時間管理四象限法則

時間管理之

四象限原理你是否有時間管理不良的征兆？看看一下這些問題。你是否同時在做幾個事情，但不知道先做那個？你是否因為顧慮其它的事情，而無法集中精力來做目前的事？如果工作被中斷，你是否特別生氣？你是否每天回家的時候都是筋疲力盡，有覺得好像沒做什么事情？你是否覺得老是沒有什么時間做運動或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒有時間？你是否覺得老是在做事，但總有做不完的事對于以上的這些問題，只要有兩個回答是“是”的話那你的時間管理就有問題了。我們經(jīng)常遇到這樣的問題？1、電話又響了，有急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的等等都是不得不接的電話?？墒?，手頭上正在寫一個計劃，發(fā)報表、一個上午了，還沒寫幾個字……2、最近領(lǐng)導(dǎo)分配了好多事情需要做，一起堆進(jìn)來，我都不知道怎么辦，這個也說馬上要交，那個也說馬上要交，我又不是三頭六臂。3、整天就像救火隊，哪里有火情就往哪里趕，可是天天忙救火，就沒有時間靜下來想想，“火災(zāi)”從哪里來？斯蒂芬·科維（StephenCovey）說：時間是把殺豬刀！

怎樣跑贏時間呢？重要性緊急程度一：重要而且緊急第一象限：沒什么好說的，立即去做！我們工作中的主要壓力來自于第一象限，其實第一象限80%的事務(wù)來自于第二象限（重要但不緊急）沒有被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給自己的。所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來自第二象限的事情才能是的壓力減緩。

很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。重要性緊急程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急第二象限：有計劃去做！

不能因為不緊急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時間將任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。重要性緊急程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急三：不重要但緊急第三象限：盡量別做！

當(dāng)你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調(diào)整心態(tài)和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費生命了。但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。重要性緊急程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不緊急三：不重要但緊急第四象限：交給他人去做！第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務(wù)的發(fā)生。

表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。重要性緊急程度二：重要但不緊急1、準(zhǔn)備工作、編制計劃、維持關(guān)系。2、去拜訪VIP客戶。3、計劃給員工進(jìn)行培訓(xùn)。

4、回訪客戶。一：重要而且緊急1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。2、一會兒要參加重要會議。3、與客戶溝通要做合同。4、準(zhǔn)備事項。四：不重要且不緊急1、處理一般性文件。

2、看電視消磨時光。3、歸檔本周所有文件。

三：不重要但緊急1、造成干擾的緊急事件。

2、打若干個溝通的電話。3、幫助客戶解決一個難題。重要性緊急程度二：重要但不緊急65%－80%一：重要而且緊急20%－25%四：不重要且不緊急

<1%三：不重要而且緊急15%成功的時間分配管理案例：某人一周的事務(wù)清單：臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。解決客人投訴。編寫下個月部門員工排班。歸檔經(jīng)理本周所有文件。去拜訪VIP客人。陪朋友買手機。向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。核查下午客人信用額度報表。發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。打若干個溝通的電話。保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購買最近很火的一本書《喬布斯》。幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題。案例：某人一周的事務(wù)清單：臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。（不重要但緊急）解決客人投訴。（重要而且緊急）編寫下個月部門員工排班。（重要但不緊急）歸檔經(jīng)理本周所有文件。（不重要也緊急）去拜訪VIP客人。（重要但不緊急）陪朋友買手機。（不重要也不緊急）向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。（重要但不緊急）核查下午客人信用額度報表。（重要而且緊急）發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。（重要而且緊急）打若干個溝通的電話。（不重要但緊急）保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。（重要而且緊急）去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購買最近很火的一本書《喬布斯》。（不重要也不緊急）幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題。（不重要但是緊急）重要性緊急程度二：重要但不緊急65%－80%一：重要而且緊急20%－25%四：不重要且不緊急

<1%三：不重要而且緊15%信息成員成功的時間分配管理