第3章-word-辦公中的文字和表格處理

第3章Word:辦公中的文字和表格處理1文檔輸入1．中文和英文的輸入Ctrl+.；Ctrl+空格；Shift+Ctrl；Shift+空格2．文本錄入(insert鍵)3．插入特殊符號（插入→符號）保存文檔1、單擊常用工具欄的保存按鈕。2、直接按快捷鍵Ctrl+S。3、選擇“文件→保存”。4、選擇“文件→另存為”。

5．自動保存：選擇“工具→選項”，打開“選項”對話框，單擊“保存”標(biāo)簽，選擇“自動保存時間間隔”的選擇框，并指定一個時間間隔（一般取10-15分鐘），在此還可以設(shè)置本文檔的“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”。工具欄默認(rèn)情況下，屏幕上只顯示“常用”和“格式”工具欄，要顯示系統(tǒng)的其他工具欄可以采用下面兩種方法：¨

1、選擇“視圖→工具欄”，從級聯(lián)菜單中選擇相應(yīng)的工具欄名字完成。當(dāng)工具欄旁邊有“√”時，表明工具欄顯示在屏幕上。2、鼠標(biāo)指針指向工具欄，單擊鼠標(biāo)右鍵，也可顯示工具欄快捷菜單。

顯示比例的選擇常用工具欄的“顯示比例”下拉列表框。用來顯示橫豎坐標(biāo)，它可以調(diào)整文本段落的縮進(jìn)，在左右兩邊分別有左縮進(jìn)標(biāo)志和右縮進(jìn)標(biāo)志，它反映了輸入?yún)^(qū)域的寬度。文本的內(nèi)容被限制在左右縮進(jìn)標(biāo)志之間。假如沒有看到標(biāo)尺，可選擇“視圖→標(biāo)尺”。

水平標(biāo)尺標(biāo)明插入點所在段落的編排方式，垂直標(biāo)尺則標(biāo)明文件的上下邊界、可編輯高度。標(biāo)尺的默認(rèn)單位是字符，也可以將其改為其他的單位，如厘米。

在普通視圖下，只能看到水平標(biāo)尺，要同時看到水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺，應(yīng)選擇頁面視圖中。

標(biāo)尺段落標(biāo)記的顯示在編輯文檔的過程中，當(dāng)按下回車鍵時，表明前一個段落的結(jié)束，后一個段落的開始。且在前一個段落的末尾會顯示一個彎曲的箭頭，這個箭頭就叫做“段落標(biāo)記”。如果刪除了一個段落的段落標(biāo)記，這個段落就會和下一個段落合并。如果沒有看到段落標(biāo)記，表明它被隱藏起來了?？赏ㄟ^選擇“視圖→顯示段落標(biāo)記”顯示它。光標(biāo)的移動和快速定位用鼠標(biāo)移動插入點

2.使用鍵盤移動插入點

3.使用定位命令

按

鍵實現(xiàn)的功能Backspace刪除插入點左邊的內(nèi)容Delete刪除插入點右邊的內(nèi)容Home移動插入點到所在行首End移動插入點到所在行尾Ctrl+Home移動插入點到文檔的開始位置Ctrl+End移動插入點到文檔的結(jié)束位置PageUp往前翻一頁PageDown往后翻一頁↑、↓、←、→移動插入點到上一行、下一行、左一列、右一列Ctrl+↑移動插入點到上一個段落Ctrl+↓移動插入點到下一個段落選擇“編輯→定位”，或用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的頁碼區(qū)，可以打開“定位“對話框。選擇所要定位的頁、節(jié)、行等，輸入數(shù)據(jù)，單擊“定位”按鈕即可定位。

實現(xiàn)的功能操作技巧選定單詞鼠標(biāo)雙擊單詞的任意位置選定一個句子按住Ctrl鍵，在一個句子的任意位置處單擊鼠標(biāo)選定一行鼠標(biāo)單擊該行左邊的文本選定區(qū)選定多行在文本選定區(qū)選定一行后向下或向上拖動鼠標(biāo)選定一個段落1.鼠標(biāo)雙擊該段左邊的文本選定區(qū)2.鼠標(biāo)三擊該段落中的任意位置3.按4次F8鍵選定整個文檔

1.按組合鍵Ctrl+A2.選擇“編輯→全選”菜單命令3.鼠標(biāo)三擊文本選定區(qū)任意位置4.按Ctrl鍵同時單擊文本選定區(qū)任意位置3.按5次F8鍵選定矩形塊

按Alt鍵不放，向左下或右下方向拖動鼠標(biāo)左鍵字塊的選定（文本選定區(qū)的含義）文字的插入、改寫和刪除鍵盤上的“Insert”鍵可以在“插入”狀態(tài)和“改寫”狀態(tài)之間切換。按Backspace

鍵，刪除插入點左邊的字符；按Delete鍵，刪除插入點右邊的字符。刪除和剪切的區(qū)別：后者會將內(nèi)容放入剪貼板，前者不會。設(shè)置制表位

制表位是指按“Tab”鍵后，插入點移動到的位置。在Word中，默認(rèn)制表位是從標(biāo)尺左端開始自動設(shè)置，各制表位之間的距離是0.75厘米。Word提供了5種不同的制表符，可以根據(jù)需要選擇并設(shè)置各制表符之間的距離。小數(shù)點對齊制表符：小數(shù)點與制表位對齊，若無小數(shù)點，則右對齊。左對齊制表符：文本左側(cè)與制表位對齊。右對齊制表符：文本右側(cè)與制表位對齊。豎線制表符：在制表位插入一豎線。居中制表符：文本中心與制表位對齊。制表位的設(shè)置方法：1.使用標(biāo)尺設(shè)置制表位

2.使用“格式→制表位”命令設(shè)置制表位

1．使用格式工具欄（各按鈕的名字、作用）設(shè)置字符格式：字體、字號、字形、顏色、縮放。2．使用”格式→字體“命令設(shè)置字體：更多設(shè)置，如效果、字間距。3.字符格式的復(fù)制和清除。

利用工具欄上的格式刷按鈕，可將一部分文字設(shè)置的格式復(fù)制到另一部分文字上.可用快捷鍵實現(xiàn)格式刷的功能，方法是，選定已設(shè)置格式的文本，按Ctrl+Shift+C鍵，將格式復(fù)制下來，再選定需要復(fù)制格式的文本，按Ctrl+Shift+V鍵。如果對所設(shè)置的字體格式不滿意，可以清除所設(shè)置的格式，恢復(fù)到Word默認(rèn)的狀態(tài)。清除格式的方法是按組合鍵Ctrl+Shift+Z。設(shè)置字符格式“頁邊距”是指頁面四周的空白區(qū)域，段落縮進(jìn)是指段落的左右邊緣與頁邊距的距離。比如右頁邊距為1cm，段落右側(cè)縮進(jìn)2cm，那么段落右側(cè)與頁面的右邊就有3cm的距離。Word默認(rèn)以頁面左、右邊距為段落的左、右縮進(jìn)位置，即頁面左邊距與段落左縮進(jìn)重合，頁面右邊距與段落右縮進(jìn)重合。段落縮進(jìn)包括“左縮進(jìn)”、“右縮進(jìn)”、“首行縮進(jìn)”和“懸掛縮進(jìn)”四種，它們的含義是：首行縮進(jìn)：控制段落第一行第一個字符的起始位置。懸掛縮進(jìn)：控制段落除第一行外的其余各行的起始位置。左縮進(jìn)：控制整個段落的左邊界位置。右縮進(jìn)：控制整個段落的右邊界位置。段落的縮進(jìn)段落的對齊方式按

鍵實現(xiàn)的功能Ctrl+L段落左對齊Ctrl+R段落右對齊Ctrl+J段落兩端對齊Ctrl+E段落居中對齊Ctrl+Shift+D段落分散對齊段落中文本的對齊方式有五種：左對齊、兩端對齊、居中對齊、右對齊和分散對齊?？捎霉ぞ邫趯R按鈕或使用“格式→段落”命令實現(xiàn)。

在格式工具欄上有四個按鈕，從左到右分別是兩端對齊、居中對齊、右對齊和分散對齊按鈕。如果需要哪種對齊方式，只需在選定段落后，單擊相應(yīng)按鈕即可。如果四個按鈕都不選擇，默認(rèn)為左對齊。

有一組快捷鍵可以對選定的段落實現(xiàn)對齊方式的快速設(shè)置。

分欄創(chuàng)建分欄

①

切換到頁面視圖，選定要設(shè)置為分欄格式的文本。②

選擇“格式→分欄”，打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”框中，輸入所需欄數(shù)，最多可選擇11欄。③

確定對話框中其他選項，單擊“確定”按鈕。在普通視圖中，不能看到分欄的版面，在頁面視圖和打印預(yù)覽中，可以看到與打印格式完全一致的分欄版面。對選定的文本分欄排版，Word自動在分欄排版文本的前后插入分節(jié)符。

插入頁眉、頁腳和頁碼在文檔中插入頁碼的步驟如下：①

選擇“插入→頁碼”命令。②

在“位置”框中，可選擇將頁碼打印在頁面的哪個位置。文檔的起始頁碼默認(rèn)為1，若文檔的起始頁碼需要從不是1的數(shù)字開始，可在“頁碼”對話框中對頁碼的格式和起始頁碼進(jìn)行設(shè)置。頁眉和頁腳是指在每一頁頂部和底部加入的信息。這些信息可以是文字或圖形，內(nèi)容可以是文件名、日期、頁碼等。添加的方法是：①

選擇“視圖→頁眉和頁腳”，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯界面。并出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具欄。首先出現(xiàn)的是頁眉編輯區(qū)域，只要單擊工具欄上的“頁眉和頁腳切換”按鈕就可進(jìn)行頁眉和頁腳區(qū)域的切換。②

對建立的頁眉和頁腳可以利用格式工具欄或格式菜單進(jìn)行格式設(shè)置。③

單擊“關(guān)閉”按鈕可退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。若要刪除頁眉和頁腳，仍需進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，按Delete鍵可刪除它。已有頁眉和頁腳的文檔，只需要雙擊頁眉或頁腳，就可再次進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)?？稍O(shè)置奇偶頁不同的頁眉和頁腳。選擇“文件→頁面設(shè)置”，在“頁面設(shè)置”對話框的“版面”標(biāo)簽中單擊“頁眉和頁腳”框中的“奇偶頁不同”復(fù)選框。頁面設(shè)置（選擇“文件→頁面設(shè)置”，進(jìn)入“頁面設(shè)置”對話框。）

1.設(shè)置紙張大小

在創(chuàng)建文檔時，Word預(yù)設(shè)的紙張是A4紙，單擊對話框中的“紙型”標(biāo)簽，可以選擇打印需要的紙張或更改頁面方向；在“紙張來源”標(biāo)簽中可查看和改變打印機(jī)的送紙方式。2、頁邊距的調(diào)整可用下面三種方法的一種。方法一：用標(biāo)尺改變頁邊距方法二：用“頁面設(shè)置”對話框精確設(shè)置頁邊距方法三：在打印預(yù)覽中改變頁邊距3、字符數(shù)/行數(shù)的設(shè)置單擊對話框的“文檔網(wǎng)格”標(biāo)簽，若選擇“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”單選項，可指定每頁包含的行數(shù)和每行包含的字符數(shù)。表格表格的建立表格的編輯與修改數(shù)據(jù)的排序和計算調(diào)整表格：行、列、單元格的插入選擇“表格→插入”，從出現(xiàn)級聯(lián)菜單中可以選定“行（在上方）“、行（在下方）”，或在左、右插入列或插入單元格。選定某行，單擊常用工具欄的插入行按鈕（原來的插入表格按鈕），可在此行上邊插入一行。選定某列，單擊常用工具欄的插入列按鈕（原來的插入表格按鈕），可在該列左邊插入一列。

若需在表格末尾增加一行，有兩種更為簡便的方法：¨

將插入點移到表格的最后一個單元格的右邊，單擊回車鍵。將插入點移到表格的最后一個單元格中（表格右下角單元格），按Tab鍵。若需在表格末尾增加多行，有以下方法：將插入點定位于表格下面第一個段落結(jié)束符處，單擊常用工具欄的插入行按鈕（原來的插入表格按鈕），會出現(xiàn)對話框，可在對話框中輸入插入的行數(shù)。選定表格最后的多行，比如選定最后3行，選擇“表格→插入→行（在下方）”，將在表格的最后增加3個空白行。調(diào)整表格：合并和拆分單元格1.單元格的合并①

選定要合并的單元格。②

選擇“表格→合并單元格”。合并后，原單元格的內(nèi)容也將合并到新的單元格中。2.單元格的拆分①

選定要拆分的單元格。②

選擇“表格→拆分單元格”。③

在對話框中輸入要拆分的列數(shù)和行數(shù)，單擊“確定”按鈕。編輯：選定單元格在表格中，每個單元格有一個單元格選定區(qū)，每一行左邊有行的選定區(qū)，這個選定區(qū)與前面所講的文本選定區(qū)相同。每一列的上邊界實線附近有列的選定區(qū)，當(dāng)鼠標(biāo)移到該處時，鼠標(biāo)將變成向下箭頭。選定操作可通過“表格→選定”命令完成，方法是：①

將光標(biāo)移到要選擇的一行、一列或表格的某個單元格中。②

選擇“表格→選定→‘表格/行/列/單元格’”命令中的一個。實

現(xiàn)

的

功

能操

作

方

法選定一個單元格

鼠標(biāo)單擊單元格內(nèi)左側(cè)的選定區(qū)選定一行鼠標(biāo)單擊該行左側(cè)行選定區(qū)選定一列鼠標(biāo)單擊該列上邊的列選定區(qū)選定多個單元格、行或列1.按住鼠標(biāo)左鍵拖動2.先選定開始的單元格，再按下Shift鍵并選定結(jié)束的單元格選定整個表格1.按下Alt鍵的同時雙擊表格左側(cè)行選定區(qū)2.用鼠標(biāo)單擊表格左上角的手柄3.使用選定多行或多列的方法完成4.Alt+5（小鍵盤處于編輯狀態(tài)）快速的選定操作見下表：在表格中移動插入點的鍵盤操作：按

鍵實現(xiàn)的功能Tab選定下一個單元格Shift+Tab選定上一個單元格↑、↓、←、→移動插入點到該方向相鄰的單元格中Alt+Home移動插入點到當(dāng)前行的第1個單元格中Alt+End移動插入點到當(dāng)前行的最后1個單元格中Alt+PageUp移動插入點到當(dāng)前列的第1個單元格中Alt+PageDown移動插入點到當(dāng)前列的最后1個單元格中表格的應(yīng)用：使用公式進(jìn)行計算單元格地址的表示為“列行號”，而單元格區(qū)域的表示為“左上角單元格列行號：右下角單元格列行號”。例如B4表示第4行第2列的單元格，而“B3:F6”表示第3行第2列到第6行第6列的單元格區(qū)域。

輸入公式的操作方法如下：①

將插入點定位到要顯示計算結(jié)果的單元格內(nèi)。②

選擇“表格→公式”，彈出公式對話框。③

在對話框的“公式”框中輸入公式，或者從“粘貼函數(shù)”框中選擇所需函數(shù)。④

在“數(shù)字格式”下拉清單中選擇計算結(jié)果的顯示格式。⑤單擊“確定”按鈕，則按公式計算，并將結(jié)果顯示在插入點所在的單元格內(nèi)。表格的應(yīng)用：求和與排序操作可以將表格中某一列的數(shù)據(jù)（可以是數(shù)字或文字）排序，并按排序的結(jié)果重新組織各行在表格中的順序，操作方法如下：

①

將插入點定位到表格內(nèi)某一列。②

選擇“表格→排序”，彈出排序?qū)υ捒颉＂?/p>

在對話框的“排序依據(jù)”下拉清單中選擇列，則依此列排序；在“類型”下拉清單中指定該列數(shù)據(jù)類型，選擇“遞增”或“遞減”按鈕。④

單擊“確定”按鈕。繪制圖形：圖形的繪制、移動和縮放、設(shè)置圖形的顏色、填充和環(huán)繞參數(shù)

利用圖形編輯器可以直接繪制各種圖形，并可以進(jìn)行編輯、加工等操作。1.圖形的復(fù)制、移動和刪除可以將文檔中的圖形復(fù)制或移動到另一處，也可將圖形直接刪除，其操作方法與文本的復(fù)制、移動和刪除完全相同。2.縮放圖形使用鼠標(biāo)可以快速縮放圖形。在圖形的任意位置單擊鼠標(biāo)按鈕，圖形四周出現(xiàn)有8個方向的句柄，將鼠標(biāo)指針指向某句柄時，鼠標(biāo)指針變?yōu)殡p向箭頭，拖曳鼠標(biāo)就可改變圖形的大小。3.改變圖形的顏色、填充和環(huán)繞方式右鍵單元圖形，從快捷菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”。插入圖片：插入剪貼畫、圖片文件及其編輯操作。

1.插入剪貼畫①

將插入點定位在需要插入圖片的位置。②

選擇“插入→圖片→剪貼畫”，打開“剪貼庫”對話框。在對話框中選擇一種類別。③

右鍵單擊要插入的剪貼畫并選擇“插入”按鈕。單擊繪圖工具欄的“插入剪貼畫按鈕”，可快速打開“插入剪貼畫”對話框。

2.插入圖形文件在Word2000中，可以直接插入的圖形文件有：.bmp、.pic、.jpg等。插入圖形文件的操作方法如下：①

將插入點定位在需要插入圖形文件的位置。②

選擇“插入→圖片→來自文件”，在打開對話框中選擇所需的文件并單擊“插入”按鈕。3。編輯操作與自選圖形完全一樣。文本框可以看作是特殊的圖形對象，主要用來在文檔中建立特殊文本。Word2000把“文本框”和自選圖形對象一樣看待，可以像對自選圖形一樣設(shè)置它的邊框、陰影、三維效果等格式。文本框只在頁面視圖或Web版式視圖中可見。

在文檔中插入文本框的方法：選擇“插入→文本框”，然后選擇“橫排”或“豎排”命令，或者單擊“繪圖”工具欄上的（橫排按鈕）或（豎排按鈕）。選擇“格式→文本框”，可打開“設(shè)置文本框格式”對話框。在“版式”和“顏色和線條”標(biāo)簽中，可設(shè)置文本框的邊框、文字環(huán)繞等格式。在“文本框”標(biāo)簽的“內(nèi)部邊距”欄中，可設(shè)置文本框內(nèi)部的邊距。

可以單擊“常用”工具欄上的更改文字方向按鈕，把橫排的文本框變成豎排的文本框。反之，單擊按鈕，則把豎排的文本框變成橫排的文本框。如果文檔中已有一些內(nèi)容需要放置在文本框中，可按下面步驟操作：①

選定要放入文本框的文本。②

選擇“插入→文本框”或選擇繪圖工具欄的按鈕或按鈕。所選定的內(nèi)容將會被一個文本框所環(huán)繞，同時會出現(xiàn)文本框工具欄。

插入文本框及其編輯操作多個對象的對齊、組合與層次操作1.層疊自選圖形在Word中，可以在一個自選圖形上繪制另一個自選圖形，Word允許重疊任意數(shù)目的自選圖形或自選圖形組，也允許在文檔文字上重疊自選圖形。如果上面的對象遮蓋了下面的對象，可以按Tab鍵向前循環(huán)（或按Shift+Tab組合鍵向后循環(huán)）選擇對象，直到選定需要的對象。如果需要移動層疊中的對象，比如，在層疊中每次將對象向上或向下移動一層，或者將其移動到層疊的頂部或底部，可先選定對象，然后在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”列表按鈕，在彈出的列表中選擇“疊放次序”中的相應(yīng)選項。2.組合圖形當(dāng)用許多簡單的圖形構(gòu)成一個復(fù)雜的圖形后，實際上每一個簡單的圖形仍然是一個獨立的圖形對象，這對移動整個圖形來說將變得十分困難，而且還可能由于操作不當(dāng)而破壞圖形。為此，Word提供了組合多個圖形的功能。利用組合圖形功能可以將許多簡單圖形組合成一個整體的圖形對象，以利于復(fù)雜圖形的移動、復(fù)制、旋轉(zhuǎn)等。多個