姬教授-干部管理培訓(xùn)

企業(yè)辦公室管理干部培訓(xùn)主講：姬瑞環(huán)中共中央辦公廳電子科技學(xué)院教授中國高教學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會常務(wù)理事國家秘書職業(yè)資格鑒定專家委員會委員聯(lián)系電話-mail：jiruihuan@2/4/20231研究方向與著述成果研究：公文寫作、秘書學(xué)、公務(wù)員制度、口才藝術(shù)近年主要著作成果：《毛澤東的寫作藝術(shù)》，時事出版社《常用公文寫作方法與技巧》中國人事出版社《講話稿寫作方法與技巧》中國人事出版社《競爭上崗演講與答辯》，中國人事出版社《秘書學(xué)教程》，海洋出版社《文書學(xué)》，中國人民大學(xué)出版社《商務(wù)文書寫作與處理》中國人民大學(xué)出版社《信息與秘書工作概論》冶金工業(yè)出版社2/4/20232第一單元企業(yè)辦公室行政管理2/4/20233專題一：正確認(rèn)識辦公室管理崗位辦公室管理崗位定位與工作要求辦公室人員角色認(rèn)知與素質(zhì)要求2/4/20234一、辦公室管理崗位定位與工作要求（一）辦公室管理崗位的地位與職能重要地位：中心、樞紐、窗口中心：管理運轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、會議管理中心、綜合統(tǒng)計中心、信訪接待中心。樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。窗口：聯(lián)結(jié)內(nèi)外的紐帶，代表社會組織的形象。

職能：管理、協(xié)調(diào)、控制、服務(wù)2/4/20235一、辦公室管理崗位定位與工作要求（二）辦公室管理工作的內(nèi)容與宗旨

按內(nèi)容分：辦文；辦會；辦事（“三辦”）。

工作宗旨：輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)與維護企業(yè)利益，提升企業(yè)綜合競爭能力。（三）辦公室管理工作的特點

服務(wù)性；綜合性；程序性；被動性；機要性。2/4/20236一、辦公室管理崗位定位與工作要求（四）辦公室管理工作的方向

不斷優(yōu)化硬件和工作環(huán)境

積極推進建章立制工作

努力營造和諧人文氛圍

切實加強“形象工程”建設(shè)（五）辦公室管理工作的基本要求

嚴(yán)謹(jǐn)周密

雙效合一

安全保密

精簡務(wù)實2/4/20237二、辦公室人員角色認(rèn)知與素質(zhì)要求（一）辦公室人員角色認(rèn)知與角色意識

1.角色認(rèn)知（干什么）

筆桿子、辦事員、領(lǐng)導(dǎo)助手、參謀智囊

2.角色意識（怎么干）服從意識全局意識責(zé)任意識創(chuàng)新意識奉獻意識信息意識程序意識學(xué)習(xí)意識2/4/20238二、辦公室人員角色認(rèn)知與素質(zhì)要求（二）全面優(yōu)化辦公室人員職業(yè)素質(zhì)

1.辦公室人員綜合素質(zhì)情商（良好的心理品質(zhì)；職業(yè)的注意力；調(diào)控力；意志力；人際關(guān)系協(xié)調(diào)）智商（觀察力、記憶力、想象力、判斷能力、思維能力、應(yīng)變能力）文化品位出色表達現(xiàn)代辦公意識管理（輔助領(lǐng)導(dǎo)增強內(nèi)部凝聚力、外部向心力）2/4/20239二、辦公室人員角色認(rèn)知與素質(zhì)要求（二）全面優(yōu)化辦公室人員職業(yè)素質(zhì)

2.辦公室人員業(yè)務(wù)本領(lǐng)較高的政策水平（自覺學(xué)習(xí)，領(lǐng)會，貫徹；依法辦事）較強的綜合分析能力（調(diào)研能力、思維能力、表達能力）較強的應(yīng)急反應(yīng)能力。出色的溝通協(xié)調(diào)能力。豐富的統(tǒng)籌管理經(jīng)驗。首要能力：學(xué)習(xí)關(guān)鍵能力：交際必備能力：專業(yè)

2/4/202310二、行政辦公人員角色認(rèn)知與素質(zhì)要求（二）全面優(yōu)化辦公室人員職業(yè)素質(zhì)

3.辦公室人員的八大核心技能

公務(wù)接待會議管理電話技巧時間管理公文處理文件檔案管理技巧專業(yè)文稿演示與即席演講技巧熟練應(yīng)用電腦2/4/202311專題二：把握領(lǐng)導(dǎo)意圖與實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)意圖的含義與獲取途徑把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的要求與換位思考為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)2/4/202312一、領(lǐng)導(dǎo)意圖的含義與獲取途徑（一）領(lǐng)導(dǎo)意圖的含義

領(lǐng)導(dǎo)在布置工作、下達任務(wù)、發(fā)出指令時的本意及其希望達到的標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo)。（二）獲取領(lǐng)導(dǎo)意圖的途徑

1.從主動詢問中獲得；

2.從領(lǐng)導(dǎo)批示中領(lǐng)會；

3.從平時言談中捕捉；

4.從講話材料中把握；

5.從積零為整中綜合。2/4/202313二、把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的要求與換位思考（一）把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的要求

1.準(zhǔn)確

2.全面

3.提煉

4.增強“貼近度”（二）善于換位思考

1.從現(xiàn)實角度看問題（當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的主要問題）

2.從全局角度看問題（與其他企業(yè)的主要差距）

3.從未來角度看問題（對企業(yè)發(fā)展的獨到見解）

4.從實踐角度看問題（怎樣立即解決問題）

5.從上下結(jié)合角度看問題（與上級要求相銜接）2/4/202314三、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)（一）優(yōu)質(zhì)服務(wù)的范疇智囊性服務(wù)程序性服務(wù)臨時性服務(wù)（二）優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求圍繞中心保障重點重視細(xì)節(jié)務(wù)虛與務(wù)實相統(tǒng)一效率與效益相統(tǒng)一

2/4/202315三、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對行政辦公人員的期待（測評）

1．你知道領(lǐng)導(dǎo)在組織中的職責(zé)范圍和全部活動嗎?你是否了解領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)?你怎樣將目標(biāo)同組織的總目標(biāo)相結(jié)合?2．領(lǐng)導(dǎo)外出期間，你仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理他交辦的各項工作?3．你是否幫領(lǐng)導(dǎo)安排活動日程、協(xié)調(diào)約會，使領(lǐng)導(dǎo)如期踐約，一切不用領(lǐng)導(dǎo)催促?你是否很會安排時間?4．別人不提醒，你能否主動完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)?2/4/202316三、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對行政辦公人員的期待（測評）

5．你對待領(lǐng)導(dǎo)的同事、來訪者是否有禮貌?能尊重人、肯幫助人、并把別人的事放在心上嗎?6．你是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎?能否提出新的設(shè)想和建議供領(lǐng)導(dǎo)參考？能否經(jīng)常采用新方法改進工作?能否制訂新的工作制度或工作程序?你的工作是否有條理?7．你是一個機智的人嗎?能否主動地解決一些問題而不麻煩領(lǐng)導(dǎo)?你害怕困難嗎?8．你能否提高文件運轉(zhuǎn)效率?能否及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上擱置很久而其領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件?能否及時地從其領(lǐng)導(dǎo)那里取來領(lǐng)導(dǎo)正需要的文件?2/4/202317三、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對行政辦公人員的期待（測評）

9．你所具備的辦公技能(例如電腦操作、文字處理、文件歸檔、接打電話、接待服務(wù)等)是否無可指責(zé)?10．你在危急關(guān)頭是否沉著冷靜?當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，你是否仍能平靜地繼續(xù)工作?11．你對領(lǐng)導(dǎo)的忠誠值得信賴嗎?領(lǐng)導(dǎo)能把一些機密信息資料委托給你嗎?12．你是否有較廣的閱讀面和知識面?是否經(jīng)常提醒領(lǐng)導(dǎo)注意本企業(yè)及與領(lǐng)導(dǎo)者有關(guān)的出版物?2/4/202318三、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對行政辦公人員的期待（測評）

13．你是否成為本企業(yè)有價值的信息來源?而這些信息靠領(lǐng)導(dǎo)自己很難獲得、不便獲得或不能獲得?14．你是否有個人學(xué)習(xí)計劃?是否學(xué)習(xí)管理方面的知識或參與管理活動?是否愿意更多地了解領(lǐng)導(dǎo)的工作、同事、顧客以及領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)?15．你的語言表達是否清晰?能否以書面或口頭方式簡要匯報情況?能否準(zhǔn)確傳達領(lǐng)導(dǎo)指示?能否了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于某項政策和行動的想法，并準(zhǔn)確地傳達給別人?16．你是否按時完成工作?是否根據(jù)需要自愿加班?2/4/202319三、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對行政辦公人員的期待（測評）

17．你能否像管理者那樣，必要時將未做完的工作委托他人，并督促他人完成?18．在領(lǐng)導(dǎo)不插手時，你能否替領(lǐng)導(dǎo)處理每日的例行公事?19．在調(diào)研工作中是否稱職?能否收集資料、調(diào)查事情經(jīng)過，并寫出有事實、有分析、有建議的調(diào)查報告?20．你是細(xì)心的人嗎？能否記住一些重要日期(如紀(jì)念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等)，代領(lǐng)導(dǎo)為上級、客戶、朋友或家庭安排好慶祝、慰問或相應(yīng)活動?

啟示……

參考香港勤十緣出版社調(diào)研數(shù)據(jù)2/4/202320專題三：團隊建設(shè)與人際關(guān)系協(xié)調(diào)建設(shè)一支優(yōu)秀的團隊協(xié)調(diào)處理好人際關(guān)系遵守立身處事的規(guī)則處理人際關(guān)系的理念2/4/202321一、建設(shè)一支優(yōu)秀的團隊（一）團隊建設(shè)的理念

沒有全能的個人，只有全能的團隊。（二）優(yōu)秀團隊的特質(zhì)

共同的追求目標(biāo)共同的工作宗旨共克時艱的精神協(xié)調(diào)一致的步調(diào)精誠合作的品質(zhì)優(yōu)勢互補的隊伍

2/4/202322一、建設(shè)一支優(yōu)秀的團隊（三）團隊建設(shè)的條件與途徑有一個善于用人的組織者培養(yǎng)團隊成員之間的信任感2/4/202323一、建設(shè)一支優(yōu)秀的團隊（四）在團隊建設(shè)中體現(xiàn)的人文關(guān)懷智商重要，情商更重要；能力重要，態(tài)度更重要；戰(zhàn)術(shù)重要，戰(zhàn)略更重要；奉獻重要，感恩更重要；事業(yè)重要，家庭更重要；工作重要，身體更重要。2/4/202324二、協(xié)調(diào)處理好人際關(guān)系（一）處理與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的原則（對領(lǐng)導(dǎo)個體）服從領(lǐng)導(dǎo)，不能越位用權(quán)；貼緊服務(wù)，自覺忠于職守；善于溝通，實現(xiàn)默契配合；及時諫言，恰當(dāng)拾遺補缺。（二）處理與領(lǐng)導(dǎo)集體關(guān)系的原則（對領(lǐng)導(dǎo)集體）

既為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)；維護領(lǐng)導(dǎo)集體團結(jié)，努力化解矛盾；妥善處理多頭指示，避免產(chǎn)生矛盾；明確領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工，注重規(guī)范請示。2/4/202325二、協(xié)調(diào)處理好人際關(guān)系（三）處理上下關(guān)系的藝術(shù)

1.正確處理與上級的關(guān)系了解領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)尊重領(lǐng)導(dǎo)支持領(lǐng)導(dǎo)2/4/202326二、協(xié)調(diào)處理好人際關(guān)系（三）處理上下關(guān)系的藝術(shù)

2.正確處理與下級的關(guān)系了解下屬公正對待滿足正當(dāng)需要激勵下屬工作

第一步，找出適合下屬的激勵方式。第二步，提供給下屬重視的東西。第三步，感謝并認(rèn)可下屬的優(yōu)異表現(xiàn)。第四步，隨時對執(zhí)行成果進行評估。

2/4/202327二、協(xié)調(diào)處理好人際關(guān)系（四）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)性格特點確定溝通策略

1.穩(wěn)重型領(lǐng)導(dǎo)：習(xí)慣于在決策時把握細(xì)節(jié)，提問題多，極少流露感情。溝通要領(lǐng)：多注重細(xì)節(jié)，量化的信息盡量準(zhǔn)確、詳細(xì)，直接進入主題，不需要態(tài)勢語輔助。

2.溫和型領(lǐng)導(dǎo)：講話有條理、有感情，善于傾聽下屬意見。溝通要領(lǐng)：應(yīng)注意盡量保持微笑面容，親切態(tài)度，宜用提問方法征詢領(lǐng)導(dǎo)意見。2/4/202328二、協(xié)調(diào)處理好人際關(guān)系（四）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)性格特點確定溝通策略

3.好勝型領(lǐng)導(dǎo)：直來直去的表達習(xí)慣，熱情幽默，有時比較夸張。溝通要領(lǐng)：要注意不用太多寒暄，直接切入主題，表達簡明扼要，保持目光的交流以顯示自己的要領(lǐng)。

4.支配型領(lǐng)導(dǎo)：做事果斷，表達刻板，習(xí)慣指揮并用命令的口吻說話。溝通要領(lǐng)：虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見，要觀察、體察、洞察、覺察，掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖。2/4/202329三、遵守立身處事的規(guī)則（一）行政領(lǐng)導(dǎo)的立身規(guī)則

1.學(xué)習(xí)上要先人一步學(xué)習(xí)政治理論（大氣）學(xué)習(xí)規(guī)章制度（底氣）學(xué)習(xí)科學(xué)文化（靈氣）學(xué)習(xí)專業(yè)知識（才氣）學(xué)習(xí)先進模范（正氣）

2.作風(fēng)上要勝人一籌作風(fēng)是指生活、工作、學(xué)習(xí)、思想等方面一貫反映出來的態(tài)度、行為，是個人世界觀的外在表現(xiàn)。行政領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范。2/4/202330三、遵守立身處事的規(guī)則（一）行政領(lǐng)導(dǎo)的立身規(guī)則

3.素質(zhì)上要強人一分做到知識、智力、素質(zhì)、覺悟等方面的完美結(jié)合。

4.工作上要快人一拍對內(nèi)服務(wù)要突出效果；對外服務(wù)要塑造形象。

5.管理上要高人一招一是打造優(yōu)秀團隊，發(fā)揮整體活力；二是加強制度建設(shè)，推行目標(biāo)管理；三是建立長效機制，嚴(yán)格監(jiān)管自律。2/4/202331三、遵守立身處事的規(guī)則（二）辦公室工作人員的處事規(guī)則

1.份內(nèi)工作決不推托，并主動協(xié)助同事工作；

2.掌握自己的情緒，做情緒的主人；

3.把同事當(dāng)作客人，盡力做到同事滿意；

4.懂得鼓勵他人，用贊揚代替批評；

5.隨時讓同事知道你對他的感激；

6.尊重個人隱私，公私之間分明；

7.樂于向同事提供資訊與經(jīng)驗，分享成功快樂；

8.不居功自傲，有容人之短的雅量。2/4/202332四、處理人際關(guān)系的理念人際關(guān)系雙向原則學(xué)人者人恒學(xué)之；助人者人恒助之；敬人者人恒敬之；愛人者人恒愛之。說人者人恒說之；整人者人恒整之；害人者人恒害之；耍人者人恒耍之；虛偽應(yīng)付人者人恒虛偽應(yīng)付之。2/4/202333專題四：匯報工作的規(guī)則與技巧

工作匯報知多少工作匯報前必做的準(zhǔn)備工作匯報的要求口頭匯報基本方法書面匯報基本要領(lǐng)2/4/202334一、工作匯報知多少（一）工作匯報的含義及目的含義：

下級向上司匯報工作情況及重要事項，反饋重要信息，回答上司詢問，求得上司指導(dǎo)的行為。目的：陳述工作，請求指導(dǎo)。報告業(yè)績，展現(xiàn)才干。表達尊重，溝通感情。

2/4/202335一、工作匯報知多少（二）工作匯報的種類按照匯報方式分：

書面匯報、口頭匯報按照匯報內(nèi)容分：

工作匯報、情況匯報、答復(fù)匯報工作落實情況匯報按照匯報時間分：

定期匯報、隨機匯報、中途匯報

2/4/202336二、工作匯報前必做的準(zhǔn)備（一）了解上司及相關(guān)因素了解上司：類型與期望相關(guān)因素：背景、環(huán)境、條件、時間（二）準(zhǔn)備充足的資料數(shù)量類別（三）與直接上司進行必要的溝通尋求指導(dǎo)確定基調(diào)2/4/202337三、工作匯報的要求（一）選擇適當(dāng)時機，勤于匯報。完成任務(wù)時，立即匯報；工作進行到一定階段時，必須匯報；預(yù)料工作難以按時完成時，及時匯報。不適于匯報的時機上司準(zhǔn)備外出時上司處理急事時上司情緒不好時上司身體不適時2/4/202338三、工作匯報的要求（二）匯報多少要講“度”，不要事事匯報。

頻繁匯報，上司煩心，同事議論；很少匯報，上司疑心，不夠明智。看工作進程：到一定階段，取得初步成績。需要匯報前一段工作和匯報后一階段的打算。看工作性質(zhì)：需要匯報就要匯報。看與上司私交：私交很深，可以適當(dāng)從寬。2/4/202339三、工作匯報的要求（三）選擇匯報方式定期匯報及時匯報中途匯報口頭匯報書面匯報（四）兼顧效度（有效性）與信度（真實性）2/4/202340四、口頭匯報基本方法

（適合“聽眾型”上司）（一）適用范圍內(nèi)容比較簡單的事項上司急于了解的事項形勢緊急的事項口頭匯報在前，書面匯報隨后2/4/202341四、口頭匯報基本方法

（適合“聽眾型”上司）（二）口頭匯報注意事項對面談話，上司經(jīng)常當(dāng)面發(fā)問，下屬要充分準(zhǔn)備；珍惜時間，抓住中心問題，切忌眉毛胡子一把抓；準(zhǔn)確肯定，避免“大概”、“也許”等模糊詞匯；講究順序，輕重緩急有所側(cè)重，先重要，后一般，先給出結(jié)論，后補充論據(jù)。（倒金字塔型）口頭匯報是展示口才的良機，要高度重視，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。盡量不采用電話匯報的形式。善于使用匯報工具.2/4/202342四、口頭匯報基本方法

（適合“聽眾型”上司）（三）注意評估匯報效果1.匯報現(xiàn)場狀況（善于觀察）關(guān)注度認(rèn)同感參與性（插話、提問、交流……）2.匯報之后反映（善于思考）繼續(xù)了解持續(xù)話題認(rèn)識轉(zhuǎn)變2/4/202343四、口頭匯報基本方法

（適合“聽眾型”上司）（四）找出匯報差距形式方面（手段、方式、輔助工具等）內(nèi)容方面（事實、數(shù)據(jù)、案例等）態(tài)度方面（重視程度、準(zhǔn)備是否充分）2/4/202344五、書面匯報基本要領(lǐng)

（適合“讀者型”上司）（一）工作匯報（報告）的寫法旨在向上司匯報工作進展情況，以便上司協(xié)調(diào)和掌握下屬工作情況，加強指導(dǎo)。寫作方法：（1）標(biāo)題：部門名稱+匯報事項+文種例：人力資源部關(guān)于新員工崗前培訓(xùn)工作的報告（2）開頭：對前一段工作作概括性說明。包括：工作針對的時間、主要工作事項、工作進程、總體效果評價等。2/4/202345五、書面匯報基本要領(lǐng)

（適合“讀者型”領(lǐng)導(dǎo)）（3）主體內(nèi)容：重點回顧工作開展情況和主要成績；提煉工作中取得的經(jīng)驗和體會；找出主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進辦法；對今后工作提出意見或表述做好工作的愿望。（4）結(jié)尾：使用“特此報告，請審閱”或“特此報告”等結(jié)語。2/4/202346五、書面匯報基本要領(lǐng)

（適合“讀者型”領(lǐng)導(dǎo)）

注意事項敘述為主。按時間順序、工作過程概述工作內(nèi)容及完成情況，避免羅列事例。重點突出。突出公司中心工作進展情況及主要成績；點面結(jié)合。既有典型事例，又注重對面上工作的概括敘述，適當(dāng)使用數(shù)據(jù)，增強說服力。

實例2/4/202347五、書面匯報基本要領(lǐng)

（適合“讀者型”領(lǐng)導(dǎo)）

2.工作落實情況匯報：向前來檢查工作的上司匯報工作落實情況。寫作方法：（1）導(dǎo)語：表示歡迎，概括總體情況及取得的成效；（2）主體部分：可分為四個部分安排。工作落實情況：領(lǐng)導(dǎo)重視，組織學(xué)習(xí)，建立機制，提高員工認(rèn)識，主管部門精心組織協(xié)調(diào)工作，制定落實工作的具體方案，組織全員培訓(xùn)，落實細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，各基層部門如何落實方案，統(tǒng)一認(rèn)識，穩(wěn)步推進。2/4/202348五、書面匯報基本要領(lǐng)

（適合“讀者型”領(lǐng)導(dǎo)）取得成效：思想轉(zhuǎn)變，認(rèn)識提高，要求落實到位，工作更規(guī)范、質(zhì)量與效率提高，達到上級要求的目標(biāo)。存在問題：認(rèn)識上的差距，新舊工作方式的矛盾沖突等。說明總體符合要求，細(xì)節(jié)有待提高。今后建議：繼續(xù)做好上級交辦工作，努力解決以往工作中存在問題，其他需要進一步提升的工作。（3）結(jié)尾部分對上級的關(guān)心與支持表示感謝，表示工作有進步，但仍有差距，下一步爭取做得更好。實例2/4/202349五、書面匯報基本要領(lǐng)

（適合“讀者型”領(lǐng)導(dǎo)）

注意事項圍繞上級要求或目標(biāo)的實現(xiàn)情況進行匯報。要“新”：新變化，新情況，新經(jīng)驗，新收獲。謙虛謹(jǐn)慎，不說大話和過頭話。善于用事實或數(shù)據(jù)說明問題。2/4/202350六、工作匯報原則與技巧（一）理性的匯報原則務(wù)實與務(wù)虛結(jié)合宏觀與微觀并重報喜與報憂兼顧2/4/202351六、工作匯報原則與技巧（二）常規(guī)心態(tài)下的匯報技巧抑制主動性寵辱不必驚忌攬功推過成績歸領(lǐng)導(dǎo)實話與實說2/4/202352六、工作匯報原則與技巧（三）匯報工作的良好心態(tài)一要心平氣和，不能抱怨聲討；二要換位思考，多替對方著想；三要敢作敢當(dāng)，不能殃及別人；四要沉著自信，不能唯唯諾諾；自己受委屈時，不能有倒霉蛋的感覺；受到上司批評不要反映過度，應(yīng)虛心接受，適當(dāng)溝通，擇機闡述理由；上司指導(dǎo)工作，要專注傾聽，及時反應(yīng)，明確表態(tài)；在上司面前，不急于表現(xiàn)自己，也不急于糾正別人，再聽一聽，再看一看，再琢磨琢磨。2/4/202353六、工作匯報原則與技巧（四）注意事項不要忽略同事和下屬的支持不要單純地討好上司不要只與某一位上司搞好關(guān)系（注意等距離交往）不要越級匯報工作不要在上司面前發(fā)牢騷避免只見樹木不見森林（看整體、看全局）不要將功勞記在自己一個人頭上不要推脫上司委派的事情不要答應(yīng)做不到的事情2/4/202354七、善于提出“合理化建議”（一）提建議前的準(zhǔn)備適時、適景、適言、適人——適度；盡可能少地打擾上司的日常工作；站在上司角度考慮問題；注意內(nèi)容與形式的統(tǒng)一；給上司提供選擇建議的余地。2/4/202355七、善于提出“合理化建議”（二）提建議的各種忌諱不要抱著改變上司主意的心情去爭論，不要試圖“贏”得爭論，只要陳述己見即可；不要過分強調(diào)分歧意見，要多看共同之處；提出反對意見之前，必須了解上司立場，不要假定意見有分歧；不要提出使上司難堪的意見；2/4/202356七、善于提出“合理化建議”（二）提建議的各種忌諱聽上司講話避免煩躁情緒，不打斷上司講話，不要皺眉、搖頭，講話要溫和愉快；表達意見有選擇性，不要對所有意見都挑剔；對工作中的失誤敢于擔(dān)當(dāng)，不要聲討別人；發(fā)表個人意見時，不要貶低別人。2/4/202357七、善于提出“合理化建議”（三）提建議的注意事項不要急于否定上司原來的想法不要以為上司不愿聽建議不要夾雜私怨不要損害上司尊嚴(yán)建議不被接受，不要怕丟面子要善于理解上司意圖要站在上司角度考慮問題2/4/202358第二單元企業(yè)行政人員公文寫作2/4/202359第一專題公文寫作規(guī)則2/4/202360一、認(rèn)識公文寫作的根本特點

公文寫作不同于一般文章的寫作，也區(qū)別于論文寫作，它屬于應(yīng)用寫作范疇。由此決定了特有的規(guī)范。接目的：為企業(yè)管理服務(wù)，排斥個性化寫作。內(nèi)容：真實地反映事實，排斥文學(xué)手法。格式：具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。表達：采用應(yīng)用文體，恰當(dāng)運用公文術(shù)語。時限：在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)。2/4/202361二、熟悉公文寫作的基本步驟（一）準(zhǔn)備工作階段思想準(zhǔn)備：目的？根據(jù)？主題？文種？重點？材料準(zhǔn)備：圍繞主題收集材料方案準(zhǔn)備：構(gòu)思，篇章，框架。2/4/202362二、熟悉公文寫作的基本步驟（二）正式起草階段（操作要領(lǐng)）擬寫規(guī)范的標(biāo)題；設(shè)計開頭和結(jié)尾；安排主體結(jié)構(gòu)；確定表達方式。2/4/202363二、熟悉公文寫作的基本步驟（三）加工修改階段作用：保障更加準(zhǔn)確、鮮明、簡練。范圍：內(nèi)容：主題、觀點、材料、數(shù)據(jù)等。文字：消滅訛、奪、衍、倒。方法：讀改法；代改法；討論法；冷處理法。鏈接語言修改2/4/202364三、符合公文寫作的基本要求1.起筆入題目的明確：為了什么？行文有據(jù)：根據(jù)什么？主旨單一：要干什么？2.內(nèi)容合法、務(wù)實、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖合法務(wù)實領(lǐng)會意圖2/4/202365三、符合公文寫作的基本要求3.文字表達準(zhǔn)確：概念、分寸、語法、要素鮮明：觀點、標(biāo)題、褒貶、段旨簡練：錘煉、空話、篇幅、層次得體：文體、書面、術(shù)語2/4/202366三、符合公文寫作的基本要求4.符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-1999)眉首：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識；發(fā)文字號；密級與保密期限；緩急時限；簽發(fā)人標(biāo)識；份號。主體：標(biāo)題；主送機關(guān)；正文；附件；生效標(biāo)識；成文日期；附注。版記：主題詞；抄送機關(guān)；印制說明。2/4/202367第二專題企業(yè)常用公文寫作方法2/4/202368一、怎樣寫請示（一）請示的用途1.對上級的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應(yīng)本單位情況，需要變通處理的問題，請求上級予以解釋、指示與認(rèn)可。2.請求審批或批轉(zhuǎn)本單位制定的重要文件。3.請求批準(zhǔn)人員編制、機構(gòu)設(shè)置、干部任免、經(jīng)費預(yù)算以及對人員或事故的處理。4.請求協(xié)調(diào)解決本單位無法解決的問題。5.根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。2/4/202369一、怎樣寫請示（二）請示的分類1.請求指示：

2.請求批準(zhǔn)：

3.請求批轉(zhuǎn)：

2/4/202370一、怎樣寫請示（三）請示的寫作要領(lǐng)1.標(biāo)題：概括事由，避免歧義，文種正確。

例如：××公司關(guān)于更新庫房消防設(shè)施的請示

歧義：××局關(guān)于增設(shè)老干部辦公室的請示2.主送機關(guān)頂格標(biāo)寫一個直接上級單位名稱，不要多頭主送；內(nèi)部請示可以直接寫領(lǐng)導(dǎo)者姓名。2/4/202371一、怎樣寫請示（三）請示的寫作要領(lǐng)

3.正文

開頭：說明行文根據(jù)、目的，交代請示事項的背景。主體：提出請示事項和本單位意見、建議或方案。要積極幫助上級機關(guān)出謀獻策，不能上交矛盾。結(jié)尾：恰當(dāng)使用結(jié)語?！耙陨险埵就追?，請指示?！?/p>

“以上請示如無不妥，請批準(zhǔn)?！?/p>

“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)××執(zhí)行?！?/p>

“特此請示，請予審批。”2/4/202372一、怎樣寫請示（四）起草請示的思維模式因為什么請示——對于原因、目的說明請示什么問題——提出請示的主題內(nèi)容怎樣解決問題——提出解決問題的建議或方案請求上級回復(fù)——結(jié)尾用語的使用有無附件說明——根據(jù)需要確定使用與否

例文1例文2

病文2/4/202373二、怎樣寫通知（一）用途用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（二）特點

1.內(nèi)容單純，行文靈活簡便。

2.表述具體，可操作性強。

3.時效性強，需要及時周知或執(zhí)行。2/4/202374二、怎樣寫通知（三）分類

1.指示性通知

2.規(guī)定性通知

3.知照性通知

4.事務(wù)性通知

5.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知

6.任免性通知2/4/202375

（四）指示性通知起草方法（分層表達式）

1.導(dǎo)語：說明指示事項的背景、強調(diào)發(fā)文目的、依據(jù)或說明問題現(xiàn)狀、嚴(yán)重性與危害性。

2.主體：圍繞主題，分項說明要求收文機關(guān)領(lǐng)會、知曉、執(zhí)行、承辦的事項。橫向（并列式）結(jié)構(gòu)：將主題內(nèi)容分解為幾方面，分別展開說明。指示性通知;橫向結(jié)構(gòu)縱向（遞進式）結(jié)構(gòu)：指導(dǎo)思想、工作任務(wù)、措施要求等。為什么——干什么——怎么干二、怎樣寫通知2/4/202376二、怎樣寫通知

3.結(jié)尾部分的多種方法意盡言止。結(jié)語：以上事項，請認(rèn)真貫徹（遵照、研究、參照）執(zhí)行。圍繞主題發(fā)出號召。說明注意事項。

撰寫指示性通知的注意事項：闡明政策法規(guī)依據(jù)，增強發(fā)文的權(quán)威性。加強執(zhí)行措施的可行性研究，爭取好效果。講究行文的條理性與邏輯性，便于閱讀領(lǐng)會理解。注重發(fā)文時限。2/4/202377二、怎樣寫通知（五）知照性通知

用于通知一般性工作事項。要素：工作事項、承辦人、時間、要求等，要具體說明。會議通知（根據(jù)需要確定正文篇章形式)

篇段合一式：用于小規(guī)模、內(nèi)部會議。思考練習(xí)：某研究院準(zhǔn)備于12月底某日下午召開2010年度科技成果表彰大會，各部、處、研究所組織本部門人員參加。地點在主樓學(xué)術(shù)報告廳。鏈接例文分層表達式：用于高層次機關(guān)召開重要會議。分層表達2/4/202378二、怎樣寫通知（六）事務(wù)性通知（使用很普遍）臨時布置任務(wù)或檢查任務(wù)完成情況；成立或撤銷機構(gòu)；啟用或停用印章；辦公地點遷移；節(jié)假日放假安排等。擬寫這類通知，要做到內(nèi)容考慮周密、語言表達簡潔、發(fā)文及時迅速，確保告知的信息準(zhǔn)確無誤。

物業(yè)通知衛(wèi)生廳2/4/202379

一、通報用途與類別

（一）用途用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。（二）分類表揚性通報；批評性通報；情況通報。二、例文演示與分析表彰性通報;批評性通報

三、起草通報的思維模式（三步棋）發(fā)生什么事？我們怎么看？我們怎么辦？三、怎樣起草通報2/4/202380

四、表彰與批評性通報的寫作要領(lǐng)（一）敘述事實，采用記敘方式。要素完整，概述為主。（二）表明態(tài)度，采用議論方式。緊密圍繞事實表態(tài)，就事論理。（三）說明表彰或批評方法，提出指導(dǎo)性意見或希望。五、注意事項

1.搞清基本事實，確保準(zhǔn)確無誤。

2.講究語言表達質(zhì)量，恰如其分，不說過頭話。

3.及時行文，獲得最佳效果。

三、怎樣起草通報2/4/202381四、怎樣寫會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的用途與類型

用途：會議紀(jì)要用于記載和傳達會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達貫徹執(zhí)行的依據(jù)。

種類：1.決議性紀(jì)要；

2.部署性紀(jì)要；

3.學(xué)術(shù)性紀(jì)要；

4.消息性紀(jì)要。2/4/202382四、怎樣寫會議紀(jì)要（二）會議紀(jì)要的格式構(gòu)成文頭部分：紀(jì)要名稱、編制單位、編制日期。主體部分：(標(biāo)題)、正文。文尾部分：主題詞、報送單位、印制說明。2/4/202383四、怎樣寫會議紀(jì)要

（三）正文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

衡量紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)：

——會議概況交代清楚

——主要精神概括準(zhǔn)確

——決定事項清楚完整

2/4/202384四、怎樣寫會議紀(jì)要（四）正文寫作要領(lǐng)開頭：說明會議概況：（概述式或分項式）主體：概括主要精神和決定事項：結(jié)尾：1.號召落實會議精神；

2.強調(diào)落實的關(guān)鍵。2/4/202385四、怎樣寫會議紀(jì)要（五）使用標(biāo)志性用詞主要精神：會議聽取（審議）了……會議充分肯定了……會議認(rèn)為，……會議指出，……會議強調(diào)，……

決定事項：會議表決通過（批準(zhǔn)）了……會議同意（原則同意）……會議確定（議定）了……會議建議，……會議決定，……2/4/202386四、怎樣寫會議紀(jì)要（六）正文主體表述方式

1.概述式：概括會議主要內(nèi)容和基本精神。（常務(wù)辦公會議)

2.條款式：用條款方式列明決定事項，以便會后落實，明確責(zé)任。（現(xiàn)場辦公會和協(xié)調(diào)會)

3.歸納分類式：根據(jù)討論發(fā)言進行歸納集中。（專題研討會議）

4.發(fā)言記錄式：根據(jù)會議記錄整理，較多保留發(fā)言原貌，不便對外傳達，主要供保留備查。（適合日常辦公會、例會）2/4/202387四、怎樣寫會議紀(jì)要

（七）注意事項

1.做好必要的準(zhǔn)備；

2.忠實會議內(nèi)容，遵循“四要”準(zhǔn)則；

3.重點突出，寫清一致意見和重要不同意見；

4.注意邏輯性和條理性。2/4/202388五、怎樣寫公函

（一）公函用途與種類

用途：用于平行和不相隸屬的機關(guān)單位之間相互商洽、詢問、聯(lián)系一般事項，向同級主管部門請求批準(zhǔn)以及答復(fù)審批事項。

種類：根據(jù)行文目的劃分：請求函、批準(zhǔn)函、詢問函（聯(lián)系函）、答復(fù)函、知照函。根據(jù)行文關(guān)系劃分：發(fā)函、復(fù)函2/4/202389五、怎樣寫公函（二）公函格式構(gòu)成1.主動發(fā)函

標(biāo)題：××公司關(guān)于商洽舉辦現(xiàn)場管理培訓(xùn)班的函主送機關(guān)：正文：

開頭：說明發(fā)函的原因、根據(jù)、目的。主體：提出發(fā)函聯(lián)系、商洽、詢問的事項以及本單位的意見。結(jié)尾：提出請予支持、協(xié)助、批準(zhǔn)或答復(fù)的要求。恰當(dāng)使用結(jié)語。落款：詢問函2/4/202390五、怎樣寫公函2.復(fù)函格式標(biāo)題：××廠關(guān)于同意接待應(yīng)屆大學(xué)生來廠實習(xí)的復(fù)函

主送機關(guān)：正文：

開頭：使用引語說明發(fā)函針對的來文機關(guān)、來文日期、來文標(biāo)題等。主體：針對來文內(nèi)容給予具體答復(fù)、表態(tài)，或圍繞答復(fù)事項提出有關(guān)要求。結(jié)尾：使用結(jié)語“此復(fù)”、“特此復(fù)函”。

落款：接2/4/202391五、怎樣寫公函

（三）擬寫公函的注意事項

1.語言簡潔明了，篇幅簡短扼要。

2.事項單純具體，執(zhí)行一文一事規(guī)則。

3.體現(xiàn)平等商洽的語言氣氛，恰當(dāng)使用公函術(shù)語。（擬請……；如同意……；即請、特請、誠請、懇請、恭請、敬請……；“敬請大力支持（協(xié)助