Office辦公軟件基礎(chǔ)知識(shí)

Office辦公軟件基礎(chǔ)知識(shí)簡(jiǎn)介..………………….page1目錄第四部分

小知識(shí)共享…page17~20第一部分Word文字處理軟件…………page2~6第三部分PPT制作要點(diǎn)………………page11~16第二部分Excel電子表格軟件………page7~10Office辦公軟件是微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件，使用Office辦公軟件，可以幫助我們更好地完成日常辦公和公司業(yè)務(wù)。Office辦公軟件是電腦應(yīng)用最多，最基礎(chǔ)的一個(gè)軟件Office辦公軟件的發(fā)展經(jīng)歷了Office97、

Office98、

Office2000、

OfficeXP、

Office2003、

Office2007等幾代Office套裝軟件一般由以下7個(gè)軟件組成：MicrosoftWord****（文字處理應(yīng)用軟件）、

MicrosoftExcel****（電子表格應(yīng)用軟件）、MicrosoftPowerPoint****(幻燈片演示軟件)、

MicrosoftOutlook****（郵件及信息管理軟件）、

MicrosoftAccess****（數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件）、

MicrosoftFrontPage****（網(wǎng)站管理應(yīng)用軟件）、

MicrosoftSharepointTeamServices（群組作業(yè)網(wǎng)站）簡(jiǎn)介page1第一部分

Word文字處理軟件Word****是辦公套裝軟件Office****組件，專(zhuān)門(mén)用于文字編輯、排版的軟件，是目前Windows環(huán)境下最受歡迎的文字處理軟件之一，功能強(qiáng)大，操作簡(jiǎn)單。生成的文件擴(kuò)展名為“*.doc”或“*.docx”（Office2007)。要點(diǎn)：1、新建、保存、打開(kāi)word文檔2、復(fù)制粘貼，查找替換，插入特殊符號(hào)等操作3、文字格式的設(shè)置，段落的排版，項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)

4、頁(yè)面設(shè)置，頁(yè)眉頁(yè)腳，分欄

提高：創(chuàng)建精致頁(yè)眉頁(yè)腳1）在首頁(yè)上放置不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳，或不放置頁(yè)眉或頁(yè)腳2）

使奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)具有不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳page2第一部分

Word文字處理軟件一．注釋設(shè)置：插入腳注、尾注和批注（腳注放在每一頁(yè)面的底端，尾注放在文檔的結(jié)尾）“插入”—“引用”—“腳注和批注”插入日期和時(shí)間、自動(dòng)圖文集二．格式設(shè)置：分欄效果：“格式”—“分欄”?？梢栽O(shè)置各欄寬度或是否加分隔線(xiàn)。（只有在頁(yè)面視圖和打印預(yù)覽下，才能顯示分欄效果）首字下沉：“格式”－“首字下沉”中文版式：“視圖”—“工具欄”—“其他格式”“格式”－“中文版式”（包括：拼音指南、合并字符、帶圈字符、雙行和一、縱橫混排）文字方向：“格式”—“文字方向”：豎向排版、橫向排版三．檢查，校對(duì)及保護(hù)：在“工具”菜單下可以進(jìn)行：字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)：選定要統(tǒng)計(jì)的字符，即可統(tǒng)計(jì)出選定字符的個(gè)數(shù)。包括行，段，頁(yè)數(shù)等。拼寫(xiě)和語(yǔ)法：檢查文檔中的錯(cuò)誤語(yǔ)法和單詞文檔的保護(hù)四．文檔的打?。喉?yè)碼范圍選擇page3五、Word表格的制作：方法1.打開(kāi)“表格”菜單，依次選擇“插入”/“表格”命令

方法2.單擊“常用”工具欄上的“表格”按鈕（簡(jiǎn)單表格）

方法3.“表格和邊框”工具欄上，選擇“鉛筆”工具第一部分

Word文字處理軟件六、圖文混排：插入藝術(shù)字、圖片藝術(shù)字體樣式選擇調(diào)整當(dāng)插入剪貼畫(huà)圖像、“來(lái)自文件”的圖像或“來(lái)自?huà)呙鑳x或相機(jī)”的圖像時(shí)，您要用其中一種格式插入圖像。圖形位置、大小設(shè)定文本框與繪制圖形page4第一部分

Word文字處理軟件七．四種視圖方式的比較頁(yè)面視圖：以頁(yè)面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對(duì)象都可以在這里完整地顯示出來(lái)普通視圖：分頁(yè)使用一條虛線(xiàn)來(lái)表示。另外在普通視圖中無(wú)法看到圖形對(duì)象、插入的頁(yè)碼、頁(yè)眉和頁(yè)腳等內(nèi)容，也不能進(jìn)行豎向的排版，所以這個(gè)視圖通常用來(lái)進(jìn)行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等Web版式視圖：聯(lián)機(jī)閱讀方便，它不以實(shí)際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，并使段落自動(dòng)換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案大綱視圖：每一個(gè)段落的前面都有一個(gè)標(biāo)記page5第一部分

Word文字處理軟件八、模板使用與新建：簡(jiǎn)歷和常用文檔格式九、工具的使用：“工具”—“選項(xiàng)”：顯示的文檔個(gè)數(shù)及自動(dòng)保存時(shí)間十、使用背景、邊框和文字效果裝飾文檔：添加水印或背景圖片、邊框、底紋或填充效果page6第二部分

Excel電子表格軟件Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個(gè)組件，它實(shí)質(zhì)就是一個(gè)電子表格軟件，可以用來(lái)制作電子表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測(cè)并且具有強(qiáng)大的制作圖表的功能Excel的新建、打開(kāi)、保存、關(guān)閉、編輯、刪除等基本功能（基本快捷鍵功能）、數(shù)據(jù)錄入、單元格式設(shè)定數(shù)據(jù)填充：

１)填充相同數(shù)據(jù)

：鼠標(biāo)指針移動(dòng)到填充柄，拖動(dòng)它向右２)用戶(hù)也可以自定義填充序列，方法如下：

“工具”菜單——“選項(xiàng)“命令，選擇”自定義序列“標(biāo)簽，選中”新序列“并在”輸入序列“框中填充序列，注意：序列中每一項(xiàng)不能以數(shù)字開(kāi)頭，如1,2,3３)智能填充：可以指定有某種規(guī)律的數(shù)據(jù)（等差，等比…）

…page7第二部分

Excel電子表格軟件函數(shù)函數(shù)可以認(rèn)為是常用公式的簡(jiǎn)寫(xiě)形式。常用的函數(shù)有：Sum，Average,Max，Round,If,Vlookup

等步驟如下：1)單擊要輸入如Sum函數(shù)的單元格2).“插入”菜單—“函數(shù)”，出現(xiàn)“粘貼函數(shù)”對(duì)話(huà)框3)選擇需要的“函數(shù)”，選定區(qū)域.區(qū)域（連續(xù)區(qū)域；不連續(xù)區(qū)域，按住Ctrl鍵）快速計(jì)算：工具欄上的“自動(dòng)求和”和“粘貼函數(shù)”按鈕

page8第二部分

Excel電子表格軟件常用的函數(shù)（如Sum、Average、Max、Round、If、Vlookup）實(shí)例如下：函數(shù)

page9第二部分

Excel電子表格軟件Excel中常用功能演示：數(shù)據(jù)透視表、插入圖表、分列等page10第三部分

PPT制作要點(diǎn)1、版面設(shè)計(jì)1-1整體效果整體效果應(yīng)風(fēng)格統(tǒng)一，色彩協(xié)調(diào)，美觀(guān)大方。1-2色彩盡量采用與文字對(duì)比度較大的背景，如白底黑字、黑底白字、藍(lán)底白字、綠底黃字，不要使用圖片作背景。1-3頁(yè)邊距每頁(yè)四周留白，應(yīng)避免內(nèi)容頂?shù)巾?yè)面邊緣。1-4表格盡量使用透明背景表格。page111-5圖片使用圖片時(shí)，同一頁(yè)面上不應(yīng)將多個(gè)圖片疊加在一起。1-6強(qiáng)調(diào)內(nèi)容頁(yè)面中的關(guān)鍵內(nèi)容、定理、定義等宜通過(guò)設(shè)置亮色、加粗、下劃線(xiàn)等方式，加以強(qiáng)調(diào)，刺激記憶。但同一頁(yè)面上用于強(qiáng)調(diào)效果的方式不應(yīng)超過(guò)三種。1-7頁(yè)數(shù)顯示演示文稿的當(dāng)前頁(yè)應(yīng)在頁(yè)面下邊顯示。第三部分

PPT制作要點(diǎn)1、版面設(shè)計(jì)page12第三部分

PPT制作要點(diǎn)2、內(nèi)容結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)2-1內(nèi)容組織每頁(yè)應(yīng)呈現(xiàn)一個(gè)較為單一的內(nèi)容。2-2內(nèi)容層級(jí)每頁(yè)的條目不應(yīng)超過(guò)三個(gè)層級(jí)結(jié)構(gòu)，低一級(jí)的內(nèi)容向右移至少一個(gè)漢字。2-3條目每行呈現(xiàn)一項(xiàng)條目，對(duì)于復(fù)雜的短文，應(yīng)分解，用多項(xiàng)條目呈現(xiàn)。2-4符號(hào)使用盡量使用各種符號(hào)簡(jiǎn)化文字描述。2-5內(nèi)容講演時(shí)間每頁(yè)內(nèi)容講演時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，以2~5分鐘為宜。page13第三部分

PPT制作要點(diǎn)3、文字排版3-1標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔、概括，一般不超過(guò)10個(gè)漢字，避免換行，不同級(jí)別的標(biāo)題在文字和色彩上應(yīng)有區(qū)別，同一級(jí)標(biāo)題要前后一致。3-2正文文字簡(jiǎn)練，表意明確。每行不超過(guò)30個(gè)字；行距使用1.25行或1.5行。3-3字符字符盡量選取與背景顏色有較大反差的顏色，以突出講稿的內(nèi)容。page14第三部分

PPT制作要點(diǎn)4、動(dòng)畫(huà)、聲音設(shè)計(jì)4-1動(dòng)畫(huà)效果使用動(dòng)畫(huà)效果時(shí)，同一頁(yè)面上不應(yīng)使用三種以上。4-2聲音節(jié)奏應(yīng)使用舒緩、節(jié)奏較慢的音樂(lè)。沒(méi)有特殊要求，一般不建議設(shè)置聲音。page15三不原則：“不超過(guò)3種字體、不要超過(guò)3種色系、不超過(guò)3種動(dòng)畫(huà)效果，包括幻燈片切換”！7±2原則：每份幻燈片傳達(dá)5個(gè)概念效果最好。7個(gè)概念人腦恰恰好可以處理。超過(guò)9個(gè)概念負(fù)擔(dān)太重了，請(qǐng)重新組織。八字真言：“文不如表，表不如圖”！能用圖時(shí)，不用表；能用表時(shí)，不用字。簡(jiǎn)單原則：干凈、簡(jiǎn)潔、有序。第三部分

PPT制作要點(diǎn)5、設(shè)計(jì)原則page16第四部分

小知識(shí)共享也許你遇到過(guò)這樣的問(wèn)題：有時(shí)遇到要做一份文檔或表格時(shí)卻找不到自己想用的菜單？

辦公軟件版本有差別方法不盡相同！自定義快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄page17采用單元格式四舍五入的話(huà)，在財(cái)務(wù)運(yùn)算中常常會(huì)出現(xiàn)幾分錢(qián)的誤差，而這是財(cái)務(wù)運(yùn)算不允許的。那是否有簡(jiǎn)單可行的方法來(lái)進(jìn)行真正的四舍五入呢？第四部分

小知識(shí)共享數(shù)值（原）單元格式(4位）函數(shù)（4位）1.2354873431.23551.23551.8945632411.89461.89460.5476389530.54760.54767.4356576487.43577.43573.5438976573.54393.54394.6538763494.65394.6539

19.311119.3112其實(shí)，采用單元格式四舍五入數(shù)字本身并沒(méi)有真正的四舍五入，只是顯示結(jié)果似乎四舍五入了；Excel已經(jīng)提供這方面的函數(shù)了，這就是ROUND函數(shù)，它可以返回某個(gè)數(shù)字按指定位數(shù)舍入后的數(shù)字。小數(shù)位數(shù)取舍.xlsxpage18自定義序列、數(shù)據(jù)合并與分列的運(yùn)用：Excel2003:工具\(yùn)選項(xiàng)\自定義序列\(zhòng)新建序列…Excel2007:Office按鈕\Excel選項(xiàng)\常用\編輯自定義列表\新建序列…用兩種方法把文本合并在一起,(CONCATENATE和Shi