②歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準確；③歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；④歸檔的照片底片，必須詳細說明發(fā)生的時間、地點、時間內(nèi)容；⑤歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；⑥歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標明軟件名稱、開發(fā)時間、版本或標明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間。（3）歸檔時間：1）文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；2）建設項目在竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔；3）各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內(nèi)，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。（4）歸檔份數(shù)：1）各類文件材料一般歸檔一式一份；2）重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。（5）不歸檔文件材料的范圍：1）重份和無參考利用價值的事務性、臨時性文件；2）上級機關任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4）未經(jīng)會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）影印文件的多次校對稿（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；5）從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；7）非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報和不必備案的文件材料。（6）經(jīng)理要經(jīng)常對物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。2、檔案資料的保管（1）所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實行原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫存檔雙軌制。（2）存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊建擋。（3）必須維護檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）安全性（物質(zhì)的安全和法律的安全）。（4）底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜;（5）存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取譯制、拷貝；（6）定期每半年進行檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊相符。對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復制，經(jīng)常進行蟲害消殺；（7）為保證檔案的安全和完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔，并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（8）聲像檔案的保管如下：1）按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2）照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠離磁場。3、檔案資料借閱和復制管理物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴格遵守公司保密制度有關規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心所有工作人員都有保護檔案權利和義務;經(jīng)批準授權后都有借閱檔案、復制檔案的權利。（1）檔案資料的借閱1）借閱檔案必須向領導審批；2）對業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務中心、利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱；3）嚴格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，若有破損，立即修復，并按規(guī)定追究有關人員責任。檔案管理人員應及時收回在外文件，嚴防文件流失；4）物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時將其輸入電腦中保存；5）在借閱檔案時應做到以下幾點：①按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時間不得超過10天，確實因工作需要不能按時歸還者，應辦理延期手續(xù)；②要愛護檔案，不得丟失；③所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。6）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚；7）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任；8）借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；9）調(diào)離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)；10）出差、請長假（半月以上）或辭職者應把所借閱檔案及時歸還，每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室；11）因工作需要（如檔案更改、報廢）檔案員通知歸還檔案時，應在24小時內(nèi)歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負責。（2）檔案復制管理1）檔案復制必須向領導審批；2）檔案復制由借閱人員持有關批準到指定復印員處復??；3）未經(jīng)批準的，復印員一律不得幫其進行復印。4、電腦化的管理為保證電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)的正常運行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實、可靠，采取如下措施進行管理：（1）各主管部門，建立自身的網(wǎng)絡管理制度，負責對其所屬部門的檔案工作實行監(jiān)督、指導，實行分級管理。（2）檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。（3）對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓，制訂嚴格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。（4）定期對系統(tǒng)使用人員進行培訓最新的安全技術培訓，實現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的運行風險。（5）對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統(tǒng)的更新維護。（6）通過定期將相關系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。5、檔案鑒定和銷毀（1）檔案的鑒定1）檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責進行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關業(yè)務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責；2）鑒定工作人員的任務：①負責制訂本單位檔案保管期限表；②對到期檔案提出存、毀意見。3）確定保管期限原則：①對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；②凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。4）鑒定工作應該定期進行；5）檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。（2）銷毀檔案的程序包括：1）鑒定工作人員應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位主管領導審批，銷毀清單及報告由檔案室保存；2）檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章；3）銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國家有關規(guī)定進行處理。6、檔案管理人員的崗位責任制（1）檔案管理人員工作守則1）熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案；2）堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻；3）要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神；4）要努力學習，鉆研業(yè)務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領域；5）要有民主、團結(jié)、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風；6）工作嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。（2）檔案管理人員的工作要求1）資料歸存、借閱、復印、保密的規(guī)范完善；2）貫切《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》（文件資料的收集管理，歸檔范圍，平時歸卷、立卷）；3）應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄；4）對于公司檔案所有內(nèi)