公文的格式-行文制度

第一節(jié)公文的格式在應(yīng)用文書(shū)中，公文是最講程式化的文種。公文的程式化，在很大程度上通過(guò)書(shū)面文字材料形成的相對(duì)固定的格式以表現(xiàn)。法規(guī)與規(guī)章文書(shū)在文面上表現(xiàn)為章條式，訴訟文書(shū)和部分經(jīng)濟(jì)文書(shū)（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的應(yīng)用文書(shū)在文面上相對(duì)來(lái)說(shuō)具有較強(qiáng)的靈活性、多樣性。一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內(nèi)容的組成與寫(xiě)作規(guī)定。（參見(jiàn)公文示例1、示例2）一、文頭格式公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級(jí)和份號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。位于公文首頁(yè)上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。（一）文件名稱文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。（二）發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)又稱發(fā)文號(hào)、文號(hào)、文件字號(hào)，是指某一公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)發(fā)文總號(hào)中的實(shí)際順序號(hào)。位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發(fā)文字號(hào)使用與正文相同的字體。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分組成。發(fā)文字號(hào)中三個(gè)部分的書(shū)寫(xiě)順序是：先寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)代字，接著是年份，最后是序號(hào)。如“粵科院字〔2006〕14號(hào)”，表示是廣東省科學(xué)院在2006年度內(nèi)發(fā)的第14號(hào)文。發(fā)文號(hào)中的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書(shū)寫(xiě)，用括號(hào)括起來(lái)。不能把“2006”簡(jiǎn)化為“06，括號(hào)須用六角括號(hào)“〔〕”，不能用半圓括號(hào)“（）”。聯(lián)合行文的發(fā)文字號(hào)，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的作用主要有三個(gè)：一是便于登記；二是便于分類(lèi)、歸檔；三是便于查找、引用。（三）簽發(fā)人上報(bào)的公文需在首頁(yè)標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”是指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，標(biāo)明在發(fā)文字號(hào)右側(cè)空兩字位置處。（四）秘密等級(jí)（密級(jí)）秘密等級(jí)是指公文內(nèi)容涉及秘密程度的等級(jí)。秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。秘密等級(jí)標(biāo)注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，則頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。秘密標(biāo)志為★，無(wú)密不標(biāo)。前標(biāo)密級(jí)，★后寫(xiě)保密期限，如“機(jī)密★5年”。（五）緊急程度（急度）緊急程度是指送達(dá)和辦理公文的時(shí)限要求，分“特急”、“急件”。緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。（六）份號(hào)份號(hào)，又稱份數(shù)序號(hào)，是指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。二、主文部分公文的主文，包括標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)至級(jí)限、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、簽署、印章和成文年月日等。（一）標(biāo)題公文的標(biāo)題即公文的名稱，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類(lèi)三部分組成。概括事由是公文擬題的關(guān)鍵。事由要避免意義含混，令人不知所云，要體現(xiàn)概括性，不能面面俱到，臃腫龐雜。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分一般要寫(xiě)完整，也有部分省略的情況：一是單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題中可省略發(fā)文單位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。（二）題注題注即注釋、說(shuō)明標(biāo)題的文字。它位于標(biāo)題之下、主送機(jī)關(guān)以上，一般用來(lái)注明法規(guī)性文件或經(jīng)過(guò)討論通過(guò)文件的法律程序、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。有的題注用括號(hào)括住，有的用破折號(hào)標(biāo)識(shí)。（三）主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)，又叫做“抬頭”、“受文機(jī)關(guān)”或“上款”，是指公文的主要受理機(jī)關(guān)。位于正文之前，標(biāo)題之下，頂格寫(xiě)。如主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，同類(lèi)型、相并列的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)間隔，不同類(lèi)型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)間隔，最后用冒號(hào)。如人事部《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機(jī)關(guān)：各省、自治區(qū)、直轄市人事（人事勞動(dòng)）廳（局），教委（教育廳），語(yǔ)委（語(yǔ)言文字工作機(jī)構(gòu)），國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事（干部）部門(mén)，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)人事局：普發(fā)性下行文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)。請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)。一些行文方向不定，沒(méi)有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。（四）正文正文是公文的核心部分，用來(lái)表述公文的具體內(nèi)容，除個(gè)別極簡(jiǎn)短的公文外，正文內(nèi)容分開(kāi)頭（又稱原由或引據(jù)）、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分。（五）發(fā)至級(jí)限發(fā)至級(jí)限指文件發(fā)至層次，一般寫(xiě)在正文后，落款的左上方，也可將其放在主題詞上面、落款的左下前部附注的位置。發(fā)至級(jí)限要用圓括號(hào)括上。（六）附件附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標(biāo)注。附件是公文的組成部分，指隨文發(fā)送的文件、報(bào)表、材料等，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料。不是所有公文都需附件，根據(jù)需要而定。附件必須寫(xiě)所附內(nèi)容的標(biāo)題或名稱，附件若不止一件，則應(yīng)標(biāo)序號(hào)。序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：⒈××××”）。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！案郊睂?xiě)在正文下一行，左空兩字，加冒號(hào)。有的公文是專(zhuān)為報(bào)送一份材料或?qū)榕D(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)某個(gè)文件而擬制的，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件是公文的主體，正文只起按語(yǔ)或說(shuō)明、批準(zhǔn)、發(fā)布的作用，正文文本已寫(xiě)清這些文件、材料的名稱，因此不必再標(biāo)“附件”。（七）發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)，是公文的作者或發(fā)出單位。發(fā)文機(jī)關(guān)要寫(xiě)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。若是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。（八）簽署簽署是簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人在公文正文落款處的簽字或蓋章。簽署在發(fā)文機(jī)關(guān)位置、領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)名稱后空一格書(shū)寫(xiě)。（九）成文時(shí)間一般文件，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專(zhuān)門(mén)規(guī)定的具體生效、開(kāi)始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間關(guān)系到公文的時(shí)效。成文時(shí)間要用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“O”。不能用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)。成文時(shí)間，一般位于正文尾發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下一行右側(cè)位置，會(huì)議通過(guò)的文件，則標(biāo)在公文標(biāo)題下。（十）印章公文，除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。印章要蓋得端正、合乎規(guī)范。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。三、文尾部分文尾部分格式，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、附注和頁(yè)碼等內(nèi)容的規(guī)定。（一）主題詞主題詞，是指標(biāo)識(shí)公文主題、文件類(lèi)別的并經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理的名詞或名詞性詞組。標(biāo)引主題詞必須使用有關(guān)主題詞表（如《國(guó)務(wù)院主題詞表》、《教育類(lèi)公文主題詞表》等）。主題詞的位置在附注下方、文尾橫線上端。一份文件選用2至3個(gè)主題詞，最多不超過(guò)5個(gè)，詞與詞之間，不寫(xiě)標(biāo)點(diǎn)，空1個(gè)字的間距。（二）抄送單位（抄送機(jī)關(guān)）指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫(xiě)明抄送單位。抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)。（三）印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù)印發(fā)機(jī)關(guān)，即印發(fā)公文的機(jī)關(guān)，要寫(xiě)全稱。印發(fā)日期，以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于末頁(yè)頁(yè)碼上端，同置一行。前面左空1字寫(xiě)印發(fā)機(jī)關(guān)，最后寫(xiě)印發(fā)日期。印發(fā)日期右空1字。印數(shù)，是指公文的實(shí)際印制份數(shù)，位于印發(fā)時(shí)間的正下方，寫(xiě)“共印××份”，用圓括號(hào)括上。（四）附注附注用于說(shuō)明其他項(xiàng)目不便說(shuō)明的事項(xiàng)。如說(shuō)明有關(guān)引文的出處；解釋有關(guān)名詞術(shù)語(yǔ)。發(fā)至級(jí)限，有時(shí)也以附注的形式來(lái)說(shuō)明?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。位置居左空2字，在成文時(shí)間下一行。（五）頁(yè)碼頁(yè)碼，即公文的頁(yè)碼順序，在一頁(yè)公文的最下端。（六）書(shū)寫(xiě)與用紙文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。有關(guān)公文的其他格式規(guī)定，請(qǐng)參見(jiàn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704－1999）。第二節(jié)公文行文制度行文制度是指應(yīng)用文書(shū)在運(yùn)行傳遞中應(yīng)遵循的有關(guān)制度，行文制度包括行文方向、行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則等。本章只介紹行政公文的行文制度知識(shí)。一、行文方向行文方向，就是以發(fā)文機(jī)關(guān)為立足點(diǎn)，根據(jù)工作需要和行文關(guān)系，公文向不同層次的機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的去向。按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文和泛行文四種。1．上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文。如請(qǐng)示、報(bào)告等。2．平行文是平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。如函、平行性通知、議案等。3．下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)向?qū)傧碌臋C(jī)關(guān)行文。如命令（令）、決定、通報(bào)、批復(fù)等。4．泛行文是既向發(fā)文機(jī)關(guān)的上級(jí)單位、下級(jí)單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。二、行文方式行文方式，是由工作需要和機(jī)關(guān)單位的組織關(guān)系所決定的行文方法和形式。其種類(lèi)比較復(fù)雜，可從三個(gè)方面分類(lèi)。（一）按受文機(jī)關(guān)或行文對(duì)象的范圍分類(lèi)1．逐級(jí)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向自己的直接上級(jí)上行公文或向直接下級(jí)下行公文。2．越級(jí)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)越過(guò)自己的直接上級(jí)或直接下級(jí)，向非直接上級(jí)或非直接下級(jí)行文。3．多級(jí)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向直接上級(jí)并向非直接上級(jí)或者向直接下級(jí)并向非直接下級(jí)的一次性行文。4．普發(fā)行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向所屬所有的機(jī)關(guān)一次性行文。5．通行行文。發(fā)文機(jī)關(guān)向隸屬機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)、群眾一次性泛向行文。（二）按發(fā)文機(jī)關(guān)的個(gè)數(shù)分類(lèi)1．單獨(dú)行文。只有一個(gè)機(jī)關(guān)署名發(fā)出的公文。2．聯(lián)合行文。由兩個(gè)或兩個(gè)以上平級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合署名發(fā)出的公文。（三）按行文對(duì)象的主次分類(lèi)1．主送。發(fā)文機(jī)關(guān)直接針對(duì)與行文內(nèi)容關(guān)系最密切、需主要負(fù)責(zé)受理公文的機(jī)關(guān)單位行文。2．抄送。發(fā)文機(jī)關(guān)在主送的同時(shí)，向需執(zhí)行或知曉行文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)單位行文。三、行文規(guī)則行文規(guī)則是行文中應(yīng)遵循的規(guī)矩、要求和原則。它實(shí)際上是機(jī)關(guān)單位的組織關(guān)系原則在公文運(yùn)行過(guò)程中的體現(xiàn)。公文的“行文規(guī)則”內(nèi)容，可歸納為十個(gè)方面。（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用機(jī)關(guān)行文必須本著“少而精”的原則，從實(shí)際需要出發(fā)，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍，行文應(yīng)當(dāng)確有必要。（二）行文根據(jù)的規(guī)則“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定”。公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間文件的往來(lái)關(guān)系。我國(guó)行政機(jī)關(guān)的組織關(guān)系，有上下級(jí)關(guān)系、平級(jí)關(guān)系、隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系四種。所謂職權(quán)，是指各行政機(jī)關(guān)的職責(zé)權(quán)力。而行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍而定，是指公文的運(yùn)行，既必須考慮發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)是什么樣的關(guān)系，又必須注意公文的內(nèi)容必須是本機(jī)關(guān)職責(zé)權(quán)力范圍內(nèi)的事，否則，就是違規(guī)或越權(quán)。（三）政府各部門(mén)行文規(guī)則政府各部門(mén)即是政府的職能部門(mén)，如省政府的××廳、××局。政府各部門(mén)在自己的權(quán)限內(nèi)，具體的行文規(guī)則包括：1、屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。2、政府各部門(mén)可以互相行文，如省農(nóng)業(yè)廳和省林業(yè)廳可以互相行文。3、政府各部門(mén)可以同下一級(jí)人民政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)互相行文，如省農(nóng)業(yè)廳和市農(nóng)業(yè)局互相行文，因?yàn)樗鼈冎g既存在對(duì)口職能業(yè)務(wù)工作上的緊密聯(lián)系，又存在這方面的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。4、政府各部門(mén)一般不得向下一級(jí)政府正式行文，但可以根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)對(duì)下一級(jí)人民政府行文。如省農(nóng)業(yè)廳或省林業(yè)廳得到了省人民政府的授權(quán)，可以在自己分工管理的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)下級(jí)政府行文。在行文時(shí)，還必須在正文的開(kāi)頭，說(shuō)明授權(quán)的機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。5、政府各部門(mén)可以以函的形式與下一級(jí)政府商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)。6、政府各部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。（四）聯(lián)合行文規(guī)則1、同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；2、政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；3、政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)，而且聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)、單位不僅要經(jīng)過(guò)協(xié)商對(duì)有關(guān)事項(xiàng)取得一致意見(jiàn)，而且必須是平級(jí)的。平級(jí)是聯(lián)合行文的必要條件。（五）協(xié)商一致的規(guī)則部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。（六）抄送規(guī)則1、向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。2、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。3、上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。（七）請(qǐng)示規(guī)則1．各級(jí)行政機(jī)關(guān)一般要逐級(jí)請(qǐng)示，不得越級(jí)請(qǐng)示。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。2．請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。3．請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事4