物業(yè)管理檔案管理設(shè)想計劃

物業(yè)管理檔案管理設(shè)想計劃1.檔案管理制度1）整個物業(yè)項目的檔案資料由管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，各級管理人員按照 分工負(fù)責(zé)匯集整理，由管理中心管理中心文員負(fù)責(zé)文件存檔工作。2）對有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖紙、管理制度、合同及附件、設(shè)施設(shè)備檔案及保養(yǎng) 制度、管理報告、員工人事資料等檔案要集中存檔，檔案柜要求上鎖，鑰匙由文員保管，未經(jīng)經(jīng)理/部門主管許可，他人不得查閱。3）檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編寫 目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4）檔案的目錄及存檔文件清單每季度上報公司行政管理中心備案。5）經(jīng)理/部門經(jīng)理調(diào)職或離任應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)公司確認(rèn)后方可離 任。6）因工作需要借閱、復(fù)印有關(guān)檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理/部門主管書面確認(rèn)，如 有違反作泄密處理。1.2物品檔案交接交接前，我司將認(rèn)真核對及施工單位移交的相關(guān)文檔和物品帳冊；交接時，逐項核對資料是否與實情、實物相符；接收以后，審視移交設(shè)備、工具是否符合工作所需，根據(jù)實際需要調(diào)整配置。1.3檔案管理歸類表檔案大類一 行政后勤管理材料行政綜合勞資管理

歸檔內(nèi)容物業(yè)管理中心、組織沿革、大事記及工作計劃、總結(jié)管理中心會議紀(jì)要、會議記錄規(guī)章制度文秘、檔案、印章管理記錄文件、檔案接收及移交、銷毀清冊物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié)物業(yè)管理的請示、批復(fù)、報告、通知等專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料物業(yè)管理區(qū)域驗收、接管記錄機構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定員工花名冊員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄后勤管理二業(yè)主、租戶資料三 物業(yè)裝修材料四 日常運行材料日常運行綜合園林綠化保潔工作治安工作設(shè)備運行記錄

用工合同臺帳、社會保險記錄員工培訓(xùn)計劃、措施、教材、試題、考試成績?nèi)藛T增補申請表固定資產(chǎn)登記冊辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報廢記錄表物料采購計劃表、供方評價記錄物料管理、盤點資料、調(diào)離人員移交清單區(qū)域通訊工具管理材料員工福利管理材料業(yè)主/租戶入駐通知管理公約/用戶手冊租戶登記表租賃物業(yè)清單、合同裝修申請審批表商鋪樓宇裝修審批表裝修違章處理通知單投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄員工住戶合理化建議日常工作檢查記錄分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報告、糾正措施報告服務(wù)要求評審記錄、車輛繳費換證記錄突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報告公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料保潔工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表治安事件處理記錄帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表設(shè)備匯總表設(shè)備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄運行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表故障（事故）處理單6 消防工作 消防中心值班情況記錄消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表消防設(shè)備運行記錄表消防安全檢查記錄表火險隱患整改通知書五 會計檔案原始憑證、記賬憑證、匯總憑證總帳、明細(xì)賬銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告年度會計報告（決算）會計移交清冊會計檔案