如何組織有效的會(huì)議

如何組織有效的會(huì)議

技術(shù)中心項(xiàng)目管理部—施平熱身：先來(lái)開(kāi)一個(gè)會(huì)議題：找出小組成員之間肉眼無(wú)法觀察到的16個(gè)共同點(diǎn)時(shí)間：8分鐘分組：1.阿泰、海峰、麗榮、雷雷2.張健、劉玲、左亮各小組需要確定一名主持人和一名記錄人熱身回顧是什么行為和心態(tài)導(dǎo)致你們的討論結(jié)果用一個(gè)比喻形容參加會(huì)議的心情用一個(gè)比喻形容主持會(huì)議的心情引子——摘自《中外管理》9/2000，作者：石言開(kāi)會(huì)于中國(guó)好比是騎自行車(chē)，全球數(shù)量最多，水平卻極差。在我們?nèi)σ愿伴_(kāi)各種名目的會(huì)議前，為什么就不抽空想想：一個(gè)好會(huì)到底該怎么開(kāi)？目錄結(jié)構(gòu)真的要開(kāi)會(huì)嗎一會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)中掌控節(jié)奏二三我們都開(kāi)過(guò)哪些會(huì)？以制定產(chǎn)品接入流程為例，涉及如下會(huì)議啟動(dòng)流程制定，通知相關(guān)部門(mén)并明確對(duì)口人收集相關(guān)部門(mén)對(duì)流程草案的意見(jiàn)，并溝通確認(rèn)針對(duì)流程修改稿，組織相關(guān)部門(mén)最終確認(rèn)并發(fā)布流程發(fā)布后，組織相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行集中宣貫流程執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，商討解決方案一、真的要開(kāi)會(huì)嗎什么是會(huì)議？會(huì)議的界定三人以上聚在一起展開(kāi)有組織的討論

有效達(dá)到明確的目的一、真的要開(kāi)會(huì)嗎會(huì)議的目的是什么？傳達(dá)信息交流意見(jiàn)做出決定解決問(wèn)題會(huì)議的功能一、真的要開(kāi)會(huì)嗎會(huì)議效率不高的情況及原因參會(huì)人不清楚會(huì)議內(nèi)容證據(jù)不足沒(méi)有達(dá)成結(jié)論確定的工作沒(méi)有責(zé)任人參會(huì)人員遲到或早退臨近中午或下班開(kāi)會(huì)有些人不必參加會(huì)議該參加的人沒(méi)有參加討論過(guò)于發(fā)散或跑題會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、拖沓達(dá)成結(jié)論事后眾說(shuō)紛紜達(dá)成結(jié)果不了了之錯(cuò)誤的對(duì)象及時(shí)間目的不清、準(zhǔn)備不足缺乏主持技巧缺少記錄跟蹤一、真的要開(kāi)會(huì)嗎無(wú)需開(kāi)會(huì)的4個(gè)如果不開(kāi)會(huì)必要人物不能出席有比開(kāi)會(huì)更好的方法沒(méi)做充分的會(huì)前準(zhǔn)備沒(méi)什么要特別討論的開(kāi)會(huì)一、真的要開(kāi)會(huì)嗎實(shí)戰(zhàn)：哪些會(huì)需要、哪些不需要一、真的要開(kāi)會(huì)嗎目錄結(jié)構(gòu)真的要開(kāi)會(huì)嗎一會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)中掌控節(jié)奏二三會(huì)前60%會(huì)中20%會(huì)后20%二、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備的重要性會(huì)前需要準(zhǔn)備什么？二、會(huì)前做好準(zhǔn)備明確會(huì)議目的和議題選擇適當(dāng)?shù)膮?huì)人確定會(huì)議的時(shí)間及地點(diǎn)發(fā)送通知并傳遞相關(guān)文件為什么要明確會(huì)議目的？當(dāng)大家都清楚為什么開(kāi)這個(gè)會(huì)，有助于…充分的會(huì)前準(zhǔn)備及溝通討論聚焦，快速達(dá)成意見(jiàn)有效地控制并縮短會(huì)議時(shí)間二、會(huì)前做好準(zhǔn)備制定議程的注意事項(xiàng)二、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)前充分溝通，確認(rèn)本次會(huì)議需要討論的議題議程應(yīng)提前分發(fā)，使參會(huì)人員有備而來(lái)確定關(guān)鍵議題，并預(yù)留足夠時(shí)間根據(jù)輕重緩急列出討論先后順序常規(guī)議題先討論（時(shí)間短、易達(dá)成共識(shí)）一次會(huì)議不要安排太多的議題邀請(qǐng)必要的參會(huì)人員特殊專(zhuān)長(zhǎng)：具備特殊技能的專(zhuān)家，能夠促進(jìn)討論授權(quán)決策：能夠做出決策，并將工作授權(quán)給執(zhí)行人員，如部門(mén)經(jīng)理提供意見(jiàn)：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者有經(jīng)驗(yàn)，能向其他成員提供有用意見(jiàn)提供信息：發(fā)起需求、引發(fā)討論或提供信息的人，如公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、合作伙伴二、會(huì)前做好準(zhǔn)備選擇適合的會(huì)議時(shí)間

二、會(huì)前做好準(zhǔn)備盡量避免：剛上班、心緒混亂的時(shí)間開(kāi)會(huì)臨近中午、饑腸轆轆的時(shí)間開(kāi)會(huì)臨近下班、歸心似箭的時(shí)間開(kāi)會(huì)沒(méi)有及時(shí)提前通知會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)馬拉松會(huì)議，一小時(shí)為宜，二小時(shí)為極限目錄結(jié)構(gòu)真的要開(kāi)會(huì)嗎一會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)中掌控節(jié)奏二三會(huì)議開(kāi)始前

三、會(huì)中掌控節(jié)奏會(huì)議即將開(kāi)始前，做好如下工作：再次提醒參會(huì)人員，確認(rèn)是否可以參會(huì)檢查會(huì)前需要準(zhǔn)備的材料是否準(zhǔn)備好到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)施，如座位數(shù)量、投影儀主持會(huì)議掌握節(jié)奏控制時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束開(kāi)場(chǎng)白3~5分鐘，說(shuō)明會(huì)議議程、指定記錄人維持秩序平息過(guò)激爭(zhēng)論，阻止跑題討論總結(jié)決議結(jié)束前預(yù)留時(shí)間，總結(jié)結(jié)論及Action會(huì)議過(guò)程中三、會(huì)中掌控節(jié)奏主持人及參會(huì)人常見(jiàn)錯(cuò)誤開(kāi)會(huì)前未事先通知要討論的重要議題

缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)人牽著鼻子走

每個(gè)議題上花的時(shí)間非常不均勻

沒(méi)有會(huì)議紀(jì)要，沒(méi)有明確會(huì)議結(jié)論及后續(xù)工作遲到/早退，進(jìn)進(jìn)出出

會(huì)前沒(méi)有充分準(zhǔn)備，不了解會(huì)議要討論什么

做自己的事情，不參與會(huì)議討論

與其他參會(huì)人爭(zhēng)吵