車輛維修檔案管理制度

車輛維修檔案管理制度1、車輛維修檔案管理為加強(qiáng)對(duì)文件的統(tǒng)一管理，防止文件丟失，我公司建立健全的車輛維修檔案管理體系，檔案的分類科學(xué)合理，各歸檔的資料應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)，鑒定準(zhǔn)確。（1）公司的車輛維修檔案資料由各部門負(fù)責(zé)管理保存，公司行政部負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)，各有關(guān)人員應(yīng)將用后的資料送刑偵部門進(jìn)行整理、分類、存檔。歸檔后的技術(shù)資料不準(zhǔn)隨便修改或遺失。存放要有序，查找方便，并應(yīng)做好六防工作，防盜、防火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。（2）車輛維修檔案資料主要有：①車輛維修有關(guān)的原始資料。②車輛維修各類統(tǒng)計(jì)資料（如質(zhì)量、材料、返修率等）。③車輛維修質(zhì)量評(píng)定及檢查資料等等。（3）其他檔案資料主要有：①職工的技術(shù)素質(zhì)資料。②各種儀器設(shè)備資料。③用戶質(zhì)量反饋及處理資料。④各種技術(shù)質(zhì)量會(huì)議的記錄。⑤車輛維修合同和協(xié)議。⑥有價(jià)值的參考文獻(xiàn)資料等等。（4）車輛維修實(shí)行一車一檔制。（5）根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等特征，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔，并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限，電子檔案要及時(shí)備份。（6）各類檔案資料及相關(guān)資料的保存期限分別為：永久（10年以上）、長(zhǎng)期（一年以上）和短期（一年以下）三個(gè)等級(jí)。各部門要根據(jù)檔案的重要程度確定保存期限，并定期檢查，做好防火、防蟲、防鼠、防潮、防盜等工作。不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。（7）各部門歸檔保存的檔案資料及相關(guān)資料都屬于公司的保密范圍，有關(guān)人員需要查閱，應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意。職工需要借閱、復(fù)制或外單位人員需要查閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，凡泄露本公司技術(shù)和資料的職工必須嚴(yán)肅處理。各部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé)，在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。（8）檔案資料每年由廠部組織清查一次，對(duì)破損或變質(zhì)的進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，對(duì)已過(guò)保存期限的檔案，應(yīng)先進(jìn)行鑒定，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在行政人員的監(jiān)督下，在制定地點(diǎn)銷毀，不得擅自留用和處理。（9）檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù)，借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。（10）要嚴(yán)格執(zhí)行公司的檔案管理制度，保證檔案的完整性。2、車輛維修檔案管理制度（1）檔案管理要點(diǎn)公司總部負(fù)責(zé)對(duì)各類質(zhì)量記錄的編制、編號(hào)、使用、保存進(jìn)行實(shí)施、審核、檢查、監(jiān)督。各部門1）負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的質(zhì)量記錄表格內(nèi)容確認(rèn)和對(duì)工作人員的填寫進(jìn)行檢查。2）按照過(guò)程管理要求填制記錄。（2）檔案管理體制1）公司檔案實(shí)行集中管理分類保管的辦法。2）公司整個(gè)檔案工作由公司行政部統(tǒng)一歸管理，負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對(duì)各部門進(jìn)行考核與監(jiān)督。3）公司檔案設(shè)職能部門、受控文件、外來(lái)文件、多項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、公司辦公室行政、設(shè)備臺(tái)帳、財(cái)務(wù)、人事檔案、電子版等。4）本公司檔案實(shí)行部門預(yù)立卷制度。（3）檔案的收集A.收集1）各部門兼職檔案員根據(jù)歸檔范圍及部門形成的檔案，按文書處理和歸檔要求進(jìn)行部門預(yù)立卷后，向檔案室移交。2）有關(guān)人員應(yīng)做好文件材料的形成、積累、收集、整理，對(duì)已歸檔的檔案負(fù)責(zé)補(bǔ)充、完善，做到帳物相符及檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3）屬于歸檔范圍的設(shè)備儀器或工作項(xiàng)目驗(yàn)收，有關(guān)部門事先應(yīng)通知公司總經(jīng)理辦公室參加并作好記錄，提出審查意見(jiàn)和及時(shí)歸檔的要求。歸檔要求1）歸檔的文件材料應(yīng)完整、正確、系統(tǒng)，能真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和歷史過(guò)程。2）歸檔的文件應(yīng)按照檔案工作的要求進(jìn)行部門預(yù)立卷，作好目錄，一份留部門，一份交檔案室。3）檔案交接時(shí)，應(yīng)填寫移交清單，歸檔部門和檔案室雙方各留一份。4）歸檔的文件材料，應(yīng)使用A4紙（297mmx2lQmm），并使用鋼筆或毛筆，鋼筆用碳素墨水或藍(lán)黑墨水為宜，不允許使用圓珠筆和鉛筆。凡收到的傳真件，為防止褪色應(yīng)及時(shí)復(fù)印，原收件和復(fù)印件一起歸檔。5）幾個(gè)單位共同協(xié)作完成的項(xiàng)目，主辦單位應(yīng)保存整套完整的檔案存本。歸檔時(shí)間1）凡在各項(xiàng)管理中形成、收到的文書材料，在第二年第一季度內(nèi)將應(yīng)歸檔的材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。專題性的材料活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2）其它一些資料性文件（照片、錄音帶、電子版資料），應(yīng)在與這些材料有關(guān)的活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（4）檔案的整理和保管檔案整理檔案的整理就是把處于相對(duì)零亂狀態(tài)的檔案，經(jīng)過(guò)分類組合、排列和編目，使檔案系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。1）檔案的前期整理一般應(yīng)由文件主辦部門負(fù)責(zé)。2）檔案編號(hào)、編號(hào)辦法應(yīng)根據(jù)國(guó)家和上級(jí)檔案機(jī)關(guān)的規(guī)定進(jìn)行。檔案的保管1）檔案用地應(yīng)做到辦公、閱覽兩分開(kāi)。2）立卷的案卷應(yīng)按檔案的要求套上硬紙封面或裝盒。（5）檔案調(diào)卷查閱借閱管理調(diào)卷查閱1）調(diào)閱檔案者，應(yīng)說(shuō)明理由、要求及內(nèi)容。2）調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《借閱單》。3）調(diào)閱應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行。借閱查閱1）公司內(nèi)部借閱①借閱本部門案卷應(yīng)由借閱人說(shuō)明理由，且填寫《借閱單》。②借閱跨部門案卷，應(yīng)由借閱人說(shuō)明理由、填寫《借閱單》，并經(jīng)該案卷產(chǎn)生部門主管同意，方可借閱。③公司內(nèi)部借閱期限為一星期，一星期以上應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱。④借閱密級(jí)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意簽名后，方可辦理借閱登記手續(xù)。⑤借閱總經(jīng)理辦公室檔案，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。⑥借閱受控文件檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2）外單位借閱①借閱檔案憑單位介紹信，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室辦理借閱手續(xù)。②應(yīng)在檔案室內(nèi)借閱，不允許外借。3）借閱要求①借閱的檔案不允許攜出公司外或轉(zhuǎn)借他人。②閱后及時(shí)歸還，如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。③借閱檔案者要妥善保管，負(fù)責(zé)安全保密，不允許遺失損毀。4）調(diào)閱借閱紀(jì)律①在檔案室內(nèi)查閱者，應(yīng)講文明，不允許涂劃案卷或拆卷等。②復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)公司同意后方可實(shí)施。3、車輛維修檔案管理措施（1）檔案存放要有序，查找方便，并應(yīng)做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。（2）不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。（3）根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔，并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限，電子檔案要及時(shí)備份。（4）各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé)，在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。（5）各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期