如何組織有效的會議

如何組織有效的會議

技術(shù)中心項目管理部—施平熱身：先來開一個會議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個共同點時間：8分鐘分組：1.阿泰、海峰、麗榮、雷雷2.張健、劉玲、左亮各小組需要確定一名主持人和一名記錄人熱身回顧是什么行為和心態(tài)導致你們的討論結(jié)果用一個比喻形容參加會議的心情用一個比喻形容主持會議的心情引子——摘自《中外管理》9/2000，作者：石言開會于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差。在我們?nèi)σ愿伴_各種名目的會議前，為什么就不抽空想想：一個好會到底該怎么開？目錄結(jié)構(gòu)真的要開會嗎一會前做好準備會中掌控節(jié)奏二三我們都開過哪些會？以制定產(chǎn)品接入流程為例，涉及如下會議啟動流程制定，通知相關(guān)部門并明確對口人收集相關(guān)部門對流程草案的意見，并溝通確認針對流程修改稿，組織相關(guān)部門最終確認并發(fā)布流程發(fā)布后，組織相關(guān)部門人員進行集中宣貫流程執(zhí)行過程中遇到問題，商討解決方案一、真的要開會嗎什么是會議？會議的界定三人以上聚在一起展開有組織的討論

有效達到明確的目的一、真的要開會嗎會議的目的是什么？傳達信息交流意見做出決定解決問題會議的功能一、真的要開會嗎會議效率不高的情況及原因參會人不清楚會議內(nèi)容證據(jù)不足沒有達成結(jié)論確定的工作沒有責任人參會人員遲到或早退臨近中午或下班開會有些人不必參加會議該參加的人沒有參加討論過于發(fā)散或跑題會議時間過長、拖沓達成結(jié)論事后眾說紛紜達成結(jié)果不了了之錯誤的對象及時間目的不清、準備不足缺乏主持技巧缺少記錄跟蹤一、真的要開會嗎無需開會的4個如果不開會必要人物不能出席有比開會更好的方法沒做充分的會前準備沒什么要特別討論的開會一、真的要開會嗎實戰(zhàn)：哪些會需要、哪些不需要一、真的要開會嗎目錄結(jié)構(gòu)真的要開會嗎一會前做好準備會中掌控節(jié)奏二三會前60%會中20%會后20%二、會前做好準備會前準備的重要性會前需要準備什么？二、會前做好準備明確會議目的和議題選擇適當?shù)膮舜_定會議的時間及地點發(fā)送通知并傳遞相關(guān)文件為什么要明確會議目的？當大家都清楚為什么開這個會，有助于…充分的會前準備及溝通討論聚焦，快速達成意見有效地控制并縮短會議時間二、會前做好準備制定議程的注意事項二、會前做好準備會前充分溝通，確認本次會議需要討論的議題議程應提前分發(fā)，使參會人員有備而來確定關(guān)鍵議題，并預留足夠時間根據(jù)輕重緩急列出討論先后順序常規(guī)議題先討論（時間短、易達成共識）一次會議不要安排太多的議題邀請必要的參會人員特殊專長：具備特殊技能的專家，能夠促進討論授權(quán)決策：能夠做出決策，并將工作授權(quán)給執(zhí)行人員，如部門經(jīng)理提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者有經(jīng)驗，能向其他成員提供有用意見提供信息：發(fā)起需求、引發(fā)討論或提供信息的人，如公司領導、業(yè)務人員、合作伙伴二、會前做好準備選擇適合的會議時間

二、會前做好準備盡量避免：剛上班、心緒混亂的時間開會臨近中午、饑腸轆轆的時間開會臨近下班、歸心似箭的時間開會沒有及時提前通知會議時間及地點馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限目錄結(jié)構(gòu)真的要開會嗎一會前做好準備會中掌控節(jié)奏二三會議開始前

三、會中掌控節(jié)奏會議即將開始前，做好如下工作：再次提醒參會人員，確認是否可以參會檢查會前需要準備的材料是否準備好到達會場，檢查會議設施，如座位數(shù)量、投影儀主持會議掌握節(jié)奏控制時間準時開始、準時結(jié)束開場白3~5分鐘，說明會議議程、指定記錄人維持秩序平息過激爭論，阻止跑題討論總結(jié)決議結(jié)束前預留時間，總結(jié)結(jié)論及Action會議過程中三、會中掌控節(jié)奏主持人及參會人常見錯誤開會前未事先通知要討論的重要議題

缺乏影響力、說服力，被參會人牽著鼻子走

每個議題上花的時間非常不均勻

沒有會議紀要，沒有明確會議結(jié)論及后續(xù)工作遲到/早退，進進出出

會前沒有充分準備，不了解會議要討論什么

做自己的事情，不參與會議討論

與其他參會人爭吵