2023年行政文員筆試題庫(kù)及答案

行政文員筆試題庫(kù)及答案一、單項(xiàng)選擇題

1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性？（

B

）。

Ａ．服務(wù)性

Ｂ.決策性

C.專業(yè)性

D.積極性

2.辦公室布置要注意(

D

)。

A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻B.一般辦公室桌椅最佳面對(duì)面放置Ｃ.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些

Ｄ．各種溝通、保密

３．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的?(

C

)。

A.準(zhǔn)備一些敞開的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條

B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊,不要放得太滿且要經(jīng)常清理

Ｃ．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

D．下班前要整理好自己的辦公桌,把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密

4.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況,哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？(

B

)。

Ａ.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cｍ左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品

B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安放文獻(xiàn)、資料和物品，并貼上標(biāo)記

D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

5．在辦公室里,(

Ｄ

）的位置是上座。

A．離入口最遠(yuǎn)

B．離入口最近

C.靠近門口

D.靠近窗戶

6.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？(

B

）。

Ａ．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量

Ｂ.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

C.不宜發(fā)送禮儀性文本

D.不宜發(fā)送私人、保密文本

7.在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?

A

)。

A.接通電源可立即復(fù)印操作

B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C.選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的?(

A

）。Ａ．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ＯN”位置

B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為3０一150厘米D.錄音時(shí)要防止雜音混入,可采用傳輸線錄音

9.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的?(

Ｄ

)。

A．安頓窗簾遮擋室外光線

B．與其他設(shè)備對(duì)的連接

Ｃ．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源

D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)?(

B

)。

A．訂購(gòu)

Ｂ．制造

C.分派

D．儲(chǔ)備

11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?(

B

)。

A．保存一張購(gòu)貨訂單，收到貨品時(shí)一一核對(duì)打勾

B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C.通過電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu),可以提高交貨速度

D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品

１2．以下文員的工作順序中,哪一項(xiàng)是對(duì)的的？（

B

)。

A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

Ｂ.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)行

D．上司所指示的工作假如不合適，可以不實(shí)行

１3．文員按照“優(yōu)先順序”解決工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的?（

D

）。

Ａ．

先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類

B．另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類

C．

同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率

D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

14．文員必須管理好自己的時(shí)間,以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的?(

Ｃ

)。

A．定好目的，把想做或需要做的事情寫下來(lái)

Ｂ.盡量控制外來(lái)干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．天天把工作安排得超過工作時(shí)間,給自己壓力

D.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排,定好最后期限

15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對(duì)的的？(

D

）。A．定好目的，把想做或需要做的事情寫下來(lái)

B．想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作,就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓

D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

16.以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?（

C

)。

Ａ.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中

Ｃ.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名

Ｄ．不允許任何人從零用鈔票基金里借錢

１７．文員傳達(dá)上司的指示時(shí),哪一項(xiàng)做法是不適宜的?（

Ａ

)。

Ａ.

傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，夾進(jìn)自己的意見

B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科

Ｃ.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D.重要的指示,應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍,以免漏聽或漏記

1８.文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的?(

B

)。

Ａ.善于同別人合作,密切配合，步調(diào)一致

Ｂ.應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性,盡也許使別人服從自己

Ｃ．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任

1９.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(

Ｃ

)。

A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆,一有留言就能立即記錄B．文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話

Ｃ．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

Ｄ.假如已經(jīng)回電,但沒打通,牢記要再聯(lián)系

20.以下哪個(gè)接打電話的行為是不對(duì)的的？(

A

)。Ａ.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?/p>

B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙,以防遺失后備用

D.半途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置

２１.文員在接打電話時(shí),對(duì)的的做法是(

B

）。A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽

Ｂ.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)

C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位

Ｄ．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的？(

B

）A.

考慮打電話的時(shí)間是否合適

Ｂ.打出電話,而對(duì)方無(wú)人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.

有時(shí)候上司過于繁忙,規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D.對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定立即調(diào)查此事

23.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的?（

Ｃ

)。

A．按收件人姓名分揀

B.按收件部門名稱分揀

C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀

D．換郵件重要性分揀

２4．文員在拆郵件時(shí),不對(duì)的的做法是（

A

)。Ａ.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開

B．應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件

C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關(guān)問題

Ｄ．在移交物品要打印一份清單,注明收到日期,請(qǐng)接受人員簽字,并保存好

25.文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)(

A

）。

A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫,并把信重新封好并退回去

B．在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去

C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D．寫上“查無(wú)此人”,并把信重新封好退回去

2６.郵件送到單位所租的信箱,由文員啟動(dòng)，取出郵件帶回辦公室,以下哪項(xiàng)事情與文員的工作規(guī)定不一致？(

Ｄ

)。

A.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致

B．取出郵件立即返回辦公室

Ｃ.事先帶上包袋返回辦公室

D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素?(

Ｄ

)。

A．時(shí)間

B．便利

C.經(jīng)濟(jì)

D.愛好

２8.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是(

C

)。

A．國(guó)名、地址、部門、姓名

B．姓名、地址,部門、國(guó)名

C.姓名、部門、地址、國(guó)名

Ｄ.姓名、國(guó)名、部門、地址

29.傳真機(jī)最佳用來(lái)傳送以下哪種郵件?（

Ｄ

）。

A.一般的圖紙

B．機(jī)密文獻(xiàn)

C.很長(zhǎng)的文獻(xiàn)

D.感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對(duì)的的是(

C

)。

A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才干相握

B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力,但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下

C.雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手

D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方,微笑致意或問好

３1.文員在解決信訪工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種？(

A

)。

A．初次寫信,或有過激言行的

B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

Ｃ.已做結(jié)案解決的

D.沒有具體內(nèi)容的匿名信

32．文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)(

C

)。Ａ．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在?一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂

B．對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記

C．解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦

D．對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件,應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

３３.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中,文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?(

C

）。

Ａ．協(xié)助簽到

B．分發(fā)資料

C.作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話

Ｄ．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品

34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是(

)。

A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便

B.什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度

Ｃ.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定

D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作

35.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（

Ｃ

）。

A．加入自己的主觀意見

B．不記錄議題

Ｃ.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)(

D

）。

A.不理睬

B.不征求主持人意見,停止筆錄C.征求主持人意見，停止筆錄,不關(guān)錄音機(jī)

Ｄ.征求主持人意見，停止筆錄,關(guān)錄音機(jī)

37．上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)(

A

)。

A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱

B．除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn),要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間

Ｄ．和上司先充足溝通,避免在會(huì)議進(jìn)行中碰到電話聯(lián)系的不便

38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？(

Ｃ

)。

A.

口字型

B．教室型

C.圓桌型

Ｄ.

U字型

39.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中,哪一項(xiàng)是不具有的?(

A

)。

A.審查功能

B．保密功能

C.歡迎詞播放功能

D．報(bào)數(shù)功能

40.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？(

B

）。

A．準(zhǔn)備資料

Ｂ．發(fā)表意見

C．現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)

Ｄ．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?/p>

41．文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的?(

D

）。

Ａ．假如用寫信的方式,在估計(jì)對(duì)方收到信后,再打電話確認(rèn)

Ｂ．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即告知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)

D.假如上司出差,可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)

4２.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí),以下哪一種情況應(yīng)避免?(

D

）。

A．上司沒有通過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上

B.假如表上的空白處太少,可以使用速記符號(hào)或自己可以了解的簡(jiǎn)樸符號(hào)

C．制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間

D.日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有（

B

)，了解規(guī)定約會(huì)者的心理。

A.社交的能力

B.說話的技巧

Ｃ．聽話的能力

D．聽寫的能力

４4.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的？(

A

）。

Ａ.以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃,不用再以書面形式確認(rèn)

B.上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃

C.假如會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D．會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好

４5．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的?（

B

)。

A.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息

B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃

C.為商務(wù)洽談收集資料

D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單

46.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(

D

)。

A.

與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名）,需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人

B.一方面要了解火車運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定

C.

假如預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話

D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明

47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí),以下哪一種做法不對(duì)的?(

D

)。

A．一方面搞清楚上司想作什么樣的安排

B.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊

C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn),應(yīng)找同一個(gè)人

D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

48.照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不對(duì)的的?(

D

)。

A.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性

B．到了用餐時(shí)間,上司仍有公事或正在與人談話，要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐

C.對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段

D．應(yīng)酬需要更換衣服,這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助

4９．以下關(guān)于名片的使用方式,哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（

D

）。

A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片

Ｂ.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ?/p>

C．假如對(duì)方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊,應(yīng)說明并表歉意

Ｄ.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

50.文員碰到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字,應(yīng)（

D

）。

A．不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典

Ｂ.作判斷,用同偏旁的字音讀

C．不用讀,只稱呼姓即可

D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念?”

51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為,哪一項(xiàng)是比較適宜的?（

D

)。

A．用后跟著地走路B.正式場(chǎng)合,女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

Ｃ．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手

D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪,上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰

５2．社交場(chǎng)合很講究順序禮儀,一般（

B

)。

A.

以右為次

B．以右為尊

C.以后為次

Ｄ.以左為尊

53.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)（

D

)。

Ａ．向上司報(bào)告

Ｂ．送禮

C.寫信

D．查證消息的可靠性

54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮(

D

）。

Ａ.

宴會(huì)的形式與氣氛

B．交通是否方便

C.

有無(wú)停車場(chǎng)

D.有無(wú)休息室

5５．以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對(duì)的的?(

C

)。

Ａ．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好

Ｂ.茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究,一般在餐廳舉行

C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可

Ｄ.午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

56.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？(

D

）。

A．用叉、匙進(jìn)食時(shí),將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B.站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C.口內(nèi)具有食物與人說話

D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去

57.以下餐巾的使用方法是對(duì)的的(

C

）。

Ａ．半途離座，把餐巾放在椅子上

B.用來(lái)擦刀叉

C．用來(lái)擦嘴唇嘴角

Ｄ．塞入衣服領(lǐng)口里

５9．以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？(

Ｃ

）。

A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜

B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水

C.

未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上,刀刃向內(nèi)

D.文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意60．上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)(

A

)。

A.告知上司家人把衣服送達(dá)

Ｂ.自己到上司家里去拿

C．讓上司自己去家里更換

Ｄ．去買新的服裝

６1．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜?(

B

）。

A．語(yǔ)句要簡(jiǎn)短

B．由過程先說

Ｃ.

運(yùn)用反復(fù)的效果

D.說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言

62.接受忠告的對(duì)的反映是（

D

)。

A.以煩躁的傾聽

B.盡量把責(zé)任推給別人

C.應(yīng)辯解說：“那是由于??”

D.切勿感情用事

63.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（

A

）。

Ａ．有共同利益的話題

Ｂ．夸耀自己的話題

C．保密的話題

D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

64.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文獻(xiàn)各頁(yè)的確是同時(shí)形成,以杜絕日后篡改之嫌疑,這是（

A

)。

A.

騎邊章

B.封存章

C．

騎縫章

Ｄ.證見章

６５．值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情?（

Ａ

)。

Ａ.簽發(fā)文獻(xiàn)

B．分發(fā)會(huì)議告知

C.詢問情況

D.傳達(dá)指示

66.文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是(

A

)。

Ａ.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，記錄報(bào)表等

B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

C．單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料

D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料

67.以本單位與外單位就某些問題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用(

A

)。

A.

按通訊者特性立卷

B．按地區(qū)特性立卷

C．按文種特性立卷

D．按作者特性立卷

68.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度，涉及以下方面（

B

)。

A．歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定

Ｂ．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求

C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度

D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定

６9.文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（

A

)和歸檔規(guī)定。

A.歸檔時(shí)間

Ｂ.歸檔憑證

C.歸檔模式

D.歸檔歷史

二、判斷題

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(

∨

）

2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(

×

）

3．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī),效果不受影響。（

×

）

4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（

∨

）

５.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些,假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（

×

）

6.善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。(

×

）

７．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。（

×

）

8．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。(

×

）

9.文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。(

×

)

10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí),由于當(dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣。（

×

)

11．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng),你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過電話,告訴上司要找的人立即就會(huì)來(lái)聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（

∨

)

12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（

∨

)

13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（

∨

)

1４.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（

×

）

15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)當(dāng)去洗手間。(

∨

）

16.男女之間，男士先伸手了，女土才干與之相握。(

×

)

17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者,應(yīng)當(dāng)站起來(lái)與來(lái)訪者發(fā)言。(×

)

18．假如需要與來(lái)訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間,查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空,就可答應(yīng)下來(lái)。(

×

）

19.假如會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后,才干讓客人進(jìn)入。（

×

)

２0．假如會(huì)客室的門是拉開的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手,以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi),輕輕關(guān)上門。（

∨

）2１．假如會(huì)客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室,等客人進(jìn)入后,再輕輕關(guān)上門。（

∨

）

2２.介紹地位相同的人時(shí),應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職工;若同時(shí)到職,就先介紹年紀(jì)較輕的人。(

∨

)

23.文員作介紹,應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。(

×

）

24．文員作介紹，若年齡、地位都相同,應(yīng)從較親近的人開始介紹。（

∨

)

25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。(

∨

)

26.假如是你主持會(huì)議,則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)夾,假如以后出現(xiàn)問題,可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。

（

∨

)

27．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可。(

×

)

28.假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議,應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉，以免干擾其他事情。

(

×）

２9.假如會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（

∨

）

30.會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來(lái),并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。(

×

）

31.代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。(

∨

)

３2．假如上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況,文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦,準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。(

∨

)

３3．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(

∨

)

34.假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形,就要排定可以動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(

×

）

３5．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（

×

）

36．文員由于已經(jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同的。（

×

)

37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”,并把它退回去。(

×

）

３8.假如對(duì)方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約,除非有相稱的確認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕,應(yīng)當(dāng)問明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。(

∨

)

３9．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。(

∨

)

40．當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。(

∨

）

41．即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂意地去協(xié)助。（

∨

）

４2.假如是沿著人行道走,兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（

∨

）43．文員坐下時(shí),腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi),也可稍向左側(cè)后右側(cè),膝蓋與大腳可分開。(

×

)

4４．女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。(

∨

）

4５.當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面,或因事半途離坐時(shí)，都要招呼一聲。(

∨

）

46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來(lái)補(bǔ)救，不僅無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（

∨

)

47.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。(

×

)

4８．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論,也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。(

∨

）

49.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔。（

×

)

50.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。(

×

）

５１．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表達(dá)穿無(wú)尾正式禮服。(

∨

）

5２．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次,在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。（

×

）

5３．口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同,對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些;對(duì)一般同事或顧客說話,就可通俗。(

×

）

5４.要發(fā)問或故意見時(shí),應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用,應(yīng)說服上司。(

×

)

5５．假如要拒絕別人，最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度,分別使用表達(dá)方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。(

)

５6．合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(

×

)

57.凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用，不用告知有關(guān)單位。（

×

)

5８.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。(

×

)

59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。(

×

）

60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。(

×

)

61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。（

×

）

62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責(zé)任制度。（

×

)

63．列入保密范圍的公文,應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（

∨

)

6４.注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（

∨

）

65．檔案是指使用過的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。

（

∨

）

66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。(

×

）

６7．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”,有歸檔范圍和規(guī)定,但沒有期限。（

×

)

６8．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn)，隨時(shí)按類目上的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi),即為年終歸卷工作。（

×

）

三、簡(jiǎn)答題

1.什么是受意？受意有幾種?辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法?教材P３5

2．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么?Ｐ36－-37

3．來(lái)信受訪的范圍涉及哪些?

p10９受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?ｐ109--1１0

4．文員受上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?p1７0－-１71

5.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作,有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的？ｐ178--1８1

6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？ｐ137

7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p15６--１5９

8.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定？p234

9.辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些?ｐ237--23８

10.單位印章重要有哪些?p244—２４5

印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ｐ２４5--247

１1．按照2023年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255

12.公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。P25５--25６

13.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請(qǐng)說明這一系列過程。P２59--263

１４．什么是文書的立卷特性?通?？梢园凑漳膸追N特性立卷?ｐ26５－－2６7

三:簡(jiǎn)答題

文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么?

答案:（1）進(jìn)言是指文員積極對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；

(２)參謀作用;

(3)補(bǔ)缺作用;

（4)增進(jìn)關(guān)系作用;

（5)適事。緊急的事,重要的事,上司需要知道的事;

（６)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；

（7)適地?？磮?chǎng)合;

(8)適度。要注意掌握分寸。

２．什么是文書的立卷特性?通?？梢园凑漳膸追N特性立卷?

答案:

(1)

文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷,稱為“立卷特性”;

(2)按問題特性立卷；

（３)按作者特性立卷;

(４)按文種特性立卷；

(5）準(zhǔn)時(shí)間特性立卷；

(6）按地區(qū)特性立卷；

(7)按通訊者特性立卷;(8)在運(yùn)用六個(gè)特性立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特性組合每一個(gè)案卷。

3．來(lái)信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么？

答案:

(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信,或有過激言語(yǔ)的來(lái)信,要解決及時(shí),報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?要一并裝訂。

（3)認(rèn)真閱讀。把握信中的重要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。

(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、重要內(nèi)容、規(guī)定、收信單位(人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載，便于記錄、查找和催辦。

（5)認(rèn)真解決。解決信伺：應(yīng)當(dāng)按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。

(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增長(zhǎng)職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采用收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。

4．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定?

答案:(１)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最佳是在完畢被指示工作之時(shí),但有時(shí)也要在尚未完畢之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。

(２)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司）報(bào)告;

(3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論,接著依照必要說明理由及通過，如:“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是???！?/p>

(４)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢;

(5）如報(bào)告過于復(fù)雜,應(yīng)事先以5W2Ｈ的原則檢查是否有漏掉；

(６)假如覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方,對(duì)方不易明了,或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。

5．什么是受意？受意有幾種?辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法?

答案:(１)受意是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。

(2)一種是直接受意，另一種是間接受意。

(3)文員要善于領(lǐng)略上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意,把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到:備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽，專心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問,直至明了意圖為止,但不要打斷談話。如有不批準(zhǔn)見,可以公開提出,但要言之有理,并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。

６．公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

答案：

(１)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。

(2)密級(jí)、緊急限度。

(３)簽發(fā)人姓名。

(4)公文標(biāo)題。

(５)主送機(jī)關(guān)。

(6)正文、附件。

(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。

（８)注釋、閱讀(發(fā)送）范圍。

(9)主題詞。

(10)抄送單位、印發(fā)說明．

7．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要一系列程序即為發(fā)文解決過程。請(qǐng)說明這一系列過程。

答案：

(１)擬稿；

(２）核稿;是指以擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算。(3)

簽發(fā);是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

(４)

編號(hào);已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。

（5）

繕??；對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印刷。

（6)

校對(duì);指將文獻(xiàn)的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。

(7）

用印;是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章。

(8)

登記；

（9)

分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn)進(jìn)行分裝和發(fā)送。

8.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定期間地點(diǎn)時(shí)要注意什么？

答案：

(1）要獲得上司的許可;

(2）假如用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再怛大會(huì)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn);

（3)要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等；

（4)約定好以后，一定要向上司報(bào)告,并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料。

(5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì);

（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；

（7)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì);

（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

9.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?

答案:（1)會(huì)議名稱;

（２）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;（３)時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）;

(４)會(huì)議地點(diǎn);

（5)議題;

(6）主持人、主席；

(7)出席者名單;(８)會(huì)議的通過情形及結(jié)論；

（９)相關(guān)的資料;

(10)下次會(huì)議預(yù)定日期。

10.辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些？

答案:（1）清楚地知道在所說的事項(xiàng)中,最想說什么，以邏輯分析自己的意向,并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn);

（2）說服時(shí)，要盡量具體客觀,使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；

（3)

偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等;

（4）

要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向,先注意聆聽對(duì)方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方,努力加以說服;

（5）

積極發(fā)問,了解對(duì)方的想法,對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等;

（6)

以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言,不要使用另對(duì)方反感的言詞;

（7)讓對(duì)方打開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的見解產(chǎn)生愛好（讓對(duì)方認(rèn)同自己）;

（8）不可傷害對(duì)方的自尊心。11.單位印章重要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

答案

:

(１)單位印章、套印章；

(2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人署名章、其他印章；

(3）刻制公章有兩種情況;一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；

（4）另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制;

(5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用;

(6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核署名;

(７)將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記；

(8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；

（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

12.按照２０23院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定,國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種?

答案:

（1）命令(令）；

(2)決定；

(３)公告；通告；

（4）告知;通報(bào)；

(5)議案;

（6)報(bào)告;

(7)請(qǐng)示;

（8)批復(fù)；意見；

(9）函；

（１0)會(huì)議紀(jì)要。

一、請(qǐng)寫出公司常用的公文文種?

答：一般公司公文有告知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、函(邀請(qǐng)函、復(fù)函)、總結(jié)、報(bào)告。

二、就你的理解行政工作應(yīng)涉及哪些內(nèi)容?如何才干做好這項(xiàng)工作？

答：1、平常事務(wù)工作（文字錄入、復(fù)印、打印、整理睬議紀(jì)要、人員接待、電話接待、采購(gòu)、發(fā)放辦公用品)；檔案協(xié)議工作。

2、擬定相關(guān)公文；協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)策劃員工活動(dòng)及組織會(huì)議、活動(dòng)；

3、協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)公司文化建設(shè),草擬、修改相關(guān)制度;

4、公司辦公場(chǎng)地綠化;辦公場(chǎng)地清潔、環(huán)境維護(hù)。

５、勞動(dòng)紀(jì)律監(jiān)督、行政費(fèi)用記錄及核算。

6、后勤支持性服務(wù)（辦公設(shè)備維修維護(hù)、名片印制、定餐等）

７、有關(guān)政府政策及信息、行業(yè)信息的收集。

三、請(qǐng)擬一份關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的告知。

答：關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的告知

公司各部門：

今年國(guó)慶節(jié)放假７天，時(shí)間為10月1日至7日。其中1日、2日、3日為法定假日,１0月8日正常上班。

節(jié)日前各部門要做好節(jié)前清潔、安全工作;節(jié)日期間,各部門人員注意個(gè)人安全。

最后祝各部門人員節(jié)日快樂！

ＸXXXX有限公司

九月二十八日

四、公司老總在例會(huì)說:“上個(gè)月公司的電費(fèi)開支很大，有一些浪費(fèi),大家要注意一下?！蹦銓?duì)此種情形如何辦理?

答:先出一份告知，然后在每周各部門例會(huì)上花幾分鐘時(shí)間給大家強(qiáng)調(diào)一下。同時(shí)要從自我做起,平時(shí)節(jié)約用電，并且在平常工作中，看到有浪費(fèi)的情況下，友情提醒并積極去完畢。比如天氣不熱的時(shí)候?qū)⒂腥藢⒖照{(diào)打開。這里給大家說一下，天氣很好，現(xiàn)在可以不用啟動(dòng)空調(diào)，我先關(guān)閉了。

可以說一些細(xì)節(jié)如:計(jì)算機(jī)如長(zhǎng)時(shí)間不用關(guān)機(jī),空調(diào)下班后關(guān)閉，下班后熱水器關(guān)閉，中午休息時(shí)關(guān)燈等均可。

五、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動(dòng)大家工作熱情，你將如何辦理?

1、草擬辦刊方案，如名稱,內(nèi)容、板塊設(shè)計(jì)等。2、費(fèi)用預(yù)算。3、征求領(lǐng)導(dǎo)意見

。3、員工意見征集。4、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的建議對(duì)辦刊方案進(jìn)行合理修改。

六、從行政方面控制公司平常的成本，你覺得從哪幾個(gè)方面入手?

控制公司平常成本,應(yīng)從以下幾方面入手:

1、復(fù)印、打印控制。

２、辦公用品購(gòu)買成本控制。

3、辦公用品領(lǐng)用控制。

4、辦公用品使用情況控制。

5、水電費(fèi)用控制。

6、辦公電話費(fèi)用控制。

7、會(huì)議和活動(dòng)組織成本控制。

8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識(shí)。

七、就一般的公司而言，如何進(jìn)行檔案的分類?

行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、人事管理類、銷售類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備檔案類

八、公司的上級(jí)主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準(zhǔn)備工作。

應(yīng)做好以下工作：１、住宿安排。2、行程安排。3、工作報(bào)告資料收集。４、工作會(huì)議安排。5、陪同參觀人員安排

四、設(shè)計(jì)題

1．

小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌,電腦，電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(２刀),規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做?

參考答案:

電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄,電腦放在右邊；新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層.

2.安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行１0人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(Ｐ121)

參考答案：(1)接受任務(wù)

(2）了解來(lái)賓

(3）制訂計(jì)劃

（4）預(yù)訂宿食

（5)迎接來(lái)賓

（６）商議日程

（7）安排會(huì)議

（８）陪同參觀

（9）送別客人

（１0）接待小結(jié)

3.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?

答案：

(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；

(2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜;

(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合;

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織,可不做記錄;

（5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做;

(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；

(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談,可使氣氛輕松。

4.科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理

各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為５小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作８小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有:文獻(xiàn)材料費(fèi)2０0元,飲料費(fèi)10０元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。

答案:

（1)會(huì)議成本=２×3[(G+Ｓ)×Ｔ］n+后勤開支=６(G+S)T·n+后勤開支

(2)G－---－-－參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元,(２4００÷３0÷8）

(3)S——參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。(6０0÷30÷8)

(4）T——參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為５小時(shí)；

(5)ｎ——參與會(huì)議人數(shù)為50人（46＋4);

(6)后勤開支——等于支票開支、鈔票開支和實(shí)物開支的總和為800(20０+100＋10×５０）

(7)會(huì)議成本一6×(1０+2.5)×5×5０＋800

=1875０一－800

=19550（元)

５．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品,在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做？

答案:(1）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷,或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；

（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

(３）在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于本地的購(gòu)物環(huán)境。

(４）還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定，不必送太昂貴的禮物,只要專心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

(５)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分，適合對(duì)方。

(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。

（7)假如不是親自送禮,應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。

(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。

(9)為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

６．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?

答案:

（１)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證,送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

(２)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作報(bào)告。假如是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

（3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。

（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用。

(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表達(dá)感謝。

7.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒.各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章,印盒、墨水,復(fù)印紙(2刀),規(guī)定小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)當(dāng)怎么做?

答案:(1)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，

（2）新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條：

(3)各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi),參考書應(yīng)當(dāng)放在桌

子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。

(4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)

(５）墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層.

８.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？

答案：(１)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅行信息,旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。

（2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表涉及:城市名和省州名(假如是國(guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名），日期和時(shí)間,與上司約會(huì)的者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。

（4)覺決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時(shí)需要帶的用品列出清單。(５）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。

(6）安排差旅費(fèi)。

（７)建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。

(８）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。9．某公司成立三周年,準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作?

答案：（1）客人的選擇。缺陷名單,再請(qǐng)上司核定。

(2）擬定期間。假如是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)按國(guó)際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。

（3)會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無(wú)停車場(chǎng)。

（4)擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,從來(lái)賓的身份、宴請(qǐng)次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。

（5)寄法請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn),著裝規(guī)定、規(guī)定回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。

(6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端;男女來(lái)賓間隔而坐;夫婦分開坐;難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。

10．文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？

答案:

(1）文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。

（2）會(huì)議上注意自己的表情和說話的語(yǔ)調(diào),并控制發(fā)言的時(shí)間。

(3）對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo),提醒時(shí)間有限。

（4)在會(huì)上可分派工作任務(wù),認(rèn)真傾聽其別人的意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一結(jié)識(shí)。

（5)規(guī)定與會(huì)者記筆記,自己做好筆記并把會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾,以作查證。

11．上海某公司欲與德國(guó)某公司合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)人股,運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?

答案:

(1)接受任務(wù)

(2)了解來(lái)賓

（3）制訂計(jì)劃(４）預(yù)訂食宿(5)歡迎來(lái)賓(６）商議日程(7)禮節(jié)性拜訪（8）宴請(qǐng)（９)正式會(huì)談(１0）簽訂協(xié)議書(１１)陪同參觀游覽

（1２）互贈(zèng)禮品(1３)歡送來(lái)賓

(１４）接待小結(jié)。

1２.某公司成立不久,業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷,上司規(guī)定文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)當(dāng)如何設(shè)計(jì)？答案：

(見書本P４6頁(yè):電話記錄單）1３.康橋賓館位于本市南京西路４5號(hào),是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某公司準(zhǔn)備在11月15日上午9：0０至１２：0０召開全廠中層干部大會(huì)，討論次年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃,地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問題?

答案

:

（1）會(huì)議的名稱：

（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱;

（3)日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定期刻）；

（４）地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室);

（５）議題（或者議事日程）；

（６）主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等；

(７)開會(huì)所在地,建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；

（8)注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

14．某個(gè)下雨天,在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處,公司還租了汽車接送來(lái)賓,為圓滿結(jié)束這次會(huì)議,辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？

答案：

（１）要替搭車回去的人安排車子；

（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；

(3)有留話時(shí),牢記務(wù)必傳達(dá)；

(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品漏掉;

（5）要為參與會(huì)議的人員送行；

（6)文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅;

(７）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原,洗滌煙灰缸、茶具等，如有,則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；

(9）關(guān)緊門窗并上鎖;

（１0)告知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

五、案例分析題

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了,為了不影響公司的工作，在征得上司的批準(zhǔn)后,她請(qǐng)自己最佳的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè),比較單純,劉小姐把工作交代給她,并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。

陳小姐被解雇是由于上司說她犯了五個(gè)錯(cuò),分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？

參考答案:（1)該問的沒有問(指對(duì)方情況，手套的需要量）；

(2)該記的沒有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼);

(３)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司報(bào)告）；

（4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張,不向上司請(qǐng)示);

(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方,犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地);(6)電話禮儀方面,鈴響了沒有自報(bào)家門；(７)不等對(duì)方說完,就“啪”掛上電話。

2.文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)解決的意見后,又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致,小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹故意與他作對(duì);而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的,小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦?

參考答案:(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見辦,不應(yīng)多頭請(qǐng)示；

(2)在工作中不應(yīng)過度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到尷尬的境地;

(３)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示,假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4)假如不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討,再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；（5)假如矛盾不能統(tǒng)一,應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示,遵照總經(jīng)理的意見辦,并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行重要決策人的意見。

３．某國(guó)營(yíng)公司總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的記錄報(bào)表,本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái),小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說:“總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽,一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”,小趙越聽越不快樂,結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才干?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林,引起了劇烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)。

答案：

（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；

（２)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽;

（3）對(duì)提重要建議的來(lái)訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄，報(bào)告上司；

(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；

(５）對(duì)言辭劇烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；

(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打１10。

4．東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判,古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否對(duì)的,對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?

答案:

（1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作規(guī)定;

(2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

（3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)合安靜；

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利;

(5)小沈應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地填補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的局限性。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采用補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過頭話,也應(yīng)保持冷靜,不辯駁,應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì),用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。5．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日,預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)解決。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說:“小李,把這封信交給你們科長(zhǎng)”,小李把信帶走了。

小王解決郵件的做法是否對(duì)的?假如不對(duì)的,對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?

答案:

（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科解決的,應(yīng)制作簽收單,規(guī)定小李署名,并注明時(shí)間;

(2)把上司親啟信件先保存下來(lái)，并告知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)也許得到答復(fù);

(3）１2日回來(lái)就參與會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng);

(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目；

(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)當(dāng)在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或

寫信與寄信人聯(lián)系;

（6)沒有訂購(gòu)的東西不能簽收;

（7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單,注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。

６．請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷,并擬制案卷標(biāo)題:

(1）市教委關(guān)于202３年招生工作的告知；

(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要;

（３）東方學(xué)院2０23年招生工作計(jì)劃；

(４）東方學(xué)院關(guān)于2023年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委）；

（5)市教委關(guān)于東方學(xué)院202３年招生工作的批復(fù);

(6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

（７)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;

(８)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的告知；

（９）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

（1０)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;

（1１)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；

（12)東方學(xué)院２023年度工作總結(jié)。

答案:案卷一:

1.市教委關(guān)于２023年招生工作的告知；

4.東方學(xué)院關(guān)于20２3年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委);

5.市教委關(guān)于東方學(xué)院20２3年招生工作的批復(fù);標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的告知、請(qǐng)示、批復(fù)

案卷二:

2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要;

6.東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的告知；

８.東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的告知；

標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、告知

案卷三：

3.東方學(xué)院2023年招生工作計(jì)劃;

12.東方學(xué)院2023年度工作總結(jié);

標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)

案卷四：

９.東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;

11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告;

標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告

7.

公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉,星期四上午9:０0到１１:00召開銷售員會(huì)議,需要小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久,不太清楚公司有多少個(gè)銷售員,她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有碰到銷售員。接下來(lái)小舊忙于其他的事情,幾乎把告知的事忘了。

請(qǐng)問:小劉究竟錯(cuò)在哪里?對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?

參考答案:

(1）應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單；

(2）打印好書面告知；

(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每一個(gè)人;

（４)告知不能寫在布告欄里,也許不被人注意;

（5)告知上應(yīng)會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn);

(6）應(yīng)具體寫清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好那些準(zhǔn)備；

(7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。

8.

文員小胡正在辦公室忙著,進(jìn)來(lái)了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的