會(huì)管理第五章會(huì)前準(zhǔn)備

第五章會(huì)前準(zhǔn)備工作

對(duì)于任何會(huì)議來(lái)說(shuō)，會(huì)前準(zhǔn)備都是最重要的環(huán)節(jié)。會(huì)前準(zhǔn)備是否充分，考慮是否周到，安排是否細(xì)致，直接決定著會(huì)議能否取得成功，能否實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。本章從會(huì)議材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置與座次安排、發(fā)送通知與準(zhǔn)備證件和物品、會(huì)前聯(lián)絡(luò)與溝通、生活服務(wù)幾方面，闡述了會(huì)前準(zhǔn)備階段的相關(guān)內(nèi)容和注意事項(xiàng)。第五章會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)議材料準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置與座次安排發(fā)送會(huì)議通知與準(zhǔn)備會(huì)議證件與物品會(huì)前聯(lián)絡(luò)與溝通生活服務(wù)準(zhǔn)備 第一節(jié)會(huì)議材料準(zhǔn)備一、會(huì)議材料的含義與特點(diǎn)二、會(huì)議材料的類型三、會(huì)前需要準(zhǔn)備的材料內(nèi)容四、準(zhǔn)備會(huì)議材料的步驟五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的注意事項(xiàng)一、會(huì)議材料的含義與特點(diǎn)會(huì)議材料的含義：會(huì)議材料指為了實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)、滿足會(huì)議需要、保證會(huì)議效果，用于傳達(dá)會(huì)議任務(wù)、記錄會(huì)議情況、反映會(huì)議要求、體現(xiàn)會(huì)議精神的文字材料。

會(huì)議材料的特征：（一）多樣性（二）時(shí)效性（三）重要性（四）復(fù)雜性二、會(huì)議材料的類型（一）按與會(huì)者接觸材料的時(shí)間來(lái)劃分

（1）會(huì)前發(fā)放的材料。如會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議日程、上級(jí)指導(dǎo)性文件、會(huì)議須知、參會(huì)證件等，以讓與會(huì)者了解會(huì)議基本信息（時(shí)間、目的、內(nèi)容、要求等）為主。（2）會(huì)中使用的材料。如主持詞、講話稿、責(zé)任狀、工作報(bào)告等，以向與會(huì)者說(shuō)明會(huì)議目的和重要性、明確方向、提出具體措施為主。（3）會(huì)后形成的材料。如紀(jì)要、督查材料、新聞報(bào)道等，以向與會(huì)者宣傳會(huì)議精神、強(qiáng)調(diào)與會(huì)者貫徹落實(shí)會(huì)議要求為主。（二）按材料在會(huì)議過(guò)程中所發(fā)揮的功能來(lái)劃分

1.

會(huì)議指導(dǎo)文件如上級(jí)會(huì)議的決議或決定、上級(jí)下發(fā)的政策性和指示性文件、本級(jí)會(huì)議的必要性和目的性等文書(shū)材料。2.

會(huì)議主題文件如主持詞（開(kāi)幕詞、閉幕詞），講話稿，主題報(bào)告，專題報(bào)告，發(fā)言材料，需要審議通過(guò)的選舉結(jié)果、決議、方案、章程等。3.

會(huì)議程序文件包括會(huì)議議程、會(huì)議日程、會(huì)議程序、選舉程序、表決程序、會(huì)務(wù)手冊(cè)等。4.會(huì)議參考文件如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、活動(dòng)簡(jiǎn)介、年度報(bào)告、產(chǎn)品介紹、調(diào)查報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、典型經(jīng)驗(yàn)材料、代表提案、公務(wù)書(shū)信、群眾來(lái)信、與會(huì)代表來(lái)信和各類來(lái)訪的書(shū)面材料、各種討論稿、有關(guān)參考書(shū)籍等。5.會(huì)議宣傳文件如會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道、會(huì)議紀(jì)要、傳達(dá)提綱等。6.

會(huì)議管理文件如簽到簿，開(kāi)會(huì)須知，議事規(guī)則，保密制度，分組名單，生活安排（食宿地點(diǎn)、作息時(shí)間、服務(wù)指南等），注意事項(xiàng)，證件等。三、會(huì)前需要準(zhǔn)備的材料內(nèi)容

（一）印發(fā)類一是用于向與會(huì)者傳遞會(huì)議的基本信息的材料，如會(huì)議通知、會(huì)議議程和日程等。二是為與會(huì)者參會(huì)期間的生活提供服務(wù)的材料，如參會(huì)證件、會(huì)議回執(zhí)單、生活安排、分組名單等。三是用于向與會(huì)者傳達(dá)會(huì)議的要求和規(guī)則的材料，如會(huì)議須知、上級(jí)指導(dǎo)性文件、會(huì)務(wù)手冊(cè)、選舉程序、保密制度、議事規(guī)則等。四是為與會(huì)者的討論、發(fā)言、審議等提供參考的材料，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、調(diào)查報(bào)告、活動(dòng)簡(jiǎn)介、規(guī)劃、章程、代表提案、工作方案等。

（二）宣讀類如主持詞（開(kāi)幕詞、閉幕詞、祝詞），講話稿（發(fā)言講話、總結(jié)講話），報(bào)告（匯報(bào)提綱、主題報(bào)告、專題報(bào)告），指導(dǎo)方案等。四、準(zhǔn)備會(huì)議材料的步驟根據(jù)會(huì)議需要擬定會(huì)議材料目錄收集整理資料，起草初稿請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核修改并核稿校對(duì)印刷分類檢查五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的注意事項(xiàng)（一）準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把準(zhǔn)會(huì)議脈搏（二）廣泛征求相關(guān)意見(jiàn)，摸準(zhǔn)下級(jí)情況（三）考慮周到全面，兼顧各方需求（四）合理安排內(nèi)容，增強(qiáng)可讀性（五）認(rèn)真查缺補(bǔ)漏，留有余地第二節(jié)會(huì)場(chǎng)布置與座次安排一、會(huì)場(chǎng)布置與布局（一）以必要的裝飾營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛

會(huì)場(chǎng)裝飾的主要內(nèi)容有：

1.會(huì)標(biāo)會(huì)標(biāo)即直接以會(huì)議全稱為信息的文字性標(biāo)識(shí)，用于正式的、隆重的會(huì)議。

2.會(huì)徽會(huì)徽是最能體現(xiàn)或象征會(huì)議精神的圖案性標(biāo)識(shí)，一般懸掛在主席臺(tái)的天幕中央。

一是來(lái)源于本組織的徽志，如黨徽、國(guó)徽、警徽；

二是來(lái)源于主辦機(jī)構(gòu)的徽志；

三是向社會(huì)公開(kāi)征集。

3.旗幟

4.燈光

（二）依會(huì)議目的選定會(huì)場(chǎng)形式1.會(huì)場(chǎng)的整體布局形式

（1）相對(duì)式：（2）全圍式：

（3）半圍式：（4）分散式

四種會(huì)場(chǎng)形式的適用情況表會(huì)場(chǎng)格局會(huì)場(chǎng)形式適用會(huì)議優(yōu)點(diǎn)相對(duì)式“而”字形、禮堂形大中型的報(bào)告會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)、代表大會(huì)等會(huì)場(chǎng)場(chǎng)面開(kāi)闊、較有氣勢(shì)，會(huì)場(chǎng)氣氛嚴(yán)肅、莊重。全圍式圓形、橢圓形、正方形、長(zhǎng)方形、多邊形小型的座談性、協(xié)商性等類型會(huì)議營(yíng)造融洽、和諧的氣氛，體現(xiàn)平等、尊重，便于與會(huì)者交流。便于主持人觀察、把握與會(huì)者的心理狀態(tài)。半圍式馬蹄形、T字形、橋形中小型工作會(huì)，橋形尤其適于述職、聽(tīng)證等會(huì)議既考慮到主席臺(tái)地位的突出，又增加了融洽的氣氛。分散式圓桌形、方桌形、V字形規(guī)模較大的聯(lián)歡會(huì)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等突出了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又為與會(huì)者提供了多個(gè)談話、交流中心，營(yíng)造輕松、自由的氣氛。2.主席臺(tái)的布局形式

要考慮以下兩方面問(wèn)題：一是主席臺(tái)的座位格局。二是講臺(tái)的設(shè)置

二、位席標(biāo)識(shí)與座次安排

（一）準(zhǔn)確進(jìn)行位席標(biāo)識(shí)（二）合理安排與會(huì)者的座次（一）準(zhǔn)確進(jìn)行位席標(biāo)識(shí)

位席標(biāo)識(shí)是指引與會(huì)者就座的各種標(biāo)志。

常用的標(biāo)識(shí)方法有：

?座位號(hào)標(biāo)識(shí)

?團(tuán)組座區(qū)標(biāo)識(shí)

?席卡（名簽）標(biāo)識(shí)（二）合理安排與會(huì)者的座次

1.主席臺(tái)的座次安排

●嚴(yán)格按照會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)確定了的名單次序安排座次。

●按照就座者的職務(wù)、身份、地位、資格排列。⑦⑤③①②④⑥⑧⑥④②①③⑤⑦其他與會(huì)人員的座次安排

橫排法：從左至右橫向依次排列。

豎排法：沿一條直線從前至后依次安排座次。

左右排列法：先以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。排在第一位的居中而坐，以此為基點(diǎn)，其余的以居中者靜態(tài)方位的左手方為第一順序，一左一右，先左后右，依次排列。3會(huì)場(chǎng)的桌椅配置第三節(jié)發(fā)送會(huì)議通知與準(zhǔn)備會(huì)議證件與物品一、發(fā)送會(huì)議通知（一）會(huì)議通知的形式

1.口頭通知

2.書(shū)面通知

（二）參會(huì)確認(rèn)

確認(rèn)與會(huì)人員常用的方式有：

回執(zhí)確認(rèn)；電話確認(rèn)；報(bào)到確認(rèn)。

會(huì)議回執(zhí)單姓名性別職務(wù)年齡單位手機(jī)通訊地址傳真E-mail發(fā)言題目接站事項(xiàng)（無(wú)需接站不填）到站時(shí)間（車次、航班）返程票預(yù)定（無(wú)需預(yù)定不填）（三）會(huì)議通知發(fā)送的內(nèi)容會(huì)議通知向與會(huì)者傳遞以下信息：

會(huì)議名稱（全稱），主辦方名稱，會(huì)議時(shí)間（報(bào)到時(shí)間、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)期），會(huì)議地點(diǎn)（會(huì)場(chǎng)所在地名、街區(qū)名稱、門牌號(hào)碼、樓層號(hào)、房間號(hào)、會(huì)場(chǎng)名稱等），會(huì)議內(nèi)容（包括會(huì)議的目的、議題，討論的提綱、議程等），與會(huì)人員名額與要求（如職務(wù)、級(jí)別、資格等），其他事項(xiàng)（如參加會(huì)議的費(fèi)用、報(bào)名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫(xiě)和提交的要求、入場(chǎng)憑證以及組織者認(rèn)為必須說(shuō)明的事項(xiàng)），聯(lián)系方式（地址、郵編、銀行賬號(hào)、電話和傳真號(hào)碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名等）。還可畫(huà)出會(huì)場(chǎng)的交通簡(jiǎn)圖，抵達(dá)的公交線路、出租車?yán)锍膛c車費(fèi)額度等。（四）發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng)1.提前發(fā)送2.認(rèn)真核對(duì)3.及時(shí)提醒4.當(dāng)面送達(dá)二、準(zhǔn)備會(huì)議證件與物品（一）準(zhǔn)備會(huì)議證件（二）準(zhǔn)備會(huì)議物品（一）準(zhǔn)備會(huì)議證件1.會(huì)議證件的含義與作用會(huì)議證件的作用：一是為了表明會(huì)議期間正式代表、列席代表、旁聽(tīng)等各種不同人員的身份，便于辨認(rèn)和管理；二是會(huì)議證件作為出入會(huì)場(chǎng)的憑證，便于檢查；三是會(huì)議證件人手一份，便于統(tǒng)計(jì)人數(shù)；四是可以作為紀(jì)念品，留給與會(huì)者收藏留念。2會(huì)議證件的種類（1）按會(huì)議證件的制作形式分

胸卡式

佩帶式（2）按與會(huì)者參加會(huì)議的身份分

主席團(tuán)證、出席證、列席證、旁聽(tīng)證、工作人員證、記者證、嘉賓證、車輛通行證3會(huì)議證件的內(nèi)容與格式

內(nèi)容一般包括：

會(huì)議證件的式樣：

會(huì)議名稱

豎式胸卡

會(huì)徽

橫式襟牌

會(huì)議日期

證件種類

姓名、性別

證件編號(hào)和持證須知

與會(huì)者照片，并加蓋印章

（二）準(zhǔn)備會(huì)議物品會(huì)議物品的種類

記錄會(huì)議信息類

會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施類

會(huì)場(chǎng)裝飾類

印刷通信類

生活衛(wèi)生用品類

其他專門用品類

2.準(zhǔn)備會(huì)議物品需注意的問(wèn)題

制訂計(jì)劃

充分準(zhǔn)備

專人負(fù)責(zé)

經(jīng)濟(jì)適用第四節(jié)會(huì)前聯(lián)絡(luò)與溝通會(huì)前聯(lián)絡(luò)與溝通的意義會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的方式會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的要求會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的注意事項(xiàng)一、會(huì)前聯(lián)絡(luò)與溝通的意義（一）提高會(huì)議活動(dòng)質(zhì)量的基礎(chǔ)保證1提升會(huì)議效果2提升會(huì)議執(zhí)行力3提高對(duì)會(huì)議的控制度（二）提高籌備工作質(zhì)量的有效保障1交換意見(jiàn)，提升解決問(wèn)題的能力2統(tǒng)一想法，提高解決問(wèn)題的效率二、會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的方式口頭溝通書(shū)面溝通口頭溝通書(shū)面溝通簡(jiǎn)捷，即時(shí)性強(qiáng)復(fù)雜，即時(shí)性強(qiáng)慢反饋迅速及時(shí)反饋較為緩慢表達(dá)靈活、口語(yǔ)化表達(dá)正式、嚴(yán)肅可伴有手勢(shì)、表情等體態(tài)語(yǔ)，增強(qiáng)傳遞信息的效果依賴語(yǔ)言文字的表述，溝通效果受文字制約，保留時(shí)間短，不便于查對(duì)，易忘可留檔備案，便于保存和查對(duì)受時(shí)間、空間等環(huán)境制約不易受時(shí)間和空間影響易出現(xiàn)誤解，造成傳遞走樣或失真便于反復(fù)研究，加深認(rèn)識(shí)和理解三、會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通——請(qǐng)示與匯報(bào)會(huì)議的關(guān)鍵要素1.向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)2.向領(lǐng)導(dǎo)提示和建議有關(guān)事項(xiàng)（二）與參會(huì)部門溝通——知會(huì)與傳達(dá)會(huì)議的基本信息1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳達(dá)會(huì)議信息2.根據(jù)會(huì)議需要主動(dòng)聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門（三）與保障部門溝通——部署與協(xié)調(diào)會(huì)議的后勤保障1.內(nèi)部后勤服務(wù)的部署與協(xié)調(diào)2.外部事務(wù)性協(xié)調(diào)四、會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的要求（一）準(zhǔn)確（二）及時(shí)（三）高效五、會(huì)前聯(lián)絡(luò)溝通的注意事項(xiàng)（一）分工合作（二）因人而異（三）換位思考（四）思路清晰（五）講究技巧第五節(jié)生活服務(wù)準(zhǔn)備一、會(huì)議生活服務(wù)的基本原則二、會(huì)議生活服務(wù)的主要內(nèi)容三、安排會(huì)議生活服務(wù)的注意事項(xiàng)一、會(huì)議生活服務(wù)的基本原則（一）熱情周到（二）遵章守制（三）嚴(yán)保安全（四）合理適度二、會(huì)議生活服務(wù)的主要內(nèi)容（一）住宿安排

1.提前謀劃2.遠(yuǎn)近適宜3.規(guī)格適度4.盡量集中5.確保安全6.價(jià)位適中7.留有余地8.搭配合理（二）餐飲安排1.飲食安排（1）衛(wèi)生達(dá)標(biāo)，確保安全（2）營(yíng)養(yǎng)可口，兼顧特殊（3）規(guī)格適中，節(jié)約為本（4）提前預(yù)訂，事先設(shè)計(jì)2.飲水服務(wù)（1）適量（2）適時(shí)（三）交通安排1.用車服務(wù)（1）建立嚴(yán)格的會(huì)議車輛管理制度。（2）建立嚴(yán)格的車輛安全檢查制度。（3）建立規(guī)范的駕駛員管理制度。（4）建立會(huì)議期間用車值班制度。（5）建立相對(duì)穩(wěn)定的租車渠道。2