高校文秘工作研究探討

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目前，我國高等教導(dǎo)事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了快速進(jìn)展階段，高校辦公室工作也隨之繁雜化，而高校文秘工作作為這一部門的根本職能也開頭變得日益繁雜。在本文中，筆者針對(duì)高校文秘工作的現(xiàn)實(shí)問題就高校辦公室文秘工作新時(shí)期的進(jìn)展提出了一些建議，以期能為高等教導(dǎo)事業(yè)的快速進(jìn)展盡一點(diǎn)綿薄之力。

高校；文秘工作；才能

一、高校文秘工作的內(nèi)涵闡釋

簡樸來講，可以將高校文秘工作歸納為“三服務(wù)兩育人”。文秘工作要服務(wù)于校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工以及高校的改革與進(jìn)展此即“三服務(wù)”，而在管理和服務(wù)上堅(jiān)持育人即“兩育人”。高校文秘工開展一切工作都是以學(xué)校改革與進(jìn)展為中心的，其工作內(nèi)容繁雜多樣，包括常規(guī)性工作和分外規(guī)性工作這兩項(xiàng)主要任務(wù)，如各類文書的起草與印發(fā)、信息的搜集與整理、機(jī)要文件收發(fā)、處理和保密、信訪人員的接待等工作都屬于文秘工作，甚至連領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安置的工作都在文秘工的職責(zé)范圍內(nèi)。總體而言，在高校文秘工作中，事務(wù)性工作占據(jù)較大的比例，如收發(fā)文件、跑腿等工作，除此以外，文秘工作還具有明顯的服務(wù)性，是促進(jìn)師生員工與校領(lǐng)導(dǎo)之間協(xié)調(diào)與溝通的潤滑劑。

二、高校文秘工作的現(xiàn)實(shí)窘境解析

（一）現(xiàn)實(shí)窘境

1、主觀上公共服務(wù)意識(shí)缺乏

片面高校文秘人員缺乏“服務(wù)為業(yè)”的意識(shí)。文秘工作以服務(wù)為中心，這一特點(diǎn)主要?dú)w因于其工作性質(zhì)，事務(wù)管理和公共服務(wù)是其主要工作內(nèi)容。目前，文秘工普遍沒有專心對(duì)待這份工作，具有較強(qiáng)的自我意識(shí)，缺乏服務(wù)意識(shí)。在制定辦事流程與相關(guān)政策時(shí)時(shí)，一些部門完全考慮自身的利益，而不顧及這些制度所能帶來的其它效益。這樣一來，會(huì)導(dǎo)致公共服務(wù)市場(chǎng)化受到嚴(yán)重阻礙。所以，高校開展文秘工作理應(yīng)樹立服務(wù)理念，加大創(chuàng)新力度，明確服務(wù)對(duì)象，制定模范、科學(xué)的文秘工作。

2、高校文秘工作隊(duì)伍創(chuàng)辦不完善

首先，隊(duì)伍整體素質(zhì)較低。近年來，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速進(jìn)展，總體而言，高校普遍展現(xiàn)辦公行政人員流失的處境，這一現(xiàn)象在文秘工作這一崗位更加突出，大片面辦公室大量崗位閑置、空缺，盡管還有片面辦公室各個(gè)崗位編制都已滿員，但其所聘用的工作人員普遍素質(zhì)較低，大多數(shù)沒有采納過專業(yè)培訓(xùn)，根本不具備專業(yè)文秘工的專業(yè)水平。此外，大片面年輕人不大熱愛文秘這份工作，他們認(rèn)為這份工作太過繁雜，這樣一來，高校辦公室工作崗位空缺的現(xiàn)象就會(huì)更加嚴(yán)重，即使工作人員充實(shí)也輕易展現(xiàn)老齡化問題。

其次，隊(duì)伍穩(wěn)定性較差。高校辦公室這一部門的職能抉擇了穩(wěn)定性是高校文秘工作隊(duì)伍的必備特征。近年來，辦公室隊(duì)伍穩(wěn)定性較差。一方面，工作人員滾動(dòng)性較大，一些工作時(shí)間長、閱歷豐富的辦公室工作人員會(huì)因升職被調(diào)離，或者走上從公之路而離開學(xué)校，這些人員是造成高校辦公室隊(duì)伍人員滾動(dòng)較大的主要因素。另一方面，在崗人員往往會(huì)因工作待遇上的區(qū)別而心理不平衡，甚至怨恨而無心于工作。

再次，隊(duì)伍工作繁重，很難找到適合人選能擔(dān)此重任。高校辦公室整個(gè)部門的工作事務(wù)繁雜，因而要求只有具備較高的綜合素質(zhì)的應(yīng)聘者才能真正做好這一工作，因此，一方面，高校在選人時(shí)要求嚴(yán)格，另一方面，也很少有人敢應(yīng)聘這一崗位。

（二）理由分析

1、缺乏服務(wù)意識(shí)

公共服務(wù)市場(chǎng)不同于一般的商品服務(wù)市場(chǎng)，其以服務(wù)為要旨，并不以追趕私利為目的，因此，在這樣一個(gè)領(lǐng)域，一個(gè)缺乏公共服務(wù)意識(shí)的集體或個(gè)人是很難立足的。以最大化的個(gè)人效用為追求的大多是理性經(jīng)濟(jì)人，而目前文秘工卻也一味追趕私利，在開展文秘工作中，各人打好各人的算盤。然而，文秘工實(shí)際上又不同于理性經(jīng)濟(jì)人，其工作具有公共服務(wù)性，這種性質(zhì)的工作往往是很難兼容私利的，這就抉擇了在文秘這一工作中，要追趕私利就很難實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)，要想做好公共服務(wù)就不能像理性經(jīng)濟(jì)人一樣追求私利。因而，目前高校文秘工的這種工作動(dòng)機(jī)對(duì)于做好高校文秘工作這項(xiàng)公共事務(wù)是很不利的。

2、價(jià)值取向與現(xiàn)實(shí)的沖突

在作為人才培養(yǎng)基地的這樣一個(gè)環(huán)境中，高校文秘工同樣會(huì)追求自我提升，關(guān)注個(gè)人的進(jìn)展。不過，過于繁重的工作以及狹窄的職業(yè)提升空間使得文秘工對(duì)于當(dāng)前這份職業(yè)不抱有多大熱心，因此大多數(shù)人會(huì)將視線轉(zhuǎn)向其他更具有進(jìn)展空間的崗位，為自己謀求一個(gè)更好的職業(yè)進(jìn)展。在外部環(huán)境上，基于高校這一主體本身的特質(zhì)，教學(xué)才是其一切工作的重中之重，高校往往會(huì)在教學(xué)和教師隊(duì)伍創(chuàng)辦工作上投入更多，這樣一來，就輕易忽略文秘工的素質(zhì)提升，很少為文秘工供給培訓(xùn)機(jī)遇。要比專任教師少

三、高校辦公室文秘工作的重要性

（一）是維系高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間溝通、協(xié)調(diào)

在高校管理中，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充，高校辦公室文秘工作既服務(wù)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，又負(fù)責(zé)基層工作，充當(dāng)著參謀助手的角色，發(fā)揮著承上啟下的作用。通常而言，上情下達(dá)和下情上達(dá)是高校辦公室的文秘工的日常工作內(nèi)容，對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的抉擇以及學(xué)校的有關(guān)精神，文秘工理應(yīng)實(shí)時(shí)切實(shí)地傳達(dá)下去，并加以解釋，再將各學(xué)院、部門和宏大師生的真實(shí)處境收集起來，實(shí)時(shí)反應(yīng)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)作出下一步工作考慮。

（二）是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手

隨著高等教導(dǎo)的快速進(jìn)展，高校領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力也隨之增加，在高校進(jìn)展過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)需要處理的問題越來越多。高校辦公室是高校的信息處理中心，作為這一部門的主要組成人員，高校文秘工應(yīng)充分利用在這一工作環(huán)境工作的優(yōu)勢(shì)，做好信息的收集、整理、傳播、反應(yīng)等一系列工作，以確保將最為全面有效的信息反應(yīng)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，并附以合理的建議以及科學(xué)的備選（方案），以便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。

更加急速地作出決策，這還僅僅是對(duì)于一些對(duì)比繁雜的工作。而對(duì)于一些較為簡樸的工作，文秘工那么要視處境自己應(yīng)對(duì)，對(duì)于處境的性質(zhì)、程度