管理學(xué)第八章-管理中控制方法

第八章管理控制03二月2023范曙光§8-1控制概述§8-2控制類型§8-3控制過程和要求§8-4控制方法§8-1控制概述03二月2023范曙光控制概述控制的含義控制的作用控制的功能

1.含義——管理控制是衡量和矯正工作活動(dòng)使之按計(jì)劃進(jìn)行，進(jìn)而確保組織目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的過程。是為了保證企業(yè)計(jì)劃與實(shí)際作業(yè)動(dòng)態(tài)適應(yīng)的管理職能。03二月2023范曙光

如何理解？

2.必要性——環(huán)境的變化；管理權(quán)力的分散；工作能力的差異。a.控制有很強(qiáng)的目的性。b.通過監(jiān)督和糾偏來實(shí)現(xiàn)。c.控制是一個(gè)過程?？刂频暮x03二月2023范曙光1、控制的作用1-1檢驗(yàn)作用。它檢驗(yàn)各項(xiàng)工作是否按預(yù)定計(jì)劃進(jìn)行，同時(shí)也檢驗(yàn)計(jì)劃的正確性和合理性。1-2調(diào)節(jié)作用。在計(jì)劃的執(zhí)行過程中，對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行修改并調(diào)整整個(gè)管理過程。2、控制的目的2-1對(duì)于經(jīng)常發(fā)生變化的迅速而又直接影響組織活動(dòng)的“急癥問題”，控制應(yīng)隨時(shí)將計(jì)劃的執(zhí)行結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，若發(fā)現(xiàn)有超過計(jì)劃允許范圍的偏差時(shí)，則及時(shí)采取必要的糾正措施，使組織內(nèi)部系統(tǒng)活動(dòng)趨于相對(duì)穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)組織的既定目標(biāo)。控制的作用03二月2023范曙光2、控制的目的2-2對(duì)于長(zhǎng)期存在著的影響組織素質(zhì)的“慢性病癥”，控制要根據(jù)內(nèi)外環(huán)境變化對(duì)組織新的要求和組織不斷發(fā)展的需求，打破執(zhí)行現(xiàn)狀，重新修訂計(jì)劃，確定新的現(xiàn)實(shí)和管理控制標(biāo)準(zhǔn)，使之更先進(jìn)、更合理。3、控制與計(jì)劃控制是依據(jù)計(jì)劃來檢查、衡量計(jì)劃的執(zhí)行情況，并根據(jù)偏差，或調(diào)整行動(dòng)以保證按計(jì)劃進(jìn)行，或調(diào)整計(jì)劃使活動(dòng)與計(jì)劃相吻合。因此，計(jì)劃是控制的前提，控制是完成計(jì)劃的保證，如果沒有控制系統(tǒng)，沒有實(shí)際與計(jì)劃比較，就不知道計(jì)劃是否完成，計(jì)劃和控制是密不可分。控制的作用限制偏差的累積適應(yīng)環(huán)境的變化03二月2023范曙光1、控制的基本要素控制標(biāo)準(zhǔn)；偏差信息；矯正措施。2、控制工作的主要功能控制的功能計(jì)劃執(zhí)行情況計(jì)劃路線糾偏的努力和成本時(shí)間目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度§8-2控制的類型03二月2023范曙光控制類型控制類型控制類型示意圖03二月2023范曙光1、按控制目的和對(duì)象劃分1-1糾正執(zhí)行偏差（負(fù)饋控制）——是使執(zhí)行結(jié)果符合控制標(biāo)準(zhǔn)的要求，為此需要將管理循環(huán)中的實(shí)施環(huán)節(jié)作為控制對(duì)象，這種控制的目的就是為縮小實(shí)際情況與控制目標(biāo)的偏差。1-2調(diào)整控制標(biāo)準(zhǔn)（正饋控制）——使控制標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，以便更好地符合內(nèi)外現(xiàn)實(shí)環(huán)境條件的要求，其控制作用的發(fā)生主要體現(xiàn)在管理循環(huán)中的計(jì)劃環(huán)節(jié)，也就是這種控制對(duì)象包括了控制標(biāo)準(zhǔn)本身，這種控制的目的就是使控制標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生動(dòng)蕩和變動(dòng)，使之與實(shí)際情況更接近?？刂频念愋?3二月2023范曙光2、按控制信息獲取的時(shí)間劃分2-1前饋控制——事先識(shí)別和預(yù)防偏差的控制也稱預(yù)備式控制或預(yù)防式控制。前饋控制旨在獲取有關(guān)未來的信息，依此進(jìn)行反復(fù)認(rèn)真的預(yù)測(cè)，將可能出現(xiàn)的執(zhí)行結(jié)果與計(jì)劃要求的偏差預(yù)先確定出來(此為負(fù)反饋)，或者事先察覺內(nèi)處環(huán)境可能發(fā)生的變化(此為正反饋)，以便提前采取適當(dāng)?shù)奶幚泶胧╊A(yù)防問題的發(fā)生。這種控制把重心放在流人組織的人力、物料和財(cái)務(wù)資源上，其目的在于保證高質(zhì)量的投入?？刂频念愋?3二月2023范曙光2、按控制信息獲取的時(shí)間劃分2-2現(xiàn)場(chǎng)控制——是一種同步、實(shí)時(shí)的控制，即在活動(dòng)進(jìn)行的同時(shí)就施予控制。管理者親臨現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，就是一種最常見的現(xiàn)場(chǎng)控制活動(dòng)?，F(xiàn)場(chǎng)控制可分為兩種：一是駕馭控制，有如駕駛員在行車當(dāng)中根據(jù)道路情況使用方向盤來把握行車方向。這種控制是在活動(dòng)進(jìn)展過程中隨時(shí)監(jiān)控各方面情況的變動(dòng)，一旦發(fā)現(xiàn)干擾因素介入立即采取對(duì)策，以防執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。二是關(guān)卡控制，它規(guī)定某項(xiàng)活動(dòng)必須經(jīng)由既定程序或達(dá)到既定水平后才能繼續(xù)進(jìn)行下去。控制的類型03二月2023范曙光2、按控制信息獲取的時(shí)間劃分2-3反饋控制——是在活動(dòng)完成之后，通過對(duì)已發(fā)生的工作結(jié)果的測(cè)定發(fā)現(xiàn)偏差和糾正偏差，或者是在內(nèi)外環(huán)境條件已經(jīng)發(fā)生了重大變化，導(dǎo)致原定標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)脫離現(xiàn)實(shí)時(shí)，采取措施調(diào)整計(jì)劃。反饋控制又稱事后控制或產(chǎn)出控制，其控制重心放在組織的產(chǎn)出結(jié)果上——尤其是最終產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。反饋控制有一個(gè)致命的弱點(diǎn)即滯后性，很容易貽誤時(shí)機(jī)，增加控制的難度，而且損失往往已經(jīng)發(fā)生了。因此，反饋控制要求反饋的速度必須大于控制對(duì)象的變化速度，否則，系統(tǒng)將產(chǎn)生震蕩，處于不穩(wěn)定狀態(tài)?？刂频念愋?3二月2023范曙光3、按采用的手段劃分3-1直接控制——是控制者與被控制對(duì)象直接接觸進(jìn)行控制的形式。3-2間接控制——是控制者與被控制對(duì)象之間并不直接接觸，而是通過中間媒介進(jìn)行控制的形式。4、按控制源劃分4-1正式組織控制——是由管理人員設(shè)計(jì)和建立起的些機(jī)構(gòu)或規(guī)定來進(jìn)行控制，像規(guī)劃、預(yù)算和審計(jì)部門是正式組織控制的典型例子。4-2群體控制——基于群體成員們的價(jià)值觀念和行為準(zhǔn)則，它是由非正式組織發(fā)展和維持的。4-3自我控制——個(gè)人有意識(shí)按某一行為規(guī)范進(jìn)行活動(dòng)。控制的類型03二月2023范曙光5、按問題的重要性和影響程度劃分5-1任務(wù)控制亦稱業(yè)務(wù)控制——針對(duì)基層生產(chǎn)作業(yè)和其他業(yè)務(wù)活動(dòng)而直接進(jìn)行的控制。多采用負(fù)饋控制法，目的是確保有關(guān)人員或機(jī)構(gòu)按既定的質(zhì)量、數(shù)量、期限和成本標(biāo)準(zhǔn)完成所承擔(dān)的工作任務(wù)。5-2績(jī)效控制——是一種財(cái)務(wù)控制，即利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來觀測(cè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況，以此考評(píng)各責(zé)任中心的工作實(shí)績(jī)，控制其經(jīng)營(yíng)行為。此種控制亦稱為責(zé)任預(yù)算控制或以責(zé)任發(fā)生制為基礎(chǔ)進(jìn)行的控制。5-3戰(zhàn)略控制——是對(duì)戰(zhàn)略計(jì)劃和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的控制。站在更高的角度看問題，不局限于矯正眼前的具體工作?？刂频念愋?3二月2023范曙光控制類型示意圖預(yù)先控制預(yù)防可能出現(xiàn)的問題輸入輸出轉(zhuǎn)換過程現(xiàn)場(chǎng)控制及時(shí)糾正工作進(jìn)行中出現(xiàn)的問題事后控制糾正已經(jīng)出現(xiàn)的問題控制信息矯正措施§7-3控制的過程和要求03二月2023范曙光控制的過程和要求控制過程控制要求控制工作過程03二月2023范曙光建立控制標(biāo)準(zhǔn)修改標(biāo)準(zhǔn)采取矯正措施計(jì)劃目標(biāo)任務(wù)工作繼續(xù)進(jìn)行分析差異原因衡量實(shí)際工作實(shí)際工作與標(biāo)準(zhǔn)比較是否有偏差因素是否可控不可控可控有無二、控制的過程

03二月2023范曙光1、確立標(biāo)準(zhǔn)2、測(cè)量實(shí)績(jī)界定偏差3、分析原因采取措施03二月2023范曙光1、確定標(biāo)準(zhǔn)要控制就要有標(biāo)準(zhǔn)，目標(biāo)和計(jì)劃是控制的總標(biāo)準(zhǔn)。為了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)施控制，還必須以總標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)設(shè)置更加具體的標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃方案的每個(gè)目標(biāo)、這些方案所包括的每項(xiàng)活動(dòng)、每項(xiàng)政策、每項(xiàng)規(guī)程以及每項(xiàng)預(yù)算，都可以成為衡量實(shí)際業(yè)績(jī)或預(yù)期業(yè)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)，如實(shí)物標(biāo)準(zhǔn)、成本標(biāo)準(zhǔn)、資本標(biāo)準(zhǔn)、收益標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)等等。在實(shí)際工作中，不管采用哪種類型的標(biāo)準(zhǔn)，都需要按照控制對(duì)象的特點(diǎn)來決定。控制過程03二月2023范曙光1、控制標(biāo)準(zhǔn)的種類定量標(biāo)準(zhǔn)主要分為實(shí)物標(biāo)準(zhǔn)（如產(chǎn)品數(shù)量、廢品數(shù)量）、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)（如單位產(chǎn)品成本、銷售收入、利潤(rùn)等）、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)（如工時(shí)定額、交貨期）。除了定量標(biāo)準(zhǔn)外，組織中還經(jīng)常使用一些定性標(biāo)準(zhǔn)，如有關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、組織形象等方面的衡量一般都是定性的。定性標(biāo)準(zhǔn)，顧名思義，就是難以定量化的。盡管定性標(biāo)準(zhǔn)具有非定量性質(zhì)，但實(shí)際工作中為了便于掌握這些方面的工作績(jī)效，有時(shí)也都盡可能地采用一些可度量的方法。例如，產(chǎn)品等級(jí)、合格率、顧客滿意度等指標(biāo)就是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的一種間接衡量。

控制過程03二月2023范曙光1、控制標(biāo)準(zhǔn)的種類奉行“質(zhì)量?jī)?yōu)良、服務(wù)周到、清潔衛(wèi)生、價(jià)格合理”宗旨的美國(guó)著名的麥當(dāng)勞公司，為確保其經(jīng)營(yíng)宗旨得到貫徹，制訂了可度量的如下幾條工作標(biāo)準(zhǔn)：95％以上的顧客進(jìn)餐館后三分鐘內(nèi)，服務(wù)員必須迎上前去接待顧客；事先準(zhǔn)備好的漢堡包必須在五分鐘內(nèi)熱好供應(yīng)顧客；服務(wù)員必須在就餐人離開后五分鐘內(nèi)把餐桌打掃干凈。這是對(duì)定性標(biāo)準(zhǔn)予以量化處理的實(shí)例?？刂七^程制定控制標(biāo)準(zhǔn)的過程和方法03二月2023范曙光確立控制對(duì)象選擇那些對(duì)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)成果有重大影響的因素進(jìn)行重點(diǎn)控制選擇關(guān)鍵控制點(diǎn)會(huì)影響整個(gè)工作運(yùn)行過程的重要操作與事項(xiàng)能在重大損失出現(xiàn)之前顯示出差異的事項(xiàng)什么是最好的反映本組織的指標(biāo)？在計(jì)劃目標(biāo)未實(shí)現(xiàn)時(shí)，什么信息能讓我最快、最準(zhǔn)確地了解工作進(jìn)展的情況？什么信息能讓我最好地確定關(guān)鍵的偏差？什么信息能告訴我誰對(duì)成功或失敗負(fù)全部的責(zé)任？什么樣的標(biāo)準(zhǔn)在控制工作中成本最低？什么樣的標(biāo)準(zhǔn)在控制信息的收集中更為合算？制定控制標(biāo)準(zhǔn)03二月2023范曙光1、衡量績(jī)效衡量績(jī)效就是按照標(biāo)準(zhǔn)衡量工作實(shí)績(jī)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的程度，其實(shí)也是控制當(dāng)中信息反饋的過程。在確定了標(biāo)準(zhǔn)以后，為了確定實(shí)際工作的績(jī)效究竟如何，管理者首先需要收集必要的信息，考慮如何衡量和衡量什么。當(dāng)工作實(shí)績(jī)與標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生差異時(shí)，就說明工作出現(xiàn)偏差。這一步驟包括兩個(gè)方面內(nèi)容：一是搜集反映實(shí)際績(jī)效的信息；二是比較實(shí)際績(jī)效與標(biāo)準(zhǔn)找出差異。3.糾正偏差采用必要的措施糾正偏差是控制過程的關(guān)鍵。利用科學(xué)的方法，依據(jù)客觀的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作績(jī)效的衡量，可以發(fā)現(xiàn)計(jì)劃中出現(xiàn)的偏差。糾正偏差就是在此基礎(chǔ)上，分析偏差產(chǎn)生的原因，制定并實(shí)施必要的糾正措施。這項(xiàng)工作使得控制過程得以完整，并將控制與管理的其他職能相互聯(lián)結(jié)：通過糾偏，是組織計(jì)劃得以遵循，使組織結(jié)構(gòu)和人事安排得到調(diào)整?？刂七^程03二月2023范曙光1、衡量績(jī)效衡量工作—確定適宜的衡量方式；建立有效的信息反饋系統(tǒng)；通過衡量成績(jī)，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的客觀性和有效性。控制過程03二月2023范曙光1、衡量績(jī)效確定適宜的衡量方式—衡量的項(xiàng)目。衡量什么？管理者應(yīng)該針對(duì)決定實(shí)際工作成效好壞的重要特征項(xiàng)進(jìn)行衡量。但實(shí)際中容易出現(xiàn)一種趨向，即側(cè)重于衡量那些易衡量的項(xiàng)目，而忽視那些不易衡量、較不明顯但實(shí)際相當(dāng)重要的項(xiàng)目。衡量的方法。如何衡量？觀察、報(bào)告、會(huì)議、抽樣調(diào)查……衡量的頻度。多長(zhǎng)時(shí)間衡量一次？衡量的主體。由誰來衡量？控制過程矯正措施03二月2023范曙光計(jì)劃科學(xué)計(jì)劃不切實(shí)際工作失誤糾偏環(huán)境劇變調(diào)整計(jì)劃立即停止工作失誤環(huán)境劇變重新制訂計(jì)劃03二月2023范曙光一個(gè)有效的控制系統(tǒng)應(yīng)包括如下特征：1、適時(shí)控制適時(shí)性指控制系統(tǒng)應(yīng)該及時(shí)提供信息，迅速作出管理上的反應(yīng)。如果反應(yīng)過于遲緩，修正措施將毫無價(jià)值。時(shí)滯現(xiàn)象是反饋控制的一個(gè)難以克服的困難。如何解決這種問題?較好的辦法是建立企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的預(yù)警系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。我們可以為需要控制的對(duì)象建立一條警報(bào)線，反映經(jīng)營(yíng)狀況的數(shù)據(jù)一旦超過這個(gè)警戒，預(yù)警系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，提醒人們采取必要的措施防止偏差的產(chǎn)生和擴(kuò)大。

有效控制要求03二月2023范曙光一個(gè)有效的控制系統(tǒng)應(yīng)包括如下特征：2、適度控制適度控制是指控制的范圍、程度和頻度要恰到好處。雖然任何組織都需要控制，但控制系統(tǒng)的大小各異。不管管理者應(yīng)用怎樣的控制，它必須與涉及的工作相適合并是經(jīng)濟(jì)的。對(duì)適度控制的要求體現(xiàn)在兩方面：一方面，過多的控制會(huì)扼殺組織中成員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，會(huì)抑制他們的首創(chuàng)精神，從而影響個(gè)人能力的發(fā)展和工作熱情的提高，最終影響企業(yè)的效率；另一方面，控制不足將不能使組織活動(dòng)有序地進(jìn)行，不能保證各部門活動(dòng)進(jìn)度和比例的協(xié)調(diào)，造成資源的浪費(fèi)。此外，過少的控制還可能使組織中的個(gè)人無視組織的要求，我行我素，甚至利用在組織中的便利地位謀求個(gè)人利益，從而導(dǎo)致組織的渙散和崩潰。有效控制要求03二月2023范曙光一個(gè)有效的控制系統(tǒng)應(yīng)包括如下特征：3、客觀控制控制系統(tǒng)必須是精確的，然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，許多管理人員的決策往往是基于不精確的信息。這些都給管理人員的正確決策帶來了負(fù)面影響。要客觀地控制，第一要盡量建立客觀的計(jì)量方法，即盡量把績(jī)效用定量的方法記錄并評(píng)價(jià)，把定性的內(nèi)容具體化。第二是管理人員必須謹(jǐn)慎適當(dāng)?shù)厝ソ忉屗@得的信息。數(shù)字的客觀性不能代表一切，管理人員在做決策時(shí)還應(yīng)看到數(shù)字背后的真正含義。第三是管理人員要從組織目標(biāo)的角度來觀察問題，避免個(gè)人偏見和成見。有效控制要求03二月2023范曙光一個(gè)有效的控制系統(tǒng)應(yīng)包括如下特征：4、彈性控制企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中經(jīng)常可能遇到某種突發(fā)的、無力抗拒的變化，如環(huán)境突變、計(jì)劃疏忽、計(jì)劃變更、計(jì)劃失敗等，這些變化使企業(yè)計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)條件嚴(yán)重背離。有效的控制系統(tǒng)應(yīng)在這種情況下仍應(yīng)有足夠的靈活性去保持對(duì)運(yùn)行過程的管理控制，也就是說，應(yīng)該具有一定的彈性。彈性控制最好是通過彈性的計(jì)劃和彈性的衡量標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)。在制定計(jì)劃時(shí)，充分考慮到未來企業(yè)經(jīng)營(yíng)可能出現(xiàn)的不同水平，從而為標(biāo)志經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不同參數(shù)值規(guī)定不同的經(jīng)營(yíng)額度，使預(yù)算在一個(gè)可接受的范圍內(nèi)變化。有效控制要求§8-4控制方法03二月2023范曙光控制方法預(yù)算控制非預(yù)算控制作業(yè)控制03二月2023范曙光1、預(yù)算控制預(yù)算是以財(cái)務(wù)術(shù)語（如收入、費(fèi)用以及資金等），或者以非財(cái)務(wù)術(shù)語（如直接工時(shí)、材料、實(shí)物銷售量和生產(chǎn)量等來表明組織的預(yù)期成果，它是用數(shù)字編制的反映組織在未來某一個(gè)時(shí)期的綜合計(jì)劃。預(yù)算可以稱做是“數(shù)字化”或“貨幣化”的計(jì)劃，它通過財(cái)務(wù)形式把計(jì)劃分解落實(shí)到組織的各層次和各部門中去，使主管人員能清楚地了解哪些資金由誰來使用、計(jì)劃將涉及到哪些部門和人員、多少費(fèi)用、多少收入，以及實(shí)物的投入量和產(chǎn)出量等。預(yù)算的種類很多，概括起來可以分為以下幾種：預(yù)算控制03二月2023范曙光1、預(yù)算控制1.收支預(yù)算收支預(yù)算是指組織在預(yù)算期內(nèi)以貨幣單位表示的收入和經(jīng)營(yíng)費(fèi)用支出的計(jì)劃預(yù)算。

2.實(shí)物量預(yù)算這是一種以實(shí)物單位來表示的預(yù)算，是貨幣量收支預(yù)算的重要補(bǔ)充。

3.資本支出預(yù)算概括了專門用于廠房、機(jī)器、設(shè)備、庫存和其他一些類目的資本支出。4.負(fù)債預(yù)算這是指考慮一定時(shí)期的資產(chǎn)、債務(wù)和資本等賬戶的情況，設(shè)計(jì)籌資方式、途徑和數(shù)量以及還款時(shí)間、方式和能力，防止出現(xiàn)“資不抵債”的情況，保持財(cái)務(wù)收支的平衡。從某種意義上說，這種預(yù)算是組織中最重要的一種控制。預(yù)算控制03二月2023范曙光1、預(yù)算控制5.總預(yù)算通過編制預(yù)算