展會策劃方案

目錄一、關于展會二、參展目標三、參展準備

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233（一）參展產(chǎn)品（二）參展服飾（三）宣傳資料（四）關于禮品（五）展臺設計（六）參展人員（七）人員培訓

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3444555四、開展前期的工作準備.....................................................................................................................................................................................5（一）展臺的布置....................................................................................................................................................................................................6（二）前期工作準備.............................................................................................................................................................................................6（三）客戶邀請與信息搜集.......................................................................................................................................................................6五、展期工作及人員安排.....................................................................................................................................................................................6（一）工作內(nèi)容（二）人員名單

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77六、會后總結 8七、參展人員及展品統(tǒng)計 8八、費用預算 8附一： 9一、每日工作流程 9二、展示會中的接待步驟 9附二： 9一、展品信息統(tǒng)計表 10二、會客登記表 101三、展會客戶信息歸納表 10四、每日工作統(tǒng)計表 11附三： 10一、參加展覽紀律 11二、參展人員的行為規(guī)范 11三、參展的注意事宜 112一、關于展會展會名稱：展會地點：展位面積：展會時間：展位號：展會主辦方提供的工具及服務范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話等） ：二、參展目標首先了解展會參觀者的大致情況， 以及企業(yè)自身能投入多少資源。 爾后制定出可量化目標（便于用合理的評估機制監(jiān)控展會的績效） 。展會的可選擇目標如下：1、接觸新客戶； 2、提升企業(yè)形象； 3、與顧客互動； 4、促銷現(xiàn)有產(chǎn)品；5、新品發(fā)布； 6、獲取競爭對手的情報； 7、趕超競爭對手；8、提升士氣；9、獲取銷售訂單； 10、接觸分銷商等三、參展準備（一）參展產(chǎn)品1、展品選擇考慮的因素（1）種類；（2）數(shù)量；（3）主推產(chǎn)品；（4）銷售價格；（5）打折規(guī)范；（6）擺放主次位置；（8）樣品的運輸；（ 9）布展及撤展時間。2、確定展品的選擇（1）收集樣品實物帶數(shù)碼相機展廳收到公司集典型樣品實物， 樣品不求多，但求精。帶不了的樣品拍相片，做好樣品的分類和編號。（2）建立商品檔案將數(shù)碼相機拍攝的商品圖片導入數(shù)據(jù)庫，然后，看圖補充商品其他詳細描述，輸入產(chǎn)品的價格、規(guī)格及各種基本信息（貨號、顏色、規(guī)格等），建立起商品資料庫。3）批量制作所有樣品的貨號標簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下每個編號的樣品條碼標簽，貼到相關樣品實物上。3（二）參展服飾直觀形象是最有影響力的， 參展人員是公司的代言人， 展會期間應穿著正式、統(tǒng)一的服裝，佩上公司統(tǒng)一的司標 logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重（選擇引人注目的形象，西裝是很好的選擇；合身、配套的上衣或T恤衫也會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助） 。（三）宣傳資料宣傳資料應內(nèi)容詳盡并增加一些快速的信息查閱和視覺亮點， 不可太大、太重、介紹模糊或介紹庸長，贈送給主要客戶和展覽中的參觀者。宣傳單張——十六開大小，是展會過程中企業(yè)向參觀者派發(fā)最多的資料之一，上面應有簡單的企業(yè)、產(chǎn)品和服務介紹。宣傳單頁的畫面應盡量精美一些，紙張做得特殊一些。宣傳畫冊——宣傳畫冊反映的是企業(yè)的綜合實力和情況， 信息范圍相對于宣傳單張寬泛一些，所以應“穩(wěn)重一些” ，在畫面上以圖文并茂的形式進行介紹，在開本、工藝和裝訂方式等方面體現(xiàn)出強烈的個性。（四）關于禮品展會過程中所派發(fā)的物品包括宣傳冊、 禮品袋等印刷品， 以及文具和其它小禮品。紀念禮品，首先要具有一定功能性（如立體臺歷、拼圖像框、漂亮的鼠標墊等等），其次需要好的做工和質量。最后打上企業(yè)信息。如紀念筆、便簽本、透明小膠盒、臺歷日歷、拼圖、鑰匙扣等。禮品包袋，既然是禮品， 要送就要送得體面、 實用。做禮品袋，首先要漂亮，其次是禮品袋的材質和質量要有保證，最后打上企業(yè)信息。注意事項：手冊、贈品及樣品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開， 而應由參展人員有目標地將事先準備好的企業(yè)印刷品或精致小禮品適時發(fā)送給潛力客戶。4（五）展臺設計1、展位設計原則（1）考慮展位利用率的最大化； （2）考慮人流心理及流向； （3）符合參觀對象的審美導向；（4）考慮施工難度及成本因素； （5）考慮安全性。2、展臺設計要求1）多數(shù)參觀者來展會的目的是為了搜集信息，因此展臺需要布置得非常醒目，以吸引人們的注意力，還要能傳達企業(yè)的某些具體信息。2）展會是發(fā)布新產(chǎn)品的好機會，企業(yè)的最新產(chǎn)品應當在展臺上有所體現(xiàn)。3）在展會上劃出一塊遠離公眾視線的安靜區(qū)域，這樣可以方便潛在顧客同銷售人員私下討論他們的要求，也可用做展臺工作人員的休息場所。3、展位設計 （略）（六）參展人員參展職員職責包括：布展、撤展，參展安全、后勤，傳譯（英文） ，展覽資料的發(fā)放，物品的運輸、保管、分類、領取、統(tǒng)一回收等。 爾后選擇由誰去？幾個人去？如何去？（七）人員培訓培訓材料需編印成冊，培訓內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓內(nèi)容和步驟可以分為如下三個部分：1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。2、展出介紹，包括展覽會和展品情況。 （展覽會情況包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展品介紹包括每一項展品的特點、材質、質量、適用途、銷售價格等）3、技術訓練。主要訓練展臺的接待和推銷技巧。爾后決定何時何地由誰培訓怎樣培訓？四、開展前期的工作準備5（一）展臺的布置建議：選用少量、大幅的展示圖片框，以創(chuàng)造出強烈的視覺效果，以達到顧客超凡的想像力， 將圖片框放在視線以上的地方位置， 并且使用大膽而搶眼的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺從遠距離便可突現(xiàn)出來。（二）前期工作準備1、前期工作準備包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展臺人員布置展臺工作（包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、以及后續(xù)工作等，進行分工） ，并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道并理解此次展出的目的。2）管理安排。包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。3）行政安排。包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。2、檢查核對參展的各項內(nèi)容是否到位，包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料、貿(mào)易條款以及各設備工具等。3、展會后勤工作：確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現(xiàn)場。（三）客戶邀請與信息搜集委派1-3名人員負責會前的客戶邀請與信息搜集工作，職責如下：1、上門送請柬（最好直接送到?jīng)Q策者手中） ，并嘗試邀請10到20個潛在的高端客戶到公司的展臺前參觀展臺， 并準備一些較獨特的產(chǎn)品作為禮物贈給邀請來的10到20位客戶。2、到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。五、展期工作及人員安排6（一）工作內(nèi)容1、迎賓（1-2人）：負責接待經(jīng)銷商進入展區(qū)，派發(fā)活動宣傳彩頁，向參會人員告知本公司展位及產(chǎn)品， 負責產(chǎn)品的簡單介紹， 讓客戶明白公司的產(chǎn)品和服務的范圍。2、產(chǎn)品介紹員（ 1-2人）：派發(fā)產(chǎn)品說明書，負責品牌、產(chǎn)品展示、講解及整體營銷策略的介紹，將有合作意向的經(jīng)銷商介紹給談判員。3、談判員（1人）：重點講解招商政策，負責大客戶及重點經(jīng)銷商的深入溝通，統(tǒng)籌并調整招商策略。4、信息搜集（1-2人）：參加展覽過程當中派遣部分職員到其他公司或同行業(yè)公司收集客戶和同行業(yè)企業(yè)的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。信息資料包括：（ 1）產(chǎn)品信息；（ 2）市場信息；（ 3）第三方信息；（4）競爭對手信息。資料不需見人就發(fā)，可有選擇性地向意圖客戶發(fā)放資料，包括前來索要資料的行業(yè)客戶。對于認真參觀的客戶，要具體介紹。（二）人員名單迎賓（1-2人）：產(chǎn)品介紹（1-2人）：談判（1人）：信息搜集（1-2人）：注意事項：1、專注于潛在客戶，爭取和潛在客戶預約，并在展會后的 4到5天內(nèi)面談或電話接洽。2、展會期間，每天工作結束時和員工開會， 收集整理潛在客戶的聯(lián)系方式，并立刻跟蹤服務， 確保當客戶回到他們的辦公室時， 已經(jīng)有公司產(chǎn)品的一份樣品在等著他們了。3、保護好資源：準備的宣傳資料，量大的，要求人人都有，比如宣傳單頁；重要的，要收好，有選擇性地發(fā)放，否則一窩蜂上來一下就沒有了，也來不及重7新制作，等后面幾天的廠商來了，名片也沒有了，資料也沒有了，就不太好了。4、努力結交朋友，這些朋友可以是行業(yè)里的管理人員，可以是同行，可以是上游供應商、或是下游、媒體的朋友，政府的人員等等，同行交幾個朋友，同類交幾個朋友，政府里面交幾個朋友等等，多個朋友多條路。六、會后總結展會的收尾工作內(nèi)容如下：1、總結意向客戶量、成交量以及利潤的實現(xiàn)情況。2、會后搜集到信息的跟蹤處理工作。展會竣事后，收集到的客戶資料統(tǒng)一送交業(yè)務員主管， 再由業(yè)務員主管負責分配并安排展會的后續(xù)行動， 后續(xù)行動對于比較遠的客戶，可打電話、 QQ洽談，約定那個月或那天上面拜訪，如果遠的客戶要到公司來參觀，要緊記住客戶到廠的時間， 在到來的提前三天打電話給他，以便做好迎接的充分準備，包括公司的整體形象，用膳，休息等；如果有當?shù)乜蛻粢踩⒄?，也可以去拜訪他們。七、參展人員及展品統(tǒng)計參展人員：公司整體形象噴畫（公司名稱） ：1套公司產(chǎn)品的廣告宣傳冊、展會贈品： XX個名片（參展銷售人員每人 4盒）：150張/盒公司宣傳袋、500個展會上用到的紙巾： 12合文具（簽名本、筆、透明膠等） 、飲料：XX個（簽單，洽談的客戶飲用）參展用設備： 網(wǎng)卡1個 筆記本 1臺 數(shù)碼攝像機 1臺八、費用預算展位費用：展位搭建費用：展覽物料費用：名片費用 ：宣傳物品制作費用：交通費用（含展品運費） ：8相關禮品的準備（資料袋 、紙巾）費用：文具（簽名本、筆、透明膠等） 、飲料、午餐費用：參展人員的住宿飲食費用：應急開支：其他：總預算費用：附一：一、每日工作流程7:30：早飯后，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質8:30：準時到達布展地點9:00--11:30 ：招商工作進展11:30--13:00 ：負責人安排輪值午餐13:00--17：00：招商工作進展17:00：清理物資及時遞交當日收集的客戶資料18:30：自由活動，或根據(jù)公司安排其他工作二、展示會中的接待步驟1、登記（到會客戶的姓名、單位部門、聯(lián)系電話、落實責任人等）2、現(xiàn)場互相介紹，了解客戶處于是那個行業(yè)（影樓還是后期，做畫還是裝裱等等）3、根據(jù)客戶的行業(yè)介紹公司及產(chǎn)品背景（公司位置，成立時間，規(guī)模等等）4、看客戶反映，顧客需要什么樣的產(chǎn)品，努力幫他挑選推薦，客戶詢問價格時，要告訴客戶購買多與少的 具體數(shù)據(jù)和價格 ，同時告訴客戶買某款產(chǎn)品或新產(chǎn)品時，我們有促銷產(chǎn)品贈送， 給出具體數(shù)據(jù)5、對于比較小的客戶或重視價格的客戶及對介紹的產(chǎn)品渴望度不高的客戶，把他們引到產(chǎn)品促銷區(qū)介紹促銷產(chǎn)品的特點，價格、多買多送，給出具體數(shù)據(jù)，促進客戶心里這是個機會，讓客戶覺得占便宜的感覺6、將意向客戶請至洽談區(qū)促成成交7、如有客戶當場簽單，盡力渲染，制造高潮98、發(fā)放資料、禮品9、禮貌周到地送客戶出門，并預約下次拜訪時間、到簽到處記下客戶意向及責任人附二：一、展品信息統(tǒng)計表產(chǎn)品型號 顏色 規(guī)格 數(shù)量 銷售價格 打折范圍 最終價格 備注二、會客登記表公司名稱客戶姓名單位部門電話/傳真手機號碼QQ/E-mail備注（職位）三、展會客戶信息歸納表填寫人：填寫時間：客戶名稱單位部門電話/傳真QQ/E-mail類別聯(lián)系人備注（職位）（A、B、C）備注：A類（已經(jīng)交易成功或者下訂單的客戶） ；B類（準客戶）； C類（意圖性客戶） 。10四、每日工作統(tǒng)計表日項期X月X日X月X日X月X日總計X月X日目意向客戶成交量利潤附三：一、參加展覽紀律及行為1、未經(jīng)允許，不得私自脫離展位，特殊環(huán)境可向負責人請假。2、顧客到展位三步間隔，必需微笑相迎。3、當顧客在現(xiàn)場觀展時，不能占坐與客戶備好的座椅。4、顧客在參觀產(chǎn)品的環(huán)境下，不得站在顧客前面擋住顧客觀賞，應站在顧客左邊斜側兩步間距離，以便顧客詢問時能及時應答。5、站立姿態(tài)切勿將手擦入口袋或叉腰，應兩手相疊放入前衣角為佳二、參展人員的行為規(guī)范1、真誠，對客戶詢問禮貌相待，不可挑揀，不是目標客戶也要做好宣傳工作。2、耐心，客戶的提問和關心越多，代表意象越大，但切記因過于熱情而嚇跑客戶。3、專業(yè)，對品牌與產(chǎn)品的定位，市場、消費心理分析和見解要專業(yè)客觀，清晰的表達能力能讓客戶更好的判斷品牌的市場價值。三、參展的注意事宜1、預約客戶：向公司現(xiàn)有及潛在客戶發(fā)出邀請，同重要的客戶約定見面時間，以加強業(yè)務聯(lián)系， 避免了展覽會上自己的站臺門庭