文件控制程序

TS16949管理體系程序文件培訓(xùn)所有部門《文件/記錄控制程序》

記錄控制程序

文件編碼導(dǎo)則與文件控制程序相關(guān)的文件文件控制程序文件控制程序———烏龜圖文件控制程序通過對(duì)文件管理，使之處于受控狀態(tài)，同時(shí)確保質(zhì)量體系能夠有效運(yùn)行在各個(gè)場(chǎng)所，并在各個(gè)場(chǎng)所能隨時(shí)得到相關(guān)文件的有效版本，防止使用失效文件和資料。2、適用范圍本程序適用于公司對(duì)質(zhì)量體系文件、外來文件/資料和技術(shù)文件的控制。3.1質(zhì)管部

負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的制定、修改、發(fā)放和管理。3.2技術(shù)部3.2.1負(fù)責(zé)外來技術(shù)文件/資料的接收、發(fā)放與管理。3.2.2負(fù)責(zé)技術(shù)文件的制定、修改、發(fā)放和管理。3.3各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件的使用與保管以及本部門文件的制定、修改、發(fā)放和管理。3、職責(zé)1、目的文件控制程序4、工作程序4.1管理性文件的標(biāo)識(shí)如：《文件控制程序》，QG/HQⅡ4.2.3-2009

《崗位規(guī)范》，QG/HQⅢ6.2-2009

文件控制程序4.2技術(shù)文件以編號(hào)為標(biāo)識(shí)，編號(hào)原則為：4.3其它文件編號(hào)依據(jù)文件編碼規(guī)則編制。4.4

外來文件（包括外來標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的產(chǎn)品圖、法律法規(guī)、顧客或供應(yīng)商提供的文件及樣件）、資料編號(hào)及來文所示的文件號(hào)，若該文件無編號(hào)，則編號(hào)按4.2條要求執(zhí)行。

4.5

文件的編寫和審批4.5.1質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)管部負(fù)責(zé)編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5.2程序文件由各職能部門負(fù)責(zé)編制，由管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。文件控制程序4.5.3技術(shù)文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)文件）由技術(shù)部編制，技術(shù)部部長審批。4.5.4在接到顧客提供的產(chǎn)品要求或產(chǎn)品圖紙2個(gè)工作周內(nèi)由技術(shù)部組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審，填寫《工程規(guī)范評(píng)審記錄》。4.5.5質(zhì)量記錄的控制執(zhí)行《記錄控制程序》4.6.1質(zhì)管部確定體系文件的發(fā)放范圍并進(jìn)行管理，建立管理性文件的《受控文件清單》。技術(shù)文件的發(fā)放、管理，由技術(shù)部負(fù)責(zé)，建立技術(shù)文件的《受控文件清單》，作業(yè)文件要分發(fā)到工位上，由檢查員和操作者共同使用。所有文件在發(fā)放時(shí)都應(yīng)填寫《文件收/發(fā)記錄》。4.6文件的發(fā)放和管理《工程規(guī)范評(píng)審記錄》《受控文件清單》《文件收/發(fā)記錄》文件控制程序4.6.2通常情況下，由質(zhì)管部組織于每年12月對(duì)體系文件（管理文件）進(jìn)行重新評(píng)審，由技術(shù)部組織于每年12月對(duì)體系文件（技術(shù)文件）進(jìn)行重新評(píng)審，當(dāng)出現(xiàn)有擬開發(fā)的新產(chǎn)品、嚴(yán)重的產(chǎn)品質(zhì)量事故、批量不合格品或有新產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)及時(shí)評(píng)審相關(guān)的文件，評(píng)審結(jié)果如需要更新，更新后的文件應(yīng)再次經(jīng)過批準(zhǔn)后發(fā)放。4.6.3受控文件在發(fā)放時(shí)，由發(fā)放部門在文件上蓋“受控”章。4.6.4文件使用部門應(yīng)妥善保管文件，任何人不得在文件上亂涂亂畫，防止損壞或丟失，4.6.5各部門應(yīng)注意文件的保密，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將體系文件轉(zhuǎn)借外部人員使用或復(fù)印，文件借閱應(yīng)征得文件綜合管理部部長同意。

4.6.6外來文件的發(fā)放、管理，分別由質(zhì)管部和技術(shù)部負(fù)責(zé)，分別建立《外來文件清單》?！锻鈦砦募鍐巍肺募刂瞥绦?.6.7外來文件需要分發(fā)時(shí)，由技術(shù)部和質(zhì)管部部長分別確定外來技術(shù)文件和外來管理文件的分發(fā)范圍。4.6.8文件在使用完之后，要及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。4.7.1有下列情況之一時(shí),《質(zhì)量手冊(cè)》換版4.7.1.1頒發(fā)了新的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)或不適應(yīng)國家法規(guī)；4.7.1.2本公司主要負(fù)責(zé)人或機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；4.7.1.3市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生重大變化，質(zhì)量體系不能適應(yīng)質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；4.7.2管理性文件更改時(shí)，更改申請(qǐng)部門填寫《文件更改清單》部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)質(zhì)量部簽署意見，由質(zhì)量部再報(bào)管理者代表審批后，文件的起草部門負(fù)責(zé)修改。體系文件的修改申請(qǐng)報(bào)質(zhì)管部，由質(zhì)管部簽署意見再報(bào)管理者代表審批后，文件的起草部門負(fù)責(zé)修改。修改不得超過《文件更改清單》中確定的內(nèi)容，如果超范圍修改，需要重新申請(qǐng)。要做好更改記錄，更改文件修改碼。4.7文件的更改《外來文件清單》《文件更改清單》文件控制程序4.7.3文件更改時(shí)，文件發(fā)放的部門負(fù)責(zé)收回作廢文件，需保留的作廢文件加蓋“作廢保留”印章，并填寫《作廢、保留文件登記表》。4.7.4對(duì)作廢無須保留的文件，部門填寫《文件/記錄作廢處置審批表》。當(dāng)需要保留時(shí)，應(yīng)按4.5.3的規(guī)定實(shí)施。4.7.5技術(shù)文件的更改由技術(shù)部執(zhí)行。.7.6技術(shù)文件和資料的更改經(jīng)技術(shù)部長批準(zhǔn)后，由更改提出者或其授權(quán)人負(fù)責(zé)更改并登記，《文件更改清單》，交技術(shù)部隨文件保存。4.7.6由于顧客對(duì)產(chǎn)品要求的變化所引發(fā)的技術(shù)文件更改，應(yīng)在2個(gè)工作周內(nèi)完成評(píng)審及更改。4.7.7

技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的評(píng)審、文件的更改及分發(fā)等全部工作。4.7.8

更改后的技術(shù)文件的執(zhí)行日期由技術(shù)部記錄，包括控制計(jì)劃和FMEA的更改。4.7.9

控制計(jì)劃更改后，應(yīng)更新PPAP記錄。《作廢、保留文件登記表》《文件/記錄作廢處置審批表》記錄控制程序

對(duì)公司質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品有關(guān)的記錄實(shí)施控制，確保能夠準(zhǔn)時(shí)、正確提供證明產(chǎn)品質(zhì)量狀況和質(zhì)量體系運(yùn)行狀況的證據(jù)，還可為有追溯性要求的場(chǎng)合和采取糾正及預(yù)防措施時(shí)提供證據(jù)。2、適用范圍

本程序適用于公司對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行所涉及的記錄的管理,包括對(duì)來自主機(jī)廠及供應(yīng)商的質(zhì)量記錄的控制。3.1質(zhì)管部是本程序的歸口管理部門，負(fù)責(zé)記錄表格確定，規(guī)定記錄保存期和保存部門，并對(duì)記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)控。3.2各職能部門、車間使用規(guī)定的質(zhì)量記錄表格進(jìn)行記錄，并按本程序的規(guī)定對(duì)記錄進(jìn)行收集、貯存、保護(hù)，以達(dá)到便于檢索的目的。3、職責(zé)1、目的記錄控制程序4、工作程序記錄的要求

o

4.1

記錄清單建立、備案、標(biāo)識(shí)

4.1.1各部門根據(jù)質(zhì)量管理過程的需要建立記錄清單。清單中要明確記錄的名稱、編號(hào)、保存部門、保存期限，并經(jīng)部門經(jīng)理審批。

4.1.2各部門根據(jù)《文件編寫導(dǎo)則》對(duì)記錄表格等給予文件編號(hào)；4.1.3各部門把經(jīng)過審批的記錄清單、記錄和空白表格報(bào)質(zhì)管部備案。o

4.2記錄的使用

4.2.1各種記錄要有記錄人、記錄時(shí)間、內(nèi)容等。

o

4.3記錄收集的內(nèi)容

質(zhì)量體系程序文件中規(guī)定的記錄保存部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集程序運(yùn)作過程中產(chǎn)生的各種記錄，并按記錄標(biāo)識(shí)分類整理建立《記錄表樣匯總》,質(zhì)管部負(fù)責(zé)全公司表樣的收集、匯總工作。（記錄可以是任何媒體形式，如拷貝或電子媒體）：

a.管理評(píng)審、合同評(píng)審、產(chǎn)品審核、工藝審核的有關(guān)記錄；

b.過程設(shè)計(jì)的輸入、輸出、評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)、更改的有關(guān)記錄；供方評(píng)價(jià)記錄及合格供方的質(zhì)量記錄；

d.有可追溯性要求時(shí)，產(chǎn)品唯一性標(biāo)識(shí)的記錄；

e.設(shè)備、設(shè)施、工裝、環(huán)境、安全、過程控制的有關(guān)記錄；

f.對(duì)過程、設(shè)備、人員的鑒定記錄；

g.進(jìn)貨、過程、最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)的記錄（包括讓步放行記錄）

h.檢驗(yàn)、測(cè)量、試驗(yàn)設(shè)備的校準(zhǔn)檢定記錄；

i.不合格品控制的有關(guān)記錄

j.持續(xù)改進(jìn)、糾正措施和預(yù)防措施的有關(guān)記錄

k.內(nèi)部質(zhì)量體系審核結(jié)果及糾正措施驗(yàn)證記錄；

l.各種培訓(xùn)記錄；記錄控制程序記錄控制程序m.與服務(wù)有關(guān)的記錄；n.與統(tǒng)計(jì)分析有關(guān)的記錄；o.搬運(yùn)、貯存、包裝、防護(hù)、交付有關(guān)的記錄；p.來自供方的質(zhì)量記錄和顧客工程規(guī)范的質(zhì)量記錄；q.可靠性分析、驗(yàn)證記錄；r.其它質(zhì)量活動(dòng)完成后的記錄或所達(dá)到的結(jié)果的記錄；s.對(duì)顧客或供方的PPAP相關(guān)記錄；t.滿足法律法規(guī)和顧客要求的記錄；u.效益、效率、成本相關(guān)記錄。o

4.4記錄的歸檔4.4.1各部門指定的記錄管理人員，負(fù)責(zé)建立本部門的質(zhì)量記錄目錄，并妥善保管以便檢索。4.4.2對(duì)于供應(yīng)商提供的記錄，由公司對(duì)口部門進(jìn)行接收保管。記錄控制程序o4.5記錄的貯存和保存期4.5.1記錄的貯存

各部門應(yīng)為質(zhì)量記錄的貯存提供防火、防潮、防蟲、防霉變、防竊等儲(chǔ)存條件，采取其它媒體形式的質(zhì)量記錄，如存儲(chǔ)在電子媒體上的質(zhì)量記錄，應(yīng)注意防潮、防壓、防磁，并做好備份，以免記錄在保存期內(nèi)變質(zhì)、損壞或丟失。4.5.2記錄的保存期

在《質(zhì)量記錄清單》中對(duì)記錄的保存期逐個(gè)予以規(guī)定，并按以下要求執(zhí)行：

a.一年：臨時(shí)性的工作指令，（如生產(chǎn)計(jì)劃、工作計(jì)劃、通知等）；

b.三年：有關(guān)質(zhì)量績效的記錄（如質(zhì)量控制圖、檢驗(yàn)結(jié)果、各種報(bào)表等）；

c.產(chǎn)品停產(chǎn)后三年（如產(chǎn)品/過程認(rèn)可報(bào)告、模具檢驗(yàn)報(bào)告、有關(guān)合同與補(bǔ)充文件等）；記錄控制程序4.6

記錄的查閱4.6.1

當(dāng)需要查閱記錄時(shí)，查閱人應(yīng)征得記錄保管部門負(fù)責(zé)人同意方可查閱。4.7記錄的處理