第二節(jié) 接打電話

第二節(jié)接打電話教學(xué)重點(diǎn)：接待工作的基本要求。教學(xué)難點(diǎn)：如何遵循打電話的基本原則，并很好地運(yùn)用到實(shí)踐中。

在新世紀(jì)公司實(shí)習(xí)的秘書小曹第一天上班，被安排在接電話的崗位上，不知是由于激動，還是為什么，第一次遇到外來電話，鈴聲剛響，他就抓起話筒。行政部經(jīng)理聽完電話后，糾正道：“接打電話有學(xué)問，外來電話一般要鈴聲響第二遍時(shí)，方可拿起話筒，這樣做才顯得穩(wěn)重大方些……”經(jīng)理的話還未說完，就被總經(jīng)理叫走了。小曹的指導(dǎo)教師劉秘書繼續(xù)糾正：“接電話時(shí)，切不可用輕率的語調(diào)問對方：“喂，你找誰？你是誰？”這是很不禮貌的，應(yīng)該用禮貌的語言、溫和的語調(diào)說：‘新世紀(jì)公司行政部，您好！’不能用粗俗急躁的口氣說話?！卞e中錯

第二次接電話時(shí)，對方撥錯了號，小曹一聽便告訴對方：“你打錯了！”就掛上了電話。他的另一位指導(dǎo)老師陳秘書又給他作了糾正：接到打錯了的電話時(shí)，你應(yīng)該說‘這里是新世紀(jì)公司行政部，號碼是×××××××，我想您是否撥錯了號？’剛才你那種回答別人的方式很不禮貌。如果對方是我們的客戶，那就更糟糕，無禮行為可能會導(dǎo)致中斷往來，給公司帶來損失！”小曹聽了三個人對他的批評，臉上紅一陣，白一陣，心里不是滋味。當(dāng)初學(xué)接打電話及電話應(yīng)對禮儀時(shí)，覺得好笑：“電話誰不會打？幾歲起就聽電話，打電話，還有什么學(xué)頭？”那堂課他一點(diǎn)沒聽，自然就出現(xiàn)今天的難堪處境。誰知更大的漏子出現(xiàn)了。錯中錯

下午，辦公室的人全部外出辦事，小曹接到市商業(yè)總公司通知經(jīng)理開會的電話。當(dāng)他把開會同告訴經(jīng)理時(shí)，經(jīng)理反問他開會的具體時(shí)間、地點(diǎn)和議題，他只能似是而非回答幾句。還好，他靈機(jī)一動，去翻了電話號碼簿，找到了市商業(yè)總公司電話，重新詢問清楚了有關(guān)事項(xiàng)后，才補(bǔ)了漏子。摘自《秘書實(shí)務(wù)》錯中錯看了這個案例以后，你還會覺得接打電話時(shí)樁小事情嗎？那么秘書到底應(yīng)如何接聽電話呢？一、電話與機(jī)關(guān)工作1．電話在機(jī)關(guān)工作中有什么優(yōu)點(diǎn)？(1)方便電話直接傳達(dá)人的語言，不受文字、符號、距離的限制，通話雙方說錯了可以重說，聽不明白可以詢問，直到說完聽清為止。(2)迅速用文件，需要一系列的環(huán)節(jié)，花費(fèi)時(shí)間較多，不如電話迅速。2．那么在通訊如此發(fā)達(dá)的今天，電話還有使用價(jià)值嗎？

當(dāng)前，通過計(jì)算機(jī)、電話、傳真機(jī)等各種終端進(jìn)行信息交流和查詢已經(jīng)十分方便。計(jì)算機(jī)公用交換網(wǎng)是數(shù)據(jù)通信的基礎(chǔ)網(wǎng)，它是一個巨大的信息平臺，可通過計(jì)算機(jī)撥號入網(wǎng)進(jìn)入這個平臺，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫查詢、數(shù)據(jù)交換、收發(fā)電子信件等。撥號無阻礙，保密性極高，已覆蓋到縣一級行政單位。計(jì)算機(jī)通信已有取代電話通信的趨勢。但從普及性上看，電話仍有其巨大的使用價(jià)值。3．機(jī)關(guān)工作中的電話事務(wù)包括以下內(nèi)容：(1)承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的屬于事務(wù)的電話如傳達(dá)一項(xiàng)指示、請示一項(xiàng)工作、通知開會、詢問或答復(fù)某一問題等。(2)秘書部門的工作電話①電話會議的記錄與文件管理；②通過電話接受的文件傳抄與處理；③承接上級的電話通知、指示，下級的電話請示和報(bào)告，平級機(jī)關(guān)打來的屬于協(xié)商工作的電話，并區(qū)別情況如實(shí)轉(zhuǎn)達(dá)處理；④處理秘書工作日常事務(wù)電話。二、打電話的基本原則“態(tài)度和藹、頭腦敏捷、語言簡練、辦事準(zhǔn)確”1．態(tài)度和藹通話時(shí)要對人和氣、謙虛、耐心、有禮貌?！皯B(tài)度和藹”是保證通好電話的首要條件。2．頭腦敏捷電話通話不能依據(jù)面部表情、手勢動作幫助聽話者判斷說話人的意圖，普通電話聽到的聲音比當(dāng)面說話的聲音小得多，而且受通話時(shí)間的限制。如果頭腦不靈活，勢必問來問去還弄不清楚，最后還可能把事情辦錯了。頭腦敏捷與思維反應(yīng)能力、聽知能力、政治和文化水平等因素有密切關(guān)系。二、打電話的基本原則“態(tài)度和藹、頭腦敏捷、語言簡練、辦事準(zhǔn)確”3．語言簡練通話必須語言簡練，準(zhǔn)確達(dá)意，使人一聽就懂。秘書必須會講普通話，口頭表達(dá)能力要強(qiáng)。打電話拐彎抹角，不著邊際，浪費(fèi)時(shí)間，是秘書工作中的大忌。4．辦事準(zhǔn)確通話是為了辦事，辦事就要辦妥。要辦妥事情，發(fā)話人必須發(fā)話清楚達(dá)意，聽話人必須聽清記準(zhǔn)，或即時(shí)在通話中回答處理，或記下來以后處理。為達(dá)此要求，發(fā)話人在發(fā)話前應(yīng)把通話內(nèi)容擬成腹稿或整理成文字，收話人要做電話記錄。

1．應(yīng)當(dāng)熟悉通話知識，熟記有關(guān)部門的電話號碼。2．通話時(shí)，不論發(fā)話或接聽，必先問清對方所屬部門和姓名，然后再談話。3．發(fā)話應(yīng)當(dāng)事先明確發(fā)話意圖（辦什么事），收話應(yīng)當(dāng)聽清來話意圖。4．發(fā)話應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，不得含糊其辭、模棱兩可。5．一方提出問題，另一方回答時(shí)不得越權(quán)。6．重要通話除做電話記錄外，還要做記事登記，以便匯報(bào)、查考。7．通話時(shí)要遵守保密規(guī)則，不得泄密。三、打電話注意事項(xiàng)小曹在接電話的過程中犯了哪些錯誤，到底應(yīng)該怎樣接電話？作為一名秘書工作人員，在接聽電話時(shí)，應(yīng)注意以下幾個方面：①秘書應(yīng)用禮貌的語言、溫和的語調(diào)接聽電話，使人產(chǎn)生一種和氣、理解和信任之感。要學(xué)會適應(yīng)寒暄、問詢、道別等方面的禮貌用語，切忌盛氣凌人、居高臨下、粗聲粗氣和敷衍應(yīng)付的通話態(tài)度。②遇到錯打電話時(shí)，秘書要以禮相待，不可出言不遜，也不可簡單處置。③接受電話前應(yīng)準(zhǔn)備好紙和筆，一邊記錄重要內(nèi)容。再拿起話筒后，應(yīng)主動自報(bào)家門。通話時(shí)要認(rèn)真傾聽，理解對方的發(fā)話。對重要的內(nèi)容進(jìn)行記錄，記完后要向?qū)Ψ綇?fù)述核對。情景不當(dāng)用語禮貌用語向人問好喂您好自報(bào)家門我是**公司的這里是**公司問對方身份你是誰?請問您是……?問別人姓名你叫什么名字?能告訴我你的姓名嗎？問對方姓氏你姓什么?請問你貴姓?要別人電話你電話是多少?能留下你的聯(lián)系方式嗎？要找某人給我找一下××請您幫我找一下××,好嗎?謝謝!問找某人你找誰啊?請問您找哪一位？問有某事你有什么事？請問您有什么事嗎？叫別人等待你等著請您稍等一會兒人不在他不在不好意思,他在另一處辦公，請您直接給他打電話，電話號碼是……他不在他現(xiàn)在不在這里對不起，他現(xiàn)在不在這里，如果您有急事，我能否代為轉(zhuǎn)告?呆會兒再打你呆會再打吧請您過一會兒再來電話,好嗎？結(jié)束談話你說完了嗎?”你還有其他事嗎?或你還有其他吩咐嗎?做不到那樣可不行很抱歉，沒有照您希望的辦!或者說不好意思,這個我們可能辦不到。不會忘記我忘不了的請放心，我一定。。。。沒聽清楚什么?再說一遍!”對不起，這邊太吵,請您再說一遍,好嗎（一）熟悉常用電話號碼

應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機(jī)的分布情況、各科室電話號碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話號碼查詢資料以咨查用。（二）打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)注意事項(xiàng)替上司打電話給對方上司應(yīng)在對方上司接電話前將電話遞給上司錯打電話，錯播號碼都要說對不起先確認(rèn)對方電話號碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認(rèn)對方，然后報(bào)出自己的單位、姓名談工作前，先明確對方是否有時(shí)間，是否方便談此項(xiàng)事宜（三）接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)通完話，不必急于掛機(jī)，對方身份高時(shí)對方先掛機(jī)不清楚的要請對方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對方談事情要盡快確認(rèn)對方單位、姓名和電話事由

找人接電話要問清對方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是××公司××部門”

鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時(shí)機(jī)對錯打的電話，態(tài)度也要和藹客氣（四）注意電話禮儀

無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時(shí)間不可過長。接打電話時(shí)用問候語，更自然的方法是問明對方是誰的時(shí)候再問候“您好”，這樣的問候顯然是專給對方的，顯得更為真誠。如果對方先問候了，那么一